GESTÃO DE COMPRAS: uma maneira de otimizar recursos aumentando a rentabilidade. Thiago Sarsur de Paula, Érika Márcia de Souza, Rosane Catarina Castro

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1 GESTÃO DE COMPRAS: uma maneira de otimizar recursos aumentando a rentabilidade Thiago Sarsur de Paula, Érika Márcia de Souza, Rosane Catarina Castro RESUMO Atualmente, um dos fatores mais importantes para o sucesso de uma organização é possuir um planejamento adequado para realizar suas compras, e nem sempre os gestores se preocupam com esta questão. Altos estoques já foram sinônimos de liquidez e até mesmo estratégia competitiva, porém, os recursos empregados para compra de estoques ociosos e sem necessidade refletem em um alto investimento de capital e podem inviabilizar a permanência de uma empresa no mercado. Diante deste contexto, este trabalho teve como objetivo realizar uma intervenção na Gestão de Compras da cafeteria Café do Ponto Diamond Mall. Por possuir problemas relacionados à organização do setor de compras, foi implantado um sistema de gestão para favorecer o controle do processo, reduzir as perdas financeiras e aumentar os resultados. Para alcançar esse objetivo foi feita uma pesquisa bibliográfica baseada em autores consagrados e entrevistas com o gestor e funcionários. Também foi realizada uma análise documental para levantar as entradas e saídas de mercadorias, e os cálculos para identificação da curva ABC, estoque de segurança, estoque máximo, nível de reposição e quantidade de reposição. Ao final da atividade foi possível estabelecer métodos e procedimentos para realizar uma gestão eficiente de compras e controle do estoque, permitindo a otimização dos recursos da cafeteria e o aumento de sua rentabilidade. Palavras-chave: gestão de compras. estoque. recursos. rentabilidade. curva ABC. 1 INTRODUÇÃO A gestão de compras em uma organização é a atividade de adquirir, com eficiência, os produtos certos, nas quantidades corretas, nos prazos esperados e com os preços atrativos. Ela é essencial para garantir o gerenciamento assertivo da empresa e assegurar sucesso do negócio, pois impacta diretamente nos resultados financeiros. Desta forma, está ligada a otimização de recursos e ao aumento da rentabilidade. Graduando do Curso de Administração, Centro Universitário Newton Paiva, Belo Horizonte/MGthiagosarsur@hotmail.com Professora de Conteúdo do Curso de Administração, Centro Universitário Newton Paiva, Belo Horizonte/MG erikamarcia.souza@gmail.com Professora de Metodologia do Curso de Administração, Centro Universitário Newton Paiva, Belo Horizonte/MG rosanecastro@uol.com.br

2 2 Foi realizada uma intervenção nesta área no Café do Ponto Diamond Mall, franquia de uma cafeteria paulista que está inserida em um ambiente comercial onde saber administrar de maneira eficiente os recursos materiais é uma das maneiras de sair na frente dos concorrentes. Inaugurada em julho de 2004 e voltada para o público alvo composto por consumidores das classes A e B, a cafeteria é especializada no comércio de alimentos, com foco em derivados de café, e está localizada em um Shopping Center (Diamond Mall) no bairro de Lourdes em Belo Horizonte, Minas Gerais. A ausência de um planejamento de compras que possibilitasse trabalhar de acordo com a demanda de cada produto interferia nas vendas por falta de mercadorias. Além disso, gerava custos devido ao alto índice de produtos desnecessários em estoques, e ocasionava perdas, principalmente por se tratar de alimentos perecíveis. A utilização de métodos pouco eficientes para realizar as compras, como por exemplo, anotações precárias, fichas confusas e planilhas de controle mal elaboradas, além da falta de ferramentas e políticas para controle, impossibilitavam a cafeteria de aumentar sua rentabilidade. Considerando a variedade de itens comercializados, o problema se tornava ainda mais grave. Como os produtos são, na grande maioria, pequenos e frágeis, codificá-los e contabilizá-los é uma tarefa difícil e exige atenção. Diante deste cenário, quais melhorias devem ser estruturadas na gestão de compras com a intenção de minimizar os desperdícios de materiais e aumentar o lucro do Café do Ponto? Partindo deste questionamento, o objetivo da intervenção realizada foi diagnosticar os problemas relativos às compras e implantar um sistema de gestão que favoreça o controle do processo, com a intenção de credenciar o gestor a tomar decisões corretas e melhorar a qualidade dos serviços prestados, reduzindo os custos e perdas financeiras e aumentando os resultados.

3 3 Tendo como base os problemas citados referentes à falta de uma gestão inteligente de compras, evidenciou-se a necessidade de implantação de métodos e sistemas simples e eficientes, capazes de monitorar as entradas e saídas das mercadorias e facilitar o controle pelo administrador. A implantação de um projeto de melhoria assegurou ao Café do Ponto a oportunidade de tornar-se mais produtivo e rentável. A intervenção foi de fundamental importância para o autor, devido à possibilidade de praticar o conhecimento adquirido ao longo do curso de Administração de Empresas, além de trazer benefícios para o proprietário da cafeteria, aumentando seus rendimentos, para os funcionários, melhorando os métodos de trabalho, para os clientes, agilizando e melhorando o atendimento, e para sociedade em geral, evitando desperdícios de alimentos. 2 REVISÃO BIBLIOGRÁFICA Para realizar o trabalho foi feita uma síntese da área a ser trabalhada na cafeteria, sendo que o embasamento teórico contribuiu para aplicabilidade da intervenção. 2.1 Gestão de Compras Para um eficiente funcionamento da gestão de compras é necessário estabelecer uma política, credenciar fornecedores, criar procedimentos de compras coerentes com a demanda e utilizar a tecnologia da informação como ferramenta de qualidade, que facilite os processos envolvidos. Segundo Dias (2009), o setor de compras tem um papel primordial na área de materiais, tendo como função, suprir as necessidades de matérias-primas ou serviços. As compras devem ser planejadas de uma forma onde o estoque seja reposto na quantidade e no momento correto, verificadas no recebimento e armazenadas em local apropriado. Viana (2002), acredita que comprar bem e de maneira correta é fundamental para reduzir os custos do processo operacional e manter-se operante no mercado. A

4 4 gestão desta área busca evitar duplicações, estoques elevados, atos de urgência e compras apressadas, que normalmente são desnecessárias e aumentam os custos de planejamento, estoques e transportes. Os objetivos de compras se dividem em atender a quantidade de suprimentos necessários para produção, minimizar os investimentos em suprimentos, pesquisar e negociar melhores preços e procurar melhores negociações e condições de pagamento para empresa. Para Viana (2002), a demanda representa o desejo do cliente de comprar algo. A análise da demanda está proporcionalmente ligada ao setor de compras de uma organização. Através de seu estudo, baseado na coleta de dados com o objetivo de obter informações relativas aos produtos vendidos, é possível tomar decisões corretas sobre a quantidade de mercadorias a ser comprada, minimizando os riscos. 2.2 Gestão de Estoques Segundo Viana (2002), para reduzir o custo da manutenção de estoques, deve-se encomendar aos fornecedores, entregas menores e mais freqüentes, sabendo que as encomendas menores também têm seu custo, considerando que as áreas de manufatura preferem produzir quantidades maiores, visando minimizar as despesas de operação. De acordo com Dias (2009), a rotatividade ou giro de estoque é uma relação existente entre o consumo anual e o estoque médio do produto. Para o autor, o giro de estoques se mede por quantas vezes, por unidade de tempo, o estoque se renovou. Para Viana (2002), estoque de segurança é a quantidade mínima possível capaz de suportar um tempo de ressuprimento superior ao programado ou um consumo desproporcional. Neste sentido, o estoque de segurança é uma quantidade mínima de produtos que devem existir no estoque para evitar o não atendimento à demanda caso ocorra variações.

5 5 De acordo o autor, ele é calculado da seguinte maneira: em função do nível de atendimento fixado pela empresa, em função da importância operacional e do valor do material, além dos desvios entre os consumos estimados e os realizados e o prazo médio de reposição. (VIANA, 2002, p. 152). Um dos graves problemas da área de compras é determinar quando fazer um novo pedido para reposição dos itens em estoque. Para Francischini e Gurgel (2002, p. 159), [...] a quantidade em estoque que, quando atingida, deve acionar um novo processo de compra é chamado de ponto do pedido. Assim o ponto de pedido é o resultado da multiplicação demanda ou consumo médio no período pelo tempo de reposição, mais o estoque de segurança. De acordo com Viana (2002), inventário físico, que consiste na contagem física dos itens de estoque, é de suma importância para que organização saiba se está trabalhando com estoque em excesso, consequentemente, tendo custos desnecessários. Para isso, é indispensável que haja precisão no controle de estoques. É preciso que toda a circulação do estoque seja devidamente documentada. 2.3 Curva ABC A curva ABC tem por objetivo analisar os itens mais importantes em função dos benefícios, para se alcançar os objetivos. Com este método de análise é possível definir variáveis que permitem a tomada de decisão de compra pelo valor estocado, espaço ocupado pelo estoque, tempo despendido na movimentação de itens em estoque, despesas incorridas com controle do volume estocado, número de cargas e descargas, etc. É um dos métodos mais utilizados para analisar o processo de compras e consiste na separação dos itens em estoques em três níveis. Os materiais estocados que possuem maior importância, são componentes da classe A. Já os que possuem importância mediana, são classificados como itens classe B e os itens menos importantes fazem parte da classe C.

6 6 Para construir a curva ABC, Francischini e Gurgel (2002), apontam que deve-se definir a variável a ser analisada, coletar os dados, ordenar os dados, calcular porcentuais, construir o diagrama e analisar os resultados. 3 METODOLOGIA Para realização da intervenção no Café do Ponto foi feita uma pesquisa bibliográfica baseada em autores consagrados da área de adiministração, como Dias (2009), Francichini e Gurgel (2002), Martins e Alt (2006), Pozo (2004) e Viana (2002), que embaram as análises da área de Gestão de Compras e possibilitaram aprimorar o desempenho da cafeteria. Por meio de roteiros, foram feitas entrevistas com o gestor, funcionários e terceiros, para obter informações quanto ao funcionamento da loja, principalmente no que tange a compra dos insumos. Também foram realizadas uma análise documental e uma pesquisa in loco, com o objetivo de levantar os itens comprados e armazenados no estoque, bem como suas entradas e saídas. Essa tarefa foi de extrema importância para ampliar a base de informações, avaliar o tempo em que as mercadorias ficam no estoque e realizar intervenção proposta. A utilização de planilhas eletrônicas permitiu a elaboração um inventário para apurar o consumo médio mensal dos produtos. Através deste levantamento, foram feitos os cálculos da curva ABC,estoque de segurança, estoque máximo, nível de reposição e quantidade de reposição, que facilitaram a exposição dos dados e garantiram as intervenções administrativas. Após todos os levantamentos e cálculos, foram criados métodos e indicadores para realização das compras, que facilitaram o processo e permitiram otimizar recursos e aumentar a rentabilidade do Café do Ponto. Para Vergara (2005), a pesquisa intervencionista tem como principal objetivo interferir na realidade estudada para modificá-la.

7 7 Por fim, foi feita uma análise do resultado do trabalho de intervenção na empresa, onde foram avaliadas as ferramentas utilizadas, as mudanças percebidas pelo gestor, o custo para implantação dos novos métodos, e vantagens e desvantagens para o negócio. 4 ANÁLISE DOS RESULTADOS O Café do Ponto está inserido em um segmento altamente competitivo e para se manter forte perante o mercado foi necessária uma melhor organização e administração do seu processo de compras, que permitiu maximizar os lucros e minimizar perdas financeiras, além de evitar o desperdício de alimentos. Para a criação dos processos e métodos novos para compra, foram realizados levantamentos que permitiram apurar o consumo médio mensal dos itens comercializados, conforme figura abaixo: Consumo Médio Mensal FIGURA 1 -Consumo Médio Mensal - Total, Fevereiro a Março de 2013 Produto Valor Unitário Valor Total 310 Brownie R$ 4,70 R$ 1.457, Pastel De Belém R$ 6,00 R$ 1.440, Donut R$ 5,50 R$ 1.303, Quindin R$ 6,00 R$ 1.200, Fatia Torta Holandesa R$ 8,10 R$ 1.142, Muffin R$ 4,70 R$ 719,10 83 Fatia Bolo Laranja R$ 5,50 R$ 456,50 50 Fatia Torta Limão R$ 8,10 R$ 405,00 37 Cheese Cake R$ 5,50 R$ 203,50 52 Pão De Mel R$ 3,90 R$ 202,80 27 Fatia Bolo Cenoura C/ Chocolate R$ 5,50 R$ 148,50 9 Fatia Torta Chocolate R$ 8,10 R$ 72, Pão De Queijo R$ 3,10 R$ 6.572, Biscoito De Queijo R$ 3,30 R$ 3.366, Empada Frango R$ 4,70 R$ 1.574, Folhado Frango R$ 4,70 R$ 756, Broa R$ 0,60 R$ 634, Tortinha De Frango R$ 4,70 R$ 540,50 84 Pão De Batata Frango R$ 4,70 R$ 394,80 40 Pão De Batata Requeijão R$ 4,70 R$ 188,00 31 Folhado Peru R$ 4,70 R$ 145,70 25 Quiche Alho Poro R$ 4,70 R$ 117, Água Garrafa R$ 3,30 R$ 3.260,40

8 8 499 Água C/ Gás R$ 3,30 R$ 1.646, Coca Cola R$ 3,90 R$ 1.084,20 35 Coca Cola Zero R$ 3,90 R$ 136,50 11 Soda Italiana R$ 6,00 R$ 66,00 14 Guaraná R$ 3,90 R$ 54, Espresso Cafeterie R$ 3,90 R$26.332, Cappuccino R$ 6,40 R$ 4.281, Capuccino C/ Creme R$ 7,50 R$ 2.790, Espresso Cerrado R$ 4,40 R$ 2.644, Machiatto R$ 5,60 R$ 2.262, Espresso C/ Creme R$ 7,30 R$ 1.715, Capuccino Pequeno R$ 4,40 R$ 1.597, Espresso Com Leite R$ 3,90 R$ 900, Espresso Aromatizado Avelã R$ 4,40 R$ 844, Espresso Aromatizado Amêndoas R$ 4,40 R$ 814, Espresso Aromatizado Baunilha R$ 4,40 R$ 761, Espresso Aromatizado Chocolate C/ Trufas R$ 4,40 R$ 510, Espresso Aromatizado Creme Irlandês R$ 4,40 R$ 501, Espresso Descafeinado R$ 4,40 R$ 492,80 82 Chocolate Cremoso Pequeno R$ 5,40 R$ 442,80 30 Chocolate Cremoso Grande R$ 8,30 R$ 249,00 28 Capuccino Aromatizado C/ Creme R$ 8,70 R$ 243,60 30 Machiatto Aromatizado R$ 6,80 R$ 204,00 21 Machiatto Descafeinado R$ 6,80 R$ 142,80 38 Cha Quente R$ 3,30 R$ 125,40 12 Cappuccino Descafeinado R$ 8,50 R$ 102,00 11 Espresso Aromatizado C/ Creme R$ 7,50 R$ 82,50 14 Chocolate Batido Frio R$ 5,60 R$ 78,40 31 Copo De Leite R$ 1,80 R$ 55,80 3 Regional Sul De Minas Duplo R$ 8,80 R$ 26,40 2 Capuccino Descafeinado C/ Creme R$ 8,70 R$ 17,40 1 Espresso Descafeinado C/ Creme R$ 7,50 R$ 7,50 Fonte: elaborado pelo autor, 2013 Este levantamento demonstrou que alguns produtos são vendidos em grandes quantidades e outros praticamente não são vendidos. Com base nesta estudo, foi verificada a demanda média e a rotatividade de cada produto, o que auxiliou nas tomadas de decisões. Também foi realizado o cálculo da curva ABC, que permitiu o controle eficiente do estoque e evitou compras desnecessárias não comprometendo o atendimento aos clientes. Com este cálculo da curva ABC foi mensurado o grau de importância de cada item em estoque.

9 9 Os itens foram classificados de três formas, sendo classe A os mais importantes, classe B os intermediários e classe C os menos importantes. Com isso tornou-se possível verificar o giro de estoque. Primeiro, foi calculado o valor total através da relação entre consumo médio mensal e o preço de venda. Os dados foram agrupados em ordem decrescente de valor total: FIGURA 2 - Cálculo do Valor Total - Ordem Decrescente de Valor Nº Produto Consumo Médio Mensal Valor Unitário Valor Total 1 Espresso Cafeterie 6752 R$ 3,90 R$ ,80 2 Pão De Queijo 2120 R$ 3,10 R$ 6.572,00 3 Cappuccino 669 R$ 6,40 R$ 4.281,60 4 Biscoito De Queijo 1020 R$ 3,30 R$ 3.366,00 5 Água Garrafa 988 R$ 3,30 R$ 3.260,40 6 Capuccino C/ Creme 372 R$ 7,50 R$ 2.790,00 7 Espresso Cerrado 601 R$ 4,40 R$ 2.644,40 8 Machiatto 404 R$ 5,60 R$ 2.262,40 9 Espresso C/ Creme 235 R$ 7,30 R$ 1.715,50 10 Água C/ Gás 499 R$ 3,30 R$ 1.646,70 11 Capuccino Pequeno 363 R$ 4,40 R$ 1.597,20 12 Empada Frango 335 R$ 4,70 R$ 1.574,50 13 Brownie 310 R$ 4,70 R$ 1.457,00 14 Pastel De Belém 240 R$ 6,00 R$ 1.440,00 15 Donut 237 R$ 5,50 R$ 1.303,50 16 Quindin 200 R$ 6,00 R$ 1.200,00 17 Fatia Torta Holandesa 141 R$ 8,10 R$ 1.142,10 18 Coca Cola 278 R$ 3,90 R$ 1.084,20 19 Espresso Com Leite 231 R$ 3,90 R$ 900,90 20 Espresso Aromatizado Avelã 192 R$ 4,40 R$ 844,80 21 Espresso Aromatizado Amêndoas 185 R$ 4,40 R$ 814,00 22 Espresso Aromatizado Baunilha 173 R$ 4,40 R$ 761,20 23 Folhado Frango 161 R$ 4,70 R$ 756,70 24 Muffin 153 R$ 4,70 R$ 719,10 25 Broa 1057 R$ 0,60 R$ 634,20 26 Tortinha De Frango 115 R$ 4,70 R$ 540,50 27 Espresso Aromatizado Chocolate C/ Trufas 116 R$ 4,40 R$ 510,40 28 Espresso Aromatizado Creme Irlandês 114 R$ 4,40 R$ 501,60 29 Espresso Descafeinado 112 R$ 4,40 R$ 492,80 30 Fatia Bolo Laranja 83 R$ 5,50 R$ 456,50 31 Chocolate Cremoso Pequeno 82 R$ 5,40 R$ 442,80 32 Fatia Torta Limão 50 R$ 8,10 R$ 405,00 33 Pão De Batata Frango 84 R$ 4,70 R$ 394,80 34 Chocolate Cremoso Grande 30 R$ 8,30 R$ 249,00 35 Capuccino Aromatizado C/ Creme 28 R$ 8,70 R$ 243,60 36 Machiatto Aromatizado 30 R$ 6,80 R$ 204,00

10 10 37 Cheese Cake 37 R$ 5,50 R$ 203,50 38 Pão De Mel 52 R$ 3,90 R$ 202,80 39 Pão De Batata Requeijão 40 R$ 4,70 R$ 188,00 40 Fatia Bolo Cenoura C/ Chocolate 27 R$ 5,50 R$ 148,50 41 Folhado Peru 31 R$ 4,70 R$ 145,70 42 Machiatto Descafeinado 21 R$ 6,80 R$ 142,80 43 Coca Cola Zero 35 R$ 3,90 R$ 136,50 44 Cha Quente 38 R$ 3,30 R$ 125,40 45 Quiche Alho Poro 25 R$ 4,70 R$ 117,50 46 Cappuccino Descafeinado 12 R$ 8,50 R$ 102,00 47 Espresso Aromatizado C/ Creme 11 R$ 7,50 R$ 82,50 48 Chocolate Batido Frio 14 R$ 5,60 R$ 78,40 49 Fatia Torta Chocolate 9 R$ 8,10 R$ 72,90 50 Soda Italiana 11 R$ 6,00 R$ 66,00 51 Copo De Leite 31 R$ 1,80 R$ 55,80 52 Guaraná 14 R$ 3,90 R$ 54,60 53 Regional Sul De Minas Duplo 3 R$ 8,80 R$ 26,40 54 Capuccino Descafeinado C/ Creme 2 R$ 8,70 R$ 17,40 55 Espresso Descafeinado C/ Creme 1 R$ 7,50 R$ 7,50 Total: R$77.516,40 Fonte: elaborado pelo autor, 2013 Após essa apuração, foi realizado o cálculo dos percentuais para identificação da curva ABC. O primeiro percentual indicou o quanto cada item representou sobre o faturamento total. O segundo percentual demonstrou o acumulado para classificação da curva ABC, conforme abaixo: FIGURA 3 - Cálculo dos Percentuais - Identificação da Curva ABC Nº Produto Valor Total % % Acumulado A B 1 Espresso Cafeterie R$ ,80 33,97% 33,97% 2 Pão De Queijo R$ 6.572,00 8,48% 42,45% 3 Cappuccino R$ 4.281,60 5,52% 47,97% 4 Biscoito De Queijo R$ 3.366,00 4,34% 52,31% 5 Água Garrafa R$ 3.260,40 4,21% 56,52% 6 Capuccino C/ Creme R$ 2.790,00 3,60% 60,12% 7 Espresso Cerrado R$ 2.644,40 3,41% 63,53% 8 Machiatto R$ 2.262,40 2,92% 66,45% 9 Espresso C/ Creme R$ 1.715,50 2,21% 68,66% 10 Água C/ Gás R$ 1.646,70 2,12% 70,79% 11 Capuccino Pequeno R$ 1.597,20 2,06% 72,85% 12 Empada Frango R$ 1.574,50 2,03% 74,88% 13 Brownie R$ 1.457,00 1,88% 76,76% 14 Pastel De Belém R$ 1.440,00 1,86% 78,62% 15 Donut R$ 1.303,50 1,68% 80,30% 16 Quindin R$ 1.200,00 1,55% 81,85% 17 Fatia Torta Holandesa R$ 1.142,10 1,47% 83,32%

11 11 C 18 Coca Cola R$ 1.084,20 1,40% 84,72% 19 Espresso Com Leite R$ 900,90 1,16% 85,88% 20 Espresso Aromatizado Avelã R$ 844,80 1,09% 86,97% 21 Espresso Aromatizado Amêndoas R$ 814,00 1,05% 88,02% 22 Espresso Aromatizado Baunilha R$ 761,20 0,98% 89,00% 23 Folhado Frango R$ 756,70 0,98% 89,98% 24 Muffin R$ 719,10 0,93% 90,91% 25 Broa R$ 634,20 0,82% 91,72% 26 Tortinha De Frango R$ 540,50 0,70% 92,42% 27 Espresso Aromatizado Chocolate C/ Trufas R$ 510,40 0,66% 93,08% 28 Espresso Aromatizado Creme Irlandês R$ 501,60 0,65% 93,73% 29 Espresso Descafeinado R$ 492,80 0,64% 94,36% 30 Fatia Bolo Laranja R$ 456,50 0,59% 94,95% 31 Chocolate Cremoso Pequeno R$ 442,80 0,57% 95,52% 32 Fatia Torta Limão R$ 405,00 0,52% 96,05% 33 Pão De Batata Frango R$ 394,80 0,51% 96,55% 34 Chocolate Cremoso Grande R$ 249,00 0,32% 96,88% 35 Capuccino Aromatizado C/ Creme R$ 243,60 0,31% 97,19% 36 Machiatto Aromatizado R$ 204,00 0,26% 97,45% 37 CheeseCake R$ 203,50 0,26% 97,72% 38 Pão De Mel R$ 202,80 0,26% 97,98% 39 Pão De Batata Requeijão R$ 188,00 0,24% 98,22% 40 Fatia Bolo Cenoura C/ Chocolate R$ 148,50 0,19% 98,41% 41 Folhado Peru R$ 145,70 0,19% 98,60% 42 Machiatto Descafeinado R$ 142,80 0,18% 98,78% 43 Coca Cola Zero R$ 136,50 0,18% 98,96% 44 Cha Quente R$ 125,40 0,16% 99,12% 45 Quiche Alho Poro R$ 117,50 0,15% 99,27% 46 Cappuccino Descafeinado R$ 102,00 0,13% 99,40% 47 Espresso Aromatizado C/ Creme R$ 82,50 0,11% 99,51% 48 Chocolate Batido Frio R$ 78,40 0,10% 99,61% 49 Fatia Torta Chocolate R$ 72,90 0,09% 99,71% 50 Soda Italiana R$ 66,00 0,09% 99,79% 51 Copo De Leite R$ 55,80 0,07% 99,86% 52 Guaraná R$ 54,60 0,07% 99,93% 53 Regional Sul De Minas Duplo R$ 26,40 0,03% 99,97% 54 Capuccino Descafeinado C/ Creme R$ 17,40 0,02% 99,99% 55 Espresso Descafeinado C/ Creme R$ 7,50 0,01% 100,00% Fonte: elaborado pelo autor, 2013 A curva ABC do Café do Ponto mostrou que apenas 27,27% dos itens representam 80,30% do faturamento total da empresa, que 29,09% dos itens são responsáveis por 15,22% do faturamento e 43,64% dos itens são responsáveis por apenas 4,48% do faturamento.

12 Faturamento 12 Após a obtenção deste resultado, foi observado que quase metade dos itens comercializados não representam nem 5% do faturamento da empresa, conforme figura e gráficoapresentados a seguir: FIGURA 4 - Curva ABC Curva ABC Café Do Ponto Classe % Valor % Itens A 80,30% 27,27% B 15,22% 29,09% C 4,48% 43,64% Fonte: elaborado pelo autor, ,2 GRÁFICO 1 - Curva ABC 1 0,8 0,6 0,4 Série1 0, Ítens Fonte: elaborado pelo autor, 2013 Foi identificado que os itens enquadrados na Classe A, apesar de serem em menor quantidade, são responsáveis por aproximadamente 80% do faturamento, por serem produtos de maior giro. Mediante essa análise, foi destinado um espaço maior para esses itens no estoque e estipulado tempo de reposição menor, quando comparado aos demais itens com pouca representação.

13 13 Para definição dos indicadores que auxiliaram o gestor no processode compras, foi calculado o tempo médio que as mercadorias levaram para chegar à empresa, desde o fechamento do pedido até a entrega, ou seja, o Tempo de Reposição Médio. Foi identificado que o prazo médio era de 12 a 15 dias, dependendo o item. Levando em consideração o valor financeiro de cada item, foi definido o coeficiente de proporcionalidade para o cálculo do Estoque de Segurança (Fator K). Foi estabelecido que quanto maior o valor financeiro das classes identificadas na curva ABC, menor seria o seu coeficiente de proporcionalidade e conseqüentemente menor foi o capital de giro investido pela cafeteria. Para realização deste cálculo utilizou-se a fórmula (Estoque de Segurança = Fator K x Tempo de Reposição Médio x Consumo Médio Mensal). Essa metodologia permitiu a otimização dos recursos e possibilitou uma redução no valor investido na compra de insumos, impactando diretamente no fluxo de caixa da empresa e nos resultados (lucros). A seguir a demonstração dos resultados referente ao cálculo do estoque de segurança realizado: FIGURA 5 - Estoque de Segurança A Produto Consumo Médio Mensal Tempo de Reposição Fator K Estoque de Segurança Espresso Cafeterie , Pão De Queijo ,5 530 Cappuccino ,5 167,25 Biscoito De Queijo ,5 255 Água Garrafa ,5 247 Capuccino C/ Creme ,5 93 Espresso Cerrado ,5 150,25 Machiatto ,5 101 Espresso C/ Creme ,5 58,75 Água C/ Gás ,5 124,75 Capuccino Pequeno ,5 90,75 Empada Frango ,5 83,75 Brownie ,5 77,5 Pastel De Belém ,5 60 Donut ,5 59,25

14 14 B C Quindin ,7 56 Fatia Torta Holandesa ,7 39,48 Coca Cola ,7 77,84 Espresso Com Leite ,7 64,68 Espresso Aromatizado Avelã ,7 53,76 Espresso Aromatizado Amêndoas ,7 51,8 Espresso Aromatizado Baunilha ,7 48,44 Folhado Frango ,7 45,08 Muffin ,7 42,84 Broa ,7 295,96 Tortinha De Frango ,7 32,2 Espresso Aromatizado Chocolate C/ Trufas ,7 32,48 Espresso Aromatizado Creme Irlandês ,7 31,92 Espresso Descafeinado ,7 31,36 Fatia Bolo Laranja ,7 23,24 Chocolate Cremoso Pequeno ,7 22,96 Fatia Torta Limão ,9 21 Pão De Batata Frango ,9 35,28 Chocolate Cremoso Grande ,9 12,6 Capuccino Aromatizado C/ Creme ,9 11,76 Machiatto Aromatizado ,9 12,6 Cheese Cake ,9 15,54 Pão De Mel ,9 21,84 Pão De Batata Requeijão ,9 16,8 Fatia Bolo Cenoura C/ Chocolate ,9 11,34 Folhado Peru ,9 13,02 Machiatto Descafeinado ,9 8,82 Coca Cola Zero ,9 14,7 Cha Quente ,9 15,96 Quiche Alho Poro ,9 10,5 Cappuccino Descafeinado ,9 5,04 Espresso Aromatizado C/ Creme ,9 4,62 Chocolate Batido Frio ,9 5,88 Fatia Torta Chocolate ,9 3,78 Soda Italiana ,9 4,62 Copo De Leite ,9 13,02 Guaraná ,9 5,88 Regional Sul De Minas Duplo ,9 1,26 Capuccino Descafeinado C/ Creme ,9 0,84 Espresso Descafeinado C/ Creme ,9 0,42 Fonte: elaborado pelo autor, 2013 Também estipulou-se o momento exato para a reposição de estoque. Para isso foi calculado o Nível de Reposição seguindo a fórmula (Nível de Reposição = Estoque de Segurança + Tempo de Reposição Médio x Consumo Médio Mensal).

15 15 Após a criação deste indicador,o gestor soube o momento exato de realizar a compras dos insumos e acordou com os fornecedores para que os pedidos fossem feitos semanalmente, de acordo com o nível do estoque. Esse procedimento evitou medidas urgentes para compra de produtos e matériasprima, e permitiu ao Café do Ponto ter controle do estoque a ser pedido, que antes era baseado em informações dos próprios fornecedores. Outro indicador criado foi o de Estoque Máximo, onde se considerou a fórmula (Estoque Máximo = [(Fator K x Tempo de Reposição Médio) + Tempo de Reposição Médio x Consumo Médio Mensal). Esse método foi de fundamental importância para definir a quantidade máxima de uma mercadoria ou matéria-prima em estoque. Através dele a cafeteria reduziu a níveis mínimos a perda de alimentos devido à validade, e conseqüentemente reduziu também as perdas financeiras. E para finalização dos procedimentos, foi calculada a Quantidade de Reposição de cada item em estoque, através da fórmula (Quantidade de Reposição = Estoque Máximo - (Nível de Reposição Estoque de Segurança). Com esse procedimento, o gestor efetuou as compras nas quantidades ideais e criou uma programação de pedidos que acabou com os problemas relativos a falta de mercadorias em estoque. A criação deste indicador impactou diretamente no atendimento e satisfação dos clientes. Abaixo os resultados dos indicadores de Nível de Reposição, Estoque Máximo e Quantidade de Reposição: FIGURA 6 -Nível de Reposição, Estoque Máximo e Quantidade de Reposição Produto Nível de Reposição Estoque Máximo Quantidade de Reposição A Espresso Cafeterie Pao De Queijo Cappuccino Biscoito De Queijo

16 16 B C Agua Garrafa Capuccino C/ Creme Espresso Cerrado Machiatto Espresso C/ Creme Agua C/ Gas Capuccino Pequeno Empada Frango Brownie Pastel De Belem Donut Quindin Fatia Torta Holandesa Coca Cola Espresso Com Leite Espresso Aromatizado Avela Espresso Aromatizado Amendoas Espresso Aromatizado Baunilha Folhado Frango Muffin Broa Tortinha De Frango Espresso Aromatizado Chocolate C/ Trufas Espresso Aromatizado Creme Irlandes Espresso Descafeinado Fatia Bolo Laranja Chocolate Cremoso Pequeno Fatia Torta Limao Pao De Batata Frango Chocolate Cremoso Grande Capuccino Aromatizado C/ Creme Machiatto Aromatizado Cheese Cake Pao De Mel Pao De Batata Requeijao Fatia Bolo Cenoura C/ Chocolate Folhado Peru Machiatto Descafeinado Coca Cola Zero Cha Quente Quiche Alho Poro Cappuccino Descafeinado Espresso Aromatizado C/ Creme Chocolate Batido Frio Fatia Torta Chocolate Soda Italiana Copo De Leite Guarana Regional Sul De Minas Duplo Capuccino Descafeinado C/ Creme Espresso Descafeinado C/ Creme Fonte: elaborado pelo autor, 2013

17 17 Através de métodos simples, porém eficazes, o gestor conseguiu visualizar os princípios básicos de uma gestão eficiente. Utilizando apenas planilhas em Excel e sem investir recursos financeiros foi possível aprimorar a gestão de compras e manter o seu estoque enxuto, considerando os princípios de suprir a demanda e evitar desperdícios e ociosidade. O processo de intervenção permitiu a realização de compras planejadas, em melhores condições, e evitou compras com urgência. Possibilitou alcançar os resultados esperados para otimização dos recursos, reduzindo os custos com compra de estoque, e aumentar a rentabilidade da cafeteria, melhorando seus resultados financeiros. 5 CONCLUSÃO A falta de um planejamento de compras eficiente e de um controle de estoque adequado causava perdas financeiras para o Café do Ponto Diamond Mall e, conseqüentemente, menores lucros, além de gerar desperdício de mercadorias e insatisfação dos clientes por falta de produtos. Por estes motivos foi diagnosticada a necessidade de executar ações que reduzissem os problemas e melhorassem os resultados. Com o intuito de fortalecer e preparar a empresa para melhor atender a sua demanda, foram criadas maneiras eficientes de aprimorar a gestão de compras e o controle do estoque. Através do levantamento de dados, elaboração de estudos e definição de procedimentos foi possível preparar o gestor para gerir a área de compras da cafeteria de maneira assertiva e eficaz. A realização da Curva ABC e os cálculos dos indicadores de compras foram fundamentais para credenciar a cafeteria a atingir os resultados almejados no início da intervenção.

18 18 A realização deste trabalho proporcionou grande evolução profissional ao autor, além de contribuir efetivamente para o crescimento do resultado do Café do Ponto em relação aos períodos anteriores, pois até então, nunca havia sido realizada uma intervenção na empresa desta maneira. Para manter o que já foi realizado e atingir resultados melhores é necessário que o gestor leve adiante a utilização dos procedimentos e métodos estabelecidos, sendo imprescindível a manutenção dos levantamentos de dados já feitos, dando continuidade na realização dos cálculos necessários para manter os indicadores de compras atualizados. Assim, conclui-se que o Café do Ponto Diamond Mall é uma empresa que possui grande potencial de rentabilidade. A gestão de compras que foi implantada possibilitará ao gestor um melhor entendimento sobre o planejamento do setor, além de otimizar os recursos aumentando a rentabilidade. REFERÊNCIAS DIAS, Marco Aurélio P. Administração de Materiais:uma abordagem logística. São Paulo, SP: Atlas, FRANCICHINI, Paulino G.; GURGEL, Floriano do Amaral. Administração de Materiais e do Patrimônio. São Paulo, SP: Pioneira Thomson, MARTINS, Petrônio Garcia; ALT, Paulo Renato Campos. Administração de materiais e recursos patrimoniais. 2. ed.são Paulo, SP: Saraiva, POZO, Hamilton. Administração de recursos materiais e patrimoniais: uma abordagem logística. 3. ed. São Paulo, SP: Atlas, VERGARA, Sylvia Constant. Projetos e Relatórios em Administração. São Paulo, SP: Atlas, VIANA, João José. Administração de Materiais Um Enfoque Prático. 6. ed. São Paulo, SP: Atlas, 2002.