INOVAÇÕES NO PORTAL DE COMPRAS MG: SOLUÇÃO PARA O SUPORTE, CONTROLE E GESTÃO DOS PROCESSOS DE COMPRAS PÚBLICAS EM MINAS GERAIS

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1 Centro de Convenções Ulysses Guimarães Brasília/DF 16, 17 e 18 de abril de 2013 INOVAÇÕES NO PORTAL DE COMPRAS MG: SOLUÇÃO PARA O SUPORTE, CONTROLE E GESTÃO DOS PROCESSOS DE COMPRAS PÚBLICAS EM MINAS GERAIS Ana Luiza Camargo Hirle Jean Mattos Duarte Luciana Vianna de Sales Drumond Rodrigo Soares Vasconcelos Teixeira

2 2 Painel 03/009 Inovação e avanços na gestão de compras públicas Modelos implementados pelo Governo de MG e os impactos para a eficiência INOVAÇÕES NO PORTAL DE COMPRAS MG: SOLUÇÃO PARA O SUPORTE, CONTROLE E GESTÃO DOS PROCESSOS DE COMPRAS PÚBLICAS EM MINAS GERAIS Ana Luiza Camargo Hirle Jean Mattos Duarte Luciana Vianna de Sales Drumond Rodrigo Soares Vasconcelos Teixeira RESUMO Desde a implantação obrigatória do Sistema Integrado de Administração de Materiais e Serviços SIAD em 2004, a gestão das compras no Governo de Minas Gerais ganhou um novo patamar no que tange a padronização, controle, economicidade, eficiência e contribuição para a gestão do gasto público. O Portal de Compras MG agrega os módulos do SIAD que gerenciam todo o fluxo da compra pública desde a fase interna, licitação, dispensa ou inexigibilidade, gestão contratual até a liquidação da despesa totalmente integrados com a gestão patrimonial e orçamentária. Diversas melhorias e novas ferramentas de gestão são constantemente implementadas, objetivando potencializar sua utilização. Dessa forma, o presente artigo tem o objetivo de apresentar a evolução das ferramentas disponibilizadas aos gestores públicos estaduais por meio do Portal de Compras MG com destaque para àquelas desenvolvidas a partir de 2010 que procuraram ir além das exigências legais e dos mecanismos de controle, oferecendo ao gestores um conjunto de soluções para uma melhor gestão das compras. Palavras-chave: Sistema integrado. Gestão de Compras Públicas. Portal de Compras. Governo do Estado de Minas Gerais.

3 3 1 INTRODUÇÃO Para uma organização, seja pública ou privada, a informação é um dos recursos mais importantes. A informação assumiu o papel de um ativo intangível e extremamente valioso em uma organização. A partir do processamento de dados, as informações são geradas, em seguida armazenadas e por fim disseminadas. Considera-se que o gerenciamento da informação está intimamente ligado ao desempenho organizacional. O uso de sistemas informação para suportar os processos da Administração Pública é um avanço consolidado em diversas áreas, principalmente na gestão financeira e orçamentária e não é uma novidade para os gestores públicos. Cada vez mais o Governo Eletrônico promove a eficiência da gestão pública com o objetivo de gerar melhores serviços para a sociedade, prezando pela qualidade do gasto público. Pinho (2008) reforça essa afirmação ao definir que o Governo Eletrônico (e-gov, e-governo, e-government) pode ser entendido como a recorrência a equipamentos e processos de informática e de comunicação eletrônica para disponibilizar informações e serviços para a sociedade, assim como a adoção dessa estrutura para melhorar a eficiência do próprio governo. Nesse ínterim, foram intensificados na última década o debate e a utilização prática de recursos de tecnologia da informação e comunicação para suportar a realização das compras públicas com foco, principalmente, no Pregão Eletrônico. Tal utilização se aproveitou do avanço tecnológico e da ampliação do acesso à banda larga. Foi ancorada nas premissas de oferecer mais transparência, competição, controle e geração de economias para a Administração Pública, potencializando o uso dos recursos disponíveis e, também, na impossibilidade de aumentar indefinidamente as receitas. Na vanguarda dessas inovações, o Governo do Estado de Minas Gerais introduziu no bojo das reformas administrativas empreendidas a partir de 2003, políticas voltadas para a gestão de suprimentos que visavam ir além dos procedimentos licitatórios. Foram implementadas, então, ações que perpassavam processos, normas, pessoas e tecnologia com vistas a gerar incrementos de desempenho desde a identificação da demanda por materiais, serviços ou obras,

4 4 avançando para os procedimentos internos, realização das licitações, gestão de contratos, execução das respectivas despesas e controle dos bens adquiridos até o seu consumo ou desfazimento. Com relação aos aspectos tecnológicos era premente a adoção de um sistema integrado que abarcasse principalmente todo o Poder Executivo padronizando os procedimentos e gerando informações para diagnóstico e estratégias de gestão de suprimentos em âmbito estadual. Foi implantado em 2004 o Sistema Integrado de Administração de Materiais e Serviços - SIAD, para cumprir com esse papel. A utilização do SIAD propiciou, em um primeiro momento, avanços significativos, mas já sinalizava a necessidade de ir além, oferecendo mais recursos para os gestores de compras, ordenadores de despesa e fornecedores do Estado. Com esta finalidade, foi desenvolvido o novo Portal de Compras do Governo de Minas Gerais (Portal de Compras MG) que provê, desde 2009, um ambiente mais moderno e de fácil acesso aos usuários. O Portal de Compras MG é objeto de melhorias contínuas que visam o atendimento não só de requisitos legais, mas da necessidade de imprimir mais qualidade na gestão dos processos de compras públicas. O presente artigo, portanto, tem o objetivo de apresentar a evolução das ferramentas disponibilizadas aos gestores públicos estaduais por meio do Portal de Compras MG com destaque para àquelas desenvolvidas a partir de 2010, que procuraram ir além das exigências legais e dos mecanismos de controle, oferecendo aos gestores um conjunto de soluções para uma melhor gestão das compras. O artigo possui caráter descritivo e apresenta análise qualitativa, considerando, primariamente, a própria experiência dos autores como participantes das inovações descritas, bem como pesquisa bibliográfica, análise documental e registros administrativos. É realizada inicialmente uma conceituação do papel dos sistemas de compras, breve histórico das compras públicas do Poder Executivo mineiro no contexto da adoção do SIAD e posteriormente são destacados os principais aprimoramentos implantados no Portal de Compras MG, com os respectivos benefícios gerados.

5 5 2 GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES POR MEIO DE SISTEMAS DE COMPRAS Os sistemas de compras têm sua origem nos primórdios do comércio eletrônico decorrente de uma maior integração da cadeia de suprimentos que se deu a partir da necessidade de fornecedores e compradores se conectarem ponto-aponto por meio do intercâmbio eletrônico de dados1 para realização de transações comerciais e gerenciamento integrado de estoques. (FERNANDES, 2003) Com a própria evolução da internet e do desenvolvimento de software a mera conexão direta entre empresas foi substituída por múltiplas conexões que impactaram tanto externamente quanto internamente a estrutura das organizações. Os impactos sobre a estrutura das empresas ocorrem na medida em que a disseminação do comércio eletrônico tende a redefinir barreiras formais nas estruturas organizacionais: a comunicação eletrônica transpõe limites de forma que pressupõe e ao mesmo tempo induz a conformação de novas arquiteturas organizacionais (MAIRA e TAYLOR, 1999 apud FERNANDES, 2003) A partir da adoção da tecnologia para as compras, passa a ser necessária a revisão de processos internos para utilização de todo o potencial que os sistemas podem oferecer, bem como a integração das bases de dados de compras aos demais processos organizacionais, como gestão financeira e de estoques. Este papel integrador é exercido pelos sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) que de acordo com a Deloitte Consulting (1998, apud SOUZA 2000) é um pacote de software de negócios que permite a automatização e integração da maioria dos processos de negócio de uma empresa, o compartilhamento de práticas e dados comuns através de toda a empresa e a produção e acesso de informações em um ambiente de tempo real. Os sistemas ERP, também identificados por sistemas de gestão integrados, tem se destacado, como ferramenta essencial pra viabilizar a execução de forma sistêmica dos processos de negócio de empresas e entidades públicas, podendo, até mesmo, auxiliar no gerenciamento de tais organizações. Como objetivos que podem ser alcançados com a automação e o realinhamento das rotinas no âmbito da função compras, Turban et al. (1999 apud Fernandes, 2003) enumeram os seguintes: 1 Do inglês Electronic Data Interchange (EDI)

6 6 redução do tempo e de custos no ciclo de compras; fortalecimento de controles orçamentários; eliminação de erros de processamento administrativo; aumento da produtividade dos gestores de compras; redução de preços, por meio da padronização de produto e da concentração de compras; melhoria dos sistemas de informação, inclusive sobre fornecedores e preços de mercado, e melhoria do processo de pagamento No cenário das aquisições realizadas pelas instituições públicas destacam-se também benefícios como a desburocratização, aumento da competição, fortalecimento da transparência, promoção da observância aos requisitos legais, consolidação de volumes de compras. Adicionalmente os sistemas visam atender a necessidade de controle e acompanhamento que pode ser ainda maior, considerando exigências legais e a necessidade de resposta aos anseios da sociedade prontamente. A desorganização dos dados referentes às aquisições prejudicaria consideravelmente a administração pública, pois, a morosidade na disponibilização de informações poderia ocasionar um impacto negativo em programas estratégicos. Isso se justifica, por exemplo, pelo volume comprado Governo de Minas Gerais conforme Vilhena e Hirle (2012) A dimensão dos processos relacionados as compras pode ser compreendida pela análise do volume financeiro movimentado, de cerca de R$ 5 bilhões ao ano e pelo número de instituições envolvidas, abrangendo mais de 60 órgãos e entidades com autonomia para a realização de procedimentos licitatórios. Com o intuito de capturar os benefícios decorrentes da implantação de sistemas de compras o Governo de Minas Gerais implantou o Sistema Integrado de Administração de Materiais e Serviços SIAD que será apresentado no capítulo seguinte.

7 7 3 O SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS E SERVIÇOS SIAD O Sistema Integrado de Administração de Materiais e Serviços foi instituído por meio do Decreto Estadual , de 9 de setembro de Segundo Santana et al (2006) o sistema já era utilizado pelo governo estadual desde 1996, sem ter sua utilização obrigatória, seguindo diferentes diretrizes, ao longo de diferentes gestões, não sendo considerada uma prioridade de governo. O cenário relativo à gestão de suprimentos e aquisições públicas, precedente a implantação do SIAD foi marcado pela utilização de diversos sistemas isolados e que não se comunicavam, ocasionando retrabalho, demora na realização de procedimentos e dificuldade de se obter informações. Não era possível garantir, por exemplo, que o material empenhado foi o efetivamente adquirido. Além disso, vários processos possuíam controles manuais, inclusive para as licitações. Havia falta de diretrizes para aquisições e contratações; falta de padrão de classificação de Materiais e Serviços; dificuldade de obter informações de Materiais e Serviços no âmbito do Estado e falta de integração entre os diversos sistemas e eventos administrativos e contábeis. O uso de pregão não era uma modalidade obrigatória no estado, tendo suas regras regulamentadas em Com a obrigatoriedade de utilizar a modalidade pregão para aquisição de bens e serviços comuns, somente a partir de 2004, é que esse número passa a tomar dimensões significativas. Este contexto gerava uma grande dificuldade de controle das aquisições e uma ausência de dados para planejamento de políticas e compras governamentais. Além disso, não havia controle sobre aquisições executadas sem procedimento licitatório competitivo. Com o objetivo de submeter todos os órgãos a uma mesma legislação de licitações, bem como à necessidade de vincular todas as aquisições às previsões orçamentárias, em setembro de 2003 por meio do Decreto nº , decidiu-se pela utilização do SIAD, como ferramenta obrigatória para o gerenciamento das atividades de suprimentos, possibilitando: a padronização das especificações de compras, a centralização dos dados cadastrais de fornecedores, a vinculação das contratações a existência de dotação orçamentária compatível, registros informatizados de todos os processos licitatórios realizados para aquisição de bem ou contratação de serviço (independente da modalidade), padronização das etapas dos processos de aquisição.

8 8 Desde Janeiro de 2004 todas as aquisições e contratações de bens e serviços pelos órgãos e entidades da administração pública direta e indireta, do Poder Executivo Estadual só puderam ser efetuadas através do SIAD, formado por módulos que contemplam desde a necessidade da aquisição, a realização das licitações e a gestão dos contratos e bens. O Decreto /2003 foi revogado pelo Decreto Nº , de 20 de janeiro de 2009 que apresenta a composição atual dos Módulos do SIAD: Art. 4º Constituem principais módulos do SIAD: I - Módulo Órgãos e Entidades - O&E: permite o cadastro dos órgãos e entidades, das unidades administrativas, suas atribuições e responsáveis, possibilitando a autorização de acesso aos usuários do SIAD, com a respectiva formalização das transações que são registradas nos módulos do sistema; II - Módulo Cadastro Geral de Fornecedores - CAGEF: tem como objetivo credenciar e cadastrar pessoas físicas e jurídicas nos termos do art. 34 da Lei Federal nº 8.666, de 21 de junho de 1993; III - Módulo Catálogo de Materiais e Serviços - CATMAS: permite a catalogação dos materiais e serviços destinados às atividades-fim e às atividades meio da Administração Pública Estadual com os padrões de desempenho desejados; IV - Módulo de Compras: permite gerenciar todo o processo de compras, desde a solicitação pela área demandante até a compra do bem, serviço ou obra, tendo como objetivo controlar, agilizar e padronizar os procedimentos; V - Módulo Cotação Eletrônica de Preços - COTEP: realiza, por meio eletrônico, com recursos da Internet, compras de bens e serviços de pequeno valor por dispensa de licitação, com fundamento no II do art. 24 da Lei Federal nº 8.666, de 1993; VI - Módulo Pregão: permite realizar os procedimentos e o acompanhamento, inclusive pela Internet, das licitações na modalidade pregão, nos formatos presencial e eletrônico, para a aquisição de bens e serviços comuns e para registro de preços; VII - Módulo de Registro de Preços - SIRP: permite o planejamento e a gestão dos procedimentos para registro formal de preços, objetivando contratações futuras pela Administração Pública Estadual; VIII - Módulo de Melhores Preços: registra os preços praticados nas contratações de bens e serviços, discriminados por unidade de medidas padrão e marcas ofertadas, gerando um preço médio praticado pela Administração Pública para subsidiar o julgamento nos processos; IX - Módulo de Contratos: efetua o cadastramento dos contratos firmados pelos órgãos e entidades permitindo seu gerenciamento durante a execução; X - Módulo Especificações de Execução de Despesas: disponibiliza e consolida as informações necessárias para a geração e consultas de qualquer tipo de especificação relacionada a execução da despesa integrada com o SIAFI/MG; XI - Módulo de Material Permanente - MATPEM: permite a gestão dos bens móveis de propriedade do Estado ou de terceiros que estão sob a responsabilidade dos órgãos e entidades da Administração Pública estadual abrangidos por este Decreto;

9 Portal de Compras 9 XII - Módulo Material de Consumo - MATCON: permite a gestão dos materiais de consumo, controlando o registro da entrada, o armazenamento, a requisição e a distribuição dos materiais de consumo recebidos pela Administração Pública estadual; XIII - Módulo de Alienação: permite o controle de todas as alienações de veículos e demais materiais permanentes inservíveis para a Administração Pública estadual; XIV - Módulo de Frota: estabelece processo padronizado de gestão da frota estadual, com a respectiva conservação, guarda, manutenção, movimentação e utilização de veículos oficiais, em todos os órgãos e entidades estaduais; XV - Módulo de Água e Energia: permite a gestão da utilização dos insumos de água, esgoto e energia elétrica pela Administração Pública; e XVI - Módulo de Fatura: tem a finalidade de gerenciar, controlar e monitorar eletronicamente as notas fiscais emitidas a favor do Estado. Atividades de Aquisição Atividades de Gestão Órgãos e Entidades Cadastro Geral de Fornecedores Catálogo de Materiais e Serviços Registro de Preços Melhores Preços Compras Pregão Cotação Eletrônica de Preços Contratos Especificações de Execução de Despesas Figura 1 Principais módulos do SIAD Material Permanente - Patrimônio Material de Consumo - Estoque Armazém de Informações Legenda: Frota de Veículos Alienação Mainframe Web Fator crucial para a utilização obrigatória do SIAD foi a interface com o Sistema Integrado de Administração Financeira do Estado de Minas Gerais, o SIAFI/MG, por meio da qual foi possível tornar a utilização do sistema obrigatória. Segundo Duarte; Rezende e Reis (2012) a despesa homologada a ser contratada, seja por licitação, dispensa ou inexigibilidade, devidamente registrada no SIAD, será empenhada mediante registro da nota de empenho no Sistema Integrado de Administração Financeira de Minas Gerais (SIAFI-MG).

10 10 Esse registro, para empenho e reforço de processos de materiais, é feito com base no quantitativo do bem a ser empenhado/reforçado que será refletido no valor total da despesa a ser registrada no SIAFI-MG. Assim como para emissão da nota de empenho, o procedimento de liquidação da despesa empenhada também se inicia no SIAD com a devida comprovação da realização da despesa mediante o registro das respectivas notas fiscais identificando os bens recebidos ou os serviços prestados. As notas fiscais tanto de bens permanentes, quanto de consumo devem ser registradas em módulos do SIAD específicos para controle desses materiais. Uma vez registrado o documento, os materiais são automaticamente incorporados ao estoque com o valor da liquidação. Posteriormente a liquidação da despesa, as ordens de pagamento para os fornecedores são processadas no SIAFI-MG. Com a utilização do SIAD, para gerenciamento e controle de todo o fluxo da aquisição e gestão de bens, serviços e obras, diversas melhorias foram identificadas e implementadas ao longo dos anos visando atender de maneira mais eficiente as demandas tanto internas (órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais) quanto da comunidade externa (cidadãos e fornecedores). Entretanto, constatou-se que para atender efetivamente as melhorias identificadas, seria necessária praticamente uma reestruturação do sistema. Tal reestruturação culminou em 2009 com a implantação do novo PORTAL DE COMPRAS MG, que disponibiliza os módulos do SIAD relacionados às aquisições e no qual se destaca a ênfase em transparência dos processos, planejamento, acompanhamento e controle, com a utilização de dados do sistema para acompanhamento. 4 PORTAL DE COMPRAS DO ESTADO DE MINAS GERAIS 4.1 Cenários motivadores Em 2005 os benefícios obtidos pela utilização do SIAD eram nítidos, facilmente constatados por números que apresentavam, dentre outros: redução no número de processos de aquisições, o volume de recursos economizados mediante aquisições realizadas por meios eletrônicos, como por exemplo, a Cotação

11 11 eletrônica de Preços. Entretanto, a experiência adquirida com a utilização do SIAD fez com que fossem percebidos diversos pontos, no sistema e em suas regras de negócio, que poderiam ser aprimorados, bem como as atualizações tecnológicas. Diante desse cenário os módulos do sistema, relacionados às atividades de aquisições foram redesenhados, construídos e disponibilizados em 2009 através de implantação do Portal de Compras. Foram contempladas novas versões dos módulos de Compras, Contratos, Pregão, Cotação Eletrônica de Preços, Catálogo de Materiais e Serviços e Especificações de Execução de Despesa do SIAD. Uma das novas funcionalidades de maior relevância são as consultas de acesso público, permitindo que qualquer cidadão visualize todas as aquisições e contratações realizadas pelo Estado, e com isso aumentando a transparência das licitações estaduais. A diversidade de proficiência em informática dos usuários do sistema também foi uma preocupação. Esta questão transformou-se em um estudo dos perfis dos usuários, enquanto buscava-se uma solução em que a integração homem-máquina fosse a mais intuitiva possível, de forma a facilitar o andamento dos processos, prevenindo eventuais erros que poderiam ocasionar em compras mal feitas e consequentes perdas de recursos. Outro diferencial que motivou o desenvolvimento do Portal de Compras foi a introdução da Solicitação de Compra, que tem o objetivo de trazer o demandante para o sistema permitindo uma identificação das necessidades com maior padronização, celeridade, confiabilidade e acompanhamento. 4.2 Características e funcionalidades O fluxo das compras no Portal de Compras MG é regulamentado pela Resolução SEPLAG nº 036, de 05 de maio de 2009 e com a sua implantação a gestão das compras públicas do Estado de Minas Gerais alcançou outro patamar. Com a utilização do sistema, todo o processo de aquisições atualmente é executado e gerenciado em ambiente web, com todas as facilidades de uso a partir de qualquer local, utilizando apenas um navegador padrão.

12 12 Por meio da página inicial do sistema, disponível no endereço eletrônico são disponibilizadas notícias sobre novos projetos do Governo no que se refere às políticas de compras publicas, aos temas relacionados e de interesse aos Fornecedores do Estado assim como matérias de interesse dos cidadãos. Além disso, esta pagina inicial é composta por várias áreas onde são disponibilizas, por exemplo, toda a legislação relacionada às compras públicas e à gestão de suprimentos no Estado de Minas Gerais. Há ainda uma área de destaque destinada as licitações de maior relevância realizadas pelos órgãos e entidades. Figura 2 Página inicial do Portal de Compras MG O sistema, desde sua implantação, é totalmente aderente à legislação de incentivo à participação de micro e pequenas empresas nas compras públicas. O porte das empresas participantes é recuperado da Receita Federal do Brasil por de interface que atualiza o módulo de Fornecedores. Os procedimentos de contratação por pregão e cotação eletrônica oferecem as funcionalidades previstas na lei, tal como lotes exclusivos para micro e pequenas empresas e a possibilidade de cobrir a proposta vencedora da sessão de lances.

13 13 O Portal de Compras acompanha o processo de compras desde sua origem, através do conceito de solicitação. Os servidores públicos dos órgãos e entidades podem cadastrar suas demandas diretamente no sistema, dando origem a solicitações de materiais ou serviços. Uma vez aprovadas, as solicitações são encaminhadas para os gestores de compras e são agrupadas em pedidos e processos de compras. Permitir que as áreas usuárias iniciassem um processo de aquisição foi uma inovação importante, que proporciona maior controle e transparência para todos os envolvidos. Atores envolvidos no fluxo da elaboração e gestão dos processos de compras, tais como as Assessorias Jurídicas e Auditorias Setoriais e Seccionais atuam diretamente no sistema. Esses setores possuem um papel muito importante no processo, visto que são os responsáveis por manifestarem pareceres quanto à legalidade dos atos praticados no Processo de Compra. O sistema está integrado ao registro de preços mantido pelo Estado. Determinados itens podem ser atendidos diretamente através de um registro de preços vigente, tornando o processo mais simples e rápido. O Portal de Compras também viabiliza a execução de compras centralizadas. As solicitações de vários órgãos e entidades podem ser agrupadas em único processo de compras, que é gerido por uma unidade centralizadora. A agregação das demandas resulta em maiores volumes, que tendem a obter uma redução significativa de preços. Editais de todas as modalidades de licitação são gerenciados pelos servidores através do sistema, permitindo upload de arquivos e consulta pública aos editais publicados. O sistema oferece ainda suporte completo a compras, contratos e execução de despesas em moeda estrangeira, tratando adequadamente as variações de cotação ao longo do tempo. Dessa forma, é possível exercer o mesmo nível de controle integrado que é aplicado às compras em Reais. 4.3 Macro Fluxo do Processo de Compras realizado no Portal de Compras As figuras a seguir representam o macro fluxo do processo de compras realizado no Portal de Compras percorrendo as etapas, principais atores, módulos e interfaces de software desde o planejamento à conclusão das compras.

14 Figura 3 Realizar planejamento de compras 14

15 Figura 4 Realizar solicitação de compra 15

16 Figura 5 Realizar pedido de compra 16

17 Figura 6 Realizar processo de compra 17

18 Figura 7 Realizar contratações 18

19 19 5 APRIMORAMENTO DAS ROTINAS DE GESTÃO E CONTROLE DO PORTAL DE COMPRAS A necessidade e a oportunidade para o desenvolvimento de melhorias é constante. Desta forma, após a implantação do Portal de Compras varias manutenções evolutivas no sistema foram realizadas ao longo dos anos, seja em atendimento à legislação específica seja para aprimorar as rotinas de gestão e controle. A seguir são apresentadas algumas das diversas melhorias disponibilizadas no Portal de Compras após sua implantação. 5.1 Assinatura digital A funcionalidade se aplica exclusivamente aos Servidores, usuários do sistema responsáveis pela aprovação dos Pedidos de Compra e emissão de Autorizações de Fornecimentos e Ordens de serviços, realizada no Portal de Compras. A Resolução SEPLAG Nº 076, de 16 de Novembro de 2011, instituiu a Certificação Digital no Sistema Integrado de Administração de Materiais e Serviços SIAD. A certificação digital é um documento eletrônico que contém dados sobre o Servidor, permitindo que a transação realizada no Portal de Compras ou em outro meio eletrônico se torne perfeitamente segura. O Tipo do Certificado digital utilizado pelo Portal de Compras é A3. A figura 8 a seguir exemplifica a realização dos procedimentos para assinatura digital durante a aprovação de pedido de compras no Portal de Compras.

20 20 Figura 8 Assinatura digital na aprovação do pedido de compra A Figura 9 apresenta o relatório de um pedido de compras que possui as informações sobre a assinatura digital. Figura 9 Relatório com assinatura digital

21 Painel de Controle para acompanhamento dos prazos das contratações Recurso de gestão cujo objetivo é viabilizar um melhor acompanhamento dos prazos de contratação dos processos de compras cadastrados no Portal de Compras e suas respectivas etapas por procedimento de contratação. Os Órgãos e Entidades que utilizam o Portal de Compras parametrizam os prazos aplicáveis para cada etapa dos processos de compras, conforme suas necessidades. Para cada procedimento de contratação e para cada etapa do respectivo procedimento de contratação, são definidos prazos intermediários e máximos para a conclusão. O sistema notifica, via , os usuários e/ou as unidades administrativas cabíveis, que determinado processo atingiu o prazo (intermediário ou máximo) em respectiva etapa do fluxo do processo de compra. Os prazos para alertas em amarelo se referem aos prazos máximos que os Órgãos e Entidades esperam concluir determinada etapa do processo. Já os prazos para alertas em vermelho se referem aos prazos de tolerância máxima de acordo com as diretrizes dos Órgãos e Entidades.

22 22 Figura 10 Parametrização de intervalos em etapas do processo para monitoramento Para monitoramento das etapas dos processos de compras, o usuário tem acesso ao painel de controle no ato do login. Figura 11 Tela inicial do servidor autenticado no Portal de Compras

23 23 Após clicar na imagem, o usuário é remetido à tela do sistema onde o monitoramento é carregado: Figura 12 Painel de controle de prazos de contratação O resultado das pesquisas efetuadas no Painel de Controle apresentará uma relação de pedidos de compras, e para cada pedido, serão apresentadas diversas informações que viabilizam o acompanhamento dos prazos para cada uma das etapas do processo de compra ao qual o pedido encontra-se vinculado. Além de apresentar o tempo de permanência em cada uma das etapas da elaboração do processo, a ferramenta destaca a etapa a qual o processo do pedido se encontra, através de um contorno em negrito na célula correspondente a etapa em questão. O momento de conclusão do processo do pedido também é apresentado nesta ferramenta assim como a indicação da emissão 1º empenho referente ao pedido. O resultado da pesquisa pode ser exportado. A Figura 13 apresenta um exemplo da estrutura do arquivo XLS que é gerado pelo sistema.

24 24 Figura 13 Exportação do painel de controle 5.3 Gestão do fluxo de alterações em contratos As alterações contratuais (Termo Aditivo/ Apostilamento/ Rescisão/ Encerramento) ocorrem mediante o cadastro de uma solicitação de alteração em contrato por parte da área demandante/solicitante. Quando do cadastramento da alteração em contrato é possível parametrizar o trâmite ao qual a alteração em contrato será submetida, podendo ser tramitada pela Assessoria Jurídica, pela Auditoria Setorial, ou nenhum dos tramites mencionados anteriormente. Os usuários responsáveis pelo cadastramento das solicitações em contrato podem efetuar o upload de diversos arquivos, como,por exemplo, o arquivo contendo a justificativa da alteração, o arquivo da minuta do termo aditivo dentre outros. A figura a seguir apresenta a tela do cadastramento de uma solicitação de alteração em contrato.

25 25 Figura 14 Solicitação de alteração em contrato Após a conclusão do cadastramento da solicitação de alteração em contrato, o solicitante/demandante encaminha a solicitação para a elaboração do Termo correspondente.

26 26 Figura 15 Registro do termo de alteração em contrato 5.4 Identificação automática de demandas semelhantes no registro dos processos de compras Com o objetivo de evitar duplicidade na elaboração de processos de compras compreendendo o mesmo objeto, foi disponibilizado no Portal de Compras um recurso que viabiliza a identificação de demandas semelhantes durante o registro de novos processos de compras no sistema.

27 27 No momento da vinculação de pedidos de compras ao processo de compra, o sistema notifica os usuários sobre a existência de demandas semelhantes àquela do pedido vinculado e que ainda não foram inseridas em processos de compras. A verificação é realizada com base na linha de fornecimento do pedido, se existem solicitações e/ou pedidos aprovados ou não e ainda não vinculados a processo da mesma linha de fornecimento. A tela a seguir, apresenta a forma como os usuários são notificados. A partir da notificação e das consultas disponibilizadas na tela, o responsável pelo cadastro do processo poderá analisar a viabilidade, junto às unidades solicitantes e de pedido, de realizar um processo único de compra. Figura 16 Identificação de demandas semelhantes

28 Notificações da tramitação de processos e contratos por Com o intuito de otimizar o acompanhamento e a execução dos procedimentos relacionados aos Processos de Compras/Contratos cadastrados no Portal de Compras, há a notificação, por , dos usuários e/ou as unidades administrativas, quanto às tramitações em todo o fluxo dos processos de compras/contratos. As notificações acontecem, automaticamente, na medida em que os procedimentos são executados pelos usuários. As notificações acontecem desde a formalização da demanda por meio do cadastramento das solicitações de compras até a emissão do primeiro empenho dos pedidos de compras, passando pelas notificações relacionadas à emissão de pareceres jurídicos e de auditoria, assim como pela publicação dos contratos. A figura a seguir exemplifica uma das diversas mensagens de notificações disparadas pelo sistema.

29 29 Figura 17 de notificação - Tramitação 5.6 Programação Orçamentária das Contratações Com o objetivo de auxiliar a gestão orçamentária dos órgãos e entidades do Estado na programação do orçamento destinado às contratações anuais e plurianuais, foi disponibilizada, em junho de 2011, uma funcionalidade no Portal de Compras que provê mecanismos para o planejamento orçamentário mensal de todo o período de vigência das contratações. Após a conclusão do processo de contratação, as despesas somente podem ser executadas mediante o registro da programação orçamentária para todo o saldo contratual distribuindo os valores pelas dotações orçamentárias do contrato mensalmente ao longo de sua vigência.

30 30 Dentre outros, seguem alguns benefícios obtidos através da utilização da funcionalidade: Repositório único e dinâmico de informações sobre as contratações e suas demandas orçamentárias; Identificação, por meio de sistema, dos recursos orçamentários comprometidos por contratação e/ou por dotação orçamentária; Elaboração da proposta orçamentária considerando a existência de contratos plurianuais; Gestão orçamentária aprimorada das despesas já contratadas; Visualização de toda a necessidade orçamentária das contratações do órgão; Acompanhamento da margem fiscal de curto e médio prazo disponível para assunção de novas obrigações. A Figura 18 apresenta a tela do sistema exemplificando um contrato que possui várias dotações orçamentárias. Na mesma tela constam o controle do saldo a empenhar do contrato, o valor total programado, bem como do saldo a programar para a contratação.

31 31 Figura 18 Valores programados por dotação orçamentária do contrato. Tendo em vista a vigência do contrato a Figura 19 apresenta a tela do sistema referente ao cronograma de execução orçamentária de uma contratação no nível de detalhe da dotação orçamentária, constando inclusive o controle dos valores programados e a serem programados.

32 32 Figura 19 Cronograma representando a programação detalhada da contratação por dotação orçamentária. Vale ressaltar que os gestores das contratações precisam sempre manter a programação das contratações atualizadas, caso contrário não é possível executar a despesa para determinada dotação orçamentária. Desde dezembro de 2012, passaram a ser consideradas não só as programações realizadas para contratos vigentes, mas também àquelas decorrentes de processos de compra ainda não concluídos como, por exemplo, licitações em andamento. Há o bloqueio da continuidade dos procedimentos de compras caso seja verificado que o valor estimado ultrapassa a disponibilidade orçamentária para o ano. O sistema verifica se há saldo de crédito disponível para a dotação durante o registro de novas contratações no Portal de Compras. Como parte complementar aos benefícios alcançados com a funcionalidade do Portal de compras, a programação orçamentária das contratações está integrada com o Módulo de Programação Orçamentária do SIAFI-MG. O referido módulo do SIAFI-MG tem por objetivo prover ao Governo do Estado de Minas Gerais uma ferramenta para gerenciar a programação

33 33 orçamentária do exercício corrente, possibilitando uma visão tanto geral quanto detalhada dos valores programados mensalmente para as diversas despesas, a partir dos limites orçamentários estabelecidos no Decreto Anual de Programação Orçamentária e Financeira, aprimorando, assim, a relação dos Órgãos e Entidades com a SEPLAG para fins de aprovação das cotas orçamentárias. Mediante tal integração entre o Portal de Compras e o SIAFI-MG, para aquelas despesas contratuais há o registro automático dos valores programados nos contratos, abatendo o montante da disponibilidade orçamentária para o período que está em programação. Desta forma, caso a programação das contratações não esteja equivalente com a disponibilidade orçamentária para o respectivo período do exercício, é necessário adequar o cronograma dos contratos referentes àquela dotação orçamentária ou promover uma adequação na disponibilidade orçamentária destinada a despesa, permitindo a identificação no momento da programação, de possíveis incompatibilidades. A disponibilização orçamentária para realização das despesas, somente será possível após as devidas adequações, ora no Portal de Compras, ora no módulo de programação orçamentária do SIAFI-MG. 5.7 Planejamento anual de compras Em dezembro de 2011, foi disponibilizada no Portal de Compras, ferramenta para viabilizar o registro do Planejamento Anual de Compras dos Órgãos e Entidades do Estado de Minas Gerais. Inserido no contexto de diversas iniciativas de melhoria da qualidade do gasto público, o Planejamento de Compras, que anteriormente era realizado por meio de planilhas eletrônicas, passou a ser realizado por um modelo padronizado e sistematizado de planejamento de aquisição de materiais e de contratações de serviços no âmbito dos órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais. Dentre diversos outros benefícios, o Planejamento de Compras tem como função promover a economia processual, o ganho em escala, a integração entre os diversos setores envolvidos visando tornar os processos mais econômicos e qualitativos.

34 34 As funcionalidades construídas e disponibilizadas no Portal de Compras viabilizam a estruturação do calendário de compras baseado em compras autônomas com a consolidação da demanda, análise estruturada e estabelecimento de metas para melhorias. São definidos prazos para que os órgãos realizem os procedimentos no Portal de Compras. O próprio sistema realiza o controle dos prazos mediante definição da data limite para a conclusão do Planejamento anual de compras do Estado. O Planejamento de Compras possui dadas intermediárias relacionadas às etapas de encaminhamento das demandas e de aprovações das demandas que poderão ser parametrizadas pelos órgãos, desde que observada a data limite para a conclusão do Planejamento anual. Diversos atores atuam nas rotinas do sistema para realizar os registros pertinentes a elaboração do planejamento anual de compras. A Figura 18 apresenta, em linhas gerais, a sequência da realização dos procedimentos no Portal de Compras assim como os responsáveis pelos respectivos procedimentos. Por meio do registro de Planejamento de Solicitações onde irão constar os itens planejados e do registro de Planejamento de processos de compra onde irão constar os agrupamentos dos itens planejados, a data estimada para a realização da compra e a forma para a execução da compra (procedimento de contratação a ser utilizado quando da realização efetiva da compra/contratação) os órgãos poderão elaborar os respectivos calendários de compras. A Figura 20 apresenta a tela do sistema de inclusão de itens planejados (itens de planejamento).

35 35 Figura 20 Itens do planejamento Após analise e aprovação da demanda planejada, onde já foi verificada a aderência dos materiais e serviços planejados aos programas de governo, assim como já foi analisado o alinhamento orçamentário referente aos valores planejados, os usuários registram os Planejamentos de processo de compras que irão compor o calendário anual de compra dos órgãos e entidades. A Figura 21 apresenta a tela do sistema de cadastramento de planejamento de processo de compra.

36 36 Figura 21 Planejamento dos processos de compra Concluído o cadastramento de todos os planejamentos de processos de compras do órgão, ou ate mesmo durante a etapa desse cadastramento, os usuários do sistema podem acessar o calendário de compras de seu órgão. Através da opção de menu, Consulta ao calendário de compras, apresentada na Figura 22 os usuários podem ter acesso a esse calendário de compras.

37 Figura 22 Calendário de compras do órgão 37

38 Avaliação de desempenho dos Fornecedores A funcionalidade Gestão de Fornecimento do módulo de Compras do Portal de Compras, que viabiliza a gestão de fornecimentos após a geração de uma autorização de fornecimento, foi alterada, em novembro de 2012, de forma a incluir a Avaliação de Desempenho dos Fornecedores de Materiais. A Figura 23 apresenta o fluxo, no sistema, necessário para que o registro dos dados do recebimento dos materiais possa ser inserido no Portal de Compras. Figura 23 Etapas para o recebimento dos materiais Por do registro em campos próprios, apresentados na Figura 24, o servidor responsável pelos lançamentos no Portal de Compras poderá avaliar cada uma das entregas agendadas para determinado fornecedor, os seguintes requisitos: Análise quanto ao cumprimento dos prazos estipulados nos agendamentos das entregas assim como quanto aos prazos determinados por contrato. Análise da quantidade e da qualidade (especificação e embalagem) dos itens, verificando sua compatibilidade com o solicitado. Verificação documental: compatibilidade entre os dados referentes aos itens e às quantidades da AF com os dados constantes na Nota Fiscal e apresentação de documentação exigida conforme a natureza do item (exemplo: laudo de vigilância sanitária, laudo de análise para medicamentos, etc.);

39 39 Figura 24 Avaliação do desempenho do fornecedor Considerando que as informações referentes a analise dos critérios (Prazo, Quantidade, Qualidade, Documentação) das entregas dos materiais realizadas pelos fornecedores se encontram no Portal de Compras, o sistema fornece consultas e relatórios para o acompanhamento do desempenho dos fornecedores. A Figura 25 exemplifica um dos relatórios emitidos através da funcionalidade implementada no Portal de Compras:

40 40 Figura 25 Relatório de desempenho do fornecedor 5.9 Cadastramento de notas fiscais de materiais Recebimento provisório e definitivo Em atendimento à convergência aos padrões Internacionais de contabilidade aplicados ao setor público, algumas alterações foram realizadas nos procedimentos para o cadastramento de Notas Fiscais de Materiais. A principal alteração no fluxo de cadastramento de notas fiscais de materiais foi a inclusão, no sistema, da etapa de recebimento provisório dos materiais adquiridos. Para isso, as notas fiscais referentes aos materiais recebidos, devem, no ato da entrega do documento ser registradas no Módulo de Execução de Despesas no Portal de Compras gerando o recebimento provisório. Tal procedimento gera por meio de integração do Portal de Compras com o SIAFI-MG os registros necessários à contabilidade evidenciando os valores empenhados que estão em liquidação. Quando do recebimento definitivo dos materiais, após as conferências físicas e documentais, os dados das notas fiscais devem ser recuperados nos módulos Material de Consumo ou Permanente, conforme o caso, registrando a entrada dos mesmos no estoque ou patrimônio e disponibilizando para o registro da conformidade de liquidação.

41 41 A Figura 26 apresenta o fluxo das informações relacionadas aos procedimentos realizados na nova etapa criada no Portal de Compras para subsidiar o registro do recebimento provisório dos materiais adquiridos. Figura 26 Fluxo de informações para recebimento provisório A criação desta nova etapa no sistema viabilizou a redução de erros por parte dos usuários e tornou o procedimento mais seguro para os servidores responsáveis por esse registro prévio. Isso se deve ao fato que a partir das implementações no Portal de Compras, necessariamente deverá existir um empenho com o respectivo saldo que subsidiou a autorização do fornecimento dos materiais adquiridos. Desta forma, impedindo o registro indevido de notas fiscais em duplicidade assim como o registro de notas sem prévio empenho. A Figura 27 apresenta o fluxo das informações relacionadas aos procedimentos realizados na etapa para o registro do recebimento definitivo dos materiais adquiridos.

42 42 Figura 26 Fluxo de informações para recebimento definitivo Somente após o registro do recebimento definitivo dos materiais adquiridos, as notas fiscais dos materiais estarão disponíveis para o registro da liquidação da despesa no Portal de Compras. Conforme apresentado na Figura 27, o Portal de Compras dispõe de consulta para visualização de todos os dados das notas fiscais cadastradas no sistema, como especificação dos itens de materiais, quantitativos, valores, empenhos etc.

43 Figura 27 Consulta a notas fiscais no Portal de Compras 43

44 44 6 CONCLUSÃO Considerando os objetivos propostos, o presente artigo apresentou algumas das principais inovações introduzidas no Portal de Compras do Estado de Minas Gerais desde 2010 e que passaram a conferir aos gestores mais ferramentas para uma melhor gestão das compras públicas, prezando pela legalidade, eficiência e qualidade do gasto público. Para contextualizar tais implementações fundamentou-se a importância da adoção de um sistema de compras, bem como sua integração com sistemas ERP. A partir daí foi apresentado o Sistema Integrado de Administração e Serviços SIAD que foi elemento fundamental para os avanços obtidos pelo Governo de Minas Gerais na Gestão de Suprimentos desde 2003 e por fim, a busca da excelência por meio do novo Portal de Compras implantado em O artigo não tem a pretensão de esgotar o universo de funcionalidades do SIAD e dos respectivos módulos disponibilizados no Portal de Compras, mas sim, de consolidar brevemente o histórico e compartilhar com os demais pares da Administração Pública e sociedade em geral as possibilidades que podem ser obtidas a partir do casamento de políticas de gestão, processos e tecnologia, no tocante às compras públicas. Cabe reconhecer, também, que o sistema é somente um meio e que os resultados de fato somente são obtidos com o engajamento dos gestores públicos, busca pela desburocratização, mudanças culturais e o pensamento que o ato de comprar não é um fim em si mesmo. Contudo, a partir da experiência apresentada fica claro que não há limites para a inovação e que muito ainda pode ser feito para que as compras governamentais não sejam um simples fardo devido burocracia legal e sim uma oportunidade para a geração de economias e implementação de políticas públicas.

45 45 REFERÊNCIAS DUARTE, Jean Mattos; REZENDE, Aline Martins Ribeiro Tavares; REIS, André Abreu. A experiência mineira na integração da gestão orçamentária à gestão das compras públicas: soluções para o controle da margem de realização de novas despesas. Brasília: V Congresso CONSAD de Gestão Pública, 33p. Junho de FERNANDES, C. C. C. Sistemas de Compras Eletrônicas e sua Aplicação à Administração Pública - O Caso do SIASG/Comprasnet. Brasília, p. Dissertação (Mestrado em Gestão Empresarial) Fundação Getúlio Vargas. Disponível em < >. Acesso em 13 de mar MINAS GERAIS. Decreto de 20 de janeiro de Dispõe sobre a utilização e gestão do Sistema Integrado de Administração de Materiais e Serviços do Estado de Minas Gerais SIAD-MG do poder executivo estadual. Minas Gerais, Diário do Executivo, p. 1, 21 jan PINHO, J. A. G. de. Internet, governo eletrônico, sociedade e democracia no Brasil: algumas questões básicas em debate. Revista VeraCidade, v.7, p.35-49, Disponível em: images/pdfs/democraciadigital/pinho2008b.pdf. Acesso em: 03 mar SANTANA, Jorge; TESCAROLO, Frederico S.; COELHO, Renata. Compras Governamentais. In: VILHENA, Renata et al (Org.). O Choque de Gestão em Minas Gerais: políticas da gestão pública para o desenvolvimento. Belo Horizonte: UFMG, 2006, p SOUZA, Cesar Alexandre. Sistemas Integrados de Gestão Empresarial: Estudo de Casos de Implantação de Sistemas ERP. (Mestrado em Administração). Universidade de São Paulo. São Paulo Disponível em < acesso em 09 de maio de VILHENA, Renata; ANASTASIA, Antônio Augusto; et al. O Choque de Gestão em Minas Gerais: políticas da gestão públicas para o desenvolvimento. Belo Horizonte: Editora UFMG, 2006 VILHENA, Renata; HIRLE, A. L. C. Gestão de compras e qualidade do gasto público: a experiência de Minas Gerais com o planejamento de compras e a integração da gestão de compras à gestão orçamentária. In: XVII Congresso Internacional do Centro Latinoamericano de Administração para o Desenvolvimento (Clad) sobre a Reforma do Estado e da Administração Pública. Cartagena, Colômbia

46 46 AUTORIA Ana Luiza Camargo Hirle Especialista em Políticas Públicas e Gestão Governamental. Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão de Minas Gerais (SEPLAG/MG). Endereço eletrônico: ana.hirle@planejamento.mg.gov.br Jean Mattos Duarte Diretor da Superintendência Central de Recursos Logísticos e Patrimônio. Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão de Minas Gerais (SEPLAG/MG). Endereço eletrônico: jean.duarte@planejamento.mg.gov.br Luciana Vianna de Salles Drumond Diretora da Diretoria Central de Licitações e Contratos. Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão de Minas Gerais (SEPLAG/MG). Endereço eletrônico: luciana.drumond@planejamento.mg.gov.br Rodrigo Soares Vasconcelos Teixeira Coordenador Geral do SIAD Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão de Minas Gerais (SEPLAG/MG) Endereço eletrônico: rodrigo.teixeira@planejamento.mg.gov.br