MINISTÉRIO DA DEFESA EXÉRCITO BRASILEIRO DECEx - DESMil - DEPA ESCOLA DE FORMAÇÃO COMPLEMENTAR DO EXÉRCITO E COLÉGIO MILITAR DE SALVADOR

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1 0 MINISTÉRIO DA DEFESA EXÉRCITO BRASILEIRO DECEx - DESMil - DEPA ESCOLA DE FORMAÇÃO COMPLEMENTAR DO EXÉRCITO E COLÉGIO MILITAR DE SALVADOR 1º Ten Al Deise 1º Ten Al Denise 1º Ten Al Júlio 1º Ten Al Carvalho 1º Ten Al Santiago (in memorian) 1º Ten Al Martins 1º Ten Al Emerson 1º Ten Al Freddy 1º Ten Al Carolina 1º Ten Al Welton 1º Ten Al Bruno 1º Ten Al Daniela FERRAMENTAS PARA DESENVOLVIMENTO DE UM SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE MEDICAMENTOS E MATERIAIS MÉDICOS COM POTENCIAL APLICAÇÃO NAS FARMÁCIAS HOSPITALARES DO EXÉRCITO Salvador 2011

2 1 MINISTÉRIO DA DEFESA EXÉRCITO BRASILEIRO DECEx - DESMil - DEPA ESCOLA DE FORMAÇÃO COMPLEMENTAR DO EXÉRCITO E COLÉGIO MILITAR DE SALVADOR FERRAMENTAS PARA DESENVOLVIMENTO DE UM SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE MEDICAMENTOS E MATERIAIS MÉDICOS COM POTENCIAL APLICAÇÃO NAS FARMÁCIAS HOSPITALARES DO EXÉRCITO Salvador 2011

3 GRUPO O8 FERRAMENTAS PARA DESENVOLVIMENTO DE UM SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE MEDICAMENTOS E MATERIAIS MÉDICOS COM POTENCIAL APLICAÇÃO NAS FARMÁCIAS HOSPITALARES DO EXÉRCITO 2 PI EsFCEx 2011

4 3 1º Ten Al DEISE LUCIANA ADRIANO 1º Ten Al DENISE GERALDA LAZARONI LEAL 1º Ten Al JÚLIO CESAR DA SILVA WANDRATSCH 1º Ten Al SANDRO ROGÉRIO CARVALHO 1º Ten Al ALEXANDRE MAGNO DE ANDRADE SANTIAGO (in memoriam) 1º Ten Al CARLOS ALBERTO MEDEIROS MARTINS 1º Ten Al EMERSON JACSON MEYER 1º Ten Al FREDDY RODRIGUES THOMES 1º Ten Al MARIA CAROLINA ALVARES NASCIMENTO SORIANO 1º Ten Al WELTON ROCHA SILVA 1º Ten Al BRUNO ESTEVES DA SILVA 1º Ten Al DANIELA MAIA DOS SANTOS FERRAMENTAS PARA DESENVOLVIMENTO DE UM SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE MEDICAMENTOS E MATERIAIS MÉDICOS COM POTENCIAL APLICAÇÃO NAS FARMÁCIAS HOSPITALARES DO EXÉRCITO Projeto Interdisciplinar apresentado à Banca Examinadora da Divisão de Ensino da Escola de Formação Complementar do Exército, como requisito parcial para conclusão do Curso de Formação de Oficiais. Orientador: Cap Farm Paulo Sérgio Gomes Fernandes Salvador 2011

5 4 1º Ten Al DEISE LUCIANA ADRIANO 1º Ten Al DENISE GERALDA LAZARONI LEAL 1º Ten Al JÚLIO CESAR DA SILVA WANDRATSCH 1º Ten Al SANDRO ROGÉRIO CARVALHO 1º Ten Al ALEXANDRE MAGNO DE ANDRADE SANTIAGO (in memoriam) 1º Ten Al CARLOS MARTINS 1º Ten Al EMERSON JACSON MEYER 1º Ten Al FREDDY RODRIGUES THOMES 1º Ten Al MARIA CAROLINA ALVARES NASCIMENTO SORIANO 1º Ten Al WELTON ROCHA SILVA 1º Ten Al BRUNO ESTEVES DA SILVA 1º Ten Al DANIELA MAIA DOS SANTOS FERRAMENTAS PARA DESENVOLVIMENTO DE UM SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE MEDICAMENTOS E MATERIAIS MÉDICOS COM POTENCIAL APLICAÇÃO NAS FARMÁCIAS HOSPITALARES DO EXÉRCITO Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Comissão de Avaliação de Trabalhos Científicos da Divisão de Ensino da Escola de Formação Complementar do Exército, como exigência parcial para a obtenção do título de Especialista em Aplicações Complementares às Ciências Militares. Orientador: Cap Farm Paulo Sérgio Gomes Fernandes Salvador 2011

6 5 FERRAMENTAS PARA DESENVOLVIMENTO DE UM SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE MEDICAMENTOS E MATERIAIS MÉDICOS COM POTENCIAL APLICAÇÃO NAS FARMÁCIAS HOSPITALARES DO EXÉRCITO Projeto Interdisciplinar apresentado à Banca Examinadora da Divisão de Ensino da Escola de Formação Complementar do Exército, como requisito parcial para conclusão do Curso de Formação de Oficiais do Quadro Complementar ou Serviço de Saúde do Exército. Aprovado em: / /2011 Ten Cel DJALMO AUGUSTO ALVES NUNES - Presidente Escola de Formação Complementar do Exército Ten Cel ÉLDMAN DE OLIVEIRA NUNES Avaliador de conteúdo e apresentação Escola de Formação Complementar do Exército Maj JOCLEBER ROCHA VASCONCELOS Avaliador de conteúdo e apresentação Escola de Formação Complementar do Exército Maj JOSÉ ROBERTO PINHO DE ANDRADE LIMA Avaliador de forma Escola de Formação Complementar do Exército Profa NÚBIA MOURA RIBEIRO UFBA PAULO SÉRGIO GOMES FERNANDES Cap Orientador Escola de Formação Complementar do Exército

7 Às nossas famílias que sempre nos incentivaram na busca e conquista dos nossos ideais. Aos amigos Santiago e Carvalho que nos ajudaram a realizar esse trabalho. À Deus que nos deu a chance de viver e que nos acompanha, não deixando esmorecer nossa fé. 6

8 7 Agradecimentos Ao nosso orientador, Cap Farm Paulo Sérgio pelo incentivo e confiança transmitidos e por compartilhar conosco os seus conhecimentos. Ao Santiago pelo empenho e dedicação demonstrados na realização desse trabalho. Ao Carvalho pela amizade e companheirismo demonstrados durante o dia-a-dia. Aos colegas da Escola de Formação Complementar do Exército (EsFCEx) Curso de Formação de Oficiais do Quadro Complementar e Serviço de Saúde pelo convívio agradável. Por fim, nossos agradecimentos ao Exército Brasileiro, pela oportunidade de realização desta pesquisa.

9 8 RESUMO Resumo. Os medicamentos e materiais médico hospitalares representam a maior parte dos custos na gestão de um hospital. A farmácia hospitalar deve ter como foco o paciente e suas necessidades. Tem como principal função garantir a qualidade na assistência ao paciente por meio do uso seguro e racional dos medicamentos. O papel do gerenciamento da farmácia hospitalar tem valor estratégico, impondo uma gestão de estoques rígida, obtendo dados, analisando os fatos para tomar decisões corretas, para diminuir os custos, sem se esquecer de atender com qualidade o paciente. O presente trabalho apresenta uma pesquisa bibliográfica, em livros, periódicos e legislação pertinente, visando apresentar os requisitos de estrutura e área física, organização e localização da farmácia hospitalar. A farmácia hospitalar, com boa estrutura física exerce melhor a assistência farmacêutica, com as atividades de seleção, aquisição, armazenamento, distribuição e dispensação dos medicamentos, bem como as atividades de ensino e pesquisa. As técnicas de gestão de estoque abordadas são a Classificação ABC, o Lote Econômico de Compra, o Ressuprimento Just in Time e o Ponto de Pedido. Outra ferramenta muito útil é a gestão de materiais em sistemas informatizados, auxiliando o gestor da farmácia hospitalar nas novas aquisições. As aquisições de medicamentos devem seguir os preceitos da Transparência Pública, e podem ser feitas através de licitação (nas formas de convite, tomada de preços, concorrência e pregão), dispensa de licitação, compra direta e aquisição de órgão ou entidade pública. O objetivo desse trabalho é demonstrar ferramentas para desenvolvimento de um sistema de gerenciamento de medicamentos e materiais médicos com potencial aplicação nas farmácias hospitalares do exército. Concluiu-se que o desenvolvimento de um sistema de gerenciamento de medicamentos e materiais médicos beneficiaria financeira e estruturalmente os hospitais militares. Palavras-chave: Farmácia Hospitalar. Gestão de Estoque. Materiais médico-hospitalares.

10 9 ABSTRACT Abstract. Medications and healthcare-related materials represent the major cost in the hospital management. The focus of the hospital pharmacy should be on the patients and their needs, ensuring quality patient care through the safe and rationale use of medications. The hospital pharmacy could accomplish its goals through strict inventory management, data collecting and analysis system and cost-benefit analysis. Enforcement of these strategies could lead to a better healthcare system with a reduced cost. The information provided in this study was obtained from books, journals and legislative materials, and is seeking to present evidence for structure and physical arrangement, organization and location of the hospital pharmacy. A hospital pharmacy with a better physical arrangement and location can provide a superior support regarding the selection, acquisition, storage, distribution and dispensing of mediciation, as well as providing information and research. The inventory management techniques here discussed are based on the ABC classification, the Economic Lot Purchase the Resupply Just in Time and Site of Order. Another aspect of hospital pharmacy management is the use of information systems, assisting the hospital pharmacy management in the new acquisition of medications. The purchase of medications should follow the precepts of public transparency, and can be made through competitive bidding ( in the form of invitation, pricing, competition and trading), not bidding, direct purchase and acquisition of public agency. The objective of this paper is to demonstrate tools for developing a management system of medicines and medical materials with potential application in the army hospital pharmacies. It was concluded that the development of a management system of medicines and medical supplies would benefit financially and structurally military hospitals. Key-words: Hospital Pharmacy. Inventory Management. Medical and Hospital Supplies.

11 10 LISTA DE FIGURAS Figura 1 Ciclo da Assistência Farmacêutica... Figura 2 Curva ABC... Figura 3 Ponto de Pedido... Figura 4 Sistema Coletivo... Figura 5 Sistema Individualizado... Figura 6 Dose Unitária

12 11 LISTA DE QUADROS Quadro 1 Objetivos da Farmácia Hospitalar Quadro 2 Características do Sistema de Controle de Farmácias e Drogarias Quadro 3 Comparativo entre as principais modalidades de licitação para a aquisição de medicamentos... 39

13 12 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS CAF CCIH CFT CIM EB FH JIT LEC NE OMS PEPS PP PR SIMATEX SISCAF SISCOFIS SMM Central de Abastecimento Farmacêutico Comissão de Controle de Infecção Hospitalar Comissão de Farmácia e Terapêutica Central de Informações sobre Medicamentos Exército Brasileiro Farmácia Hospitalar Just In Time Lote Econômico de Compra Nota de Empenho Organização Mundial de Saúde Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair Ponto de Pedido Ponto de Ressuprimento Sistema de Material de Exército Sistema de Cadastro de Fornecedores Sistema de Controle Físico Stockless Materials Management

14 13 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO... 2 REVISÃO DA LITERATURA EVOLUÇÃO DA FARMÁCIA HOSPITALAR NO BRASIL Conceitos de FH Estrutura Física da FH Organização da FH Área Física GERENCIAMENTO DE RECURSOS MATERIAIS Assistência Farmacêutica Gestão de Estoques em FH TÉCNICAS DE GESTÃO DE ESTOQUE NA FH Classificação ABC Lote Econômico de Compra (LEC) Ressuprimento Just in time Ponto de pedido (PP) GESTÃO DE MATERIAIS EM SISTEMAS INFORMATIZADOS PADRONIZAÇÃO DE MEDICAMENTOS AQUISIÇÃO DE MEDICAMENTOS Licitação Fases dos processos licitatórios Modalidades de Licitação Dispensas de Licitação RECEBIMENTO DE MEDICAMENTOS ARMAZENAMENTO DE MEDICAMENTOS Estocagem Central de Abastecimento Farmacêutico (CAF) Localização de Materiais Aspectos Importantes para a Estocagem de Medicamentos Rotatividade do Item Ordem de Entrada/Saída Pallets

15 Porta-pallets Prateleiras Ordenação dos Estoques Equidistância Condições de Armazenamento de Medicamentos Recomendações para Estocagem Adequada DISTRIBUIÇÃO DE MEDICAMENTOS CONCLUSÃO REFERÊNCIAS APÊNDICE... 57

16 15 1. INTRODUÇÃO As organizações de saúde, de um modo geral, estão sendo obrigadas a suprir o crescimento da demanda com o aumento da prestação da assistência ao paciente. Desta forma, aumenta a necessidade de otimizar os recursos financeiros em unidades de saúde (PASCHOAL; CASTILHO, 2010). Diante das restrições orçamentárias, surge a necessidade dos administradores de saúde investirem na procura de novas medidas gerenciais, como o controle de recursos escassos aliado à eficiência de sua utilização e a redução dos custos operacionais concomitante com a melhoria da qualidade da assistência médica (NOVAES; GONÇALVES; SIMONETTI, 2006). Nessa perspectiva, a administração de medicamentos e materiais possui importante papel, pois esses produtos são parte significativa dos gastos em hospitais. O grau de comprometimento das despesas de custeio do hospital com esses itens pode se situar, financeiramente, até 75 % do que se consome em um hospital geral (GOMES; REIS, 2003). Por isso, o conveniente gerenciamento das atividades de administração de materiais e medicamentos em um hospital representa diferencial de gestão e economia de recursos financeiros (CAVALLINI; BISSON, 2010). A gerência de logística hospitalar deve ser assumida por profissionais que visem o emprego conveniente das modernas técnicas de gestão de materiais. O farmacêutico hospitalar, por possuir amplo entendimento sobre medicamentos e correlatos, tem a capacidade de assumir a gerência desse processo (CAVALLINI; BISSON, 2010). O farmacêutico hospitalar, como administrador de materiais, deve ter o objetivo principal de prover medicamentos e/ou correlatos necessários para a organização de saúde com qualidade, em quantidades adequadas, no tempo certo e ao menor custo. Esse profissional, além do domínio técnico das ciências farmacêuticas, deve aperfeiçoar habilidades para o gerenciamento de etapas do ciclo da assistência farmacêutica: planejamento, padronização, aquisição, recebimento, armazenamento, dispensação/ distribuição e controle de estoques (GOMES; REIS, 2003). Diante do exposto, torna-se importante que as instituições de saúde do Exército Brasileiro realizem estudos para a implementação de um sistema de gestão de medicamentos e correlatos eficiente. O presente trabalho é uma pesquisa bibliográfica realizada em livros periódicos e legislação pertinentes visando apresentar ferramentas para desenvolvimento de um sistema de

17 16 gerenciamento de medicamentos e materiais médicos. Após análise, os dados foram consubstanciados e elencados em tópicos. Pretende-se com esse estudo ressaltar a importância de expor ferramentas que permitam o desenvolvimento de um sistema eficiente de gestão de medicamentos e materiais médico-hospitalares para aplicação em todas as farmácias hospitalares do Exército Bresileiro, coordenado por oficial farmacêutico, o qual possui componentes curriculares, durante sua formação profissional, que o habilitam para tal competência.

18 REVISÃO DA LITERATURA 2.1 EVOLUÇÃO DA FARMÁCIA HOSPITALAR NO BRASIL A evolução da Farmácia Hospitalar (FH) no Brasil está vinculada à estruturação do complexo médico-industrial. No início do século XX, o farmacêutico era o profissional de referência para a sociedade nos aspectos do medicamento, atuando e exercendo influência sobre todas as etapas do seu ciclo. A expansão da indústria de medicamentos e a diversidade do campo de atuação farmacêutico levaram o farmacêutico a se distanciar da área de medicamentos, descaracterizando a farmácia. No período compreendido entre 1920 e 1950, intensificou-se essa descaracterização das funções do farmacêutico e as FH converteram-se num canal para distribuição de medicamentos produzidos pela indústria (GOMES; REIS, 2003). Nas proximidades do novo milênio, o enfoque da FH passa a ser clínico assistencial. A FH atua em todas as áreas da terapia medicamentosa, cuidando, em cada momento, de sua adequada utilização nos planos assistenciais, econômicos, de ensino e de pesquisa (GOMES; REIS, 2003) Conceitos de FH Existem diversos conceitos sobre FH, elaborados ao longo dos anos. Nogueira (1961), conceituou a FH como uma atividade que adquiriu especial significado, em face de ser fator de alta cooperação no perfeito equilíbrio do orçamento hospitalar, contribuindo de modo decisivo no custo do leito/dia. Camino (1973), e Maia Neto (2005), consideram como uma unidade técnica aparelhada para prover as clínicas e demais serviços, dos medicamentos e produtos afins de que necessita para seu funcionamento normal. Outros conceitos oficiais estão contidos nos documentos da Organização Pan Americana de Saúde, dos Ministérios da Saúde e da Educação, assim com da Sociedade Brasileira de Farmácia Hospitalar (DANTAS, 2011) de que é uma unidade clínica, administrativa e econômica, dirigida por farmacêutico, ligada hierarquicamente à direção do hospital e integrada funcionalmente com as demais unidades administrativas e de assistência ao paciente (MAIA NETO, 2005). Segundo o Ministério da Saúde do Brasil, a FH é uma unidade clínico-assistencial, técnica e administrativa onde se processam as atividades relacionadas à assistência

19 18 farmacêutica, dirigida exclusivamente por farmacêutico, compondo a estrutura organizacional do hospital e integrada funcionalmente com as demais unidades administrativas e de assistência ao paciente (BRASIL, 2010). A FH tem como principal função garantir a qualidade de assistência prestada ao paciente por meio do uso seguro e racional de medicamentos e correlatos, adequando sua aplicação à saúde individual e coletiva nos planos assistencial, preventivo, docente e investigativo devendo, para tanto, contar com farmacêuticos em número suficiente para o bom desempenho da assistência (CAVALLINI; BISSON, 2010). Segundo Dantas (2011), são atividades de competência da FH: Participar ativamente da seleção dos medicamentos necessários ao perfil assistencial do hospital realizada pela Comissão de Farmácia e Terapêutica (CFT); Efetuar o planejamento, aquisição, armazenamento, distribuição e controle dos medicamentos e produtos para saúde; Implementar ações que contribuam para o uso seguro e racional de medicamentos; Estabelecer um sistema eficaz, eficiente e seguro de distribuição de medicamentos e produtos para saúde; Desenvolver e/ou manipular fórmulas magistrais ou oficiais de produtos não estéreis, destinados a atender necessidades específicas dos pacientes; Implantar sistema de farmacovigilância para identificação e prevenção de reações adversas aos medicamentos; Atuar na Comissão de Controle de Infecção Hospitalar (CCIH), subsidiando as decisões politicas e técnicas relacionadas, em especial, à seleção, à aquisição, como também, ao controle de antimicrobianos, germicidas e saneantes; Participar da Comissão de Terapia Nutricional, atuando em visitas de avaliação nutricional e prestando informações relacionadas à compatibilidade, a estabilidade e ao custo das formulações; Contribuir com suporte técnico operacional nos ensaios clínicos com medicamentos; Adequar-se à realidade politica, social, financeira econômica e cultural da instituição, observando os preceitos éticos e morais da profissão farmacêutica da entidade; Desenvolver pesquisas e trabalhos próprios ou em colaboração com profissionais de outros serviços; e Desenvolver atividades de ensino e educação permanente.

20 19 A FH tem vários objetivos, de acordo com cada atividade, conforme Quadro 1. Atividade Gerenciamento Seleção de Medicamentos Programação Aquisição Armazenamento Distribuição Informação Seguimento Farmacoterapêutico Farmacotécnica Objetivos Prover estrutura organizacional e infraestrutura que viabilizem as ações da Farmácia. Definir os medicamentos necessários para suprir as necessidades do hospital, segundo critérios de eficácia e segurança. Seguidos por qualidade, comodidade, posologia e custo. Definir especificações técnicas e quantidade de medicamentos a serem adquiridos, tendo em vista o estoque, os recursos e prazos disponíveis. Suprir a demanda do hospital, tendo em vista a qualidade e o custo. Assegurar a qualidade dos produtos em estoque e fornecer informações sobre as movimentações realizadas. Fornecer medicamentos em condições adequadas e tempestivas com garantia de qualidade do processo. Disponibilizar informações independentes, objetivas e apropriadas sobre medicamentos e seu uso racional a pacientes, profissionais de saúde e gestores. Acompanhar o uso de medicamentos prescritos a cada paciente, assegurando o seu uso racional. Elaborar preparações magistrais e oficiais, disponíveis no mercado, fracionando especialidades farmacêuticas para atender às necessidades dos pacientes, quando necessários, resguardando, sempre, a qualidade. Formar recursos humanos para a farmácia e para a assistência Ensino e Pesquisa farmacêutica. Produzir informação e conhecimento que subsidiem o aprimoramento das condutas e práticas vigentes. Quadro 1: Objetivos da Farmácia Hospitalar Fonte: Dantas, É importante destacar que as funções de todos os setores da FH citados no Quadro 1, podem apresentar variações de uma entidade hospitalar para outra, dependendo das especialidades tratadas nesse local (CAVALLINI; BISSON, 2010) Estrutura Física da FH Seja qual for o tamanho e a complexidade do hospital é essencial a aquisição de correlatos e medicamentos de qualidade para que haja sucesso na assistência ao paciente. A farmácia como unidade técnico-administrativa do hospital e que visa primordialmente a assistência ao paciente no âmbito dos medicamentos e correlatos, executa uma série de atividades com o objetivo de promover o uso racional dos medicamentos. Assim, deve ficar assegurada a dispensação de produtos farmacêuticos em quantidades adequadas, com segurança e eficácia (BRASIL, 1994).

21 20 A estrutura organizacional de uma FH depende do tipo de atendimento assistencial da instituição, do número de leitos, das atividades da farmácia e dos recursos financeiros, materiais e humanos disponíveis (BRASIL, 1994) Organização da FH A farmácia deve ser considerada como um serviço clínico e hierarquicamente ligada à direção do hospital e ao serviço médico, e não aos serviços de administração de materiais e patrimônio, como usualmente ocorre. Dentro da organização da FH, um aspecto a ser considerado é que esta deve estar localizada em área de livre acesso e circulação, tanto para atender à distribuição de medicamentos aos pacientes internados e ambulatoriais, como para receber estes e demais produtos farmacêuticos adquiridos para consumo. Deve ser, preferencialmente, no primeiro piso da edificação. Deve ter espaço suficiente para o desenvolvimento das diferentes atividades, tipo de hospital, quantidade de leitos, localização geográfica, tipo de assistência prestada, tipo de compras efetuadas pela farmácia e atividades realizadas. Além de pacientes e produtos farmacêuticos, a farmácia também recebe visitas de técnicos e fornecedores, o que justifica a sua localização em um ponto estratégico que facilite a troca de informações Área Física da FH A FH deve ter um espaço suficiente para o desenvolvimento das diferentes atividades, tendo em vista que são muitos os fatores que podem condicionar o espaço necessário para uma farmácia. São eles: tipo de hospital (geral ou especializado), número de leitos, localização geográfica, tipo de assistência prestada pelo hospital, tipo de compras efetuadas pela farmácia (mensal, semestral ou por estoque mínimo) e tipo de atividades da farmácia. É importante garantir as condições adequadas de luz, temperatura, umidade e segurança dos medicamentos, produtos farmacêuticos e dispositivos médicos. É necessário ter espaço suficiente para o acesso fácil dos materiais. Além disso, tanto o piso quanto as paredes devem ser facilmente laváveis, para manter o devido asseio do local. Portanto, a FH necessita de uma área mínima que permita adequar todos os setores de trabalho de forma racional, sendo que alguns destes são primordiais para o funcionamento correto da FH, como a Central de Abastecimento Farmacêutico (CAF), a área de dispensação

22 21 interna, a área de produção / manipulação, a Central de Informação sobre Medicamentos e a área administrativa. A CAFtem por objetivo básico garantir a correta conservação dos medicamentos, germicidas, correlatos e outros materiais adquiridos, dentro de padrões e normas técnicas específicas, que venham assegurar a manutenção das características e qualidade necessárias à sua correta utilização. Para isso, o acesso a este local deve ser otimizado, facilitando o recebimento e a distribuição dos fármacos; o sistema de comunicação deve ser adequado e ágil; a ventilação e temperatura, devem ser através de sistema de resfriamento ou aquecimento funcionais; deve haver um ambiente que facilite a disposição dos produtos farmacológicos, viabilizando maior facilidade quanto a organização e entrega dos mesmos. A área destinada à dispensação interna deve permitir dispensar corretamente os medicamentos, segundo as exigências do sistema de distribuição adotado. Deve-se ter um espaço para análise das prescrições, para a guarda dos produtos dispostos de forma a facilitar a separação e a preparação das doses. A área de produção e manipulação de medicamentos (farmacotécnica)deverá dispor de equipamentos específicos, convenientemente instalados, cujos graus de complexidade e de desenvolvimento estejam em consonância com os medicamentos e germicidas manipulados. Esta área pode dividir-se em diferentes subáreas, tais como: área de preparações estéreis, não estéreis, de envase e de fracionamento. É recomendável a existência de um laboratório auxiliar que permita realizar os controles de qualidade químicos e físico-químicos de todos os produtos manipulados. O controle microbiológico deve estar, preferencialmente, centralizado no laboratório do hospital. A Central de Informações sobre Medicamentos (CIM) pode ou não estar situado na própria área da farmácia, mas deve ser de fácil acesso à equipe de saúde do hospital, já que difundir informações objetivas e esclarecedores é tão importante quanto distribuir corretamente os medicamentos. A área administrativa,onde se realizam todas as atividades da aquisição de medicamentos, controle de estoques, estudos de consumo e custos, previsão das atividades, enfim, onde são analisadas todas as ações realizadas na farmácia. 2.2 GERENCIAMENTO DE RECURSOS MATERIAIS A administração de recursos materiais no ambiente hospitalar deve ser executada pela seção administrativa do serviço de farmácia e supervisionada pelo farmacêutico. Na dinâmica

23 22 hospitalar contemporânea, o impacto dos preços dos medicamentos nos gastos assistenciais é muito grande, impondo uma gestão de estoques rígida, capaz de obter, coordenar e analisar informações, para tomada de decisões corretas, visando à redução dos custos sem prejuízo da assistência ao paciente (GOMES; REIS, 2003). Gomes e Reis (2003) consideram que a administração de estoques de medicamentos compreende gerir estoques essenciais e padronizados exigindo, para sua especialidade, a atuação de profissionais qualificados e conhecimento profundo em: Bases farmacológicas dos medicamentos em estoque; Similaridade; Condições ideais e exigências de conservação; Controle do prazo de validade dos medicamentos estocados, de modo que com habilidade profissional conduza ao escoamento mais rápido dos estoques mais antigos e cujos prazos de validade estão mais próximos. Torna-se necessária a implantação de um sistema bem estruturado, em todas as fases do processo de controle de estoque, para que a continuidade do processo de assistência farmacêutica seja assegurada e não ocorra ruptura de estoque, garantindo o atendimento da demanda das prescrições médicas (GOMES; REIS, 2003) Assistência Farmacêutica A Assistência Farmacêutica é um conjunto de ações voltadas à promoção, proteção e recuperação da saúde, tanto individual como coletiva, tendo o medicamento como insumo essencial e visando ao acesso e ao seu uso racional. Este conjunto cíclico de ações envolve a pesquisa, o desenvolvimento e a produção de medicamentos e insumos, bem como a sua seleção, programação, aquisição, distribuição, dispensação, garantia da qualidade dos produtos e serviços demonstrados na figura 1, acompanhamento e avaliação de sua utilização, na perspectiva da obtenção de resultados concretos e da melhoria da qualidade de vida da população (BRASIL, 2004). Apesar da sua complexidade, são grandes as possibilidades de melhorias em todos os componentes do ciclo da assistência farmacêutica, proporcionando um bom padrão de suprimentos de medicamentos para que a atenção farmacêutica individual e coletiva ocorram de forma qualificada (MARIN et al., 2003).

24 23 Figura 1. Ciclo da Assistência Farmacêutica. Fonte: Marin et al., Gestãode Estoques em FH A estocagem de medicamentos é a guarda organizada e em condições que permitam preservar a sua estabilidade e qualidade, protegendo-os contra riscos de alterações físicoquímicas e microbiológicas (GOMES; REIS, 2003). De acordo com Bowersox e Closs (2001),o estoque é a acumulação estocada de recursos transformados de uma operação. Por um lado, eles são custosos e representam riscos mas, por outro lado, proporcionam certo nível de segurança em ambientes complexos e incertos. Ballou (1993) salienta que os estoques agem como amortecedores entre suprimento e demanda. No caso da FH entre suprimentos e a necessidade de medicamentos e materiais hospitalares. Segundo Bulgacov (1999), os estoques podem ser classificados em: Estoque de contingências ou de segurança: tem a função de compensar as flutuações da demanda em relação à previsão. Estoque de ciclo: tem a função de satisfazer à demanda entre duas datas de compra. É o caso de uma farmácia, que são estocados para atender aos pacientes até que os itens se acabem ou sejam repostos. Estoque de oportunidade: são formados por grandes compras de material efetuadas para aproveitar preços excepcionalmente baixos.

25 24 Estoque externo: encontra-se fora do centro de produção, por exemplo, no fornecedor. É composto por mercadorias ainda não disponíveis pela empresa, mas com a qual ela poderá contar. Essa classificação dos estoques terá influência direta na hora de efetuar compras e gerir o armazenamento. Ballou (1993) afirma que se devem armazenar mercadorias para seu uso futuro. Isto exige um determinado nível de investimento por parte da organização. O ideal seria que as demandas dos clientes da organização estivessem perfeitamente sincronizadas com a capacidade de fornecimento. Desta forma, a organização não necessitaria manter estoques. Como isso é praticamente impossível, uma vez que não é possível conhecer a demanda futura com plena certeza e nem sempre os suprimentos estão disponíveis a todo o momento, deve-se manter um determinado nível de estoques que assegure a continuidade dos serviços e, ao mesmo tempo, minimize os custos de operações e distribuição. Os estoques possuem as finalidades de: melhorar o nível de serviço da organização; incentivar economias nas operações; permitir economias de escala nas aquisições e no transporte; agir como proteção contra os aumentos de preços; proteger a organização contra incertezas na demanda e no tempo de ressuprimento; e servir como segurança contra contingências (BALLOU, 2003). Controlar o nível adequado de estoque é uma atividade complexa. Um dos motivos é que não é possível conhecer, com plena certeza, a quantidade demandada para armazenagem. Outro fator complicador é que também não é possível saber com exatidão quando chegarão os suprimentos para reabastecer o estoque. Ballou (1993) afirma que a previsão do consumo e a estimativa dos tempos de ressuprimento são uma das primeiras atividades a serem consideradas na gestão de estoques. A previsão da quantidade de um determinado produto que será consumido pelos pacientes da organização é um assunto vital para todo planejamento organizacional, segundo Ballou (1993). Os gestores de estoque dispõem de uma série de métodos para a realização de tal previsão. Entre estes métodos, encontram-se a média móvel, média com suavização exponencial, regressão múltipla, séries temporais e análise espectral. De acordo com Ballou (1993), se os pedidos de ressuprimento atrasarem, poderá haver falta de estoque, mesmo que a demanda não sofra nenhum incremento considerável. Muitas organizações não dispõem de registros atualizados do tempo de reposição de todos os itens de sua linha de produtos da mesma forma como fazem com a sua distribuição. É muito

26 25 importante que a organização estabeleça uma margem de segurança no seu nível de estoque para que evite o desabastecimento, seja por aumento no consumo ou atraso no ressuprimento. O fato de se estabelecer o nível de estoque baseado em uma previsão de demanda torna a gestão de estoques uma atividade complexa. De acordo com Ballou (1993), se o nível de estoque for determinado abaixo da demanda real, o nível de serviço irá cair, já que o estoque foi subdimensionado. Caso o nível de estoque seja determinado acima da demanda real, os custos de manutenção dos estoques irão aumentar, pois o estoque foi superdimensionado. A correta determinação dos níveis de estoque irá proporcionar a organização de uma gestão de estoques eficiente, evitando desperdício de recursos e queda do nível de serviço. O controle de estoque é uma atividade que contribui muito para uma gestão eficiente dos estoques. Ele pode fornecer informações sobre os itens que são necessários adquirir, as quantidades e o momento mais oportuno. Também subsidia informações relativas a maneira como os itens são consumidos nas operações da organização. Um controle de estoque eficaz também garante a regularidade do abastecimento e elimina perdas e desperdícios. Segundo Martins e Alt (2009), o objetivo do controle de estoque é subsidiar a programação e aquisição de materiais, buscando a manutenção dos níveis necessários ao atendimento da demanda, evitando-se o excesso ou a falta de estoque. As principais funções do controle de estoque são: determinar quanto e quando comprar; acionar o setor de compras; determinar o que deve permanecer estocado; controlar quantidades e valores estocados; identificar e retirar do estoque itens obsoletos ou danificados; e realizar inventários periódicos. Os estoques só existem porque a velocidade de recebimento dos suprimentos é diferente da velocidade de consumo. Quando a velocidade de chegada é maior que a de saída, o nível aumenta. Se a velocidade de saída for maior que a de chegada, o nível de estoque irá diminuir. Quanto mais próximas forem estas velocidades, mais eficiente será a gestão de estoques. A organização poderá operar com níveis muito baixos, sem comprometer o seu nível de serviço (MARTINS; ALT, 2009). De acordo com Martins e Alt (2009), o órgão responsável pelas aquisições tem o encargo de gerir o fluxo de chegada de materiais de uma organização. A gestão do fluxo de saída fica a cargo do setor de distribuição. Se a gestão do fluxo de entrada e saída for realizada em harmonia com o controle de estoque, com setores trabalhando de forma interdependente e reagindo as influências do ambiente que os permeiam, estará configurado um sistema. Este será um sistema de gestão de estoque, que possibilitará a organização

27 26 atender seus clientes com elevado nível de serviço e com um mínimo investimento em estoque. Uma importante ferramenta para auxiliar na adequada Gestão de Estoques é a gestão de seus custos, visto que, conforme afirmam Martins e Alt (2009), a necessidade de manter estoques acarreta uma série de custos. A Gestão de Custos vai além da pura e simples Contabilidade de Custos, ligada a Contabilidade Financeira e amarrada à legislação. A Gestão de Custos busca focar-se na eficiência para redução dos gastos. Lembrando o elevado custo dos insumos e medicamentos que as farmácias hospitalares possuem e tratando-se especificamente das FH do EB, cujas entradas de recursos, como todos os órgãos federais, são reguladas pela União, é de suma importância o controle de custos dos estoques de modo a reduzi-los, a fim de otimizar a aplicação desses recursos, evitando desperdícios e contribuindo para a boa gestão de toda a unidade. Por isso, as informações dos custos precisam refletir, com a maior precisão possível, os recursos empregados nos estoques para dar aos seus gestores dados seguros que auxiliem nas suas escolhas. A identificação e quantificação dos estoques são necessários para um eficiente planejamento e controle dos custos na gestão dos mesmos, e o total destes nas farmácias hospitalares, bem como na gestão de qualquer outro segmento, é determinado pela soma de vários elementos, podendo assim ser exemplificados (BULGACOV, 1999): Custo do pedido: relativos à encomenda do produto. São todos os custos relativos à compra de fato do medicamento, como os salários do pessoal de compra, telefone, aluguel (se for o caso), equipamentos utilizados e a quantia despendida ao adquirir o medicamento e seu transporte; Custo de armazenagem do estoque: São os gastos relativos à manutenção do almoxarifado, dos equipamentos e do seu pessoal, bem como os gastos com seguros, reposições por roubos, extravios, entre outros. Quanto maior o tempo de estocagem, maior será o custo de armazenagem; Custos de oportunidade do capital: refere-se ao que se deixou de fazer com o capital empregado no estoque e considera o valor do dinheiro no tempo (juros). Estoques mal geridos exigem investimentos que deixam de ser empregados em outras áreas da unidade, limitando a eficiência de todo o seu funcionamento; Custos da falta do medicamento: relativo a não existência do medicamento no estoque. Pode simplesmente onerar pelo custo de uma aquisição emergencial ou acarretar em sérios danos, pois a falta de determinados medicamentos acarretam em risco à vida dos

28 27 usuários, o que além dos possíveis danos financeiros (processos na justiça), prejudicaria a imagem da instituição, causando custos imensuráveis; Perdas por perecibilidade: custos de reposição do material que, por excesso de estoques mal geridos, se perdeu devido a expiração de sua data de validade. Lourenço (2006) afirma que as organizações do setor de saúde são complexas, uma vez que são compostas por profissionais que possuem distintos conhecimentos, habilidades e responsabilidades. Os profissionais do setor de saúde desenvolvem uma gama de atividades em grau de complexidade distintas. O efeito deste fato é a elevação dos custos do setor de saúde pelo consumo de uma diversidade de materiais e equipamentos. Desta forma, as organizações do setor de saúde, visando reduzir os seus custos, têm se voltado para a melhoria contínua da administração de materiais. De acordo com Agapito (2005), a preocupação com os aspectos logísticos de um hospital vem evoluindo muito ultimamente. O abastecimento de todos os pontos de distribuição de medicamentos e materiais médico-hospitalares dentro de uma organização da área de saúde depende muito da logística hospitalar. Como as organizações do setor de saúde trabalham com materiais diversos e, às vezes, custosos, os aspectos relacionados à logística hospitalar, como a gestão de estoques, são muito importantes para as organizações de saúde. Os estoques das farmácias hospitalares, conforme afirmam Novaes, Gonçalves e Simonetti (2006), possuem como características flutuações significativas tanto no ciclo de demanda quanto no ciclo de ressuprimento e elevados índices de incerteza. Estes fatores são altamente críticos para uma organização que necessita manter medicamentos proporcionalmente à sua utilização. Desta forma, cresce em importância uma gestão de estoque eficiente da farmácia hospitalar, que proporcione um nível de serviço elevado, minimizando a possibilidade de desabastecimento, e que não eleve os custos de manutenção de estoques TÉCNICAS DE GESTÃO DE ESTOQUE NA FH A correta gestão de estoques é fundamental para a saúde financeira de uma organização, uma vez que estando o medicamento estocado, este agrega valor. Sendo assim, a manutenção de estoques mínimos é o ideal a ser buscado pela FH, pois a redução dos custos de estoque amplia a capacidade de investimento. Segundo Novaes et al. (2006), a descoberta de novas doenças e o desenvolvimento de técnicas mais avançadas para o tratamento das mesmas, aumenta a necessidade de investimento no setor, além disso, a tendência é de queda

29 28 no que se refere ao montante de recursos destinados à FH. A problemática aumenta se considerarmos o aumento da expectativa de vida da população ao longo dos anos. Cada vez menos recursos são disponibilizados, o que implica em uma redução da oferta. Em contra partida, a demanda aumenta, o que certamente provoca desequilíbrios. Um bom planejamento, aliado a técnicas apropriadas diminuem os impactos negativos dessa condição, proporcionando maior previsibilidade e estabilidade. De acordo com Wanke (2004), há uma tendência de que a gestão de estoques em organizações de saúde seja direcionada pelo quadro de médicos. Eles definem os medicamentos que serão adquiridos e exigem elevados níveis de estoque. Soma-se a este fato um ambiente de fluxo de produtos descontínuo e de fluxo de informações baseado em papel, onde a tecnologia e os sistemas de suporte à decisão são incipientes. Neste cenário, o resultado é uma organização que possui uma gestão de estoques ineficiente. Para melhorar a eficiência da gestão de estoques, seria necessário que a aquisição tivesse também a participação da equipe da comissão de padronização de medicamentos e do gestor de estoque. O médico possui um conhecimento valioso relativo aos itens que são mais importantes para as operações de uma organização de saúde, porém o gestor de estoque possui o conhecimento referente ao consumo dos itens em estoque. Cabe ressaltar que o conhecimento do gestor de estoque também deve ser aliado a uma boa previsão de demanda. A previsão da demanda é o que define os itens que devem ser adquiridos e em que quantidade seria feita esta aquisição. É fundamental que a organização possua um sistema de informações para que a previsão da demanda seja mais próxima possível da demanda real. Segundo Wanke (2004), um aspecto muito relevante na gestão de estoque em organizações da área de saúde é o consumo em situações emergenciais. Além de estabelecer políticas de estoque em condições normais, o gestor de estoques de um hospital deve também assegurar a capacidade para atender uma demanda emergencial. Wanke (2004) comenta sobre algumas premissas relacionas à gestão de estoque em situações emergenciais afirmando que: Diversos estudos mostram que algumas premissas relacionadas a gestão de estoque em situações de emergenciais podem se mostrar equivocadas, sobretudo se o choque de consumo implicar aumento de mais de 300% do consumo médio em condições normais. São três as principais armadilhas: Supor que elevados níveis de estoque, dimensionados para condições normais de operação, aumentam a capacidade de atender o consumo em situações de choque. Achar que reduções nos níveis de estoque do almoxarifado central aumentam necessariamente a probabilidade de falta no ponto de uso (paciente/unidade). Considerar que aumentos na frequência de revisão dos estoques no ponto de uso reduzem a quantidade de faltas.

30 29 Wanke (2004) afirma que quando as premissas não são validadas em situações de choque de consumo, é mais efetivo desenvolver novas relações comerciais com os fornecedores do que aumentar os níveis de estoques e/ou sua pulverização pelos almoxarifados centrais e pontos de uso. Na gestão de estoques, dois fatores são determinantes para a eficiência da gestão. Eles são o consumo e o fornecimento. Se ambos fossem sincronizados, não seria necessário manter estoque. Porém, como o consumo e o fornecimento não são sincronizados, é necessário manter um determinado nível de estoque para que a organização possa desempenhar suas atividades. Para se determinar o nível correto para cada item que se deve manter em estoque é necessário conhecer o consumo deste item e quanto tempo demora o seu ressuprimento assim que solicitado. Se o nível for estabelecido acima do necessário, haverá excesso de estoque. Caso seja estabelecido abaixo do necessário, haverá falta de estoque, ou seja, o desabastecimento. Dalarmi (2010) afirma que é imprescindível possuir um banco de dados que seja capaz de gerar informações capazes de apontar estrangulamentos da demanda de consumo de material. Para se obter estas informações, é importante planejar, controlar e organizar as necessidades, a fim de evitar faltas ou excessos de estoques. Ocorrido o desabastecimento, a organização de saúde deve gerenciá-lo para minimizar os seus efeitos sobre as suas operações. De acordo com Reis e Perini (2008), o gerenciamento eficaz do desabastecimento depende de três grandes grupos de medidas: ações de avaliação, ações operacionais institucionais e ações externas. As ações de avaliação visam avaliar a situação e o impacto do desabastecimento na instituição. As ações operacionais institucionais são ações implementadas baseadas no diagnóstico da ação de avaliação, porém é importante a implementação antes que os efeitos do desabastecimento sejam sentidos. Já as ações externas são ações que devem ser utilizadas quando a governabilidade da organização frente ao problema é pequena. Para se mensurar o desempenho da gestão de estoques de medicamentos em uma organização de saúde, pode-se utilizar indicadores. Barbieri (2006) sugere os seguintes indicadores para avaliar o processo de gestão de estoques: Estoque médio, giro de estoque, acurácia do estoque e conformidade do atendimento. Um baixo índice de estoque médio e um elevado giro de estoque, acurácia de estoque e conformidade do atendimento representariam uma excelente gestão de estoques.

31 30 Dalarmi (2010) afirma que é necessário que se proporcione meios para que se possam gerenciar os estoques de medicamentos de forma eficiente. Estes meios seriam programas de controle de estoque, equipamentos como leitores em códigos de barras, treinamento de pessoal técnico, formação de equipes multiprofissionais e interdisciplinares. A informatização do controle de estoque possibilita, além da acelerar o processo, um incremento na precisão das informações. Com informações mais confiáveis sobre o consumo dos itens, pode-se determinar com mais precisão, no momento da aquisição, os itens que devem ser adquiridos e as suas respectivas quantidades. Uma gestão de estoque eficiente proporcionará à organização a continuidade de suas operações, com baixos custos e satisfazendo seus pacientes com um elevado nível de serviço. Este sistema possibilitaria informações confiáveis sobre o consumo e o fornecimento, o que embasaria as aquisições, evitando o excesso de estoque ou o desabastecimento Classificação ABC A gama de medicamentos existentes em uma FH é bastante variada. Dessa forma, é preciso que se busque uma forma racional de organização. A técnica de curva ABC é um importante instrumento, pois permite classificar os medicamentos, separando-os de acordo com o seu impacto no sistema como um todo. Esse tipo de curva é obtido pela ordenação dos itens conforme sua importância relativa. A curva ABC tem sido usada para a administração de estoques, a definição de política de vendas, o estabelecimento de prioridades para a programação da produção e uma série de outros problemas comuns em uma empresa (CAVALLINI; BISSON, 2010). Após a ordenação dos itens por sua importância relativa, as classes da curva ABC podem ser assim definidas: a classe A corresponde aos medicamentos mais caros e disponíveis em menor quantidade; a classe C são os medicamentos de baixo valor e disponíveis em grandes quantidades; e classe B representam um ponto intermediário entre as classes A e C. Segundo Novaes et al. (2006), a forma de organizar os medicamentos em três classes não é definitiva, podendo variar de uma organização para outra. De acordo com a figura 2, que exemplifica de forma genérica uma curva ABC, é possível verificar que 10% dos medicamentos armazenados são responsáveis por 70% do valor total do estoque, pertencendo à classe A de medicamentos. Na classe B, 40% dos

32 31 medicamentos representam 20% do valor do estoque e, finalmente, 50% dos medicamentos respondem por 10% do valor total do estoque, fazendo parte da classe C. Figura 2. Curva ABC. Fonte: Cavallini; Bisson, A classificação ABC permite ao administrador observar as flutuações no estoque e assim mensurar o grau de incerteza em relação à determinada classe de medicamentos, permitindo que as prioridades, em relação à aquisição de medicamentos, sejam estabelecidas. Essa é uma excelente ferramenta de análise e redução de custos.

33 Lote Econômico de Compra (LEC) O LEC é uma técnica de gerenciamento de estoque em que o objetivo é estimar a quantidade ótima a ser comprada, minimizando os custos de manutenção de estoque. De acordo com Viana (2002), algumas hipóteses básicas devem ser consideradas: a demanda é prevista e não varia ao longo do tempo; o tamanho dos lotes não sofre restrição; apenas os custos de estocagem e de pedidos são considerados; o lead time é previsto e não varia ao longo do tempo; para cada fornecedor existe um produto. No entanto, existem algumas desvantagens em relação a essa técnica. Em primeiro lugar, a suposição de que o tamanho dos lotes não sofre restrição é incompatível com a natureza limitada do espaço físico destinado ao estoque. Além disso, flutuações nos preços dos medicamentos implicam em ajustes constantes. Dessa forma, é possível que a estimativa não se aproxime da realidade Ressuprimento Just in time O Just in Time (JIT) é conhecido como a técnica de estoque zero. Para adoção desse tipo de gerenciamento, não é necessário disponibilizar um local de estoque para os medicamentos da FH. O fornecedor é responsável pelo armazenamento, embalagem e distribuição e, diariamente, entrega o produto na quantidade necessária solicitada pela farmácia, pré-alocados em caixas específicas por cada unidade. É importante ressaltar a importância de se ter um fluxo de informações eficiente com o fornecedor, além da confiabilidade e um tempo reduzido de resposta do mesmo em situações emergenciais (WANKE, 2004). Atualmente, livros, periódicos e revistas tem citado frequentemente o ressuprimento JIT como uma técnica que vem ganhando espaço nas empresas. Sua principal vantagem é a redução dos níveis de estoque, tendo em vista que muitas das atividades serão executadas pelo fornecedor (WANKE, 2004). O JIT estabelece a técnica do estoque mínimo, o consumo e a reposição de materiais com base na demanda real existente, com distribuição dos materiais com maior frequência e em menores quantidades nos setores do hospital. É voltado para diminuição do desperdício, da aquisição à distribuição (PASCHOAL; CASTILHO, 2010). Essa técnica de gestão é considerada uma filosofia que se baseia em produzir apenas as quantidades necessárias no tempo necessário ( AGAPITO, 2005).