MANUAL DE UTILIZAÇÃO. Automação para Laboratórios de Análises Clínicas

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1 MANUAL DE UTILIZAÇÃO AutoLAC Automação para Laboratórios de Análises Clínicas

2 AutoLAC Automação para Laboratórios de Análises Clínicas O AutoLAC 2007 é um software para gerenciamento operacional de laboratórios de análises clínicas que contempla todas as etapas desta atividade. Sua interface simples e agradável torna o atendimento mais rápido e seguro proporcionando ao laboratório maior qualidade no atendimento aos clientes. A capacidade de personalização e adaptabilidade do AutoLAC proporcionam uma fácil implantação e manutenção, pois todas as configurações são feitas de acordo com as rotinas internas já existentes no laboratório. Os impressos (laudos, mapas, fichas, faturas, protocolos, etiquetas, estatísticas, etc.) são 100% personalizáveis, contando com recursos de assinatura eletrônica, gráficos e envio dos laudos pela internet. O aumento da qualidade e produtividade são oferecidos pelo AutoLAC, pela integração entre os setores do laboratório, (cadastro, resultados, impressões, entregas, agendamentos, faturamento, pagamentos e caixa) além dos postos de coleta. Todos os dados dos pacientes tornam se informações gerenciais e alimentam o caixa ou o faturamento, evitando assim re trabalho. O AutoLAC possui sistema um próprio de interfaceamento integrado ao módulo de análises clinicas, não sendo necessário a aquisição de outros softwares para este fim. O AutoLAC é desenvolvido com ferramentas alta tecnologia, garantindo a qualidade e confiabilidade do sistema. Possui sistema de backups, atualizações automáticas e suporte técnico proporcionando uma relação de baixo custo e alto benefício na resolução de dúvidas. Este produto recebe o know how da Nefrodata Sistemas que é Lider em Automação de Centros de Diálise no Brasil. Tel.: +55 (37)

3 Índice 1 MENU ARQUIVOS 1.1 Aparelhos Setores Bancadas Laboratório de Apoio Materiais Métodos Recipientes Exames Cadastro Exame Componentes Resultados Valor de Referência Códigos Externos Limites Críticos Configuração de Laudos Variáveis Exames no Laboratório de Apoio Rotinas Local de Coleta Médicos Classificação Responsável Tipos de Resultado Antimicrobianos Germes Parasitas Descrições Textos Textos Formatados Observações Questionários Tabela de Preço Convênios e Planos Identificação Faturamento /Planos Modelos de Fatura Arquivo Eletrônico Instruções para Faturamento Instruções para Atendimento Pacientes Etiquetas 55 3

4 2 MENU MOVIMENTAÇÃO 2.1 Requisição de Exames Pesquisa Cadastro de Paciente Cadastro de Requisição Pagamento após requisição Requisição Complementar Impressões após requisição Alterar Solicitação Excluir Solicitação Pagamento Impressões Agendamento de Exames Pacientes Orçamento de Exames Preparo de Exames Instruções do Convênio Atalhos do sistema Mapa de Trabalho Digitação de Resultados Conferência de Resultados Impressão de Laudos Entrega de Resultados Laudos por E mail Orçamento de Exames Impressão de Etiquetas Atendimento Domiciliar Não Conformidades Comunicação de Limite Crítico Comunicação a Clientes Alteração Requisições Recebimento Materiais Informações Complementares Adicionar Exames Informações Etiquetas L.A Alteração do Número de Protocolo Alterar data de Requisições Desmembrar Requisições Assinatura Eletrônica Cadastro Automático Exportar/Importar AutoLAC < > AutoLAC AutoLAC < > ACD AutoLAC < > Laboratórios de Apoio Organização de Bancadas Histórico de Pacientes Manutenção Arquivo Morto Auditoria do Sistema Importar Relatório 99 4

5 Rastreabilidade Módulo Apoio AutoLAC Apoio Apoiado MENU FATURAMENTO 3.1 Manutenção da Data do Faturamento Faturamento de Convênios Faturamento SUS Histórico de Faturamentos Nota Fiscal Caixa TELA PRINCIPAL 4.1 Dados do Laboratório Mudar de Senha Trocar de Usuário Arquivos Externos Gerador de Relatórios Parâmetros do Sistema Cópia de Segurança Controle de Acesso Relatórios Personalizados Agenda do Usuário Novidades da Versão 139 5

6 1 - MENU ARQUIVOS APARELHOS O cadastro de aparelho é utilizado no cadastro de exames e serve para informar em qual aparelho o exame será realizado. Botões: [Incluir] para iniciar o cadastro de um novo aparelho. [Editar] para alterar o cadastro de um aparelho selecionado. [Atualizar] para atualizar as informações da grade. [Imprimir] para imprimir listagem de aparelhos. [Fechar] para fechar a janela. Ao clicar no botão [Incluir] a seguinte janela será exibida: Código: é preenchido automaticamente. Descrição: para informar o nome do aparelho. Interfaceamento O sistema AutoLAC possui interfaceamento com diversos modelos de aparelhos, nesta janela configuramos os aparelhos interfaceados. Equipamento: selecione o equipamento a ser interfaceado. Prefixo Objetos: informe uma sigla correspondente a máquina acompanhando do símbolo $. Situação: será exibido se o aparelho está ou não interfaceado. [Ativar/Desativar]: ativa ou desativa o interfaceamento do equipamento. Obs.: Mesmo que o laboratório não possua interfaceamento dos equipamentos, este cadastro poderá ser realizado para se informá lo no cadastro de exames ver 1.8 pág14. 6

7 1.2 - SETORES O cadastro de setores permite ao laboratório controlar as urgências em cada setor. Botões: [Incluir] para iniciar o cadastro de um novo setor. [Editar] para alterar o cadastro do setor selecionado. [Atualizar] para atualizar as informações da grade. [Imprimir] para imprimir listagem de setores. [Fechar] para fechar a janela. Ao clicar no botão [Incluir] a seguinte janela será exibida: Código: é preenchido automaticamente. Setor: para informar o nome do setor. Tempo para Alerta: para informar quanto tempo antes da entrega do resultado o setor deverá ser alertado. Emite alerta visual de prazo de entrega de resultados? Marque o check box para que o sistema mostre uma janela de alerta quando houver resultados para serem entregues com urgência. Obs.: Este cadastro só terá funcionalidade para o uso do módulo de Controle de Urgências. 7

8 1.3 - BANCADAS Permite o cadastro das bancadas existentes no laboratório. Este cadastro também permite classificar e ordenar a emissão dos laudos e mapas de trabalho. Botões: [Incluir] para iniciar o cadastro de uma nova bancada. [Editar] para alterar o cadastro da bancada selecionada. [Atualizar] para atualizar as informações da grade. [Imprimir] para imprimir uma listagem de bancadas. [Fechar] para fechar a janela. Ao clicar no botão [Incluir] a seguinte janela será exibida: Detalhes: Código: é preenchido automaticamente. Bancada: para informar o nome da bancada. Arquivo Mapa: esta opção é utilizada somente para a impressão de Mapa de Trabalho Coletivo, neste caso devese selecionar o formulário referente ao mapa. Ordem Laudos: utilizado para ordenar a impressão dos laudos. Informe em cada bancada a ordem que a mesma será impressa. Ordem Mapas: utilizado para ordenar a impressão dos mapas. Ex.: 1º Bioquímica, 2º Hematologia e etc. Setor: para informar o setor na qual esta bancada pertence para que quando houverem exames para serem feitos com urgência o alerta possa ser emitido ao setor. Obs.: Não é obrigatório informar a Ordem Laudos e/ou Mapas. A associação da bancada ao setor será somente para o uso do módulo de Controle de Urgências. 8

9 1.4 - LABORATÓRIO DE APOIO É o cadastro dos laboratórios de apoio que prestam serviços ao laboratório. Botões: [Incluir] para iniciar o cadastro de um novo Laboratório de Apoio. [Editar] para alterar o cadastro de um Laboratório de Apoio selecionado. [Atualizar] para atualizar as informações da grade. [Imprimir] para imprimir uma listagem dos Laboratórios de Apoio cadastrados. [Fechar] para fechar a janela. Ao clicar no botão [Incluir] a seguinte janela será exibida: Guia: 1 Dados Código: é preenchido automaticamente. Nome: para informar o nome do Laboratório de Apoio. Endereço, Bairro, CEP, Cidade, Estado, CGC, Inscrição, Responsável, Contato, Telefone, Fax, E Mail: o preenchimento destas informações não é obrigatório, fica a critério do laboratório o preenchimento. Etiqueta Sequencial: informe um número para que o sistema possa segui lo sequencialmente. Ex.: informe o sequencial 100, e continuará: 101,102,103 e etc. Esta opção é utilizada no preenchimento Automático da numeração das etiquetas do laboratório de apoio ver pág. 82. Máscara: para informar uma máscara para a numeração da etiqueta. Esta máscara deverá ser preenchida com 0 (zeros). Ex.: para uma etiqueta de 5 dígitos informe: Modelo: refere se ao modelo de etiqueta que será utilizada para o Laboratório de Apoio. Para cadastro do modelo de etiqueta é necessário entrar em contato com o Suporte Técnico da LifeSys Informática. 9

10 Guia 2 Preços de Exames Na guia Preços de Exames teremos todos os exames cadastrados no sistema. Quando cadastramos um Laboratório de Apoio é necessário gravar o cadastro para só então visualizar a tela com a lista de exames. Exame: na coluna exame teremos os mnemônicos dos exames cadastrados no sistema. Descrição: na coluna descrição teremos os nomes dos exames cadastrados no sistema. Código: na coluna código podemos informar se necessário o código do exame do Laboratório de Apoio. Valor: na coluna valor podemos informar, se necessário, o valor cobrado pelo laboratório de apoio para realizar o exame Localizar: utilize o campo localizar para pesquisar os exames pelo mnemônico, descrição ou código. Para mudar o critério de pesquisa clique no título da coluna que deseja pesquisar, assim o símbolo aparecerá indicando que a coluna está selecionada e pronta para pesquisa. Relatórios associados ao Laboratório de Apoio: Menu Informações Relatórios Situação de Exames (Lab. Apoio) Informa a situação dos exames no laboratório de apoio: Pendente, Impresso, Entregue e etc. Menu Informações Relatórios Faturamento Lab. Apoio Informa o valor cobrado dos pacientes dos exames realizados em laboratório de apoio. Obs.: Os valores exibidos neste relatório são os valores praticados pelo laboratório variando de acordo com cada convênio e plano. Menu Informações Relatórios Pagamento Lab. Apoio Informa os valores cobrados pelo laboratório de apoio dos exames realizados. Obs.: Para que este relatório funcione corretamente é necessário se preencher os preços de exames no laboratório de apoio, conforme vimos acima. Menu Informações Relatórios Exames Por Lab. Apoio Quantidade Informa a quantidade de exames realizados em cada laboratório de apoio por período. Menu Informações Relatórios Exames Por Lab. Apoio Valores Informa os valores cobrados de cada paciente por exames realizados em laboratórios de apoio. 10

11 1.5 - MATERIAIS Trata se do dos materiais colhidos dos pacientes para a realização de exames. A maioria dos materiais colhidos em laboratórios já vão cadastradas no sistema e outros materiais podem ser adicionados de acordo com a necessidade. Botões: [Incluir] para iniciar o cadastro de um novo material. [Editar] para alterar o cadastro do um material selecionado. [Atualizar] para atualizar as informações da grade. [Imprimir] para imprimir uma listagem de materiais. [Fechar] para fechar a janela. Ao clicar no botão [Incluir] a seguinte janela será exibida: Código: é preenchido automaticamente. Descrição: para informar o nome do material. 11

12 1.6 - MÉTODOS Trata se dos métodos usados para o processamento de exames. A maioria dos métodos utilizados em laboratórios já vão cadastradas no sistema e outros métodos podem ser adicionados de acordo com a necessidade. Botões: [Incluir] para iniciar o cadastro de um novo método. [Editar] para alterar o cadastro do um método selecionado. [Atualizar] para atualizar as informações da grade. [Imprimir] para imprimir uma listagem de métodos. [Fechar] para fechar a janela. Ao clicar no botão [Incluir] a seguinte janela será exibida: Código: é preenchido automaticamente. Descrição: para informar o nome do método. 12

13 1.7 - RECIPIENTES Trata se dos recipientes utilizados para coleta de material dos pacientes. Botões: [Incluir] para iniciar o cadastro de um novo recipiente. [Editar] para alterar o cadastro do um recipiente selecionado. [Atualizar] para atualizar as informações da grade. [Imprimir] para imprimir uma listagem de recipientes. [Fechar] para fechar a janela. Ao clicar no botão [Incluir] a seguinte janela será exibida: Identificação: é preenchido automaticamente. Descrição: para informar o nome do recipiente. Material: para informar o tipo de material armazenado no recipiente (Sangue, Fezes, Urina, Soro. Obs.: o cadastro dos recipientes (tubos) é indispensável para emissão de etiquetas. 13

14 1.8 - EXAMES Trata se do cadastro dos exames e modelos de laudos que serão realizados pelo laboratório. A maioria dos exames realizados em laboratórios já vão cadastrados no sistema e outros exames podem ser adicionados de acordo com a necessidade. [Incluir] para iniciar o cadastro de um novo exame. [Editar] para editar o exame selecionado. [Atualizar] para atualizar janela após cadastro de exame. [Imprimir]para imprimir listagem dos exames cadastrados. [Copiar] para copiar um exame já cadastrado. [Identific.] para alterar o mnemônico do exame selecionado. [Importar] para importar um exame de um arquivo de exportação. [Exportar] para exportar um exame para um arquivo [Preços] para cadastrar ou alterar o preço de um exame pré selecionado. [Layout] para copiar o layout de um laudo (RTF) já configurado. [Agrupar] para agrupar os exames para consulta de exames anteriores. [Fechar] para fechar a janela. Ao clicar no botão [Incluir] a seguinte janela será exibida: Guia Exames Código: para preenchimento do mnemônico do exame. Permissão Especial: para casos que o exame precise ter com permissão para digitação e impressão do resultado. Bloqueado: para bloquear o exame para que ele não seja incluído nas requisições. Bloqueado Temporariamente: para bloquear o exame por um tempo e exibir uma mensagem a recepcionista informando os motivos. Ex.: Falta de reagente ou kit. Descrição: para informar o nome do exame. Sinônimo: para informar um sinônimo para o exame. Material: para selecionar qual material é necessário para se realizar o exame ver 1.5 pág.11. Vol.: para informar o volume do material a ser colhido. Método: para selecionar o método que será utilizado para a realização do exame ver 1.6 pág. 12. Bancada: para se definir a bancada do exame ver 1.3 pág. 8. Aparelho: para definir em qual aparelho o exame é realizado. Esta opção serve para indicar os exames que serão realizados em equipamentos interfaceados ver 1.1 pág. 6. Lab.Apoio: para selecionar laboratório de apoio que realizará o exame. Se o exame não é feito em laboratório de apoio deixe o campo em branco. Sexo: para definir para quais sexos o exame poderá ser realizado. 14

15 Notificação compulsória: opção que quando marcada e o resultado do exame está fora da normalidade (alterado), será possível emitir um relatório de forma que possa ser enviado aos órgãos solicitantes. Dias entrega: para se informar quanto tempo para processamento do exame. Esta data é utilizada para fazer a previsão de entrega. Tubo: para selecionar qual tubo será utilizado para coleta do material ver 1.7 pág. 13. Tubo separado: para casos onde o material é colhido duas ou mais vezes. Ao se marcar esta opção pode definir também a quantidade de etiqueta que serão impressas para o exame. Tipo Observ.: para filtrar as observações que serão exibidas para o exame. Quant. Padrão: para casos onde se deseja cobrar o exame mais de uma vez. Preço de Custo: para que se informe o preço de custo do exame no laboratório, para se evitar solicitações de exames com preço abaixo do custo. Informações das guias: Preparo: instruções que poderão ser exibidas a atendente de forma a orientar o paciente e ao colhedor sobre os cuidados para colher o material. Esta informação poderá ser impressa no orçamento. Colheita / Conserva: instruções que poderão ser exibidas as pessoas que manipulam as amostras de forma a orientar sobre os cuidados que este deverá tomar com o material colhido. Observação Padrão: observação comum a todos os resultados do exame. Esta observação será exibida automaticamente na digitação do resultado e no laudo do exame. Resultados Alterados: função utilizada para exames onde o resultado é um texto digitado, assim informamos neste campo palavras ou frases que indicam alteração no resultado. Utilizado quando se usa a notificação compulsória. Mapa de Trabalho1/2: destinado a montagem do mapa de trabalho (ficha de bancada. Temos duas abas Mapa de Trabalho 1 e Mapa de Trabalho 2, isso para que seja possível configurar um modelo para impressora Matricial e outro para Jato de Tinta/Laser. 15

16 1.8.2 Componentes São os elementos de composição de um exame. Os componentes determinam como será realizada a transcrição (digitação) dos resultados, assim como também a sua impressão nos laudos. Ao clicar no botão [Incluir] a janela de cadastro de componente será exibida. (Figura 2) Resultados Identificação: é preenchido automaticamente. Id. Resultado: para informar a variável que receberá o resultado digitado para o componente. Ex.: R001. Id. Resultado 2: somente para resultados Inf/Calc (Informado e Calculado). Neste caso o Id. Resultado 2 será referente à caixa com o resultado do cálculo. Ex.: R002. Figura 1 Id. V.R.: para informar a variável que receberá o valor de referência para o componente. Ex.: V001. Descrição: para informar o nome do componente, este nome será impresso no laudo. Resultado: para se definir o tipo de resultado terá o componente, sendo eles: Título: para definir um título ou espaço entre os componentes. Informado: para componentes cujo resultado serão digitados pelo usuário. Calculado: para fazer cálculos com os componentes já cadastrados. Inform./Calc: para resultados onde o usuário informará um valor e o sistema fará um cálculo com o mesmo. Unidade: para informar a unidade de apresentação do resultado (%, mg/dl, minutos, milhões e etc.). Figura 2 16

17 Tipo: para informar o tipo do componente, sendo eles: Numérico: para que o campo de digitação do resultado aceite apenas caracteres numéricos. Descrição Digitada: para que o campo de digitação aceite qualquer tipo de informação (números, letras, símbolos e etc.). Descrição Padrão: para que no campo resultados seja possível selecionar um tipo de resultado padrão. Para isso deve se associá lo aos tipos de descrições já cadastrados ou cadastrar uma nova descrição de acordo com o resultado do exame ver pág. 38. (Ex.: Grupo Sanguíneo: A, B, O, AB. Neste caso ao se informar o resultado teremos a possibilidade de selecionar qualquer uma das opções). Germe: para que o resultado seja a escolha de um germe ver pág. 37. Antimicrobiano: para que no resultado seja a escolha de um antimicrobiano ver pág. 37. Parasita: para que no resultado seja a escolha de um parasita ver pág. 37. Texto Digitado: para que no resultado seja a digitação de um texto livre. Texto Padrão: para que no resultado seja a escolha de um texto padrão pré cadastrado ver pág. 38. Texto Formatado: para que no resultado seja a escolha de um texto formatado pré cadastrado ver pág. 38. Imagem: para que no resultado seja possível carregar uma imagem disponível no computador. Valor Padrão: para que informar um valor padrão para o resultado (resultado mais comum). Ex.: exame HIV o resultado mais comum é Negativo. Neste caso o resultado já virá informado e poderá ser modificado se necessário. Máscara: campo para se definir o formato do resultado do exame. É utilizado somente para resultados numéricos. As variáveis que configuram a mascara são: 9: para se definir a obrigatoriedade do campo no resultado. Z: para que seja possível digitar o campo, mas não seja obrigatório. S: para se alinhar os componentes de acordo com os demais, quando se utiliza os laudos em RTF. Ex.: A máscara Z9,9 os campos que correspondem ao 9 são de digitação obrigatória, se não digitado o sistema definirá como 0. O campo correspondente ao Z não é de preenchimento obrigatório, porém se o usuário necessitar poderá usá lo. Veremos 3 tipos de resultados e suas variações de acordo com a máscara definida: Z9,9 a) 1,5 se digitamos 1,5. Neste caso o campo referente ao Z não aparece. b) 5,0 se digitamos 5. Neste caso o campo referente ao 9 foi convertido pra 0. c) 15,0 se digitamos 15. Neste caso necessitamos usar o campo referente ao Z. 17

18 Valor Absurdo (Menor que / Maior Que): para se definir os valores a faixa de valores considerados absurdos para o resultado do exame. Ex.: é impossível que um paciente possua uma glicose Menor que 20 e Maior que 200. Informando estes dois valores no cadastro do componente da glicose, podemos evitar erros na digitação dos resultados. Faz crítica do resultado na conferência: utilizada somente para os laboratórios que utilizam assinatura eletrônica dos laudos. Esta opção permite que na conferência dos resultados, os exames que estiverem fora do valor de referência sejam destacados. Fórmula: para se inserir as fórmulas nos casos de exames Calculados ou Informado/Calculado. Assim podemos fazer qualquer tipo cálculo com os componentes do sistema. Utilize: * para multiplicação. / para divisão. + para adição para subtração sqrt para raiz quadrada. Ex.: sqrt ([COMPONENTE]). ^ para elevar um componente ao quadrado, cubo e etc. Ex: [COMPONENTE]^2 elevando ao quadrado. Ln para logaritmo. Ex.: ln ([COMPONENTE]). Para equações utilize parênteses. Observação: Para resultados Informado/Calculado, podemos informar a máscara do campo e a unidade do exame. Para isso utilize: Unidade aspas dupla Ex: mg/dl Máscara { } chave Ex.: {Z99} Condição: para se definir uma condição para o resultado de exame: Ex.: = 100, neste caso o resultado deve ser igual a 100, caso seja diferente o sistema não permitirá que seja gravado. Informe assim uma mensagem para ser exibida ao usuário quando o componente estiver fora da condição informada. Esta opção é utilizada no somatório do Leucograma do Hemograma por exemplo. 18

19 Fórmulas: Para exames cujo resultado é Calculado ou Informado/Calculado a opção de inserir fórmula fica ativa. Resultado Calculado: este tipo de resultado é utilizado para fazer operações entre os componentes do exame. Resultado Inf/Calc: este tipo de resultado faz cálculos com o resultado dele mesmo, é necessário que se grave o componente para que ele seja listado na lista de componentes do botão [Fórmulas] conforme veremos abaixo. Ao clicar no botão, a lista de componentes cadastrados será exibida, selecione o componente que deseja para que ele vá para o campo de fórmulas. Selecione a operação que deseja realizar: +; ; /; *; ln; sqrt; ^ e clique no botão outro componente. novamente para selecionar o Você pode fazer operações entre os próprios componentes ou informar valores. Ex.: Multiplicar um componente por 10. [COMPONENTE]*10. Siga estes passos até concluir a montagem da fórmula. Vamos montar uma das fórmulas do exame Eritrograma como exemplo, esta fórmula é a do CHCM. Fórmula: Hemoglobina x 100 Hematócrito No sistema selecionaremos primeiro o componente Hemoglobina, depois digitaremos o símbolo da multiplicação * em seguida digitaremos o valor 100, depois digitaremos o símbolo da divisão / e finalmente selecionaremos o componente Hematócrito. No AutoLAC a fórmula será exibida da seguinte forma: [Hemoglobina...:]*100/[Hematócrito...:] Obs.: Os colchetes são inseridos automaticamente pelo sistema, portanto não os apague. Mudanças nos nomes dos componentes afetarão a fórmula, neste caso apague a e a faça novamente. 19

20 Em termos práticos: Campo calculado: no Hemograma possuímos a soma de todos seus componentes (Total). Campo Informado/Calculado: também no Hemograma temos exemplos de resultados Inf./Calc. Resultado Numérico: no exemplo ao lado todos os resultados são numéricos. Descrição Padrão: no exame de Urina a maioria dos resultados são Descrição Padrão. Os campos com descrição padrão são campos que permitem a seleção do resultado através de uma caixa de opções. Valor Padrão: ainda no exame de urina temos exemplos de componentes que possuem valor padrão cadastrado, assim ao abrir para digitação os campos já vem com os resultados mais comuns preenchidos. No exemplo da Urina podemos ver no componente Cor, o resultado Amarelo Claro definido como padrão. Antimicrobiano: no exemplo ao lado temos um resultado definido como Antimicrobianos, assim na hora da digitação do resultado a caixa é exibida e uma opção para se escolher os antimicrobianos desejados. A forma de seleção dos outros resultados (Germes, Parasitas, Textos, Textos Formatados) são a mesma do vimos ao lado. Para abrir a caixa de opções e selecionar o resultado desejado, clique no botão, que se encontra do lado do campo. 20

21 1.8.4 Valor de Referência [Exibir valores de Referência Inativos] para exibir valores de referências antigos. Todas as mudanças realizadas nos campos: Método, Unidade e alterações de qualquer tipo nos valores de referências já existentes geram um histórico que poderá ser consultado ao se marcar a opção. O histórico serve para consultar os valores de referência anteriores além de ser utilizado para impressões de laudos antigos sempre respeitando os valores de referência da época em que o exame foi realizado. [Incluir] para iniciar o cadastro de um novo valor de referência. [Editar] para editar o valore de referência selecionado. [Excluir] para excluir o valor de referência seleciona. Ativo: informa se o valor de referência está ativo ou não. Obs.: os valores de referências inativos são os que estão no histórico. Sexo: para informar para qual sexo será o valor de referência. Data: informa à data que o valor de referência foi cadastrado ou sofreu a ultima modificação. Idade: para informar a faixa de idade para o valor de referência: Inicial: para informar a idade inicial e a forma de contagem (Dia, Mês ou Ano). Final: para informar a idade final e a forma de contagem (Dia, Mês e Ano). Mínimo: para informar o valor mínimo para a faixa de idade e sexo indicados acima. Máximo: para informar o valor máximo para a faixa de idade e sexo indicados acima. Texto: digite o texto que será impresso no laudo e a mensagem que será exibida na digitação do resultado. Ex1.: Sexo: Ambos Idade inicial: 0 Dias Idade final: 2 Anos (a) Mínimo: 3,800 Máximo: 5,400 Texto: 3,800 a 5,400 milhões/mm3 Importante: para prosseguirmos com o cadastro dos valores de referência acima, devemos iniciar o cadastro do novo valor com a idade final do valor de referência cadastrado anteriormente e assim por diante. Veja nos exemplos: Ex2.: Ex3.: Sexo: Ambos Idade inicial: 2 Anos (a) Idade final: 9 Anos (b) Mínimo: 4,000 Máximo: 5,300 Texto: 4,000 a 5,300 milhões/mm3 Idade inicial: 9 Anos (b) Idade final: 18 Anos 21

22 Lembretes: Na figura ao lado temos os valores de referência cadastrados para um dos componentes, observe que a idade final do primeiro é repetida na idade inicial do segundo, conforme vimos anteriormente. Neste caso, temos o cadastro de valores de referência pronto para o componente. Se o exame possuir mais de um componente, deveremos cadastrar os valores de referência para cada um deles. Qualquer alteração feita no cadastro dos componentes o sistema solicitará que o histórico seja gravado. O histórico servirá para emissão de laudos com valores de referências do período que foi realizado Códigos Externos: São utilizados somente para fazer integrações com outros sistemas como: Nefrodata ACD RedeLAB Rhesus Hermes Pardini B2B Renal Sérgio Franco Álvaro AutoLAC Apoio Veremos melhor as configurações desta janela na configuração da integração com os sistemas citados acima. 22

23 1.8.6 Limites Críticos Os limites críticos são resultados que apresentam risco para o paciente e devem ser informados ao mesmo e a seu médico. A janela de definição do limite crítico é parecida com a do valor de referência e deve ser configurada da mesma forma. Com a configuração do critico, conseguimos visualizar a critica na digitação do resultado e posteriormente podemos fazer o controle de Não Conformidades ver pág. 79 onde temos o cadastro da comunicação do resultado crítico feito ao médico e ao paciente. Valor de Referência X Limite Crítico No Valor de Referência definimos os valores mínimo e máximo, ou seja, o sistema irá considerar o que está DENTRO da faixa definida. No Limite Crítico definimos limite mínimo e máximo, ou seja, o sistema irá considerar o que está FORA da faixa definida. Exemplos: Para definirmos valores de Limite Crítico para a Glicose: Sexo: Ambos Idade Inicial: 0 Dias Idade Final: 999 Anos Limite Mínimo: 30 Limite Máximo: 450 Texto: Limite Critico: 30 a 450 mg/dl Assim para pacientes de qualquer idade e com resultados de Glicose menores que 30 e maiores que 450 estarão na faixa de limite crítico. A caixa de digitação do resultado ficará de cor vermelha quando digitarmos resultados críticos. Na figura abaixo temos a janela de Digitação de Resultados, onde o resultado da Glicose é 25 e como alerta o sistema mudou a cor da caixa para vermelho e exibiu um balão informado que o valor digitado está fora de limite crítico. 23

24 CONFECÇÃO DOS LAUDOS Configuração dos Laudos Após cadastrar os componentes do exame, o próximo passo é configurar o laudo. Para iniciar o cadastro do laudo clique no botão [Config. Laudos]. Assim serão exibidos os modelos de laudos cadastrados no sistema. Como padrão teremos Jato de Tinta/Laser e Matricial, mas caso seja necessário novos modelos poderão ser criados A diferença entre os modelos é o laudo padrão, no modelo Jato de Tinta utilizamos fontes normais do Windows, onde a impressão é feita de acordo com o que é exibido na tela, além das fontes podemos inserir imagens, logomarcas e assinaturas eletrônicas. Já na impressora matricial o ideal é que se utilize as fontes da própria impressora tornando a impressão seja mais rápida. Ao selecionar a impressora para qual se deseja montar o laudo, teremos diversas guias na parte inferior, a primeira guia Layout é onde montaremos o laudo para impressão. Clique na guia Lista de Variáveis para visualizar os tipos de variáveis que poderão ser utilizados no laudo. Na parte superior temos os componentes fixos, ou seja, componentes que são fornecidos pelo sistema. Na coluna [Variável] temos listadas todas as variáveis. Estas devem ser utilizadas no laudo da maneira que estão descritas aqui. Devemos lembrar que em algumas variáveis temos o símbolo $$$$ que deverão ser substituídos pelo Id. Resultado cadastrado no componente do exame. Na parte inferior temos listadas as variáveis cadastradas nos componentes do exame. 24

25 Clique na guia [Layout] para começar a edição do laudo. Agora clique com o [Botão Direito] do mouse e selecione a opção [Editar]. Assim abriremos um editor de textos e é nele que faremos a configuração do laudo. 1º Título do Laudo Digite o da variável do nome do exame [NOMEEXAME], assim o sistema puxará o nome do exame conforme o do cadastro. 2º Método Digite a variável correspondente ao método [METODO], assim o sistema puxará o método cadastrado para o exame. 3º Material Digite a variável correspondente ao material [MATERIAL], assim o sistema puxará o material utilizado do cadastro do exame. 4º Componentes Digite o nome a variável correspondente ao componente seguido de _DESCRICAO, assim o sistema irá substituir pelo nome do componente. Ex.: O componente da Hemácias é R001, no laudo ficará R001_DESCRICAO. Para dar espaços entre os componentes sempre use a tecla [TAB] pressionado somente uma vez. 5º Unidade de Medida: Após pressionar [TAB] digite a variável correspondente a unidade de medida do exame [R001_UNIDADE] para que o sistema puxe do cadastro do exame. 6º Valor de Referência: Digite o nome da variável que foi digitada em Id. VR e tecle [TAB] para inserir mais uma coluna ou [Enter] para mudar de linha. IMPORTANTE: A tecla [TAB] deverá ser pressionada somente uma vez entre as variáveis, pois, será ela que definirá as colunas do laudo. Inicialmente o laudo ficará desalinhado, somente após cadastrá lo iremos configurálo. 25

26 1º Seleção do texto: selecione os componentes que deseja formatar. Obs.: A tabulação é necessária somente para exames que contêm mais de um componente. A tabulação fará com que os resultados sejam alinhados em colunas. 2º Menu Tabulação clique no menu [Formatar Tabulação] Configuração dos Laudos 3º Definindo as tabulações: como foi comentado anteriormente, as tabulações correspondem às colunas do exame. No caso do Eritrograma temos 4 colunas: 1º 2º 3º 4º Componente Resultado Unidade Valor Ref. Hemácias 10 mg/dl 10 a 15 Hematocrito 20 % 10 a 30 Então na definição da tabulação definiremos em qual posição cada coluna iniciará. O sistema saberá onde iniciará cada coluna somente se os espaços entre os componentes forem feitos com a tecla [TAB]. Assim, na janela de tabulação insira os valores referentes à posição de cada coluna exceto a primeira que sempre inicia na posição 0. No exemplo ao lado definimos que a segunda coluna (referente neste caso ao resultado), iniciará em 4 cm. A segunda coluna iniciará em 6 cm (referente à unidade de medida) e a ultima iniciará em 10 cm (referente ao valor de referência). 1º 2º 3º 4º 0 cm 4 cm 6 cm 10 cm Componente Resultado Unidade Valor Ref. Hemácias 10 mg/dl 10 a 15 Hematocrito 20 % 10 a 30 Depois de se estabelecer todas as tabulações, clique no botão [OK] para finalizar a configuração. Dica: Você pode formatar o laudo da maneira que desejar configurando os modelos e tamanhos das fontes como acontece no MS Word. 26

27 Layout Condicional: o sistema dispõe de layouts de laudos condicionais, ou seja, laudos que se adéquam a diferentes resultados de exames. São 4 modelos de layouts condicionais, onde para utilizá los é necessário se informar a condição de ativação do laudo. No exemplo ao lado, informamos que se R001>10 (R001 for maior que 10) o layout abaixo será impresso. Assim podemos criar laudos específicos de acordo com cada resultado de exame, podemos mostrar ou ocultar informações no laudo. Definindo condições para resultados em forma de texto: (Descrição Digitada e Padrão, Germe, Parasita, Antimicrobiano e etc.) As condições funcionam para qualquer tipo de resultado, porém o campo de condição diferencia letras maiúsculas e minúsculas. Outro fator importante é a forma que iremos informar estes valores no campo condição: vejamos um exemplo: Se o resultado for Positivo o layout condicional 2 será impresso. Sendo que R001 é a identificação do componente no exame. A condição será: R001 = Positivo Nos casos de exames cujo resultado do exame é texto, é necessário colocar as variáveis entre aspas simples ( ), como no exemplo acima. A definição os laudos para exames que contém somente um componente é mais simples, veja ao lado um laudo de Glicose. Imprimir exame em página separada?: a impressão de resultados é agrupada por bancada. Caso necessite que o laudo de algum exame seja impresso sozinho, marque o check box. Utilize a guia Lista de Variáveis para ver as variáveis que podem ser impressas no laudo. 27

28 Selecione um componente na lista e clique nos botões para movê los para cima ou para baixo. [Verificar Fórmulas] para verificar se as formulas inseridas no exame estão corretas. [Importar] para importar componentes já cadastrados em outros exames. [Códigos Externos] serão utilizados somente para fazer integrações com outros sistemas. [Gravar] após configurar os componentes e o laudo do exame clique para salvar as alterações Variáveis VARIÁVEL DESCRIÇÃO TIPO [NOMEEXAME] Nome do exame Descrição [MATERIAL] Material do exame Descrição [METODO] Método do exame Descrição [OBSERVACAO] Observação do exame Texto [OBSERVACAOREQUISICAO] Observação da requisição Texto [DATACOLETA] Data da coleta do material Data [HORACOLETA] Hora da coleta do material Hora $$$_DESCRICAO Nome do componente Descrição $$$_UNIDADE Un. medida do componente Descrição $$$_REGUA Régua Referêncial Imagem $$$_RA_D1 Data do resultado anterior 1 Data $$$_RA_R1 Resultado anterior 1 Descrição $$$_RA_D2 Data do resultado anterior 2 Data $$$_RA_R2 Resultado anterior 2 Descrição $$$_RA_D3 Data do resultado anterior 3 Data $$$_RA_R3 Resultado anterior 3 Descrição $$$_RA_D4 Data do resultado anterior 4 Data $$$_RA_R4 Resultado anterior 4 Descrição $$$_RA_D5 Data do resultado anterior 5 Data $$$_RA_R5 Resultado anterior 5 Descrição $$$_RA_D6 Data do resultado anterior 5 Data $$$_RA_R6 Resultado anterior 6 Descrição $$$_RA_D7 Data do resultado anterior 7 Data $$$_RA_R7 Resultado anterior 7 Descrição $$$_RA_D8 Data do resultado anterior 8 Data $$$_RA_R8 Resultado anterior 8 Descrição Obs.: Os componentes que tiverem as variáveis cadastradas serão incluídos automaticamente na listagem. As variáveis que tem o símbolo $$$ devem ser substituídas pelo identificador do exame. Ex.: R001 28

29 1.9 - EXAMES NO LAB. DE APOIO São os exames realizados pelo laboratório de apoio. É necessário cadastrar todos os exames realizados pelo laboratório de apoio e depois associá los ao cadastro de exames do sistema. Selecione o Laboratório de Apoio que deseja cadastrar os exames. o o o o o o Hermes Pardini (B2B) Fleury Rhesus Rede Lab Sérgio Franco Álvaro A quantidade de exames realizados pelos laboratórios de apoio é muito grande, ficando inviável a digitação de um a um. Por isso o AutoLAC tem a facilidade de se Sincronizar os exames. A sincronização é uma forma de importação de exames. O que diferencia a sincronização da importação é que na sincronização você poderá sincronizar o mesmo arquivo diversas vezes e o sistema irá considerar para importação somente os exames novos e os que possuem alteração em seu cadastro, ou seja, o sistema nunca irá sobrepor o cadastro de exames existentes. Baixe os arquivos de Sincronização em salve o em seu computador e depois clique no botão [Sincronizar] e localize o. Aguarde até que a sincronização seja realizada. Assim teremos a listagem de exames realizados pelo laboratório de apoio disponível em nosso sistema. Agora basta que façamos as associações entre os exames cadastrados no sistema com os exames do laboratório de apoio. Veremos a seguir as configurações específicas de exportações e importações para laboratório de apoio. 29

30 ROTINAS São uma série de exames pré definidos de acordo com o interesse e necessidade de cada laboratório. As rotinas serão utilizadas na requisição de exames e sua principal função é agilizar o atendimento. Botões: [Incluir] para iniciar o cadastro de uma nova rotina. [Editar] para alterar o cadastro de uma rotina selecionada. [Atualizar] para atualizar as informações da grade. [Imprimir] para imprimir uma listagem de rotinas. [Fechar] para fechar a janela. Ao clicar no botão [Incluir] a seguinte janela será exibida: Código: é preenchido automaticamente. Descrição: para informar o nome da rotina. Exames: exames disponíveis no sistema. Exames da Rotina: exames que compõe a rotina. Ex.: Descrição: TESTE DO PEZINHO BÁSICO Exames: FENILANINA HEMOGLOBINOPATIAS AMINOACIDOS TSH NEONATAL Normalmente quando um paciente chega para fazer um teste do pezinho à atendente tem que inserir cada exame, com a rotina, ela apenas seleciona a rotina desejada e todos os exames são inclusos na requisição, tendo a possibilidade ainda de adicionar ou remover exames. 30

31 LOCAL DE COLETA Também chamado de posto de coleta, é um local fora do laboratório, onde são atendidos pacientes que necessitam de exames. Um local de coleta pode ter um computador para recepcionar os paciente e registrar suas solicitações. Estas solicitações podem ser enviadas em meio magnético para o laboratório central. Botões: [Incluir] para iniciar o cadastro de um novo local de coleta. [Editar] para alterar o cadastro de um local de coleta selecionado. [Atualizar] para atualizar as informações da grade. [Imprimir] para imprimir uma listagem de locais de coleta. [Fechar] para fechar a janela. Identificação: insira a identificação do local de coleta. Neste campo pode se utilizar números ou letras, limitados a 2 caracteres. Descrição: para informar o nome do local de coleta. Próxima Etiqueta: será utilizado somente quando a opção [Incrementar Automaticamente o campo Número Etiqueta e reinicializá lo todos os dias?] ver pág. 125 estiver marcado nos parâmetros do sistema. Assim a numeração das etiquetas iniciará a partir desse número. Próximo Registro: se estiver configurado nos parâmetros do sistema a opção de numeração de protocolo Por Local de Coleta o usuário poderá informar qual será o número do próximo protocolo. A numeração para requisições lançadas para esse local de coleta iniciará a partir desse número. Caso esteja configurado nos Parâmetros do Sistema a opção de numeração de protocolo Único, o campo ficará inativo e o sistema irá gerar a numeração de acordo com o definido nos Parâmetros. Código Interface: será utilizado para casos onde o protocolo do paciente é identificado por código de barras. Assim quando inserirmos uma identificação em formato de letras deve se associar um número a ela para que o sistema possa localizá lo adequadamente. Ex.: Identificação: CE Descrição: Central Cod. Interface: 01 Quando possuímos a identificação em formato numérico, basta repeti la em código interface. Sempre utilizar Assinatura Eletrônica? Este check box será ativado somente quando se usa assinatura eletrônica por Local de Coleta, Convênio e Médico. Assim você poderá marcar quais locais de coleta utilizarão a assinatura eletrônica. 31

32 MÉDICOS Informações dos médicos que solicitam exames ao laboratório. Também pode ser cadastrado pela atendente no momento do atendimento ao paciente. Botões: [Incluir] para iniciar o cadastro de um novo médico. [Editar] para alterar o cadastro de um medico. [Atualizar] para atualizar as informações da grade. [Imprimir] para imprimir uma listagem de médicos. [CRM] para alterar o número do CRM de um médico cadastrado. [Fundir] para fundir cadastros repetidos. [Fechar] para fechar a janela. Fusão de Médicos: utilizada para fundir o cadastro de médicos repetidos. Clique no botão [Fundir] para iniciar o processo. Ex.: Uma atendente cadastra o médico JOSÉ DA SILVA, após algum tempo outra atendente cadastra o mesmo médico só que agora com o sem acento: JOSE DA SILVA. Assim será impossível a exclusão de um dos médicos por ambos estarem vinculados as requisições. A melhor alternativa é fundi los, ou seja, juntar os dados dos dois médicos em um único cadastro. Para isso selecione a Origem (médico que será excluído) e em seguida selecione o Destino (médico que permanecerá no sistema e receberá os dados da origem). Recomenda se que o médico de Destino seja o que contém o cadastro mais completo, pois, o processo de fusão nada mais é que a vinculação de todas as requisições a um único médico (Destino) e a exclusão da Origem. 32

33 Número do Conselho 1 : para informar o numero do CRM do médico. Conselho Profissional 2 : para informar a qual conselho profissional o médico pertence. UF do Conselho 2 : para informar a unidade federativa do conselho profissional. Nome do Médico 1 : para informar o nome do médico. CPF 2 : para informar o número do CPF do médico. Data Nascimento 3 : para informar a data de nascimento do médico. Especialidade 2 : para informar a especialização do médico. Código CBO S 2 : para informar o código CBO S (Código Brasileiro de Ocupação em Saúde) do médico. Endereço / Bairro / CEP / Cidade / Estado 2 : Para informar o endereço do consultório do médico. E mail: para informar o endereço de e mail do médico. Chave Internet: para informar a chave para envio dos laudos pela internet para médico. Telefones de Contato: para informar os telefones de contato do médico. Sempre utilizar Assinatura Eletrônica? Este check box será ativado somente quando se usa assinatura eletrônica por Local de Coleta, Convênio e Médico. Assim você poderá marcar quais os médicos permitem a utilização de assinatura eletrônica. Mensagem: Para informar uma mensagem para que seja exibida a atendente ao selecionar o médico na requisição de exames. Colunas: Código no Convênio: para informar o numero de credenciamento do médico a um determinado convênio. Intercâmbio: para informar a para o convênio se o médico é de intercambio. Obs.: 1 informações obrigatórias para o registro do médico. 2 informações obrigatórias para faturamento (TISS). 3 para imprimir listagens de médicos aniversariantes. 33

34 CLASSIFICAÇÃO Cadastro utilizado para se classificar os pacientes. Esta informação pode ser é utilizada no cadastro do paciente. Botões: [Incluir] para iniciar o cadastro de uma nova classificação. [Editar] para alterar o cadastro de uma classificação selecionada. [Atualizar] para atualizar as informações da grade. [Imprimir] para imprimir uma listagem de classificações. [Fechar] para fechar a janela. Código: é preenchido automaticamente. Descrição: para informar o nome da classificação. 34

35 RESPONSÁVEL São responsáveis pelo laboratório, este cadastro é utilizado na conferência de exames quando se usa a assinatura eletrônica de laudos. Botões: [Incluir] para iniciar o cadastro de um novo responsável. [Editar] para alterar o cadastro de um responsável selecionado. [Atualizar] para atualizar as informações da grade. [Imprimir] para imprimir uma listagem de responsáveis. [Fechar] para fechar a janela. Ao clicar no botão [Incluir] a seguinte janela será exibida: Número do Conselho 1 : para informar o numero do registro do responsável. Conselho Profissional 2 : para informar a qual conselho profissional o responsável pertence. UF do Conselho 2 : para informar a unidade federativa do conselho profissional. Código CBO S 2 : para informar o código CBO S (Código Brasileiro de Ocupação em Saúde) do responsável. Nome Responsável 1 : para informar o nome do responsável. Identidade 2 : para informar o número do documento de identidade do responsável. CPF 2 : para informar o número do CPF do responsável. Telefone/Celular: para informar os telefones de contato com o responsável. Restrição na conferência: marque o check box para que a assinatura eletrônica do responsável seja utilizada somente para os usuários que possuem no associado ao seu cadastro. 1 Obs.: informações obrigatórias para o registro do responsável. 2 informações obrigatórias para faturamento (TISS). 35

36 Assinatura: imagem da assinatura do responsável que será impressa no laudo. Para inserir a assinatura é necessário que ela esteja digitalizada no formato BMP. Clique com o botão direito sobre o campo assinatura e escolha a opção [Abrir]. Localize a pasta onde está salva a imagem da assinatura no computador e dê um duplo clique sobre ela Assim a imagem será anexada ao registro do responsável. 36

37 TIPOS DE RESULTADO ANTIMICROBIANO Cadastro dos antimicrobianos utilizados na digitação de resultados de exames com antibiograma. Identificação: para informar a identificação do antimicrobiano. Utilize letras ou números com limitação de 10 caracteres. Descrição: para informar o nome do antimicrobiano. Gram: selecione uma das opções: Ambos Positivo Negativo GERME Cadastro dos germes utilizados na digitação de resultados de exames de cultura específicos. Identificação: para informar a identificação do germe. Utilize letras ou números com limitação de 10 caracteres. Descrição: para informar o nome do germe PARASITAS Cadastro dos parasitas utilizados na digitação de resultados de exames de cultura específicos. Identificação: para informar a identificação do parasita. Utilize letras ou números com limitação de 10 caracteres. Descrição: para informar o nome do parasita. Tipo: selecione uma das opções: Helmintos Protozoários Não Especificado. 37

38 DESCRIÇÕES Cadastro de descrições utilizadas na digitação dos resultados de exames. Visa facilitar a digitação dos exames. Identificação: para informar a identificação do germe. Utilize letras ou números com limitação de 10 caracteres. Descrição: para informar o nome da descrição. Opções: para informar em cada linha à opção que estará disponível para seleção na digitação do resultado TEXTOS Cadastro de textos padronizados que poderão ser indicados para resultados de exames. Identificação: para informar a identificação do texto. Utilize letras ou números com limitação de 10 caracteres. Informe o texto que será utilizado como padrão na digitação dos resultados de exames TEXTOS FORMATADOS Cadastro de textos padronizados com formatação que poderão ser indicados para resultados de exames. Identificação: é preenchido automaticamente. Descrição: para informar o nome do texto formatado. Classificação: selecione uma classificação para o texto ou clique no botão para cadastrar uma nova classificação. Texto: para informar o texto que será utilizado como padrão na digitação dos resultados de exames. Clique no botão para abrir o Editor de Texto e adicionar as formatações desejadas. 38

39 1.16 OBSERVAÇÕES Cadastro das observações padrão que poderão ser utilizadas na digitação dos resultados de exames, visando complementar o resultado. Código: para informar a identificação da observação. Utilize letras ou números com limitação de 10 caracteres. Classificação: selecione uma classificação para a observação ou clique no botão para cadastrar uma nova classificação. Informe o texto que será utilizado como observação na digitação dos resultados de exames. 39