iclips Novidades da Versão iclips Tempo para ser genial! Novidades da Versão 2.5.1

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1 iclips Tempo para ser genial!

2 Índice 1. Nova opção para sinalizar as horas do Timesheet da criação Sinalização das peças atrasadas Envio de s sobre conclusão da peça para a equipe de criação Ranking de Clientes trazendo dados sobre Grupos de Clientes Conciliação bancária não exibirá lançamentos de datas anteriores ao fechamento do caixa Inserir discriminação dos serviços da nota dentro do lançamento Nova regra para cálculo de impostos Outras alterações

3 1. Nova opção para sinalizar as horas do Timesheet da criação Alguns clientes nos reportaram certa dificuldade em implantar a utilização do Timesheet na rotina operacional dos criativos. O cenário mais recorrente, segundo os gestores, é o esquecimento por parte dos usuários. A grande maioria não acionava o play no momento inicial da criação e com isso perdia-se a contagem de horas trabalhadas. Sabemos que o Timesheet é uma funcionalidade crucial não só para calcular o tempo gasto por tarefa, mas também para avaliar o custo que cada trabalho gera para a agência. Para que esse tipo de esquecimento não tenha impacto no gerenciamento do setor de criação, desenvolvemos uma nova opção para sinalizar as horas de trabalho. A partir de agora, sempre que o criativo apertar o concluir numa peça em que o play não foi acionado no start do trabalho, um pop-up será aberto para que você informe a duração da atividade. Veja a tela de exemplo: 3

4 Dessa forma, nenhuma conclusão de peça poderá ser sinalizada sem que o criativo especifique quanto tempo ele gastou. Essa informação será de grande valia para análise de produtividade do funcionário, para mensurar número de horas trabalhadas para cada cliente/job e, principalmente, para auxiliar os gestores sobre a análise de margem de lucro de cada trabalho. Obs.: Lembrando que esta é apenas mais uma opção de sinalização do Timesheet. O fluxo normal da ferramenta, que é acionar o play ao início da tarefa, o pause, para qualquer tipo de interrupção e o concluir na hora da finalização, continua valendo. 2. Sinalização das peças atrasadas Outro controle que promete aprimorar ainda mais o gerenciamento do setor de criação é a nova tela para sinalização das peças atrasadas. Em muitos casos acontecem esquecimentos por parte dos usuários que sinalizam o Timesheet. No intuito de facilitar a alimentação do sistema e garantir que todas as tarefas feitas sejam sinalizadas dentro do software, toda vez que o usuário da criação fizer o primeiro login do dia uma janela será aberta exibindo todas as peças que estão em atraso. Ou seja, tudo o que está em atraso na pauta dele e que não teve sinalização do Timesheet. Observe: 4

5 Veja que é possível sinalizar se as horas gastas representam a conclusão total ou parcial da peça. Obs.: Parcial Registra a duração informada e mantém a atividade no mesmo status em pause. Concluída Registra a duração informada e conclui o status da atividade. Caso o usuário clique no quando ele fizer o próximo login. a tela deixará de ser exibida e somente retornará A exibição dessa tela não exclui a importância em sinalizar em tempo real o timesheet que representa cada passo do processo. Porém, se por algum motivo isso não puder ser feito, não será mais necessário pedir que o gestor alimente as horas manualmente no relatório Criação por Job. O próprio criativo conseguirá ajustar esse tempo, o que facilita a operação tornando o processo menos burocrático e mais ágil. Caso o gestor do iclips opte por receber este alerta, basta marcar o item nas configurações do sistema. 5

6 3. Envio de s sobre conclusão da peça para a equipe de criação. O iclips permite que sejam inseridas numa mesma peça mais de um responsável. Geralmente esse recurso é usado para casos onde os serviços de layout e texto são feitos por pessoas diferentes. Veja no exemplo abaixo qual é o campo para esse preenchimento: Nesse caso, todos os responsáveis recebem a peça em suas pautas e o timesheet será utilizado individualmente. Porém, quando um dos responsáveis terminava a sua tarefa, não havia nenhum tipo de aviso aos demais envolvidos. Para aprimorar a comunicação entre a equipe de criação, toda vez que um dos responsáveis concluir sua tarefa um aviso por será direcionado aos demais participantes. Por exemplo, a peça Banner está sob responsabilidade do Criativo X (que fará o texto) e do Criativo Y (que fará o layout). Em ambas as pautas e peça Banner será sinalizada. Quando o Criativo X terminar o texto, um aviso por chegará ao Criativo Y, permitindo que ele conclua o layout já com o texto elaborado. Observe um exemplo deste alerta: 6

7 Esse ajuste faz com que a comunicação entre a equipe seja mais eficaz e direcionada, agregando agilidade e segurança nas ações. 4. Ranking de Clientes trazendo dados sobre Grupos de Clientes O Relatório de Ranking de Clientes é uma ferramenta importante para análise da rentabilidade das suas contas e o quanto determinado cliente se destaca perante os outros em relação às receitas que eles trazem para a sua agência. Para otimizar ainda mais esse controle, esta nova versão dá a possibilidade de fazer tais análises considerando também os Grupos de Clientes. Para isso criamos novas opções de filtro no relatório. Veja: Com esse ajuste você conseguirá saber se existe algum cliente que ultrapasse a rentabilidade de algum grupo, ou até mesmo se algum dos grupos traz prejuízo em relação à comparação das horas de trabalho dedicadas à ele e o faturamento que ele te trouxe. Note que no exemplo abaixo é possível saber que o Cliente Carla Buffet é mais rentável que o Grupo ipixel Corporation. Tal informação poderá ajudá-lo no planejamento das ações, na redefinição dos valores a cobrar, no controle da contagem de horas, ou seja, será um embasamento maior para a sua tomada de decisão. Além disso, esses dados ajudam a mensurar qual o nível de dependência que a agência tem sobre determinado cliente ou grupo. No exemplo a seguir mais de 77% do faturamento previsto da agência é do Cliente Carla Buffet. Observe: 7

8 5. Conciliação bancária não exibirá lançamentos de datas anteriores ao fechamento do caixa. A conciliação bancária foi desenvolvida para facilitar a conferência financeira das agências. Esse recurso permite analisar o fluxo de caixa e baixar os lançamentos sugeridos na própria tela. 8

9 No menu Financeiro -> Controle -> Conciliação Bancária, existem duas abas Conciliados e Não Conciliados. Porém, na aba Não Conciliados apareciam também os lançamentos baixados manualmente e pertencentes a um fluxo de caixa já fechado. Como a conciliação é apenas um recurso extra para a conferência do caixa, entendemos que um lançamento pertencente a uma data anterior ao fechamento do caixa, não necessita mais ser conciliado. Por isso, redefinimos este fluxo fazendo com que lançamentos com esse perfil deixem de aparecer como opção na tela de conciliação. Dessa forma você pode ter a segurança em saber que os dados disponíveis para conciliação são, de fato, pertencentes a um período em aberto no fluxo de caixa do sistema. 6. Inserir discriminação dos serviços da nota dentro do lançamento. Para agências que emitem as notas fiscais pelo iclips, inserimos um recurso capaz de agilizar e facilitar o preenchimento das informações. A partir de agora, na própria tela do lançamento será exibido um campo para discriminar o serviço da nota. Veja: Isso permite que você possa detalhar o serviço da nota levando em consideração aquele lançamento em específico, ao invés de ter uma discriminação padrão para todas as notas. Já os novos itens que forem lançados no Pré-faturamento, após esta atualização, já trarão informações sobre o serviço. Por exemplo, ao lançar um valor de custo interno o 9

10 iclips automaticamente irá preencher o campo Discriminação da Nota com as informações sobre o Job (código, título e cliente) e com as especificações do item (código e valor). Veja: Observe que o campo é passível de edição permitindo que você altere por completo o descritivo ou que apenas acrescente informações. A mesma métrica servirá para lançamentos de outras categorias como O.S, mídia e Fee Mensal. 7. Nova regra para cálculo de impostos. Algumas questões relacionadas ao cálculo de impostos do iclips foram ajustadas para que fiquem em consonância com a legislação. Para agências optantes pelo Simples, inserimos um campo para informar a alíquota de ISS (Imposto sobre serviços). Esse espaço fica no cadastro da agência. Veja: 10

11 A distinção entre a porcentagem do imposto Simples e a porcentagem da alíquota de ISS dentro do Simples é para que seja possível separar, no iclips, o imposto que deve ser pago (Simples) do que pode ou não ser retido na fonte (ISS do Simples). Obs.: Lembre-se que é importante sinalizar a alíquota completa para os dois impostos. Por exemplo, se a sua alíquota para o simples é de 12% e para o ISS é de 5%, o correto é preencher esses valores separados em cada campo. Se você informa que o ISS é de 5% e diminui essa porcentagem da alíquota do Simples para 7% o cálculo não será feito corretamente. Dessa forma, para o caso da retenção de ISS o cadastro do cliente em questão deverá ser sinalizado. Veja o campo: 11

12 Já para as agências cujo regime tributário é o Lucro Presumido, inserimos um campo para a alíquota do IRRF (Imposto de renda retido na fonte). Observe: Essa sinalização visa atender a lei que prevê a retenção de 1,5% de IRRF para notas com base de cálculo acima de R$666,67 (RIR/99, art. 651, 2 ). 12

13 Caso seja gerada uma nota (dentro do iclips) que se encaixe em uma das duas condições acima, o sistema fará os cálculos automáticos. Sendo assim, o lançamento de imposto gerado pelo sistema será atualizado com base na alíquota previamente preenchida. Porém, apesar de existir uma lei que regulamenta esse tipo de transação, a realidade é um pouco diferente. Em alguns casos o valor retido pelo cliente é pago pela própria agência e esta faz, posteriormente, uma prestação de contas ao referido cliente. Para atender as agências que vivem nesse cenário, inserimos a opção de marcar/desmarcar a retenção para o cliente no momento de gerar a nota. Funciona assim, no momento de gerar a nota no iclips a tela com os campos de valor e discriminação dos serviços é aberta. Nesse local você pode marcar a retenção dos impostos ou não. Veja: Caso você marque as retenções, o valor líquido é alterado, pois os valores de impostos retidos já serão debitados. Nesse caso, haverá a sinalização (RF Retido da Fonte) na frente de cada imposto sinalizando que os valores são de responsabilidade do cliente, ou seja, o pagamento fica a cargo dele: 13

14 Se a retenção for desmarcada, o pagamento dos valores referentes aos impostos passa a ser de responsabilidade da agência e se configuram em Impostos retidos pela agência por conta e ordem do anunciante. Neste cenário o valor líquido da nota não se altera. No momento em que você gerar a nota, enviar o lote para a prefeitura e receber o retorno deles o iclips fará a atualização automática dos lançamentos de impostos gerados. Se você consultar, na própria tela da nota, a aba Lançamentos Vinculados/Impostos verá quais são os valores vinculados àquela nota, quais são os impostos a pagar e quais são os impostos retidos na fonte. Veja: 14

15 Para que a agência possa acompanhar os valores de impostos gerados pelas notas emitidas no iclips, criamos o Relatório de Impostos. Para acessá-lo o caminho é Financeiro -> Controle -> Impostos. Com ele será possível ver quais os valores gerados para pagamento da agência, quais foram retidos na fonte e quais foram retidos pela agência por conta e ordem do anunciante. Veja um exemplo da tela: 15

16 Outro novo controle para o financeiro é a opção de calcular deduções de impostos na nota. Exemplo: Admitindo que uma agência de publicidade receba de determinado anunciante a importância de R$ ,00, relativa a serviços de propaganda e publicidade, e repasse a uma emissora de rádio o valor de R$ ,00, teremos: Importância recebida pela agência de propaganda... R$ ,00 Valor repassado à emissora de rádio... R$ ,00 Base de cálculo do imposto... R$ ,00 IRRF devido: 1,5% de R$ ,00 =... R$ 3.000,00 Nesse cenário o valor base de cálculo para os impostos será o valor total da nota subtraído das deduções. Basta alterar o valor base de acordo com as deduções para que o cálculo de impostos seja referente ao valor exato que a agencia recebeu. Observe a tela de exemplo e veja como o sistema faz essa sinalização: 16

17 8. Outras alterações. - No iclips existe uma configuração que permite determinar um prazo para que uma proposta fique no status Aguardando Aprovação. Isso gera automaticamente alertas na agenda do sistema para que o atendimento possa ser avisado ao término desse prazo. Porém, se a proposta fosse aprovada antes desse prazo estourar o sistema não conseguia se comunicar com a agenda e retirar esses avisos. Ajustamos esse detalhe e quando a proposta for aprovada os avisos serão automaticamente retirados da agenda. - Na tela para cadastrar as transferências bancárias ajustamos a exibição das contas deixando como opção somente as contas cadastradas no sistema como ativas. - Ao imprimir a Proposta existem várias opções para exibição dos itens. Uma delas é inibir o valor da agência e o desconto para os custos internos. Porém ao marcar este item o sistema inibia também a coluna quantidade. Isso foi corrigido e a partir de agora a quantidade será sempre exibida. - As interações no layout da peça como aprovação, reprovação ou solicitação de alteração, a partir de agora serão sinalizadas no histórico da peça. - Ajustamos o menu Eventos para que a descrição dos itens do evento, apareçam nas O.Ss (Jobs -> O.S). Ao passar o mouse sobre o ícone solicitado será exibido. o detalhamento do serviço - A partir de agora as PIs só poderão ser enviadas para o SIS.com e para o E-Mídia após estarem aprovadas na proposta. Caso o usuário tente gerar o arquivo antes da aprovação a seguinte mensagem será exibida: 17