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1 Proposto por: Chefe do Serviço de Malotes (SEMAL) Analisado por: Diretor do Departamento de Infra Estrutura Operacional (DEIOP) Aprovado por: Diretor da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG) 1 OBJETIVO Estabelecer critérios e procedimentos para o recebimento, conferência, encaminhamento e controle do recebimento de correspondências agrupadas (malote), originárias das unidades organizacionais (UO) prestadoras de jurisdição e administrativas do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ), do DGCOM / DEGEA e de outros Órgãos de Jurisdição (STJ, STF, TRF E TJESP). 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta Rotina Administrativa se aplica ao Serviço de Malotes da Diretoria Geral de Logística (DGLOG/SEMAL) e provê orientações aos servidores das demais UO do PJERJ, passando a vigorar a partir de 01/10/ DEFINIÇÕES TERMO Etiqueta com Código de Barras Correspondências Agrupadas Expediente Malote Sistema de Controle de Malote (SISCOMA) Leitor ótico OBJETO Etiqueta com representação gráfica de dados numéricos ou alfanuméricos. A decodificação (leitura) dos dados é realizada pelo leitor ótico. Reunião, em volume, de objetos da mesma ou de diversas naturezas, quando pelo menos um deles, for sujeito ao monopólio postal, remetidos a pessoas jurídicas de direito público ou privado e/ou suas agências, filiais ou representantes. (Lei nº 6.538, art. 47). Qualquer documento protocolizado, cadastrado e sem capa. Sacas destinadas ao encaminhamento de correspondências agrupadas, que acondicionam peso de até 14,300 ( quatorze quilos e trezentos gramas ). Sistema informatizado de controle de malotes e rastreabilidade de documentos. Dispositivo usado para identificar o número do envelope pela leitura do código de barras, impresso no mesmo. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 15

2 TERMO OBJETO Triagem Separar expedientes de acordo com seus remetentes e destinatários, e classificação por entrância e comarcas. 4 REFERÊNCIAS Consolidação Normativa da Corregedoria Geral de Justiça; Lei 6.538, de 22/06/ Dispõe sobre os Serviços Postais. Ato Executivo TJ 4191, de 08/09/ Resolve que as unidades de primeira e segunda instância do Poder Judiciário, assim como as unidades administrativas que dispõem do Sistema Informatizado de Encaminhamento e Recebimento de Expedientes via malote - SISCOMA, devem movimentar seus expedientes pelo referido sistema, vedado o encaminhamento de forma manual. 5 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Diretor da Divisão da Movimentação de Expedientes (DGLOG/DIMEX) Chefe do Serviço de Malotes da Diretoria Geral de Logística (DGLOG/SEMAL) Equipe do Serviço de Malotes da Diretoria Geral de Logística (DGLOG/SEMAL) RESPONSABILIDADE Supervisionar a tramitação de correspondências e malotes no âmbito do Poder Judiciário Estadual e nacional (malotes para Brasília-DF e São Paulo-SP). Coordenar o recebimento e entrega de malotes; elaborar análise crítica e estatística do serviço de malote. Receber, conferir, separar e classificar os expedientes remetidos/recebidos de forma manual e/ou por sistema, das UO, através do malote e, nesse caso, controlar o recebimento on-line. centralizar e rastrear a movimentação dos expedientes via malotes, entre as unidades organizacionais prestadoras de jurisdição e administrativas do PJERJ e, em âmbito nacional, para o STJ e STF, além do PJESP. Em grau de recurso, enviar para o TRF (2ª REGIÃO); encaminhar os processos desarquivados pelo DEGEA, às UO do PJERJ; Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 15

3 FUNÇÃO RESPONSABILIDADE movimentar os expedientes, diariamente, com carro próprio do TJ, entre as regionais da Capital ( rotas 1 e 2 ), Baixada ( rota 3) e Niterói e São Gonçalo ( rota 4 ). 6 CONDIÇÕES GERAIS 6.1 O horário de funcionamento do SEMAL é das 8h às 19h. 6.2 Diariamente, SEMAL entrega os malotes aos Fóruns Regionais (rotas 1 e 2 ), Fóruns da Baixada (rota 03) e Fóruns de Niterói e São Gonçalo (rota 04 ), bem como coleta as sacas destinadas à Comarca da Capital e às Comarcas do Interior. 6.3 O Manual para Expedição e Recebimento de Malotes, que orienta os usuários sobre como realizar as tarefas, está disponível na intranet, no caminho: Institucional Sistema Integrado de Gestão SIGA Sistema Normativo Rotinas Administrativas DGLOG MAN-DGLOG O Manual do Usuário do Sistema de Controle de Malote que orienta os usuários das unidades sobre como utilizar o sistema, está disponível na intranet, no caminho: Serviços Manuais dos Sistemas de Informática SISCOMA Sistema de Malote. 6.5 O Serviço de Malote recebe e envia expedientes acondicionados, de forma agrupada, em sacas de malotes, integrando as unidades organizacionais judiciais e administrativas do Tribunal de Justiça do RJ ao Tribunal de Justiça de SP -TJESP (centralizadas pela capital São Paulo); bem como realiza o encaminhamento de feitos da 3ª Vice-Presidência aos Tribunais Superiores em Brasília; envia os recursos para o Tribunal Regional Federal (2ª Região) e, ainda, encaminha os processos desarquivados pelo DEGEA às UO do PJERJ. 6.6 O processo de trabalho de movimentação de malotes tem início quando a equipe recebe dos Correios as sacas de malote lacradas, os maços de processos do Arquivo Central e as sacas de malote, através do carro para atendimento exclusivo às regionais Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 15

4 da capital e de modo inverso. E se finaliza com o fechamento da sacas, contendo os expedientes recebidos no dia, sendo após entregue aos correios, mediante recibo Todos os malotes são pesados diariamente quando chegam ao serviço de malote (SEMAL) e também quando saem para seus destinos As balanças utilizadas para a realização das pesagens são de propriedade da empresa contratada (contrato 003/1274/2011 com validade até 30/11/2013) para a locação das mesmas, sendo dela também a responsabilidade de mantê-las em perfeitas condições de funcionamento, calibradas e aferidas Através do FRM-DGLOG é realizado, mensalmente, o controle de verificação da calibração Os contatos com a empresa para a solicitação de atendimentos são feito por telefone e/ou e registrados na planilha de controle das solicitações destinadas à Empresa contratada para a locação das balanças FRM-DGLOG Os certificados de Conformidade/Calibração das balanças encontram-se arquivados em pasta própria com a mesma identificação (Certificados de Conformidade/Calibração das balanças), cujo código de registro é o c. 6.7 Os expedientes que se destinam às UO administrativas do TJ são entregues pelo serviço de malote à mensageria, além dos processos de comunicação entre as comarcas e os remetidos pelos Tribunais Superiores TRF E TJESP Da mesma forma os expedientes recebidos são separados para o trabalho dos respectivos grupos: 1. Comarca da capital; 2. Outras comarcas; 3. Regionais ( rotas 1 e 2 ), Baixada ( rota 03) e Niterói e São Gonçalo ( rota 04); Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 15

5 4. Arquivos: Central, Itaipava e do Rio Bonito; 5. Tribunais. 6.8 Os envelopes recebidos pelo SEMAL com inconsistências são devolvidos à origem, preenchendo o FRM-DGLOG Todas as unidades organizacionais judiciais de 1ª Instância e 2ª Instância estão integradas ao SISCOMA As unidades organizacionais integradas ao SISCOMA devem acessar o Manual do SISCOMA, semanalmente, a fim de obterem informações atualizadas sobre a utilização do sistema Para os processos e expedientes recebidos do STJ, STF, TRF e TJSP, são criados envelopes no SISCOMA para envio aos respectivos destinos Na falta de sacas para o envio de todo o expediente diário é mantido um determinado número de sacas extras que ficam acauteladas no Serviço de Malote para serem colocadas no percurso quando necessário A cada dois meses, independente de solicitação, SEMAL encaminha a todas as comarcas, através do SISCOMA, quantidade suficiente de lacre, conforme número disponível de sacas para remessa à Capital A quantidade suficiente de lacres é calculada, tomando por base a metade do número de sacas de cada comarca multiplicada pelo número de dias úteis no bimestre Registra, diariamente, no sistema, FRM-DGLOG Relação de Malotes, a entrada e saída das sacas Em caso de extravio, a ECT comunica, oficialmente, o fato ao SEMAL que, de imediato, toma as seguintes providências: a) comunica às UO originárias dos expedientes; Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 15

6 b) comunica à DGFAJ; c) comunica à DIMEX para as providências pertinentes; d) solicita a reposição imediata das sacas; e) solicita o pagamento de indenização, conforme contrato em vigor; f) procede ao cancelamento dos malotes extraviados Em caso de roubo de malote, além de todas as providências nos casos de extravio, acima discriminadas, a ECT encaminha de forma oficial, ao SEMAL, o Registro de Ocorrência Policial. 7 PROCEDIMENTO PARA ABRIR MALOTE 7.1 Diariamente, o SEMAL recebe os malotes encaminhados: Via ECT pelas unidades organizacionais judiciais e administrativas do PJERJ; pelo Supremo Tribunal Federal (STF); pelo Superior Tribunal de Justiça (STJ); pelo Tribunal Regional Federal (2ª Região); pela Comarca de São Paulo. Via carro do TJ pelas Regionais da Capital; pela Baixada; pelas Comarcas de Niterói e São Gonçalo; pelo Serviço de Mensageria (DGLOG/DEIOP/DIMEX/SEMSG). Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 15

7 7.2 Acondiciona as sacas no espaço reservado e identificado para este fim. 7.3 Para cada uma das sacas de malote, o SEMAL executa o procedimento que se segue: Confere o percurso, o visor, identificado por tarja colorida, faz a troca imediatamente de destino e confere as condições da saca de malote (integridade) Caso seja constatado que a saca se encontra em condição inadequada para uso, tendo saca disponível, procede à troca, de imediato. Caso contrário, entra em contato com a ECT para a substituição da saca danificada Pesa a saca, com a finalidade de conferir se está dentro do padrão contratual (até 14,300 kg cada uma). Caso haja excedente de peso, analisa o motivo e necessidade de comunicar o fato ao remetente Registra o número do malote e peso no FRM-DGLOG Relação de Malotes e inicia a abertura, rompendo o lacre e invertendo o visor para retorno ao destinatário (visor identificado ao lado do TJ). 7.4 Abre o malote e faz a leitura ótica de cada envelope, conferindo com a respectiva guia Caso haja divergência, aguarda abertura de todas as sacas Caso o expediente não seja encontrado, solicita ao remetente cancelamento do item na guia de malote. 7.5 Estando tudo correto, recebe a guia e realiza a triagem, separando os expedientes em lotes destinados ao Fórum Central e às Comarcas do Interior. 7.6 Após, separa, em cada lote, os expedientes com código de barras (SISCOMA); 7.7 Encaminha os expedientes de cada lote aos responsáveis das equipes do trabalho. Tratamento dos expedientes destinados ao Fórum Central - Capital Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 15

8 7.8 Equipe do SEMAL gera guia de integração para os expedientes, recebidos via SISCOMA. 7.9 Agrupa-os em amarrados e os encaminha ao SEMSG. Tratamento dos expedientes destinados às Comarcas do Interior, Fóruns Regionais, Tribunais Superiores e TRF 7.10 Equipe do SEMAL coloca os expedientes, recebidos via SISCOMA, no local de triagem Verifica se os expedientes possuem vício de endereçamento Em caso positivo, devolve o expediente e a guia à UO, informando o motivo da recusa Não havendo, coloca-os no local de triagem. 8 PROCEDIMENTO PARA FECHAR MALOTE 8.1 A equipe do SEMAL responsável pela preparação para encaminhamento retira, uma a uma, as sacas do local de triagem. 8.2 Revisa o posicionamento do visor, que deve estar com o endereçamento do respectivo destinatário à mostra. Corrige, em caso de erro, o posicionamento do visor, identificado por tarja colorida no destino Tribunal. 8.3 Revisa o destinatário e prepara o ensacamento Caso o expediente esteja endereçado a outra unidade organizacional, coloca no local apropriado. 8.4 Faz a triagem para separar expediente com código de barras (SISCOMA). 8.5 Encaminha os expedientes com código de barras para a equipe responsável pelo registro e encaminhamento via sistema. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 15

9 Procedimento de envio de expediente via SISCOMA 8.6 A equipe do SEMAL, responsável pelo encaminhamento dos expedientes com código de barras, lança no sistema o código da unidade organizacional (o sistema abre relação com todos os expedientes do destino). 8.7 Identifica cada expediente pela leitura dos envelopes, com o leitor ótico e caso não faça a leitura, digita os números do código dos expedientes. 8.8 Caso a relação de expedientes esteja completa, lança no sistema o número da saca do malote, para vincular aos expedientes que são imediatamente ensacados Se a relação não estiver completa, aguarda a localização do expediente com o sistema aberto, fechando o envio a partir da localização do expediente faltante. 8.9 Terminado o registro no sistema de todos os expedientes de uma mesma unidade organizacional, a equipe do SEMAL amarra, grampeia e ensaca, preferencialmente, o lote de até 50 expedientes ou até o limite de 14,300 kg Encaminha o malote para o local apropriado e realiza a pesagem Verifica se as sacas obedecem ao limite estabelecido de 14,300 kg Caso ultrapassem o limite, divide em outro malote Preenche o FRM-DGLOG Recibo dos Malotes Encaminhados à ECT e fecha malote com lacre Acondiciona malote em local apropriado e disponibiliza para retirada pelo preposto da ECT, mediante assinatura no FRM-DGLOG Recibo dos Malotes encaminhados à ECT. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 15

10 9 RECEBER PROCESSOS DESARQUIVADOS DO DEGEA E ENVIAR PARA AS COMARCAS 9.1 SEMAL recebe, via carro do DEGEA, processos desarquivados do Arquivo Central, acondicionados em maços. 9.2 Realiza pesagem dos maços. 9.3 Efetua o recebimento no SISCOMA, confere e classifica de acordo com o destinatário. 9.4 Distribui para as equipes responsáveis pela remessa. 9.5 Cada equipe separa os processos por unidade organizacional, lançando seu respectivo código no SISCOMA. 9.6 Identifica cada expediente pela leitura dos envelopes, com o leitor ótico e caso não faça a leitura, digita os números do código dos expedientes. 9.7 Caso a relação de expedientes esteja completa, lança no sistema o número da saca do malote, para vincular aos expedientes que são imediatamente ensacados Se a relação não estiver completa, aguarda a localização do expediente com o sistema aberto ; fechando o envio a partir da localização do expediente faltante. 9.8 Terminado o registro no sistema de todos os expedientes de uma mesma unidade organizacional, a equipe do SEMAL amarra, grampeia e ensaca, preferencialmente, o lote de até 50 expedientes ou até o limite de 14,300 kg. 9.9 Realiza a pesagem e verifica se as sacas obedecem ao limite estabelecido de 14,300 kg Caso ultrapassem o limite, divide em outro malote Imprime relatório de sacas e fecha malote com lacre. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 15

11 9.11 Acondiciona malote em local apropriado e disponibiliza para retirada pelo preposto da ECT, mediante assinatura no FRM-DGLOG Recibo dos Malotes encaminhados à ECT. 10 INDICADORES NOME FÓRMULA PERIODICIDADE Percentual de Peso Recebido Percentual de Peso Expedido Quantidade de peso recebido/ quantidade de peso total movimentado)* 100 (Quantidade de peso expedido/quantidade de peso movimentado)* 100 Mensal Mensal 11 GESTÃO DE REGISTROS 11.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPON- SÁVEL ARMAZE- NAMENTO RECUPE- RAÇÃO PROTEÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) DISPOSIÇÃO Relação de Malotes (FRM- DGLOG ) g DGLOG/ SEMAL Pasta eletrônica Data Condições apropriadas Backup 2 anos Eliminação na UO Controle de Malotes (FRM- DGLOG ) g DGLOG/ SEMAL Pasta Data Condições apropriadas 2 anos Eliminação na UO Tabela de verificação Preventiva Mensal da Calibração das Balanças FRM- DGLOG c DGLOG/ SEMAL Pasta Número de série da balança Condições apropriadas 2 anos Eliminação na UO Planilha de Controle das Solicitações Destinadas à Empresa Contratada para a Locação das Balanças FRM- DGLOG a DGLOG/ SEMAL Pasta Número de série da balança Condições apropriadas 2 anos Eliminação na UO Legenda: *CCD = Código de Classificação de Documentos. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 15

12 Notas: **UO = Unidade Organizacional. ***DGJUR/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais. a) Eliminação na UO - procedimento Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais. b) DGJUR /DEGEA procedimentos Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; Avaliar, Selecionar e Eliminar Documentos do Arquivo Intermediário e Gerir Arquivo Permanente. c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação. 12 ANEXOS Anexo 1 - Fluxograma do Procedimento de Abrir Malote; Anexo 2 - Fluxograma Procedimento de Fechar Malote; Anexo 3 - Fluxograma do Procedimento Receber Processos Desarquivados do DEGEA e Enviar Para as Comarcas. ========== ANEXO 1 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ABRIR MALOTES Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 15

13 ANEXO 2 - FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO FECHAR MALOTES Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 15

14 ANEXO 3 - FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO RECEBER PROCESSOS DESARQUIVADOS DO DEGEA E ENVIAR PARA AS COMARCAS Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 15

15 Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG de 15