O FATOR HUMANO NA GERÊNCIA DE PROJETOS DE TI

Transcrição

1 Desculpas O FATOR HUMANO NA GERÊNCIA DE PROJETOS DE TI Desculpas Ed Abell, Quovera Tradução livre de Sérgio Mylius da Silva e Helio Enir Marodin Antes mesmo de ir além da primeira frase, eu quero deixar duas coisas muito claras com relação ao conteúdo e ao estilo deste documento. Em primeiro lugar, ele não contém absolutamente nada de conteúdo técnico!!! Na realidade, não há um único ponto de esclarecimento sobre as mais recentes técnicas de modelagem de dados, aperfeiçoamentos de geração de código, programação otimizada ou até mesmo dicas do tipo fazer ou morrer em termos de desenho de interfaces de usuário. Claro que, se eu estivesse lendo um documento sobre o Fator Humano em gestão de projetos, eu não esperaria de qualquer maneira nada técnico, mas eu simplesmente pensei que seria apropriado adverti-lo (a) antecipadamente. Este é o segundo aspecto que quero mencionar e me desculpar por isso. Esse artigo é escrito no estilo primeira pessoa. Isso significa que você verá a palavra eu usada ao longo de todo o artigo. Durante várias semanas, eu quebrei a cabeça para descobrir qual a melhor maneira de apresentar um artigo como esse, que conta principalmente as experiências que eu tive, durante vinte e cinco anos, como administrador de projetos e como funcionário orientado por outros excelentes gerentes a quem eu muito agradeço. Finalmente, depois de consultar um colega que me convenceu a escrever esse artigo (e eu estou Página 1 de 20

2 Introdução O FATOR HUMANO NA GERÊNCIA DE PROJETOS DE TI Introdução certamente feliz pelo que ele fez), eu decidi que seria correto utilizar primeira pessoa. Eu espero que todos aceitem minhas desculpas por escrever com tal estilo e por estar omitindo um pouco do conhecimento técnico que detenho. Isso posto, eu espero que você continue a leitura. Prossigamos com o conteúdo mais pertinente à administração de projetos, tendo o fator humano em mente. Esse artigo compartilha muitas de minhas idéias pessoais, filosofias e alguns casos que ajudam a ilustrar o modo como eu percebo (e tento exercer) meu estilo de gerência de projetos. Não é certamente o documento definitivo em administração de projeto; porém, pode haver uma ou duas idéias que valham a pena guardar com você. As técnicas tradicionais dos cursos de administração de projetos focalizam-se em planejamento de projeto, administração do orçamento, alocação de recursos e outros aspectos administrativos críticos do gerenciamento de projetos. Planejamento e administração são extremamente importantes para levar a cabo um projeto, porém há uma parte da administração de projetos que eu não tenho visto ser apresentada (provavelmente porque eu não encontrei o site apropriado da WEB). Esses aspectos do projeto têm a ver com pessoas, isto é, com os aspectos humanos do gerenciamento de um projeto que, pelo menos em minha opinião, é tão importante quanto fazer do projeto um sucesso. Nesse artigo, eu compartilho várias idéias e técnicas que funcionaram para mim. Como disse Warren Buffett, No mundo empresarial, o espelho retrovisor está sempre mais claro que o pára-brisa. Assim sendo, por que não aprender com experiências anteriores??!! Isso é obvio, e funciona. Como eu sei que esses métodos e filosofias funcionam? Porque constantemente estão me pedindo para voltar e gerenciar outros projetos, e a maioria dos participantes das equipes de projetos anteriores querem me ver atuando num novo projeto. Eu não vejo isso como um tributo à pessoa que administra o projeto, mas como um reconhecimento de um conjunto de princípios, técnicas e valores que foram aplicados e usados para tirar efetivamente o máximo de uma equipe de projeto. Página 2 de 20

3 Simbiose Como precaução, vale salientar que essas técnicas e pensamentos não funcionam sempre para todo o mundo. Todos nós fazemos coisas um pouco diferentemente. Isso é o que faz a administração de projeto tão agradável Nós somos todos diferentes, porém, se você for um pouco como eu, constantemente estará procurando por novas idéias e por maneiras melhores de fazer as coisas. Eu espero que esse artigo possa ser um catalisador para estimular novos pensamentos e talvez para dar mais atenção ao fator humano na administração de projeto. Simbiose Eu posso dizer, honestamente, que minha medida, para levar a cabo um projeto bem sucedido, mudou durante os anos. Inicialmente, eu me preocupava em controlar o orçamento, concluir o projeto dentro do prazo e implementar a sua aplicação com o mínimo de sobressaltos e desacertos como os fatores mais críticos de sucesso. Não me entenda errado; esses são fatores extremamente importantes, porém hoje minhas medidas de um projeto de sucesso são diferentes. Minha satisfação pessoal em um projeto agora é mais focada em como a equipe funciona como uma unidade, em como efetivamente nós utilizamos a experiência de cada participante da equipe, suas habilidades e conhecimento, e se cada pessoa cresce positivamente como resultado do trabalho. De acordo com o Aurélio, simbiose é a associação e o entendimento íntimo entre duas pessoas. Projetos são muito grandes e complexos; os cronogramas são muito apertados para uma pessoa fazer tudo, até mesmo se a pessoa possui todos os talentos e habilidades necessárias. Os projetos devem ser desenvolvidos por equipes. Um grupo de indivíduos frouxamente organizado não é o suficiente. Deve ser uma equipe! Na realidade, eu acredito que a meta mais importante de um gerente de projeto é encorajar e facilitar a combinação dos esforços dos integrantes da equipe de projeto para exceder as realizações que poderiam ser alcançadas por esforços individuais de um único integrante da equipe. Essas são palavras usadas para reafirmar que uma equipe funciona melhor como uma unidade coesa do que como um grupo de indivíduos que trabalha de forma independente para uma meta comum. Página 3 de 20

4 Seja você mesmo Certamente, isso representa uma meta desafiadora, que não é alcançada facilmente. Eu não posso dizer que todo projeto em que eu estive envolvido alcançou essa meta, porém, por experiência própria, eu posso dizer que não há nada mais recompensador que trabalhar com um grupo de indivíduos em um projeto em que o grupo está trabalhando verdadeiramente junto como uma unidade coesa que funciona bem. Isso é realmente divertido!!! Seja você mesmo Eu aprendi uma lição, muitos anos atrás, da qual até hoje me lembro bastante bem. Eu recém havia assumido um novo cargo com a missão de liderar um projeto junto a um cliente muito importante da companhia. Eu estava substituindo um gerente de projeto excelente que era muito respeitado e que havia mantido um relacionamento extremamente bom com esse cliente. A conclusão lógica: eu quis ser exatamente como ele. Que grande engano! Ele tinha o estilo dele, o seu modo próprio de fazer as coisas, e ele as fazia extremamente bem. Eu fiz muitas tentativas de copiar seu estilo e seus métodos, mas falhei nisso tremendamente. Eu posso dizer, honestamente, que não estava tendo sucesso no gerenciamento do projeto nem em minha relação com a equipe. Nós estávamos atrasando o cronograma diariamente. Finalmente, depois de considerável frustração, consultei um outro colega a respeito da minha situação, admitindo a ele minhas dificuldades. Ele me deu três palavras de aconselhamento - Seja você mesmo! Segui esse conselho à risca. Fiquei realmente pasmo com a transformação e comecei a relaxar. Desenvolvi um estilo de administração de projeto de que eu gostava e imediatamente comecei a ver uma mudança na dinâmica da equipe. Pela primeira vez, eu comecei a me sentir confortável comigo mesmo e com meu próprio estilo de administração. Os outros integrantes da equipe puderam relaxar e desfrutar as suas individualidades. O projeto assumiu uma dimensão inteiramente nova e ficou muito mais divertido para todo o mundo. Página 4 de 20

5 Valorize a equipe Tome conta! O FATOR HUMANO NA GERÊNCIA DE PROJETOS DE TI Valorize a equipe A razão pela qual eu menciono essa história é porque eu tenho visto freqüentemente que os novos gerentes de projeto tentam ser uma pessoa que não são. Eles ganham um novo projeto ou uma responsabilidade de administração e desejam causar um impacto imediato. Isso é bom e admirável, embora resulte num estilo de administração forçado que, no final das contas, não é muito efetivo e gera um impacto negativo. As pessoas normalmente são indicadas para assumir responsabilidades de administração de projetos porque elas possuem boa habilidade para lidar com pessoas e porque têm a capacidade de fazer as coisas acontecerem. Apesar disso, quando elas são formalmente designados para a função de Gerente de Projeto, freqüentemente, algo acontece e não é positivo. Geralmente, o resultado é cometer o mesmo erro que eu cometi: ser alguém que, na verdade, não se é. O único conselho que eu dou nesse artigo é o mesmo que meu colega me deu Seja você mesmo! Um gerente de projeto é tão bom quanto a equipe que está trabalhando com ele. Quanto mais cedo percebe esse fato, melhor. Ele estabelece o tom. Projetos já são bastante difíceis de administrar sem influências negativas e comentários de descrédito. Eu, constantemente, procuro oportunidades para reconhecer os esforços e habilidades de meus parceiros de equipe, mas não de um modo falso, porque as pessoas logo percebem a falta de sinceridade das palavras. Todo o mundo precisa de um apoio emocional, de uma palavra de encorajamento ou de um reconhecimento por um trabalho bem feito. É necessário um esforço consciente por parte do gerente de projeto para reconhecer um desempenho excelente. O resultado de tais pequenos louvores pode ser um esforço ainda maior da equipe, pois os integrantes começam a perceber as qualidades do trabalho com uma equipe integrada. Página 5 de 20

6 Tome conta! Tome conta! Esse foi o sábio conselho dado a mim por um dos executivos com quem eu trabalhei em um projeto internacional de sistema de finanças e de distribuição. O projeto não estava se desenvolvendo muito rapidamente, e eu fui indicado para gerenciá-lo. Além de proferir as palavras Tome conta!, ele também alertou-me para o seguinte: Você vai dispor de um grupo de pessoas muito talentosas que trabalharão para você. Guie-os, não os reprima. Muitas vezes, eu vi gerentes de projeto, especialmente aqueles sem experiência, fazerem uma destas duas coisas com a equipe: ou mantinham um controle sufocante ao ponto de todo o mundo ter medo de agir, ou não agiam, ficando de lado enquanto o projeto prosseguia sem direção. Eu acredito que há um equilíbrio entre esses dois extremos. O gerente de projeto precisa imprimir uma orientação geral forte, mas deve dar autonomia para cada um dos integrantes da equipe a fim de que eles possam exercer plenamente os seus talentos nas suas áreas de competência. Isso é você que decide. Essa é uma frase que eu uso para dar autoridade total a um integrante de equipe. A mensagem aqui é muito explícita. Você tem autonomia de trabalho, e eu confio na sua decisão. Tudo o que você decidir nós iremos acatar. A parte mais difícil desse processo, para o gerente de projeto, é posteriormente não apoiar uma proposta, qualquer que seja a decisão tomada. Às vezes, esse processo não resulta na solução ideal, mas certamente transmite uma mensagem de confiança para a equipe. Outro modo de encarar isso, foi-me dito por uma das melhores consultoras industriais com quem, uma vez, tive a oportunidade de trabalhar. Ela disse, Um bom gerente de projeto quer ser totalmente responsável por um projeto. Se o gerente de projeto não se sentir desse modo, ele não serve para gerenciar esse projeto. Essa é uma máxima, para dizer o mínimo. Ela exige que o gerente de projeto se dedique de corpo e alma ao projeto, a ponto de ser pessoalmente responsável por ele. Isso é o que é preciso realmente para se desenvolver projetos verdadeiramente de sucesso. Também é um das razões por que essa minha amiga consultora é tão requisitada no mercado. Página 6 de 20

7 O gerente onipresente Uma vez que for conferida a autoridade para um gerente de projeto liderar, ele precisa assumir e liderar! O gerente onipresente A definição do Aurélio para onipresente é existir ou estar em todos lugares ao mesmo tempo. Onipresente é uma grande palavra quando se trata de administração de projetos. Representa a sinopse da administração de projetos: estar em todos lugares rapidamente e saber de tudo o que está acontecendo. Como isso é humanamente impossível, eu acredito que é fundamental que um gerente de projeto mantenha uma presença constante e onipresente ao longo do projeto. Isso inclui participar de todas as reuniões importantes e teleconferências que for possível, mesmo que seja só por alguns minutos. Isso permite ao gerente de projeto ganhar um senso de direção e / ou do tom das reuniões. O gerente de projeto deve, constantemente, comunicar as principais decisões que afetam outros envolvidos no projeto. Eles também devem acompanhar atentamente os problemas mais importantes para se certificar de que esses estão sendo tratados de forma consistente e integrada com os demais aspectos do projeto. O gerente de projeto geralmente é a única pessoa que está a par do que está acontecendo no projeto como um todo, e é o mais indicado para dar a consistência na comunicação e na tomada de decisão. Minha experiência demonstra que, quanto mais eu fico atento às atividades e às decisões que ocorrem num projeto, mais tranqüilamente ele se desenvolve. Isso exige tempo e esforço significativos, especialmente quando é de abrangência internacional. É necessário manter um equilíbrio delicado entre fornecer orientação e comunicação para todo o projeto e cobrar resultados das pessoas quando for preciso. Sem uma pessoa que circule pelo projeto inteiro, fornecendo orientação e informação consistente, o projeto logo começará a perder sua direção geral e afundará. Disseram-me que o gerente de projeto é a cola que mantém todos os elementos de um projeto integrados. Essa é uma boa imagem para qualquer gerente de projeto ter sempre em mente. Página 7 de 20

8 AEVS AEVS Eu aprecio as pessoas que já vivenciaram isso ou aquilo e que estão dispostas a compartilhar as suas experiências e conhecimentos com os outros. Nós temos, assim, a oportunidade para aprender com as experiências e enganos que elas vivenciaram. Numa companhia em que eu trabalhei, eu conheci o Gerente de Garantia de Produto, que se chamava Steve. Nós trabalhamos juntos num ou dois projetos. Em um desses projetos, ele era o patrocinador empresarial; portanto, responsável por organizar as reuniões de projeto. Ocorreu-me que nós sempre estávamos nos encontrando em locais diferentes na área da empresa. Finalmente, eu perguntei para Steve: - Porque nós não podemos nos reunir sempre no mesmo lugar todas as semanas? A resposta que eu recebi foi muito interessante. - Bem Ed, eu estou utilizando a técnica de AEVS - AEVS? - Sim, AEVS: - ADMINISTRAÇÃO ESTILO VISITA SURPRESA. Steve explicou-me, então, que o propósito dele era visitar diariamente pelo menos um dos departamentos, dar uma volta por ele e falar com os funcionários e com os chefes de seção, para saber sobre as atividades que estavam sendo desenvolvidas naquela área. Ele, com certeza, iria contar uma ou duas piadas para que as pessoas soubessem que ele não estava lá somente numa missão de trabalho. Steve falou que fazia questão de não interferir diretamente nas atividades do grupo, a menos que lhe solicitassem, pois a interferência era da responsabilidade do chefe da seção. O que eu observei na equipe do projeto de Steve era um tremendo senso de propósito e lealdade. Steve sempre sabia o que estava acontecendo, o que é fundamental para qualquer gerente Tudo realizado por AEVS. Meu objetivo, ao citar essa conversa, é dizer que os projetos estão se desenvolvendo num ritmo cada vez mais rápido; infelizmente, não há mais tempo para se manter o controle de um projeto através de um contato pessoal diário. Página 8 de 20

9 Como posso ajudar? Tentei adotar o estilo de Steve (com exceção das piadas eu não sou um grande contador de piadas) de fazer contatos telefônicos periódicos ou de fazer visitas. Isso exige um esforço muito grande. Sempre sei quais são os principais produtos do projeto ao longo do seu ciclo de vida e quem está trabalhando neles; isso, todavia, exige um esforço muito consciente, um tempo para visitar, monitorar o progresso do projeto e para intervir quando houver problemas aparentes. O que mais recompensa, porém, são as relações interpessoais que são desenvolvidas durante essas conversas pessoais ou nas reuniões com pequenos grupos. Vale muito gastar esse tempo e esforço e, de vez em quando, nós até podemos ouvir uma boa piada. Como posso ajudar? Quando uma equipe de projeto está sendo constituída, o gerente de projeto deve procurar recrutar as pessoas mais competentes e capazes para ocuparem os cargos em aberto, porém isso nem sempre acontece. Às vezes, você só pode contar com um ou dois jogadores fracos ou com uma pessoa que assume mais responsabilidades do que ela pode. É atribuição do gerente de projeto orientar e aconselhar a equipe, tentando tirar o melhor de cada um. Isso possivelmente significa uma redistribuição de responsabilidades, um oferecimento maior de apoio ou de treinamento ou até mesmo uma exclusão de uma pessoa da equipe. Essa última opção só é aplicada como último recurso. Nas nossas reuniões habituais de acompanhamento do projeto, nós avaliamos as tarefas e o progresso do projeto com integrantes da equipe. Eu não sou bom em desculpas. Cumprir os prazos é crítico para o sucesso de um projeto. Freqüentemente, eu ouço gerentes de projeto inexperientes questionando e dando broncas nos integrantes da equipe quando o progresso parece ser inadequado. Eu mesmo já recebi algumas repreensões desse tipo. Eu pessoalmente não gosto e já vi tais arengas levarem equipes que estavam funcionando bem a perder completamente a motivação. O método que eu gosto de usar,quando uma equipe de projeto parece estar entalada, é fazer uma simples pergunta: Como eu posso ajudar? Essa é uma pergunta muito boa e eficiente, Página 9 de 20

10 Cuide dos superstars que estimula o trabalho e, até muitas vezes, identifica a causa de um impasse. Normalmente a pessoa que está formulando essa pergunta pode se concentrar na resolução do problema ao invés de se preocupar com a falta de progresso. Os integrantes da equipe percebem que eles não estão sendo menosprezados, mas que eles fazem parte de um esforço coletivo em que todos querem obter sucesso. Percebem que eles são muito importantes para a equipe e que recebem a atenção e a ajuda específica que eles realmente merecem. Em mais de uma ocasião, eu vi a transformação das pessoas que recebem uma ajuda. Elas saem da reunião muito aliviadas, como se um fardo tivesse sido retirado dos seus ombros, pois, a partir daquele momento, é responsabilidade de toda a equipe solucionar o problema; o assunto não é mais responsabilidade somente sua. O resultado normal é que a pessoa que recebe assistência logo termina solucionando o problema por si mesma. Depois disso, a pessoa também fica sabendo que ela possui a confiança e o apoio da equipe e da administração do projeto. Cuide dos superstars Todo projeto tem os seus superstars, indivíduos que fazem contribuições que excedem as expectativas dos meros mortais. Um fenômeno que eu observei repetidas vezes é que, por essas pessoas serem realmente, realmente boas, elas tendem a ser altamente solicitadas. Isso geralmente resulta em que elas vão assumindo mais tarefas e responsabilidades do que são capazes. Isso ocorre, em grande parte, porque são muito automotivadas e possuem um forte senso de compromisso com o projeto. Do mesmo modo, a maioria das suas tarefas não pode ser redistribuída para outros integrantes da equipe de projeto devido aos cronogramas apertados, à necessidade de um conjunto de habilidades especiais ou simplesmente porque a tarefa é muito difícil de ser executada. Isso apresenta o dilema do recurso sobrealocado. Eu estou convencido de que um alto nível de esforço (e o correspondente número de horas extremamente longas) pode ser mantido durante um período significativo de tempo talvez por um ou dois meses. Ao persistir esse esforço intenso por meses a fio, porém, até mesmo o mais talentoso dos Página 10 de 20

11 Conheça os seus parceiros de equipe: incentive as comunicações indivíduos começará a apresentar desempenho decrescente, cansaço e doença, e, eventualmente, conseqüências mais sérias associadas com estresse. Eu acredito realmente que é de responsabilidade do gerente de projeto cuidar e proteger as pessoas especialmente os seus superstars. Esses indivíduos detêm um padrão de excelência tão elevado que eles irão se esforçar para alcançar a sua meta, muitas vezes, sem se importar a que custo. Às vezes um esforço prolongado, intenso é necessário, mas deveria ser uma exceção e não uma regra. Torna-se uma responsabilidade do gerente de projeto intervir e reduzir a carga de trabalho de seus subordinados, ou dar-lhes algum tempo de folga, se necessário. As palavras Vai para casa! são, algumas vezes, a melhor instrução num projeto que já esteja varando a noite. Um de meus gerentes anteriores perguntou-me uma vez: Você sabe a diferença entre um cavalo puro-sangue e uma mula? Eu respondi: Não. Ele então tentou me explicar que um animal de puro sangue, numa corrida, esforça-se sem parar, dando o máximo de si, até que, finalmente, cai morto. Já quando uma mula chega no ponto a partir do qual ela não está mais disposta a prosseguir, ela simplesmente trava seus cascos, empaca e pára. Esse gerente queria me explicar que isso também se aplica às pessoas. As palavras dele para mim significaram o seguinte: Nossas superstar tendem a ser como animais de puro sangue. Eles correrão e correrão até cair. Às vezes, nós precisamos protegê-los deles mesmos a ponto de lhes ensinar a agirem como mulas. Palavras bem francas! Conheça os seus parceiros de equipe: incentive as comunicações Cada pessoa, em um projeto, tende a se comunicar preferencialmente através de um ou dois métodos ou de mídias específicas. Nessa época de telefones celulares, mensagem de voz, , pagers, etc., as pessoas são bombardeadas por centenas, se não por milhares, de mensagens enviadas diariamente. Algumas são atendidas; muitas são ignoradas. É cada vez mais importante entender a maneira como cada pessoa recebe e entende uma comunicação, para ganhar, no Página 11 de 20

12 Estilos de aprendizado: auditivo, visual, ou tátil final das contas, toda a atenção das pessoas, mesmo que por um breve período de tempo. Isso é verdadeiro em projetos tanto quanto também o é na vida em geral. Um exemplo específico de precisar comunicar e de ganhar a atenção total da pessoa me vem à mente. Eu tinha retornado aos Estados Unidos depois de uma estada no Reino Unido onde implementei um sistema de finanças e de distribuição. Eu precisava, urgentemente, entrar em contato com o Gerente de Distribuição, Tony, para concluir uma pendência particularmente importante. Eu tentei mandar-lhe um nenhuma resposta chamei-o pelo telefone celular nenhuma resposta deixei uma mensagem com a recepcionista nenhuma resposta. Finalmente, antes de desistir completamente, eu recorri ao envio de um fax. Claro que não era um fax comum era um fax com um poema Uma Ode para Tony explicando, em rimas, por que eu precisava falar imediatamente com ele. O resultado: cinco minutos depois eu recebi um telefonema de Tony. Tony comentou que eu não deveria deixar meu trabalho e me tornar um poeta laureado, mas a missão foi cumprida. Às vezes, é necessária a persistência para comunicar uma mensagem; mas, na maioria das vezes, é preciso compreender o método pelo qual os indivíduos preferem se comunicar. As pessoas que trabalham comigo sabem que, se elas querem ganhar minha atenção, elas precisam me enviar uma mensagem por celular ou um . Tentar me localizar através do telefone é um desperdício de tempo porque eu raramente estou trabalhando na minha escrivaninha. Em compensação, eu conheço certos indivíduos que, se eu realmente precisar entrar em contato com eles, eu não utilizarei um pager porque eles não levam esse tipo de aparelho com eles. Assim eu uso um telefone. Mas o meu meio favorito de comunicação é a conversa frente a frente com a pessoa. Há algo especial ao se conversar pessoalmente com alguém. Estilos de aprendizado: auditivo, visual, ou tátil Eu não sou um perito nesse tópico, mas acho que vale a pena mencioná-lo, uma vez que, entender como as pessoas aprendem aumenta a comunicação e o entendimento dentro da equipe de projeto. As pessoas tendem a preferir pelo menos um dos seguintes métodos de aprendizado: visuais, táteis ou auditivos. Página 12 de 20

13 Comunicação forçada: não deixe espaço para mal-entendidos Os estilos visuais e auditivos são muitas vezes empregados diariamente durante um projeto, especialmente durante as reuniões. A aprendizagem tátil tende a ser mais utilizada durante sessões de treinamento. O importante é perceber que as pessoas têm preferências e que todos os três estilos de aprendizagem deveriam ser empregados sempre que possível. Eu certamente tenho minhas preferências. A piada do meu escritório é que eu não posso me comunicar dentro de um grupo sem um quadro branco para rabiscar. Eu aprendo mais com o estilo visual. Existem alguns indivíduos nas minhas equipes de projeto que aprendem muito, só ouvindo. Sempre é minha meta secreta trazê-los até o quadro branco e esboçar as suas idéias em vermelho, azul, preto e verde. Às vezes eu começo um desenho e lhes dou uma caneta. (Normalmente, a primeira coisa que eles fazem é apagar o que eu rabisquei no quadro porque está completamente incorreto mas, pelo menos, eles estão desenhando algumas figuras!). Isso é bastante importante para nós, pobres mortais, que apreendemos somente quando visualizamos os conceitos. Nós precisamos ver coisas concretas. Expor um exemplo ou um conceito no quadro branco não somente clarifica o conceito, mas também permite que ele possa ser documentado e utilizado mais tarde. O mais importante de tudo, todavia, é que ele complementa os dois métodos de aprendizagem mais freqüentemente utilizados em projetos: o auditivo e o visual. Comunicação forçada: não deixe espaço para mal-entendidos Normalmente quando nós iniciamos um projeto, nós temos uma biblioteca de documentos para amplo acesso de todos em um servidor em algum lugar onde nós devemos atualizar o progresso do projeto, etc. Felizmente há maneiras melhores de administrar os documentos de um projeto, no entanto, esse princípio ainda se aplica. Eu acredito que esse método é extremamente importante para a comunicação entre todos os envolvidos num projeto. Deixe-me explicar o que isso significa. Uma coisa que me irrita é quando eu recebo um dizendo Olhar no arquivo de status no diretório de projeto. Só isso curto, gentil e vago. Meu problema com esse tipo de comunicação é que ela não é explícita. Qual é o nome real do Página 13 de 20

14 Seja conciso e simples arquivo de progresso e qual é o diretório (geralmente há vários arquivos de progresso em um projeto grande)? Eu estou acessando o documento correto que foi indicado pelo remetente do ? Eu chamo isso de comunicação que dever ser puxada porque eu tenho de procurar onde ela está localizada e fazer todo o esforço para puxar a informação desejada na minha direção. Eu prefiro tornar o acesso aos documentos tão simples quanto possível para os destinatários de , porque acredito que a comunicação puxada dá mais trabalho para os destinatários, deixa muito espaço para erros e, assim, resulta em incorreções ou na falta de comunicação. Prefiro inserir todo o caminho e o nome do arquivo, um atalho ou um URL (eu realmente gosto de uma solução do tipo clique duas vezes ), ou anexo o documento ao . Desse modo, o documento torna-se totalmente disponível. A maioria das pessoas, especialmente aquelas que ocupam cargos de alto escalão, não irá pesquisar um documento sem nome localizado em algum lugar num servidor desconhecido. Se uma pessoa não tem tempo nem vontade para encontrar o arquivo em questão, pode-se afirmar que essa oportunidade de comunicar-se com ela falhou. Porém, em um contexto semelhante, a comunicação verbal também deveria ser empregada. Se eu presumir que as pessoas sabem algo que é importante para o projeto, posso estar errado. Elas podem não saber. Eu posso me desculpar por falar a mesma coisa inúmeras vezes. Eu faço isso deliberadamente. Além disso, é muito melhor comunicar explicitamente um assunto importante diversas vezes em vez de cometer o erro de presumir que todo o mundo está atento e entende o impacto da informação que é comunicada, quando eles, na realidade, não estão atentos ou não estão entendendo. Uma comunicação bem clara deixa menos espaço para mal entendidos. Seja conciso e simples Um ex-presidente de uma empresa de alta tecnologia ensinoume uma lição muito interessante sobre a importância de sermos objetivos na comunicação. Eu tinha acabado de Página 14 de 20

15 Seja conciso e simples elaborar uma proposta para um serviço de consultoria. Havia entrado num grande detalhamento sobre a estratégia, a metodologia, os custos, os benefícios, o retorno sobre o investimento, etc., etc., todas avaliações e diagnósticos que uma proposta deveria conter. O documento continha aproximadamente 30 páginas uma verdadeira obra prima que deveria ser assinada por esse executivo. Ele me chamou no seu escritório, pegou a minha proposta e a atirou em cima de uma pilha de 45 cm de altura com correspondências e com outros documentos que ele tinha de ler e tomar uma decisão. Ele tinha feito a sua observação. Eu gostei muito que ele teve tempo de me mostrar a pilha de papéis que tinha de ler naquele dia e que eu estava aumentando-a substancialmente sem agregar muito valor. Como resultado dessa lição aprendida (e do meu embaraço), eu peguei de volta a minha proposta, reduzi-a em um quarto do seu tamanho original e inseri um resumo executivo de meia página na frente, evidenciando os pontos mais importantes. Eu agora experimento, em primeira mão, essa falácia. Por alguma razão, certas pessoas acreditam que quanto mais, melhor, pensando que, quanto mais prolixo o documento ou a comunicação, melhor eles serão entendidos. Eu discordo disso totalmente. Eu recebo literalmente centenas de s por dia. Honestamente, eu não gosto de ficar lendo do princípio ao fim, tela após tela, um texto que descreva minuciosamente as razões de um assunto ou de um produto em particular. Esse é um erro comum. Para ser ouvido, lido e reconhecido entre as milhares de comunicações que são enviadas diariamente é crucial que a comunicação seja breve, que evidencie os assuntos mais críticos e vá direto ao ponto. Num texto resumido, eu gosto de usar marcadores, escrevendo as idéias mais importantes, seguidas por um parágrafo que fornece mais detalhe sobre o tópico em questão. Desse modo, o leitor pode esquadrinhar os marcadores e, se estiver interessado, poderá ler uma explicação mais detalhada logo abaixo. Nesse artigo, estou compartilhando o estilo de comunicação que eu utilizo. Toda pessoa desenvolve o seu próprio estilo. O principal é que, se o texto não pode ser lido e compreendido, então é melhor que o texto não seja enviado. Página 15 de 20

16 Confira, confira pela segunda e pela terceira vez e confira novamente! Confira, confira pela segunda e pela terceira vez e confira novamente! Confira, confira pela segunda e pela terceira vez e confira novamente!. Essa é uma ordem terminante e era o padrão de excelência esperado por um executivo patrocinador de um projeto de que participei recentemente. Essa foi a norma comunicada à equipe de projeto e que foi adotada ao longo do mesmo. Todo o mundo estava atento a essa medida de qualidade e todo mundo trabalhava para alcançar isso. A importância da Busca pela Excelência, para tomar emprestado o título do livro mais vendido em 1980, deve ser comunicada de todas as formas para que seja entendida pelos componentes da equipe. Confira, confira pela segunda vez e pela terceira vez e confira novamente foi a norma que nós usamos, e os resultados positivos foram surpreendentes. Comunique uma visão, e a equipe seguramente a seguirá. Não comunique nenhuma visão, e a equipe começará a perder o rumo. Nós não lançamos nenhum programa antes do tempo Cumprir cronogramas cada vez mais apertados está se tornando um desafio diário. Uma das maiores necessidades em qualquer projeto, especialmente os relacionado a software, é instituir um processo de Garantia de Qualidade no início do projeto que irá assegurar a excelência do produto final. Eu não posso deixar de enfatizar o quanto é crucial que um processo de Qualidade Assegurada seja estabelecido logo no inicio do projeto. Um Gerente de Garantia de Qualidade de qualidade (perdão pelo trocadilho) pode ser a pessoa mais influente no projeto inteiro. Até mesmo com um processo de Qualidade Assegurada - QA instituído, é fundamental que um software não seja lançado até que alcance um determinado nível de confiança e de funcionalidade. Isso é particularmente verdade em lançamentos de software em versão Beta em que a comunidade de usuários está vendo o produto pela primeira vez. Apesar de avisos e notas, a Página 16 de 20

17 Por favor, Obrigado e Trabalho bem feito! expectativa habitual do usuário final é a de examinar um produto completamente pronto. É responsabilidade do Gerente de Projeto, juntamente com o Gerente de QA (e tomara que haja um), não liberar um software antes de ter suficiente funcionalidade, de ser testado adequadamente e de os dados de suporte estarem disponíveis. Talvez isso seja um despautério e nem mesmo seja necessário ser dito, porém uma das decisões mais duras de um gerente de projeto tomar é evitar que uma versão de software seja liberada, por não estar pronta. Eu sei que essa é uma decisão difícil. Em várias ocasiões, eu tive de retardar o lançamento de softwares importantes. Apesar disso, eu posso dizer honestamente que qualquer problema que possa acontecer ao explicar a um patrocinador que uma versão de software não está pronta - que ainda não está livre dos tão conhecidos "bugs", que esses bugs podem ser corrigidos e que algumas funcionalidades que agregam valor podem ser incorporadas - desaparece em comparação às possíveis avaliações negativas da imprensa ao se lançar software de forma prematura. Eu acredito que é importante estabelecer e cumprir os prazos de um cronograma, uma vez, no entanto, eu ouvi um gerente de produto de software muito sábio dizer: - Daqui a dois anos, as pessoas não se lembrarão se nós cumprimos ou não o nosso prazo final, mas eles irão lembrar se nós lançamos o software inacabado. Com certeza! Por favor, Obrigado e Trabalho bem feito! Projetos significam PRESSÃO com um P maiúsculo. Todo o mundo que trabalha com projeto sabe e convive com isso. A grande maioria dos indivíduos com quem eu trabalhei em projetos era extremamente comprometida, fazia grandes sacrifícios com o seu tempo pessoal e familiar para alcançar o sucesso do projeto e contribuía com todas as habilidades, conhecimentos e competências de que dispunha. Para mim, é responsabilidade do gerente de projeto perguntar, reconhecer e, sempre que possível, buscar recompensas Página 17 de 20

18 Incentivos tangíveis apropriadas para os esforços dos componentes da equipe de projeto. Eu agradeço a meus pais por um cacoete que eu adquiri com eles. Eles sempre insistiram que meus irmãos e eu precedêssemos todo pedido com as palavras Por favor e, do mesmo modo, respondêssemos, com a palavra Obrigada. Basicamente, pura cortesia? Sim! Ainda hoje essas palavras mágicas vão longe ao estabelecer um modus operandi de respeito para com cada integrante da equipe e com as contribuições de cada um para o projeto. Incentivos tangíveis Conclusão Novamente em sintonia com as demandas crescentes e com os cronogramas apertados dos projetos de comercialização de software, eu acredito que deveriam ser oferecidos incentivos apropriados a cada elemento da equipe de projeto. Eu estou mencionando isso aqui porque esses incentivos são freqüentemente negligenciados. Seguidamente a equipe é solicitada a fazer sacrifícios extremos para alcançar os resultados exigidos dentro dos cronogramas estabelecidos. Os integrantes da equipe deveriam receber, devido a isso, recompensas que vão além de almoços periódicos. Incentivos podem ser monetários, participações acionárias e outras gratificações como viagens com todas as despesas pagas. Esses incentivos oferecem à equipe algo pelo que vale a pena trabalhar, uma recompensa pelo seu trabalho duro e pelos sacrifícios. É melhor comunicar esses incentivos no início do projeto. Esperar para falar sobre eles uma semana antes do lançamento do produto, de alguma forma, não dá o mesmo resultado. As pessoas em geral desejam fazer um bom trabalho, mas os incentivos tangíveis tornam os seus esforços muito mais apreciados. Administração de projetos é verdadeiramente uma arte e não uma ciência. Todo gerente de projeto tem o seu próprio estilo. Página 18 de 20

19 Conclusão É um processo de aprendizagem contínua e um desafio consistente conduzir cada projeto ao seu final. A única constante que persiste depois de todo projeto são as pessoas que dele participaram e que contribuíram para tornálo uma realidade. Eu agradeço a todos com quem eu tive a oportunidade de trabalhar, de aprender, de crescer e pelo modo (?) como enfrentamos cada nova aventura juntos. Obrigado. O autor Ed é Gerente de Consultoria na especialidade de Enterprise and Commerce Services (EES) na Quovera, em San Jose, na Califórnia. Os vinte cinco anos de experiência em administração de projetos de Ed abrangem desde administração de projetos de departamentos até projetos globais para implementações de ERP, aplicações personalizadas de Remuneração de Vendas, Armazenagem em Massa de Dados (data warehouses) de Vendas e de Marketing, e Sistemas de Informação Executivos. A Quovera fornece estratégia e integração de sistemas para empresas citadas na Fortune 500, e a companhias de altocrescimento do mercado intermediário e de mercados emergentes. A empresa especializou-se em fornecer soluções inteligentes para empreendimentos complexos que melhoram a produtividade do negócio do cliente e aperfeiçoam a cadeia de valor do cliente, através da integração de seus clientes e fornecedores. A Quovera refere-se a seu modelo empresarial como Inteligente-Integração de Aplicação e Administração. Os tradutores Sérgio Mylius da Silva é administrador de empresas. Realizou estágios de aperfeiçoamento profissional em Gotemburgo na Suécia e em Boston nos Estados Unidos. É palestrante convidado de empresas, Instituições superiores de ensino e pesquisa, congressos e eventos técnicos internacionais.cursou o Programa de Pós-Graduação em Administração da COPPEAD da UFRJ. Atua como pesquisador, instrutor e consultor nas seguintes especialidades: Planejamento e gerenciamento de projetos, Metodologia de elaboração de propostas técnicas de serviços profissionais para empresas e instituições governamentais, Gestão da inovação em empresas e instituições Página 19 de 20

20 Conclusão prestadoras de serviços: metodologia de desenvolvimento de novos serviços. Processo de desenvolvimento de novas oportunidades de negócio utilizando o conceito de gerenciamento de grandes contas para empresas e instituições prestadoras de serviços profissionais. Organização e sistematização de fluxo de trabalho para a definição de novos processos administrativos com vista a automatização das atividades operacionais. Helio Enir Marodin é Engenheiro Eletricista opção Eletrônica pela UFRGS, e M. Sc. em Engenharia Industrial com ênfase em Produção pela UFSC. Foi professor de Cálculo Numérico e de Processamento de dados no curso de graduação de Engenharia Mecânica da UFSC. Trabalhou como diretor do grupo empresarial Marodin, atuando nas áreas industriais e comerciais da organização por 23 anos. Nesse grupo empresarial, foi responsável por projetos industriais, de desenvolvimento de novos mercados, no Brasil e no exterior e de desenvolvimento de novos produtos. Liderou a equipe de implantação da informatização das empresas. Foi diretor de projetos especiais da Ikro S.A. tendo sido responsável por projetos na área de biotecnologia e contribuído em projetos de telecomunicações. Atualmente trabalha nos setores de planejamento e gerenciamento de projetos contribuindo na aplicação de ferramentas de informatizadas no gerenciamento de projetos. Também atua como administrador de projetos, consultor e instrutor de MS Project. A Mylius & Marodin - Gestão de Projetos desenvolve soluções de administração de projetos que viabilizam a implementação no prazo, dentro do orçamento, e alinhadas com exigências de qualidade do cliente. A sua equipe de profissionais em Gestão de Projetos trabalha sintonizada com o seu negócio, desde o desenvolvimento do plano estratégico inicial, passando pelo plano de negócio, até a implementação, o treinamento e apoio à equipe de projetos. Mais informações sobre os serviços da empresa poderão ser obtidas visitando o site Página 20 de 20