Relatório de Auditoria Exercício de 2014

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1 Relatório de Auditoria Exercício de 2014 REPÚBLICA FEDERATIVA DO BRASIL Controladoria-Geral da União Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento PNUD Projeto BRA/10/G32 Brasília/DF, julho de 2015

2 PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA CONTROLADORIA-GERAL DA UNIÃO RELATÓRIO Nº: UCI: SFC/DI/DICIT - Coordenação-Geral de Auditoria da Área de Ciência e Tecnologia EXERCÍCIO: 2014 UNIDADE AUDITADA: SECR. DE POLIT. E PROGR. DE PESQ. E DESENVOLV CIDADE: Brasília UF: DF RELATÓRIO DE AUDITORIA I INTRODUÇÃO Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço nº , e consoante o estabelecido na Seção VII do Capítulo VII da Instrução Normativa SFC nº 01, de 06/04/2001, apresentamos os resultados dos exames realizados na gestão da Terceira Comunicação Nacional à Convenção-Quadro das Nações Unidas sobre Mudanças do Clima - Projeto PNUD/BRA/10/G32, executado sob a responsabilidade do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação - MCTI, durante o exercício de II ESCOPO DO TRABALHO Os trabalhos de auditoria foram realizados na sede da Unidade Executora, em Brasília/DF, no período de 09/03/2015 a 13/03/2015, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal, as quais são compatíveis com as Normas Internacionais de Auditoria (NIA), aprovadas pela Federação Internacional de Contadores (IFAC), tendo como objetivo verificar: a) a execução do Projeto em relação ao estabelecido no plano de trabalho; b) a adequabilidade da estrutura de gerenciamento do projeto, controles internos e registros financeiros; 1

3 c) se os desembolsos foram realizados em conformidade com o documento de Projeto e as normas e regulamentos aplicáveis, estando sustentados por adequada documentação; d) se os demonstrativos apresentados pelo Projeto representam adequadamente: (i) os desembolsos ocorridos no exercício auditado; e (ii) a posição dos ativos e equipamentos do projeto cuja propriedade não tenha sido transferida à agência executora. Tendo em vista que no período objeto de nossos exames não foi utilizada a modalidade de adiantamento de fundos pelo PNUD à agência executora do projeto, não nos foi apresentado e, portanto, não será emitida opinião dos auditores sobre o Relatório de Posição Financeira. O Projeto BRA/10/G32 tem como objetivo principal a elaboração da Terceira Comunicação Nacional para a Convenção-Quadro das Nações Unidas sobre mudanças do Clima - CQNUMC. Para tanto, foi prevista a alocação de recursos da ordem de US$ 12,220, (doze milhões e duzentos e vinte mil dólares), sendo US$ 5,720, oriundos do fundo global para o meio ambiente (Global Environment Facility - GEF) e US$ 6,500, oriundos de Governo Brasileiro na forma de serviços a serem prestados pelo MCTI e pelo Instituto Nacional de Pesquisas Espaciais - INPE (modalidade in kind). A contrapartida do MCTI, da ordem de US$ ,00 (um milhão de dólares), está sendo realizada por meio da designação do coordenador técnico e administrativo do projeto e da disponibilização e capacidade instalada do Ministério. A contrapartida do INPE, da ordem de US$ ,00 (cinco milhões e quinhentos mil dólares), está sendo realizada por meio do fornecimento de imagens de satélites e da disponibilização das horas de trabalho de equipe técnica para elaboração de modelagem regional de clima. Sendo assim, considerando que a contribuição do Governo Brasileiro está sendo realizada sem aporte de recursos financeiros, ou seja, por meio de serviços, o escopo desta auditoria limitase aos recursos oriundos do GEF, dos quais, durante o exercício de 2014, o Projeto executou aproximadamente 42,22%, envolvendo despesas no valor de US$ ,56. Nenhuma restrição foi imposta aos nossos exames, tendo sido prestadas todas as informações e explicações solicitadas. Os critérios de seleção e a representatividade das amostras de gastos que foram aplicados pela equipe estão a seguir indicados: a) Diárias e Passagens: Materialidade Diárias e Passagens Ano Montante Amostra (US$) (US$) % , ,93 11% b) Contratação de Serviços de Pessoas Físicas: Criticidade Contratações Pessoas Físicas Ano Quantidade Amostra % % c) Contratação de Pessoas Jurídicas: Materialidade 2

4 Contratações Pessoas Jurídicas Ano Quantidade Amostra % % d) Gerenciamento de Bens Patrimoniais: Materialidade Gerenciamento de bens patrimoniais Ano Valor Amostra % ,20 R$ ,00 71% e) Gerenciamento de Recursos Descentralizados: Materialidade. Carta de Acordo firmada com a FUNCATE e com a COPPETEC, nos valores de R$ ,18 e R$ ,05, respectivamente. Cabe destacar que não ocorreram, no período auditado, as reuniões tripartites previstas no art. 23 da Portaria MRE 717/2006, ou seja, aquelas realizadas com a participação do órgão executor, do organismo internacional e da Agência Brasileira de Cooperação. Destaca-se ainda que no documento do projeto PRODOC existe previsão de recuperação de custos, pelo organismo internacional, dos serviços de supervisão e gerenciamento do projeto, conforme previsão do art. 1º do Decreto 5.151/2004. Tal previsão incide somente sobre os recursos a serem aportados pelo GEF. Contudo não houve ocorrência dessa despesa nos Combined Delivery Report CDR referentes aos períodos examinados, razão pela qual não registramos opinião acerca do Gerenciamento de Recursos Financeiro. Foi dado conhecimento formal dos resultados do presente trabalho de auditoria à direção do Projeto, cuja manifestação foi incorporada ao presente Relatório de Auditoria. III RESULTADO DOS EXAMES 1 RECURSOS EXTERNOS 1.1 PNUD CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS DE PESSOAS FÍSICAS INFORMAÇÃO Falhas formais na contratação de serviços de consultoria. Verificamos, por amostragem, que os procedimentos relativos à seleção e pagamento de serviços de consultoria de pessoas físicas realizadas no âmbito do Projeto, em seus aspectos mais relevantes, foram efetivados de acordo com as disposições do Manual de Execução Nacional e da Legislação Nacional aplicável, estando respaldados por documentação de suporte válida, com exceção do disposto no item

5 #/# INFORMAÇÃO Contratação, no exercício de 2014, de serviços técnicos de consultoria em desacordo com o art. 4o do Decreto 5.151/2004. A Coordenação do Projeto PNUD BRA/10/G32 publicou o Edital de Processo Seletivo nº 35/2014 objetivando a contratação de consultor para fornecer apoio técnico à execução do projeto, especialmente no que se referir ao acompanhamento das parcerias firmadas, ao controle físico e financeiro do projeto e à produção de relatórios técnicos. Conforme termo de referência, os produtos a serem entregues pelo consultor contratado foram: 1 Relatório contendo todos os procedimentos adotados para a execução do projeto BRA/10/G32, tais como: processos de compras, processos seletivos, processos de viagens; e outros relatórios que identifiquem atividades desenvolvidas pelo consultor para apoio na execução do projeto Parte I, bem como controle financeiro atualizado do projeto. 2 Elaboração e consolidação do Relatório de Progresso do projeto BRA/10/G32 para submissão no sistema SIGAP/ABC, referente ao segundo semestre de 2014 (julho a dezembro). 3 - Relatório contendo todos os procedimentos adotados para a execução do projeto BRA/10/G32, tais como: processos de compras, processos seletivos, processos de viagens; e outros relatórios que identifiquem atividades desenvolvidas pelo consultor para apoio na execução do projeto Parte II, bem como controle financeiro atualizado do projeto. 4 - Elaboração e consolidação do Relatório de Progresso do GEF (PIR) do projeto BRA/10/G32; e outros relatórios que identifiquem atividades desenvolvidas pelo consultor para apoio na execução do projeto. 6 - Relatório contendo todos os procedimentos adotados para a execução do projeto BRA/10/G32, tais como: processos de compras, processos seletivos, processos de viagens; e outros relatórios que identifiquem atividades desenvolvidas pelo consultor para apoio na execução do projeto, bem como controle financeiro atualizado do projeto. Considerando os produtos a serem entregues, observa-se que esta seleção de consultor não está alinhada com o contido no parágrafo 2º do artigo 4º do Decreto nº 5.151/2004, transcrito a seguir, e com o disposto no artigo 20 da Portaria MRE 717/2006, que estabeleceu que as atividades de execução do projeto deveriam ser atribuídas a: servidores públicos; contratados por tempo determinado, nos termos da Lei nº 8.745/1993; ou ocupantes de cargo em comissão. Art. 4 o O órgão ou a entidade executora nacional poderá propor ao organismo internacional cooperante a contratação de serviços técnicos de consultoria de pessoa física ou jurídica para a implementação dos projetos de cooperação técnica internacional, observado o contexto e a vigência do projeto ao qual estejam vinculados. (...) 2 o O produto a que se refere o 1º é o resultado de serviços técnicos especializados relativos a estudos técnicos, planejamentos e projetos básicos ou executivos, pareceres, perícias e avaliações em geral, treinamento e aperfeiçoamento de pessoal. 4

6 Cabe registrar que tal situação foi objeto de apontamento no Relatório de Auditoria nº e, naquela ocasião, destacou-se que apesar de não estarem alinhadas aos normativos anteriormente citados, as contratações haviam se encerrado no exercício de 2012 e não houve contratação análoga no exercício de Assim, recomendou-se que a coordenação do projeto observasse o disposto nos artigos citados nas contratações futuras. O Diretor Nacional do Projeto, por meio do Ofício nº 54/2015/CGMC, de 09/04/2015, encaminhou manifestação sobre o assunto, conforme transcrição a seguir: 2. Por início, cabe registrar que a comunicação da presente auditoria se deu em um intervalo temporal curto a partir da conclusão da auditoria anterior e que o período ora auditado já havia em grande parte transcorrido quando do recebimento do relatório final da primeira auditoria. Por conseguinte, algumas das recomendações processuais feitas no relatório de Auditoria no não puderam ser incorporadas, uma vez que os processos em análise presente já se encontravam ou concluídos ou em curso. 3. Quanto à contratação de serviços de pessoas físicas (item informação), nosso entendimento diverge do exposto no presente relatório preliminar, no que se refere à interpretação do art. 4º do Decreto no 5.151/2004 em relação ao contrato PS 35/2014. Tal contrato realizado em outubro de 2014 prevê a entrega de seis produtos descritos no Termo de Referência, publicado em vias oficiais de comunicação governamental visando: i. o monitoramento da execução financeira do projeto de cooperação em questão; ii. a organização financeira, orçamentária e contábil dos recursos disponíveis; iii. o planejamento e programação de despesas para o período que compreende julho/2014 até a data de encerramento das atividades do projeto (30 de abril de 2015); iv. a elaboração de documentos e planilhas de custos e gastos, com atualizações cambiais e fiscais; e v. o auxílio no processo de tomada de decisão quanto a alocação eficiente dos recursos disponíveis. 4. Tais entregas de produtos contidos no Termo de Referência levaram a equipe de auditores da CGU observar que a seleção de tal consultoria não estaria alinhada com o contido no parágrafo 2o do artigo 4º do Decreto no 5.151/2004 e com o disposto no artigo 20 da Portaria MRE no 717/ No entanto, tendo definidos os objetivos da contratação e os gaps que ensejaram a necessidade de dispor de mão-de-obra adicional, realizou-se consulta prévia ao departamento de Recursos Humanos do órgão em questão buscando a disponibilidade de servidor que cumprisse os critérios ora vislumbrados consoante a necessidade do Projeto, em observância aos dispositivos normativos que regem a relação jurídica dos agentes de cooperação internacional. 6. Diante da negativa do órgão, viu-se então a necessidade de buscar no mercado um consultor que correspondesse a esses critérios. Assim, foi dada publicidade ao Termo de Referência em que foram descritos tanto os produtos a serem entregues, em termos de prazos e exigências, quanto o perfil acadêmico e profissional requerido e a celebração do contrato com a candidata selecionada. 7. Ademais, a contratação da consultoria gerou uma externalidade positiva na atividade gerencial do projeto, possibilitando o intercâmbio periódico de informação e troca de conhecimento entre a consultora e a equipe, gerando uma espécie de treinamento e aperfeiçoamento de pessoal da Coordenação-Geral um dos pilares da Cooperação Internacional quando da gestão do conhecimento dentro da Administração Pública Governamental. 5

7 8. É digno de nota que a contratação desta consultoria específica se encontra prevista no Documento de Projeto da Terceira Comunicação Nacional, inclusive com emprego de recursos do GEF, conforme trecho a seguir: A equipe de supervisão do Projeto, a ser contratada com recursos do GEF, será responsável pela gestão e coordenação de todas as atividades técnicas do projeto. Conduzirá a gestão e a supervisão da implementação do projeto, mantendo comunicação direta com o Diretor do Projeto, o Coordenador Nacional, a Agência Implementadora e os cofinanciadores. Ficará encarregada do planejamento operacional anual e prestará orientações com relação à sua execução no dia-a-dia do projeto. Nesse sentido, ficará responsável pela implementação efetiva e eficaz das atividades do projeto, a fim de que alcancem os objetivos almejados e por todos os relatórios substantivos e gerenciais do Projeto; pela elaboração e/ou supervisão da elaboração dos Termos de Referência dos consultores e parcerias contratadas para a realização de estudos técnicos específicos, garantindo a coerência entre os vários elementos do projeto e as atividades conduzidas ou financiadas por outras organizações doadoras; pela elaboração de relatórios de andamento do projeto para o PSC e reuniões técnicas e demais foros pertinentes. (páginas 29-30; reapresentado na página 47). 9. Ressalte-se que modalidade de contratação ora em pauta apenas se fez necessária uma vez frustradas as várias tentativas de obtenção e manutenção de pessoal qualificado por parte do Organismo Internacional para executar as atividades supramencionadas. Entre o período de novembro de 2013 a outubro de 2014, a área responsável pela gestão de recursos humanos do PNUD processou a seleção de cinco assistentes para o projeto, dos quais os três primeiros resultaram em processo de contratação, seguido de interrupção de contrato (por interesse exclusivo dos então contratados) e os dois últimos sequer chegaram à fase de contratação, por motivos alheios ao controle do MCTI e do próprio PNUD. 10. Tendo em vista a urgência da execução das atividades contratadas após consulta e concordância por parte do PNUD procedeu-se da forma exposta. Assiste razão ao Diretor Nacional do Projeto quanto ao contido no parágrafo 2 do Ofício nº 54/2015/CGMC, haja vista a conclusão do Relatório de Auditoria nº ser posterior à contratação efetuada por meio do Processo Seletivo nº 35/2014. Discorda-se da argumentação do Diretor Nacional do Projeto quanto aos demais parágrafos do Ofício nº 54/2015/CGMC, haja vista a natureza do trabalho a ser realizado pela contratada. Contudo, considerando a materialidade em relação aos recursos geridos no âmbito do projeto e a excepcionalidade da contratação, entende-se suficiente a manutenção da orientação contida no item do Relatório de Auditoria nº #/# Gerenciamento de Recursos Descentralizados INFORMAÇÃO Cartas de Acordo firmadas com a FUNCATE e COOPETEC. Verificou-se que os controles mantidos pela coordenação do projeto quanto à execução e prestação de contas relativas aos recursos repassados no âmbito das Cartas de Acordo firmadas com a Fundação de Ciência, Aplicações e Tecnologia Espaciais FUNCATE e a Fundação Coordenação de Projetos, Pesquisas e Estudos Tecnológicos COPPETEC, em seus aspectos mais relevantes, são adequados e referem-se a atividades previstas no Documento de Projeto. 6

8 #/# AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS INFORMAÇÃO Avaliação de resultados. O Projeto BRA/10/G32 tem como objetivo principal a elaboração da terceira Comunicação Nacional para a Convenção-Quadro das Nações Unidas sobre mudanças do Clima - CQNUMC. Para tanto, foi prevista a alocação de recursos da ordem de US$ ,00, sendo US$ ,00 oriundos do Fundo Global para o Meio-ambiente - GEF e US$ ,00 oriundos de contribuição in Kind do Governo Brasileiro. A vigência do Projeto foi prorrogada até 30/04/2015, conforme revisão simplificada ocorrida em agosto/2014. No exercício de 2014, foram executadas despesas no valor de US$ ,56, que corresponde a 42,22% dos recursos aportados pelo GEF. Acumulado até o Exercício Anterior Execução no Exercício Acumulado no Fim do Exercício US$ ,51 US$ ,56 US$ ,07 Fonte: Combined Delivery Report do ano de 2014 Quanto ao alcance dos resultados pactuados para o exercício, no relatório de progresso anual do exercício de 2014 é informado que o índice de realização técnica das metas pactuadas para o exercício alcançou o percentual de 92,15%. Cabe registrar que o relatório de progresso, referente ao exercício de 2014, não contemplavam o conteúdo previsto nos incisos I a III do artigo 24 da Portaria MRE nº 717/2006. O Diretor Nacional do Projeto informou, por meio do Ofício nº 54/2015/CGMC, de 09/04/2015, que o não preenchimento do Relatório de Progresso com as informações previstas no artigo 24 da Portaria MRE nº 717/2006 decorreu de orientação da Agência Brasileira de Cooperação. #/# Demonstrações Financeiras INFORMAÇÃO Combined Delivery Report 7

9 Da análise do relatório financeiro Combined Delivery Report (CDR), verificamos, por amostragem não estatística, que os valores registrados no documento são fidedignos e estão sustentados por documentação de suporte e registros válidos, refletindo adequadamente a situação financeira do projeto ao final do exercício auditado. #/# CONTROLES PATRIMONIAIS INFORMAÇÃO Verificação dos bens patrimonais adquiridos no âmbito do Projeto durante o exercício de O gestor encaminhou, por meio do Ofício nº 54/2015/CGMC, de 09/04/2015, a Relação de Ativos e Equipamentos do Projeto e informou que, por prudência, as doações de bens patrimoniais adquiridos ocorrerão apenas ao final do Projeto. Pelo fato de grande parte dos bens adquiridos no exercício estarem localizados em outros estados da Federação, não foram inspecionados e nem foi possível firmarmos opinião sobre a Relação de Ativos e Equipamentos do Projeto por meio de procedimentos alternativos de auditoria. Devido à relevância das limitações ocorridas, entendemos que a extensão dos nossos exames não foi suficiente para nos possibilitar expressar, e por isso não expressamos, opinião sobre a Relação de Ativos e Equipamentos do Projeto BRA/10/G32, com posição em 31 de dezembro de #/# Estrutura, Organização e Sist. de Informação INFORMAÇÃO Avaliação dos Controles Internos O projeto é executado pela CGMC da Secretaria de Políticas e Programas de Pesquisa e Desenvolvimento SEPED do MCTI na modalidade de Execução Nacional. Conforme verificado por meio de auditoria realizada em 2014, durante os exercícios de 2011 a 2012 houve grande rotatividade na estrutura gerencial do projeto, o que resultou na baixa execução orçamentária e prejudicou o alcance das metas estipuladas. No exercício de 2014, verificou-se que, com a reestruturação da equipe ao longo de 2013, houve o aprimoramento da capacidade de gestão do projeto, o que possibilitou avanços significativos no cumprimento das metas e objetivos estabelecidos. Entretanto, destaca-se que, apesar da auditoria anterior haver constatado a contratação de consultores para desempenho de atividades que deveriam ser desempenhadas pela Coordenação do projeto, verificou-se que novamente houve contratação com finalidade análoga. Cabe ressaltar que tal contratação é de baixa materialidade e não impactou no alcance das metas do PRODOC. 8

10 Outro ponto que merece ser ressaltado é a ausência de reuniões tripartites entre o órgão executor, o organismo internacional e a Agência Brasileira de Cooperação, previstas no art. 23 da Portaria MRE 717/2006. Desde o início do projeto não foi realizada nenhuma reunião, cuja periodicidade, segundo o PRODOC, deveria ser anual. Em decorrência de nossos exames, verificamos que a Unidade de Coordenação do Projeto está adequadamente estruturada para o desempenho das atividades previstas no Prodoc, com exceção das falhas apontadas neste relatório. #/# Acompanhamento de Recomendações da CGU INFORMAÇÃO Acompanhamento das recomendações da CGU Foram apresentadas, pela direção do projeto, as providências relativas à recomendação formulada pela CGU no exercício anterior, sendo o resultado da análise procedida pela equipe de auditoria apresentado no quadro a seguir: Nº do Relatório de Auditoria/Exercício: , exercícios de 2011 a Item do Relatóri o Nº e Texto da Recomendação Providências Informadas pelo Projeto Análise da Equipe e Indicação da Situação Atual Recomendação nº 1: Reavaliar os produtos referentes aos contratos nº 2013/ e 2013/ Caso sejam identificadas deficiências que possam prejudicar a qualidade do produto final do Projeto BRA/10/G32, comunicar os consultores para que sejam realizados os ajustes necessários. O gestor informou que o processo de controle e garantia da qualidade do trabalho passam por cinco fases. No momento, as quatro primeiras etapas já foram concluídas e o produto final foi aprovado em todas as fases. Destacou ainda que os ajustes mais Considerando que os produtos analisados por esta equipe de auditoria foram os produtos intermediários apresentados pelas consultoras; considerando ainda que o produto final tem sido aprovado em todas as fases pelas quais passou, concluímos pelo significativos foram atendimento desta realizados na primeira fase recomendação. de controle e garantia de qualidade. Encaminhou também o produto final da consultoria. 9

11 #/# #/# Contratação de Pessoas Jurídicas INFORMAÇÃO Verificação do processo de contratação de fornecedora de bens adquiridos no âmbito do Projeto durante o exercício de Verificou-se, por amostragem, o Processo nº / , no qual não foram encontrados documentos relativos ao procedimento de contratação da empresa (processo licitatório, modo de seleção, pesquisa de preços etc.) que justificassem sua escolha.tal fato ocorreu, segundo informado pelo gestor, porque o processo seletivo foi conduzido pelo PNUD. Assim, embora os bens tenham correlação com os objetivos do Projeto e haja sustentação documental para os pagamentos realizados, a equipe de auditoria se abstém de tecer comentários sobre a licitude dessa aquisição. #/# Gerenciamento dos deslocamentos INFORMAÇÃO Deslocamentos Verificamos, por amostragem, que as despesas relacionadas à concessão de diárias e passagens se deram em cumprimento de atividades exclusivas do projeto, estando os valores e os critérios de concessão de acordo com as regras aplicáveis. IV CONCLUSÃO Com base nos trabalhos de auditoria realizados, somos de opinião que são mantidos controles internos adequados para a implementação das atividades do Projeto, em seus aspectos mais relevantes, exceto no que se refere às falhas formais referenciadas neste relatório. Brasília/DF, 29 de julho de