Casos de Sucesso de Modernização na Saúde com SI/TI. e-business Report

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1 Casos de Sucesso de Modernização na Saúde com SI/TI Nº 463/Nº36 de 19 de Março de 2009 e-business Report Com a introdução e utilização plena do Smartdocs assistimos a um salto qualitativo e a um novo conceito de modernização administrativa. João Nabais, Secretário-Geral da Secretaria-Geral do Ministério da Saúde, sublinha que o que motivou o investimento num sistema de gestão documental foi sobretudo o objectivo de abandonar o modo tradicional de encarar a organização de processos e o seu manuseamento e partir para um novo conceito de gestão da informação. Pág. 8. Este caderno faz parte integrante do Market Report Tecnologias de Informação Nº 463 de 19 de Março de 2009 e não pode ser vendido separadamente USF Amora Saudável investe na qualidade de serviço ao utente com VITACARE fornecido pela PT/HIS. Pág. 12. A solução Visage PACS implementada pela ATM é eficiente, segura e integrada. Pág. 22. UMCCI gere a rede de cuidados continuados integrados com o GestCare CCI da Care4IT. Temos uma parceria com a Care4IT que nos merece confiança e credibilidade para fazer o que precisamos de uma forma rápida, eficaz, com funcionalidades de fácil acesso e com uma linguagem de fácil entendimento afirma Inês Guerreiro, Coordenadora da Unidade de Missão para os Cuidados Continuados Integrados (UMCCI). Pág. 16. Edol melhora planeamento com Microsoft Dynamics NAV e apoio da Best For Business. O Laboratório Edol conta com o serviço da Best For Business e trabalha com a mesma equipa há alguns anos, que tem dado uma resposta adequada às elevadas exigências da empresa. Pág. 20. Melhor relacionamento com os munícipes na C.M. de Santarém com Microsoft Dynamics CRM Página 24 e-business Report Nº 463/Nº36 de 19 de Março de 2009 INSAT 1

2 e-business Report Market Report Tecnologias de Informação Editor e Proprietário INSAT INSAT Consultoria e Serviços Lda. Redacção Casimiro Santos (Director) Elisabete Lucas (Editor) Análise de Mercado Aristides Meneses Publicidade e Assinaturas Ana Gonçalves Redacção Rua Cidade de Bolama Lote 17 7º B LISBOA Tel: Fax: Periodicidade Quinzenal Circulação por assinatura Impressão e produção Aguarela Gráfi ca Lda. Rua das Labruscas 29 B ENCARNAÇÃO Assinatura Anual (26 edições) 175 euros (5% IVA incluído) Conteúdo Opinião A Telemedicina e a Tele-saúde A resposta para um Mundo em mudança Por Dr. Lino Patrício, Médico Cardiologista de Intervenção Hospital de Santa Marta. Página 4. Testemunhos Com a introdução e utilização plena do Smartdocs assistimos a um salto qualitativo e a um novo conceito de modernização administrativa Por Elisabete Lucas. Página 8. USF Amora Saudável investe na qualidade de serviço ao utente com VITACARE fornecido pela PT/HIS Por Elisabete Lucas. Página 12. UMCCI gere a rede de cuidados continuados integrados com o GestCare CCI da Care4IT Por Elisabete Lucas. Página 16. Edol melhora planeamento com Microsoft Dynamics NAV e apoio da Best For Business Por Elisabete Lucas. Página 20. A solução Visage PACS, implementada pela ATM, é eficiente, segura e integrada Por Elisabete Lucas. Página 22. Melhor relacionamento com os munícipes na C.M. de Santarém com Microsoft Dynamics CRM Por Elisabete Lucas. Página 24. Estudos de Mercado 28,4% dos hospitais têm computadores para utilização pelos doentes internados Por Elisabete Lucas. Página 28. Comentário Sector da Saúde no Simplex 09 Por Elisabete Lucas. Página 30. Registo no I.C.S. nº de 17/12/98. Depósito Legal nº 77578/94 ISSN Esta publicação de mercado, exclusivamente vendida por assinatura, é fornecida na condição de ser considerada confi dencial e apenas ser utilizada pelo destinatário. Todos os direitos reservados. Não pode ser reproduzida, no todo ou em parte, qualquer que seja o método utilizado. INSAT Consultoria e Serviços Lda. 2 INSAT e-business Report Nº 463/Nº36 de 19 de Março de 2009

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4 Opinião A Telemedicina e a Tele-saúde A resposta para um Mundo em mudança Por Dr. Lino Patrício, Médico Cardiologista de Intervenção, Hospital de Santa Marta A Telemedicina O termo Telemedicina está associado à prestação de actos médicos remotos no espaço e, em alguns casos, também no tempo, suportados por redes de telecomunicações. A teleconsulta é um serviço síncrono, em que um médico remoto comunica em tempo real com um doente (acompanhado presencialmente por um médico ou outro profissional de saúde), suportado por um sistema de comunicação. Estas iniciativas de Teleconsulta que têm tido desenvolvimento recente utilizando Videoconferência, Internet ou Telemóvel, são um contributo importante, principalmente no apoio à decisão médica a outro profissional de saúde, no entanto quando entendidas como consulta clássica à distância, perdem o factor imprescindível da relação médico-doente e tornam impossível o exame objectivo e a observação clínica. Pensamos que o grande futuro da Telemedicina está no Telediagnóstico, que é um serviço no qual um médico remoto recebe informação do doente (imagens médicas, resultados de análises de patologia clínica, electrocardiograma ou sinais biológicos) e faz a análise, elabora o relatório de diagnóstico e remete-o à origem. As soluções de Telemedicina/Telediagnóstico são muito variadas e a tecnologia tem sido aplicada em muitas especialidades médicas. Salientam-se algumas aplicações como a Tele-radiologia, Tele-angiografia, Teleelectrocardiografia, Tele-patologia, Teleanatomopatologia, Tele-oftalmologia, Teledermatologia. Estas soluções são aquelas que estão numa fase de evolução avançada e possibilitam o diagnóstico à distância através da internet. Outras aplicações de Telemedicina, como a Robótica/Telecirurgia, já são também uma realidade em alguns países. Inclui-se também na Telemedicina a utilização de redes de telecomunicações para fins relacionados com o ensino médico, mas não nos dedicaremos neste artigo à sua avaliação. Factores de Utilização da Telemedicina Seria impensável há 10 anos prever a utilização actual dos telemóveis, ou há 5 anos pensar no que hoje é a internet e as suas potencialidades, nomeadamente na vulgarização da sua utilização. Este desenvolvimento, só foi possível porque estas ferramentas tecnológicas responderam às necessidades dos utentes. O desenvolvimento do processo clínico electrónico e a digitalização e arquivo dos exames complementares de diagnóstico PACS serão as ferramentas tecnológicas para a webização da informação médica e a partilha desta informação centrada no doente e para o doente. A globalização vai exigir que zonas mais remotas do planeta tenham também acesso aos meios médicos mais diferenciados. Estes poderão ser disponibilizados à distância com os melhores especialistas, remotamente relatando exames e dando conselhos clínicos, como se estivessem em presença física. Mas também nos países desenvolvidos, quer a pressão financeira quer o envelhecimento da população com dificuldades de mobilização, mas com a necessidade de um número crescente de exames de diagnóstico, vai obrigar à criação dum processo único centrado no doente ( com ganhos de eficácia) e ainda à monitorização no domicílio de sinais vitais e exames complementares de diagnóstico.vai ser possível efectuar o contolo remoto da medicação (ex: diabetes; anticoagulação oral; hipertensão arterial), sem que isso seja sinónimo de um afastamento médico-doente, mas antes de um maior contacto e disponibilidade médica e dos serviços de saúde. A Telesaúde dirigida à prevenção e rastreio duma população não doente tem potencialidades inimagináveis, veja-se hoje a circulação de s de diversão pelas nossas caixas de correio, transformados em conselhos médicos de higiene e saúde. No futuro breve, a utilização da web na acessibilidade aos registos médicos será uma rotina na relação entre Instituições (Centros de Saúde/Hospitais) e entre doentes e Centros de Cuidados Médicos. Com estes Sistemas, profissionais altamente diferenciados como Radiologistas; Neuroradiologistas; Cardiologistas de Intervenção (cujo ratio por habitante é baixo) podem, sem estarem presentes, auxiliar e ser parte nas decisões médicas a tomar. Monitorização de doentes com doenças crónicas-monitorização na Terceira Idade A Tele-saúde utiliza equipamentos de telecomunicações e tecnologia digital. Possibilita cuidados de saúde à distância, nomeadamente a Monitorização de Sinais Vitais, em locais como a casa do Doente, um lar da 3ª idade ou locais onde o SNS tem acordos para Cuidados de Saúde Continuados. Como exemplos de Sinais Vitais a Monitorizar, salientamos alguns como o peso, a temperatura, pulso, tensão arterial, a glucose no sangue, saturação de oxigénio, ECG. Para além da monitorização, alguns sistemas têm a capacidade de fornecer informações aos doentes, favorecendo acções preventivas e criando alertas a enfermeiros e médicos que podem por contacto directo com o paciente, mudar terapêuticas e hábitos sem que seja necessário recorrer a novas consultas e obviando futuros internamentos. A população europeia envelhece e requer mais cuidados de saúde, estimando-se que em 2015 cerca de 15% dela tenha mais de 65 anos. Uma pessoa cuja idade se situe entre os 65 e os 74 anos gasta quase o dobro de serviços de saúde que outra com 4 INSAT e-business Report Nº 463/Nº36 de 19 de Março de 2009

5 idade entre os 45 e os 64 anos. A relação aumenta para três vezes se a idade se situar no intervalo de 75 a 84 anos. Os recursos escasseiam, mas a necessidade de mais e melhores serviços aumenta principalmente em doenças crónicas como a HTA, Diabetes Mellitus, F.A. com ACO, DCV, DPOC que exigem cuidados médicos e de enfermagem continuados. A monitorização de sinais biológicos (TA, ECG, Glicémia, Colesterol, INR, Saturação O2, Peso corporal) pode ser determinante para um bom controlo dessas situações. Situações de doença crónica levantam problemas de custos, consumo de saúde ou mobilidade dos pacientes que a acessibilidade web e monitorização de registos biológicos pode obviar. O arquivo de registo de sinais biológicos permite a sua comparação temporal melhorando a eficiência e motivação no controlo. Nas figuras na página seguinte, esquematizase como linha vermelha a gravidade do quadro clínico que necessita de Internamento e em gráfico os picos de agravamento clínico no tempo. Apesar de eventualmente não se influenciar o prognóstico de vida, pode melhorar-se a qualidade de vida e reduzir o número de internamentos com um bom controlo ambulatório. A longevidade leva ao desenvolvimento de Doenças Crónicas como: Insuficiência cardíaca, Doença cerebro vascular,diabetes Mellitus e Doença pulmonar crónica. A insuficiência cardíaca congestiva é a doença mais prevalente entre a população idosa (CDC). Muitos dos idosos têm várias co-morbilidades que exigem cuidados continuados e custos de saúde elevados. Nos EUA 5 milhões de indivíduos vivem com problemas cardíacos e morrem todos os anos. Em 2030 o número irá duplicar, estimando-se que 10 milhões sofrerão de Insuficiência Cardíaca Congestiva. Dos beneficiários do Medicare, 14% sofrem de ICC, e existem por ano novos casos. Os EUA gastam anualmente cerca de 27 biliões de USD em custos directos com o tratamento de indivíduos com ICC, metade dos quais são hospitalizados. O Medicare nos EUA gasta o enorme valor de 43% de todos os custos com a saúde, só para o tratamento dos doentes com ICC. Em visitas aos consultórios médicos em 2005, foram gastos 300 milhões de USD, pelos pacientes com ICC. Se o actual sistema de tratamento dos pacientes com ICC não sofrer alterações drásticas, aquele número em 2030 aumentará para 982 milhões de USD, devido ao rápido envelhecimento da população americana. Em visitas às urgências em 2005, foram gastos 350 milhões em pacientes com ICC. Em 2030, se nada for alterado, os custos estimados serão de 1,5 biliões de USD. e-business Report Nº 463/Nº36 de 19 de Março de 2009 INSAT 5

6 Opinião Em Hospitalizações, metade dos pacientes com ICC são readmitidos nos Hospitais, nos 6 meses posteriores à sua saída, e 15% são readmitidos duas ou mais vezes dentro daquele período. Com um custo médio de USD por uma hospitalização por um período de 5 a 8 dias, isto aumenta para quase 10 biliões de USD em Se não forem feitas mudanças no sistema actual de tratamento dos pacientes com ICC, aquele número poderá aumentar para 41 biliões de USD em Deveremos juntar a estes números uma estimativa de 142 biliões de USD em custos indirectos para a ICC, devido à perda de produtividade, morte, deficiência e tempo dos médicos, enfermeiros e técnicos de saúde. A Tele-saúde é a utilização da informação electrónica e das telecomunicações para apoio aos actos clínicos à distância, formação do paciente e prescrição médica. A partir das suas casas e utilizando uma linha telefónica, comunicações móveis ou a internet, os pacientes com ICC podem utilizar sistemas de tele-saúde para gerirem as suas condições crónicas com o apoio de enfermeiros e médicos. O software de Tele-saúde permite aos pacientes gravarem todos os dias os seus sinais biológicos, terem uma visita virtual do seu técnico de saúde e porem questões. Os técnicos de saúde podem informar o paciente sobre a doença, e analisar os sinais e a sua evolução ao longo do tempo. Os pacientes da Tele-saúde recebem uma pequena caixa conectada por telecomunicações a um call center. Todos os dias os pacientes ligam o sistema, seguindo as instruções por voz ou num visor. São informados das horas das tomas dos medicamentos e da necessidade de medirem alguns sinais vitais, como a temperatura, o peso, o oxigénio no sangue, a glicemia, a auscultação cardíaca e pulmonar e o ECG. Todos estes sinais vitais são enviados pela rede de comunicações à central de controlo e diagnóstico. No call center, os profissionais de saúde podem com rapidez analisar os sinais vitais dos seus pacientes. O software separa os pacientes com cores segundo a sua gravidade, usando cores como verde (normal), amarelo (com problemas menos graves) e vermelho (com problemas graves). Esta classificação vai permitir que os profissionais de saúde tomem iniciativas urgentes com acções imediatas relativamente aos pacientes mais graves. Pode ser ajustada imediatamente a medicação, alterar a alimentação, planear uma evacuação imediata para um Hospital ou planear uma visita de um médico. Nas visitas aos consultórios médicos o custo médio é de 60 USD. Reduzindo estas visitas em 30%, através da tecnologia da Tele-saúde, os custos com a ICC seriam reduzidos de um valor de 4,5 biliões de USD no período de Actualmente as visitas às urgências representam 7% do orçamento global da saúde, e custam aproximadamente 6 vezes mais que o mesmo tratamento num consultório médico. Reduzindo estas visitas em 30% com a utilização da Tele-saúde, a adopção desta medida para os pacientes com ICC poderia poupar 6,2 biliões de USD em A média do custo Medicare para uma estadia num Hospital de um paciente com ICC é actualmente de USD. Reduzindo em 30% as hospitalizações com a Tele-saúde, poderíamos poupar cerca de 171 biliões de USD em A Tele-saúde permite reduzir os recursos em técnicos de enfermagem, com cada um destes técnicos podendo monitorizar 150 pacientes por dia, dependendo do tipo de casos. Só a Tele-saúde permite monitorizar regularmente e efectivamente pacientes localizados em zonas rurais e remotas. Desta forma reduz a necessidade de processos com custos elevados como visitas diárias aos consultórios médicos ou Hospitais, substituindo estes pela utilização de equipamentos simples e de custo reduzido. Também a Tele-saúde melhora as regras dos pacientes, dando-lhes modos concretos de lidarem e tratarem das suas doenças, mantendo a sua independência. Assim, a Tele-saúde tem o potencial de reduzir drasticamente os custos com os cuidados ao paciente, reduzindo a utilização dos cuidados médicos. Portugal, com o Plano Tecnológico lançado pelo Governo (uma das mais importantes iniciativas para a inovação e desenvolvimento), está em condições de ser pioneiro neste desenvolvimento tecnológico, com inevitáveis redução de custos e maior eficácia nas decisões médicas e apoio à 3ª idade. 6 INSAT e-business Report Nº 463/Nº36 de 19 de Março de 2009

7 Telemedicina uma Paixão Platónica TECBRA Europa Intelligent Medical Images Telehealth e-business Report Nº 463/Nº36 de 19 de Março de 2009 INSAT 7

8 Testemunhos Com a introdução e utilização plena do Smartdocs assistimos a um salto qualitativo e a um novo conceito de modernização administrativa Por Elisabete Lucas Da missão da Secretaria-Geral do Ministério da Saúde faz parte o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo em funções no Ministério da Saúde, e demais órgãos, serviços e organismos que não integram o SNS a nível de gestão de recursos internos, apoio técnico, jurídico e contencioso, documentação, informação e comunicação e relações públicas. Dos seus objectivos faz parte ser um serviço de referência em inovação, modernização e desenvolvimento organizacional. João Nabais, Secretário-Geral da Secretaria-Geral do Ministério da Saúde, afirma que, em consonância com a missão, esta entidade tem como áreas prioritárias garantir e aperfeiçoar o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo e a outros organismos, serviços, estruturas, comissões e grupos de trabalho, bem como fomentar a qualidade da relação com os cidadãos e parcerias com outras entidades públicas e privadas. E ainda a melhoria da qualidade da gestão interna, numa óptica de modernização administrativa, optimizando recursos e desenvolvendo as capacidades dos seus colaboradores. A estratégia seguida, constitui-se como um instrumento de adaptação, defendendo-se uma atitude prospectiva das tendências político-sociais, pró-activa na antecipação da preparação de respostas a problemas novos, orientada para alvos exigentes e precisos e, portanto, mais flexível face a novas oportunidades e orientações, refere. João Nabais adianta que à Secretaria-Geral (SG) cumpre continuar a contribuir para transformar estruturas burocráticas em estruturas mais flexíveis, indo ao encontro das necessidades dos seus stakeholders, apostando na qualidade e competência dos seus serviços. Na sua perspectiva, com a evolução das tecnologias de informação e de comunicação, que motiva uma maior exigência dos seus clientes, surge a necessidade de fornecer novas respostas. Entre as áreas de investimento ao nível dos sistemas de informação, destaca o registo biométrico de presenças e a gestão documental, com o Smartdocs da Fujitsu Services que, segundo esclarece, implicou uma alteração na cultura da organização e adaptação interna dos colaboradores. Com a introdução e utilização plena do Smartdocs assistimos a um salto qualitativo e a um novo conceito de modernização administrativa, uma vez que os processos são abordados numa óptica integrada e transversal a toda a SG e também à ASST (Autoridade para os Serviços de Sangue e da Transplantação), obviando-se à redundância de arquivos, facilitando-se a consulta, controlando-se os tempos de execução e a circulação dos documentos não apenas de um sector, mas de toda a organização, o que se traduz numa mais eficiente e eficaz resposta aos clientes, resume. João Nabais sublinha que o que motivou o investimento num sistema de gestão documental foi sobretudo o objectivo de abandonar o modo tradicional de encarar a organização de processos e o seu manuseamento e partir para um novo conceito de gestão da informação. O mesmo responsável esclarece que este sistema permite automatizar processos e fluxos de trabalho associados aos documentos, acesso directo e rápido à informação, reduzir tempos de execução, eliminar tarefas repetitivas, obter coordenação da elaboração dos processos, controlar a circulação dos documentos, capturar e consultar facilmente a informação e, com tudo isso, aumentar a qualidade dos serviços. Na perspectiva do negócio da SG, o seu sistema de gestão documental é uma solução organizacional e de gestão baseada em TI, dando suporte aos seus diferentes processos, integrando, desta forma, toda a cadeia de valor da informação, diz. Internamente coube à Direcção de Serviços de Informação e Documentação (DSID) a a responsabilidade pela gestão operacional do projecto de gestão documental desta SG, dado que lhe compete, entre outras atribuições, estudar e propor a adopção de medidas de simplificação de procedimentos, processos e circuitos administrativos, incrementando o recurso às TIC. A DSID continua a fazer o acompanhamento do sistema, como o exemplifica o projecto em curso de implementação de um novo classificador comum a todos os serviços utilizadores do Smartdocs que, de acordo com João Nabais, irá permitir ganhos consideráveis na articulação entre a SG e os gabinetes ministeriais e um passo decisivo no caminho da interoperabilidade. Mas 8 INSAT e-business Report Nº 463/Nº36 de 19 de Março de 2009

9 Testemunhos e de Aprovisionamento), a DSID (envio de actos para publicação em Diário da República), e com a ASST (áreas do sangue e da transplantação). Foram integradas no Smartdocs três bases de dados em uso na SG: na área financeira, a base de dados SIC (Sistema de Informação Contabilística), na área de recursos humanos a base de dados de Recursos Humanos e Vencimentos (RHV) e para o endereçamento geral o Sistema de Informação de Integração de Prestadores (SIIP), este último invocado por webservice, o que permite uma actualização permanente dos serviços e contactos de todo o Ministério, tendo-se revelado uma mais-valia para toda a organização, especifica. Foto cedida por: SG do Ministério da Saúde João Nabais Secretário-Geral Secretaria-Geral do Ministério da Saúde não foi apenas a DSID que participou na escolha da solução, dado que a esse nível se verificou a participação de um grupo de trabalho designado para o efeito. Uma das questões então analisadas prendeu-se com a diversidade de documentos a registar, com distintos atributos de catalogação, consoante a área de trabalho responsável pelos mesmos, tendo-se considerado que o Smartdocs respondia a este quesito na medida em que introduz o conceito de Tipo de Registo (Perfil), que define qual a informação que deve ser catalogada e arquivada para cada tipo de documento, diz. E adianta: a opção pelo Smartdocs, fez-se não só por via das suas funcionalidades no que respeita à recolha, tratamento, e captura da informação, como no que ao fluxo de informação diz respeito. João Nabais acentua que actualmente os processos são registados e trabalhados no Smartdocs sendo toda a documentação digitalizada, o que torna imediata a consulta a todas as peças do processo, bem como o fornecimento na hora de qualquer informação solicitada. Desde Fevereiro do ano passado toda a Secretaria-Geral usa o sistema de gestão documental, tendo a implementação começado pela Direcção de Serviços Jurídicos e Contencioso (DSJC), continuando com a Direcção de Serviços de Gestão de Recursos (processos de Recursos Humanos, da área Financeira Segundo João Nabais, a comunicação interna é feita sobretudo através do Smartdocs, por notificação, tendo sido possível dispensar o papel em muitas circunstâncias, nomeadamente nas justificações de ausência ao serviço. Em resumo: foram criados e configurados utilizadores, grupos, permissões e níveis de arquivo; foram implementados 16 perfis para classificação e gestão processual e mais de 20 Templates Word; foram parametrizados 5 relatórios à medida e integradas as Bases de Dados RHV, SIC e SIIP, para recolha de dados de Funcionários, Fornecedores e Prestadores de Saúde, respectivamente; efectuou-se a migração de 3 tabelas da aplicação de controlo de processos em uso na DSJC; foi ainda integrado o sistema de correio electrónico utilizado (Microsoft Outlook), que permite aos utilizadores o acesso à caixa de correio standard de forma a poderem registar na aplicação Smartdocs todos os tipos de documentos que entrem por esta via, diz. Entre as possibilidades abertas pela utilização do sistema, João Nabais aponta os perfis especificamente desenvolvidos para a área Jurídica, de RH e Financeira e o envio de actos para publicação, que possibilitaram um controlo eficaz dos processos e tempos de resposta (Alertas/Controlo das respostas a ser dadas aos tribunais e controlo dos actos normativos dos membros do Governo, sua tramitação e data de publicação). Mas, porque a gestão documental de toda a Secretaria-Geral do Ministério da Saúde é suportada pelo Smartdocs, coloca e-business Report Nº 463/Nº36 de 19 de Março de 2009 INSAT 9

10 Testemunhos Foto cedida por: SG do Ministério da Saúde entre as principais vantagens da utilização deste sistema a recuperação imediata da informação e a poupança de papel. Considera que a adopção de um sistema de gestão documental (que suporta os processos da organização) se revelou fundamental na recolha, tratamento e fornecimento da informação. Desmaterializaram-se processos, automatizaram-se procedimentos e dispensou-se o suporte de papel, agilizandose a monitorização e a recolha de dados de gestão, promovendo-se a transparência (quanto tempo um documento está na posse de uma pessoa) e potenciando o acesso à informação, acentua. Mas também importante é o envolvimento dos utilizadores e a uniformização e simplificação dos procedimentos conseguida. No que respeita à modernização administrativa que tem merecido especial atenção do actual Governo, creio que a maior vantagem poderá advir do facto de já estarmos aptos a poder dar início ao processo de interoperabilidade entre as Secretarias-Gerais dos Ministérios e os gabinetes dos membros do Governo, processo este que, necessariamente, terá de envolver o CEGER e as empresas que operam no mercado, afirma. Para João Nabais, para a implementação, com êxito, de um projecto desta natureza é imprescindível contar com o empenho de todos os envolvidos, funcionários e parceiros. No caso presente, a acção da Fujitsu foi preponderante e o seu acompanhamento exemplar. A Secretaria-Geral pretende continuar a evoluir na utilização do sistema de gestão documental Smartdocs, o que envolve o diálogo com os utilizadores para o levantamento de outros requisitos que conduzam ao desenvolvimento de novos processos, perfis e funcionalidades, facilitadores da monitorização, avaliação e controlo pretendidos. Esperamos poder continuar a contar com o apoio da Fujitsu para o desenvolvimento das soluções consideradas mais adequadas ao evoluir da SG, diz. Entre os indicadores que podem ilustrar a actividade desenvolvida, João Nabais refere que em 2008 foram enviados e controlados 413 actos para publicação em DR, produziram-se 2905 documentos internos e foram registados documentos de entrada e 7429 documentos de saída. Todos eles foram digitalizados, sendo de notar que por cada número de entrada e de saída são digitalizados, em média, três documentos, diz. 10 INSAT e-business Report Nº 463/Nº36 de 19 de Março de 2009

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12 Testemunhos Foto: INSAT USF Amora Saudável investe na qualidade de serviço ao utente com VITACARE fornecido pela PT/HIS Por Elisabete Lucas A Unidade de Saúde Familiar Amora Saudável é uma organização ainda recente. Iniciou a sua actividade em Abril de 2008 mas a sua importância junto da população que serve, da ordem das 16 mil pessoas, é inegável desde a primeira hora. As unidades de saúde familiar começaram a ser criadas durante o actual Governo, seguindo a lógica de que os cuidados de saúde primários são um dos pilares essenciais do sistema de saúde. Com as unidades de saúde familiar, o plano é estar mais perto das pessoas e das suas necessidades, a que se junta uma filosofia de orientação a objectivos e a resultados. Luís Eusébio, Médico de Família e Coordenador da Unidade de Saúde Familiar (USF) Amora Saudável, sublinha que a 12 INSAT e-business Report Nº 463/Nº36 de 19 de Março de 2009

13 Testemunhos estrutura é hoje composta por 9 médicos, 9 enfermeiros e 7 administrativos, mas ainda este ano espera aumentar a equipa, passando a ter 10 profissionais de medicina e 10 de enfermagem. Na sua perspectiva o que está em causa numa USF não é um conceito inteiramente novo, mas sim uma filosofia de actuação distinta e uma organização orientada para o cliente/utente, que potencia maior qualidade na prestação dos serviços de saúde. Rege-se por normas e metas concretas, com contratualização de objectivos a diversos níveis. Na Amora uma das metas globais, é ter cerca de 1800 utentes por médico, sendo certo que são disponibilizadas várias valências dentro desta unidade prestadora de cuidados de saúde. Acontece que objectivos quantificáveis e concretos, exigem uma estratégia clara e definição dos processos adequados para os atingir. Por isso os sistemas de informação são uma peça central nesta forma de actuar. Luís Eusébio, Médico de Família e Coordenador da Unidade de Saúde Familiar Amora Saudável Fazendo parte do Serviço Nacional de Saúde e integrando a Administração Regional de Saúde (ARS) de Lisboa e Vale do Tejo, a USF Amora Saudável contava com um leque de possibilidades definido a nível de aplicações de gestão informática a implementar e, dentro dessas, com autonomia de decisão. Analisadas as soluções possíveis, num processo que envolveu uma equipa representativa da vertente médica, de enfermagem e administrativa, a escolha recaiu sobre o VITACARE, fornecido pela PT Prime/HIS. A PT, que comercializa a solução, tem a HIS como parceira para a área da saúde. Para a USF Amora Saudável, entre as razões da escolha esteve a abrangência do sistema, capaz de endereçar as várias áreas funcionais de uma organização prestadora de cuidados de saúde primários, bem como a facilidade de gestão e utilização. Luís Eusébio recorda que foram analisadas as três alternativas disponíveis, seguindo um conjunto de preocupações de base. Uma prende-se com a importância de dispor do processo clínico do utente em formato electrónico. Não sendo um objectivo em si mesmo, a ideia de ter uma organização com o mínimo de papel a circular era considerada relevante do ponto de vista do acesso à informação, da automatização de processos, da agilidade de resposta e, inclusive, da minimização dos erros. Mas se o acesso online ao processo do doente era considerado uma mais valia, a que o sistema a implementar deveria dar resposta, não menos importante era a possibilidade de prescrição electrónica. Um exemplo muito simples permite perceber a diferença que essa funcionalidade pode fazer para o médico, para o utente e para o farmacêutico. A letra de médico é sobejamente conhecida pela dificuldade que muitas vezes causa em termos de leitura. Numa receita escrita à mão, é possível existirem erros de interpretação. Fazendo a prescrição electrónica essa questão fica eliminada, ilustra. Mas para Luís Eusébio, outros três elementos eram considerados essenciais na decisão: a facilidade de utilização, porque estão em causa profissionais com uma actividade que não se coaduna com sistemas pesados, pouco flexíveis e não intuitivos; a máxima integração, com possibilidade de ter uma visão do utente nas várias áreas de relacionamento com a organização (seja a nível médico ou de enfermagem); e com forte componente de estatística e relatórios. Foto: INSAT e-business Report Nº 463/Nº36 de 19 de Março de 2009 INSAT 13

14 Testemunhos Numa USF como a Amora Saudável, que contratualiza indicadores e tem um conjunto de objectivos a cumprir, é essencial conseguir acompanhar o desempenho de forma permanente. Não me serve de nada contratualizar algo para um ano e apenas no início do ano seguinte ter condições para saber se consegui ou não cumprir o que estava estipulado. Para nós era muito importante ter um módulo estatístico que nos permitisse perceber a cada momento a nossa posição face ao planeado, por forma a poder corrigir e desenvolver algumas iniciativas mais direccionadas em caso de necessidade, acentua. Para este médico-gestor, existe ainda uma preocupação que passa por conseguir ter na saúde sistemas interoperáveis, que comuniquem entre si de forma transparente, em nome da melhoria da qualidade, do serviço aos clientes-utentes mas também da possibilidade de reduzir custos. Luís Eusébio, defendendo a importância de ter um sistema de informação adequado à actividade e de trabalhar com processos clínicos dos utentes em formato electrónico, não esquece também que se tornou menos prático o encaminhamento dos processos dos utentes em caso de transferência dos mesmos para outro centro de saúde, dado que as actualizações deixaram de ser feitas em papel. Tomada a decisão pela solução VITACARE e definidas as prioridades, em Abril do ano passado, quando iniciou a actividade, a USF Amora Saúdavel tinha a funcionar as componentes de Gestão Clínica (médica e enfermagem) e Administrativa, através do VITACARE Cuidados Primários. Tudo o que se refere a gestão administrativa de utentes, de agendas (por especialidade clínica, profissional e/ou recursos) ou do processo clínico electrónico (com resumo clínico activo e alertas proactivos), entre vários outros elementos, estava assegurado à partida, incluindo a prescrição electrónica de medicamentos, de MCDTs (meios complementares de diagnóstico e terapêutica) e guias de tratamento, bem como indicadores estatísticos. Os processos clínicos estavam em papel. Optámos por utilizar o sistema como se estivéssemos a partir do zero, sem introdução exaustiva de dados históricos. No entanto, na sequência de uma consulta e mediante o processo do utente, optamos por introduzir no sistema dados que consideramos relevantes passarem a estar disponíveis em formato electrónico, refere Luís Eusébio. Três meses depois estava igualmente operacional uma área considerada de especial relevo para o controlo da afluência de utentes ao centro e para a respectiva gestão. Em causa está a gestão de filas de espera com recurso a quiosque e Corporate TV, com implementação do VITACARE Gestão de Atendimento. Os quiosques em termos de gestão de filas são fundamentais, tornando muito fácil perceber a cada momento quem está à espera, há quanto tempo e para o quê. Nessa medida, a alocação de recursos administrativos pode estar mais direccionada às reais necessidades de atendimento em cada período. Por outro lado, o facto de passarmos a ser capazes de analisar o histórico ao nível de atendimento, também nos permite ter uma melhor distribuição de horários, por exemplo, acentua. Entre as funcionalidades está a recepção automática de utentes com recurso ao quiosque e identificação no mesmo por leitura do cartão de utente do SNS ou do cartão do cidadão. Ao nível da componente de Corporate TV o objectivo é disponibilizar informação relevante para os utentes que se deslocam à USF Amora Saudável, sem esquecer o aspecto de entretenimento que pode igualmente assumir. Para além das duas grandes áreas apontadas, outras duas se destacaram. Uma delas relaciona-se com o módulo de cuidados domiciliários, que permitirá que um enfermeiro ou médico, em visita domiciliária e munido de um PDA, possa fazer directamente na aplicação o registo dessa mesma visita. As vantagens, face a um cenário de utilização de papel, que obriga a um duplo manuseamento dos dados, com tudo o que isso implica em termos de potencial de erros, são evidentes. A outra área prende-se com a disponibilização de um portal do utente (com o VITACARE Portal). Aqui merece destaque a possibilidade de marcação de consultas online, o pedido de renovação de receituário de medicação crónica ou mesmo a interacção utenteprofissional de saúde para aconselhamento e esclarecimento de dúvidas, de forma personalizada. Queremos facilitar a vida às pessoas possibilitando a marcação de consultas por outra via que não a presencial, a par do desenvolvimento da própria componente telefónica, num contexto em que cerca de 20% das consultas são já agendadas telefonicamente, afirma Luís Eusébio. O portal assume-se também como canal de informação e de esclarecimento, com possibilidade de colocação de questões aos médicos, enfermeiros ou administrativos. O nosso objectivo é que o portal possa permitir também acesso do utente ao seu próprio processo clínico, nalgumas áreas, diz. O mesmo responsável defende que o facto de estar em causa um sistema integrado, centrado no utente, potencia uma melhor gestão global, seja do atendimento, da organização ou do próprio processo clínico. A eficiência, a qualidade de serviço e a redução de erros são algumas das consequências da automatização de processos conseguida. O facto de termos registo electrónico da prescrição de medicamentos ou de MCDTs, permite-nos um melhor acompanhamento e inclusive ter alertas do que foi prescrito. Registamos hoje muito mais do que num processo em papel e sabemos exactamente o que pedimos, acentua Luís Eusébio. Na sua perspectiva a vertente estatística tem igualmente vantagens evidentes. Só conseguimos gerir se tivermos dados e se estes se traduzirem em informação e conhecimento, sublinha. A possibilidade de acompanhar a actividade e tomar decisões em conformidade é um imperativo, num contexto em que a actividade se baseia na contratualização de serviços. O grau de satisfação com a equipa de projecto é elevado. Nós médicos temos tendência para exigir uma resposta muito rápida aos nossos pedidos e, de facto, a equipa que tem trabalhado neste projecto tem conseguido responder às nossas necessidades. A relação tem sido muito boa, conclui. 14 INSAT e-business Report Nº 463/Nº36 de 19 de Março de 2009

15 Farmácias On-Line Registo e pesquisa de entidades, gestão de contas correntes de clientes e fornecedores. Classificação de produtos por ou Fornecedor. Gestão de Encomendas, Facturas, Guias (de Remessa, Transporte, Consignação), Recibos de Clientes e Fornecedores. Possibilidade de emissão de orçamentos e facturas pro-forma. Incluído no pacote está um motor de configuração que possibilita a criação das suas próprias listagens, no entanto, por defeito seguem listagens das compras/vendas por produto ou fornecedor/cliente, mapa de IVA e resumo ou detalhe das vendas. Possibilidade de Registo de Reacções Adversas Gestão Hospitalar (HIS/EHR) de trabalho. Como solução única ou integrado com sistemas e facilita a acesso a toda a informação. Integra todos os registos, funções, actividades e processos existentes em entidades prestadoras de cuidados de saúde. A forma como Permite responder às necessidades dos diversos serviços de apoio, como sejam os de segurança e manutenção. Actualmente disponíveis, individual ou conjuntamente: CDS - Central Data Server Infecção Hospitalar Dedicado, exclusivamente, mento de episódios de infecção hospitalar. A versão base possibilita o registo de diversos tipos de Protocolos de Respiratória - com e sem ventilação), sendo, ainda possível criar novos Protocolos. Associado a cada episódio de infecção surge a Tabela de Sensibilidade a Antibióticos, totalmente tipos de alertas (contaminações, surtos, outros). Escalas Enfermagem A capacidade de elaboração e revisão automática de escalas de enfermagem é o objectivo máximo desta solução. As dificuldades de conciliação dos vários padrões (de turnos), disponibilidades, necessidades, horas em débito/crédito passam a mera rotina. O algoritmo inserido na solução elimina as horas consumidas na preparação das escalas e liberta os Enfermeiros para actividades com, efectivo, valor acrescenta- ligação a sistemas de assiduidade e/ou gestão de recursos humanos (se os mesmos o permitirem). Cuidados Continuados Integrados Solução criada especificamente para a Rede Nacional de Cuidados Continuados Integrados (RNCCI). Apresenta-se como uma verdadeira montra tecnológica, integrando diversas soluções numa única plataforma, mantendo o foco no elemento principal o Utente. Sobre esta solução importa referir: de Cuidados Continuados Integrados. de funcionamento Soluções desenvolvidas para o sector da saúde. Toda a gama foi desenvolvida utilizando ferramentas e plataformas Open Source. Neste contexto, as soluções que disponibilizamos caracterizam-se por possuirem, interface Web, capacidade para serem integradas de e-business Report forma Nº 463/Nº36 modular e facilidade de 19 de utilização. de Março de 2009 INSAT 15

16 Testemunhos UMCCI gere a rede de cuidados continuados integrados com o GestCareCCI da Care4IT Por Elisabete Lucas O reforço da coesão, a redução da pobreza ou a criação de mais igualdade de oportunidades no âmbito da Saúde, são objectivos integrados nas Grandes Opções do Plano do actual Governo. Uma das situações a que procura dar resposta é à do envelhecimento da população, que passa pelo desenvolvimento de um modelo integrado de cuidados de saúde e apoio social direccionado às pessoas idosas e em situação de dependência, de forma coordenada e apostando na co-responsabilidade entre o sector social e da saúde, com parcerias com instituições privadas e de solidariedade social em complementaridade com os serviços do SNS. Para dar corpo a estes e outros objectivos, foi criada a Rede Nacional de Cuidados Continuados Integrados (RNCCI), no âmbito dos Ministérios da Saúde e do Trabalho e da Solidariedade Social (pelo Decreto-Lei nº 101/2006), que traduz a formalização de uma estratégia nacional única para Portugal Continental. Segundo Inês Guerreiro, Coordenadora da Unidade de Missão para os Cuidados Continuados Integrados (UMCCI), entidade gestora da referida rede nacional, Ficou definido um novo nível de cuidados que atravessa de forma transversal o Serviço Nacional de Saúde e o Apoio social. Assim, a RNCCI, através das equipas de gestão de altas e equipas intra-hospitalares de suporte em cuidados paliativos, fica inserida nos hospitais e, mediante as equipas de cuidados continuados integrados no domicílio, bem como as equipas comunitárias de suporte em cuidados paliativos, interliga-se com o nível dos cuidados de saúde primários. O novo modelo de cuidados assenta na concepção de uma composição e funcionamento em rede onde as diferentes tipologias de respostas fazem a articulação entre o nível hospitalar e o nível de cuidados primários, criando uma rede na clássica organização parcelada. A mesma gestora acrescenta que nesta nova forma de organização, que supõe uma articulação permanente entre todos os níveis de cuidados de saúde com intersectorialidade e responsabilidade partilhada entre todos e com o sector social, somente a actuação harmoniosa de todas as partes do sistema pode garantir o seu sucesso. Entre as principais linhas de orientação estratégica para o próximo triénio aponta o aumento do grau de autonomia de pessoas que se encontrem em situação de dependência, o ajustamento da oferta de cuidados de saúde e apoio social às necessidades dos utentes (incluindo-se aqui diferenciação de respostas para determinados problemas), a consolidação das respostas em ambulatório, com grande investimento no domicílio e a melhoria contínua da qualidade na prestação de cuidados continuados de saúde e de apoio social. Para a UMCCI é particularmente relevante a capacidade de acompanhar a situação da rede de cuidados continuados integrados a cada momento. Para optimizar o funcionamento, há que assegurar uma referenciação correcta e o acompanhamento da situação do utente na Rede e, em paralelo, monitorizar a vários níveis, o que permite igualmente a comparação com os objectivos definidos. Por isso, para a UMCCI era ponto assente a necessidade de ter um sistema de informação adequado ao desenvolvimento da sua actividade, que endereçasse as duas grandes vertentes referidas: referenciação e monitorização dos resultados, para além do reporting e da possibilidade de produzir estatísticas a partir do histórico. Não existindo no mercado ou no âmbito do Ministério da Saúde uma solução que respondesse às necessidades, a UMCCI, tendo autonomia de decisão a nível dos sistemas de informação (em articulação com a ACSS e em integração com as orientações do Ministério) optou pelo desenvolvimento à medida. Numa primeira fase, em 2007, primeiro ano de operacionalização da RNCCI, as unidades alocadas à rede utilizavam um CD (disponível para alguns utilizadores identificados), instalado em PCs, que disponibilizava uma aplicação simples que, na prática, tinha sobretudo como objectivo testar a filosofia organizacional. A UMCCI decidiu trabalhar com a Care4IT, para desenvolvimento a partir do zero e foi com o mesmo parceiro que passou para a fase seguinte, de criação de um sistema de informação centralizado, o GestCareCCI, acessível a todas as unidades do país via Web. 16 INSAT e-business Report Nº 463/Nº36 de 19 de Março de 2009

17 Inês Guerreiro Coordenadora da Unidade de Missão para os Cuidados Continuados Integrados Fotos cedidas por: UMCCI e-business Report Nº 463/Nº36 de 19 de Março de 2009 INSAT 17

18 Testemunhos Desde o seu início a RNCCI tinha como objectivo avaliar em permanência os ganhos obtidos, sublinha Inês Guerreiro. O GestCareCCI assume-se actualmente como sistema de registo e monitorização on-line. Este sistema começou a ser utilizado no início de 2008 e têm vindo a desenvolverse novos campos de registo, permitindo ter dados em tempo real a nível de prestador, local, gerando informação regional e nacional, e assim gerir, monitorizar e controlar a RNCCI, afirma. Adianta que a aplicação está ligada a duas grandes bases de dados, a do Registo Nacional de Utentes e a da Segurança Social. Por outro lado, envolve toda a RNCCI, desde as Administrações Regionais de Saúde (equipas coordenadoras regionais) aos centros de saúde (equipas coordenadoras locais), passando pelos hospitais (equipas de gestão de altas) e outros prestadores. Há um conjunto de informação que é de introdução obrigatória, definida previamente, que potencia a monitorização permanente por níveis de acesso e permite a consulta de acordo com a área geográfica ou de intervenção, refere Inês Guerreiro. Através do GestCareCCI é possível obter um vasto conjunto de dados, desde dados físicos até indicadores de qualidade. Possibilita um follow-up permanente da situação da rede e de cada unidade prestadora, nomeadamente se tem vagas ou não, quantos doentes estão para entrar, quantos estão a ser estudados nos vários níveis da rede, bem como quais as informações que cada doente tem para se poder decidir qual a melhor prestação de cuidados para ele (ou a melhor admissão nas diversas tipologias da rede). Podemos monitorizar à entrada e à saída os ganhos ou as perdas, os bons ou os maus cuidados prestados mediante informação qualitativa. Naturalmente tudo isto tem que ser complementado com visitas, auditorias e outras iniciativas integradas numa estratégia de qualidade, mas na realidade o GestCareCCI faz parte da nossa estratégia de qualidade, caracteriza. Inês Guerreiro aponta alguns indicadores que é possível conhecer a partir da aplicação, que envolve vários módulos e permite obter dados demográficos, registo relativo a avaliações médicas, de enfermagem, sociais e de outros profissionais, registo de infecção e diabetes para o controlo epidemiológico, úlceras de pressão, quedas, nível de funcionalidade, queixas emocionais e físicas, bem como a vertente financeira. É uma aplicação integrada, que se constitui como a nossa ferramenta de gestão, para além de se assumir como instrumento de avaliação integrado, resume. Existindo uma lógica de rede subjacente à RNCCI era muito importante dispor de um sistema centralizado, de acesso via web, porque facilita actualizações e o controlo técnico, para além de ser mais vantajoso em termos económicos. A simplicidade da solução foi uma preocupação desde o início, até porque, para obter o nível de controlo e acompanhamento pretendido era especialmente relevante maximizar a utilização. Desde o início de 2008 que não circula papel na rede e o GestCare CCI é a usado por todas as equipas alocadas à RNCCI. Se os utilizadores sentirem a racionalidade e utilidade da ferramenta colocada à sua disposição, esta tende a ter sucesso. Pensamos que há esta adesão muito grande aos registos, a informação que é obrigatória e básica (porque os prestadores só podem prestar bons cuidados se tiverem boa informação a montante e a jusante), porque a articulação proporcionada pelo aplicativo traz vantagens para a sua actividade, acentua Inês Guerreiro. Para o sucesso do investimento aponta ainda o trabalho desenvolvido em conjunto com a Care4IT. Trata-se de um trabalho que é partilhado. Temos uma parceria com a Care4IT que nos merece confiança e credibilidade para fazer o que precisamos de uma forma rápida, eficaz, com funcionalidades de fácil acesso e com uma linguagem de fácil entendimento, refere, acrescentando que o sistema de informação da UMCCI tem uma linguagem adequada ao negócio e funcionalidades adequadas à gestão da rede. Outro dos factores de sucesso é o help desk. O sistema tem um help desk em permanência diária nas horas úteis que recebe do país inteiro as queixas ou dificuldades e resolve no momento os problemas, informáticos ou de intervenção junto dos utilizadores de informação, o que torna muito fácil ultrapassar constrangimentos, defende. Inês Guerreiro soma ainda o papel desempenhado pela ACSS. A ACSS tem-nos acompanhado na facilitação do funcionamento do GestCareCCI, facilitando inclusive os acessos. Temos colaborado na melhoria da própria velocidade da rede, para além de disponibilizar alojamento da aplicação nos seus servidores e assumir a manutenção, esclarece. Entre os grandes indicadores que é possível conhecer através do sistema, está a existência de cerca de doentes referenciados na RNCCI e assistidos desde o seu arranque em Novembro de 2006, dos quais até final de 2007 e em O objectivo principal da RNCCI é aumentar o grau de autonomia de pessoas que, independentemente da idade, se encontrem em situação de dependência e necessitem de cuidados de saúde e/ou de apoio social, garantindo a prestação de cuidados continuados integrados. Assim medir os ganhos em autonomia é central para evidenciar se a RNCCI está a prosseguir o seu objectivo, refere. Inês Guerreiro exemplifica alguns resultados da monitorização feita, que indicam que, numa amostra de utentes, os resultados obtidos pela RNCCI até final de 2008 permitiram, entre o momento da admissão e da alta, uma diminuição de 55% de incapazes, uma diminuição de 17,47% de dependentes, um aumento de autónomos de 276% e um aumento de independentes de 177,8%. O objectivo da RNCCI foi cumprido. Numa perspectiva de qualidade e melhoria contínua em cuidados intermédios e de longa duração é consensual internacionalmente que diversos parâmetros, em que ocupam lugar de destaque as quedas e as úlceras de pressão, devem ser medidos, especifica, adiantando que a prevalência de úlceras de pressão na RNCCI foi 22%, mostrando o valor mais baixo dos publicados internacionalmente e que em relação a quedas, os dados sugerem que 50% de utentes institucionalizados em longa duração, tem 1 queda no período de um ano. Nas Unidades da RNCCI verificou-se que a prevalência de quedas foi de 37,18%. Se a monitorização em tempo real é uma possibilidade fornecida pelo GestCare CCI desde há alguns meses, a obtenção de estatísticas é uma das áreas que está a ser trabalhada e que ilustra bem a preocupação de desenvolvimento contínuo. 18 INSAT e-business Report Nº 463/Nº36 de 19 de Março de 2009

19 e-business Report Nº 463/Nº36 de 19 de Março de 2009 INSAT 19

20 Testemunhos Edol melhora planeamento com Microsoft Dynamics NAV e apoio da Best For Business Por Elisabete Lucas Experiência e conhecimento do mercado estão bem patentes no Laboratório Edol, criado em 1952, que tem assumido um posicionamento de especialização em três áreas principais: oftalmologia, dermatologia e dermocosmética. As áreas em que actuamos resultam de actividade interna, dado que não pagamos royalties e, por isso, todas as vendas representam valor acrescentado nacional, afirma Carlos Setra, Presidente do Conselho de Administração do Laboratório Edol. E adianta: nas áreas em que somos especialistas fazemos o melhor, até porque a dispersão é inimiga da optimização. Com cerca de 60 produtos e actuando num mercado que é considerado de baixo consumo, no qual as margens têm vindo a diminuir, a par do aumento das exigências administrativas, a empresa está a desenvolver uma estratégia de internacionalização, optando por estabelecer parcerias fortes nos países em que pretende actuar. Já estamos sedimentados em Marrocos, com uma empresa parceira. Estamos a trabalhar com Angola, Moçambique e Cabo Verde e estamos a tentar conquistar mais mercados no Norte de África. Por outro lado, estamos em negociações para entrada no mercado brasileiro. O nosso objectivo é sobretudo ganhar massa crítica, acentua. Com perto de 120 pessoas, o Laboratório Edol produz cerca de 3 milhões de unidades por ano, mas Carlos Setra sublinha que a capacidade instalada permite uma produção da ordem dos 7 milhões. Isto significa que há muito espaço para crescer e a internacionalização é considerada a principal via para o conseguir. Existindo uma forte dependência dos sistemas de informação na gestão do negócio, o aumento do nível da actividade fora do país será um dos motores do upgrade da actual versão do Microsoft Dynamics NAV. Nesse processo a Edol conta com o apoio do parceiro Best For Business, com o qual tem vindo a trabalhar na introdução de diversas melhorias ao sistema. Com a internacionalização, a necessidade de planeamento atinge um nível mais elevado, que será endereçado com o investimento na modernização do software. Na base desta decisão está uma filosofia de evolução contínua. Para Carlos Setra, a principal resposta pretendida do sistema de informação é a capacidade de gestão global. Isto traduz a importância de ter o máximo de integração, automatização e informação acessível, em tempo útil. A nossa actividade movimenta-se a uma enorme rapidez, o que exige informação constante e actualizada. Precisamos de ter tudo centralizado e interligado de forma a podermos fazer uma gestão rigorosa, diz. Imagine-se um negócio em que o cliente, tipicamente uma farmácia, faz uma encomenda de manhã e pretende o produto para a tarde. Só é possível fazê-lo com base em dois grandes pilares: stocks adequados e logística muito eficiente. O Laboratório Edol possui equipas de delegados de informação médica e vendedores, que actuam junto dos prescritores (médicos) e das farmácias (incluindo dos hospitais), existindo mecanismos que permitem fazer planeamento de vendas, mas a dificuldade de antecipação das encomendas é elevada. Por isso é crucial definir planos ou orçamentos anuais e ter capacidade para ajustar o que foi planeado à evolução do próprio mercado, só possível com um sistema de informação que permita um amplo controlo de todo o processo, incluindo a vertente de produção. Mas o controlo não é apenas relevante do ponto de vista da gestão do negócio, até porque a certificação de qualidade e a rastreabilidade dos produtos são, nesta indústria, elementos centrais. Calos Setra ilustra, em traços gerais, o acompanhamento que é possível fazer através do Microsoft Dynamics NAV. Trabalhamos numa indústria muito regulamentada e temos que garantir ao Infarmed que sabemos em qualquer momento onde temos a mercadoria que fabricámos, o que implica que a venda da mesma tenha associada informação de quantidade mas também do lote. Cada produto é fabricado com um lote associado e cada lote tem uma quantidade determinada do produto que não podemos variar, especifica. E acrescenta: no sistema temos cerca de duas mil referências de matériasprimas com que trabalhamos, sendo certo que necessitamos de saber quais foram alocadas a um lote. Em termos de processo (identificado pelo sistema de informação), a matéria-prima é analisada à chegada, vai para um armazém de quarentena até se saber o resultado da análise e segue posteriormente para outro armazém onde se encontra disponível. Para o fabrico, a matéria-prima é pesada, segue para a zona de mistura, esta é efectuada e analisada, sendo encaminhada para o enchimento, onde são feitas colheitas na embalagem final e se volta a analisar. O lote vai para quarentena, fazem-se testes de microbiologia e quinze dias depois o produto pode ser comercializado. Com certificação a vários níveis e elevadas exigências de controlo de qualidade o Laboratório Edol possui uma clara definição de processos e exige do Microsoft Dynamics NAV um completo acompanhamento dos mesmos nas várias áreas, incluindo a financeira, compras, stocks e produção. Devido à especificidade da actividade existiu um forte trabalho de parametrização e desenvolvimento do Microsoft Dynamics NAV, onde se enquadra, por exemplo, o módulo de manutenção das máquinas, que foi criado de raiz para a empresa pela Best For Business. 20 INSAT e-business Report Nº 463/Nº36 de 19 de Março de 2009

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