etapas para realização de um evento

Transcrição

1 etapas para realização de um evento Definição do tipo de evento Solenidades diversas: Reunião Especial (para eleição da Mesa da Câmara Municipal, para entrega de título de Cidadão Honorário do município, para homenagear pessoas físicas ou jurídicas, comemorativas, que se destinam à exposição de assuntos de relevante interesse público); solenidade de posse da diretoria de associações das Câmaras Municipais; recepção de comitivas (estrangeiras, de empresas); inauguração de galeria de retratos, de placas comemorativas de espaços físicos, teatros, auditórios, entre outros. Reuniões solenes: as que se destinam à posse do Prefeito e do Vice-Prefeito e à posse dos Vereadores; à abertura e ao encerramento das sessões legislativas ordinárias. É importante ressaltar que as nomenclaturas dos eventos poderão ser modificadas de acordo com o estabelecido no Regimento Interno de cada Câmara Municipal. Esclarecemos que transcrevemos as denominações dos eventos de acordo com o Regimento Interno da Assembléia Legislativa do Estado de Minas Gerais. (Ex.: A denominação "Reunião Especial" em algumas Câmaras Municipais poderá ser "Sessão Solene")..7.

2 Definição do público-alvo Para definir o público-alvo de um evento, primeiramente, é necessário considerar o tema desse evento e o seu público de interesse. Assim, será possível elaborar a lista de convidados, levando-se em consideração a capacidade do local onde será realizada a cerimônia. Por exemplo: Para a solenidade de posse de Vereadores, a lista de autoridades será composta de Deputados Estaduais e Federais, representantes do Executivo (Prefeito da cidade onde se realiza a cerimônia, Secretários Municipais), representantes do Judiciário (Juízes de Direito, Promotores Públicos), autoridades religiosas e outras autoridades locais. Definição de data, hora e local Definido o número de convidados, escolher, segundo o Regimento Interno, a data, o horário e o local que melhor acomodará esse público. Se o local do evento for definido em primeiro lugar, o número de convidados será determinado em função da sua capacidade de lotação. Elaboração e envio dos convites Uma vez elaborado e revisado o texto dos convites, providenciar a sua impressão, preservando-se a identidade visual da Câmara Municipal, bem como a digitação e impressão das etiquetas com os nomes dos convidados (nome, cargo, endereço, CEP, município), para que seja feita a sua postagem com, no mínimo, 15 dias de antecedência. Identidade visual A identidade visual é conseguida pela uniformidade, que é sugerida com a criação de uma marca desenvolvida exclusivamente para identificar o evento. É importante que essa marca seja impressa nas peças gráficas, como convites, placas, banners, sinalização, atestado de participação, pois é por meio dela que as pessoas reconhecerão o evento..8.

3 Exemplo de texto de convite: O Presidente da Câmara Municipal de nome da cidade, Vereador nome completo, convida V. Exa. para a especificação da solenidade. Data do evento Horário Local Favor confirmar presença pelo telefone número do telefone Providências importantes Lista de presenças Providenciar lista de presenças com nome, cargo, instituição ou empresa e telefone de contato, a ser assinada por todos aqueles que forem chegando ao local onde serão recepcionados os convidados. Essa lista em muito ajudará na composição da mesa de honra, além de auxiliar nas citações das autoridades presentes que não estiverem compondo a mesa, dando ciência ao organizador da presença de todos que estiverem no local. Lista de presenças Nome: Cargo: Tel. contato: Instituição: Nome: Cargo: Tel. contato: Instituição: Nome: Cargo: Tel. contato: Instituição:.9.

4 Placa de homenagem/título de Cidadão Honorário Sugere-se que a placa de homenagem seja confeccionada em aço inoxidável, com estojo de veludo. A cor do estojo e o texto da placa deverão seguir padrão prévio definido pela Câmara. Já o título de Cidadão Honorário poderá ser confeccionado em papel nobre, tendo seu texto em letras caligrafadas. Também poderá ser colocado em estojo de veludo. Exemplo de texto de placa para homenagear pessoa física: Com uma vida dedicada à sua família, à sua terra e aos mais necessitados, o(a) Sr.(a) (nome da pessoa), mais conhecido(a) como (...), deixou para (nome da cidade) e para todo o País um exemplo de cidadania. A homenagem da Assembléia de Minas ao(à) saudoso(a) (nome da pessoa). Belo Horizonte, aos (dia) de (mês) de (ano). Nome do Presidente da Assembléia Legislativa Exemplo de texto de placa para homenagear pessoa jurídica: Aberta a mudanças e comprometida com a misão formadora e educativa de seus alunos, (nome da instituição) vem cumprindo com excelência seu papel de abrigar as mais diversas esferas do saber. Por tudo isso, a Assembléia de Minas presta a sua homenagem a essa grande instituição, já reconhecida como uma das melhores do País, neste ano em que celebra (anos de fundação). Belo Horizonte, aos (dia) de (mês) de (ano). Nome do Presidente da Assembléia Legislativa.10.

5 Exemplo de texto do título de Cidadão Honorário (texto utilizado no Estado de Minas Gerais): O GOVERNADOR DO ESTADO DE MINAS GERAIS, no uso de atribuição que lhe confere o inciso XVII do art. 90, da Constituição do Estado, DECRETA: Art. 1º Fica concedido ao Senhor (colocar o nome do homenageado) o Título de Cidadão Honorário do Estado de Minas Gerais, em reconhecimento aos relevantes serviços prestados ao Estado. Art. 2º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação. Palácio da Liberdade, em Belo Horizonte, aos (dia) de (mês) de (ano); (219º) da Inconfidência Mineira e (186º) da Independência do Brasil. (Nome do Governador) GOVERNADOR DO ESTADO. Sinalização A sinalização poderá ser utilizada para facilitar o acesso e o fluxo dos convidados às diversas dependências do local onde se realizará o evento, bem como para indicá-las: auditório/ plenário, banheiros, saída. Também poderá ser necessária a sinalização interna (auditório/plenário), reservando lugares para familiares ou para autoridades que não comporão a mesa de honra. Essa sinalização poderá ser feita de papel e colocada em displays, ou ainda afixada com fita adesiva. Nominatas São cartões, entregues aos participantes da mesa de honra pelo cerimonialista que está conduzindo a solenidade, com nome e cargo de todos os seus componentes. Será de utilidade a quem fizer uso da palavra para fazer referência ou dirigir um cumprimento a qualquer componente da mesa..11.

6 As nominatas também são utilizadas para registro da presença, pelo locutor, das demais autoridades que não estiverem participando da mesa de honra. Essas nominatas deverão ser feitas no momento da identificação dos convidados, em sua chegada ao evento. Mesa de honra Dependendo do estilo da mesa, pode ser usada toalha. Arranjos de flores podem ser colocados no chão, em frente à mesa ou sobre ela, tomando-se o cuidado de não prejudicar a visão de quem está assistindo à cerimônia. A escolha vai depender do local e da opção de quem estiver organizando o evento. As flores dão um ar festivo ao evento. Observar também a colocação de microfones de mesa ou um microfone de pé para o locutor (se houver). Quem estiver presidindo a solenidade poderá falar da mesa de honra. O microfone de pé poderá ter à sua frente uma tribuna de madeira ou outro material (aço inoxidável, acrílico). Essa tribuna é um mobiliário muito simples, que servirá apenas como suporte para o roteiro do locutor, assinatura do livro de posse, assinatura de convênios, etc. A tribuna poderá ficar à direita ou à esquerda da mesa de honra. Composição da mesa de honra A composição da mesa deve ter como referência o Decreto , de 9 de março de 1972, que aprova as normas do cerimonial público e a ordem geral de precedência (lista de precedência anexa)..12.

7 Mesa ímpar 1 Ao centro: anfitrião (Presidente da Câmara ou quem estiver presidindo a solenidade) 2 À direita do anfitrião: primeira maior autoridade 3 À esquerda do anfitrião: segunda maior autoridade E assim por diante, seguindo a ordem direita e esquerda, para as demais pessoas que irão compor a mesa, de acordo com a ordem geral de precedência Coquetel Geralmente, em solenidades de instituições públicas, evita-se oferecer coquetel, uma vez que, para sua realização, utiliza-se dinheiro público. Para a recepção dos convidados, o mais comum é oferecer água e café, como cortesia. No caso de ser oferecido coquetel, este deve ser organizado por buffet contratado de acordo com a Lei 8.666, de 21 de junho de1993. Bandeiras A Bandeira Nacional deverá ser colocada nas solenidades à direita da mesa de honra. Se estiver, por exemplo, junto com as Bandeiras de Minas Gerais e da cidade onde se processa a cerimônia, a Bandeira do Brasil deverá ficar ao centro; a de Minas Gerais, à sua direita; e a da cidade, à sua esquerda. "A Bandeira Nacional, em todas as apresentações no território nacional, ocupa lugar de honra, compreendido como uma posição: I central ou a mais próxima do centro e à direita deste, quando com outras bandeiras, pavilhões ou estandartes, em linha de mastros, panóplias, escudos ou peças semelhantes; II destacada à frente de outras bandeiras, quando conduzida em formaturas ou desfiles; III à direita de tribunas, púlpitos, mesas de reunião ou de trabalho." (Art. 31 do Decreto , que aprova as normas do cerimonial público e a ordem geral de precedência)..13.

8 "Considera-se direita de um dispositivo de bandeiras a direita de uma pessoa colocada junto a ele e voltada para a rua, para a platéia ou, de modo geral, para o público que observa o dispositivo." (Parágrafo único do inciso III do art. 31 do Decreto ). "A Bandeira Nacional pode ser usada em todas as manifestações do sentimento patriótico dos brasileiros, de caráter oficial ou particular."(art. 22 do Decreto ). Número ímpar de bandeiras: município onde se realiza a solenidade Número par de bandeiras situação com presença de visitantes estrangeiros: município onde se realiza a solenidade Número ímpar de bandeiras situação com presença de mais de uma bandeira estrangeira (ordem alfabética do país que está sediando o evento): º país estrangeiro 2º país estrangeiro município onde se realiza a solenidade.14.

9 Hino Nacional A execução do Hino Nacional é facultativa em cerimônias cívicas e só será iniciada depois que os componentes da mesa de honra tiverem ocupado seus lugares. A execução poderá ser instrumental ou vocal (cantor, fita, CD, DVD), obedecidas às prescrições da Lei 5.700, de 1º de setembro de1971, que dispõe sobre a forma e a apresentação dos símbolos nacionais. "Nos casos de simples execução instrumental, tocar-se-á a música integralmente, mas sem repetição; nos casos de execução vocal, serão sempre cantadas as duas partes do poema." Nas cerimônias em que se tenha de executar Hino Nacional estrangeiro, este deve, por cortesia, preceder o Hino Nacional Brasileiro. (Parágrafo único do art. 20 do Decreto , que aprova as normas do cerimonial público e a ordem geral de precedência). Roteiro Denomina-se roteiro ou programa a seqüência cronológica de todos os atos que serão praticados pelos anfitriões e convidados, desde o momento da sua chegada até o encerramento da cerimônia. Exemplo de esqueleto de roteiro: 1 Abertura 2 Composição da mesa 3 Destinação da reunião 4 Execução do Hino Nacional 5 Palavras do autor do requerimento que deu origem à solenidade 6 Palavras dos demais membros da mesa que forem se pronunciar 7 Palavras de quem estiver presidindo a solenidade 8 Acontecimentos relevantes (entrega de placa, apresentação artística, etc.) 9 Encerramento.15.

10 Escala de trabalho O organizador deverá elaborar uma escala de trabalho para as pessoas que acompanharão o evento. Nessa escala, devem ser definidas as atribuições e responsabilidades de cada pessoa envolvida. O coordenador será a pessoa inteirada de todo o processo de planejamento e organização, com poderes e capacidade para tomar decisões e administrar imprevistos. Os demais envolvidos na realização do evento devem se reportar ao coordenador em caso de dúvidas sobre como agir. Além dele, o evento deve contar com volantes (pessoas sem posto fixo que auxiliarão e encaminharão o público) e com uma linha de frente na entrada, para recepção direta de convidados (colaboradores que deverão estar munidos de todas as informações relacionadas ao evento). Em alguns casos, a linha de frente pode ser a secretaria ou o credenciamento. Também é necessário prever plantão de uma ou mais pessoas da equipe de limpeza durante o evento. Essa escala é importante para melhor orientar as pessoas envolvidas no acompanhamento do evento, haja vista que todos saberão o que cada um deve fazer e, caso ocorra algum imprevisto, este será comunicado ao responsável, que indicará a solução. Check-list O check-list é um termo americano que quer dizer registro, lista abrangente. Quando se tratar de organização de eventos, o check-list é o registro cronológico dos acontecimentos previstos para o evento, a conferência item por item, a checagem. Ele é utilizado na área de cerimonial e relações públicas para que não se corra o risco de esquecer nenhum detalhe. A elaboração de um check-list é importante, pois diminui as chances de ocorrerem imprevistos em todas as etapas do evento..16.

11 Modelo de check-list: Auditório ou local onde acontecerá a solenidade Verificar a mesa para autoridades, deixando cadeiras extras disponíveis para eventual necessidade Verificar posicionamento da tribuna Verificar se próximo à mesa há pontos de energia elétrica e para internet, no caso de utilização de computadores Verificar equipamento de datashow para apresentações em powerpoint Verificar, se houver, arranjo de flores para a mesa Verificar se o número de cadeiras para o público está correto Verificar sonorização e colocação de microfones (mesa e tribuna) Verificar telão e colocação de banners do evento, caso forem ser utilizados Verificar quem irá presidir a solenidade e seu discurso Conferir roteiro Providenciar roteiro para o locutor, bem como para o presidente da reunião Verificar posicionamento e outros itens relacionados à infra-estrutura para apresentação artística (se houver) Verificar a placa, o título, etc. Verificar livro de posse (solenidades de posse) Verificar serviço de água e café na mesa e durante a recepção dos convidados e participantes Verificar posição das bandeiras Verificar a sinalização Pessoal de apoio Confirmar presença de operadores de som, de computadores e demais equipamentos Confirmar presença do locutor Verificar traslado e alimentação dos artistas (se houver apresentação artística) Verificar presença do pessoal de apoio nos respectivos postos Outros Verificar lista de presença na recepção Preparar cartões para nominatas Verificar a limpeza dos banheiros Se houver estacionamento, providenciar segurança no local.17.