LUCROS E BENEFÍCIOS NA APLICAÇÃO DE UM SISTEMA DE ESTOCAGEM NA EMPRESA

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1 LUCROS E BENEFÍCIOS NA APLICAÇÃO DE UM SISTEMA DE ESTOCAGEM NA EMPRESA RESUMO: Vanessa dos Santos Dada 1 Há uma grande demanda, nos mercados atuais, pelas empresas que atuam na área de operações logísticas. A logística neste momento e uma estratégia indispensável para diminuir os custos operacionais, e principalmente uma ferramenta essencial nas tomadas de decisões. Na introdução apresenta-se as ideias de alguns autores servindo como embasamento da pesquisa que tratará da formalização das técnicas de gestão de estoques. A busca de informações para a formação deste artigo foi realizada através de pesquisa bibliográfica, que tem como objetivo analisar os meios de se ter um sistema de estocagem que permita à empresa maior lucratividade. Através de conceitos voltados à aplicação da logística e controle de estoques, avaliou-se que, com a implantação de sistemas de controle de estoque pode-se reduzir custos e ter uma melhor organização da empresa. Uma das formas para alcançar tal finalidade, é através da utilização de gráficos e históricos estatísticos de estoque, possibilitando que se tenham determinadas quantidades de itens para estoque definidas em um determinado período de tempo. Através destas análises também é possível determinar a priorização dos itens, tendo atenção especial para aqueles que representam maior valor no volume financeiro total do estoque na empresa. Palavras-chave: Estocagem. Benefícios. Lucros. 1 Acadêmica da disciplina de Projeto Integrador IV do Curso de Tecnologia em Logística da FATESC, da cidade de Brusque-SC, 2009, sob orientação do Prof. José Francisco dos Santos.

2 2 1 INTRODUÇÃO Este artigo busca mostrar as vantagens que as empresas irão obter na aplicação das estratégias logísticas, visando lucros e benefícios utilizando um sistema de estocagem, tendo este como principal objetivo disponibilizar os produtos no estoque, produtos acabados, semi-acabados, e matéria-prima no local onde são requisitados, no momento desejado, ao menor custo possível. Bowersox (2001) define a logística como um esforço integrado com o intuito de ajudar a criar valor ao cliente pelo menor custo total possível, pois este esforço existe para satisfazer às necessidades dos clientes. Bertaglia (2003) diz que uma boa administração traz para as empresas uma vantagem em termos de serviços e custos reduzidos, além de possibilitar respostas mais rápidas às necessidades de mercado, pois as empresas também precisam ser competitivas em preço, qualidade e diferenciação. A Logística está evoluindo bastante no mercado brasileiro, com novas tecnologias e possibilitando grandes oportunidades para as empresas que se preocupam com o crescimento e aperfeiçoamento. Atualmente os clientes estão cada vez mais exigentes e as empresas têm que atender às suas necessidades, ao mesmo tempo em que tem que minimizar seus custos. Este artigo faz uma análise sobre a estocagem dos produtos nas empresas, mostrando a importância do processo de estocagem que aplicado com estratégias logísticas facilita a organização dos produtos, diminui os riscos de perda e danos no estoque, e facilita o rápido acesso a todos os itens. Diante das dificuldades que as empresas estão apresentando no mercado em relação à estocagem dos seus produtos e buscando atender as necessidades dos seus clientes, estas estão pesquisando métodos que sejam eficientes no momento do manuseio do produto, para forma, ser possível atuar fortemente na administração das mercadorias. Atualmente o setor de controle de estoques não está atuando de forma correta nas tomadas de decisões, sendo muitas vezes as empresas afetadas pelas compras realizadas com imprecisão, sendo elas feitas sem critérios técnicos, sem avaliar o nível correto de itens para comprar, gerando sobras de determinado

3 3 produtos e faltas de outro. A principal deficiência que encontramos nas empresas é a apuração de onde se deve atuar, a fim de buscar ferramentas que visualizem problemas oriundos de baixo giro e principalmente de altas compras, nas quais comprometem a organização. Com isso temos duas importantes questões: quanto o estoque pode auxiliar no controle da empresa? Quais são os melhores procedimentos para que o processo ocorra de forma correta e organizada? Hoje as empresas apresentam um sério problema com a estocagem dos seus produtos, muitas delas já não possuem espaço para estocá-lo e raramente sabem o que está em estoque. Elas apresentam problemas sérios, como manipulação e desorganização dos produtos. Além disso, existem várias empresas que tem o laboratório de manutenção no mesmo lugar que o estoque. Outras com vários produtos velhos sem uso misturados com os novos, muitas ainda não possuem uma ficha de cadastros para identificação dos produtos de seus clientes, sendo assim, não se sabe o defeito que o cliente relatou sobre o produto. A entrega da mercadoria é outro problema, pois muitas empresas não têm funcionário específico para conferencia da mercadoria e, quando verificação, está faltam peças. Este trabalho tem como objetivo geral examinar a importância de ter um sistema de estocagem com a finalidade de obter lucros e benefícios, pois com uma estabilidade maior no estoque, as empresas terão maior controle, gerando redução de custos e organização. Os itens que seguem tratam primeiramente da logística, sua origem, seu conceito e sua importância; na sequência examina-se o estoque, seu conceito, vantagem, objetivo e sua importância; seguido do abordagem sobre os custos de estocagem e da importância da logística no estoque.finaliza com as conclusões que o autor do artigo fez sobre este trabalho. 2. LOGÍSTICA SUA ORIGEM, CONCEITO E IMPORTÂNCIA Hoje quando se escuta a palavra logística associa-se à transporte, à movimentação de materiais, armazenamento, estoque processamento de pedidos e

4 4 gerenciamento de informação. As empresas que sempre buscaram modelos organizacionais da igreja e do exército procuraram implantar a logística no mundo dos negócios. As organizações tinham que ser diferentes uma das outras, já que começava a haver abertura comercial, resultando em maior concorrência. Ao procurar a palavra logística em um dicionário, observou-se que surgem várias denominações relativas a termos matemáticos da época da Grécia Antiga, do tão conhecido termo logos que significa razão. A palavra logística é de origem francesa. Foi usada pela primeira vez na guerra, onde para se obter sucesso na frente de batalha é preciso um ótimo sistema de apoio. A Logística é fator de competitividade e organização, ela aumenta a produtividade da empresa, gera redução de custos, permitindo um melhor controle e maior integração entre os setores eliminando a visão limitada da área de atividade. [...] Logística é aquela parte do processo da cadeia de abastecimento que planeja, implanta e controla o fluxo e estocagem eficiente e eficaz de produtos, serviços e informações relacionadas desde o ponto de origem ao ponto de consumo, a fim de atender as necessidades dos clientes (MOURA et al., 2004, p. 8). Hoje o mercado atual exige que as empresas mostrem eficiência no processo de movimentação de materiais, tanto na interna quando na externa, que se inicia no processo do recebimento da matéria-prima até a entrega do produto final para o cliente. 2.1 ESTOQUES: CONCEITO, VANTAGEM, OBJETIVO E IMPORTÂNCIA Os estoques podem ser entendidos, de forma generalizada, como certa quantidade de itens mantidos em disponibilidade constante, renovada permanentemente, para produzir lucros ou serviços. Lucros provenientes das vendas e serviços, permitindo a continuidade do processo produtivo das empresas garantindo a estabilidade nas operações de venda. Segundo Ballou (2006, p. 271), estoques são acumulações de matériasprimas, suprimentos, componentes, materiais em processo e produtos acabados que surgem em números pontos do canal de produção e logística das empresas. Concordamos com Ballou, em sua definição porque estoque é todo de

5 5 material que a empresa utiliza para a geração de lucro ou para o fornecimento de matéria prima no processo produtivo. Estoque são bens que, de uma forma geral, estão num espaço físico e fazem parte de um processo produtivo. O estoque é um conjunto de materiais, que é composto de matéria prima e produtos que estão aguardando para a produção. Os materiais acabados que estão em fase de espera para ser vendido também estão incluídos neste conjunto. ( Chiavenato (2005) afirma que o estoque da empresa oferece segurança na hora da venda e acima de tudo proporciona a vantagem da economia em escala, quando se realiza compras em lotes maiores com descontos especiais. A relação operacional determina o ritmo da empresa no seu departamento produtivo, derivado da demanda. Na questão financeira conta-se com investimentos que envolvem o capital da empresa. Sabe-se que quanto maior for o estoque maior é o capital investido.). Existem estoques por serem impossíveis de conhecer a demanda futura dos consumidores. Eles são eficientes para garantir a disponibilidade das mercadorias no momento que os clientes necessitam. Segundo Ballou (1993, p. 205) existem várias vantagens para manter um estoque: a) Melhoria do nível de serviços: o departamento de marketing pode vender mais seguramente os produtos da empresa. O estoque é bom para os clientes que precisam imediatamente do produto e são atendido, e benéfico para a empresa diminui seu custo de falta do produto. b) Incentivo a economia de produção: quando há estoques, pode haver economia na produção. Isso se deve ao fato da fábrica produzir sem levar em conta a demanda. Assim é possível diminuir os custos na produção, já que a mesma ocorre em grandes lotes e é possível também manter a força de trabalho em nível estáveis. c) Economia de escala nas compras e no transporte: um dos objetivos dos estoques é obter descontos no transporte por se tratar de grandes lotes; e nas compras grandes quantidades de matéria-prima. Quando é preciso atender uma demanda imediata, que às vezes trata-se de um pequeno lote, a empresa perde esses descontos, tanto de transporte como de compra. d) Proteção contra alterações nos preços: quando há previsão de um

6 6 aumento nos preços, a empresa pode antecipar a compra da matériaprima para o estoque e manter em estoque. Isso não provoca aumento dos custos, conseqüentemente os clientes serão atendidos normalmente sem que haja aumento nos preços. e) Proteção contra oscilações na demanda ou tempo de ressuprimento: a empresa pode manter estoques de segurança, para atender as necessidades de produção ou do mercado. f) Proteção contra contingências: a empresa pode manter estoques de reserva para garantir o fornecimento de seus produtos no caso de uma greve ou de um incêndio. Concordamos com Ballou, pois para obter vantagens no estoque de uma empresa o administrador precisa estar atento as todas as previsões essenciais e necessárias para manter o estoque controlado garantindo lucros e benefícios para a empresa. A rotatividade ou giro do estoque é uma relação existente entre o consumo anual e o estoque médio do produto. A rotatividade é expressa no inverso de unidade de tempo ou em vezes, isto é, vezes por dia, ou por mês ou por ano. O índice de giro pode também ser obtido através de valores monetários de custos ou de venda. O grande mérito do índice de rotatividade do estoque é que ele representa um parâmetro fácil para a comparação do estoque, entre empresas do mesmo ramo de atividade e entre classes de material do estoque. Para fins de controle, deve-se determinar a taxa de rotatividade adequada à empresa e então comprá-la com a taxa real. É bastante recomendável ao determinar o padrão de rotatividade, estabelecer um índice para cada grupo de materiais que corresponda a uma mesma faixa de preço ou consumo. Conforme Ballou (1993, p. 208): [...] a rotatividade do estoque é uma medida utilizada para indicar a velocidade do giro de capital e para verificar se o inventário está dentro dos limites viáveis. Analisou-se que a relação operacional determina o ritmo da empresa no seu departamento produtivo, derivado da demanda. Na questão financeira conta-se com investimentos que envolvem o capital da empresa. Sabe-se que quanto maior for o estoque maior é o capital investido. Segundo Dias (2006, p. 17): [...] O estoque é necessário para que o processo de produção e vendas da empresa opere com um número mínimo de

7 7 preocupação e desníveis. Os estoques podem ser de: matériaprima, produtos em fabricação e produtos acabados. O setor de controle de estoque acompanha e controla o nível de estoque e o investimento financeiro envolvido. O estoque é responsável pela organização e controle da empresa, assim a sua principal função representa a agregação de valores ao investimento inicial. Dias (2006, p. 17) explica ainda que sem estoque é impossível uma empresa trabalhar, pois ele funciona como amortecedor entre vários estágios da produção até a venda final do produto. Necessitam-se informações reais para saber onde se situa cada recurso ou investimento da empresa. Administração de estoque tem um papel muito importante, que é a organização dos dados com objetivo principal de gerar mudanças que façam a empresa crescer no mercado. Dessa forma, cabe ao administrador gerenciar de forma correta todos os recursos para saber aonde quer chegar, o que deseja produzir com seus materiais, excluindo os excedentes e buscando lucro com seus produtos. Segundo o mesmo autor (2006, p. 25) os principais objetivos do setor de estoque são: a) Determinar o que deve permanecer no estoque; b) Determinar quando se deve reabastecer o estoque; c) Determinar quanto de estoque será necessário para um período predeterminado; d) Acionar o departamento de compras para executar aquisição de estoque; e) Receber, armazenar e guardar os materiais estocados de acordo com as necessidades; f) Controlar os estoques em termos de qualidades e estados dos materiais estocados; g) Identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados. Portanto, cabe ao administrador de materiais organizar e classificar o nível de estoques que atendam às necessidades da empresa sem comprometê-la. Analisa-se que são muitos os desafios que envolvem a política de estoque, sendo assim,quando os dados não estão bem organizados, estes geram

8 8 desconfiança e colocam em jogo o futuro das compras. A maioria das empresas se preocupa com o giro em torno do estoque, como manter um estoque adequado para a necessidade de seus clientes, a quantidade de mercadoria necessária e a organização. Administrar bem significa verificar cuidadosamente as informações, porque é um papel indispensável, analisar, sobretudo, as principais necessidades do estoque, transformando-as em prioridades de curto prazo. Com essas informações obtidas torna-se possível o gerenciamento de estoques. Analisa-se que pequena parcela de produtos da empresa é responsável pela maior parte do faturamento, portanto merecem intensa atenção em seu controle para garantir sua correta cobertura. A maioria dos produtos é caracterizada por terem baixa rotatividade, onde geram menos trabalho, pois em caso de faltas não prejudicam a empresa, podendo ser substituídos por similares. Ballou (2006) apresenta ainda dois objetivos principais do estoque: a) Custos: o objetivo é equilibrar custos de manutenção, de aquisição e de faltas, obtendo o mínimo custo total. Quando as quantidades estocadas são grandes há um aumento do custo de manutenção, porém os custos de aquisição e de falta são menores. Quando se somam os três tipos de custos tem-se a curva de custo total; b) Nível de serviço: quando a empresa tem certa dificuldade em estimar os custos de falta, acaba investindo muito em estoque. Ao estabelecer que, por exemplo, 80% das vendas serão atendidas pelo estoque disponível devem-se ajustar custos de aquisição e manutenção de estoques, minimizando sua soma. Torna-se possível o planejamento dos níveis de estoques para determinados períodos, gerando-se previsões de receitas estabelecidas pelos padrões de tempo de estocagem ou espera para ser vendido. Dessa forma concretiza-se o plano até a providência do material que o mercado solicita, entre outras palavras pode-se dizer que a questão do atendimento e gerenciamento da demanda tange à questão do papel oficial da empresa que atuante do mercado, deverá estar atenta a cada nova solicitação feita pelos clientes, com a necessidade e a demanda tornando-se evidente um novo condicionamento e novos investimentos para atendimento desta solicitação.

9 9 Os estoques constituem um vínculo entre as etapas do processo de compra e venda, no processo de comercialização em empresas comerciais e entre as etapas de compra, transformação e venda, também no processo de produção em empresas manufatureiras. Em qualquer ponto do processo formado por essas etapas, os estoques desempenham um papel importante na flexibilidade operacional da empresa. Funcionam como amortecedores das entradas e saídas entre as duas etapas dos processos de comercialização e de produção, pois minimizam os efeitos de erros de planejamento e as oscilações inesperadas de oferta e procura ao mesmo tempo em que isolam ou diminuem as interdependências das diversas partes da organização empresarial. 2.2 CUSTOS DE ESTOCAGEM Ouve-se muito dizer que estoque custa dinheiro, podendo-se dizer que a afirmação é verdadeira, e de certa forma leva a empresa a manter as necessidades de ter custo. De acordo com Christopher (1997, p. 201), o gerenciamento logístico é um conceito voltado para o fluxo, com o objetivo de administrar os recursos ao longo de toda operação que contempla desde os fornecedores até o cliente final. É importante observar que é fundamental dimensionar e avaliar os custos e o desempenho do sistema logístico. Hoje a logística ganhou forma diferenciada, pois além de estar sendo empregada como uma moderna técnica estratégica, ela ganhou forma de projeto como de consultoria, assessoria e de treinamento. A logística possui papel importante na busca da lucratividade e sucesso das empresas prestadoras de serviços, sua peculiaridade torna-se bastante flexível no conjunto das estratégias abordadas pelas empresas nesta busca de espaço no atual mercado globalizado. A gestão da atividade logística como um sistema completo, considerando os efeitos das decisões tomadas de uma área de custos sobre outras, apresenta reflexos no resultado das empresas. Assim, os efeitos do trade-off podem ser avaliados sob duas perspectivas: custos totais e receita de vendas. Os custos de capital representam os recursos investidos em estoque que não estão disponíveis para outras aplicações. O custo mínimo a ser considerado seria os juros perdidos por não se investir o capital às taxas vigentes, que poderiam ser bem

10 10 mais atrativas, dependendo das oportunidades de investimento disponíveis para a empresa. Os custos de armazenamento dizem respeito aos gastos relacionados com a ocupação de espaço físico, funcionários do depósito e equipamentos utilizados na movimentação dos estoques no depósito. Segundo Martins (2001, p.141), podemos classificar custos de manter estoques em três grandes categorias: custos diretamente proporcionais aos estoques; inversamente proporcionais aos estoques e independente da quantidade estocada. Para o autor, têm-se como custos diretamente proporcionais aqueles que crescem de acordo com a média de estoques, ou seja, quanto maior o estoque que a empresa busca, tão maior será seu custo de estocagem. Os custos inversamente proporcionais são caracterizados como o inverso, sendo que, quanto maior a média do nível de estoques menor são os custos de estocagem. Na questão dos custos independentes, podem ser definidos como aqueles que não estão ligados ao estoque médio da empresa, ligando-se diretamente com os custos fixos. 2.3 LOGÍSTICA NO ESTOQUE Os autores Ballou (1993), Bertaglia (2001) e Dias (2006) definem os estoques como sendo um custo para a empresa, entretanto, considera-se importante o papel dos estoques para o funcionamento. Sabe-se que seu custo é alto, sua manutenção gera tempo, muito trabalho e muito dinheiro, bastando-se administrar bem as compras e os recursos, para assim buscar um diferencial na administração dos materiais. Diminuir o volume de investimentos destinados a compras para o estoque e investir na administração de materiais, tornando-o eficaz à empresa. Com isso toda empresa que especifica meta deve diminuir os gastos nos estoques, procurando maximizar os constantes recursos gerados pelos produtos. Comprova-se então que o estoque gera custos e que todos os custos devem ser controlados para aumento de resultados. Para Francisquini e Gurgel (2004),

11 11 [...] o giro apontara a quantidade de vezes que o estoque renovou-se em sua totalidade, acontecera, em geral em um período igual a um ano. Calcula-se o giro de estoques com as seguintes variáveis: Valor consumido no período e Valor de estoque médio no período. Desta forma chega-se a seguinte fórula: Giro de estoques: Valor Consumido no Período Valor do Estoque Médio no Período Segundo Martins (2001, p.141): podemos classificar custos de manter estoques em três grandes categorias: custos diretamente proporcionais aos estoques; inversamente proporcionais aos estoques e independente da quantidade estocada. Para o autor, têm-se como custos diretamente proporcionais aqueles que crescem de acordo com a média de estoques, ou seja, quanto maior o estoque que a empresa busca, tão maior será seu custo de estocagem. Os custos inversamente proporcionais são caracterizados como o inverso, sendo que, quanto maior a média do nível de estoques menor são os custos de estocagem. Na questão dos custos independentes, podem ser definidos como aqueles que não estão ligados ao estoque médio da empresa, ligando-se diretamente com os custos fixos. Antigamente, as empresas só pensavam no lucro e não davam muita importância a outros fatores como: seleção de fornecedores, ótimo atendimento ao cliente, etc. Esse fato trazia alguns pontos negativos como custos elevados, ciclos logísticos de maior duração e nível de serviço prestado ao cliente insatisfatório. Então, para organizar um setor de controle de estoque conforme Dias (2008, p. 25) é necessário: a) determinar o que deve permanecer em estoque. Número de itens; b) determinar quando se devem reabastecer os estoques. Periodicidade; c) determinar quanto de estoque será necessário para um período predeterminado; quantidade de compra; d) acionar o Depto de Compras para executar aquisição de estoque; e) receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades; f) controlar os estoques em termos de quantidade e valor, e fornecer informações sobre a posição do estoque;

12 12 g) manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados dos materiais estocados; h) identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados. O objetivo do controle de estoques é evitar a falta de material sem que esta diligência resulte em estoque excessivo às reais necessidades da empresa. O controle procura manter os níveis estabelecidos em equilíbrio com as necessidades de consumo ou das vendas e os custos decorrentes. 3 CONCLUSÃO O objetivo considerado prioritário desse artigo foi examinar a importância de ter um sistema de estocagem com a finalidade de obter lucros e benefícios para a empresa. O controle de estoques sustentou a idéia principal da pesquisa, considerada como ferramenta central para as empresas, com a responsabilidade de estabelecer a quantidade necessária de produtos de acordo com o período determinado pelo administrador, sem riscos de faltas de produtos. O sistema de reposição proposto no trabalho tem como principal finalidade a determinação dos itens a serem comprados em um período determinado pela empresa, desta forma foi possível oferecer um novo perfil de compras. Com o estudo proposto a reposição poderá ser de acordo com o tempo desejado, podendo considerar que se o comprador desejar adquirir produtos para um mês, o sistema de reposição informará a demanda deste período, de acordo com a estatística histórica mostrando a quantidade ideal de itens a serem repostos. A pesquisa apresentada buscou se ater ao tema do trabalho lucros e benefícios mostrar um processo de controle de estoques. Com a exploração bibliográfica, mostrou-se que as teorias oferecem subsídios na compreensão dos benefícios no controle do estoque. A pesquisa ajudou no alcance de métodos para criação das técnicas desenvolvidas, proporcionando o alcance dos objetivos propostos no artigo. A principal proposta foi analisar uma nova administração de compras da empresa que abordou ferramentas úteis, capazes de proporcionar ao administrador uma forma ideal no controle de estoques. A empresa deverá submeter-se a aplicação das ferramentas desenvolvidas

13 13 no trabalho, no qual oferecerá redução significativa, porém gradativa do acúmulo nas quantidades de mercadorias, e com isso dispor de benefícios,sendo o principal deles a lucratividade. REFERÊNCIAS BALLOU, R. H. Logística empresarial: transporte, administração de materiais e distribuição física. 2. ed. São Paulo: Atlas, Gerenciamento da cadeia de suprimentos: logística empresarial 5. ed. Porto Alegre: Bookman, BERTAGLIA, P. R. Logística e gerenciamento da cadeia de abastecimento. São Paulo: Atlas, Logística e Gerenciamento da Cadeia de Abastecimento. São Paulo: Saraiva BOWERSOX, D.J; Closs, D. J. Logística Empresarial: O processo de integração da cadeia de suprimento. São Paulo: Atlas, CHIAVENATO, I. Administração de materiais: uma abordagem introdutória. Rio de Janeiro: Campus/Elsever, CHING, H. Y. Gestão de estoque na cadeia de logística integrada Supply chain. São Paulo: Atlas, CHRISTOPHER, M. Logística e gerenciamento da vadeia de suprimentos: estratégias para a redução de custos melhoria dos serviços. São Paulo: Pioneira, DIAS, M. A. P. Administração de materiais: uma abordagem logística. 4. ed. São Paulo: Atlas, Administração de materiais: princípios, conceitos e gestão. 5. ed. São Paulo: Atlas, p.

14 14 FRANCISCHINI, Paulino G., & GURGEL, Floriano do Amaral. Administração de materiais e do patrimônio. Editora Thomson Pioneira. São Paulo: MARTINS, P. G.; ALT, P. R. C. Administração de materiais e recursos patrimoniais. São Paulo: Saraiva, MOURA, R.A.et al.atualidade na logística.são Paulo: IMAM,2004.

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