SISTEMAS DE SUGESTÕES: uma estratégia de gestão empresarial

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1 SISTEMAS DE SUGESTÕES: uma estratégia de gestão empresarial Rosângela de Fátima Stankowitz Penteado-(UTFPR) João Luiz Kovaleski - (UTFPR) kovaleski@utfpr.edu.br Resumo: O presente trabalho trata do sistema de sugestão utilizado pelas organizações como estratégia competitiva. O objetivo da pesquisa é verificar como este sistema de sugestão pode contribuir de forma estratégica para a competitividade bem como o conjunto de atividades associadas às fontes que permitem gerar, aperfeiçoar e avaliar as idéias que dão origem aos processos inovativos. A pesquisa é baseada numa revisão bibliográfica, caracterizada em função da sua natureza como qualitativa. O referencial teórico abordou os temas: fontes de idéias e Sistemas de sugestão. O resultado obtido após uma breve análise de uma empresa que teve este programa implantado, permite demonstrar os benefícios gerados pelo programa. Palavras chaves: Geração de idéias, fontes de idéias e inovação. 1. Introdução A mudança do mundo após o evento da globalização caracterizou-se por desenvolvimentos de novas tecnologias, produtos e conseqüentemente, modificações nas preferências do consumidor. A redução do ciclo de vida dos produtos e o tempo para o desenvolvimento destes, levam as indústrias a constantes lançamentos de novos produtos em busca da rentabilidade dos ativos produtivos, comerciais e tecnológicos oriundos destas inovações. Este cenário trouxe uma nova realidade, os empresários têm novos desafios competitivos e a agilidade nas inovações em produtos, processos e serviços tornam-se fundamentais, REIS (2004). Assim, é preciso utilizar estratégias, como por exemplo, as idéias dos próprios colaboradores. Neste contexto, Barbieri (2004 p.2) afirma que, [...] as idéias constituem um dos principais insumos dos processos de inovação de qualquer tipo. Torna-se necessário transformar as boas idéias em produtos de valor, desenvolver e usar a criatividade de todos os colaboradores gerando um ambiente propício à criação de novas idéias para favorecer e aumentar as oportunidades de negócios. As empresas brasileiras utilizam estes programas de geração de idéias com o intuito de transformar a criatividade dos seus funcionários em resultados positivos para a empresa. O volume de idéias num programa depende de fatores como a área de atuação, estrutura, cultura, perfil dos colaboradores e objetivos do programa (FLORIANO, 2005). Empresas que valorizam e implementam idéias dos seus colaboradores compreendem que o valor deste ativo as torna extremamente competitivas, líderes e difíceis de serem copiadas. Segundo dados da Pesquisa Nacional de Inovação Tecnológica (PINTEC, 2005), o Brasil investe cerca de pouco mais que 1% do Produto Interno Bruto (PIB) em inovação tecnológica, portanto, um Programa de idéias se utilizado como elemento motivador, pode auxiliar as empresas a criar uma cultura de criatividade em que os funcionários contribuam motivados por um sistema de recompensas e reconhecimentos. Este sistema deve ser planejado e executado através de um conjunto de ações com atividades que estimulem a geração de novas idéias.

2 Se o foco do Programa é transformar idéias em inovações, é preciso promover um ambiente favorável à criatividade e geração contínuas de novas idéias para obter diferencial competitivo, implantando mecanismos espontâneos e induzidos num processo sistêmico para a transformação das idéias criativas em fontes de inovações. (RIJNBACH, 2005). Este estudo tem como objetivo verificar como este sistema de sugestões pode contribuir de forma estratégica para a competitividade e para o processo de inovação organizacional. E para tanto, foi realizada a identificação das mais relevantes fontes de idéias e a sistemática de um programa de sugestões, além da revisão bibliográfica para embasar a pesquisa. Como procedimentos metodológicos, foi realizada uma breve análise de uma empresa que utiliza o programa de sugestões de idéias, para verificar os objetivos da implantação do sistema de sugestões. 2. Fontes de novas idéias Os processos de criatividade permitem a combinação de conhecimentos e informações originando ações, questionamentos, interpretações, formalizações, validação e confrontos na dinâmica de trabalho. Pode ser considerada como a capacidade de organização em expressar as idéias e transformá-las em operações concretas. Segundo Santo (2006, p.1): A estruturação de práticas organizacionais por meio de projetos estratégicos, que instrumentalizam e estimulam rotinas e relacionamentos pelo pensamento no modo criativo neles, os indivíduos são incentivados a desenvolver novas idéias e novas formas de realizar suas atribuições. Acabam também sendo reconhecidos e premiados financeiramente, o que os aproxima por outros pontos de vista (próativos). Portanto, favorecer o ambiente, torná-lo pró-ativo para que se criem novas experiências e novas formas de interação, possibilita oportunidades e insight criativos. No âmbito empresarial o que se faz necessário, é a capacidade criativa coletiva, logo, é necessário estabelecer uma disciplina para ações contínuas de maneira colaborativa e sistemática, coordenados entre si para que funcione com estrutura organizada para a viabilização de resultados efetivos e eficazes. A análise sistemática de novas idéias pode trazer benefícios organizacionais favorecendo ás inovações. A prática da criatividade organizacional pode potencializar a melhoria dos processos produtivos ou produtos, pode ser estimulada de maneira formal, para solucionar problemas de informações e serve também como instrumento para alcançar objetivos prédeterminados. Para Bateman e Snell (1998, p.103): [...] as soluções prontas para um problema podem ser inadequadas ou não estarem disponíveis. Nesses casos são necessárias soluções sob medida. Isso significa que o grupo deve ser criativo na geração de idéias. As fontes de geração de novas idéias de produtos são bastante diversas. Numa pesquisa apresentada por Iarozinski Neto (2003), foram identificadas, através de vários casos, 10 fontes básicas de geração de idéias para novos produtos. A tabela 1 mostra esta relação. Tabela 1 - Fonte de idéias para novos produtos. Fonte básica Fonte secundária Atividade de origem Pesquisa focada no produto Pesquisa própria, contrato com Pesquisa e desenvolvimento universidades, monitoramento de (Laboratórios de pesquisa) centros e grupos de pesquisa, monitoramento de bases de Pesquisa focada no processo patentes, parcerias, etc.

3 Descoberta acidental Idéia da direção da empresa Convicção da direção Gestão Estímulo organizacional Reuniões de levantamentos de idéias, caixa de sugestões. Estratégia da empresa Distribuidores Fornecedores Consumidores Mercado Exterior Regulamentações e legislação governamentais Busca de soluções completas Abertura de novos mercados Aumento da participação no mercado Ganhar a liderança no mercado Viabilizar a competitividade Sair de uma situação de dificuldade Mudança de distribuidores Sugestões dos distribuidores Ofertas de novas matérias primas Reclamações e sugestões de clientes Insatisfação dos consumidores Identificação de necessidade não satisfeita Mudanças no comportamento Descoberta acidental Entrada em vigor de novas normas Entrada em vigor de novas normas Programas nacionais de pesquisa e Pesquisa financiada por agências desenvolvimento de fomento e centros de pesquisa Fonte: Stasch apud Iaranoski Neto, Estudos das necessidades dos clientes Valorização de tecnologias em outros setores Complementação de funções e/ou novas funções para os produtos Incrementar funções existentes Re-conceber o produto Lançar novas linhas de produtos ou desenvolver produtos para novos mercados Mudanças no projeto ou embalagem Novas funcionalidades e/ou redução de custos Melhorias no projeto de produtos existentes Projetos usando novos conceitos Projeto de novos produtos e/ou reconcepção de produtos existentes Novos produtos para suprir novas necessidades Idéias de novos produtos geradas para necessidade pessoal ou vivência de uma situação Mudanças nos produtos para atendimento da legislação e criação da necessidade de novos produtos Mudanças nos produtos para atendimento da legislação e criação da necessidade de novos produtos Adaptação de tecnologias para uso em novos produtos Existem estudos demonstrando que na média 60% das novas oportunidades provém de mercado, 30% de desenvolvimentos tecnológicos e outros 10 % são idéias de outras fontes. Todavia, as idéias vindas dos desenvolvimentos tecnológicos estão associadas às necessidades do mercado para melhorar as características do produto a ser lançado (ETTLIE, 2002). Um conjunto estruturado de ações pode melhorar o processo de geração de oportunidades para novos produtos. Este conjunto de atividades pode ser dividido em: Geração, formalização e avaliação de idéias, estas atividades estão associadas a ações de estímulo a criatividade organizacional, sendo sua matéria-prima, a informação. Idéias com origem no mercado, geralmente é o principal fator de sucesso comercial do produto, engloba a análise de tendências, estudo de mercado e monitoramento de

4 mercado, onde estudam um conjunto de fatores que influenciam nas características do mercado prevendo soluções a longo prazo. Além do mercado e desenvolvimento tecnológico, outras fontes de geração de idéias, mesmo que pequenas, são percentuais importantes para as inovações, são um conjunto de ações e atividades, tais como: Adequação de estrutura organizacional, Atendimento ao consumidor (SAC), sugestões de funcionários, sugestões de fornecedores e distribuidores, serviços pós-vendas, programas governamentais e fontes no exterior. Estas idéias podem ser sistematicamente avaliadas para que possam ser transformadas em ótimos projetos. Empresas que implantaram um programa de idéias uniram este sistema a estratégia da empresa, tornando um objeto de vantagens competitivas, que podem usar como suporte para as inovações. (FLORIANO, 2005). As organizações compreendem que para ter boas idéias é necessário ter muitas idéias, todos devem contribuir, muitas vezes, o sucesso das grandes idéias e projetos, é originado dos pequenos projetos. (Terra, 2007). Neste contexto, as idéias surgem durante as atividades de trabalho, as pequenas mudanças auxiliam no processo ou até mesmo eliminam dificuldades, pois quando pequenos problemas são solucionados, o benefício total é maior. 3. Sistema de sugestões de idéias O foco das idéias sugeridas pelos colaboradores de uma empresa pode ser para redução de custos, de tempo, aumento de produtividade, para segurança, nos trabalhos administrativos, para invenções ou para mudanças no método trabalho. O sistema de sugestões possui uma estrutura básica simples, depende da necessidade da empresa, e podem ser através de formulários, fichas, intranet, portais corporativos ou internet. As idéias para qualquer problema que tenha sido identificado no ambiente produtivo é registrada, avaliadas pelos gerentes de do setor e caso aprovadas, são recompensadas. Segundo Souza (2002), os procedimentos são: Registro da idéia, todos os funcionários participam individualmente ou em grupo. Análise da viabilidade técnica, as idéias são analisadas por uma equipe técnica, as idéias são divididas em idéias mensuráveis, cujo retorno pode ser quantificado, e idéias não mensuráveis onde as avaliações são qualitativas. Premiação, as idéias mensuráveis recebem premiação em valor previamente estipulado, onde são classificadas em boa, muito boa e ótima. As idéias não mensuráveis recebem pontos que podem ser tocados por prêmios não financeiros no setor que coordena o programa de melhoria. Algumas empresas disponibilizam fichas para os funcionários descreverem suas idéias e sugestões. Essas são encaminhadas para a aprovação da uma equipe técnica e posteriormente, ao gestor da área responsável pela efetivação que muitas vezes é denominado de Padrinho. Neste momento, são avaliados a viabilidade, o retorno econômico e os benefícios. Caso a proposta seja aprovada, as próximas etapas são a premiação do colaborador e implantação da idéia. A seguir será analisado brevemente o caso de uma empresa que obteve sucesso na implantação de um sistema de sugestão. 3.1 O Programa de sugestão

5 O programa de sugestão implantado na empresa, tem como objetivo incentivar os colaboradores a apresentarem propostas de melhoria para a empresa. Implantado em 2001, cujo foco principal era o incentivo à participação dos colaboradores no processo de melhoria contínua, reconhecendo e recompensando suas ações criativas. O programa propiciou inúmeros resultados positivos para a empresa tais como: Sugestões Cadastradas e Avaliadas: 1531 Colaboradores Participantes: 1179 Colaboradores Premiados: Benefícios do Programa para o Colaborador: Integração e colaboração entre os funcionários a partir do trabalho em equipe Reconhecimento do potencial Oportunidade de ganho financeiro através dos prêmios Desenvolvimento da criatividade 3.3 Benefícios do Programa para a Empresa: Ambiente e cultura organizacionais propícios à criatividade Identificação dos talentos da empresa Participação e comprometimento dos colaboradores na solução de problemas do cotidiano Motivação para desenvolvimento de novos projetos 4. Considerações Finais A abordagem do programa de sugestões torna-se relevante para as organizações que desejam se manter competitivas buscando sempre o desenvolvimento e novas estratégias. Observa-se o empenho dos colaboradores, não como uma atividade isolada, mas como uma estratégia ampla de incentivo ao envolvimento dos funcionários, redução de custos e desperdícios e principalmente às melhorias nos processos que trazem retorno financeiro às organizações. A prática do programa de sugestões facilita a criação de um ambiente de aprendizagem continuada, busca o melhor uso do conhecimento existente na organização e potencializa a capacidade de criação de novas idéias. A empresa apresentou resultados positivos, os resultados obtidos mostram a intenção das empresas em adotar uma gestão participativa, próativa, associando a importância sistemática do fluxo de novas idéias com as vantagens advindas da participação de todos para a continuidade do programa. Assim, um sistema de sugestões poderia ser utilizado como guia referencial, permitindo ao gestor alavancar o potencial da organização, tanto na eficiência da realização das atividades quanto na eficácia em relação aos objetivos da organização. Porém, cabe a cada empresa estruturar-se para que o uso do programa de sugestões possa se tornar uma rotina enraizada em sua cultura. Referências BARBIERI, José Carlos; ÁLVARES, Carlos Teixeira. Geração e administração de idéias: desafios, propostas e um estudo de caso. 2. ed. São Paulo: FGV, BATEMAN, T.S., SNELL, S.A. Administração: construindo vantagem competitiva; São Paulo: Atlas, Tradução Celso A. Rimoli, revisão técnica José Ernesto Lima Gonçalves, Patrícia da Cunha Tavares. FLORIANO, Paulo R. Programas de idéias: mais quantidade ou mais qualidade? Disponível em: Acesso em: 05 mai

6 ETTLIE, John E. Idea Generation and Successful New Product Development. Journal of Technological Innovation, Entrepreneurship and Technology Management. Michigan, jan Disponível em: < Acesso em: 08 mai NETO, Iarozinski Alfredo; JUNIOR, Canciglieri Osiris. Identificação de oportunidades para novos produtos: um processo permanente. In: IV CONGRESSO BRASILEIRO DE GESTÃO E DESENVOLVIMENTO DE PRODUTOS, 2003, Gramado. Anais 4 o CBGDP: 2003, 1CD-ROM. INSTITUTO BRASILEIRO DE ESTATÍSTICA. PINTEC. Dados. Disponível em: Acesso em 10/05/05. REIS, Dálcio Roberto dos. Gestão da inovação tecnológica. Barueri: Manole, RIJNBACH, Van Caspar. Como transformar idéias em inovações que geram resultados. Disponível em: 20Inova%C3%A7%C3%B5es%20que%20Geram%20Resultados.aspx. Acesso em: 09 abr SANTO, Rui. Processos Criativos: Metodologias para fazer surgir e alimentar inovações nas empresas. Disponível em: Acesso em: 08 abr SOUZA, Almaisa e YONAMINE, Juliana Silva G. Os impactos de um programa de sugestão de melhorias para a lucratividade do negócio e motivação dos funcionários: Um estudo de caso. XXII Encontro Nacional de Engenharia de Produção. XXII ENEGEP - Outubro/2002, Curitiba. Disponível em: %20Impactos%20de%20Prog%20de%Sugestao%. Acesso em: 10/05/2008. TERRA, José Cláudio C. Programa de idéias, cultura de inovação e competitividade. Disponível em: 0de%20Inova%C3%A7%C3%A3o%20e%20Competitividade.aspx. Acesso em: 29 abr