Aplicativo para Gerenciamento Eletrônico de Documentos

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1 Aplicativo para Gerenciamento Eletrônico de Documentos Trabalho de Conclusão de Curso Vera Lúcia Kamiroski Orientador: Paulo Roberto Dias 13/12/2004 1

2 Roteiro Introdução Objetivos do Trabalho Arquivística Sistemas de Informação Tecnologia da Informação Gerenciamento Eletrônico de Documentos Especificação do Sistema Implementação do Sistema Conclusões Limitações Extensões 2

3 Introdução Desde os primórdios da era da computação as empresas preocupam-se em encontrar maneiras para aumentar a produtividade tratando as informações e otimizando o fluxo de trabalho. Com o passar do tempo a informática popularizou-se e a quantidade de documentos e informações cresceu exponencialmente. Para controlar esse mundo de informações quer sejam ou não originalmente eletrônicas é que surge o GED, tema principal deste trabalho de conclusão de curso. Confidential NEORIS Do Not Reproduce without prior written permission from Neoris 3

4 Objetivos do Trabalho Desenvolvimento de um sistema GED para o armazenamento de documentos de texto e planilhas eletrônicas; controlar o acesso a documentos utilizados na área de projetos de uma software house; facilitar a localização e recuperação de informações existentes em documentos. 4

5 Organização da Apresentação Inicialmente será fornecida uma breve explanação sobre arquivística, seu relacionamento com a informática, sistemas de informação, tecnologia de informação e GED, realizando um recorte teórico acima do GED para posterior apresentação do sistema desenvolvido. 5

6 Arquivística Disciplina também conhecida como arquivologia que tem como objetivo o conhecimento da natureza dos arquivos e da teorias, métodos e técnicas a serem observadas na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização. Verificando a abrangência da arquivística, pode-se dizer que existe uma divisão entre arquivos, documentos e informação. Seguindo a linha de raciocínio dos autores pesquisados, o objetivo do estudo da arquivística são os arquivos. 6

7 Arquivos Acumulação ordenada de documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade e preservados para a consecução de seus objetivos, visando a utilidade que irão oferecer no futuro. O ponto de partida para qualquer aprimoramento do arquivo é a montagem de um sistema que, sendo simples, encerre a garantia de um fluxo racional de guarda, consulta e retorno de documentos em locais ou posições bem definidas. 7

8 Arquivística x Tecnologia da Informação Com o passar do tempo, pressente-se que algo está mudando, e que mais do que nunca, a evolução das práticas arquivísticas necessita de um suporte que preserve sua identidade. O fato da importância da gestão documental ser realçada na área da administração corrente constitui um fato decisivo para facilitar o relacionamento com a tecnologia da informação. 8

9 Sistemas de Informação Os Sistemas de Informação contém informações sobre pessoas, lugares e coisas de interesse dentro da organização. Pode ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena e distribui informação para dar suporte a tomada de decisão 9

10 Tipos de Sistemas de Informação Quatro principais tipos de Sistemas de Informação servem a níveis de organização diferentes: sistemas de nível operacional; sistemas de nível de conhecimento; sistemas de nível gerencial; sistemas de nível estratégico. 10

11 Visão dos Tipos de Sistemas de Informação 11

12 Sistemas de Informação Os sistemas de informação são construídos para servir a cada um dos quatro níveis de uma organização. Sistemas de Processamento de Transações (SPT) servem o nível operacional de uma organização. Sistemas de Trabalho do Conhecimento (STC) e Sistemas de Automação de Escritórios (SAE) servem ao nível de conhecimento de uma organização. Sistemas de Suporte de Decisão (SSD) e Sistemas de Informação Gerencial (SIG) servem o nível gerencial da organização. Sistemas de Suporte Executivo (SSE) servem o nível estratégico de uma empresa 12

13 Classificação do GED Dentro da classificação dos Sistemas de Informação, o GED se encaixa entre os sistemas de nível de conhecimento, SAE 13

14 Tecnologia de Informação Em uma definição mais restrita, a TI diz respeito ao aspecto tecnológico de um SI. Ela inclui hardware, software, banco de dados, redes e outros dispositivos. Pode ser vista como um subsistema de um SI, porém, as vezes, os termo TI pode ser usado para designar um SI. Pode até mesmo ser usado em um sentido mais amplo, para denominar um conjunto de diversos SI, usuários e gestão de uma empresa inteira. A TI possibilita a interação entre todos os indivíduos da organização, permitindo não somente a comunicação, mas também o registro de conhecimento que antes se perdiam ou estavam confinados a mente das pessoas. 14

15 Tendências Tecnológicas da TI Com o contínuo avanço da tecnologia, os SI mudam rapidamente e essas tendências tecnológicas afetam a TI assim como o modo como as organizações administram seus negócios viabilizando a competitividade empresarial. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma das tendências tecnológicas da TI. 15

16 Gerenciamento Eletrônico de Documentos Considerando que o GED surgiu como uma das subdivisões da TI, e que procede ao gerenciamento de documentos, logo o GED gerencia documentos de forma eletrônica e deve-se ressaltar que não somente a gestão de documentos eletrônicos, que são os originalmente produzidos em meio eletrônico, mas sim, que as iniciativas em relação a gestão de documentos, são procedidas com o uso da tecnologia, de forma eletrônica, constituindo-se assim no GED 16

17 Princípios do GED É a tecnologia que provê um meio para facilmente armazenar, localizar e recuperar informações existentes em documentos eletrônicos. Deste conceito é possível tirar alguns princípios: possui modo de gerenciamento e visualização de documentos em formato digital, seja digitalizado, em processador de texto, planilha ou outro; não são restrito somente a documentos acabados, no estágio final de aprovação ou com destino ao arquivo. São sistemas que, dependendo de sua necessidade, podem controlar o documento desde sua criação. 17

18 Componentes Típicos de um GED 18

19 Componentes Típicos de um GED O conjunto destes componentes constitui um ambiente de GED. Eventualmente seja necessário um software especial para controlar a digitalização, programa para cadastro em lote de documentos, programa gerenciando a impressão, programa efetuando a busca de palavras dentro de arquivos, e o software que gerencie o documento propriamente dito. O GED dificilmente possui todas essas funcionalidades integradas, mesmo porque em separado, elas oferecem melhor resultado e permite uma integração das melhores soluções para um determinado problema. 19

20 Componentes Típicos de um GED O GED pode possuir em maior ou menor escala grupos de funcionalidades que o tornem distintos dos demais no mercado. As funcionalidades mais comuns no mercado são: banco de dados para armazenar os índices de pesquisa para que seja possível localizar o documento no futuro; check out: exporta documentos do banco de dados, indicando que ele está fora para processamento; check in: permite importar documentos em check out de volta ao ambiente GED, incrementando revisão se for o caso, mas não necessariamente. 20

21 Características de um GED O GED se caracteriza em dois macrogrupos de soluções, de acordo com o ciclo de vida das informações: os de gerenciamento de documentos, Document Management (DM) e os de gerenciamento de imagens de documentos, Document Imaging (DI). No primeiro grupo as informações estão em estado dinâmico, enquanto que no segundo estão estáticas. 21

22 Especificação do Sistema GED O sistema foi especificado utilizando as ferramentas Power Designer e Visio. Nelas foram elaborados o modelo lógico, diagrama de contexto e DFD 22

23 Diagrama de Contexto 23

24 DFD Nível Zero 24

25 Modelo Lógico do Sistema 25

26 Implementação do Sistema A implementação do sistema foi realizada utilizando programação estruturada no ambiente de desenvolvimento de programação Delphi e banco de dados Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine (MSDE) 26

27 Implementação Tela de Login O sistema é iniciado com uma tela de login, onde é solicitado informar usuário e senha. Para iniciar o sistema deverá ser informado usuário 1 e senha 1 que já foram previamente inseridos no sistema e possui perfil gerencial, que permite o cadastro das demais informações no sistema. Após ter sido efetuado o login no sistema, é necessário que seja alterado a senha do usuário, para garantir a integridade das informações. 27

28 Implementação Menu de Funções Em seguida é apresentada a tela principal do sistema onde está disponível o menu de funções. 28

29 Implementação - Classificação A seguir pode-se efetuar o cadastro da classificação de documentos. Conforme as técnicas de Arquivística estudadas, a melhor maneira de localizar ou identificar um documento, esteja ele armazenado em um arquivo de aço, contendo várias pastas de documentos, ou em meio eletrônico, é através de uma classificação. No sistema GED desenvolvido a classificação foi feita pela tipologia do documento. 29

30 Implementação - Classificação Aqui podemos observar a tela de cadastro das classificações no sistema 30

31 Implementação - Classificação procedure TwndClassificacaoForm.btnOKClick(Sender: TObject); begin // -- grava alteracoes if (GEDDM.CLASSIFICACAO.State in [dsedit, dsinsert]) then begin try GEDDM.CLASSIFICACAO.Post; except ExibeMensagem(5); GEDDM.CLASSIFICACAO.Cancel; end; end; end; 31

32 Implementação Perfil de Acesso A seguir podemos observar a tela de cadastro do perfil de acesso ao sistema 32

33 Implementação Perfil de Acesso procedure TwndPerfilForm.btnOKClick(Sender: TObject); begin // -- grava alteracoes if (GEDDM.PERFIL.State in [dsedit, dsinsert]) then begin try GEDDM.PERFIL.Post; except ExibeMensagem(5); GEDDM.PERFIL.Cancel; end; end; end; 33

34 Implementação Usuários A seguir podemos observar a tela de cadastro de usuários do sistema 34

35 Implementação Usuários procedure TwndUsuarioForm.btnOKClick(Sender: TObject); begin // -- grava alteracoes if (GEDDM.USUARIO.State in [dsedit, dsinsert]) then begin // -- confere senha if (GEDDM.USUARIO.FieldByName('DS_SENHA').AsString <> edtconfirma.text) then begin ExibeMensagem(4); edtconfirma.setfocus(); end else begin try GEDDM.USUARIO.Post; except ExibeMensagem(5); GEDDM.USUARIO.Cancel; end; end; end; end; 35

36 Implementação Documentos A seguir podemos observar a tela de cadastro de documentos no sistema 36

37 Implementação Documentos procedure TwndDocumentoForm.btnOKClick(Sender: TObject); var DocBD: TStream; DocSO: TFileStream; Begin // -- arquivo precisa ser valido if (FileExists(edtDSCaminho.Text) = False) then begin ExibeMensagem(7); edtdscaminho.setfocus; Exit; end; // -- grava alteracoes if (GEDDM.DOCUMENTO.State in [dsedit, dsinsert]) then begin try if (GEDDM.DOCUMENTO.State in [dsinsert]) then begin DocBD := GEDDM.DOCUMENTO.CreateBlobStream(GEDDM.DOCUMENTO.FieldByName('LB_DOCUMENTO'), bmreadwrite); DocSO := TFileStream.Create(edtDSCaminho.Text, fmopenread); DocBD.CopyFrom(DocSO, DocSO.Size); DocSO.Free; end; GEDDM.DOCUMENTO.FieldByName('CD_USUARIO_CRIADOR').AsInteger := GEDDM.QUSUARIO.FieldByName('CD_USUARIO').AsInteger; GEDDM.DOCUMENTO.Post; except ExibeMensagem(5); GEDDM.DOCUMENTO.Cancel; end; end; end; 37

38 Implementação Check out / Check in A seguir podemos observar a tela check in / check out de documentos no sistema 38

39 Implementação Históricos A seguir podemos observar a tela que permite a visualização de alterações efetuadas sobre os documentos do sistema 39

40 Implementação Históricos GEDDM.HISTORICO.Insert; GEDDM.HISTORICO.FieldByName('NR_HISTORICO').AsInteger := GEDDM.HISTORICO.RecordCount + 1; GEDDM.HISTORICO.FieldByName('CD_DOCUMENTO').AsInteger := GEDDM.DOCUMENTO.FieldByName('CD_DOCUMENTO').AsInteger; GEDDM.HISTORICO.FieldByName('DT_HISTORICO').AsDateTime := DataA; GEDDM.HISTORICO.FieldByName('DS_HISTORICO').AsString := edtdshistorico.text; GEDDM.HISTORICO.FieldByName('CD_USUARIO').AsInteger := GEDDM.QUSUARIO.FieldByName('CD_USUARIO').AsInteger; 40

41 Implementação Busca A seguir podemos observar a tela que permite a busca de documentos no sistema 41

42 Implementação Busca procedure TwndBuscaForm.btnProcurarClick(Sender: TObject); var SQL: String; begin GEDDM.QBUSCA.SQL.Clear; SQL := SQL + 'DS_DOCUMENTO LIKE ''%' + edtdsdescricao.text + '%'''; // -- monta consulta case (cbxdescricao.itemindex) of 0: SQL := SQL + ' AND DS_ASSUNTO LIKE ''%' + edtdsassunto.text + '%'''; 1: SQL := SQL + ' OR DS_ASSUNTO LIKE ''%' + edtdsassunto.text + '%'''; end; if (cbxdsclassificacao.text <> '') then begin case (cbxassunto.itemindex) of 0: SQL := SQL + ' AND CD_CLASSIFICACAO = ' + GEDDM.QCLASSIFICACOES.FieldByName('CD_CLASSIFICACAO').AsString; 1: SQL := SQL + ' OR CD_CLASSIFICACAO = ' + GEDDM.QCLASSIFICACOES.FieldByName('CD_CLASSIFICACAO').AsString; end; end; if (cbxdsusuarioatual.text <> '') then begin case (cbxassunto.itemindex) of 0: SQL := SQL + ' AND CD_USUARIO_ATUAL = ' + GEDDM.QUSUARIOS.FieldByName('CD_USUARIO').AsString; 1: SQL := SQL + ' OR CD_USUARIO_ATUAL = ' + GEDDM.QUSUARIOS.FieldByName('CD_USUARIO').AsString; end; end; 42

43 Conclusão O objetivo principal, construir um sistema GED foi alcançado. A pesquisa e o uso das ferramentas mencionadas, promoveram a simplificação e rapidez no processo de desenvolvimento. Contribuição: Estudo das técnicas para desenvolvimento de sistemas GED Confidential NEORIS Do Not Reproduce without prior written permission from Neoris 43

44 Conclusão Possíveis Extensões Elaboração de modelos pré-definidos, também chamados de templates para agilizar a criação de novos documentos e padronização de documentos dentro da empresa; integração do GED com programas geradores de novos documentos, como processadores de texto e planilhas eletrônicas; controle de versão de documentos; inclusão do conceito de alçada de aprovação de documentos; controle de backup. Confidential NEORIS Do Not Reproduce without prior written permission from Neoris 44

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