Manual do Usuário. Sistema para Administração de Condomínios MANUAL USUÁRIO. Conciliação Através de Extrato Bancário Eletrônico.

Transcrição

1 Sistema para Administração de Condomínios MANUAL DO USUÁRIO Conciliação Através de Extrato Bancário Eletrônico NG Sistemas - 1 -

2 FUNCIONAMENTO... 3 ENTRADA NO MÓDULO:... 3 DEFINIR AS PASTAS ONDE ESTARÃO OS EXTRATOS:... 4 LER EXTRATOS ELETRÔNICOS:... 5 CONCILIAR:... 6 AGRUPAR VÁRIOS REGISTROS DO EXTRATO E GERAR UM ÚNICO LANÇAMENTO:... 7 NG Sistemas - 2 -

3 FUNCIONAMENTO Usualmente o fechamento contábil do mês de um condomínio é feito usando-se o extrato bancário do mês em questão, que foi impresso, e está em folhas de papel. O responsável lê o registro de pagamento ou recebimento, verifica se o lançamento já foi efetuado. Se não, faz o lançamento. O total de entradas e saídas no extrato tem que bater com as entradas e saídas no sistema que estiver usando para gerar os balancetes. Os bancos também podem disponibilizar o extrato em forma de arquivo texto, através de procedimentos próprios. O SCON V2 lê esses arquivos e os carrega para dentro do sistema, mostrando simultaneamente os registros do extrato e os lançamentos efetuados, exibe a diferença entre as somas do extrato e dos lançamentos, e disponibiliza diversas opções de exibição, tal como só receitas ou só despesas, agrupar os registros por dia, etc. Os lançamentos de recebimentos (Outros Recebimentos) ou de pagamentos (Registro Contábil) podem ser feitos clicando-se duas vezes sobre um registro do extrato. Pode-se também selecionar diversos registros do extrato e gerar um único lançamento. Essas são algumas funcionalidades do módulo. Isso permite, muitas vezes, que se gaste apenas minutos no fechamento de um balancete. ENTRADA NO MÓDULO ÓDULO: A entrada é feita na tela Administradoras : O primeiro passo é informar ao sistema onde (em quais pastas) ficarão os extratos eletrônicos de cada banco. Depois deve ser processada a leitura desses arquivos e o seu desvio interno para o edifício correspondente. Após o carregamento dos extratos, a conciliação estará disponível para se fazer o fechamento do mês. NG Sistemas - 3 -

4 DEFINIR AS PASTAS ONDE ESTARÃO OS EXTRATOS XTRATOS: Deve ser informada uma pasta previamente criada onde, através das ferramentas disponibilizadas pelo banco, os seus extratos serão salvos. Na tela de inclusão da pasta devem ser informados o banco proprietário da pasta, e a localização da pasta. Só pode ser informada uma pasta por banco. NG Sistemas - 4 -

5 LER EXTRATOS ELETRÔNICOS LETRÔNICOS: Depois de se efetuar os procedimentos dos bancos para recuperação dos extratos em arquivos, estes ficam disponíveis na tela acionada pelo controle Ler Extratos Eletrônicos. Não havendo arquivos de extratos, o controle Proceder Leitura de Extratos fica inibido. Extratos eletrônicos da CEF (CAIXA) trazem em cada linha os números da agência e da conta bancária. Isso permite que o SCON V2 identifique o edifício proprietário do extrato. Em outros bancos isso não ocorre, tornando impossível tal identificação. Nesse caso é importante que o arquivo seja salvo de forma que o edifício seja facilmente identificado, pois o sistema solicitará essa informação. NG Sistemas - 5 -

6 Arquivos de extratos eletrônicos podem ser processados mais de uma vez. O sistema não permite que os registros sejam duplicados. Assim pode-se extrair um extrato parcial, da primeira quinzena por exemplo, processá-lo e, no final do mês ou início do mês seguinte, extrair e processar o mês inteiro sem que isso afete o que já tiver sido feito, CONCILIAR ONCILIAR: Na tela acima, acionada pelo controle Conciliar, é feito todo o processo de conferência e lançamentos complementares para fechamento do balancete de determinado mês. No quadro à esquerda ficam os registros do Extrato Eletrônico. À direita ficam os lançamentos já efetuados, automáticos, como a baixa por arquivo de retorno, ou manuais, feitos em outros locais do sistema ou na própria tela de Conciliação. Clicando duas vezes sobre um registro qualquer no quadro de extratos, se o lançamento ainda não tiver sido feito, será aberta a tela de Registro Contábil se for um pagamento, ou a tela de Outros Recebimentos se for um registro de receita. A tela já estará com campos preenchidos (valor, banco, datas, meio de pagamento), faltando apenas informar o credor / recebedor, e o plano de contas. Se o lançamento já foi efetuado será exibida a tela do lançamento efetuado, não permitindo alteração. Ao se finalizar a transação (registro do lançamento), a coluna M (marcado) de ambos os quadros conterá um X. A marca será retirada apenas se o lançamento for desfeito. Desfazer pagamento / recebimento só é feito na tela apropriada (Carteira de Cobrança ou Contas a Pagar). NG Sistemas - 6 -

7 Registros de ambos os quadros podem ser marcados manualmente (ticados). Para isso clique na linha do registros desejado deixando-a selecionada (azul), e clique no controle Marcar. Isso colocará um S na coluna M. Se o registro já estiver com S, o controle mudará para Desmarcar e, se clicado, apagará o S. O sistema reconhece um registro em ambos os quadros apenas quando o lançamento tiver sido feito nesta tela, ou seja, se a coluna M contiver um X. Agrupar Vários Registros do Extrato e Gerar um Único Lançamento: Alguma vezes haverá a necessidade de agrupar diversos registros no extrato e gerar um único lançamento com a somatória desses registros. Isso poderia ocorrer com Tarifas Bancárias, por exemplo. À esquerda de cada registro do quadro de Extratos existe um quadrado que pode ser marcado (selecionado). Selecione todos os registros desejados e clique no controle Somar os Itens Selecionados e Fazer Lançamento. Esse procedimento exibira a tela abaixo: Se entre os itens selecionados não houver nenhum pagamento em cheque, não houver nenhum item com a coluna M marcada e não houver receita e despesa selecionados simultaneamente, o controle Gerar um Lançamento estará disponível, caso contrário estará inibida, trazendo o controle Motivos para Não Gerar Lançamento disponível. Se o controle Gerar um Lançamento for clicado, trará a tela correspondente aos itens selecionados (Registro Contábil para pagamentos, Outros Recebimentos para receita), tendo NG Sistemas - 7 -

8 no campo Valor a soma dos itens, e a data do último registro selecionado como a data de vencimento/pagamento: NG Sistemas - 8 -