Acrobat X. Resumo. Introdução

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1 Acrobat X Resumo Introdução O que é o Adobe Acrobat? Não confundir o Acrobat X com o Acrobat Reader, que é um leitor grátis. Existem diferenças entre o Acrobat Standard e o Acrobat Professional em termos de ferramentas e comandos. Muitas das tarefas de edição podem ser efectuadas em qualquer um deles; no entanto, o Acrobat Professional fornece mais possibilidades de edição do que o Acrobat Standard. No Acrobat, em vez de criar um novo documento a partir do nada, o fluxo de trabalho geralmente implica converter um documento, criado em qualquer programa, num ficheiro PDF. Uma vez convertido para PDF, pode usar-se o Acrobat para editar e redefinir o documento, adicionar sinais sonoros e interactividade, ou prepará-lo para impressão profissional. Adicionalmente ao programa Acrobat, o Acrobat Professional vem acompanhado de outros, como o Acrobat Distiller e o Adobe Designer (este só para Windows). O Acrobat Standard traz apenas o Acrobat Distiller. Estes produtos são usados para converter ficheiros PostScript para ficheiros PDF, criar índices de busca e formulários baseados em XML. O que é um ficheiro PDF? PDF = Portable Document Format (Documento com Formato Portátil), foi desenvolvido pela Adobe Systems como um formato único para ser lido por qualquer visualizador Acrobat. É portátil: o ficheiro criado num computador pode ser lido noutro computador com um visualizador Acrobat, dispositivos vários e em outras plataformas. Por exemplo, pode criar uma paginação num computador Macintosh e convertê-la num ficheiro PDF. Após a conversão, este documento PDF pode ser visto numa máquina Windows ou UNIX. A cumplicidade multiplataformas (para permitir o intercâmbio entre diferentes computadores, por exemplo), é uma mais valia dos documentos PDF. O PDF é extraordinário pela capacidade de preservar intacto o conteúdo de uma página. Por exemplo, suponha que tem um documento InDesign criado em Windows usando fontes genéricas das aplicações Windows. Depois de converter o documento completo para PDF, com gráficos e fontes, tudo intacto, ele pode ser visualizado e impresso num computador com outra plataforma. E esta não precisa de ter as fontes ou as imagens para imprimir o seu ficheiro na íntegra. O nível de integridade dos documentos pode ser uma coisa muito conveniente em ambientes de negócios, onde as compras de softwares atingem grandes quantias. Os documentos PDF eliminam a necessidade de instalar todas as aplicações usadas numa determinada empresa em todos os computadores dessa companhia. Por exemplo, os fun- 1

2 cionários do sector gráfico podem usar uma aplicação gráfica para criar anúncios e depois convertê-los para PDF para que outros departamentos possam usar o Adobe Reader para ver e imprimir esses anúncios para aprovação. O Acrobat tem muitas possibilidades disponíveis para comentário e marcação de documentos e também para comparação entre documentos. Suporta ficheiros com camadas (o que acrescenta muita funcionalidade ao Adobe Reader), e prepara os PDFs para leitura no ecrã. Versões PDF Standard e Professional O Acrobat Professional veio trazer mais ferramentas para ajudar os utilizadores a redefinir as finalidades de um documento. Ferramentas para reparar ficheiros com problemas, reduzir o tamanho dos ficheiros, preparar os ficheiros para uma gama de diferentes dispositivos, e eliminação de dados desnecessários, são algumas das muitas possibilidades do Acrobat Professional. Além disso, o formato PDF/A, disponível a partir do Acrobat 7, foi especificamente concebido para arquivar documentos. Uma equipa especializada desenvolveu este formato para que os documentos visualizados em sistemas de computador daqui a 100 anos sejam compatíveis com os futuros sistemas operativos. O outro formato PDF/X-1a destina-se a criar ficheiros seguros para todos os sistemas de fluxo de trabalho gráfico. Interface e Generalidades O ambiente Acrobat A janela do documento apresenta o nome do ficheiro no topo. Para ver as medidas do documento: aproximar o cursor do canto inferior esquerdo. Quando o documento é mais largo que a janela, as medidas estão sempre visíveis. Área de trabalho conforme aparece no Acrobat A. Barra de menus B. Barras de ferramentas C. Painel de navegação (painel Bookmarks visível) D. Painel de documentos E. Painéis de tarefa (Task Pane) 2

3 Janela de boas-vindas A janela de boas-vindas fica visível quando nenhum documento está aberto. Permite um acesso rápido aos últimos arquivos abertos, abrir um arquivo e iniciar alguns fluxos de trabalho geralmente usados com um único clique. Os utilizadores de Mac podem desactivar esta janela através das Preferências, no separador General. Para Windows não existe essa opção. Formas de visualização, navegação e impressão Todas as ferramentas de zoom A. Ferramenta Rectangular (Marquee) de zoom B. Ferramenta Zoom dinâmico C. Botão Zoom Menos D. Botão Zoom Mais E. Botão de Valor de Zoom F. Botão Tamanho Real G. Botão Ajustar à largura H. Botão Aplicar zoom no nível de página I. Ferramenta Panorama e Zoom J. Ferramenta Lupa Lupa + e lupa Alt (no Mac) ou Ctrl (no PC) para alternar entre as duas lupas. Quando o documento está maior do que a janela da aplicação, pode usar a ferramenta mão (Ctrl+Space para acesso temporário). Dynamic Zoom (arrastar para cima: aumenta / para baixo: diminui) Loupe existe apenas na versão professional Pan & Zoom tal como o anterior, existe apenas na versão Professional. Podem usar-se estas duas em conjugação. Podem abrir-se várias janelas para navegação: menu Window > New Window Também pode fazer Split, para dividir a janela em partes independentes. Duplo-clique na divisão, para fechar. Spreadsheet Split parte a janela em 4, mas movem-se juntas, embora se possa fazer scroll independente. Muito útil para tabelas compridas. View > Read Mode forma prática para leitura View > Full Screen Cmd/Ctr + L. Para sair: Esc Menus Os menus estão no topo da janela da aplicação. Para os esconder/mostrar: [Cmd]/[Ctrl] + [Shift] + M. Em modo Full Screen também não aparecem. Menus contextuais Surgem ao fazer clique com o botão direito do rato e são diferentes dependendo da ferramenta em uso e da zona onde se faz clique. 3

4 As barras de ferramentas Existem ferramentas que estão sempre visíveis na barra respectiva. Outras vão buscar-se aos menus (especialmente View e Comments). Barras de ferramentas (estas são as que estão visíveis por predefinição) A. Botão Criar B. Barra de Ferramentas Rápidas (Quick Tools) C. Barra de Ferramentas Comuns D. Comandos para navegação de página E. Comandos de Seleção e Zoom F. Comandos de Exibição de página Se fizer clique no botão direito do rato sobre a barra de topo pode ver todas as ferramentas. Com um clique sobre cada uma, o seu ícone fica disponível na barra de topo para acesso rápido. Também pode ir ao painel de tarefas (à direita) e com o botão direito do rato, escolher Add to Quick tools. Painéis de Tarefas (Task Pane) A maior parte dos comandos é organizada nos painéis de tarefas: Tools (Ferramentas), Comment (Comentário) e Share (Compartilhar) no lado direito da janela. Para escolher quais os painéis visíveis: Clique no ícone Show or Hide panels, no canto superior direito do painel de tarefas para que toda a lista fique visível e aqui pode activar/desactivar os que pretender. ou Vá ao Menu View > Tools e selecione um painel. 4

5 Painéis de Navegação Quando se abre um PDF, o painel de navegação está normalmente fechado, mas os botões da lateral esquerda da área de trabalho fornecem acesso fácil a vários painéis, como o botão Thumbnails (Miniaturas de páginas) e o botão do painel Bookmarks (Marcadores). Atalhos de teclado Muitos atalhos de teclado aparecem nos menus, junto ao nome dos comandos. Outros atalhos (como o acesso às ferramentas através de uma letra) terão de ser activados nas Preferências: no painel General, activar a opção Use single key accelerators to access tools. Depois de activar esta opção, quando coloca o cursor sobre uma ferramenta, a etiqueta amarela que indica a função dessa ferramenta, mostra também a letra de acesso. Predefinições (Presets) Adobe Ao criar PDFs a partir de Illustrator, InDesign ou Photoshop, a janela Adobe PDF é usada para controlar as definições de saída. Isto é apresentado em diferentes secções da janela principal, cada uma focando um aspecto diferente para geração e optimização do processo. Aqui fica uma breve explicação de cada uma das predefinições na exportação para PDF: High-Quality Print PDF/X PDF/A Press Quality Smallest File Size PDFs para documentos destinados a impressoras jacto de tinta, laser a cores, etc. Não é aplicada qualquer conversão de cor, e são incluídos todos os perfis originais codificados em imagens colocadas. É uma boa predefinção para opções genéricas mas não é ideal para trabalho comercial destinado a impressão em gráfica. PDFs para intercâmbio de ficheiros com conteúdo gráfico de acordo com padrões ISO. Todas as fontes são embebidas e a cor aparecerá como CMYK ou cores directas ou ambas. Os documentos PDF/X podem usar cores RGB calibradas. Estes ficheiros são normalmente usados para arquivo. Sendo o bjectivo a preservação a longo prazo, o documento deve conter apenas o que necessita para abertura e visualização ao longo de toda a vida esperada. Por exemplo, os documentos PDF/A podem conter apenas texto, imagens em pixéis e em vectores; não podem conter encriptações e scripts. Além disso, todas as fontes são embebidas, para que os documentos possam ser abertos e visualizados tal como foram criados. Em resumo, os documentos PDF/A são mais leves do que os documentos PDF/X, que se destinam a saídas em alta resolução. Arquivos PDF para impressão em gráfica. Este conjunto de opções usa o PDF 1.4, as cores são convertidas para CMYK e reduz a resolução de cor e imagens em tons de cinza para 300 ppi e imagens monocromáticas para 1200 ppi. As fontes são embebidas e preserva transparência. Esses arquivos PDF podem ser abertos no Acrobat 5.0 e Acrobat Reader 5.0 e posterior. Arquivos PDF para a Web ou para envio por . Este conjunto de opções usa a compactação, a redução da resolução e uma resolução de imagem relativamente baixa. As cores são convertidas para srgb e não incorpora fontes. Esses arquivos PDF podem ser abertos no Acrobat e Reader 6.0 e posterior. Estas opções são idênticas em todos estes programas. Convém salientar que no caso do Illustrator é de facto um Save As e não uma exportação e se se utilizar a opção Preserve Illustrator Editing Capabilities podemos depois guardar apenas o PDF e editá-lo no Illustrator tal como 5

6 se fosse um documento de Illustrator. No Photoshop, esta opção é utilizada apenas para uma imagem com texto que se pretenda manter vectorial. Preferências O painel de Preferências do Acrobat é gigantesco! Vejamos aqui algumas das opções mais importantes em cada separador: Identity Neste separador pode colocar-se os dados do utilizador, que irá surgir nos comentários, revisões e assinaturas digitais Documents Pode alterar o número de documentos que surgem na lista dos usados recentemente (5 é o número padrão, e o número máximo é 10) General Use single key accelerators to access tools Depois de activar esta opção, quando coloca o cursor sobre uma ferramenta, a etiqueta amarela que indica a função dessa ferramenta, mostra também a letra de acesso. Para saber todos os atalhos, consulte a última secção do PDF de ajuda da Adobe Keyboard shortcuts. Pode também pesquisar online, no site da Adobe. Create links from URLs Transforma automaticamente todos os URLs existentes no ficheiro em links activos. Botão RESET ALL WARNING serve para reactivar avisos que já não ficam visíveis porque numa vez anterior, activámos a opção D ont Show Again. Se quisermos ver de novo, basta premir este botão. Units and Rulers Pode aqui alterar a unidade de medida usada ao longo do documento. 6

7 Criar PDFs Pode criar-se PDFs a partir de ficheiros de Office, com ferramentas do próprio Office, num separador com a designação Acrobat e que apresenta várias opções. O Word é o que apresenta maior número de opções. Nota: apenas am Windows. Não é possível em mac. Ao escolher a impressora virtual, nas Printer Properties pode escolher-se qual o tipo de PDF (Standard, Smallest, Press Quality, etc) Acrobat O botão CREATE permite criar PDFs de várias formas. From File suporta muitos tipos de ficheiros Excel, Word, PowerPoint, imagens, mp3, etc. Não suporta ficheiros da Adobe Creative Suite esses têm de ser criados a partir das próprias aplicações. Para ficheiros de Office e outros, é preciso ter o programa instalado, embora ele seja aberto em background. Mas se não o programa não estiver instalado não será possível efectuar esta operação. Nota: apenas am Windows. Não é possível em mac. Mas em ambas as plataformas, pode fazer-se Print e escolher a impressora Adobe PDF. Na versão Leopard, do Mac, em vez disto, no canto inferior direito da janela de Print, escolher Save As PDF. E tudo o resto é igual. Para definir como estes PDF são criados, pode ir-se às preferências e definir como se pretende que cada tipo de ficheiro seja convertido, no separador Convert to PDF. A partir de um site Na opção Create PDF from Web Page, é preciso indicar o URL (não tem de ser a homepage, pode ser um endereço muito comprido) e basta fazer Create. Para definir algumas opções, clique em Settings. Também se pode activar a opção Capture Multiple Levels no canto inferior esquerdo da janela. E aqui pode definir-se quantos níveis ou mesmo o site inteiro (cuidado, porque pode fazer PDFs muito grandes). Pode abrir o site e fazer print para a impressora Adobe PDF. Mas aqui não tem opções de qualidade, etc. A partir do Clipboard Basta fazer Copy de qualquer coisa. Pode ser texto (com ferramenta de texto) ou qualquer tipo de objecto. Não pede qualquer definição. 7

8 Adicionar direitos para Adobe Reader (Extend Reader Rights) Actualmente os utilizadores do Adobe Reader têm mais opções do que apenas a leitura do PDF. Podem comentar PDFs, preencher formulários, gravar o PDF depois de preenchido para enviar electronicamente e assinar. Porém só terão esses direitos se o criador do PDF, no Acrobat, tiver gravado o PDF com esses privilégios. Existem 3 opções que se encontram em File > Save As... PDF: Enable Commenting & Measuring Ao acrescentar direitos de comentador aos utilizadores do Reader num documento PDF, os utilizadores do Reader 8 e versões posteriores podem participar em revisões de PDFs. Quando abrimos esse PDF no Reader este inclui, no painel de comentários, ferramentas que de outra forma não estariam disponíveis. Enable Text Editing in Documents (that are not fillable Forms) Disponibiliza a Typewriter tool para se poder preencher campos. Enable Additonal Features Disponibiliza ainda mais privilégios, tais como poder preencher formulários eletronicamente ou assinar um documento de forma digital. NOTA: Ao gravar o documento com uma destas opções activadas deixa de poder editar o documento. Por isso deve fazer sempre uma cópia de segurança no caso de ainda querer fazer alguma alteração no documento. As ferramentas e comandos para artes gráficas Quem trabalha na área gráfica sabe que actualmente os trabalhos são enviados em PDF para os clientes, para os revisores ou até para as gráficas. Fazer a sua verificação é essencial para evitar problemas na impressão. Desde a versão 6 que o Acrobat inclui e tem vindo a melhorar esta funcionalidade para verificar que os documentos sejam impressos correctamente e que o que nós vemos no ecrã ou nas provas é o que vai ser impresso na gráfica. Há um grande número de ferramentas dentro do Acrobat que são especificamente para pré- -impressão. Elas não estão visíveis por defeito, mas podemos ir buscá-los ao painel Tools > Print Production. 8

9 Ferramentas para produção gráfica Tools > Print Production Painel Print Production A. Acrobat Distiller B. Visualização da saída C. Preflight / Comprovação D. Predefinições de Trapping E. Converter cores F. Ink Manager (Gestor de tintas) G. Caixas de diálogo para definir medidas de página H. Adicionar marcas de impressora I. Corrigir traços muito finos J. Flattener Preview (visualização do achatamento) K. Definições de tarefa JDF Acrobat Distiller É distribuído como um programa separado, mas agora actualmente tem pouco uso porque está embebido em quase todos os programas através do PDFMaker. Quando geramos um PDF a partir de outra aplicação, como o Word, por exemplo, estamos a utilizar um Distiller. Visualizar a separação de cores Output Preview A verificação do documento na gráfica passa sempre pela visualização do documento chapa a chapa e normalmente são as chapas das 4 cores juntas que nos dão todas as outras tonalidades para imprimir todo o tipo de publicações. Em alguns casos, para além das cores processadas, que são as cores CMYK, pode haver mais cores que o cliente paga para serem utilizadas como cores directas (exemplos: dourado, prateado ou fluorescente) ou uma cor específica de uma dada marca (como o vermelho Coca-Cola). Este menu não permite efectuar alterações no documento. É só para a análise. 9

10 Show... Com este menu podemos seleccionar as cores que pretendemos visualizar: cores directas, CMYK, RGB, etc. Preview A opção Separations mostra todas as chapas que vão ser utilizadas para imprimir o documento. Podemos também visualizar as cores uma a uma, incluindo as cores directas, para sabermos ao certo quais os elementos pintados com elas. Bastará retirar/colocar o símbolo visto, na coluna da esquerda, para ver essa cor desaparecer. Color Warnings permite destacar as situações de sobreimpressão (overprint) e também a localização de preto composto (rich black) através de cores contrastantes. Object Inspector apresenta detalhes sobre os objectos. Com um clique sobre o trabalho surgem informações sobre tudo o que acontece por baixo deste clique. Para uma imagem indica qual o espaço de cor, o modo de blending, a resolução em pixéis e o tamanho. Se for texto dá-nos a informação sobre o tipo de letra e a cor dos caracteres. Estas informações são especialmente importantes para prevenir erros de impressão, como fotos pixelizadas ou texto que exceda a própria caixa, entre outros problemas aqui identificáveis. Preflight A janela de Preflight, apresenta uma lista de verificações, dispondo de inúmeros tópicos para analisar e corrigir muitos problemas num documento PDF (ver explicação detalhada mais à frente). Trap presets Opção actualmente pouco usada, porque muitos RIPs já a têm incorporada. Trata-se de prevenir um possível desacerto na impressão de duas cores que se tocam, e que provocaria uma falha no meio das duas, como uma linha branca. Assim, podemos definir aqui um valor (minúsculo) para sobreposição das duas cores, para que não apareçam esses espaços brancos. Convert colors Esta opção é utilizada para converter cores, dispondo de muitas variantes. Por exemplo, podemos converter todas as fotos que estão originalmente em RGB ou CMYK para Greyscale. 10

11 Ink Manager É utilizado para gerir as cores, verificando as chapas, tanto as de cores processadas como as cores directas. Set Page Boxes (definir medidas de páginas) Na verdade, é a ferramenta Crop só que aqui utilizada de forma diferente. Pode-se acrescentar espaço para um bleed, por exemplo, ou para adição de miras gráficas. Add Printer Marks Pode ser utilizado para adicionar marcas de corte, miras de acerto, barras de cor, etc (enfim, todas as miras gráficas). Não esquecer de acrescentar o espaço para estes novos elementos, usando a opção anterior. Fix Hairlines Um Hairline é um traço tão fino que apesar de se conseguir visualizar nas provas em papel, frequentemente desaparece na impressão na gráfica. Através desta opção todas as linhas que estejam abaixo de um certo valor (normalmente 0.25 pt) são engrossadas até um valor mínimo visível na prova final. Flattener Preview Se usamos transparências nos documentos (seja através de drop shadow ou de sobreposições de efeitos), elas terão que ser flattened (achatadas) para serem impressas. O flattening divide os objectos transparentes em áreas vectoriais e áreas rasterizadas. Quanto mais complexo o trabalho (combinando imagens, vectores, texto, cores especiais, impressões sobrepostas, etc.), mais complexo será também o achatamento e seus resultados. Isto pode ser necessário durante a impressão ou ao salvar ou exportar para outros formatos que não dão suporte a transparências. Para manter a transparência viva (live transparency), ao criar arquivos PDF, deve gravar-se como Adobe PDF 1.4 (Acrobat 5.0) ou superior. Os RIPs mais recentes já conseguem processar estes efeitos, dispensando o flattening. Em cima, a interacção entre 3 objectos transparentes. Em baixo, através do processo de flattening os 3 objectos iniciais transformam-se em 7 pedaços, em função das alterações de cor (imagem retirada do livro Mastering InDesign CS5 for Print Design and Production, de Pariah S. Burke) JDF Job Definitions São ficheiros com definições embebidas no documento. São utilizados quando inseridos em circuitos de JDF. 11

12 Utilizar a janela de opções do Preflight A janela Preflight está dividida em 3 tabs. Profiles Listagem de perfis. Alguns apenas analisam o documento (Analyze) e outros podem analisar e corrigir (Analyze and Fix). Analisar Analisar e corrigir Results Mostra os resultados apór a utilização de um perfil. Standards Permite gravar o documento de acordo com normas estabelecidas por grupo de especialistas em pré-impressão. Profiles Aqui estão inúmeras rotinas automatizadas que vão analisar ou também corrigir problemas encontrados no documento. As variadas opções estão divididas por grupos de incidência e mostram quais as propriedades do documento que vão ser analisadas. Ao escolher uma opção vemos ainda uma breve descrição sobre o que vai ser analisado. Com os fixups podemos corrigir algumas situações, como: reduzir a resolução de imagens (downsample), embeber tipos de letra, achatar a transparência (flatten transparency) para impressão, etc. Tudo isto são trabalhos que os técnicos de pré-impressão têm que executar para que o trabalho seja impresso correctamente de acordo com a sua especificidade e de acordo com os seus equipamentos e software. Os perfis podem ser filtrados para visualizarmos apenas os que interessam. Podemos ainda usar o comando Find para procurar uma ou mais palavras que identifiquem o perfil pretendido (por exemplo convert ). Para decidir qual o perfil a utilizar, é possível ver todos os passos que vão ser dados durante o processo e ainda editar e alterar esses passos ou a sua sequência. Os perfis que se usam mais regularmente, podem ser classificados como favoritos, facilitando assim a sua reutilização. Depois de aplicar um perfil de preflight, pode verificar-se se o problema ficou resolvido através do Output preview. Gravar PDFs em conformidade com standards convencionados PDF/X, PDF/E e PDF/A são padrões definidos pela ISO (International Organization for standardization) para documentos PDF com finalidades diferentes ver quadro na página 5. Ao abrir um PDF surge um novo icone do lado direito com toda a informação relativa à validação que foi feita e onde é visível também qual o standard com que foi gravado. 12

13 Como criar um PDF de acordo com um padrão? Normalmente criamos o PDF no programa em que o documento foi criado, por exemplo no Adobe InDesign, onde os vários padrões já estão pré-definidos. Podemos usar o PDF/X- -1a:2001 para a maioria das gráficas. O PDF/X-4:2008 é uma nova versão do PDF/X-1a, que mantém a transparência viva (live transparency) e é mais fácil de editar, no caso de ser necessário fazer alguma alteração na gráfica. 13

14 OPERAÇÕES COMUNS EM ACROBAT X O que se segue é o resumo de algumas das operações mais comuns, explicadas de forma simples e abreviada Rodar páginas 1. Só visualização: View > Rotate View 2. Para rodar MESMO a página: Tools > Pages > Rotate. Também pode ser nos Thumbnails com o botão direito Extrair páginas 1. Tools > Pages > Extract - inserir nº das páginas a extrair 2. Cria novo documento apenas no monitor, que depois terá de ser gravada 3. Pode ser uma página por documento (Separate files) Inserir páginas 1. Tools > Insert from file - insere todas as páginas de um ficheiro, desde X página até final 2. Para inserir apenas uma ou outra página específica de um ficheiro com mais páginas, é preciso extrair essa páginea e depois inseri-la ou... dividindo um ficheiro (Split) ou ainda arrastando entre ficheiros: 3. Abrir 2 ficheiros e colocar ao lado um do outro com Window > Tile > Verticaly 4. Depois, é arrastar de um Thumbnail para outro, no painel Pages, do lado esquerdo. Duplicar e mover 1 página 1. Nos Thumbnails (zona de navegação, à esquerda) arrastar com [Alt] a página pretendida 2. Para a colocar noutro local é só arrastar Dividir um documento em múltiplas páginas 1. Tools > Pages > Split document Pode ser por número de páginas ou por tamanho de ficheiro 2. Pode aplicar-se a vários documento (Apply to Multiple) Editar texto 1. A fonte tem de estar embebida!!! Tools > Content > Edit Document Text 2. Seleccionar o texto. Se quiser saber qual a fonte, botão direito, Properties. 3. Pode mudar-se o tamanho, a cor, etc. Mas mudar a fonte, geralmente traz problemas. E ao mudar o texto pode ter-se problemas de justificação. 4. Outra forma de editar, é seleccionar com a ferramenta Edit Object. Depois com o botão direito, escolher Edit Object Vai abrir noutro programa (geralmente Illustrator, se for texto e Photoshop, se for imagem) Para saber qual o programa usado, pode ir às Preferências, e ver no separador Touch Up. 14

15 6. Quando o texto abre no AI, emendar o que se pretende. Se o texto aparecer partido, pode seleccionar a caixa de texto e fazer CUT. Depois desenhar uma caixa e fazer Paste lá dentro, que cola o texto todo. 7. Depois das emendas feitas, é só fechar, dizer Yes para salvar e regressa ao Acrobat com o texto corrigido. Adicionar texto 1. Tools > Content > Edit Document > Text fazer clique com [Alt] onde se pretende inserir texto. 2. Surge uma janela para escolher fonte e modo horizontal ou vertical 3. Inserir o texto. Depois pode seleccionar e mudar (Properties) Adicionar texto com a Typewritter tool 1. Tools > Content > Add or Edit Text Box (=Typewritter tool de versões anteriores) 2. (esperar um bocadinho antes de começar a escrever) 3. Dar um clique a barra com formatação fica disponível. Pode escrever 4. Pode seleccionar a caixa com a ferramenta Select Object e redimensionar 5. O texto adicionado desta forma é de facto um comentário abrir lista de comentários para ver. Pode ou não ser impresso Adicionar texto com Drawing Markup 1. Tools > Comment > Drawing Markups > Add text Box (1.ª) 2. Antes de escrever qualquer coisa, abrir a barra de propriedades: View > Show/Hide > Toolbar Items > Properties Bar permite formatar o texto antes mesmo de escrever. Sem esta barra, só se pode formatar depois, seleccionando o texto e com o botão direito 3. Desenhar caixa, escrever, modificar 4. Não esquecer que isto é um comentário abrir lista de comentários para ver. Pode ou não ser impresso. Redimensionar e cortar imagens 1. Clique sobre a imagem com a ferramenta Edit Object (do separador Tools). A imagem fica com 4 pegas. Basta arrastar. É sempre proporcional. 2. Às vezes, fica diferente o tamanho da caixa e do interior. Tem de clicar fora e clicar de novo. 3. Para cortar, com a imagem seleccionada com a ferramenta Edit Object, clique com o botão direito e escolha Set Clip (Surge uma Mensagem) - YES 4. Aparece uma tesoura que indica que está em modo de corte (crop). Colocar o cursor sobre um canto, sem clicar, só parar, até aparecer o símbolo de corte. 5. Pode agora arrastar e fica cortado! 15

16 Aumentar o tamanho de uma página 1. Tools > Crop e arrastar. Duplo clique 2. Na janela que se abre, colocar os valores a zero [Set to Zero] 3. Pode escolher um tamanho prédefinido ou em Custom entrar valores 4. OK 5. Também é interessante para adicionar miras para impressão em Print Production > Add Printer Marks. No mesmo separador, a opção Set Page Boxes faz o mesmo que o Crop. Eliminar informação confidencial 1. Tools > Protection 2. Mark for redaction. Arrastar por cima do texto que se pretende esconder. Pode fazer-se várias marcações. 3. No final, Apply Redaction. Extrair texto 1. Seleccionar, Copiar e colar ou 2. Seleccionar e com o botão direito escolher Export Selecion As... (docx funciona mt bem) ou 3. File > Save As > Microsoft Word > Word Document. Isto funciona sempre bem se o documento veio de word. De outra origem... depende. Para saber qual o programa que criou o PDF, pode ver em Propriedades > Description. Extrair imagens e desenhos 1. Seleccionar 1 imagem com a ferramenta normal de seleccção e com o botão direito escolher Save Image As... ou 2. Tools > Document Processing > Export All Images As... Pode criar uma nova pasta. No fim da janela, existe a opção de excluir imagens menores do que... Editar imagens 1. Tools > Content > Edit Object e clique sobre a imagem 2. Botão direito tem várias opções: Flip, Rotate 3. Pode fazer-se Edit Image (surge uma mensagem) 4. Vai abrir noutro programa (geralmente Illustrator, se for texto e Photoshop, se for imagem) Para saber qual o programa usado, pode ir às Preferências, e ver no separador Touch Up. 5. Depois de alterar é só fechar, dizer Yes para salvar e ele regressa ao Acrobat com a imagem alterada. 16

17 Redimensionar páginas ao tamanho do papel 1. No menu de impressão pode pedir Shrink ou None 2. Existe também Multiple para imprimir várias páginas por página, e Tile para partir páginas muito grandes. 3. Para assegurar que não muda (à partida) o tamanho das páginas, pode ir a Document Properties e no separador Advanced escolher Page Scaling None. Imprimir um booklet 1. Um booklet são 4 páginas (2 páginas por página na frente e 2 páginas por página no verso). Desde que se imprima pela ordem correcta, depois ao dobrar, as páginas acertam. Isso é o mais dificil de calcular! Mas o Acrobat calcula isso por nós! 2. Certificar que o documento é múltiplo de 4 (se necessário, adicionar páginas brancas) Pesquisas simples (Find) 1. Edit > Find ou Ctrl/Cmd + F 2. Na setinha ao lado do campo de Find, pode escolher Whole Word, Case Sensitive, Include Bookmards e/ou Comments Pesquisas complexas (Search) 1. Edit > Advanced Search ou Ctrl/Cmd + Shift + F 2. Para pesquisar vários documentos: colocar todos numa pasta e seleccionar essa pasta para pesquisar Partilhar PDFs por mail ou Adobe SendNow 1. File > Attach to vai para o separador do lado direito onde pode escolher mail ou Adobe Send Now Mudar Número de página visível na barra 1. Nos Thumbnails das páginas, botão direito: Number Pages 2. Escolher outro número. Se a página tem um número impresso, isso não muda. O que muda é o número que se vê na barra. 3. Também se pode adicionar um prefixo Compare 1. Menu View > Compare Documents... permite comparar e ficheiros PDF OCR - reconhecimento óptico de caracteres 1. Abrir no Acrobat e ir ao View > Tools > Recognize Text ou Tools > Recognize Text permite reconhecer o texto que a partir daqui fica editável. 2. No botão [Edit] deve identificar a língua 17

18 3. Ainda em Recognize Text, deve identificar palavras suspeitas (Find First Suspect ou Find All Suspect) 4. Agora passou a ser um ficheiro de texto, inteiramente pesquisável e que se pode gravar como Word ou outro formato. Nota: por este processo, o Acrobat corrige ligeiramente a imagem e até mesmo a endireita, se necessário, mas isto pode não ser suficiente. Por isso, quando o original não é muito nítido, é aconselhável abrir previamente no Photoshop e tentar melhorar contrastar, aplicar um filtro de nitidez, etc, para depois facilitar o reconhecimento dos caracteres. Adicionar Bookmarks (marcadores) Nem todos os ficheiros contêm bookmarks (marcadores). Quando existem estão visíveis no painel de navegação Bookmarks, à esquerda. Podem existir vários níveis de marcadores são como capítulos e subcapítulos. O mais fácil é ter o ficheiro original de InDesign (ou outro programa de paginação) e exportar um índice automático com bookmarks. Se não quisemos mesmo um índice impresso, geramos o índice e colocamos fora da página. Ao exportar para PDF, desde que se assinale Bookmarks, vai funcionar. A partir de Word é igual, mas só funciona em Windows! (ao exportar, escolher opções e adicionar os Bookmarks) Mas se isso não for possível... podemos incluir bookmarks no PDF (mais moroso e manual). Funciona da seguinte forma: 1. Dar um clique no texto, no local para onde se pretende saltar e no painel lateral, escolher Add Bookmark 2. Repetir as vezes necessárias 3. No painel Bookmarks, também se pode adicionar uma Action (por exemplo, comando Search) 4. Dado que o facto de ter bookmarks não é evidente, deve gravar-se o ficheiro por forma a que o painel Bookmarks apareceça visível quando se abre o ficheiro. Para isso: ir às Propriedades, painel Inicial View e escolher Bookmarks Panel Adicionar Headers & Footers 1. Tools > Pages > Headers & Footers e preencher. 2. No topo direito (margins) determina a distância do que estamos a inserir. 3. Coloca os cabeçalhos e rodapés em todas as páginas. Se não quisermos, clique em Page Range e indique quais as páginas. 4. Para pares e impares separadamente, também é aqui 5. Para números de página: Insert Page Number 6. No final, pode escolher Save Settings para guardar as definições e reaplicar noutro ficheiro 7. Se quisermos mais um rodapé ou header, de novo Add New (sem Update) 18

19 Actions Se precisar de executar uma tarefa várias vezes o melhor é automatizá-la e com um clique processa os passos todos, através de uma Action. As acções podem ser aplicadas a um ficheiro ou a uma pasta com vários ficheiros. Pode utilizar as Acções pré-definidas para a automatização de processos ou criar novas. As Actions pré-definidas têm uma breve descrição do que a fazem. Editar Acções 1. Painel Tools > Action Wizard > Edit Actions permite editar acções já criadas anteriormente ou mesmo acções pré-definidas. 2. Escolhe a acção que quer alterar. O Acrobat não deixa alterar as acções que já vinham com o programa, mas pode fazer uma cópia dessa acção alterá-la. Partilhar Acções Pode querer colocar uma Action num servidor comum da área onde trabalha para todos os seus colegas terem acesso ou passá-la ao seu cliente. Pode escolher a opção Edit Actions e escolher Export. Em pode encontrar Actions que podem ser úteis e até submeter Actions suas que podem ser úteis a outros. Adicionar Rich Media e Interactividade Como já foi escrito anteriormente, pode configurar as preferências do Acrobat para detectar automaticamente URLs e endereços de e transformá-los em hiperlinks (Preferences > General > Create links from URLs). Porém pode nem sempre funcionar correctamente, por exemplo se houver uma quebra de linha pelo meio. Acrescentar hiperlinks manualmente 1. Tools > Document Processing > Create Links from URLs Desta forma o programa vai embeber estes links e mesmo que a opção de visualização automática dos links não esteja activa os links vão funcionar. 2. Para visualizar onde os links se encontram pelo documento fora utilizar Tools > Content > Select Object. Criar links com a Links Tool 1. Seleccione Tools > Content > Link e desenhe um rectângulo à volta do elemento que quer transformar em link podem ser texto ou imagem Criar e adicionar botões Um botão é como se fosse um link mas com muito mais funcionalidades. Por exemplo, um link só pode ser associado a texto ou imagens mas um botão pode ser criado em qualquer parte do documento. 1. Content > Add or Edit Interactive Object 19

20 2. Escolher Button e desenhar um rectângulo onde o botão deve ser posicionado. Acrescentar ainda: nome, ToolTip ( dica que surge numa etiqueta amarela quando o rato passa por cima), e escolher a aparência. 3. Em Options pode escolher como quer que o botão seja visualizado. Se quer que tenha apenas um nome ou quer um nome e um ícone. 4. Depois escolhe a acção para o botão. Adicionar Video 1. Tools > Content > Add or Edit Interactive Object. Selecciona Video. 2. Desenhe um rectângulo na página onde quer posicioná-lo e escolha o ficheiro de Video. Este ficheiro pode estar em formato.f4v (Flash movie) ou qualquer outro tipo de Flash Video, ou qualquer outro ficheiro em formato.mov (Quicktime movie) que tenha sido gravados com o encoding H.264. Adicionar Som 1. Tools > Content > Add or Edit Interactive Object e seleccione Sound. 2. Desenhe um rectângulo em qualquer parte da página e escolhe o ficheiro de som. Pode utilizar formatos AIFF ou MP3. Adicionar um Flash O método de importação é o mesmo explicado para os videos ou sons. Adicionar transições de página 1. Tools > Document Processing > Page Transitions permite escolher transições entre páginas, tal como no Power Point. 2. Para visualizar em modo de apresentação: View > Full Screen mode (Cmd+L ou Crtl+L). Isto funciona tanto no Acrobat como no Adobe Reader. Adicionar Assinatura digital 1. Tools > Sign & Certify > Sign Document ou 2. Tools > Sign & Certify > Place Signature Adicionar Segurança através de password É possível limitar o acesso a um PDF através de password, que pode restringir determinados recursos, como impressão e edição, ou mesmo ser obrigatória para abrir o ficheiro. Nota: Não é possível adicionar password a um documento assinado ou certificado. 1. Escolha File > Preferences e introduza a password no separador Security, escolhendo o tipo de restrição 2. Terá de confirmar a password ao gravar o documento. Importante: Se esquecer uma password, não é possível recuperá-la no PDF. Mantenha uma cópia do PDF que não esteja protegida por senha. 20

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