UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU PROJETO A VEZ DO MESTRE

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU PROJETO A VEZ DO MESTRE GESTÃO DE ESTOQUES Por: Carlos dos Santos Silva Orientador Profª. Ana Cristina Guimarâes Rio de Janeiro 2005

2 2 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU PROJETO A VEZ DO MESTRE GESTÃO DE ESTOQUES Apresentação de monografia à Universidade Candido Mendes como condição prévia para a conclusão do Curso de Pós-Graduação Lato Sensu em Gestão Estratégica e Qualidade. Por: Carlos dos Santos Silva

3 3 AGRADECIMENTOS Agradeço acima de tudo a Deus, que no seu infinito amor me conduziu durante todo o curso e aos professores, colegas de turma, amigos e familiares que me apoiaram e incentivaram ao longo da jornada.

4 4 DEDICATÓRIA Dedico esse trabalho à minha esposa Margarete, que ao longo do curso soube compreender os momentos de ausência e preocupações, me apoiando com seu amor, e à minha filha querida e muito amada, Samara, que com o seu carinho de gestos de criança é a razão maior para que eu busque sempre a superação. Á minha mãe, in memoria, por tudo que ela sempre soube que representava em minha vida.

5 5 RESUMO Entre as muitas razões que levam as empresas a investirem em estoques, podemos destacar o interesse em melhorar a qualidade dos produtos e serviços oferecidos aos clientes. Além disso, os atuais administradores, começam a reconhecer que a boa gestão dos estoques é elemento preponderante para o sucesso ou o fracasso de uma empresa, já que os custos dos estoques afetam diretamente os custos operacionais desta. No mundo globalizado de hoje as empresas procuram, face à grande concorrência existente, evitar gastos desnecessários já que o binômio qualidade e preço determinam a sobrevivência no mercado mundial. Menosprezar a Gestão de Estoques pode trazer à organização prejuízos incalculáveis, inclusive a perda de clientes ou acionistas. O objeto desta monografia é apresentar um estudo sobre a Gestão de Estoques de modo a permitir aos gestores de estoques diagnosticar problemas em suas áreas de atuação e implementar ações que corrijam ou modifiquem procedimentos e processos, fazendo com que o setor de estoques deixe de ser considerado como de segunda categoria e passe a ser encarado com a mesma atenção que a Alta Administração das empresas dispensa a setores como vendas, marketing, compras, entre outros. Assim, para afirmar que a Gestão de Estoques é essencial para o sucesso da empresa, pode-se citar alguns trechos de comentários feitos por autores conceituados sobre o assunto, a saber:

6 6 Como os estoques representam parcela substancial dos ativos das empresas, devem ser encarados como um fator potencial de geração de negócios e de lucros. Assim, cabe ao administrador verificar se estão tendo a utilidade adequada ou sendo um peso morto, não apresentando o retorno sobre o capital neles investido. (MARTINS E ALT, 2004,p.155). Existem diferentes razões que recomendam atenção especial das empresas à função abastecimento: a) De seu desempenho dependem inúmeros órgãos (vendas, produção, manutenção, setores administrativos, etc.); b) Necessidade de gerenciar grandes quantidades de itens geralmente em consideráveis quantidades, ao menor risco de falta e ao menor custo possível; c) A exigência de grande número de informações, rápidas e precisas a qualquer instante; d) Fato de os estoques representarem parcela razoável do ativo torna-os uma inversão demasiadamente vultosa para que seja ignorada, o que merece grandes cuidados, pois muitas vezes, os lucros ficam retidos nos estoques excessivos, os quais, contudo, nem sempre garantem adequado atendimento das necessidades da empresa. (VIANA, 2000, p.41).

7 7 METODOLOGIA Para a realização deste trabalho foram consultados diversos autores, que estão listados na referência, cujos conceitos foram estudados e aqui apresentados. A Metodologia utilizada foi pesquisa bibliográfica como leitura de livros, resenhas, textos e artigos disponíveis na internet, assim como em sites amplamente utilizados nos processos de metodologia científica, sendo encontrados em bibliotecas, sites organizadores dos temas abordados e de pesquisa na Web.

8 8 SUMÁRIO INTRODUÇÃO 09 CAPÍTULO I CONCEITOS E CONSIDERAÇÕES SOBRE GESTÃO DE ESTOQUES 13 CAPÍTULO II MEDINDO O DESEMPENHO DO DEPARTAMENTO RESPONSÁVEL PELA GESTÃO DE ESTOQUES 17 CAPÍTULO III PLANEJAMENTO NA GESTÃO DE ESTOQUES 22 CAPÍTULO IV MATRIZ GERENCIAL DE ESTOQUES 34 CAPÍTULO V ESTOQUES DE SEGURANÇA 44 CAPÍTULO VI CUSTOS DE ESTOQUES 46 CAPÍTULO VII CONTROLE DE ESTOQUES 49 CONCLUSÃO 55 REFERÊNCIAS 59 ÍNDICE 61 FOLHA DE AVALIAÇÃO 64

9 9 INTRODUÇÃO O propósito desta monografia é mostrar, ainda que mediante uma abordagem superficial, o que é a Gestão de Estoques bem como a sua importância para a empresa. Na década de setenta as empresas pouco se preocupavam com os estoques de materiais e sua administração. Os estoques tinham valores relativamente baixos, considerando todo o processo industrial e, portanto, despertavam pouco interesse no contexto geral. Os gestores de estoques não possuíam uma formação de nível superior e, conseqüentemente, eram baixos os salários. No final dos anos setenta e começo dos anos oitenta a situação começou a se modificar. Acabou aquela fase de produzir à vontade, fazer altos estoques e depois deixar para o departamento de vendas se incumbir de desovar tudo. Começava uma crise violenta no Brasil, onde o conceito de logística, e conseqüentemente de administração de estoques, começa a fazer parte das preocupações das empresas. Nesta fase, onde qualquer ganho com economia de custos era importante, comprar e administrar os recursos materiais passou a ser tão importante como as vendas da empresa. Estoques. Começa a se formar uma nova mentalidade no tocante à Gestão de

10 10 Desta época para os dias atuais a administração de materiais só evoluiu e passou a ser um elo super importante na cadeia logística, porque: Atende ao cliente interno; É responsável pela não interrupção da produção por falta de matéria; Tem que ter um estoque cada vez mais enxuto, devido ao custo de manutenção de estoque; Tem que ser ágil e eficiente para contornar os problemas decorrentes da oscilação da demanda. A administração de materiais pela sua importância, vai além do papel que executa em uma indústria e ganha o papel principal em vários negócios, entre eles os mercados, os super-hiper mercados e as grandes empresas de varejo, como os magazines. Estas empresas põem em prática toda uma ótima administração de materiais que envolve medidas de desempenho, planejamento, estudos de demanda, estudos de valor, estoques de segurança, estoque mínimo, levantamento de custos, tempo de pedido, tempo de ressuprimento, e muitos outros controles. Hoje em dia as empresas começam a se preocupar cada vez mais em treinar seus profissionais da área de estoques, ministrando cursos e investindo na qualificação do profissional. Para as empresas interrogações como: O que queremos ser? ; O que sabemos fazer?, só podem ser respondidas com outra pergunta: O que é que nós vamos fazer?. O estabelecimento de estratégias para o alcance dos objetivos traçados deve priorizar, também, o departamento responsável pela gestão de estoques ou todos os esforços serão comprometidos. Há de se lutar para quebrar os paradigmas que procuram relegar a um segundo plano nas empresas o setor de estoques. Há de se investir, também, tempo e dinheiro.

11 11 Para Martins e Alt, (2004), hoje todas as empresas procuram, de uma forma ou de outra, a obtenção de uma vantagem competitiva em relação a seus concorrentes, e a oportunidade de atender prontamente o consumidor final, no momento e na quantidade desejada, é grandemente facilitada com a administração eficaz dos estoques. Para Dias, (1995), o objetivo principal de uma empresa é, sem dúvida, maximizar o lucro sobre o capital investido, seja em fábricas, equipamentos, financiamento de vendas, reserva de caixa ou em estoques. Para atingir o lucro máximo, ela deve usar o capital para que não permaneça inativo; caso haja maior necessidade, ela emprestará ou tirará dinheiro de um dos cinco itens acima mencionados. Espera-se então, que o dinheiro investido em estoques seja o lubrificante necessário para a produção e o bom atendimento das vendas. O importante é otimizar o investimento em estoque, aumentando o uso eficiente dos meios de planejamento e controle, minimizando as necessidades de capital para o estoque. A gestão de estoques exige que todas as atividades envolvidas com o controle de estoques sejam integradas e controladas num sistema em quantidades e valores. Figura 1 : PRINCIPAIS ATIVIDADES DE GESTÃO DE ESTOQUES CLASSIFICAÇÃO ABC COMPORTAMENTO DA DEMANDA CUSTOS INVENTÁRIO FÍSICO GESTÃO DE ESTOQUES PARÂMETROS DE RESSUPRIMENTO SANEAMENTO REPOSIÇÃO CONTABILIZAÇÃO Fonte: VIANA, 2000, p. 109 INDICADORES GERENCIASI MÉTODOS DE CONTROLE Para melhor visualização deste trabalho necessário se faz dividi-lo em capítulos, cujos conteúdos estão descritos abaixo:

12 12 Capítulo I Conceitos e considerações sobre Gestão de Estoques, inclusive a importância devido aos estoques; Capítulo II Instrumentos para Medição de Desempenho do Departamento de Gestão de Estoques; Capítulo III - Planejamento na Gestão de Estoques: Definições, Conceitos, Tipos de Planejamento e Formalização; Capítulo IV Matriz Gerencial de Estoques: Objetivo, Classificação quanto à Demanda, quanto ao valor (também conhecida como Curva ABC), quanto à Criticidade e Natureza dos estoques, importância e aplicações; Capítulo V Importância dos Estoques de Segurança; Capítulo VI Custos dos Estoques: Tipos de custos e suas influências; Capítulo VII Controle dos Estoques: a importância dos inventários, os modelos de controles e o uso dos computadores para auxiliar na Gestão dos Estoques.

13 13 CAPÍTULO I CONCEITOS E CONSIDERAÇÕES SOBRE GESTÃO DE ESTOQUES Segundo Martins e Alt, (2004), o estudo do papel dos estoques nas empresas é tão antigo quanto o estudo da própria Administração. Como elemento regulador, quer do fluxo de produção, processo manufatureiro, quer do fluxo de vendas, processo comercial, os gerentes sempre se preocuparam com os estoques. Para Martins e Alt, (2004), gestão ou Administração é o processo de conseguir que as atividades sejam feitas de forma eficiente e eficaz com e por meio de outras pessoas. As funções clássicas da Administração são planejamento, organização, direção (ou ativação) e controle. Neste caso, os gerentes atuam como chefes, líderes, elementos de interligação; executam papéis de agentes de informação, monitores, disseminadores e porta-vozes; assumindo papéis decisórios como empreendedores, árbitros de disputas, alocadores de recursos e negociadores. Ainda segundo Martins e Alt, (2004), pode-se conceituar estoques como itens ou componentes que uma empresa utiliza nas suas operações do dia-a-dia, na elaboração do seu produto final ou na consecução do seu objeto social, e como tais são adquiridos regularmente.

14 14 Para Dias, (1995, p.14), o estoque é necessário para que o processo de produção/vendas da empresa opere com um número mínimo de preocupações e desníveis. Para Martins e Alt, (2004), os estoques podem ser classificados em materiais auxiliares, matéria-prima, produtos em processo e produtos acabados. Estoque de materiais auxiliares è materiais que não se incorporam ao produto final. Ex: óleos de corte, materiais de escritório e manutenção, entre outros. Estoque de Matérias-Primas è são os materiais que se incorporam ao produto final, inclusive os de embalagem. Estoque de Produtos em Processo è são os materiais que estão em processo de fabricação. Estoque de Produtos Acabados è são os materiais, produto final, prontos para serem comercializados ou entregues, caso tenham sido feitos sob encomenda. Para Martins e Alt,(2004), a Gestão de Estoques constitui uma série de ações que permitem ao Administrador verificar se os estoques estão sendo bem utilizados, bem localizados, bem manuseados e bem controlados. Para Dias, (1995), a função da Gestão de Estoques é maximizar o efeito lubrificante no feedback de vendas e o ajuste do planejamento da produção. A Administração de Estoques deve minimizar o capital total investido em estoques porque ele é caro e aumenta continuamente. Para Dias, uma das principais dificuldades dentro da Gestão de Estoques está em buscar

15 15 conciliar, da melhor maneira possível, os diferentes objetivos de cada departamento da empresa para os estoques, sem prejudicar a operacionalidade da empresa. Portanto, a Gestão de Estoques deve ser um conjunto de atividades que, através das respectivas políticas de estoque, busque dar à empresa pleno atendimento das suas necessidades com a máxima eficiência e ao menor custo, através do maior giro possível para o capital investido em materiais. Seu objetivo principal é a busca do equilíbrio entre o estoque e o consumo. Para Neushel e Fuuler, (apud Dias, 1995), as deficiências do controle de estoques normalmente são constatadas por reclamações contra sintomas específicos e não por críticas diretas a todo o sistema. Alguns sintomas da má administração dos estoques: a) periódicas e grandes dilatações dos prazos de entrega para os produtos acabados e dos tempos de reposição para matéria-prima; b) quantidades maiores de estoque, enquanto a produção permanece constante; c) elevação do número de cancelamentos de pedidos ou de devoluções de produtos acabados; d) variação excessiva da quantidade a ser produzida; e) produção parada freqüentemente por falta de material; f) falta de espaço para armazenamento; e g) baixa rotação dos estoques, obsoletismo em demasia. Estas deficiências devem levar a empresa a reavaliar sua política de estoques, pois todas elas acarretam perda de capital.

16 IMPORTÂNCIA DOS ESTOQUES Para Ballou, (apud Martins e Alt, 2004), os estoques são importantes porque: melhoram o serviço ao cliente; geram economia de escala; protegem contra mudanças de preços em tempo de inflação alta; protegem contra incertezas na demanda e no tempo de entrega, e asseguram proteção contra contingências, por exemplo: greves, incêndios, instabilidades políticas, entre outras.

17 17 CAPÍTULO II MEDINDO O DESEMPENHO DO DEPARTAMENTO RESPONSÁVEL PELA GESTÃO DE ESTOQUE Assim como os instrumentos na cabine de comando de um avião indicam ao piloto a velocidade, altitude, temperatura externa e pressão do óleo nos vários sistemas hidráulicos, necessário se faz aos gerentes e demais administradores conhecer os indicadores de como a empresa ou o departamento se encontra em relação aos objetivos anteriormente definidos. Assim, comumente se pergunta como vão os negócios?. Na maioria das vezes a resposta é expressa através de resultados econômicos. Mas será isso o bastante? O que, afinal, é uma medida de desempenho? Uma medida de desempenho é uma maneira de medir o desempenho em uma determinada área, e de agir sobre os desvios em relação aos objetivos traçados. Assim, derivada do próprio conceito de medida de desempenho, a mensuração deve possibilitar uma tomada de ação. Além disso, ela deve ainda ser compreendida por todos os membros da organização, aceita pelas pessoas envolvidas e reprodutível e orientada para resultados. (MARTINS e ALT, 2004, p. 47). Algumas medidas úteis ao gerenciamento dos estoques: Movimentação de Estoques è analisa o movimento de entradas e saídas de materiais em estoque.

18 18 Custo dos Estoques è pode ser subdividido em dois grupos para análise: Custo de Capital e Custo de Armazenagem. O Custo de Capital corresponde ao Custo de Capital investido em estoques e é expresso em valores monetários (ideal que os valores sejam atualizados); O Custo de Armazenagem compreende o somatório de todos os demais fatores de custos, como a própria armazenagem, o manuseio e as perdas. Nível de Serviço ou Nível de Atendimento è Nível de serviço ou nível de atendimento é o indicador de quão eficaz é o estoque para atender às solicitações dos usuários. Assim, quanto mais requisições forem atendidas, nas quantidades e especificações solicitadas, tanto maior será o nível de serviço. Nível de Serviço = Número de Requisições Atendidas Número de Requisições Efetuadas Giro de Estoques è giro de estoques mede quantas vezes, por unidade de tempo, o estoque se renovou ou girou. Giro de estoques = Valor consumido no período Valor do estoque médio no período Cobertura de Estoques è indica o número de unidades de tempo; por exemplo, dias que o estoque médio será suficiente para cobrir a demanda média.

19 19 Cobertura (em dias) = Número de dias do período em Estudo Giro Análise da curva ABCè é uma das formas mais usuais de examinar e medir estoques. Consiste na verificação, em certo espaço de tempo (normalmente 6 meses ou 1 ano), do consumo, em valor monetário ou quantidade, dos itens de estoque, para que eles possam ser classificados em ordem decrescente de importância. Uma vez que a medida tenha sido escolhida deve-se analisar sua eficácia. Para se analisar a eficácia de uma Medida de Desempenho, algumas perguntas devem ser respondidas: 1. É coletada a partir de dados precisos e completos? 2. Realmente interessa ao Gestor e à empresa? 3. Não irá confundir as pessoas? 4. Será entendida por todos? 5. É direta e específica? Para avaliar a administração de materiais, necessário se faz conhecer os critérios de armazenagem, a movimentação dos estoques, o atendimento às necessidades dos clientes (internos e externos), entre outros indicadores. Os principais enfoques dos administradores de materiais serão dirigidos à administração de recursos, sistema de controle e de informações e processos. 2.1 ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS A Administração de Recursos é em grande parte baseada em técnicas que integram os elementos de tecnologia de manufatura e otimizam a

20 20 utilização de pessoas, materiais e instalações ou equipamentos. As mais empregadas serão as ligadas a materiais, fábricas, equipamentos e pessoas. Entre algumas técnicas ligadas à administração de materiais, pode-se citar: Just-In-Time (JIT) è sistema em que os fornecedores devem mandar os suprimentos à medida que eles vão sendo necessários à produção. Para Dias, (1995), os objetivos do JIT são: minimizar os prazos de fabricação dos produtos finais, mantendose inventários mínimos; reduzir continuamente os níveis de inventário; reduzir os tempos de preparação de máquina; reduzir ao mínimo o tamanho dos lotes fabricados; liberar para a produção através do conceito de puxar estoques, ao invés de empurrar ; e flexibilizar a manufatura pela redução dos tamanhos dos lotes, tempos de preparação e de processo. Fornecedor Preferencial è técnica que consiste em selecionar os fornecedores e garantir a qualidade dos produtos recebidos, eliminando testes e garantindo feedback. Esta técnica se baseia numa forte relação de parceria. KANBAN è tecnologia de controle de fábrica pela qual as necessidades de entregas determinam os níveis de estoque no decorrer do processo. Para Dias, (1995), o sistema Kanban propicia fluxos de produção mais uniformes e a oportunidade de fazer melhoramentos. O Kanban reduz o

21 21 material em processo até o mínimo absoluto. Existe uma preocupação constante de reduzir o lead time e o set-up das máquinas. 2.2 SISTEMAS DE CONTROLE E INFORMAÇÕES Os Sistemas de Controle e Informações envolvem as operações de manufatura, definições de produtos e processos e integração de sistemas tecnológicos. Nas operações de manufaturas os responsáveis pela administração de materiais lidam com as previsões de demanda, ordens, compras, produtividade, controle de inventário e sistemas de feedback. Na definição de produtos e processos distribui-se a informação sobre o que é e como é fabricado o produto. A integração de sistemas tecnológicos possibilita a efetiva integração de recursos de informação pela organização, gerando informações utilizáveis em todos os níveis da organização, inclusive no chão da fábrica. No tocante aos processos, a rápida mudança tecnológica levará a uma contínua atualização dos processos de fabricação. Uma rede de coleta, organização e disseminação de informação tecnológica redundará numa administração estratégica voltada para a atualização tecnológica.

22 22 CAPÍTULO III PLANEJAMENTO NA GESTÃO DE ESTOQUES Antes de se analisar o Planejamento na Gestão de Estoques, necessário se faz definir e conceituar o que é planejamento. 3.1 DEFINIÇÃO E CONCEITO DE PLANEJAMENTO Segundo o dicionário da Língua Portuguesa de Aurélio Buarque de Holanda, planejamento é: 1 - Ato ou efeito de planejar. 2 - Trabalho de preparação para qualquer empreendimento, segundo roteiro e métodos determinados. 3 - Processo que leva ao estabelecimento de um conjunto coordenado de ações (pelo governo, pela direção de uma empresa, etc.) visando à consecução de determinados objetivos. 4- Elaboração de planos ou programas governamentais, especialmente na área econômica e social. Por outro lado, o conceito de Planejamento segundo Oliveira, (1999, p. 33), é: um processo desenvolvido para o alcance de uma situação desejada de um modo mais eficiente, eficaz e efetivo, com a melhor concentração de esforços e recursos pela empresa. O Planejamento, nas empresas, normalmente ocorre em 3 níveis: Planejamento Estratégico; Planejamento Tático; e Planejamento Operacional.

23 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO No nível estratégico, o mais elevado, definem-se as políticas globais, os macroobjetivos da organização e os respectivos planos de ação. Para Oliveira, (1999, p. 46), o planejamento estratégico é um processo gerencial que possibilita ao executivo estabelecer o rumo a ser seguido pela empresa e é de responsabilidade dos níveis mais altos da empresa. É um processo de definição de objetivos, diretrizes e estratégias de longo prazo, considerando a organização como um todo e sua relação com o ambiente, buscando antecipar-se e adaptar-se às mudanças. O Planejamento Estratégico orienta e direciona os demais níveis de planejamento, em todas as áreas (finanças, produção, recursos humanos,etc.), cabendo à área de materiais identificar qual a sua contribuição para os resultados da empresa. Os objetivos, diretrizes e estratégias definidos devem ser dissecados, buscando os subsídios para a formulação do Plano Tático de Suprimentos, o qual deve ser coerente com as orientações corporativas. Evidencia-se a importância do Planejamento Estratégico: sua existência faz com que os planejamentos setoriais se tornem um detalhamento das grandes orientações, facilitando a definição de metas, diretrizes e planos de ação e determinando um rumo comum para todas as áreas, prevalecendo a visão de resultados da empresa, e não de cada área isoladamente, evitandose a dispersão de esforços. Na área de materiais a organização estabelece um plano de estoques.

24 PLANEJAMENTO TÁTICO Oliveira, (1999, p. 46), esclarece que o planejamento tático tem por objetivo otimizar determinada área de resultado e não a empresa como um todo. Portanto, trabalha com decomposições de objetivos, estratégias e políticas estabelecidas no planejamento estratégico. No nível tático situam-se os componentes normativos que orientam as relações funcionais e interfuncionais, assim como os objetivos específicos e os programas de trabalho. Focando já especificamente a área de estoques, podemos definir o planejamento tático como: Processo de formulação de objetivos e metas de curto prazo para a área de estoques da instituição, visando otimizar a utilização de seus recursos para a consecução dos objetivos e estratégias aprovadas no nível estratégico. É importante destacar que o Planejamento Tático de Estoques está inserido no Planejamento de Suprimentos que abrange as áreas de compras, gestão, qualidade, movimentação, transporte, estocagem, etc., devendo haver uma avaliação conjunta de forma a gerar, para cada área, objetivos e metas que sejam harmônicos e efetivamente direcionem o sistema para um rumo comum. É necessário, também, enfocar a área de suprimento considerando todo o ciclo logístico dos materiais Normas Básicas O processo e planejamento da área de estoque inclui um passo preliminar, que é a definição de normas básicas que padronizem conceitos e estabeleçam regras de atuação em relação às principais atividades da GESTÃO DE ESTOQUES ( e das demais funções), sendo fundamentais para

25 25 orientar a formulação de diretrizes de forma mais seletiva e objetiva. Devem ser destacadas, entre outras: MATRIZ GERENCIAL DOS ESTOQUES è classificações que permitem a adoção de critérios de seletividade na tomada de decisões. CONDIÇÕES PARA FORMAÇÃO DE ESTOQUES è informações básicas necessárias ao gerenciamento de cada ítem, quando o cliente deseja manter um ítem em estoque. A inexistência deste filtro é em grande parte responsável pela formação desnecessária de estoques ou por níveis de estoques incompatíveis com as políticas da organização. Estas informações são, resumidamente: a) Quanto ao material: código, unidade de fornecimento, aplicação, materiais equivalentes e permutáveis, restrições, mercado etc. b) Quanto às demandas: Criticidade, quantidade e data requerida (demanda programada), consumo médio previsto (demanda probabilística), estoque base (demanda incerta), quantidade de equipamentos e quantidade de unidades instaladas, lotes de consumo, etc. Demanda: por definição adota-se o termo demanda para caracterizar uma procura, uma entrega ou um consumo de qualquer ítem de material.

26 26 O objetivo de todo estudo de demanda é fazer previsões para o futuro; para isso devem ser levados em conta 2 (dois) aspectos relevantes, quais sejam : - Sua evolução histórica; - Seus afastamentos, que podem ser identificados analisando-se tipos de funções (distribuições) da demanda. Previsão de demanda : como não poderia deixar de ser, previsão de demanda é da competência do usuário, quando o material vai ser adquirido pela primeira vez. Normalmente a primeira previsão é feita por estimativa estando sujeita a distorções pela falta de dados anteriores que ajudem a prever com exatidão. Após a ocorrência de movimentação do estoque a reposição passa a ser feita automaticamente pelo Gestor de Estoque com base já nos dados de consumo, prazo de aquisição, índice de falta e índice de valor. CRITÉRIOS PARA AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO è é de capital importância que todas as ações desenvolvidas pela Gestão de Estoques sejam medidas e avaliadas. Devem ser estabelecidos índices e parâmetros de avaliação que permitam mensurar as metas e objetivos estabelecidos, de forma a permitir o acompanhamento, correção de rumos, análise de disfunções, replanejamento e, em resumo, garantir que sejam alcançados os resultados esperados Idéias Básicos de Planejamento Algumas idéias básicas de atividades de planejamento, de modo a facilitar a compreensão dos tópicos seguintes:

27 27 OBJETIVO PERMANENTE - Objetivo relacionado com a razão de ser da área de materiais; é geral e não se prende a características conjunturais, sendo válido por largos períodos de tempo. OBJETIVO ATUAL - Objetivo relacionado com uma determinada conjuntura ou administração; é valido por menores períodos de tempo e acompanha as mudanças do meio ambiente. META Etapa para a consecução de um objetivo, quantificada e com prazo definido, visando permitir um melhor controle dos resultados de uma determinada estratégia. ESTRATÉGIA Forma de aplicação dos meios disponíveis para se atingir um objetivo. DIRETRIZ Direção ou rumo a ser seguido, visando atingir os objetivos, definindo os limites para o estabelecimento de estratégias. POLÍTICA Conjunto harmônico de diretrizes Formulação do Plano Tático de Estoques Na formulação do Plano Tático de Estoques, dois aspectos são fundamentais e devem ser claramente definidos: a) Objetivos e Metas: A Gestão de Estoques é parte de um sistema caracterizado como atividade meio e nem sempre encontra nas orientações estratégicas, de forma direta, as expectativas relacionadas com a área de material. De modo geral, os clientes são internos, ligados à atividade fim, sendo que os objetivos e metas devem estar correlacionados com os destas atividades, contribuindo, dessa forma, para o alcance dos objetivos da instituição.

28 28 Na definição dos objetivos atuais e suas metas, duas visões, às vezes conflitantes, devem ser trabalhadas: Imobilização de Capital em Estoques, gerando ações como: + Aumento do Giro de Estoques; + Redução de itens inativos; + Reaproveitamento de materiais; + Formas alternativas de suprimento, etc. Nível de Atendimento aos Clientes, com ações como: + Melhoria no nível de atendimento; + Redução dos prazos de atendimento, etc. Não devem ser esquecidas as oportunidades relacionadas com o processo de estocagem (eficiência de estoque), capacitação dos Recursos Humanos, integração com os clientes e qualidade total. A formulação das estratégias é decorrente dos objetivos e metas traçados. b) Política de Estoque A política de estoque deve conter diretrizes compatibilizadas com os objetivos e metas, contemplando os aspectos de: Formação de estoques; Manutenção de Estoques; e Desmobilização de Estoques.

29 29 Segundo Dias, (1995), o departamento de Gestão de Estoques deverá atentar para os objetivos a serem atingidos, isto é, estabelecer certos padrões que sirvam de guia aos programadores e controladores e também de critérios para medir a performance do Departamento. De maneira geral: as diretrizes são as seguintes: a) metas quanto a tempo de entrega de materiais ao cliente; b) definição do número de depósitos e/ou de almoxarifados e das listas de materiais a serem estocados neles; c) até que nível deverão flutuar os estoques para atender uma alta ou baixa das vendas ou uma alteração do mercado; d) até que ponto será permitida a especulação com estoques, fazendo compra antecipada com preços mais baixos ou comprando uma quantidade maior para obter desconto; e e) definição da rotatividade dos estoques. As definições das políticas são muito importantes para o bom funcionamento da administração de estoque. Os itens c e e citados são os que merecem maior atenção, porque é exatamente neles que também vai ser medido o capital investido em estoques. Existe um grau de atendimento que indica em % o quanto da parcela de previsão de consumo ou das vendas (matéria prima e produto acabado) deverá ser fornecida pelo Almoxarifado. Por exemplo: se se quer ter um grau de atendimento de 95% e se acontece um consumo ou venda mensal de 600 unidades, deve-se ter disponíveis para fornecimento 570 unidades, isto é, 600 x 0,95. A relação entre o capital investido e a previsão de consumo, indicada como grau de atendimento, é representada:

30 30 Atendimento Figura 2: Relação entre Capital Investido e Grau de Capital Investido Fonte: Dias, 1995, p Grau de (%) Atendimento Para Dias, (1995),o problema de dimensionamento de estoques reside na relação entre: Capital investido; Disponibilidade de estoques; Custos incorridos; e Consumo ou demanda. Análise do índice de retorno de capital (enfoque financeiro): RC = LUCRO CAPITAL (a) que, multiplicado pelas vendas, pode ser escrito da seguinte maneira: (b) RC = LUCRO = LUCRO X VENDA CAPITAL VENDA CAPITAL (a) Rentabilidade das Vendas (b) Giro de Capital

31 31 Inferi-se, então, que para aumentar o retorno sobre o capital, é necessário aumentar a relação LUCRO/VENDAS e/ou GIRO DE CAPITAL. Para a administração de estoques é interessante aumentar o giro de capital e, em conseqüência, diminuir o ativo, supondo-se que as vendas permaneçam constantes. Diminuindo o capital investido em estoques, diminui o ativo; aumentando o giro de capital, aumenta então o retorno do capital. O ativo é composto pelo ativo circulante, mais o realizável, mais o ativo permanente. Os estoques fazem parte do ativo circulante. 3.4 PLANEJAMENTO OPERACIONAL Por seu termo, no nível operacional, encontram-se os procedimentos relativos à execução das atividades de cada função. Para Oliveira, (1999, p. 46), o planejamento operacional pode ser considerado como a formalização, principalmente através de documentos escritos, metodologias de desenvolvimento e implantação estabelecidas. Também, já enfocando a área de estoques, pode-se definir o Planejamento Operacional como: processo de detalhamento do Planejamento Tático, programado as atividades operacionais e o gerenciamento dos meios necessários para sua execução. O Planejamento Operacional deve contemplar aspectos como: v Procedimentos e rotinas; v Detalhamento dos Métodos de Controle; v Fluxo das atividades;

32 32 v Responsáveis pelas atividades; v Controles e relatórios; v Avaliações de Desempenho; v Inventários; v Programas de trabalho; e v Recursos para informação. 3.5 FORMALIZAÇÃO DO PLANEJAMENTO As atividades de planejamento devem ser formalizadas em um Plano de Ação, documento que explicita os objetivos, a evolução esperada de suas atividades operacionais, seus programas de trabalho e a forma de alocação dos recursos necessários para sua execução. Por sua vez, cada Programa de Trabalho deve ser explicitado em documento indicando as ações que deverão ser tomadas para a realização de um determinado objetivo, seus responsáveis, resultados esperados, recursos humanos, financeiros e materiais requeridos, bem como o envolvimento de outras áreas. O processo de planejamento deve ser participativo, de forma a obter o comprometimento da equipe, e negociado com as outras áreas da empresa envolvidas (ex: área de compras), para que as ações sejam integradas. A seguir, no tocante ao Planejamento, um esquema demonstrativo dos níveis de formulação e aplicação, associados à política, objetivos, planos, programas, normas e procedimentos.

33 33 Figura 3: Volume de Informações. Fonte: Silva, 1986, p. 66. Volume de Informações ESTRATÉGICO (1) TÁTICO (2) OPERACIONAL (3) Observa-se que, quanto mais elevado for o nível de formulação e aplicação, menor deverá ser o volume de informação e maior sua amplitude funcional. Por isso mesmo, a política, os macroobjetivos da Gestão de Materiais (nível mais elevado) e os planos poderão se restringir a algumas poucas folhas, enquanto os procedimentos (menor nível) correspondentes poderão ocupar alguns volumes de manuais. A criação e o desenvolvimento de políticas, normas e procedimentos, são fundamentais para a Administração de Materiais. A ausência de políticas e de documentos normativos que as implementem afeta o próprio desempenho individual e/ou da empresa.

34 34 CAPÍTULO IV MATRIZ GERENCIAL DE ESTOQUES 4.1 OBJETIVO O objetivo da Matriz Gerencial de Estoques é permitir a ação seletiva na Gestão de Estoques, bem como apoiar as decisões das gerências, através do conhecimento da importância, sob diversos aspectos, de cada ítem em relação aos demais. A seguir serão abordadas as classificações consideradas essenciais, nada impedindo que cada organização utilize qualquer outra que contribua para um melhor conhecimento do ítem. 4.2 CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO TIPO DE DEMANDA Conhecendo a Demanda Demanda é a quantidade de material necessário ao atendimento dos clientes, relacionada a uma determinada unidade de tempo. Para Martins e Alt, (2004), as demandas podem ser classificadas, por sua lei de formação, em 2 modalidades:

35 35 v Demanda Independente è é a demanda que não pode ser estabelecida por uma lei de formação exata, isto é, a necessidade não se vincula diretamente com a demanda de qualquer outro ítem. Geralmente está associada aos pedidos dos clientes externos e itens de manutenção, de uso interno e requisitados por clientes internos. v Demanda Dependente è é a demanda que pode ser estabelecida por uma lei de formação exata, isto é, a necessidade está diretamente relacionada com a demanda de outro ítem de demanda independente Tipos de Demanda v Demanda Programada (dependente) è são as demandas planejadas quanto às quantidades e prazos de utilização, vinculadas à programas de operação ou investimentos específicos. v Demanda Probabilística (independente) è são as demandas não vinculadas a programas específicos, com distribuição de probabilidades conhecidas, previsíveis através de modelos estatísticos. v Demanda Incerta (independente) è são as demandas decorrentes de fatores de difícil previsão. v Demanda Eventual (dependente) è são as demandas decorrentes de necessidades específicas, para aplicação imediata e cuja repetição não foi prevista.

36 IMPORTÂNCIA E APLICAÇÃO O conhecimento do tipo de demanda é fundamental, pois para cada tipo, são diferentes: v Os critérios de formação de estoques; v A responsabilidade pelas informações para manutenção de estoques; v Os métodos de controle de estoques; v Os índices e parâmetros de avaliação; e v A necessidade de interferência gerencial na decisão de manutenção de estoque. 4.3 CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO VALOR CONCEITO A classificação quanto ao valor consiste no agrupamento de todos os itens em 3 categorias, de acordo com o valor atualizado ou corrigido de cada ítem. Esta classificação é formalmente conhecida como Método, Técnica ou Curva ABC. O termo ABC tem sido usado na linguagem e na prática de planejamento e controle de estoques há alguns anos. No entanto, apesar de seu tempo de aplicação ter encontrado um terreno mais fértil nos casos particulares de controle de estoques, controles físicos e cálculos de máximo e mínimo, ela significa muito mais do que isto significa ordem de prioridade. A filosofia ABC em controle de estoques foi aplicada, pela primeira vez, na GENERAL ELETRIC CORPORATION e seu introdutor foi H. F. DIXIE,

37 37 que publicou um artigo sobre o assunto, onde emitiu os princípios básicos que através dos anos tem resistido a todos os testes. Na sua metodologia ele reporta que os itens A, embora constituindo apenas 8% da variedade dos itens em estoque, representam, em conjunto, 75% do valor desse estoque. Os itens B constituem 25% do total de itens do estoque e 20% do valor do estoque, e os itens C, embora cheguem a 67% em quantidade de itens, representam, apenas, 5% do valor desse estoque. Esta não é uma situação isolada. Quase todas as empresas apresentam classificações ABC com características semelhantes. O grande mérito de Dixie foi, justamente, o de perceber a importante vantagem da Curva ABC para a diferenciação dos itens de estoque com vistas a seu controle, e, o que é mais importante, o custo desse controle,. Ora, se os itens mais importantes são em pequeno número e representam uma grande parcela do valor monetário total do estoque, então pode-se e deve-se controlá-los rigidamente. Pode-se porque embora um controle rígido seja oneroso, ele vai incidir sobre uma variedade reduzida de itens e, portanto, não representará parcela considerável do custo total de controle. Deve-se, porque as economias serão respeitáveis em termos de importância (valor) do total do estoque. Por outro lado, os itens de menor importância são em grande número, mas representam parcela reduzida do valor total. Então, pode-se e deve-se controlá-los com menor rigor. Resumindo, a Classificação ABC constata que deve-se dar tratamento diferenciado aos diferentes itens do estoque. Com a aplicação da Curva ABC pode-se reduzir as imobilizações em estoque sem se prejudicar a segurança, pois pode-se controlar mais rigidamente os itens de classe A e mais superficialmente os itens de classe C. Segundo Dias, (1995), a Curva ABC é um importante instrumento para o Administrador; ela permite identificar aqueles itens que justificam atenção e

38 38 tratamento adequados quanto à sua Administração. Obtém-se a Curva ABC através da ordenação dos itens conforme a sua importância relativa. Figura:4 Exemplo de curva ABC Volume do Estoque (%) Fonte : VIANA, 2000, p % de quantidades de itens Alternativas para a Elaboração da Curva ABC Pode-se elaborar a Curva ABC a partir do: Valor do Estoque Real de cada ítem em uma determinada data, comum a todos. Valor do consumo Anual de cada ítem calculado em data comum a todos os itens Etapas para a Elaboração da Curva ABC a) Calcular o valor do Estoque Real ou o Valor do Consumo Anual de cada Item, conforme a alternativa escolhida; b) Listar todos os itens em ordem decrescente de valor; c) Calcular o percentual do valor de cada ítem em relação ao valor do Estoque Real Acumulado; d) Acumular os percentuais do valor de cada item;

39 39 e) Calcular o percentual de um item em relação ao total de itens; f) Acumular o percentual encontrado, item a item; e g) Separar os itens nas categorias A, B, e C Definição das Classes A definição da categoria (A,B,C) é feita estabelecendo-se, na Política de Estoques, limites em relação ao percentual acumulado do valor, sendo mais comum considerar: Classe A até 75% do valor acumulado; Classe B entre 75% e 95% do valor acumulado; e Classe C entre 95% e 100% do valor acumulado Importância e Aplicação A classificação ABC, em relação ao Valor de Consumo Anual, identifica a importância de cada ítem, de acordo com sua classe, em relação aos desembolsos com compras a serem efetuados anualmente e permite o tratamento seletivo aos mais importantes. O gestor de estoques utiliza a classificação por Valor para determinar a diretriz de compra de cada ítem em função da classe a que pertence, formando estoques operacionais de giros diferenciados para cada classe. A classificação ABC relacionada com o Valor do Estoque Real, identifica a importância de cada ítem em relação às imobilizações em estoque, permitindo verificar a compatibilidade dos níveis de estoques com o consumo anual, através do cruzamento das duas classificações (Valor do

40 40 Estoque Real X Valor do Consumo Anual), e, conseqüentemente, ações de correção, se necessárias. Para Dias, (1995), a curva ABC pode ser usada por empresas de pequeno, médio e grande porte. No entanto, Martins e Alt, (2004), alertam que uma análise exclusiva da relação pode levar a distorções perigosas para a empresa, pois a curva ABC não considera a importância do ítem em relação á operação do sistema como um todo. Itens de manutenção de baixo preço unitário e comprados em pequenas quantidades, como por exemplo, um simples parafuso, podem afetar todo o sistema produtivo e a segurança da fábrica. Para resolver essa deficiência da análise custo unitário vezes volume, muitas empresas utilizam um conceito chamado criticidade dos itens de estoque. 4.4 CLASSIFICAÇÃO QUANTO À CRITICIDADE Conceito Para Martins e Alt, (2004, p.165), criticidade é a avaliação dos itens quanto ao impacto que sua falta causará na operação da empresa, na imagem da empresa perante os clientes, na facilidade de substituição do ítem por outro e na velocidade de obsolescência Níveis de Criticidade Nível 1 Þ materiais cuja falta ocasiona custos não recuperáveis, ameaça

41 41 a segurança das pessoas, equipamentos, instalações ou agressões ao meio ambiente. Nível 2 Þ materiais cuja falta pode ocasionar custos adicionais, compensáveis por menores níveis de estoques e seus custos decorrentes. Distinguem-se dos itens do nível 1 por fatores como facilidade de compra ou a possibilidade de utilização de itens equivalentes. Nível 3 Þ materiais cuja falta não implica em custos adicionais significativos. A criticidade de cada ítem deve ser determinada pelo cliente principal, apoiado nas informações prestadas pela área de suprimento, como tempo de ressuprimento do ítem e política de suprimento vigente Importância e Aplicação A classificação pela criticidade indica a importância de cada ítem para a continuidade operacional da empresa, independente do seu valor. O planejamento tático de estoques utiliza esta classificação para formular diretrizes diferenciadas de Nível de Serviço (grau de atendimento arbitrado para a demanda de um ítem) vinculadas a cada nível de criticidade, formando estoques precaucionais, para cada ítem, de tamanho compatível com sua importância. A classificação inadequada, classificação esta que é feita pelo cliente, pode ocasionar elevação dos valores imobilizados em estoques e impossibilidade para o gestor de estoques agir seletivamente, o que eleva os custos e prejudica o atendimento ao próprio cliente.

42 CLASSIFICAÇÃO QUANTO À NATUREZA DOS ESTOQUES A classificação quanto à natureza visa agrupar os materiais em subconjuntos em função das perspectivas de sua utilização futura Estoque Ativo Estoque resultante de um planejamento prévio e destinado a uma utilização conhecida. Para facilitar o controle operacional, pode ser subdividido em função das necessidades de cada empresa. Uma das alternativas de sub-divisão pode ser: Estoque para Produção Þ constituído por matérias-primas e componentes que integrem o produto final; Estoque para Manutenção, Reparo e Operação Þ formado por materiais empregados durante o processo produtivo, sem integrar o produto final; Estoque de Produtos em Processo; Estoque de Produtos acabados; e Estoque de Materiais Administrativos, formado por materiais de aplicação geral na empresa, sem vinculação direta com o processo de produção Estoque Inativo Estoque sem perspectiva de utilização, total ou parcialmente, decorrente de mudanças nas políticas de estoques, conclusão e/ou alterações de programas e/ou cronogramas, devoluções ao estoque ou eventuais falhas de planejamento. Pode ser subdividido em :

43 43 Estoque Disponível Þ materiais sem perspectiva de utilização, total ou parcial, em perfeito estado de conservação, constituindose em disponibilidade para uso de filiais, fábricas ou empresas do mesmo grupo empresarial; Estoque Alienável Þ constituído de materiais inservíveis, obsoletos e sucatas, destinados à alienação Importância e Aplicação A classificação quanto à natureza dos estoques permite identificar o tipo de ação a ser adotada pelo gestor de estoques: ressuprir, programar, disponibilizar, reaproveitar ou alienar materiais. Identifica, ainda, a responsabilidade pelos valores estocados: a inclusão ou manutenção de qualquer ítem no estoque ativo representa a aprovação da área de suprimentos quanto à existência do estoque e sua adequação à política de estoques da empresa, conforme solicitação dos clientes. As causas da passagem de um ítem para o estoque inativo devem ser registradas, permitindo o rastreamento, pois determinam, também, a responsabilidade pelo estoque desnecessário, permitindo, assim, a reorientação e correção de rumos.

44 44 CAPÍTULO V ESTOQUES DE SEGURANÇA Em razão das oscilações de demanda, das incertezas na entrega de pedidos já feitos à fornecedores e outras situações imprevisíveis, necessário se faz que sejam mantidos itens de materiais em estoque de modo a evitar perdas para a empresa. Os estoques de segurança para Martins e Alt, (2004, p.201), diminuem os riscos de não atendimento das solicitações dos clientes externos ou internos Para Peter Wanke ( 03/02/2005, 17:30h, p.1), os reflexos de uma variabilidade de demanda são percebidos imediatamente nos níveis de estoques de segurança, parcelada destinada à garantia dos níveis desejados de disponibilidade de produtos sob condições de incerteza da demanda e do lead-time de ressuprimento. Estes níveis constituem uma reserva estratégica de produto,não fornecendo suporte direto ao planejamento e execução das operações comerciais, de distribuição ou de manufatura num determinado estágio da cadeia de suprimentos. Para Eduardo Saggioro Garcia, Leonardo Salgado Lacerda e Rodrigo Arozo Benício ( 03/02/2005, 17:35h, p.1), para se lidar com as incertezas presentes em praticamente todos os processos logísticos, podem ser utilizados estoques de segurança.porém, o seu correto dimensionamento ainda gera muitas dúvidas e divergências. Muitas empresas determinam de maneira inadequada seus estoques de segurança pois não se baseiam em medidas precisas das incertezas do processo... Portanto, conhecer e mensurar as incertezas presentes nos

45 45 processos logísticos é o primeiro passo para uma boa política de gestão de estoques. A criação de indicadores dessas incertezas é essencial para o correto dimensionamento dos estoques de segurança, garantindo o nível de serviço desejado ao menor custo total de operação.

46 46 CAPÍTULO VI CUSTOS DOS ESTOQUES Para Rodrigo Arozo ( 03/02/2005, 17:35h, p.1) os indicadores de custo são os mais utilizados no monitoramento do estoque das empresas,sendo muitas vezes os únicos; atualmente todos se preocupam com o tamanho, valor, do estoque. Esta grande importância dada aos indicadores de custo é muitas vezes decorrente da falta de visão global do processo de gestão de estoques, que não abrange os impactos que reduções no nível de estoques podem gerar no grau de disponibilidade de produto e,conseqüentemente, no nível de serviço da empresa. Para Rodrigo Arozo, mesma página,a gestão de estoque incorrre em dois tipos básicos de custo: custo de manutenção de estoque e custos associados à falta do mesmo. o Custo de Manutenção de Estoque Þ Três questões devem ser observadas: a diferença entre valor e custo do estoque, as deficiências do monitoramento de valores contábeis e a necessidade de mais de um indicador para se ter uma informação de qualidade. o Custos Associados à Falta de Estoque Þ estão intimamente associados ao nível de serviço atingido, sendo sua quantificação financeira. Apesar de sua grande importância, raramente são utilizados Produtos acabados e insumos devem possuir indicadores diferenciados, apesar de baseados no mesmo conceito. Para Rodrigo Arozo, como a gestão de estoque abrange uma grande gama de atividades de uma empresa, normalmente existem custos, que não

47 47 os de Manutenção de Estoque ou Associados à Falta de Estoque, que são impactadas pelo processo de gestão. A definição de quais custos deve ser considerada é função das características operacionais de cada empresa, devendo ser identificados seus principais impactos na gestão de estoques. Para Maurício Pimenta Lima, ( 03/02/2005, 18:00h, p.1), dois enfoques sobre os custos se apresentam como relevantes: o Custo Financeiro de Estoque e o Custo da Venda Perdida. Custo Financeiro de Estoque Þ por se tratar de um custo de oportunidade ele não está ligado a um desembolso e também não aparece em nenhuma conta ou nota de pagamento. O conceito de custo de oportunidade, segundo Lima, mesma página, se refere a uma possível perda de rendimentos pela opção de uma determinada alternativa em detrimento de outra. Custo da Venda Perdida Þ perda de venda devido à falta de produto para atender a demanda. Entre a série de complicações decorrentes da falta de produto pode-se destacar o resultado negativo para a marca e a perda da fidelidade dos clientes, que acabam recorrendo a outras marcas e produtos substitutos. Este cálculo é mais difícil de ser mensurado. Uma maneira mais conservadora de avaliar este custo, desconsiderando as questões relativas à imagem da marca e a fidelidade do cliente, é avaliar exclusivamente o prejuízo relativo à venda do produto pela sua indisponibilidade. Já para Dias, (1995), todo e qualquer armazenamento de material gera custos, que são: