Admissão. TOTVS Folha de Pagamento

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1 TOTVS Folha de Pagamento

2 Sumário Sumário Admissão Objetivos Instrucionais Conceitos Inclusão de Funcionário Gestão de Pessoas Integração - Gestão de Pessoas Identificação Ficha de Registro Dados Funcionais Dados Funcionais Integração SSO Cálculo Anotações Pessoais Processos Relacionados Dependentes Alteração de Dados Alteração de Dados por Requisição Alteração de Dados RM Portal RM Portal Simulação - Inclusão do Funcinário Conclusão TOTVS Folha de Pagamento - Admissão

3 1 Admissão Olá! Seja bem-vindo ao treinamento Admissão do TOTVS Folha de Pagamento. 1.1 Objetivos Instrucionais Ao término deste treinamento, você estará apto a: Admitir funcionários seja através da inclusão manual ou de processo seletivo do TOTVS Gestão de Pessoas; Vincular dependentes; Alterar dados globais. 1.2 Conceitos O processo de admissão de um funcionário é um dos primeiros trabalhos realizados em um Departamento Pessoal. Porém, este processo está vinculado a outras informações que são importantes para que uma admissão não gere problemas futuros. Para formalizar a admissão do empregado a empresa deve registrar o funcionário e seus respectivos dados, como sua identificação, documentos funcionais como carteira de trabalho e PIS, possibilitando o correto desempenho das obrigações trabalhistas, não só em relação ao próprio trabalhador, mas também nas relações da empresa com a fiscalização do Ministério do Trabalho e Emprego - MTE. Quando se faz uma admissão é preciso saber: qual departamento/seção e função o funcionário será vinculado, seu salário, seu horário de trabalho e outras informações que a empresa julgar necessárias. 1.3 Inclusão de Funcionário A inclusão ou admissão de funcionários no TOTVS Folha de Pagamento pode ser por: 1) Inclusão direta: os dados cadastrais do funcionário são inseridos no sistema de forma manual. Acesse RH / Folha de Pagamento / guia Administração de Pessoal / Funcionários, ícone Novo. 2) Importação de dados: consiste na importação de um arquivo texto contendo os dados cadastrais do funcionário. Acesse RH / Folha de Pagamento / guia Configurações / Importações / Importação de dados do RM Labore. Nas guias referentes a funcionários, defina os dados que serão importados e qual o caminho do arquivo de importação. 3) Inclusão por processo seletivo: consiste em admitir funcionários incluídos em processo de admissão através do TOTVS Gestão de Pessoas. Acesse RH / Folha de Pagamento / guia Administração de Pessoal / Funcionários, ao clicar no ícone Novo será apresentada uma lista com os candidatos selecionados para admissão. O uso dessa integração facilita todo o processo admissional, sendo desnecessário o preenchimento dos dados pessoais do funcionário, uma vez que eles já foram preenchidos pela gestão de pessoas. 1.4 Gestão de Pessoas TOTVS Folha de Pagamento - Admissão 3

4 A admissão de pessoal no TOTVS Folha de Pagamento pode estar sujeita ao processo de seleção do TOTVS Gestão de Pessoas. Para isso, é preciso seguir as seguintes etapas: Candidato. Requisição. Recrutamento. Admissão. 1.5 Integração - Gestão de Pessoas A inclusão do funcionário pode estar sujeita ao processo de seleção do TOTVS Gestão de Pessoas, sendo assim, a empresa pode optar por contratar/admitir apenas candidatos cujo status seja Em processo de admissão. Para isso, é preciso seguir as seguintes etapas: Etapa 1: Inclusão do Candidato Os candidatos podem ser inseridos manualmente ou selecionado via processo de seleção do TOTVS Gestão de Pessoas. Para visualizar os candidatos, acesse RH / Gestão de Pessoas / guia Planejamento e Captação / Candidatos. Também é possível visualizar os currículos inseridos no banco de talentos da empresa, mas que ainda não foram aprovados para o cadastro de candidatos, para isso, acesse RH / Gestão de Pessoas / guia Planejamento e Captação / Currículos Externos. Para saber mais sobre esse processo, realize o treinamento Planejamento e Captação do TOTVS Gestão de Pessoas. Etapa 2: Requisição de Admissão Para incluir candidatos/funcionários em processo de admissão/movimentação de pessoal, podemos definir o uso obrigatório de requisições para admissão de pessoal, para isso, acesse RH / Gestão de Pessoas / guia Configurações / Parametrizador. Selecione o processo Requisições e marque o parâmetro Requisição Obrigatória para Admissão. Neste momento definimos que para incluir um candidato/funcionário em processo de admissão/movimentação de pessoal é preciso existir uma requisição de admissão (tipo aumento de quadro ou substituição) aprovada. Etapa 3: Inclusão em Processo Admissional ou Movimentação de Pessoal No processo seletivo ou na visão de candidatos/funcionários, o usuário do TOTVS Gestão de Pessoas deve acionar o processo Incluir em Processo de Admissão ou Incluir em Movimentação de Pessoal. Nesse momento o cadastro do candidato/funcionário fica disponível na tela de admissão (recrutados) do TOTVS Folha de Pagamento. Etapa 4: Admissão No TOTVS Folha de Pagamento podemos definir que somente as pessoas (funcionários ou candidatos) que estiverem em processo de admissão é que poderão ser admitidos na folha. Acesse RH / Folha de Pagamento / guia Configurações / Parametrizador, selecione o processo Integrações e marque o parâmetro Somente inclui funcionários em processo de Admissão no RM Vitae. 1.6 Identificação Ao cadastrar um funcionário será disponibilizada uma tela contendo os dados pessoais, para que seja realizado um pré-cadastro. Ao informar esses dados, será possível solicitar a localização da pessoa. Caso ela já exista na base de dados, ficará disponível para seleção, de forma que os dados pessoais do funcionário não precisarão ser preenchidos. Atenção! Ao cadastrar um funcionário com o mesmo Nome, Nascimento, Estado Natal e Cidade de uma pessoa já registrada no sistema todos os dados pessoais de um registro estarão diretamente ligados ao outro, ou seja, ao efetuar alterações nos dados pessoais de um registro, o outro será atualizado automaticamente. Apenas dados pessoais e não funcionais. 4 TOTVS Folha de Pagamento - Admissão

5 O usuário pode definir o número de dígitos da chapa utilizada na empresa através da configuração de uma máscara em RH / Folha de Pagamento / Guia Configurações / Parametrizador. Selecione o processo Folha Mensal. Atenção! Para todo funcionário deve existir uma chapa vinculada. Símbolos usados para máscara: # Para números L (maiúsculo) para campo alfabético e de preenchimento obrigatório. l (minúsculo) para campo alfabético e de preenchimento facultativo. A (maiúsculo) para campo alfanumérico e que os dígitos devem ser preenchidos obrigatoriamente. a (minúsculo) para campo alfanumérico, podendo ser digitados letras e números. Q (maiúsculo) para qualquer caractere, menos os separadores (:., ; /). Ainda sobre a configuração de máscara de chapa, o usuário pode fazer uso do dígito verificador. Para chapas numéricas, o sistema permite o cadastro automático de chapas sequenciais por coligada. 1.7 Ficha de Registro Em todas as atividades, conforme determinado pelo Ministério do Trabalho, é obrigatório para os empregadores o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico. O número de ficha de registro pode ser gerado automaticamente, ou ser informado pelo usuário do sistema. Para gerar a ficha de registro automática, acesse RH / Folha de Pagamento / guia Configurações / Parametrizador, e selecione o processo Folha Mensal. Verifique as outras opções para ficha de registro de tipos específicos de funcionários. 1.8 Dados Funcionais Os dados referentes ao registro funcional da pessoa devem ser registrados nas guias pré-dispostas no cadastro de funcionários do TOTVS Folha de Pagamento, tais como: Informações pessoais. Informações contratuais. Alocações. Informações para o cálculo. Banco Pagamento-Financeiro. Rotinas Mensais Anuais. Sindicato. Alguns campos do cadastro de funcionários são pré-definidos pelo sistema como preenchimento obrigatório para devida identificação desses na base de dados, mas o usuário também pode definir campos obrigatórios de preenchimento conforme necessidade da empresa, bastando para isso, clicar com o botão direito do mouse sobre o campo que deseja tornar obrigatório e selecionar o parâmetro correspondente. TOTVS Folha de Pagamento - Admissão 5

6 Para funcionários do tipo horista, o sistema permite informar o salário hora ao invés do salário mensal, para isso, deve ser marcado o parâmetro correspondente no Parametrizador do sistema. Para funcionários cujo salário é composto por mais de uma atividade na empresa, comum a professores que recebem por matéria lecionada, basta marcar o parâmetro correspondente na guia Informações Contratuais Salário/Jornada. Os eventos que compõem o salário deverão ser informados através do anexo Folha de Pagamento / Salário Composto. Também são campos referentes ao registro funcional que auxiliam nos cálculos e relatórios gerados pelo sistema: Data Base, Data de transferência, Membro da CIPA e Membro Sindical. Os históricos disponibilizados no cadastro do funcionário devem estar devidamente preenchidos para correta emissão de relatórios retroativos. Além dos campos existentes no cadastro do funcionário, o sistema permite o cadastro de campos complementares. Acesse RH / Folha de Pagamento / guia Administração de Pessoal / Campos Complementares / Funcionários. 1.9 Dados Funcionais Conheça alguns dados referentes ao registro funcional da pessoa que devem ser registrados nas guias pré-dispostas no cadastro de funcionários do TOTVS Folha de Pagamento. Informações Pessoais : Algumas podem ser consistidas ao se admitir uma pessoa, por exemplo, PIS e carteira de trabalho (CTPS), para isso, basta marcar o parâmetro correspondente no Parametrizador do sistema. Informações Contratuais: Contém dados do registro do funcionário como data e tipo de admissão, determinação de contrato por prazo, função, salário, forma de recebimento, dentre outros. A data de admissão pode ser considerada como padrão o primeiro dia da competência corrente, para isso, basta marcar o parâmetro correspondente no Parametrizador do sistema. Alocações: Vinculação do funcionário à seção de trabalho. Informações para cálculo: Informação da situação corrente ao funcionário na empresa, mas também valores vinculados a ele, como percentual de adiantamento, cálculo de INSS, vale transporte, dentre outros. Banco Pagamento Financeiro: Contém dados referentes ao pagamento da folha por meio eletrônico, além de dados para lançamento financeiro da folha. Rotinas Mensais Anuais: Contém dados respectivos ao recolhimento do FGTS e declaração da SEFIP e RAIS, além de dados para contabilização da folha. Sindicato: Vinculação ao cadastro de sindicatos, para configuração de acordo/convenções coletivas, por exemplo, vale-transporte ou médias Integração SSO 6 TOTVS Folha de Pagamento - Admissão

7 O exame médico admissional deverá ser realizado antes da contratação do colaborador, visando avaliar suas aptidões físicas e mentais para a função desejada e se o exercício da função pretendida não trará agravos a sua saúde. Além disso, o exame médico periódico deverá ser realizado em tempos pré-determinados para todos os colaboradores da empresa. Através da integração ao TOTVS Segurança e Saúde Ocupacional, é possível saber quais os exames vinculados aos colaboradores e para visualizá-los o usuário da folha ou da saúde do trabalho deve executar o processo Gerar exames pendentes disponível no cadastro de funcionários Cálculo Por meio da guia Informações para o cálculo, o sistema dispõe de parâmetros no cadastro do funcionário que permitem um controle para arredondamento de salário, percentual de adiantamento e valor de ajuda de custo para cálculo da folha e afins. Arredondamento Quando a empresa trabalha com arredondamento do líquido do envelope de pagamento (para que não fique com centavos) informe um valor de referência para arredondamento no campo correspondente do cadastro de funcionários. Exemplo: Valor do campo Arredondamento = R$ 1,00. O líquido de R$ 453,28 passará a ser R$ 454,00, pois o sistema pagará um evento de arredondamento, provento no valor de R$ 0,72, para complementar o valor de arredondamento que é de R$ 1,00. O valor pago como arredondamento (R$ 0,72 no exemplo anterior) será descontado no próximo período calculado. Controle de Saldo de Verbas O cálculo é semelhante ao arredondamento. Para tal controle, marque o parâmetro Utiliza controle de saldo de verbas. Será habilitado no anexo Movimento / Ficha financeira, a guia Verbas c/insuficiência de saldo. Exemplo: Se o funcionário está com débito de R$ 700,00 de farmácia conveniada à empresa e possui total de proventos R$ 500,00, o sistema armazenará o saldo relativo à diferença entre proventos e descontos (R$ 200,00) na guia mencionada para posterior desconto. Valores associados O sistema permite a inclusão de valores associados a serem pagos na folha de pagamento mensal dos funcionários. Esses valores podem ter diversos tipos definidos na tabela dinâmica INT Anotações Pessoais O sistema permite o armazenamento de anotações pessoais realizadas para os funcionários através do anexo Folha de Pagamento / Anotação Pessoal. Podemos incluir diversos tipos para anotações pessoais, esses tipos podem ser incluídos na tabela dinâmica INT40. As anotações pessoais dos funcionários podem ser gerenciadas pelo gestor através do RM Portal: Recursos Humanos / Equipe / Subordinados, anexo Anotação Pessoal. Para empresas que trabalham integradas ao TOTVS Gestão de Pessoas a anotação pode ser cadastrada por este sistema. TOTVS Folha de Pagamento - Admissão 7

8 1.13 Processos Relacionados Os seguintes processos estão relacionados à admissão de funcionários: Exclusão de funcionários exclusão de funcionário cuja situação for A-Ativo e data de admissão dentro da competência corrente ou funcionário cuja situação for Z-Admissão próximo mês e data de admissão maior ou igual à competência corrente. Deve ser realizado no caso de ter ocorrido um equívoco ao registrar o funcionário; Chapa e coligada centralizadora de IRRF/INSS tratamento do cálculo de IRRF para as pessoas que tiverem mais de um vínculo na mesma coligada e para o cálculo de INSS para as pessoas que tiverem mais de um vínculo considerando todas as coligadas. Sempre que se tratar de funcionário com múltiplos vínculos, é possível informar a chapa centralizadora para desconto do IRRF/INSS, e a coligada centralizadora para desconto do INSS, onde somente os funcionários centralizadores sofreram os devidos descontos; Troca de chapa processo deve ser realizado para alterar a chapa do funcionário conforme máscara definida nos parâmetros do sistema e ficará indisponível quando for parametrizado o uso de chapas sequenciais Dependentes Na seção dos dependentes do empregado são cadastrados os dados documentais e incidências para a gestão dos cálculos de salário família, IRRF, pensão alimentícia, dentre outros. Acesse RH / Folha de Pagamento / guia Administração de Pessoal / Funcionários, anexo Folha de Pagamento / Dependentes. Para desconto do imposto de renda, a incidência em IRRF deverá ser marcada quando a idade do dependente for superior a 21 anos, considerando o parâmetro Universitário/Cursando Escola Técnica 2º Grau, conforme determina a relação de dependência do IRRF Alteração de Dados Após a admissão (inclusão) de funcionários, talvez seja necessária a alteração de dados cadastrais já informados. Para isto, o sistema dispõe do módulo de Alteração de dados globais. A Alteração de dados simplifica a folha de pagamento, principalmente, se é preciso alterar dados de muitos funcionários antes de processar a folha de pagamento. O sistema tem duas maneiras para realizar alterações de dados cadastrais e/ou funcionais: De forma direta no TOTVS Folha de Pagamento por meio do cadastro do funcionário ou por alteração global. Integrada à requisição de alteração de dados funcionais, transferência ou transferência com alteração de dados funcionais do TOTVS Gestão de Pessoas, as quais podem alterar: salário, função e/ou seção. Para os campos complementares também é possível fazer alteração global. Para alterar os dados individualmente, acesse o cadastro de funcionários; para alterações globais, acesse RH / Folha de Pagamento / guia Administração de Pessoal / Alterações Cadastrais Alteração de Dados por Requisição A Alteração de dados funcionais através do uso de requisições se dá em 3 etapas: 8 TOTVS Folha de Pagamento - Admissão

9 Etapa 1: Definição da obrigatoriedade do uso de requisição para alteração de dados No TOTVS Gestão de Pessoas acesse o menu Opções/Parâmetros/RM Vitae, pasta Requisições, marcando os parâmetros Requisição Obrigatória para Cargo e/ou Salário, Requisição Obrigatória para Transferir Funcionário e Requisição Obrigatória para Transferir e Alterar Dados Funcionais. Nesta etapa definimos que para alterar o cargo, salário ou seção do funcionário, é preciso existir, de acordo com a alteração a ser feita, uma requisição aprovada no TOTVS Gestão de Pessoas. Etapa 2: Inclusão da requisição O requisitante da alteração (o gestor) através do RM Portal inclui uma requisição de alteração de dados funcionais, ou transferência, ou transferência com alteração de dados funcionais. Nesta etapa a requisição é inserida em um fluxo de aprovações prédeterminado para o tipo da requisição que está sendo aberta. Etapa 3: Efetivação da Alteração do Dados Após a requisição entrar no status Aprovada, é possível efetivar os dados a serem alterados. Acesse RH / Folha de Pagamento / guia Administração de Pessoal / Requisições. Nesta etapa, concluímos a requisição e realizamos a alteração dos dados que a requisição faz referência. Atenção! Quando a transferência for realizada para CNPJs distintos, conforme regra do TOTVS Folha de Pagamento, é preciso cadastrar uma rescisão por transferência Alteração de Dados RM Portal O usuário do RM Portal pode realizar alterações de alguns dados cadastrais, que ficam sujeitos à aprovação da administração de pessoal. Acesse RH / Folha de Pagamento / guia Administração de Pessoal / Aprovação de Alterações Cadastrais. As alterações cadastrais disponíveis são: Endereço, Banco de Pagamento, Carteira de Motorista, Apelido, Passaporte, além de sugerir programação de férias. Após a aprovação de todos os dados cadastrais solicitados pelo funcionário através do RM Portal, o sistema irá atualizar as informações em seus cadastros. No cadastro do grupo de acesso ao RM Portal, é possível configurar quais os dados alterados pelo funcionário através do RM Portal não precisam de aprovação da administração de pessoal, ou seja, vão direto para o cadastro do funcionário. Acesse RH / Folha de Pagamento / guia Configurações / Parametrizador, selecione o processo RM Portal RM Portal O funcionário usuário do RM Portal pode visualizar seus dados pessoais e funcionais através do Portal RH, além de solicitar alteração de dados como endereço e documentos pessoais. Acesse RM Portal / Recursos Humanos / Meus Dados / Dados Cadastrais. Para acessar o portal, o funcionário precisa ter um usuário vinculado ao seu cadastro, que tenha permissão de acesso aos recursos do RM Portal que a empresa julgar necessário, por meio da vinculação do perfil de segurança ao usuário em questão. A permissão é feita pelos menus Serviços Globais / guia Segurança / Perfis, selecione o sistema RH / Folha de Pagamento e Serviços Globais / guia Segurança / Usuários, selecione o sistema RH / Folha de Pagamento. Outros recursos da Folha de Pagamento estão disponíveis através da configuração de grupo. Acesse: RH / Folha de Pagamento / Guia Configurações / Parametrizador, processo RM Portal. TOTVS Folha de Pagamento - Admissão 9

10 1.19 Simulação - Inclusão do Funcinário Veja uma simulação de como incluir um funcionário de forma direta, ou seja, manualmente, por meio do TOTVS Folha de Pagamento. 10 TOTVS Folha de Pagamento - Admissão

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52 1.20 Conclusão Neste treinamento, você adquiriu conhecimentos importantes que lhe deram condições de gerenciar admissões de funcionários através da solução TOTVS Folha de Pagamento. Com isso, você terminou o treinamento Admissão. Os objetivos propostos devem ter sido atingidos e você deverá saber: Admitir funcionário manualmente ou através de processo seletivo do TOTVS Gestão de Pessoas; Vincular dependentes; Alterar dados globais. 52 TOTVS Folha de Pagamento - Admissão