Registrar atividades integradoras e ocorrências Registrar atividades integradoras e ocorrências

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1 Histórico das Revisões Versão Data Autor Motivo da Mudança /02/2012 Luiz Carvalho Versão inicial /02/2013 Luiz Carvalho Mudança na abertura e fechamento das aulas no módulo de sala de aula /03/2013 Luiz Carvalho Inclusão da seção Outras Informações. INTRODUÇÃO O sistema de Caderneta Eletrônica foi desenvolvido com o objetivo de complementar as funcionalidades atuais existentes no Portal do Professor, substituindo a caderneta tradicional em papel utilizada em sala de aula. Ele é composto por dois módulos: Sala de Aula e Portal do Professor. No módulo de Sala de Aula, são registradas as informações correspondentes à caderneta em papel e no Portal do Professor são tratadas as situações particulares, como agendamento de aulas especiais (reposição, antecipada, adicional), registro de aula em momento posterior (Rechamada), alteração de informações, entre outros. Este documento descreve como executar as principais operações em cada um dos módulos. MÓDULO SALA DE AULA Na área de trabalho dos computadores de salas de aula há um programa com o nome Caderneta Eletrônica. Esse computador deve ser usado pelo professor para realizar todos os registros pertinentes às aulas. As operações realizadas no programa equivalem às ações desempenhadas pelo professor que usa a caderneta tradicional, como indicado no quadro a seguir: 1) OPERAÇÕES BÁSICAS Caderneta Eletrônica Caderneta Tradicional Abrir a aula Pegar a caderneta na CAD Registrar o assunto da aula Registrar o assunto da aula Realizar a chamada Realizar a chamada Registrar atividades integradoras e ocorrências Registrar atividades integradoras e ocorrências Fechar a aula Devolver a caderneta na CAD 1.1) Abrir a aula O professor deve realizar a abertura da aula no primeiro momento da aula, assim que ela for iniciada. Para isso, abrir o programa Caderneta Eletrônica, autenticando-se com o e a senha específica para este sistema (inicialmente a senha é a matrícula que aparece no Portal do Professor). Neste momento a aula ainda não foi aberta; o sistema exibirá no campo Turma as turmas que o professor possui nesse horário. Normalmente aparece apenas uma, mas aquelas aulas que possuem mais de uma turma no mesmo horário terão todas elas listadas neste campo (turma A, B, etc.). Para abrir a aula, selecione a turma desejada no campo Turma e clique no botão Abrir Aula. Ao fazer isso, o programa exibirá as informações e os alunos da turma e a abertura da aula para aquela turma será efetivada. Repetir esse procedimento para abrir a aula das outras que turmas estiverem presentes na sala. Nos casos de aulas em sequência, separadas por um intervalo, o professor deverá abrir e fechar cada uma das aulas no momento adequado. Uma aula pode ser aberta depois de fechada, se ainda estiver dentro do período da aula. Para abrir novamente (após ela ser fechada ou para iniciar uma nova aula), caso o programa já esteja aberto, inserir as informações de autenticação, ou então abrir o programa e se autenticar. Após isso, seguir o indicado anteriormente neste item. TI Unifacs - Confidencial 1

2 1.2) Registrar o assunto da aula O professor deverá registrar o assunto de cada aula clicando no botão Registro de Aula. Nesse momento será aberta uma janela com uma aba chamada Registro da Aula (segunda aba), contendo um espaço onde o professor digitará ao assunto. Após isso, clicar no botão Salvar. O professor poderá realizar alterações no assunto registrado enquanto estiver dentro do período da aula e ela estiver aberta, sempre salvando ao final de qualquer alteração. Nesta mesma janela existe outra aba chamada Histórico de Registro de Aulas onde é possível visualizar os assuntos das aulas anteriores. 1.3) Realizar a chamada O professor deverá realizar a chamada e marcar na listagem de alunos todos os que estiverem AUSENTES na sala de aula. Ao final, clicar no botão Salvar. Caso tenha marcado algum aluno por engano, simplesmente desmarque e salve novamente. O professor poderá realizar alterações na chamada enquanto estiver dentro do período da aula e ela estiver aberta, sempre salvando ao final de qualquer alteração. 1.4) Registrar atividades integradoras e ocorrências O professor poderá, caso necessário, registrar informações das atividades integradoras e quaisquer ocorrências através dos botões Atividades Integradoras e Ocorrências respectivamente. Uma janela se abrirá com um espaço para as informações serem digitadas. Ao final, clicar no botão Confirmar para salvar as alterações e fechar a janela. 1.5) Fechar a aula Ao final da aula, o professor deverá registrar o seu encerramento clicando no botão Fechar Aula. Com a aula fechada, não é possível realizar alterações, mas caso sejam necessárias, a aula pode ser novamente aberta (de acordo com as informações do item 1.1) e as informações ficam disponíveis para alteração, desde que esteja dentro o período da aula. Para aulas com uma única turma, ao clicar em Fechar Aula e o sistema vai para a tela de login. Para aulas com mais de uma turma (A, B, etc.), será necessário clicar em Fechar Aula para cada turma, alternando entre elas através da lista do campo Turmas. Enquanto houver alguma turma com aula não fechada, a lista de alunos da turma selecionada será exibida na tela. Quando todas as turmas abertas naquela aula estiverem fechadas, o sistema irá para a tela de login. 2) INFORMAÇÕES E OPERAÇÕES ADICIONAIS 2.1) Turmas com mais de um professor Para turmas com mais de um professor, qualquer um poderá abrir a aula. Os demais devem registrar a presença através do botão Login Outros Prof., que abre uma janela solicitando a autenticação. Na janela Professor(es) são exibidos todos professores da turma com a indicação daqueles que já registraram presença, através da expressão **Autenticado** ao lado do nome. TI Unifacs - Confidencial 2

3 2.2) Turmas não compartilhadas que acontecem no mesmo horário Existem algumas turmas que não são compartilhadas, mas que acontecem juntas na mesma sala. Por exemplo, duas turmas de Morfologia Funcional que são separadas por causa das aulas práticas, mas que estão juntas nas aulas teóricas. No modelo tradicional existem duas cadernetas distintas, uma para cada turma, e na caderneta eletrônica acontecerá o mesmo. Nestes casos, quando o professor abrir a aula, será exibida uma das turmas. Através da lista de turmas no campo Turma na parte superior esquerda da tela, ele deve alternar para as outras turmas e realizar, para cada uma, as operações presentes no quadro de operações básicas (item 1.1). 2.3) Agrupamento de aulas Nos casos pontuais em que o professor necessite agrupar duas aulas originalmente separadas por um intervalo, é possível indicar esta situação no sistema. Na parte superior esquerda da janela, acima da lista de alunos, existe uma área chamada Horários. Nesta área são exibidos o horário atual da aula e os horários das aulas em sequência do dia, caso existam. Para agrupar o próximo horário com o atual, clicar no quadrado ao lado do próximo horário. Neste momento será exibida uma janela para que seja indicado o motivo do agrupamento. Ao clicar em Confirmar, aparecerá uma coluna adicional na listagem dos alunos, para que as faltas do segundo horário sejam registradas em conjunto. Além disso, as informações de Registro de Aula (assuntos), Atividades Integradoras e Ocorrências serão registradas em ambos os horários automaticamente. Importante: Caso o professor opte por desagrupar dois horários agrupados, as faltas do segundo horário serão removidas, assim como as respectivas informações do Registro de Aula (assuntos), Atividades Integradoras e Ocorrências. MÓDULO PORTAL DO PROFESSOR Através do Portal do Professor é possível realizar solicitações e ações complementares, relacionadas à Caderneta Eletrônica. As operações básicas encontram-se acessíveis em dois pontos do Portal, a partir dos itens TURMAS e CADERNETA ELETRÔNICA do menu lateral, e são descritas a seguir. 3) OPERAÇÕES BÁSICAS Operação Alterar Aula Solicitar Acompanhar solicitações Realizar Rechamada Detalhes Editar Assunto, Ocorrências e Atividades Integradoras Solicitar retirada de falta de aluno Solicitar retirada falta de professor Agendamento de Aula Especial (Reposição, Antecipada, Adicional) Rechamada Agendamento de Aula Especial (Reposição, Antecipada, Adicional) Rechamada Retirada de falta de aluno Retirada de falta de professor Registrar informações de uma aula que não teve o registro lançado no momento em que ocorreu TI Unifacs - Confidencial 3

4 3.1) Alterar Aula A alteração das informações de aulas já registradas é feita através da tela de Aulas da turma em questão. Para isso, clicar no item TURMAS do menu lateral, identificar a turma desejada e clicar no link aulas (abaixo das informações da turma). A tela seguinte exibirá todas as aulas registradas. Clicando sobre a data de determinada aula será aberta uma janela com informações semelhantes às existentes no sistema de sala de aula, possibilitando a edição: a) Na aba Registro/Ativ. Integradoras/Ocorrências é possível editar o conteúdo destes três campos, clicando ao final no botão Atualizar Aula para salvar as alterações. b) A aba Alunos exibe os alunos que tiveram falta na aula. Nesta aba é possível solicitar a retirada de faltas de algum aluno que teve a falta registrada incorretamente. Para isso, marcar os quadrados dos alunos em questão e clicar no botão Realizar Solicitação. Os alunos com retirada de falta já solicitada e ainda não avaliada aparecem com o quadrado marcado e desabilitado. Quando a falta for retirada o aluno sairá desta tela. O acompanhamento das solicitações poderá ser feito através de tela específica (ver item 3.3). c) A aba Professor exibe os professores que não realizaram a autenticação no sistema da sala, para aulas registradas, nos casos de turma com mais de um professor. Nesta aba é possível solicitar a retirada de falta de algum professor que esteve presente em sala, mas não realizou a autenticação. Para isso, marcar os quadrados dos professores em questão e clicar no botão Realizar Solicitação. Os professores com retirada de falta já solicitada e ainda não avaliada aparecem com o quadrado marcado e desabilitado. Quando a falta for retirada o professor sairá desta tela. O acompanhamento das solicitações poderá ser feito através de tela específica (ver item 3.3). 3.2) Solicitar a) Agendamento de Aula Especial (Reposição, Antecipada, Extra) Caso o professor necessite ministrar alguma aula fora do horário normal, será necessário agendá-la previamente, de forma que o Módulo de Sala de Aula permita o registro da aula, uma vez que só as aulas previstas é que poderão ser abertas e registradas em sala. Para isso, clicar no item TURMAS do menu lateral, identificar a turma desejada e clicar no link Solicitar Aulas abaixo das informações da turma. Na janela que se abrirá, escolher o tipo da aula, preencher o campo de Aula Vincenda ou Aula Ausente para Antecipação ou Reposição respectivamente, preencher os campos de data e hora em que a aula acontecerá e clicar no botão Realizar Solicitação. Ela será submetida para a equipe da CAD, que avaliará disponibilidade de sala. Quando a solicitação for deferida, a aula poderá ser registrada normalmente através do Módulo de Sala de Aula no dia e horário indicados. b) Rechamada Nas situações em que a aula não puder ser registrada no dia e horário originais, o professor poderá solicitar a realização de Rechamada, que consiste em lançar através do Portal do Professor, em um momento posterior, as informações que seriam lançadas no Módulo de Sala de Aula (assunto, faltas dos alunos, etc.), tanto para aulas normais quanto para aulas especiais. Existem duas formas de realizar a solicitação: Para aulas normais, clicar no item TURMAS do menu lateral, identificar a turma desejada e clicar no link aulas abaixo das informações da turma. Na janela que se abrirá, identificar a aula desejada, que deve estar com a informação de Falta. Clicar no ícone de um papel com lápis ao lado de Falta Registrar o motivo e clicar em Salvar. TI Unifacs - Confidencial 4

5 Para qualquer tipo de aula (normais ou especiais), acessar o item Solicitar/Acompanhar >> Rechamada do grupo CADERNETA ELETRÔNICA do menu lateral. Na parte inferior da janela são listadas as solicitações de Rechamada já submetidas e o seu status atual, para acompanhamento. Para solicitar uma nova, clicar no botão Novo. Na parte inferior da tela são exibidas duas tabelas: a primeira indica as aulas normais não registradas e a segunda lista as aulas especiais não registradas. Para solicitar Rechamada de uma determinada aula, clicar no botão do lado direito da linha correspondente, na coluna Solicitar Rechamada. Registrar o motivo e clicar em Salvar. 3.3) Acompanhar Solicitações a) Agendamento de Aula Especial (Reposição, Antecipada, Adicional) As solicitações de Aulas Especiais podem ser acompanhadas pelo professor através do item Acompanhar >> Aulas Especiais do grupo CADERNETA ELETRÔNICA do menu lateral. Na parte inferior da janela são listadas as solicitações já submetidas e o seu status atual. Na parte superior existem alguns filtros para possibilitar a pesquisa por solicitações específicas. b) Rechamada As solicitações de Rechamada podem ser acompanhadas pelo professor através do item Solicitar/Acompanhar >> Rechamada do grupo CADERNETA ELETRÔNICA do menu lateral. Na parte inferior da janela são listadas as solicitações já submetidas e o seu status atual. Na parte superior existem alguns filtros para possibilitar a pesquisa por solicitações específicas. c) Retirada de falta de aluno As solicitações de Retirada de Falta de Aluno podem ser acompanhadas através do item Acompanhar >> Retirada Falta Aluno do grupo CADERNETA ELETRÔNICA do menu lateral. Na parte inferior da janela são listadas as solicitações já submetidas e o seu status atual. Na parte superior existem alguns filtros para possibilitar a pesquisa por solicitações específicas. d) Retirada de falta de professor As solicitações de Retirada de Falta de Professor podem ser acompanhadas através do item Acompanhar >> Retirada Falta Prof do grupo CADERNETA ELETRÔNICA do menu lateral. Na parte inferior da janela são listadas as solicitações já submetidas e o seu status atual. Na parte superior existem alguns filtros para possibilitar a pesquisa por solicitações específicas. 3.4) Realizar Rechamada A Realização de Rechamada é feita através do Portal do Professor. Basicamente consiste em um registro posterior das informações de uma aula já realizada e que não pode ser registrada no Módulo de Sala de Aula por algum motivo, tanto para aulas normais quanto para aulas especiais. A realização da Rechamada só poderá ser feita após a sua respectiva solicitação ser submetida e aprovada (ver item 3.2). Quando isto acontecer, a tela de Registro da Rechamada pode ser aberta de duas formas: Se a aula em questão for uma aula normal, o processo é semelhante à alteração de uma aula já lançada, através da tela de Aulas da turma em questão. Clicar no item TURMAS do menu lateral, identificar a turma desejada e clicar no link aulas abaixo das informações da turma. A tela seguinte exibirá todas as aulas registradas. Clicando sobre a data de determinada aula será aberta a janela de Registro de Rechamada. Para qualquer tipo de aula (normal ou especial), a tela de Registro de Rechamada pode ser acessada a partir da tela de Acompanhamento de Solicitações de Rechamada. Para isso clicar no item Solicitar/Acompanhar >> Rechamada do grupo CADERNETA ELETRÔNICA do menu lateral. TI Unifacs - Confidencial 5

6 Quando uma solicitação estiver deferida, aparecerá ao lado dela uma opção para Registrar a Rechamada. Clicando nesse link será aberta a janela de Registro de Rechamada. A tela de Registro de Rechamada contém campos equivalentes aos existentes no Módulo de Sala de Aula. Na aba Registro/Ativ. Integradoras/Ocorrências, registre o conteúdo destes três campos. Na aba Alunos, que exibe todos os alunos da turma, marque o quadrado daqueles que estavam ausentes. Ao final, clique em Efetivar Rechamada para salvar as alterações. 4) INFORMAÇÕES E OPERAÇÕES ADICIONAIS 4.1) Alterar a Senha do Módulo de Sala de Aula A alteração da senha do módulo de sala de aula pode ser feita através do portal do professor, no item Alterar Senha dentro do grupo Caderneta Eletrônica do menu lateral. Por questões de segurança, é importante que esta senha seja trocada o mais breve possível e que ela seja necessariamente diferente da senha do Portal do Professor. OUTRAS INFORMAÇÕES 5) DICAS E RECOMENDAÇÕES Esta seção traz algumas informações úteis, dicas e recomendações a respeito do projeto. 5.1) O programa da caderneta pode eventualmente apresentar algum erro pontual, como acontece com qualquer outro programa de computador, sem necessariamente ser um problema no sistema. Sendo assim, caso apareça alguma mensagem de erro no programa, a recomendação é fechá-lo, abrir novamente e continuar usando de onde parou. Se o problema persistir mesmo após algumas tentativas, então entre em contato com a equipe de TI da Unifacs. 5.2) Como existem aulas com um intervalo de 10 minutos, para que o programa saiba identificar corretamente qual a aula deve ser tratada, há uma tolerância máxima de 5 minutos para abertura antes do horário da aula e de 4 minutos para fechamento após o horário. 5.3) Se você não conseguir entrar no sistema de sala de aula, observe a mensagem que aparece na tela: a) Se a mensagem indicar que não há aulas disponíveis no momento, isso significa que você está entrando antes do horário da aula, não está associado à turma no sistema acadêmico ou o seu horário não está cadastrado corretamente no sistema acadêmico. Neste caso, certifique-se de que está tentando abrir uma aula com no máximo 5 minutos de antecedência. Se estiver e ainda assim a mensagem aparecer, entrem em contato com a CAD e com a Coordenação do Curso. b) Se a mensagem for de usuário ou senha inválida: certifique-se de que está digitando o corretamente. Certifique-se também de que está utilizando como senha inicial a matrícula que aparece no portal do professor, que pode não ser a mesma do crachá em alguns poucos casos. c) Se aparecer alguma outra mensagem, de indisponibilidade de base de dados por exemplo, primeiro tente fechar o programa e abrir novamente. Se o erro persistir, peça para os agentes de serviço verificarem se os cabos de rede estão conectados e verifique se a internet está funcionando. Importante: em qualquer dos casos, não conseguindo resolver a situação, proceda normalmente com a aula e posteriormente, através do portal do professor, solicite rechamada (caso a aula ainda não tenha sido aberta) ou altere a aula (se ela já tiver sido aberta) e entre em contato com a equipe de TI da Unifacs comunicando a situação ocorrida. TI Unifacs - Confidencial 6

7 5.4) Se você possui mais de uma turma na mesma sala em determinado horário (turmas A, B, etc. juntas), que não são as turmas compartilhadas, observe os procedimentos descritos neste manual, em especial os itens 1.1), 1.5) e 2.2), para garantir que as aulas de todas as turmas estão sendo abertas e fechadas adequadamente. 5.5) Em qualquer situação em que a aula não puder ser registrada no sistema da sala de aula, você pode regularizar o registro da aula e informações correspondentes solicitando a rechamada através do portal do professor. 5.6) Sempre que precisar ministrar uma aula fora do horário normal, é preciso solicitar o agendamento desta aula através do portal do professor e ela precisa ser deferida pela CAD, para que ela apareça no sistema no momento da aula. Se acontecer alguma situação de solicitação de aula deferida pela CAD que não apareceu no sistema de sala de aula no momento correto, entre em contato com a equipe de TI da Unifacs. 5.7) As faltas de um dia só são exibidas no portal no dia seguinte. Portanto se você não conseguiu registrar uma aula e precisa solicitar rechamada, ou se precisa solicitar reposição, aguarde até o dia seguinte para submeter o pedido. 5.8) Seguindo diretrizes da instituição, cada aula de 75 minutos precisa ser aberta e fechada e ter chamada registrada dentro do seu período, mesmo que aconteçam separadas por um intervalo. 5.9) Se a aula não foi fechada no momento correto, ela aparecerá no portal do professor sem o horário de encerramento, mas a aula será contabilizada e o professor não precisa fazer nenhuma ação no sistema em relação a isso. 5.10) Os outros ambientes que não são salas de aula convencionais também possuem computador com o programa da caderneta eletrônica instalado. Caso exista algum ambiente sem computador ou sem o programa, entre em contato com a equipe de TI da Unifacs. 5.11) Ao fazer o login, a aula não é aberta automaticamente. O professor tem que selecionar uma turma dentre as listadas e clicar no botão Abrir Aula. Repetir esse procedimento para cada turma listada que estiver presente na sala. O mesmo vale para o fechamento das aulas. 5.12) Ao lado de cada turma, principalmente para situações de mais de uma turma na mesma sala (A, B, etc.), é exibida uma informação sobre a sua situação: **Não Aberta**: turma que o professor ainda não selecionou nem clicou em Abrir Aula. **Aberta**: turma que o professor já selecionou e clicou em Abrir Aula. **Fechada**: turma que o professor já abriu a aula e já clicou em Fechar Aula. 5.13) Toda vez que for disponibilizada uma nova versão do sistema de sala de aula, ao abrir o programa pela primeira vez após isso, será aberta uma janela solicitado que o programa seja atualizado. Caso isso aconteça clicar no botão OK. 5.14) O programa de sala de aula apresenta na parte inferior o relógio do servidor, para que todos acompanhem a hora de referência para abertura e fechamento das aulas. TI Unifacs - Confidencial 7