Manual de utilização São Paulo, Novembro d e Building IT Solutions

Transcrição

1 Manual Manual de utilização São Paulo, Novembro d e Building IT Solutions

2 Índice Manual de utilização Página 1. Introdução ao sistema/sobre o manual de usuários Conceitos Do TMS Dos perfis e tipos de usuários do TMS USUÁRIOS AGÊNCIA USUÁRIOS CLIENTE Dos tipos de utilização/ ambientes Selfbooking Callcenter 6 3. Fluxos 8 4. Acessando o TMS Endereço de acesso Primeiro Acesso Alteração de senha provisória Página Inicial / Tela de Consultas Entendendo a página de consultas Pesquisa avançada Gerenciador da agência Gerenciador de solicitações Ícones e facilidades da tela de consultas Status de uma solicitação (padrão Self Booking) Abertura de uma solicitação Pesquisa de serviços ON LINE Pesquisa de vôo ON LINE Entendendo a página de pesquisa de vôo Cotação de hospedagem ON LINE Entendendo a página de pesquisa de hotel Entendendo a página de cotação de hotel Cotação locação ON LINE Entendendo a página de pesquisa de carro Abertura de uma solicitação OFF LINE Inserir cotação de aéreo OFF LINE Entendendo a página de cotação aéreo OFF LINE Inserir conexões Inserir cotação de hospedagem OFF LINE Entendendo a página de cotação de hotel OFF LINE Inserir cotação de carro OFF LINE Entendendo a página de cotação OFF LINE Finalizando as cotações Etapas da solicitação de responsabilidade do USUÁRIO CLIENTE (solicitantes e 32 aprovadores) Aguardando escolha Aguardando autorização Aguardando emissão Entendendo a página de emissão 34 São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

3 16. Emissão ON LINE de aéreo Emissão OFF LINE de aéreo Emissão de terrestre Finalização de locação de veículos: Finalizando as emissões Cancelamentos Cancelar itens/solicitação Marcação de assentos Solicitações tipo Call Center Incluir viajante CALL CENTER Pesquisa de vôos Call Center Call Center padrão Call Center com escolha ou aprovação Smart Call Center Reemissão Reemissão para bilhetes não voados Cadastrar bilhetes ativos 47 Glossário 49 Informações úteis 51 São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

4 1. Introdução ao Sistema/Sobre o manual de usuários. Manual de utilização Trata-se de um sistema web direcionado para gestão de viagens corporativas. Por ser Online, o TMS (Travel Management System) pode ser utilizada a qualquer momento, através de um computador com acesso a internet. O sistema possui aproximadamente 300 políticas, que possibilitam desde a configuração básica dos ambientes, até uma completa estrutura de configuração para atender demandas específicas, conforme as normas e regras do cliente/corporação para o seu gerenciamento da área de viagens corporativas, como por exemplo: Workflow de aprovação, Controle de verbas orçamentárias (Budget), Relatórios, Gráficos gerenciais (Dashboard), Integrações com Erps e muito mais. Através de uma navegação didática e objetiva, o usuário do sistema TMS pode realizar em uma única solicitação de viagem: Reservas ou emissões de vôos nacionais e ou internacionais; Reservas de hospedagens nacionais e ou internacionais; Locação de veículos nacionais ou internacionais; Solicitação e gerenciamento da verba do adiantamento de despesas de viagens, prestação de contas e/ou reembolso de despesas de viagens; Solicitação de serviços; Consulta e utilização de bilhetes não utilizados (controle de perdas). O Manual de utilização é direcionado ao usuário da agência de viagens (consultores, emissores entre outros da operação), com o intuito de esclarecer e orientar sobre o uso do Sistema TMS focando o melhor manuseio da ferramenta e buscando a forma prática e objetiva de empenhar todos os recursos oferecidos. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

5 2. Conceitos: Entender alguns conceitos básicos do sistema facilita o usuário a compreender melhor a estrutura da ferramenta de modo que facilita a ação a ser tomada durante os processos de solicitações de viagens Do TMS A principal característica de TMS é a capacidade de adaptação das suas funcionalidades para cada ambiente (que chamamos de cliente), porem, tais configurações de funcionalidades, bem como a sua manutenção é de responsabilidade do USUÁRIO: ADMINISTRADOR. Ou seja, para que o U- SUÁRIO da agência (consultores, emissores entre outros) opere a ferramenta, de acordo com os i- tens aqui apresentados, as configurações devem ser previamente cadastradas pelo ADMINISTRA- DOR Dos perfis e tipos de usuários do TMS Para inserir um usuário no TMS, é obrigatório informar á qual grupo este pertence, tais grupos serão divididos em USUÁRIO AGÊNCIA E USUÁRIO CLIENTE todos os usuários bem como o perfil de acesso seguem os padrões á seguir: USUÁRIOS AGÊNCIA: Administrador ou ADMIN. Usuário locado na agência de viagens, que possui um acesso total na ferramenta, o ADMIN é responsável por todas as configurações do TMS bem como a manutenção dos recursos. Também é o administrador agência que entende a necessidade do cliente para avaliar de que forma será moldado o ambiente no TMS, afim de, atender as expectativas tanto operacionais como comerciais, entre a agência e cliente. Usuário: Na agência são os colaboradores que fazem parte da equipe operacional (consultores, emissores, atendentes entre outros), esse usuário agência possui acesso as solicitações para executar as cotações, reservas emissões ou aberturas de novas solicitações entre outras ações operacionais que compõe o fluxo de serviços prestados pela agência. Seu acesso bem como a permissão de atuar nos ambientes será definido pelo ADMINISTRA- DOR. Financeiro: Possui acesso restrito á algumas informações contábeis das estruturas dos clientes, porem não toma ação sobre nenhuma delas. Não visualiza relatórios que não estiver envolvido. Gestor: Possui visibilidade nas informações cadastradas, inclusive de relatórios, visualiza todos os fluxos de solicitações criadas, porem não toma ação na quando houver ação da agência. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

6 USUÁRIOS CLIENTE: Usuário: Solicitantes, viajantes, aprovadores, ou seja, todos os usuários que farão parte da rede de usuários do ambiente do cliente. Os usuários do cliente possuem acesso e visibilidade somente nas solicitações ou conteúdo de relatórios que estiverem envolvidos. Administrador ou ADMIN: possui acesso e permissão de alteração em todos os cadastros que diz respeito ao ambiente que ele pertence com exceção dos campos políticas e assinaturas, pois esses cadastros podem conter informações confidenciais da agência de viagens. Também possuem acesso á todas as solicitações, mesmo quando não estiverem envolvidos. Financeiro: Direcionado ao contas à pagar do ambiente do cliente, o usuário financeiro, possui a permissão de informar/ programar os pagamentos internos das despesas de adiantamentos ou prestações de contas dos usuários cliente. Não possui acesso aos conteúdos de relatórios que não estiver envolvido. Gestor: Idem ao Admin da agência em visibilidade, incluído relatórios, porém não tem permissão de tomar ação a nenhuma configuração do ambiente Dos tipos de utilização/ ambientes Para atender a necessidade da agência de viagens, foram aplicadas 02 formas de utilização no TMS, o tipo SELFBOOKING e o tipo CALLCENTER, sendo que para cada um desses perfis existem regras distintas para a utilização operacional SELFBOOKING No perfil SELFBOOKING trata-se de um ambiente cujas configurações são exclusivas para atender a necessidade de uma única empresa/corporação. Esse ambiente no TMS é identificado por CLIENTE NOME DA EMPRESA/CORPORAÇÃO. Ex: A corporação ArgoIt, se cadastrado no perfil Selfbooking, seria identificado como CLIENTE ARGO IT Os usuários do cliente poderão ter acesso a este ambiente, ou conforme as configurações previamente aplicadas pelo ADMIN agência, mas como regra inícial o solicitante ou viajante quem abre a solicitação de forma ON ou OFFLINE e essa solicitação passará por uma estrutura de a- provação. Nesse perfil a responsabilidade do usuário agência, é de executar as cotações dos serviços (somente quando houver pedidos OFF LINE) ou concluir as emissões. Lembrando que de acordo com a configuração de cada cliente pode variar essa regra CALL CENTER: No perfil CALLCENTER, a principal característica é que os usuários do cliente (viajantes, solicitantes aprovadores) não terão acesso ao sistema, pois o ambiente será configurado para atender diversas empresas/corporações ao mesmo tempo, sendo que nesse perfil, os usuários da agência quem farão todos os processos de uma solicitação. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

7 Seu conceito de uso é aplicado para as pequenas ou médias corporações que não apresentam ás agências de viagens, movimentos significativos ou relevantes para possuírem uma estrutura exclusiva no sistema TMS. Ou até mesmo, devido a regras comerciais da agência, que definirá se o determinado cliente deve ou não possuir um ambiente exclusivo. Esses grupos de corporações serão identificados por empresa Ex ArgoIT se cadastrado no perfil CALLCENTER, seria identificado como CLIENTE CALLCENTER EMPRESA ARGO IT. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

8 NÃO NÃO SIM Manual de utilização 3. Fluxos: Fluxo de uma solicitação do padrão Selfbooking de forma ON LINE: Abertura da solicitação: Pesquisa e reserva ON LINE. Aguardando Aprovação: Aprovado? SIM Aguardando emissão Aguardando escolha. Aguardando cotação EMITIDA. Fluxo de uma solicitação padrão Selfbooking de forma OFF LINE: Abertura da solicitação: OFF LINE. (solicitar á agência) Aguardando cotação: Aguardando escolha: EMITIDA. NÃO De acor- Aguardando emissão: SIM Aprovado? Aguardando Aprovação: Fluxo de uma solicitação padrão Call Center: * Solicitante ou viajante sem estrutura aprovação: Contato externo do cliente. Busca Online. Abertura da OS Aguardando Emissão EMITIDA. Atenção: * O no ambiente call Center pode existir mais de um tipo de fluxo, para maiores esclarecimentos, consulte o USUÁRIO ADMINISTRADOR AGÊNCIA. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

9 4. Acessando o TMS. O endereço eletrônico da página informado nesse manual, pode sofrer alterações de acordo com o domínio do endereço. Para o uso do TMS, são necessários alguns pré-requisitos, além do acesso a internet, tais como: * Javascript habilitado; * Interface Web: - Internet Explorer versão 6, 7 ou 8; - Firefox versão 2, 3 ou 3.6; - Google Chrome versão 3, 7, 8 ou 9; - Opera versão 10.5 ou 11; - Safari 4 ou Endereço de acesso Na URL da internet digite: Atenção: O endereço do site (URL) pode variar de acordo com o domínio do endereço que será utilizado pela agência, neste caso informe-se sobre o endereço do link com o Administrador TMS na sua agência Primeiro Acesso No campo USUÁRIO digite o login; No campo SENHA digite a senha provisória; Clique em ACESSAR: São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

10 4.3. Alteração de senha provisória No primeiro acesso será solicitada a troca da senha, que deverá seguir os seguintes padrões: - Mínimo de 6 caracteres. - No mínimo um caractere não-alfanumericos. Ex: &,-,@,#,* - Não é permitido alterar para a mesma senha. - Não é permitido seqüências de caracteres de 3 dígitos. - Não é permitido alterar para as 6 últimas senhas. 5. Página Inicial / Tela de Consultas. Após o login, a tela principal de acesso é a página de consultas, do ambiente da agência. Essa página permite ao usuário agência, acessar os ambientes/clientes que possui acesso. Isto é, o usuário só visualizará os clientes que foram permitidas a sua visualização, sendo que essa liberação parte do usuário AD- MINISTRADOR AGÊNCIA. Na tela de consultas também permite ao usuário uma visão macro sobre os processos que estão em andamento no sistema ou até mesmo gerenciar solicitações passadas Entendendo a página de consultas Menu Inicial. Ícone busca. Executa pesquisa de serviços ON LINE Ícone de seleção de cliente. Ícone solicitação. Permite criar solicitações OFF LINE. Ícone consultas. Tela inicial do sistema. Ícone relatórios. Cria relatórios gerenciais. Ícone Configurações. Permite acesso ao item meu perfil, bilhetes e serviços. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

11 5.2. Pesquisa avançada Na guia de Pesquisa avançada é possível buscar por uma determinada OS através de alguns filtros. Para utilizá-la, basta clicar no botão abrir/fechar. Bilhete/Localizador/nº de vôo: Buscar uma determinada OS através de informações do vôo e/ou reserva. Viajante: Localiza, através de um mapa, aonde existem passageiros no dia: São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

12 Premissas do mapa: * Clique em cima do boneco para visualizar o nome do pax, a cidades de origem/destino dos serviços aéreo, hospedagem e locação. * Serão apresentados somente as informações dos pax que estão em viagem no dia (data de saída, durante o período da viagem e data de retorno); * Caso haja mais de um viajante neste local na mesma data, aparecerá uma barra de rolagem para que possa visualizar todos; * Para visualizar os detalhes da OS, clique na cartinha ao lado do nome do viajante e abrirá o histórico da mesma Gerenciador da Agência O gerenciador agência é uma ferramenta versátil que permite ao consultor saber quais O.S. s encontram-se pendente em todos os ambientes/clientes de uma só vez. Selecione o botão abrir/fechar. A interface gráfica apresenta de forma visual, as solicitações em andamento, e de acordo com seu status, será possível identificar as solicitações e avaliar o nível de prioridade. Desmarque as opções do Status da viagem que não deseja visualizar no gráfico e clique no botão pesquisar para filtrar novamente suas opções; Para visualizar quais OS s foram filtradas, clique em cima de um dos números exibidos no gráfico, lembrando que as OS s ficam classificadas de acordo com a data de inclusão no TMS que vão aumentando de horas passadas para dias passados; Para acessar uma das OS filtradas, clique em cima do nome do viajante e/ou número da OS no canto direito da tela. O TMS automaticamente muda para o ambiente do cliente e abre a OS; São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

13 Premissas do gráfico: A priorização segue a seguinte ordem: 1º Analisa o tempo restante para início da viagem; 2º Analisa o tempo restante para a expiração da viagem; 3º Será assumida a data de expiração caso ela exista, e se for inferior a data de início da viagem. Caso contrário a data inicial da viagem que será assumida; 4º Analisa se o viajante é VIP e prioriza em 1 dia o índice; 5º Calcula o índice do quadrante para posicionar as solicitações em relação à data de cálculo; 6º Analisa o status para influência do índice (autorização mérito mais prioritário, emissão menos prioritário), ou seja, quantos mais status faltarem para a emissão, mais prioridade tem a solicitação. Ordem de status: Aprovação de Mérito, Aguardando Cotação, Aguardando Escolha, Aguardando Autorização e Aguardando Emissão Gerenciador de solicitações Possibilita um panorama geral das viagens em aberto de determinado ambiente/cliente. Ao acessar o cliente, você visualiza 4 linhas do tempo que permitem a leitura/acesso rápido de uma determinada OS. Tempo de expiração das cotações: Através do status das solicitações o tempo restante para a expiração de cotação aérea, ou seja, é possível identificar através dos Status, quantas solicitações serão expiradas e em cronograma crescente de horas (meia hora até + de 08 horas); Tempo de cobrança de no-show: corresponde aos serviços terrestres. O usuário pode identificar através dos Status, a quantidade de solicitações e o tempo restante (em horas) para o prazo de no show; São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

14 Tempo restante para a viagem: Identifica a quantidade de solicitações e em qual status se encontram, relacionando-as com o tempo de início da viagem que segue pela linha crescente de horas até dias; Tempo passado: Indica o tempo passado em relação a data inicial da viagem, a quantidade de OS e seus correspondentes status Ícones e facilidades da tela de consultas Status da Solicitação. Nome do Viajante. Nome do solicitante. Número da Solicitação. (OS) Quantidade e serviços solicitados na OS. DETALHES: Apresenta detalhes dos serviços, bem como datas de expiração das reservas e permite a marcação de assentos. DUPLICAR: Permite a duplicação da solicitação, pode ser criada uma cópia da OS, continuação de viagem ou alterar informações. CANCELAR: permite cancelar a reserva na OS ou trechos específicos ver PAG xx desse manual. HISTÓRICO: Processo completo da solicitação, fica registrado no histórico. FOLLOW UP: Possibilita envios de s, tanto para os envolvidos na solicitação, como para terceiros de registros pertinente á solicitação. 6. Status de uma solicitação (padrão Self Booking). No TMS foram criadas algumas etapas da solicitação, sendo que em cada uma delas, a tomada de ação deve ser efetuada pelo usuário correspondente ao processo. Aguardando Cotação Tomada de ação do usuário agência. A OS foi enviada para a agência cotar de acordo com os critérios estabelecidos pelo solicitante na criação da solicitação. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

15 Aguardando Escolha Tomada de ação do usuário cliente (solicitante ou viajante). Após a cotação da agência, a OS foi encaminhada para o solicitante que aguarda a escolha de uma das opções cotadas pela agência. Aguardando Autorização Tomada de ação do aprovador de custo. A OS foi encaminhada para um a- provador analisar as despesas conforme fluxo de aprovação do cliente. Aguardando Emissão Tomada de ação da agência, ou cliente (conforme a configuração do ambiente) A OS já seguiu pelos processos de abertura, cotação, escolha e aprovação, nesse momento os itens contidos na solicitação podem ser emitidos para que gere o Roteiro de viagens. Cancelada O cliente ou a agência cancelou a OS. Importante saber que o cancelamento será efetuado pelo cliente somente até a etapa aprovação. 7. Abertura de uma solicitação. As solicitações no TMS podem ser executadas tanto pelo usuário da agência (consultores, e- missores, admins etc) ou através dos usuários do cliente (solicitantes ou viajantes). Em ambos os casos é possível solicitar de forma ON ou OFF LINE. ATENÇÃO: Nesse manual será apresentada apenas a abertura de uma solicitação através dos usuários agência (consultores, admins etc). Para as solicitações efetuadas pelo usuários cliente ver manual do solicitante Pesquisa de serviços ON LINE Após o acesso ao sistema o usuário agencia, será direcionado á página de CONSUL- TAS DA AGÊNCIA, nesse momento, é necessária a seleção do usuário ao cliente/ambiente que será criada a nova solicitação. No menu de configurações >> selecionar cliente > ícone BUSCA. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

16 Já no ambiente do cliente, selecione o a opção de serviços ON LINE (aero, hospedagem ou locação). Cotação Aérea ON LINE: Selecione no ícone AÉREO >> reservar Online > múltiplos destinos: 7.2. Entendendo a página de Pesquisa de vôos Somente ida ou Ida e volta: Informe como deve ser a consulta da viagem. Múltiplos destinos: Possibilita a pesquisa de mais de uma rota ou surface. Informe a cidade de origem ou sigla do aeroporto, as datas da viagem e o período de pesquisa. - Nacional/Internacional: informe o destino. - Separado/combinado: pesquisas separadas de vôos, ou com combinação de CIA. - Para os vôos de Múltiplos destinos, a pesquisa nacional sempre será separada e na internacional combinada. Obrigatório informar o viajante na pesquisa. Caso o pax não esteja cadastrado e se o ambiente permite tal ação, é possível cadastrar no momento da pesquisa o viajante através do Item CADASTRAR VIA- São Paulo, Fevereiro de 2012 JANTE Building IT Solutions Após a inclusão do pax selecione o sinal de + para adicionar.

17 7.3. Entendendo a página de pesquisa de vôo opção escolhida Informa os vôos selecionados, em cada rota correspondente. Disponibilidade por Se disponível no ambiente possibilita o envio da pesquisa por . Resultados: Quantidade de resultados na pesquisa. Mostrar matriz: Tabela dinâmica com resumo de valores. Filtros de pesquisa. Disponibilidade de vôos de acordo com a rota. Seletor e informações do vôo São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

18 8. Cotação de hospedagem ON LINE. Selecione no ícone HOSPEDAGEM >> reservar Online > Reservar hotel ONLINE: 8.1 Entendendo a página de Pesquisa de hotel Obrigatório informar o viajante para pesquisar, e se necessário é possível inserir algum acompanhante. Cidade do hotel, Possibilita o filtro por nome de hotel. Data de entrada e saída São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

19 8.2 Entendendo a página de cotação de hotel Manual de utilização Conteúdo de hotel disponível para escolha. Imagem do hotel (fornecido apenas por alguns provedores ON LINE) e informações sobre tarifa e endereço do hotel. Detalhes: necessário selecionar para escolher o hotel. Seleção: escolha o apto disponível. Filtros de pesquisa. Envio de . Se habilitado permite o envio da cotação por . São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

20 Seleção de hotel ONLINE: Provedor de hospedagem Informações sobre a tarifa e mapa do hotel. Aceite das regras tarifárias e informações sobre a forma de pagamento que o hotel aceita. 9. Cotação locação ON LINE. Selecione no ícone LOCAÇÃO >> reservar Online > Reservar carro ONLINE: São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

21 9.1 Entendendo a página de Pesquisa de Carro Manual de utilização Obrigatório informar o viajante para pesquisar carros on line. Retirada: Informe a sigla IATA ou cidade. E data e horário de retirada. Devolução : Informe as datas e horário de devolução e opcional devolução em outra localidade. Veículo: Categoria do veículo Tipo de veículo Informações de opcionais. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

22 Filtros de Pesquisa. Seletor de carro e informações da locadora. Envio de . Se habilitado permite o envio da cotação por e- mail. Seleção de carro ONLINE: Informações sobre o veículo Local de retirada e devolução. Na ausência dessas informações o ssitema não permite a reserva ON LINE. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

23 10. Abertura de uma solicitação OFF LINE. Manual de utilização Seguindo o mesmo padrão do ON LINE, após o acesso ao sistema o usuário agencia, será direcionado á página de CONSULTAS DA AGÊNCIA, nesse momento, é necessária a seleção do usuário ao cliente/ambiente que será criada a nova solicitação. No menu de configurações >> selecionar cliente > ícone BUSCA OU SOLICITAÇÃO: Escolher o serviço disponível no ambiente e selecionar a opção (SOLICITAR Á AGÊN- CIA) Na solicitação OFF LINE, o usuário do cliente (solicitante ou viajante) cria um pedido com os serviços necessários e solicita á agência que execute as cotações. Após o preenchimento dos dados contábeis o usuário CLIENTE (solicitante ou Viajante) incluirá na solicitação os pedidos dos serviços que estiverem disponíveis no ambiente. ATENÇÃO: Usualmente as solicitações OFF LINE, são criadas pelos usuários CLIENTE. Para maiores esclarecimentos sobre a abertura de uma solicitação OFF LINE, consultar o manual de solicitantes do TMS, uma vez que esse manual é destinado exclusivamente aos usuários agência. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

24 10.1 Inserir cotação de aéreo OFF LINE As cotações OFF LINE, são cotações realizadas diretamente nos provedores e inseridas no TMS. Na tela de consultas selecione a opção inserir nova cotação. Nessa tela exsitem 02 opções para realizar a cotação - Preencher todas as informações manualmente. - Importar as informações da reserva diretamente pelo provedor através da opção POPULAR PELO LOCALIZADOR. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

25 Entendendo a página de cotação aéreo OFF LINE Campos para preenchimento das informações dos vôos. No caso de POPOLAR PELO LOCALIZADOR as informações são inseridas automaticamente de acordo com a reserva efetuada no provedor. (exceto quando os vôos possuem conexão ou escala) Tipo de faturamento: Tipo de faturamento escolhido no momento da abertura da OS. Se necessário é possível alterar. Campos para preenchimento das informações dos valores das tarifas. No caso de POPULAR PELO LOCALIZADOR as informações são inseridas automaticamente de acordo com a reserva efetuada no provedor. (exceto quando os vôos possuem conexão ou escala) Inserir conexões Ao incluir na cotação a quantidade de conexão é possível informá-las na reserva através da opção CONEXÕES. Preencha a sigla IATA e horário e clique em atualizar. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

26 11. Inserir cotação de hotel OFF LINE. Para os casos em que o hotel informado no momento da abertura da solicitação, faça parte do diretório de hotel OFF LINE, ou também nos casos em eu o hotel foi selecionado através dos provedores ON LINE, e devido a configuração ou falhas de reserva, a hospedagem retorna para o Status Aguardando cotação, para que o USUÁRIO AGÊN- CIA (consultores) prossigam com o processo de cotação de hospedagem. As cotações OFF LINE, são cotações realizadas diretamente nos provedores e inseridas no TMS, Na tela de consultas selecione a opção inserir nova cotação. Nessa tela exsitem 02 opções para realizar a cotação - preencher todas as informações manualmente - Importar as informações da reserva diretamente pelo provedor através da opção POPULAR PELO LOCALIZADOR. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

27 11.1 Entendendo a página de cotação de hotel OFF LINE Nessa página, o consultor poderá inserir a cotação do hotel solicitado pelo USUÁRIO CLIENTE (solicitante/viajante), ou se necessário inserir outras opções de hotel, (para os casos em que o hotel solicitado não possua disponibilidade no período e também acrescentar mais de uma opção de hospedagem) Hotel solicitado pelo usuário cliente (solicitante e/ou viajante). Período de estadia. Forma de pagamento, que foi inserida na solicitação. Faturamento: Se necessário, é possível alterar a forma de pagamento, que foi inserida na solicitação. Popular pelo localizador permite que as reservas efetuadas em outros provedores, sejam carregadas automaticamente no TMS através do localizador da reserva. É possível também, inserir mais de uma opção de hotel, ou incluir outra opção para o caso de não confirmação do hotel solicitado. Dados do tipo de apartamento, data de noshow e valores tarifários. Esses campos devem ser adicionados através de uma política especifica. VER MANU- AL DE CONFIGURAÇÃO. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

28 12. Inserir cotação de carro OFF LINE. Assim como nos demais itens, a locação de veículos permanecerá em cotação em 02 casos, na abertura da solicitação OFF LINE, ou se no momento da inclusão deste serviço ON LINE ocorreu uma falha de reserva ou até mesmo se a configuração do recusro nao permite a reserva ON LINE. Na tela de consultas selecione a opção inserir nova cotação. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

29 Faturamento: Se necessário, é possível alterar a forma de pagamento, que foi inserida na solicitação. Carro solicitado pelo usuário cliente (solicitante e/ou viajante). Locadora Escolhida. Data de Retirada e Devolução. Forma de pagamento, que foi inserida na solicitação. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

30 12.1 Entendendo a página de cotação OFF LINE Manual de utilização Informações sobre a categoria do veículo e locadora solicitada pelo usuário cliente (solicitante e/ou viajante). Período de reserva, local de retirada e devolução Forma de pagamento, que foi inserida na solicitação. Alem da possibilidade de alteração da forma de pagamento. É possível também, inserir mais de uma opção de locadora, ou incluir outra opção para o caso de não confirmação do solicitado. Campos de preenchimento de valores tarifários e data de no-show. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

31 13. Finalizando as cotações. Após inserir todas as cotações solicitadas na OS. Retornará para a página de cotação, em que o usuário da agência, poderá analisar e refazer se necessário alguma alteração das cotações informadas na Solicitação. EDITAR A COTAÇÃO: Permite alterar alguma informação inserida na cotação. FORMULÁRIO DE RESERVA: Permite enviar s para os fornecedores (hotéis ou locadoras) com o conteúdo da reserva OFF LINE. Exclui a cotação efetuada. Após todas a conclusão das cotações é necessário selecionar a opção ENVIAR para prosseguir com o processo da Solicitação. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

32 14. Etapas da solicitação de responsabilidade do USUÁRIO CLIENTE (solicitantes e aprovadores). Após a agência de viagens (consultores) inserir as cotações incluídas em uma solicitação, o sistema seguirá os seguintes fluxos, cuja as ações serão executadas pelos USUÁRIOS CLIENTE Aguardando Escolha Tomada de ação do usuário cliente (solicitante ou viajante). Após a cotação da agência, a OS foi encaminhada para o solicitante que aguarda a escolha de uma das opções cotadas pela agência Aguardando Autorização Tomada de ação do aprovador de custo. A OS foi encaminhada para um aprovador analisar as despesas conforme fluxo de aprovação do cliente Aguardando emissão Após a solicitação ter seguido os fluxos COTAÇÃO>>ESCOLHA>APROVAÇÃO é necessário para que ocorra a finalização do processo a etapa AGUARDANDO EMISSÃO. Nesse momento os usuários agência (consultores ou emissores) que estiverem envolvidos no processo da solicitação em questão, receberão um do: Gestão de viagens com o título: Aguardando emissão Número da solicitação e link de acesso á OS. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

33 Na tela de consultas localize a solicitação pendente de emissão, e clique no link Aguardando emissão. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

34 15. Entendendo a página de emissão: Número da solicitação, status e dados da solicitação. Executa as emissões do aéreo ON LINE. Ou seja, diretamente no provedor. Executa as emissões do aéreo OFF LINE. Ou seja, executada pelo emissor na CIA aérea ou GDS e carregada manualmente no TMS. Carrinho com os serviços a serem emitidos, na solicitação. Emitir bilhete/voucher executa as emissões OFF LINE. Formulário de reserva, envia s aos fornecedores (Hoteis ou locadoras) com as informações de reserva. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

35 16. Emissão ON LINE de aéreo. Na página de emissão clique no localizador da CIA ou GDS: Informações sobre a reserva e vôos. Carregar reserva: Selecione esse ícone para que, possam ser carregadas as informações de emissão. Perfil do Viajante: Permite ao consultor inserir informações sobre esse viajante, bem como incluir cartão de milhagens. Cartão de milhagens: Se inserido Permite ao consultor, incluir o cartão para credito de milhas da CIA Aérea. Faturamento: Permite ao consultor alterar a forma de pagamento da reserva aérea no momento da emissão. Selecione a opção EMITIR para prosseguir com o processo. CALCULAR: Através da opção calcular, o sistema incluirá na reserva o valor da tarifa cheia, das milhas na reserva além co calculo do CO2 do trecho voado. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

36 17. Emissão OFF LINE de aéreo. Na página de emissão clique no ÍCONE EMITIR BILHETE/VOUCHER: Alterar localizador: Caso haja a nececsidade Permite que os localizadores sejam alterados no momento da emissão. Popular pelo localizador: Permite que os vôos sem conexão, sejam carregadas as informações automaticamente no sistema. Possibilita a troca do tipo de pagamento do aéreo, se necessário. Informe o número e data do bilhete. Obrigatório o cálculo da Full Fare e após a emissão clique em ADICIONAR PARA SEGUIR COM O PRO- CESSO. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

37 18. Emissão de terrestre. Nos itens terrestres, a própria reserva é a confirmação do serviço, porem ao TMS se faz necessário para finalizar a emissão e seguir com o processo a etapa emissão. Finalização de Hospedagem: Selecione o item EMITIR BILHETE/ VOUCHER na página de emissão: Formulário de reserva: Permite envio de ao fornecedor (hotel) para a confirmação de hospedagem. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

38 Permite alterar a forma de pagamento, do hotel no momento da emissão. Informe o número e data do voucher, e valores tarifários. Fornecedores e produtos, só ficará disponível para os casos em que existem integração com o BackOffice. No final clique em ADICIONAR para seguir com o processo. 19. Finalização de Locação de veículos. Permite alterar a forma de pagamento, do hotel no momento da emissão. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

39 Informe o número e data do voucher, e valores tarifários. E CLIQUE EM ADICIO- NAR 20. Finalizando as emissões. O usuário agência (consultor ou emissor) ao finalizar todas as emissões existentes dentro de uma solicitação, é necessário selecionar o ícone EMVIAR na página de emissão para que o sistema altere o status de aguardando emissão para emitido. Na etapa EMITIDO os envolvidos no processo receberão o voucher com o roteiro de viagens. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

40 21. Cancelamentos. No TMS é possível executar apenas o cancelamento das reservas, nunca as emissões. E, por questões de segurança, cada grupo de usuário envolvido na solicitação tem a permissão de cancelar os serviços ou solicitação conforme a tabela á seguir: Usuário ADMIN AGÊNCIA ADMIN CLIENTE USUÁRIO AGÊNCIA (consultores) USUÁRIO CLIENTE (SOLICITANTE) USUÁRIO CLIENTE (aprovador) Etapas da Solicitação Todas Até etapa aguardando aprovação Até etapa aguardando emissão Até etapa aguardando aprovação Nenhuma São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

41 21.1 Cancelar itens/solicitação Cancela a solicitação como um todo. Cancela apenas o Item. Informa se o tem a ser cancelado, será cancelado também no provedor. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

42 22. Marcação de Assentos. Na tela de finalização da reserva, algumas companhias aéreas disponibilizam a opção da marcação de assentos. - Clique no ícone e selecione o trecho. - Posição da Aeronave e assento. Caso as informações sobre preferência do usuário referente a assentos estiverem cadastrado no perfil do viajante, este fica selecionado na tela para auxiliar na reserva. 23. Solicitações tipo Call Center. Na utilização do sistema TMS, através do padrão Call Center, o usuário agência executa todos os processos, ou seja, o usuário agência executa as pesquisas, reservas e emissões. Nesse padrão, pode-se configurar 03 tipos diferenciados para a utilização, sendo que para cada uma dessas configurações o USUÁRIO AGÊNCIA deverá agir de formas distintas, como veremos nos próximos capítulos. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

43 23.1. Incluir Viajante CALL CENTER No ícone Cadastrar Viajantes pode-se inserir no sistema, viajantes que ainda não possuem registros. Insira o nome do viajante e clique em Pesquisar para que o sistema verifique se este viajante já não esta cadastrado. Caso o viajante já tenha um cadastro no TMS, será informado. Caso ainda o usuário não tenha cadastro, preencha as lacunas com as informações e clique em cadastrar. Lembrando que este usuário não terá acesso ao sistema e para que não ocorra a etapa aguardando emissão, é necessário incluir esse usuário como viajante MASTER. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

44 23.2. Pesquisa de Vôos Call Center A diferença desse tipo de pesquisa é que o sistema permite a seleção da CIA antes da pesquisa: 24. Call Center Padrão. Nesse perfil o usuário final (viajantes, solicitantes) não terá acesso ao sistema, sendo que o processo aguardando escolha será executado pelo USUÁRIO AGÊNCIA e o processo Aguardando aprovação não será aplicado. Selecione o cliente CALL CENTER e no ícone BUSCA do menu, informe a empresa: No seletor inicial, informe a empresa: São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

45 Execute a pesquisa conforme orientado na página 15 deste manual. Após a seleção e reserva dos itens solicitados, preencha as informações contábeis, conforme orientado na página 21 deste manual. Após a geração da OS, a etapa cairá automaticamente para AGUARDANDO EMISSÃO. O usuário agência deverá executar a emissão conforme orientado nas páginas 29 a 31 deste Manual. 25. Call Center com escolha ou aprovação Nessa configuração, o usuário CLIENTE poderá executar a escolha ou aprovação dos serviços inseridos na solicitação. Selecione o cliente CALL CENTER e no ícone BUSCA do menu, informe a empresa: Execute a pesquisa conforme orientado na página 15 deste manual. Após a seleção e reserva dos itens solicitados, preencha as informações contábeis, conforme orientado na página 21 deste Manual. Após a geração da OS, a etapa seguirá para AGUARDANDO ESCOLHA, E/OU AGUARDANDO APROVAÇÃO, nesse momento os usuário CLIENTE (solicitantes ou aprovadores) efetuarão a escolha/aprovação dos serviços incluídos na solicitação, após esse processo o usuário agência deverá executar a emissão conforme orientado nas páginas 29 a 31 deste Manual. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

46 26. Smart Call Center. Nesse perfil, não haverá empresas ou informações contábeis, também é possível incluir mais de um usuário na solicitação bem como INFT ou CHD, alem de preencher os dados de pagamento e usuário no momento da abertura da OS. 1 Selecione o Call Center, preencha os nomes dos passageiros; 2 Inclua o tipo de faturamento 3 Execute a emissão. 27. Reemissão. Conceito de utilização no TMS: À partir de uma configuração especifica (ver MÓDULO REEMISÃO/NÃO VOADOS) Pode-se executar 02 formas de utilização dessa funcionalidade no TMS: - Bilhetes já emitidos, não foram utilizados pelos viajantes, e gerou-se o NO SHOW; - Bilhetes já emitidos que ainda estão ativos e ainda não ocorreram o NO-SHOW Reemissão para bilhetes não voados Na página de bilhetes, serão carregados os bilhetes que não foram utilizados, e que ocorreram o NO-SHOW. Inicialmente esses bilhetes serão informados como NÃO VOADOS. No ambiente do cliente>> selecione no menu > ITEM BILHETE: Localize e selecione o bilhete: Na próxima etapa é necessário alterar o Status do bilhete de NÃO VOADO para REEMISSÃO: São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

47 Cadastrar bilhetes ativos Permite ao consultor inserir um bilhete (emitido no TMS) e que ainda não ocorreu o no show, para utilização como crédito em outro bilhete para o mesmo passageiro. No ambiente do cliente>>> selecione no menu >> ITEM BILHETE>NOVO: Preencha todas as informações: Viajante : selecione o já cadastrado. Trecho emitido: informe as siglas Trechos não utilizados: informe as siglas Bilhete/e-ticket: Numero ou bilhete. Valor tarifa: Informe o valor emitido. Valor Taxas: informe o valor CIA Aérea: informe a Sigla Data da emissão: data de emissão do bilhete na CIA. Localizador: Informe o da CIA Número da solicitação: Informe o número da OS. TIPO: Cadastre reemissão. Atualiza. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

48 Na próxima solicitação para o usuário viajante portador do bilhete, a tela de emissão ON LINE, será apresentado o ícone reemissão e o bilhete a ser inserido. Selecione o bilhete, para que o sistema efetue junto a CIA os valores para crédito de pagamento, e finalize o processo. Maiores informações sobre esse tema verifique o Módulo NÃO VOADOS/ REEMISSÃO. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

49 Glossário Os termos a seguir será vistos no sistema durante todos os processos e possuem uma especificação para cada item: Administrador - Com livre acesso ao sistema, o Usuário Administrador é responsável pela configuração e manutenção do sistema. Aguardando Autorização - Etapa do sistema no qual os itens solicitados numa OS necessitam de uma aprovação do autorizador. Aguardando Cotação - Etapa do sistema no qual os itens solicitados numa OS necessitam de uma cotação prévia da agência de viagens. Aguardando Emissão - Etapa no sistema, seguinte ao Status de Aguardando Aprovação, onde a a- gência ou o cliente (depende da política habilitada) efetuará a emissão da OS. Aguardando Escolha - Etapa do sistema seguinte ao Status Aguardando Cotação, as opções de serviços cotados pela agência, necessitam de uma escolha do Solicitante ou Viajante da OS. Aprovador - São os usuários do sistema cujo perfil permite aprovar ou reprovar as solicitações de viagens criadas pelos solicitantes ou viajantes, de acordo com as especificações previamente configuradas no sistema. Assinatura Através das Assinaturas Cadastradas dos fornecedores, o Sistema busca informações a serem exibidas no momento da Busca Online. Black List Lista de cidades e/ou países que estão bloqueados para reservas e emissões ou que precisam de uma notificação de alerta. Carga de Dados Informações em planilhas enviada à ArgoIt para o carregamento das informações dentro de um cliente. Centro de Custo - Centro de custo na qual pertence o viajante. Centro de custo de Débito - Centro de custo informado no momento da criação da OS, para designar o centro de custo que será debitado a viagem. Cliente - Ambiente no qual foi inserido as informações da Empresa utilizadora do sistema. Comunidade - Pode ser utilizada para relacionar um grupo de usuários. Consultor - Usuário da agência de viagens responsável pelas reservas ou cotações, solicitadas nas OS, o consultor pode ou não ser o emissor das reservas. Delegado - Usuários que têm a permissão de aprovar ou reprovar as solicitações na ausência do A- provador. Emissor - Usuário que realizou as emissões solicitadas na OS, o emissor pode ser um usuário da a- gência de viagens ou da própria empresa de acordo com a configuração do sistema. Empresa Uma divisão dentro do cliente. Ex: Uma filial, um departamento, um grupo, etc. Financeiro - Usuário com a permissão de visualizar os cadastros inseridos no ambiente, também visualiza todas as solicitações, porem não toma nenhuma ação sobre essas informações. Possui acesso sobre o ícone Lança pagamento que permite programar em lote as datas para pagamento de reembolsos de viagens. Fornecedor Aquele que fornece o produto a ser exibido no sistema para compra. Ex: Locadoras, Companhias Aéreas, Hotéis, também é classificado como fornecedor os usuários preestadores de serviços OFF LINE, como por ex empresas de transfer, empresas de atendimento em aeroportos entre outras que a agência de viagens disponibiliza. Gestor - Usuário cujo perfil visualiza todas as OS s e todas as etapas que as OS s se encontram, porém não tem a permissão de tomar nenhuma ação sobre as mesmas. Integração - Processo no qual possibilita a exportação de dados do TMS para sistemas de BackOffice ou ERP. Motivo de Viagem - Motivo pelo qual a viagem foi solicitada. Nível Categoria dos usuários. Ex: Presidente, Diretor, Operacional, etc. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

50 Políticas - Representam regras ou normas configuráveis conforme a necessidade específica do cliente, ou seja, através da utilização de determinadas políticas que o sistema TMS será configurado para o u- so. Reservas Online - Reservas realizadas diretamente nos provedores. Reservas Offline - Reservas que necessitam de uma confirmação externa para serem finalizadas, u- sualmente as reservas Offline são realizadas pela agência de viagens. Secretária - Usuário que recebe uma cópia de dos processos. A secretaria deve estar vinculada ao usuário. Solicitação ou OS - Trata-se das requisições de viagens criadas pelos usuários, as OS s são identificadas por uma seqüência numérica. Solicitante - São os usuários que tem como perfil a possibilidade de criar solicitações para outros u- suários ou para si próprias. Solicitante Master - Usuários com o perfil Solicitante Master, isenta a obrigatoriedade de aprovação, ou seja, todas as viagens solicitadas pelos Solicitantes Master estão previamente aprovadas. Status Posição em quem se encontra a Solicitação. URL - Endereço de acesso ao sistema. Link da internet que permite o acesso ao TMS. Usuários - Todos os usuários inseridos no sistema bem como solicitantes, viajantes, aprovadores e administradores. Viajante - Usuário para qual foi criada a OS, de acordo com a configuração do sistema o viajante pode ou não criar a sua própria viagem. Viajante Master - O usuários com o perfil Master estão isentos de aprovação, ou seja, as viagens nas quais o viajante é um viajante máster estão previamente aprovadas. VIP - Viajantes com o perfil VIP serão priorizados pela agência de viagens. São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions

51 Informações úteis As informações contidas nesse manual, podem sofrer alterações de acordo com a configuração dos ambientes, essas configurações são de responsabilidade do usuário ADMIN agência. Esse manual é direcionado aos usuários agência (consultores e emissores). Maiores questionamentos ou dúvidas, entre em contato com o ADMIN agência, ou para o suporte ArgoIT nos endereços: Mail: suporte-tms@argoit.com.br São Paulo, Fevereiro de Building IT Solutions