Princalculo Contabilidade e Gestão

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1 COMUNICAÇÃO EXTERNA Junho/2013 REGIME DOS BENS EM CIRCULAÇÃO A obrigação é a partir de quando? 1 de Julho de 2013 Quem está obrigado? Os que no ano anterior tiveram um volume de negócios superior a euros. Em que território? Somente as mercadorias que circulam em Território nacional Os documentos de transporte (DT) serão processados pelas seguintes vias (escolher uma delas): 1. Por programa de computador certificado pela Autoridade Tributária 2. Através do Portal das Finanças obtêm de imediato o código de identificação. N.º de exemplares de DT (3): - Original e duplicado acompanham os bens - Original para o adquirente dos bens - Duplicado para as autoridades de fiscalização - Triplicado para arquivo do emitente Se por exigências legais for necessário emitir mais que 3 vias do DT, é permitido á tipografia com a condição de: imprimir nos exemplares que excedam aquele número uma barra com a seguinte indicação: cópia de documento não válida para os fins previstos no Regime dos Bens em Circulação. Elementos Obrigatórios dos DT - Nome, firma ou denominação social, domicilio ou sede e número de identificação fiscal do remetente - Nome, firma ou denominação social, domicilio ou sede do destinatário/adquirente Pág.1

2 - Número de identificação fiscal do destinatário/adquirente, quando este seja sujeito passivo de IVA - Designação comercial dos bens, com indicação das quantidades - Locais de carga e descarga, referidos como tais, e a data e hora em que se inicia o transporte (se diferentes dos elementos do DT, excepto a hora de início de transporte). Nota: Se o destinatário dos bens é um particular, é obrigatória a colocação de uma menção expressa no DT de tal situação: consumidor final ou particular ou não sujeito passivo. A comunicação nestes casos está dispensada. Nota: Deixa de ser obrigatório a menção processado por computador, passando a existir a inclusão da assinatura (cifra) informática prevista no artigo 7º da Portaria 363/2010 com alterações da Portaria 22-A/2012 e Portaria 160/2013, quando o DT for processado por programa informático de faturação certificado. Nota: Não é obrigatório a matrícula do veículo onde os bens são transportados, no entanto aconselho a manter essa informação no DT. Documentos Considerados de Transporte: - Fatura (fatura eletrónica, processada por programa faturação certificado, preocessado por programa próprio) deixa de existir a obrigatoriedade de emissão e comunicação de DT, mas a fatura terá que conter os elementos obrigatórios de um DT para além dos já obrigatórios em fatura - Guia de Remessa (com objecto de transacção) - Guia de Transporte (sem objecto de transacção) - Guia ou Nota de devolução (Notas de Crédito não servem como DT) Alterações aos DT: Antes de iniciado o transporte Alteração Data, hora de início de transporte Quantidades e bens a transportar Locais de descarga Etc. Anulação Pág.2

3 Após iniciado o transporte Já não é possível proceder a qualquer alteração ou anulação. Em alternativa, procede á emissão de um DT adicional em papel tipográfico fazendo referência ao documento alterado, se essa alteração respeitar á data ou hora do transporte. NOTA: As alterações de local de destino nos DT ocorridos durante o transporte, ou a não aceitação dos bens por parte do adquirente (cliente) obrigam á emissão de um novo DT adicional, considerado como um DT subsidiário do DT inicial como: - Em papel pré-impresso (se vários veículos convém ter mais que uma série de DT s); - Serviço telefónico comunicar os elementos essenciais do DT e número da guia (4 últimos dígitos), data e hora de início de transporte e NIF do adquirente (se obrigatório) esta comunicação é efetuada antes do transporte: - Processado por computador - Através do portal da ATA Este documento de transporte adicional subsidiário ao DT inicial terá que identificar a alteração e o documento alterado. Este DT deve conter todos os elementos obrigatórios de um DT, identificando a alteração e o documento alterado. Estas alterações são comunicadas á ATA: - No prazo de 5 dias úteis, se o documento for processado em papel tipográfico - Antes do novo transporte se o documento adicional for emitido por computador ou através do portal da ATA Quando não se cumprirem com estas obrigações de comunicação, os DT consideram-se como não emitidos, ficando sujeitos ás penalidades previstas no regime. A obrigação de comunicação das DT s é sempre dos sujeitos passivos remetentes dos bens Pág.3

4 Formas de Comunicar: Por Webservice - Utilizar os protocolos de comunicação definidos para a transmissão de dados utilizando o serviço, designadamente o protocolo SOAP - Implementar os mecanismos de segurança na transmissão de dados que visam garantir a confidencialidade dos dados: - Comunicação dos dados através do canal HTTPS, com utilização de certificado SSL que identifica o produtor de software e que foi previamente assinado pela AT - Encriptação da senha do utilizador do sujeito passivo no portal das finanças recorrendo a chave pública (RS) do sistema de autenticação utilizado pelo portal das finanças na identificação dos seus utilizadores - Demais mecanismos, definidos em detalhe neste documento para garantir a segurança da transmissão dos dados para a AT Comunicação por SAF-T O sujeito passivo extrai do seu sistema informático o ficheiro SAF-T para a comunicação dos DT. Para efeitos de optimização do envio do ficheiro, este deve conter apenas: - Os DT que ainda não tenham sido enviados sem código de identificação do documento atribuído pela AT - Os DT com data de início de transporte entre a data de início e data fim de período de ficheiro - Os clientes e fornecedores que tenham referência nos documentos de movimentos de mercadorias (deixando de fora os que não movimentaram mercadorias naquele período). O envio de movimento por ficheiro pode ser efetuado no dia ou nos dias imediatamente anteriores ao transporte. Apesar desta recomendação, são processados todos os ficheiros e até contendo movimentos do próprio dia. Na posse do ficheiro extraído, o sujeito passivo acede ao Portal das Finanças e ao site e-fatura: - Escolher opção de comunicação por ficheiro-enviar, disponível na área dos remetentes - É disponibilizado um formulário para indicação do ficheiro a comunicar (caminho da directoria onde está guardado e nome.xml) A extensão terá de ser sempre.xml Pág.4

5 - Escolhendo o ficheiro este é automaticamente validado, apresentando mensagens de erro no caso de o ficheiro não estar em condições de ser submetido - Após a correta validação do ficheiro é apresentado um resumo estatístico do seu conteúdo e disponibilizada a opção de envio para a AT submeter - Como resultado do processamento do ficheiro, seja total ou parcialmente integrado, é gerado um ficheiro de resposta contendo: - Um código de identificação de documento gerado pela AT para cada documento integrado com sucesso - Uma mensagem de rejeição de integração indicado o motivo da rejeição - Quando receber este ficheiro o sujeito passivo deve importar os códigos de identificação de documentos gerados pela AT para a sua aplicação de gestão de DT, de onde originalmente extraiu o ficheiro enviado, regra geral, este procedimento pode ser feito automaticamente pelos sistemas informático das entidades - Ao submeter é necessário introduzir as credenciais (utilizador e senha) do portal das finanças - Após a completa transmissão do ficheiro para a AT é mostrada uma mensagem de confirmação de envio Depois o ficheiro será processado pela AT, como resposta receberá um ficheiro onde constam os códigos de identificação atribuídos a cada documento válido e com mensagens de não validação para os que não foram aceites, indicando o motivo da rejeição. Para seguimento do tratamento do ficheiro comunicado o sujeito passivo tem disponível uma opção de consulta aos ficheiros SAF-T por ele submetidos. Sempre que comunique um ficheiro, posteriormente deve aceder á consulta e verificar se o ficheiro foi processado com sucesso. As situação previstas de processamento são: - Pendente quando ainda espera processamento - Integrado com sucesso quando o ficheiro foi totalmente processado e registado na base de dados da AT - Integrado parcialmente quando só parte da informação foi processada, por exemplo a que difere da enviada anteriormente por este ou por outro meio - Rejeitado quando se detectou um problema a nível de conteúdo que impediu o respectivo processamento Pág.5

6 Registo no Portal das Finanças Deve introduzir todos os elementos obrigatórios para emissão do documento e de onde no final podem obter o código de identificação atribuído pela AT. Existe uma funcionalidade de recolha de dados para o registo das informações dos DT s que foram parcialmente comunicados por via telefónica e para os quais exista a obrigatoriedade de comunicar a totalidade dos dados até ao 5º dia útil seguinte ao transporte. Este registo directo no Portal das finanças pode servir também para a comunicação de dados dos DT adicionais. Comunicação por via telefónica A comunicação através do serviço telefónico deve ser efectuada nos casos de emissão dos DT manualmente impresso em tipografias autorizadas, ou, nos casos de inoperacionalidade do sistema informático da comunicação, desde que devidamente comprovado pelo respectivo operador. Adesão prévia a este serviço. O acesso ao serviço telefónico deve ser feito com a utilização de uma senha especifica criada para o efeito. Esta comunicação é realizada com a indicação dos elementos essenciais do documento emitido (com referência ao próprio documento), havendo que proceder á inserção no portal das finanças, até ao 5º dia útil seguinte, dos restantes elementos desse transporte. Os elementos essenciais a comunicar pelo serviço telefónico são: - Número do DT (4 últimos dígitos) - Data e hora do início do transporte - NIF do adquirente quando obrigatório Com esta comunicação do DT por serviço telefónico é disponibilizado um código de comunicação telefónica, que tem como objectivo comprovar a realização dessa comunicação perante as autoridades fiscalizadoras na estrada. Este código da comunicação não substitui a obrigação do DT em papel acompanhar o transporte dos bens. O código atribuído telefonicamente é posteriormente utilizado para proceder á inserção no portal das finanças dos restantes elementos ainda não comunicados no prazo de 5 dias úteis. Pág.6

7 Na inserção dos restantes elementos é necessário utilizar o código anteriormente atribuído por telefone e inserir os seguintes dados: - Sujeito passivo - Local - Data - Quantidade - Tipo de bem - Número sequencial Ou seja, na inserção de dados no portal das finanças o sistema irá buscar os elementos essenciais indicados telefonicamente através do código e completa a informação dos dados do transporte. Código de identificação A comunicação á AT dos elementos do DT por transmissão electrónica de dados permite a obtenção de um código de identificação para esse documento, que substitui os exemplares impressos que acompanham os bens, nomeadamente para efeitos de controlo da inspecção tributária ou de outros agentes de fiscalização. Este código de identificação pode ser transportado junto com os bens em envelope fechado (tal como os documentos de transporte impressos) quando o transporte for efectuado em transportes públicos ou empresas transportadoras. A excepção á utilização do código de identificação é para os DT não comunicados, tais como a fatura processada informaticamente, é em simultâneo utilizada como DT, caso em que deve acompanhar os bens, ou quando estes documentos de transporte sejam emitidos em papel tipográfico com comunicação telefónica, em que o próprio DT acompanha os bens (duplicado). Situações de Inoperacionalidade: Podem ser consideradas as seguintes situações: 1. A impossibilidade de proceder á emissão do DT através de programa de computador ou via electrónica, por inoperacionalidade do sistema informático do sujeito passivo ou por impossibilidade de acesso á internet deve emitir DT em papel tipográfico e comunicar pelo serviço de telefone com inserção no portal das finanças até ao 5º dia útil seguinte. Pág.7

8 2. Inoperacionalidade do sistema informático da comunicação, desde que devidamente comprovado pelo respectivo operador (PT, Vodafone, Zon, Optimus, TMN, etc.) DT é emitido nos termos normais sempre com impressão em papel para acompanhamento dos bens e a comunicação é efectuada pelo serviço de telefone com inserção no portal das finanças até ao 5º dia útil seguinte. 3. Inoperacionalidade do sistema da AT (portal das finanças ou serviço telefone inactivo ou em manutenção) DT é emitido nos termos normais sempre com impressão em papel para acompanhamento dos bens e a comunicação é efectuada por inserção no portal das finanças até ao 5º dia útil seguinte. Utilização de DT impressos em papel tipográfico Os DT impressos em tipografias autorizadas que forem adquiridos até 30 de Junho de 2013 podem utilizar-se até final de Os novos impressos apenas podem ser utilizados se cumpridas as novas regras das tipografias. Nota: Número de acesso telefónico ainda não disponível. Quando não se cumprirem, com estas obrigações de comunicação, os documentos de transporte consideram-se como não emitidas, ficando sujeitas às penalidades previstas no Regime. Pág.8

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