INTRODUÇÃO. HowTO: How TO: Office 365: Como controlar o upgrade para a última versão

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2 INTRODUÇÃO Se é um utilizador do Office estará a perguntar-se: Mas porque é que hei-de querer controlar o upgrade para a última versão? Se já está disponível quero que seja já instalado no meu computador para tirar proveito de todas as novas funcionalidades! Pode não ser assim tão simples, quer para uma gestão da largura de banda do acesso à Internet ou por eventuais incompatibilidades com outros programas, como por exemplo o Exchange 2007, o seu departamento de TI pode querer controlar a instalação do novo Office no seu computador. É para eles o how-to deste mês, Como controlar o upgrade para a última versão do Office. Com o lançamento do Office 2016, a Microsoft também implementou um novo modelo de updates do Office365. Assim, e à semelhança do que já existe com o Windows 10, todos os updates do Office, novas funcionalidades e até novas versões são automaticamente instalados nos computadores que possuam os planos de Office 365.

3 Existem três novos conceitos cujo entendimento é fundamental para definir o ciclo de updates do novo office que são os seguintes: Current Branch, Current Branch for Business e First Release for Current Branch for Business, que vamos explicar de seguida: Current Branch: disponibiliza aos utilizadores as novas funcionalidades/versões/updates do Office assim que estas estejam disponíveis. É verificado mensalmente (na segunda terça-feira de cada mês) se existem novas versões e em caso afirmativo é instalado automaticamente nos computadores. Esta é a opção por defeito nos planos Business, Business Premium, Visio Pro e Project Pro. Esta versão é suportada até à próxima Current Branch, o que significa que não serão instalados updates de segurança nas versões anteriores que não foram atualizadas. Current Branch for Business: disponibiliza aos utilizadores as novas funcionalidades/versões/updates do Office de quatro em quatro meses, exceto os updates de segurança que continuam a ser lançados mensalmente ou sempre que se justificar. A Current Branch for Business é suportada durante oito meses, ou seja, se optar por não instalar a nova versão quatro meses depois da que tem instalada os updates de segurança continuam a ser instalados até à próxima versão, contudo, se não instalar esta nova versão a sua versão original deixará de ser suportada pelo que os updates de segurança deixarão de ser instalados. Esta opção é importante quando é necessário testar aplicações line-of-business ou macros antes de instalar as novas versões para todos os utilizadores. A versão a instalar não é a Current branch, isto é, a mais atual, mas sim a versão lançada quatro meses antes, permitindo desta forma que as organizações testem durante este período a nova versão. Para os testes, sugerimos a criação de um piloto com alguns utilizadores em que estes possam pertencer ao plano First Release for Current Branch for Business que explicamos de seguida. Esta é a opção por defeito nos planos Office 365 Pro Plus, Enterprise E3 e E4.

4 First Release for Current Branch for Business: Tipicamente esta versão será disponibilizada quatro meses antes da Current Branch for Business, permitindo que a mesma seja testada antes de fazer o rollout para toda a organização. Durantes estes quatro meses não serão adicionadas novas funcionalidades apenas poderão ser instalados updates de segurança ou outros que melhorem a performance do produto. Mensalmente irá estar disponível uma nova versão (que inclui os updates de performance). Depois desta breve explicação apresentamos de seguida as opções existentes para gerir/alterar a distribuição automática do office.

5 Alterar a default branch Apesar de estar definido por plano quando é que os computadores serão atualizados, é possível alterar a branch associada. Assim, para definir a que branch os computadores serão assignados poderá fazê-lo de duas formas, ou através de recente Office 2016 Deployment Tool (http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=49117) ou através de Group Policies. Se optar por utilizar o Deployment Tool, poderá utilizar o atributo Branch no ficheiro de configuração configuration.xml. Os parâmetros que pode utilizar são os seguintes: - Current (para a opção Curent Branch), - Business (para Current Branch for Business ) - Validation (para a First Release for Current Branch for Business) No seguinte exemplo para assignar um determinado computador à Current Branch o ficheiro ficará da seguinte forma:

6 Se optar por configurar através de Group Policies, faça o download do administrative template para o Office 2016 no seguinte link: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=49030 Depois de instalado abra o template e escolha a opção Update Branch

7 Escolha Enable e no Branch identifier escolha uma das seguintes opções: - Current (para a opção Curent Branch) - Business (para Current Branch for Business ) - Validation (para First Release for Current Branch for Business) No exemplo seguinte o computador será assignado à First Release for Current Branch for Business

8 Alterar na consola do Office Na consola do Office 365 tem também a possibilidade de definir como serão instaladas as novas versões do Office. Clique em Service Settings e de seguida em Updates :

9 Aqui pode configurar como os updates serão distribuídos, na opção Padrão serão respeitados os valores por defeito da instalação do novo Office, ou seja, por exemplo no plano Office Pro Plus irá ser instalado em Fevereiro de Contudo, caso queira que um determinado departamento ou determinadas pessoas possam desde já utilizar a nova versão, escolha a opção Lançamento Inicial e escolha as pessoas que podem utilizar já o Office 2016.

10 Por defeito, os utilizadores podem efetuar o download de software a partir da consola do Office365. Pode bloquear esta opção da seguinte forma: Em Definições de Serviço e Software do Utilizador retire a opção Office e Skype para empresas. Esta opção não gere a instalação automática mas impede que os utilizadores proativamente instalem a nova versão.

11 Definir a localização dos updates internamente Pode definir através de Group Policy (se tiver um ambiente com um servidor de domínio) ou do Office 2016 Deployment Tool o local onde o Office irá verificar se existem alterações. Desta forma está inteiramente sob seu controlo as atualizações ao produto. Caso opte pelas group policies poderá fazê-lo da seguinte forma: depois de instalado os administrative templates do Office 2016, abra a definição Update path :

12 E escreva o share de rede onde os updates estão localizados: Se optar por utilizar o Deployment Tool, deverá editar o ficheiro de configuração configuration.xml e colocar a localização dos updates:

13 Seja qual for a sua estratégia, convém ter sempre presente que deverá atualizar o Office para a nova versão até Setembro de Depois desta data, a sua versão 2013 do Office ProPlus deixará de receber updates de segurança, pelo que recomendamos que agende esta migração o mais rapidamente possível.

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