PROC. 07 AUDITORIA INTERNA

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1 1 de 12 AUDITORIA INTERNA MACROPROCESSO GESTÃO DE PROCESSOS PROCESSO AUDITORIA INTERNA AUDITORIA INTERNA 1. OBJETIVO ABRANGÊNCIA DOCUMENTOS RELACIONADOS PROCEDIMENTOS PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS INTERNAS QUALIFICAÇÃO DOS AUDITORES INTERNOS REALIZAÇÃO DA AUDITORIA INTERNA PREPARAÇÃO DA AUDITORIA INTERNA REUNIÃO DE ABERTURA CONDUÇÃO DA AUDITORIA REUNIÃO DE ENCERRAMENTO REGISTROS HISTÓRICO DO DOCUMENTO ANEXOS PLANEJAMENTO ANUAL DA AUDITORIA INTERNA DESEMPENHO DO AUDITOR INTERNO EVIDÊNCIAS DAS AUDITORIA INTERNA CONCLUSÃO DA AUDITORIA INTERNA Elaboração Análise Crítica e Aprovação Distribuição PAULA MOURA ASSESSORIA DE PROCESSOS ANTONIO CARLOS BORGES DIRETORIA EXECUTIVA BIBLIOTECA LINK E INTRANET 1

2 2 de OBJETIVO Definir a sistemática para o planejamento e a realização de auditorias internas. 2. ABRANGÊNCIA Toda a estrutura da FecomercioSP. 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS Não aplicável. 4. PROCEDIMENTOS 4.1 Planejamento das Auditorias Internas No último trimestre de cada ano, o representante da Direção deve elaborar o planejamento anual de auditorias internas nos processos da Entidade do ano seguinte. Para definir a ocasião e frequência dessas auditorias, o referido representante da Direção deve considerar o resultado das auditorias anteriores e os impactos dos processos auditados no desempenho dos produtos e serviços da FecomercioSP. A aprovação do planejamento é feita pela Diretoria Executiva, incluindo a realização de eventuais ajustes ao longo do ano, conforme a necessidade. 2

3 3 de 12 O planejamento deve prever, no mínimo, uma auditoria interna por ano em todos os processos da Entidade que compõem o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), utilizando o formulário do anexo 7.1. Para designar os auditores internos, o representante da Direção deve verificar os requisitos de qualificação necessários (vide item 4.2) e a independência do auditor com relação ao(s) processo(s) auditado(s). No planejamento da auditoria é necessário descrever se o auditor designado é colaborador da FecomercioSP ou auditor contratado. 4.2 Qualificação dos Auditores I nternos Os auditores internos podem ser colaboradores da FECOMERCIOSP ou profissionais externos contratados com esta finalidade. Para qualificar essas pessoas, deve-se observar os requisitos descritos na tabela 1, a seguir: Colaborador da Entidade Terceiro contratado Requisitos de qualificação - Treinamento com carga horária mínima de 24 horas, que inclua interpretação da ISO 9001 e técnicas de auditoria. - Conhecimento da atividade auditada, que pode ser demonstrado por meio de desempenho na Entidade ou respectivo currículo. - Capacidade de investigação e comunicação, que pode ser demonstrada por meio de desempenho na Entidade ou respectivo currículo. - Conhecimento de métodos e técnicas de resolução de problemas, que pode ser demonstrado por meio de desempenho na Entidade ou respectivo currículo. Tabela 1 - Requisitos de qualificação para auditor interno - Treinamento com carga horária mínima de 24 horas, que inclua interpretação da ISO 9001 e técnicas de auditoria ou outra ação de desenvolvimento equivalente. - Conhecimento da atividade auditada, que pode ser demonstrado por meio de currículo ou histórico de atividades. - Capacidade de investigação e comunicação, que pode ser demonstrada por meio de currículo ou histórico de atividades. - Conhecimento de métodos e técnicas de resolução de problemas, que pode ser demonstrado por meio de currículo ou histórico de atividades. 3

4 4 de 12 A unidade Pessoas deve manter um registro atualizado dos auditores internos qualificados, sejam eles colaboradores da Entidade ou terceirizados. Nesse registro, ao final de cada auditoria, o representante da Direção deve avaliar o desempenho do auditor, de modo a definir eventuais ajustes ou reciclagem do profissional. Para realizar a avaliação, é necessário que o representante da Direção verifique os relatórios de auditoria emitidos e, se necessário, converse com os auditados sobre a conduta e a postura do auditor durante a auditoria. O anexo 7.2 mostra o formulário que deve ser utilizado. Junto ao formulário, para cada auditor, devem ser mantidas as evidências que comprovem o atendimento de cada auditor aos requisitos da tabela Realização da Auditoria Interna As etapas a seguir devem ser observadas pelos auditores internos, sejam eles colaboradores da Entidade ou terceirizados, para a realização da auditoria interna. No caso dos últimos, o representante da Direção deve coordenar a interface com o auditor contratado de modo orientá-los e a fornecer os dados e informações suficientes para que tais etapas sejam levadas em consideração. 4.4 PREPARAÇÃO DA AUDITORIA INTERNA Ao ser designado para a auditoria, o auditor deve preparar-se com base na documentação do processo a ser auditado: procedimentos, registro, etc. Não é obrigatória a utilização de lista de verificação; fica a critério do auditor prepará-la para conduzir a auditoria. Dúvidas na interpretação e entendimento dos documentos devem ser esclarecidas, preferencialmente, antes da auditoria. Nessa fase, o auditor deve preparar uma agenda de auditoria relacionando os processos a serem auditados, as datas, os horários e os envolvidos. Não há um padrão para essa agenda, que pode ser documentada via ou outra comunicação semelhante. Os parâmetros da agenda precisam ser 4

5 5 de 12 acordados entre auditor e auditado com base no Planejamento Anual da Auditoria Interna (anexo 7.1) Reunião de Abertura É necessário que haja uma reunião inicial entre o auditor e os representantes dos processos auditados. Esta reunião deve abordar os seguintes temas: - Confirmação da agenda da auditoria interna; - Explicação da metodologia da auditoria interna; - Confirmação de representantes do processo para acompanhar o auditor; - Outros temas, caso existam questionamentos ou dúvidas Condução da Auditoria Finalizada a reunião de abertura, o auditor, acompanhado do representante do processo ou de outra pessoa designada, inicia a auditoria. Neste momento, ele avalia a adequação e a implementação dos documentos aplicáveis ao processo em questão, incluindo os respectivos registros. Toda a documentação verificada deve ser relacionada no formulário Evidências da Auditoria Interna (anexo 7.3). As evidências de não-conformidades observadas, reais ou potenciais, precisam ser formalizadas conforme procedimento PROC Não Conf., Ações Preventiva, Corretiva e Melhorias. Qualquer não conformidade deve ser reportada no momento em que for detectada, pelo menos verbalmente e na presença do Gestor do processo ou de seu representante. É necessário que a descrição da não conformidade seja feita de forma clara e objetiva, incluindo a afirmação da não conformidade, evidência e atribuição ao padrão ou critério de auditoria. 5

6 6 de 12 Não conformidades potenciais (observações) também podem ser reportadas pelo auditor por meio do procedimento PROC Não Conf., Ações Preventiva, Corretiva e Melhorias. Tanto nos casos de não conformidades reais quanto nos casos de não conformidades potenciais, o auditor precisa buscar a concordância do auditado. Eventuais divergências devem ser resolvidas com o representante da Direção Reunião de Encerramento O auditor deve conduzir a reunião de encerramento com os representantes dos processos auditados, os temas descritos a seguir: - Confirmação dos processos e requisitos auditados; - Resultados da auditoria; - Não conformidades reais ou potenciais eventualmente identificadas; - Outros temas, caso existam questionamentos ou dúvidas. Nessa reunião, recomenda-se que os relatórios de auditoria sejam entregues impressos aos auditados, conforme descrito abaixo: - Evidências da auditoria interna (anexo 7.3); - Conclusão da auditoria interna (anexo 7.4); - Não conformidades reais ou potenciais (vide PROC Não Conf., Ações Preventiva, Corretiva e Melhorias). Caso não seja possível, por questões de tempo, os relatos verbais devem ser realizados e os relatórios impressos entregues no prazo de 3 (três) dias. 6

7 7 de 12 É necessário que, dentro de 15 (quinze) dias, o auditado devolva o relatório ao auditor indicando as causas e ações propostas, de modo que seja acordada uma data ou prazo para avaliação da solução proposta. Esse relatório é enviado ao representante da Direção responsável pelo acompanhamento das datas previstas para verificação da efetividade das ações, que pode ser feita mediante nova auditoria interna, deixada para a próxima auditoria interna, baseada na verificação de documentos e registros ou realizada a partir de outros meios apropriados. 5. REGISTROS Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tempo de Retenção Cópia de Segurança Descarte Planejamento Anual, Formulário Evidências da Auditoria Interna, Conclusão da Auditoria Interna, Lista de Verificação de Auditoria, Desempenho e Lista dos Auditores apps (\\srv-01) H:\Auditoria\Auditoria Interna Acesso restrito por meio de permissão de acesso na rede Data Permanente Sim Não Aplicável 7

8 8 de HISTÓRICO DO DOCUMENTO Versão Data Comentários /09/2013 Edição Inicial /11/ Atualização dos formulários: anexos 7.2, 7.3 e Atualização do armazenamento /11/2014 Sem alterações. Revisão realizada em função da validade do documento 7. ANEXOS 8

9 9 de Planejamento Anual da Auditoria Interna Planejamento anual da auditoria interna - Ano: Processo Requisito normativo Auditor(es) designado(s) Ocasião da auditoria Históricos de revisões: 9

10 10 de Desempenho do Auditor Interno Desempenho do auditor interno Nome do auditor: Auditorias sob avaliação: Competência Descrição Satisfatório Não Satisfatório Atributos pessoais Atributos éticos Perfil: mente aberta, flexível, bom ouvinte, paciente, bom comunicador, criterioso, ético, educado, pontual, maduro, interessado, persistente, íntegro e profissional. Independência: deve ser imparcial, fundamentando-se nos fatos e não emitindo julgamentos. Confidencialidade: deve perceber a importância das informações que lhe estão sendo passadas e estar atento para não realizar comentários impróprios que possam gerar conflitos. Rastreabilidade: o auditor rastreou as evidências de forma a concluir sobre a conformidade ou não do SGQ. Técnicas de auditoria Amostragem: o auditor avaliou vários registros e documentos e entrevistou várias pessoas de forma aleatória dentro do tempo disponível. Check-list: o auditor utilizou uma lista de verificação, ou equivalente, para assegurar-se de que os requisitos previstos foram avaliados. Preparação da auditoria Condução da auditoria Relato da auditoria Estudo: o auditor demonstrou conhecimento do SGQ avaliado e da norma utilizada. Programação: a agenda ou programação da auditoria foi acordada e consolidada com o auditado. Postura: o auditor realizou as entrevistas de forma objetiva, soube ouvir o auditado e compareceu nos horários previstos. Conteúdo e forma: as eventuais não conformidades reportadas e documentadas estão fundamentadas em evidências, possuem a atribuição ao padrão normativo e foram acordadas com o auditado. Ocasião: durante a auditoria, eventuais não conformidades encontradas foram verbalizadas no instante em que ocorreram. Conhecimento: norma, documentação da área e preparação da agenda. Parecer final e justificativa: Representante da Direção: ( ) Reciclagem ( ) Manutenção ( ) Exclusão Data: 10

11 11 de Evidências da Auditoria Interna Evidências da auditoria interna Auditor: Data Área / Processo Evidências 11

12 12 de Conclusão da Auditoria Interna Conclusão da Auditoria Interna Área / Processos auditados Gestores Não conformidades reais ou potenciais (referenciar codificação conforme ) Aspectos de maior preocupação: Aspectos positivos: Conclusão: Auditor: Data: 12

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