ASSUNTO Analise preliminar para regularização de Restos a Pagar pagos no exercício de 2014

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1 INSTRUÇÃO DE 007/2014 CPSC/SCGC/SATE/SEFAZ SERVIÇO ASSUNTO Analise preliminar para regularização de Restos a Pagar pagos no exercício de APRESENTAÇÃO Considerando que a Inscrição dos Restos a Pagar apresentou inúmeras dificuldades, devido a adaptação do sistema FIPLAN as regras financeiras constantes do Decreto 2090/2013 e que por essa razão no período de janeiro a março/2014 foram efetuados pagamentos de Restos a Pagar através de Ofício (pagamentos manuais) e Nota de Pagamento de Ordem Bancária Extra-orçamentária NEX, vimos pela presente Instrução de Serviço instruir as Unidades Orçamentárias da Administração Pública Direta e Indireta do Estado de MT, quanto ao modo de proceder para a regularização e conciliação dos Restos a Pagar Não Processados RPNP e os Restos a Pagar Processados RPP. 2 FUNDAMENTOS: Decreto 2.090/ Dispõe sobre o regulamento da programação financeira vinculada ao regime de tesouraria única do Poder Executivo para o exercício 2014 e dá outras providências. 3 PROCEDIMENTO: 3.1 PAGAMENTOS EFETUADOS VIA NEX Regra Geral: As Nob s a serem emitidas para regularização destes pagamentos devem ser do tipo NOB de regularização Antes de realizar qualquer procedimento, deve-se efetuar levantamento de todos os pagamentos efetuados via NEX, no período, separando os RPP dos RPNP e realizar análise criteriosa conforme o item Emitir os relatórios FIP 215A (Balancete Mensal de Verificação por Conta Corrente) e FIP 630 (Razão Analítico por Conta/Conta Corrente) do período e verificar se o saldo de disponibilidade é suficiente para suprir o pagamento do RP; Caso sejam identificados pagamentos sem lastro financeiro, a UO deverá relacionar todos e encaminhar para a Coordenadoria de Relacionamento Governamental CREG, para o CREG@sefaz.mt.gov.br, para que o caso seja analisado e seja fornecida orientação cabível; Página 1 de 7

2 3.2 PAGAMENTOS EFETUADOS VIA NEX DE Restos a Pagar Não Processado Promover o estorno das NEX na data de 28/04/2014; Caso a despesa não tenha sido liquidada, emitir LIQ com data base 28/04/ Para que a Unidade possa fazer o estorno das NEX s faz-se necessário que seja encaminhado a CREG por meio do creg@sefaz.mt.gov.br uma solicitação de autorização de estorno das referidas NEX s, onde deve constar: Nº da NEX / Nº do Empenho/ Nº da Liquidação/Fato Extra-orçamentário/Fonte/credor/ CBA e valor do pagamento Emitir NOB de regularização com data de 28/04/ PAGAMENTOS VIA NEX DE Restos a Pagar Processado Promover o estorno das NEX na data de 28/04/ Pagamentos efetuados no exercício de 2014 deverá emitir NOB de regularização com data de 28/04/ Para validação dos pagamentos executados deve-se emitir FIP 226 (Demonstrativo de Restos a Pagar) e confirmar se houve a baixa dos RP Emitir relação de NOBs de regularização executadas em contas de convênio e especiais e encaminhar ao setor de contabilidade da Unidade Orçamentária UO que deverá promover a conferência e validação das regularizações; Emitir relação de NOB s de regularização diretamente na Conta Única do Estado e encaminhar para a Coordenadoria de Planejamento de Serviços Contábeis via (vilma.alencar@sefaz.mt.gov.br); 3.4 PAGAMENTOS EFETUADOS VIA OFÍCIO Regra Geral: As LIQ s devem ser registradas (normal), após inclusão o usuário deverá alterar o indicativo de transmissão para NÃO ELETRÔNICA, somente usuários com perfil de liberador e ordenador poderão alterar. Página 2 de 7

3 3.4.1 Efetuar levantamento de todos os pagamentos efetuados no período separando os Restos a Pagar Processados RPP dos Restos a Pagar Não Processados RPNP; Emitir os relatórios FIP 215A (Balancete Mensal de Verificação por Conta Corrente) e FIP630 (Razão Analítico por Conta/Conta Corrente) do período e verificar se o saldo de disponibilidade é suficiente para suprir o pagamento dos RP Caso sejam identificados pagamentos sem lastro financeiro, a UO deverá relacionar todos e encaminhar para a Coordenadoria de Relacionamento Governamental CREG, para o CREG@sefaz.mt.gov.br, para que o caso seja analisado e seja fornecida orientação cabível; 3.5 PAGAMENTOS EFETUADOS VIA OFÍCIO DE RPNP Pagamentos efetuados nos meses de janeiro a março/2014 deverá emitir Liquidação de Despesa LIQ e NOB não eletrônica com data de 28/04/ PAGAMENTOS EFETUADOS VIA OFÍCIO DE RPP Pagamentos efetuados nos meses de janeiro a março/2014 deverá emitir NOB não eletrônica com data de 28/04/ Para validação dos pagamentos executados devem-se emitir FIP 226 (Demonstrativo de Restos a Pagar) e confirmar se houve a baixa dos RP Emitir relação de NOB s de regularização executadas em contas de convênio e especiais. 4 CONFERÊNCIA E ENCAMINHAMENTO Efetivados os procedimentos preliminares de análise previstos na Nota Técnica nº 002/CPSC/SCGC/SEFAZ/2014 e executados os estornos necessários conforme orientações contidas na presente NT constatar-se-á a seguinte ocorrência nos pagamentos da UO: a) Pagamentos efetuados via NEX Valor total de NEX Estornada em 28/04/2014 Igual (=) Valor total das NOB de regularização registradas no dia 28/04/2014 b) Pagamentos efetuados via Ofício Página 3 de 7

4 Valor total dos pagamentos via Ofício conforme informações da CCDE/SEFI Igual (=) Valor total das NOB NÃO ELETRÔNICAS registradas no dia 28/04/2014 Após a constatação da regularidade por meio da igualdade nas equações fica caracterizada a conformidade do procedimento de regularização. Na sequência deverá emitir relação das NOBs de regularização de contas especiais e de convênio e encaminhar ao setor de contabilidade da UO que deverá promover a conferência e validação das regularizações; Por fim, emitir relação de NOB s de regularização executadas diretamente na Conta Única do Estado e encaminhar para a Coordenadoria de Planejamento de Serviços Contábeis via (vilma.alencar@sefaz.mt.gov.br); 5 Instrução para a regularização de Restos a Pagar de janeiro a março de 2014 realizados através de NEX Com a finalidade de orientar e facilitar o controle e a conciliação destes pagamentos, principalmente os executados diretamente na Conta Única do Estado de Mato Grosso, e orientando os responsáveis pelo setor financeiro de todas as Unidades Orçamentárias passamos a elencar o procedimento abaixo. Ressaltamos que em relação a consulta da NEX realizada no Fiplan podem existir diversas situações descritas nos itens 5.1.1, 5.1.2, e Para cada um desses itens haverá uma solução diferente, atentar para o procedimento. 5.1 Consultar os documentos NEX QUADRO 01 - CONSULTA GENÉRICA DA NEX Caminho no Fiplan Documentos > Despesa> Execução > Nota de Ordem Bancária Extra-orçamentária> Consultar Critérios Parâmetro Preencher com Exemplo Exercício Igual a Exercício a ser consultado 2014 Código da UO Igual a UO a ser consultada Data do Documento Maior igual a Data de início da consulta 01/01/2014 Data do Documento Menor igual a Data final da consulta 31/03/2014 Finalização Finalizar a consulta e exportar o relatório para o MS Excel Depois de finalizada a consulta deve-se abrir o arquivo no MS Excel e selecionar os seguintes procedimentos para cada tipo de pagamento (Regularização e Eletrônico): Página 4 de 7

5 5.1.1 Procedimento para pagamentos eletrônicos efetivados ou transmitidos QUADRO 04 - DOCUMENTOS ELETRÔNICOS NORMAIS (EFETIVADOS OU TRANSMITIDOS) Restos a Pagar Não Processados em Proc. em Inscrição Restos a Pagar Processado em Proc. de Inscrição da Transmissão Eletrônica Documento eletrônico do Banco do Brasil Nota de Ordem Bancária Extra-Orçamentária (NEX) Normal Transmissão efetivada Pagamento transmitido ¹ A CBA refere-se exclusivamente a pagamentos realizados na conta única, caso o usuário pretenda efetuar análise referente a outra conta (especial ou de convênio) deve utilizar o respectivo CBA. Após a autorização dos estornos das NEX, estas devem ser estornadas emitindo-se respectiva NOB de regularização Procedimento para pagamentos Eletrônicos NÃO Transmitidos QUADRO 05 - DOCUMENTOS ELETRÔNICOS NORMAIS (NÃO TRANSMITIDOS) Restos a Pagar Não Processados em Proc. em Inscrição Restos a Pagar Processado em Proc. de Inscrição Documento eletrônico do Banco do Brasil Nota de Ordem Bancária Extra-Orçamentária (NEX) Normal da Transmissão Eletrônica Pagamento não transmitido 1 A CBA refere-se exclusivamente a pagamentos realizados na conta única, caso o usuário pretenda efetuar análise referente a outra conta (especial ou de convênio) deve utilizar o respectivo CBA. Os pagamentos enquadrados na situação acima se caracterizam como pagamentos não efetivados e o operador deve verificar se: Página 5 de 7

6 a) O pagamento é realmente devido: estornar a NEX e emitir NOB Eletrônica para efetivação do pagamento. b) O pagamento não é devido: estornar a NEX, cancelando o pagamento Procedimento para pagamentos Eletrônicos com Falha na Transmissão QUADRO 03 - DOCUMENTOS ELETRÔNICOS ESTORNADOS Restos a Pagar Não Processados em Proc. em Inscrição Restos a Pagar Processado em Proc. de Inscrição da Transmissão Eletrônica Documento eletrônico do Banco do Brasil - Nota de Ordem Bancária Extra-Orçamentária (NEX) Estornada - Documento de Estorno Falha na transmissão² ¹ A CBA refere-se exclusivamente a pagamentos realizados na conta única, caso o usuário pretenda efetuar análise referente a outra conta (especial ou de convênio) deve utilizar o respectivo CBA. ² Falha na transmissão significa que o recurso financeiro foi debitado no extrato bancário e posteriormente creditado, reingressando novamente na conta corrente da conta única. Aqui o operador deve ter ESPECIAL ATENÇÃO QUANDO A SITUAÇÃO FOR FALHA NA TRANSMISSÃO, pois deverá verificar se já foi realizado o pagamento através de outra NEX eletrônica, cuja situação encontra-se como Pagamento Transmitido ou Transmissão Efetivada. Se existir essa NEX eletrônica, então será este o documento a ser estornado e regularizado conforme o item Caso o operador constate que não foi realizado o pagamento através de outra NEX deverá então emitir NOB Eletrônica com data atual (desta forma o pagamento do credor será efetivado). Recomendamos ainda cautela quanto aos pagamentos cuja Forma de Recebimento seja PAGAMENTO DE FATURAS, pois a efetivação destes pagamentos deve ser confirmada, fisicamente, através da autenticação bancária no documento (fatura/boleto) encaminhado ao banco. Caso não haja autenticação deve-se emitir NOB de Eletrônica com data atual (desta forma o pagamento do credor será efetivado). Página 6 de 7

7 5.1.4 Procedimento para pagamentos de Regularização QUADRO 02 - DOCUMENTOS DE REGULARIZAÇÃO 1) 42 - Restos a Pagar Não Processados em Proc. em Inscrição 2) 41 - Restos a Pagar Processado em Proc. de Inscrição Documento de regularização Nota de Ordem Bancária Extra-Orçamentária (NEX) Normal ¹ A CBA refere-se exclusivamente a pagamentos realizados na conta única, caso o usuário pretenda efetuar análise referente a outra conta (especial ou de convênio) deve utilizar o respectivo CBA. Os pagamentos enquadrados na situação acima devem ser estornados emitindo-se respectiva NOB de regularização. Em caso de dúvidas deve-se entrar em contato com a Coordenadoria de Relacionamento Governamental para o creg@sefaz.mt.gov.br. Renato Silva de Sousa Superintendente de Controle Gerencial Contábil do Estado Vilma Blanco de Alencar Coordenadora da Coordenadoria de Planejamento de Serviços Contábeis Página 7 de 7