Sumário. Porto Alegre Florianópolis São Paulo Rio de Janeiro
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- Cíntia Gomes Chagas
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2 Sumário Legenda Cadastros De Condomínio De Blocos De Contas Próprias De Sub-Contas Informativo de Doc s De Pessoas De Unidades Retirada Garantia Controle de Contatos CONSULTAS Totais do Mês Listagem de Eventos Dados Sócios Econômicos Reajuste da Taxa de Administração Ficha da Unidade Busca por Nomes de Proprietários e Locatários Lista de Eventos por Unidade Busca de Doc s por Valor Listagem Individual de Eventos por Unidades nos Doc s RELATÓRIOS Simulação de Valores por Rateio Planilha de Cobrança Normal Planilha de Cobrança Extra Planilha do Gás/ Água/ Energia Geral de Unidades Relatório de Unidades Síndico Controle de Posses Etiquetas Seguros a Vencer/ Vencidos Compromissos Contratuais a Vencer/ Vencidos Convocação de Assembleias
3 3.12. Síndicos Aniversariantes no Mês CÁLCULOS DA EMISSÃO Baixa de Parcelas Inclusão Alteração de Valores Lançamentos e Exclusões Coletivos Lançamentos por Rateio Lançamento Tarifário Telefônico Leitura Mobile Reajuste de Valores Cadastro Eventos da Emissão Rateio de Valores Arrecadados com Aluguel Cálculo da Emissão Normal Cálculo da Emissão Extra Inclusão Alteração Extra Lançamentos Coletivos Extra Lançamentos por Rateio Extra EXPEDIÇÃO/ CLIENTE ON-LINE Protocolo de Entrega de Correspondência Geração de Atas Geração de Convocação de Assembleias
4 Legenda Alterar Adicionar Confirmar Cancelar Alterar Desmarcar Blocos Confirmar Confirmar Excluir Retornar Avançar Dados cadastrais da pessoa Pesquisar Localizar Documentos Gravar Imprimir Inserir Imagens Excluir Imagens Gerar arquivo para impressão em birô Voltar para a Tela Anterior Imprimir Gravar Excluir Arquivo Speed Pesquisar Confirmar Editar Consultar Envio de carta 4
5 1. Cadastros 1.1. De Condomínio Acesse o módulo CONDOMÍNIO/ CADASTROS/ DE CONDOMÍNIO. Este programa cadastra, altera e exclui os condomínios e as suas principais informações para os processos de automação do Sistema de Condomínios. Informe no campo Cód Cond. o código do condomínio a ser cadastrado e o nome do condomínio no campo Nome do Condomínio e o campo Dígito será preenchido automaticamente pelo SAMI para um controle mais específico ao efetuar os lançamentos. Para seleção de um cadastro já existente, acesse o programa de busca através da tecla F2 ou clique sobre o botão um novo cadastro. de pesquisa ou tecle TAB para Na aba Dados Gerais: Informe os campos CEP, Endereço, Bairro e Cidade do condomínio a ser cadastrado. Demais dados como: C.N.P.J., Inscrição Municipal, CEI e Assessor deverão ser informados caso existam. Assessor: ao cadastrar o assessor do condomínio é importante ter atenção para este campo, pois o nome, telefone e cadastrados do assessor aparecerão em alguns relatórios do condomínio. CEI: este campo é utilizado para preenchimento de um número provisório quando o condomínio não tem CNPJ. 5
6 Bco Adm: este campo é para o preenchimento do banco da administradora para emissão dos recibos do condomínio. Caso seja informado o código do banco o cadastro do condomínio o sistema gerará os boletos com o banco aqui cadastrado, mesmo que no módulo Financeiro esteja outro banco cadastrado para emissão. Código para Receita Analítica: este campo deverá ser informado o código do condomínio para controlar a receita analítica. Informe neste campo o código do condomínio cadastrado somado ao valor 1000 (Ex. condomínio 36, deverá ser informado o código 1036), para que o sistema efetue o controle dos condomínios garantidos e um controle maior da inadimplência, pois no ato da baixa automática dos doc s, além de creditar o valor no conta corrente do condomínio, ele também creditará o mesmo na conta analítica, deixando desta forma que o saldo do condomínio analítico seja o mesmo da listagem de atraso. No campo Hidrômetro e Relógio Luz informe o número do hidrômetro e do contador de luz do edifício. No campo Código Acesso, os campos INSS, Receita Federal e Municipal são preenchimentos obrigatórios para condomínios que utilizam o módulo Folha de Pagamento. Limite de Crédito: informe neste campo o valor do limite de crédito para os pagamentos das despesas O valor definido neste campo fará com que o sistema dê. ao condomínio um limite para o pagamento dos provisionamentos que serão baixados pelo Caixa. Importante: caso o saldo do condomínio seja devedor ele busca o valor do limite para baixar os provisionamentos no Caixa. Se o limite for ultrapassado o sistema informará ao usuário que o condomínio não tem saldo e não efetuará a baixa dos provisionamentos. Caso você não queira controlar se têm ou não tem saldo para efetuar as baixas dos provisionamentos, não preencha este campo. Dia de Vencimento do Doc: informe neste campo o dia de vencimento dos doc s para emissão mensal. Lança taxa banco em conta corrente: selecione esta opção para lançar a taxa bancária (discriminada nos recibos de cobrança) na conta corrente do condomínio. Esta configuração é verificada no processo de baixa dos títulos recebidos no Caixa ou Banco. Os títulos recebidos no banco devem ser liquidados de maneira individual ou coletiva (retorno bancário), pela opção Lançamento/ Receitas Doc S, no módulo Conta Corrente de Condomínios. Observe que a taxa bancária cobrada nos doc s recebidos no terminal de Caixa, será creditada ao condomínio caso a opção "Lança Taxa Banco no C/C do Condomínio esteja selecionada. Caso esta opção não seja selecionada, a taxa bancária será lançada na conta de receita configurada para receber a taxa banco para a Administradora na Contabilidade Geral. 6
7 Lança seguro conteúdo em conta corrente: selecione esta opção para lançar a taxa de seguro conteúdo na conta corrente do condomínio no ato da baixa da cobrança. Se esta opção estiver selecionada, ao efetuar o recebimento de um doc pago com seguro conteúdo o sistema lançará na conta corrente do condomínio, caso contrário, contabilizará este valor para a Administradora, registrando o lançamento na Contabilidade Geral. Lança multa em conta corrente: selecione esta opção para que a multa seja creditada na conta corrente do condomínio. Lança juros em conta corrente: selecione esta opção para que os juros sejam creditados na conta corrente do condomínio. Importante: quando se tratar de um condomínio garantido não marque esta opção para que os juros sejam creditados na Contabilidade Gerencial. Mostra contas a pagar no C/C: selecione se deseja ou não que apareçam os provisionamentos nos relatórios. Emite demonstrações contábeis: selecione se deseja ou não que imprima os relatórios de demonstrações contábeis. Emite cobrança: selecione se deseja ou não que imprima doc s de condomínios. P.A.R. (Planejamento Arrendamento Residencial): selecione esta opção para condomínios administrados pelo P.A.R. (Planejamento Arrendamento Residencial). Para se efetuar o controle diferenciado da inadimplência dos condomínios P.A.R., a rotina dispõe dos seguintes detalhes: No cadastro do condomínio informe que o condomínio é administrado pelo P.A.R. Na tela de alteração de dados da cobrança de doc s normais (Financeiro/ Contas a Receber/ Condomínios/ Alteração de Dados de Cobrança Normal), foi incluso o campo Vencimento P.A.R., que é destinado ao controle de inadimplência de condomínio e será através deste campo que o sistema irá efetuar a pesquisa no relatório do atraso. Sendo necessário alterar o vencimento do boleto para pagamento na rede bancária, poderá o mesmo ser feito sem problemas, desde que sejam alterados somente o campo Vencimento, deixando o campo Vencimento P.A.R. com o vencimento original do doc. Frações: 1º Fração: informe neste campo a soma da 1ª fração informada no cadastro das unidades e obtida conforme convenção do condomínio. 2ª Fração: informe neste campo a soma da 2ª fração informada no cadastro das unidades e obtida conforme convenção do condomínio. 7
8 Multa após vencimento: Sobre: Total: marque esta opção se o percentual de multa deve ser aplicado sobre o valor total do boleto. Condomínio: marque esta opção se o percentual de multa deve ser aplicado sobre o valor da taxa condomínio. Tipo: Inteira: marque esta opção para aplicar o percentual da multa sobre o valor total do boleto ou sobre o valor do condomínio, a partir de um dia de atraso, conforme configuração. Fracionária: para que a multa seja cobrada por dia de atraso. O sistema aplicará o percentual da multa sobre o valor total do boleto ou sobre o valor do condomínio, conforme configuração, e após dividirá este valor pelos dias restantes no mês após o vencimento. Até a data: informe neste campo a data término em que o percentual de multa informado no campo "Multa de" deverá ser aplicado. Após a data informada, multa de: neste campo o percentual da multa atual a ser aplicado após a data informada no campo "Até a data". Conforme o Código Civil Brasileiro, a partir da data de 10/01/2003, nenhum condomínio poderá cobrar multa superior a 2%. Em % de multa para pagamento com até: é o segundo percentual de multa, onde é possível ter um percentual diferenciado de multa dentro do próprio mês. Dias de atraso: refere-se à quantidade de dias de atraso que o sistema cobrará a segunda multa. Juros Diária: marque essa opção caso o juro seja cobrado de forma diária Integral: marque essa opção caso o juro seja cobrado de forma integral Percentual: informe o percentual a ser cobrado. Importante: Somente será necessário informar o percentual de juros neste campo, caso seja o valor cobrado seja diferente do informado na configuração da consulta de atraso de condomínio. Competência do doc: selecione qual será o tipo de vencimento dos doc s de condomínios: Antecipado ou Postecipado. Vencimento no Mês: selecione qual será o mês de referência dos vencimentos dos doc s. Competência Vencimento Emissão Competência Vencimento no mês Postecipada Do cálculo Jun/ 2015 Jun/ /06/2015 8
9 Postecipada Posterior a Jun/ 2015 Jun/ /07/2015 referência Antecipada Do cálculo Jun/ 2015 Jul/ /06/2015 Antecipada Posterior a referência Jun/ 2015 Jul/ /07/2015 Lançamento Gás: Kilo: selecione esta opção se a leitura do gás é efetuada por kilograma de gás. Metro cúbico: selecione esta opção se a leitura do gás é efetuada por metro cúbico de gás. Informe o valor do kilo ou do metro cúbico do gás, conforme seleção efetuada. Informe o valor do consumo mínimo. Ao informar este campo o sistema habilita o campo Cobrar somente o excedente. Marque esta opção caso a cobrança do valor consumido de gás seja efetuada somente acima do consumo mínimo. Lançamento Água: Valor m³: informe neste campo o valor do metro cúbico da água deste condomínio, caso o lançamento para as unidades seja por leitura individual. Informe o valor do consumo mínimo. Ao informar este campo o sistema habilita o campo Cobrar somente o excedente. Marque esta opção caso a cobrança do valor consumido de água seja efetuada somente acima do consumo mínimo. Lançamento Energia: Valor Kw/h: informe neste campo o valor do quilowatt/ hora deste condomínio, caso o lançamento para as unidades seja por leitura individual. Informe o valor do consumo mínimo. Ao informar este campo o sistema habilita o campo Cobrar somente o excedente. Marque esta opção caso a cobrança do valor consumido de energia seja efetuada somente acima do consumo mínimo. Na aba Taxa de Administração / Juros: Início Adm.: Informe a data de início da administração do condomínio. Base para Reajuste: Informe a data base para o reajuste da taxa de administração. Periodicidade: Informe neste campo o período de reajuste da taxa de administração. 9
10 Tipo de Taxa de Administração: Fixa: selecione esta opção se o valor da taxa de administração cobrado mensalmente deste condomínio é um valor pré-determinado. Valor da Tx Adm.: informe neste campo o valor da taxa de administração a ser cobrado. Variável: selecione esta opção se o valor da taxa de administração é variável, dependendo das Receitas ou Despesas do mês. Receita: selecione esta opção se o valor da taxa de administração é cobrado mensalmente sobre as receitas do condomínio e informe o percentual a ser aplicado. O cálculo será efetuado sobre a receita prevista no mês do cálculo, conforme impresso na planilha de cobrança dos doc s mais o valor da taxa banco e porte lançados ao condomínio, que não são relacionados na planilha. Despesa: selecione esta opção se o valor da taxa de administração é cobrado mensalmente sobre as Despesas do Condomínio e informe o percentual a ser aplicado. Será aplicado este percentual sobre todos os eventos lançados a débito no conta corrente do mês, desde que estes eventos estejam devidamente cadastrados com o percentual de incidência para a base de cálculo da taxa de administração. Acréscimo por unidade: Informe neste campo o valor a ser cobrado por unidade. Piso: Informe neste campo o valor mínimo para cobrança da taxa de administração, caso o valor calculado não atinja este valor. Teto: Informe neste campo o valor máximo para cobrança da taxa de administração, caso o valor calculado ultrapasse este valor. Sub-Contas: selecione nestes campos as sub-contas a integrarem as receitas ou despesas para cálculo da taxa de administração. 10
11 Cobra I.S.S. sobre Taxa de Adm.: selecione este campo caso deseje que o sistema efetue o cálculo de cobrança do I.S.S. sobre a Taxa de Administração do condomínio. Ao selecionarmos esta opção, o sistema só irá cobrar este valor no momento do cálculo da taxa de administração. Cobra Taxa Extra: selecione este campo caso deseje que o sistema lance uma cobrança de taxa extra para o condomínio. Este lançamento é efetuado no momento do lançamento da taxa de administração no conta corrente do condomínio. Taxa Material Expediente: Fixa: selecione esta opção se será cobrado a taxa de material de expediente sobre um valor fixo mensal. Valor: informe neste campo o valor da taxa material de expediente a ser cobrado. Variável: selecione esta opção, se o valor da taxa material de expediente for cobrado através de um percentual aplicado sobre a taxa de administração. % sobre a Tx. Adm.: informe neste campo o percentual a ser aplicado sobre a taxa de administração para cobrança da taxa material de expediente. Efetuar cálculo de Juros e CPMF: Discriminado entre sub-contas: selecione esta opção para efetuar o cálculo e lançamento de juros e CPMF sobre os saldos no conta corrente, individualmente por Sub-Contas. Totalizado: selecione esta opção para efetuar o cálculo e lançamento de juros e CPMF sobre o valor do saldo final do condomínio e lançar no conta corrente na sub-conta normal, e não individual por sub-conta. Juros Sobre Saldo Devedor/ Credor: Cobrar juros sobre saldo devedor: selecione esta opção para cobrança de juros sobre saldo devedor de cada condomínio. Código do Índice: informe neste campo o código do índice para cálculo do juro sobre saldo devedor. Pagar juros sobre saldo credor: selecione esta opção para pagamento de juros sobre saldo credor de cada condomínio. Código do Índice: informe neste campo o código do índice para cálculo do juro sobre saldo credor. Desconto para pagamento no vencimento: informe o % de desconto a ser aplicado nos doc s das unidades até o vencimento ou o valor a ser descontado no boleto. Ao preencher o campo Valor os itens do campo "Sobre" ficam desabilitados, pois este desconto será sobre o total do doc. Nº de Dias antes do Vcto: Informe neste campo a quantidade de dias antes do vencimento, para que o sistema efetue o cálculo da data de vencimento com o desconto, no ato da emissão dos boletos bancários. No campo Sobre selecione qual será à base de cálculo para o desconto nos doc s de condomínios. A opções que temos para este campo são as seguintes: 11
12 Total: selecione esta opção caso deseje que o desconto a ser aplicado seja sobre o total do doc. Condomínio: selecione esta opção caso deseje que o desconto a ser aplicado seja somente sobre o valor do condomínio Configurar: selecione esta opção para o desconto ser aplicado sobre as taxas configuradas. Na aba Sindico/ Zelador: Síndico: informe os dados gerais de identificação do síndico, como nome, nº do C.P.F., nº do R.G. (Carteira de Identidade), data de nascimento, o endereço e os telefones para contato, bem como o (endereço eletrônico). Informe a Data da Posse e do Término da Posse do síndico atual do condomínio conforme convenção. No campo Atual informe a quantidade de meses que o síndico atual já exerceu o seu mandato. No campo Meses informe a quantidade de meses do mandato do síndico atual do condomínio. Cadastre os dados bancários do sindico no campo Dados Bancários. Tipo de Isenção: Nenhuma: selecione esta opção caso o síndico não tenha isenção do pagamento mensal do boleto referente à sua unidade. Total: selecione esta opção caso o síndico tenha isenção total do boleto a ser pago mensalmente referente a sua unidade. Neste caso o síndico será isento de todas as taxas lançadas às unidades. 12
13 Parcial: selecione esta opção caso o síndico tenha isenção somente sobre algumas taxas lançadas mensalmente no boleto referente a sua unidade. Se selecionada esta opção é preciso informar a(s) taxa(s) e o percentual de isenção concedido, clicando sobre o botão:. Será necessário informar os históricos referentes às taxas que o síndico possuir isenção e o percentual respectivo. Sub-síndico: informe neste campo os dados do sub-síndico, como nome, telefone e nº do C.P.F. Representante: informe os dados gerais de identificação do representante do condomínio, como nome, nº do C.P.F., o endereço e os telefones para contato. Conselho Fiscal/Consultivo: informe nestes campos os nomes e os telefones dos conselheiros atuais do condomínio. Zelador: informe neste campo os dados do zelador do condomínio, como nome e telefone. Na aba Seguro/ Garantia/ Assembl./ Banco: Seguro: informe o código da seguradora responsável pelo seguro de incêndio, o número da apólice do seguro e a data de vencimento do mesmo. Estes campos serão utilizados para a emissão e controle dos relatórios de seguros a vencer e seguros vencidos. Garantia: selecione se o condomínio é garantido, isto é, se o condomínio cadastrado terá a receita garantida mensalmente. Informe no campo Início da garantia a data do início da garantia do condomínio. Ao informar a data, toda emissão efetuada será testada por este campo e 13
14 o campo quantidade de meses, a fim de determinar se a emissão será garantida ou não. No campo Nº de Meses informe o número de meses que será garantida a missão deste condomínio. Caso a garantia seja sempre, informe neste campo a sigla SP. O sistema efetuará o seguinte teste: Emissão Garantia Início Garantia 03/ meses 01/12/2014 Caso uma unidade esteja em atraso no mês de 01/2015, 02/2015 e 03/2015, o próximo vencimento que será em 04/2015 não será mais garantido, pois o mesmo ultrapassou a quantidade de meses informada. Desta forma, o sistema creditará na conta do condomínio o valor da emissão, subtraindo-se o valor desta unidade. Se selecionada a opção Credita Somente o Líquido o sistema lançará o valor líquido ou os valores descriminados no conta corrente. Assembleias: Assembleia Ordinária: selecione o Mês que é realizada a assembleia ordinária do condomínio e informe a Data da próxima assembleia e os horários para 1ª Chamada e 2ª Chamada. Informe a data da última assembleia realizada no campo Última Assemb. e no campo Local, o local onde será realizada a próxima assembleia. Selecione também, se possuir, o Assessor responsável. Assembleia Extraordinária: informe a Data da próxima assembleia Extraordinária e os horários para 1ª Chamada e 2ª Chamada. Informe a data da última assembleia realizada no campo Última Assemb. e no campo Local, o local onde será realizada a próxima Assembleia. Selecione também, se possuir, o Assessor responsável. Dados Bancários do condomínio: cadastre neste campo os dados bancários do condomínio. Importante: os dados bancários informados neste campo são apenas para informação, não serão utilizadas as informações preenchidas nesta tela para emissão dos recibos do condomínio. Na aba Compromissos Contratuais/Observações/Cliente On-Line: Compromissos Contratuais: clique sobre o botão: um novo compromisso contratual. para incluir Na tela que abrirá, informe o código do credor que firmou contrato com o condomínio ou clique no botão para acessar o programa de credores cadastrados. Alguma observação ou dados complementares do credor selecionado poderá ser 14
15 informado no campo Observação e no campo Venc. do Contrato informe a data de vencimento do contrato com o credor. Clique no botão compromisso. para registrar o novo Para alterar dados do contrato cadastrado, clique sobre o botão. Para excluir um compromisso contratual já cadastrado, clique sobre o botão. Observações: informe nestes campos observações pertinentes ao condomínio. Cliente On-Line: Gera Dados para Cliente On Line: selecione esta opção caso sua Administradora tenha adquirido o produto Cliente On-Line e deseja gerar o extrato de conta corrente para disponibilização dos condôminos na internet. Gera Inadinplentes para Cliente On Line: selecione esta opção caso sua Administradora tenha adquirido o produto Cliente On-Line e deseja gerar a inadimplência para disponibilização do síndico na internet. Notas Fiscais: informe o nome do condomínio que sairá na emissão das notas fiscais. Caso o nome que sairá nas notas seja o mesmo nome do cadastro do condomínio no sistema, não há a necessidade de preencher este campo. Na aba Mensagens: Nesta aba, cadastre as mensagens que irão compor especificamente o boleto de cobrança do condomínio cadastrado. Cadastrando uma mensagem nestes campos 15
16 são desconsideradas as mensagens cadastradas na tela de emissão do boleto, no módulo Financeiro. Para gravar os dados do cadastro do condomínio clique sobre o botão. Para emitir os relatórios de condomínios, clique sobre o botão. Ao solicitar a emissão, será apresentada uma nova tela com alguns campos para configuração de informações a serem impressas: Após as configurações informadas clique no botão e após no botão para confirmar a impressão. Para excluir um edifício já cadastrado, informe o respectivo código e clique sobre o botão. Para exportar os dados do condomínio para arquivo Speed, clique no botão De Blocos Acesse o módulo CONDOMÍNIO/ CADASTROS/ DE BLOCOS. Este programa tem a finalidade de cadastrar informações complementares no que diz respeito aos blocos existentes nos condomínios. 16
17 Para cadastrar novo bloco informe o código do condomínio ou tecle F2 ou clique no botão para acessar o programa de busca de condomínios por nome ou endereço. Cadastre um número para o bloco e cadastre os dados do bloco. Para localizar um bloco já cadastrado clique no botão acessar o programa de busca de blocos por nome. ou tecle F2 para Para gravar o bloco cadastrado ou alterado clique sobre o botão. Para excluir um bloco já cadastrado, informe o código do condomínio e do bloco, após clique sobre o botão De Contas Próprias Acesse o módulo CONDOMÍNIO/ CADASTROS/ DE CONTAS PRÓPRIAS. Este programa tem a finalidade de determinar se um condomínio terá uma conta bancária própria, isto é, se conforme solicitação do síndico ou metodologia de trabalho da administradora haja a necessidade de abrir uma conta corrente junto ao banco para emissão dos doc s e débito em conta. O banco a ser vinculado ao condomínio neste programa deve estar previamente cadastrado (Diversos/ Cadastros/ Cadastro de Bancos). 17
18 Para cadastrar uma conta própria para um condomínio informe o código do condomínio ou tecle F2 ou clique no botão condomínios por nome ou endereço. para acessar o programa de busca de Informe o código do banco que será utilizado para emissão dos doc s ou tecle F2 ou clique no botão para acessar o programa de busca de bancos cadastrados. Caso seja utilizado débito em conta para cobrança do condomínio, cadastre o banco cadastrado para esta finalidade. Para gravar o cadastro da conta própria clique sobre o botão. Para emitir a relação de condomínios com os respectivos códigos dos bancos para emissão dos doc s e débito em conta, clique sobre o botão De Sub-Contas Acesse o módulo CONDOMÍNIO/ CADASTROS/ DE SUB-CONTAS. Este programa tem a finalidade de cadastrar as informações referentes às subcontas que possam existir no condomínio, isto é, quando se deseja separar as informações de forma mais organizadas, cadastramos as sub-contas. Para cadastrar uma nova sub-conta tecle ENTER e cadastre um nome para a subconta. Para gravar a sub-conta informada clique sobre o botão. 18
19 Para localizar uma sub-conta cadastrada digite no campo Busca por Nome o nome ou parte do nome. Para emitir o relatório das sub-contas por ordem Alfabética ou por Código clique sobre o botão Informativo de Doc s Acesse o módulo CONDOMÍNIO/ CADASTROS/ INFORMATIVO DE DOC S. Este programa gera um informativo para compor o verso dos doc s de condomínio, possibilitando a Administradora gerar uma mensagem especifica para cada condomínio. 19
20 Para cadastrar um informativo nos doc s, informe o código do condomínio ou tecle F2 ou clique no botão para acessar o programa de busca de condomínios cadastrados. Cadastre o informativo e clique no botão para gravá-lo. Importante: caso não seja cadastrada nenhuma mensagem nesta tela o sistema gerará os boletos com a mensagem no verso cadastrada na tela de emissão de boletos, no módulo Financeiro De Pessoas Acesse o módulo CONDOMÍNIO/ CADASTROS/ DE PESSOAS. Este programa destina-se ao cadastramento, alteração e exclusão de pessoas a serem utilizadas pelo sistema no Módulo Condomínio. Para cadastrar uma nova pessoa no sistema, tecle ENTER e na aba Gerais informe os dados da pessoa, sendo obrigatório pelo sistema somente o cadastro do nome. Clique no botão para gerar um código para o cadastro efetuado. Para adicionar as imagens correspondentes à foto e assinatura da pessoa clique sobre o botão.. Para excluir as imagens da foto e assinatura da pessoa, clique sobre o botão Para excluir o cadastro da pessoa clique sobre o botão. 20
21 1.7. De Unidades Acesse o módulo CONDOMÍNIO/ CADASTROS/ DE UNIDADES. Este programa cadastra, altera e exclui as unidades e as suas principais informações para os processos de automação do Sistema de Condomínios. Informe o código do condomínio ou tecle F2 ou clique no botão acessar o programa de busca de condomínios cadastrados. para No campo Nome da Unidade informe a unidade que você deseja incluir, alterar ou excluir. Atenção: no ato do cadastramento das unidades é de extrema importância o cadastramento por ordem, pois o sistema não efetuará a ordenação da mesma. Por tal motivo, quando se cadastrar as unidades, devemos prestar o máximo de atenção possível, pois caso haja um cadastramento fora de ordem, ele terá que ficar desta forma. No campo Senha para Cliente On-Line, será gerada automaticamente a senha para que os condôminos a utilizem, para consultar informações na internet, através do Cliente On-Line. Na aba Dados Gerais: Nome Unidade: campo informativo do nome da unidade. Este campo mostra ao usuário o nome da unidade cadastrada, ele permanece inativo, não podendo alterar o campo. Caso deseje efetuar a alteração do nome da unidade clique sobre o botão e digite o novo nome. 21
22 Atenção: No ato da alteração da unidade, devemos estar ciente que qualquer dado relativo ao nome anterior será desconsiderado, como no caso ficha da unidade, relatório de inadimplente, etc.. Neste caso deve-se tomar muito cuidado com esta alteração. Tipo de Unidade: selecione o tipo de unidade a ser cadastrada. Se o tipo desejado não se encontra relacionado, selecione a opção Outros e informe o nome do tipo. Unidade do Síndico: selecione se esta unidade é a residência do síndico atual ou não. Emitir Etiqueta: selecione SIM para que seja impressa etiqueta desta unidade. Nº de Moradores: Informe a quantidade de moradores que residam na unidade. Bloco: informe neste campo o código do bloco a qual pertence à unidade. Administradora/Banco: informe neste campo o código da Administradora ou Banco a qual pertence esta unidade. Para acessar o programa de credores cadastrados, clique no botão. Somente responsável pela inadimplência: marque esta opção caso a administradora do condomínio seja responsável pelo recebimento dos boletos de cobrança Imóvel no Sistema de Locação: informe neste campo o código do imóvel no sistema de Locação, a qual esta unidade pertence. Ao cadastrar o código do imóvel é possível fazer a integração da cobrança de condomínio com o boleto de cobrança da locação. Cód. na Adm. Destino para Compensação Integrada: informe neste campo o código da Administradora destino da unidade, caso queira efetuar a compensação integrada. Ramal tarifário: informe neste campo o código do ramal telefônico utilizado pela unidade, caso o condomínio possua uma central telefônica. Vencimento: informe neste campo o vencimento do boleto desta unidade, caso este seja diferenciado do vencimento informado no cadastro do condomínio. Se o vencimento for o mesmo do informado no cadastro do condomínio, não há necessidade de preencher este campo. Fração 1º: informe neste campo o valor da fração ideal para esta unidade, conforme a convenção do condomínio. Fração 2º: caso possua, informe neste campo o valor da 2ª fração desta unidade, decidida na convenção do condomínio. 22
23 Observações Gerais: informe neste campo informações adicionais para esta unidade. Unidades de acúmulo (emissão de doc s): selecione o nome de outra unidade do condomínio, caso não queira gerar um boleto de cobrança individual para a unidade que esta sendo cadastrada. Os valores referentes à unidade cadastrada serão lançados no boleto da unidade no qual ela foi acumulada. Na aba Dados Jurídicos: Advogado: informe o código do advogado responsável pela cobrança desta unidade, em caso de atraso. Para acessar o programa de busca de credores cadastrados, clique no botão. Data: informe a data em que a unidade foi incluída no jurídico. Nº do Processo: informe o número do processo desta unidade. Data Inicial: Informe a data inicial do processo desta unidade. Tipo de Processo: informe que tipo de processo que esteja sendo movido para esta unidade. Bloquear emissão de negativas de débito: marcando esta opção o sistema não emitirá as negativas de débito da unidade. Observações Jurídicas: informe neste campo dados complementares do processo jurídico em que se encontra esta unidade. 23
24 Na aba Dados do Proprietário: Dados do Proprietário: informe neste campo o código do proprietário. Para acessar o programa de busca de pessoas por nome, clique sobre o botão. Para efetuar a alteração de algum dado referente ao cadastro do proprietário, clique sobre o botão Considerar endereços de cobrança e correspondência informados no cadastro único: selecionando esta opção o sistema emitirá as correspondências dessa unidade com o endereço do cadastro da pessoa Para adicionar um novo compromisso contratual para o proprietário, clique no botão. Dados endereço de cobrança (proprietário): informe o endereço de cobrança para esta unidade, ou seja, o endereço para onde será remetido boleto de cobrança das taxas do condomínio. Se o endereço de cobrança for o mesmo da unidade em questão, não será necessário o cadastro deste campo. Dados Endereço de correspondência (do proprietário): informe o endereço de correspondência para esta unidade. Se o endereço de correspondência for o mesmo da unidade em questão, não será necessário o cadastro deste campo. Aos cuidados de (A/C): se preenchido este campo, no ato da impressão dos doc s das unidades, será impresso após o nome do proprietário, o nome da pessoa como A/C. 24
25 Na aba Dados do Locatário: Informe o nome do locatário da unidade, o tipo de pessoa e o CPF ou CNPJ, bem como os demais dados de identificação. Para adicionar um novo compromisso contratual para o locatário da unidade, clique no botão. Dados Endereço de cobrança (locatário): uma vez que a unidade é locada, informe o endereço de cobrança para esta unidade, ou seja, o endereço para onde será remetido o boleto de cobrança das taxas do condomínio. Se o endereço de cobrança for o mesmo da unidade em questão, não será necessário o cadastro destes campos. Dados Endereço de correspondência (locatário): uma vez que a unidade é locada, informe o endereço de correspondência para esta unidade. Se o endereço de correspondência for o mesmo da unidade em questão, não será necessário o cadastro deste campo. Na aba Débito em Conta/ DDA: Informe o número da conta bancária onde deverá ser debitado o boleto desta unidade. Se a opção Débito em Conta for selecionada serão habilitados os campos para preenchimento dos dados bancários. Informe então o código nacional do banco em que o condômino possui conta bancária para efetuar o débito em conta. Caso o condomínio possua conta bancária própria e foi efetuado o vínculo, este campo virá preenchido automaticamente com o 25
26 código nacional do banco do condomínio, o código da agência do banco informado, o DAC Agência (dígito verificador do código da agência, caso possua) e o DAC da conta (dígito verificador do código da conta, caso possua). Gera arquivo p/ Birô e TXT.: selecione o será os doc s gerados serão para proprietário ou inquilino. Enviar Doc somente por (proprietário): marcando esta opção o doc da unidade não será impressa na opção Geral dos doc s do condomínio. Cliente DDA (proprietário): selecione esta opção caso o proprietário deseje que a cobrança das taxas do condomínio sejam efetuadas por DDA (Débito Direto Autorizado). Para gravar a unidade ou as alterações informada clique sobre o botão. Para excluir uma unidade já cadastrada, certifique-se de que a mesma não possua atraso e clique sobre o botão. Caso seja excluída uma unidade que possua atraso o sistema não mais apresentará sua inadimplência nos devidos relatórios Retirada Garantia Acesse o módulo CONDOMÍNIO/ CADASTROS/ RETIRADA GARANTIA. Este programa efetua a retirada da garantia de um condomínio. 26
27 Para retirar a garantia informe o código do condomínio ou clique no botão ou tecle F2 para acessar o programa de busca de condomínios por nome. Clique no botão par efetuar a retirada da garantia e gravar Controle de Contatos Acesse o módulo CONDOMÍNIO/ CADASTROS/ CONTROLE DE CONTATOS. 27
28 Este programa efetua o registro e consulta das solicitações provenientes de pessoas envolvidas no dia-a-dia do condomínio: Condômino, Síndico, Funcionário ou Outro. Disponibilizará ainda o controle detalhado das solicitações registradas. Se informado Condômino, Sindico, o sistema preencherá automaticamente os campos dos dados do contato. Informe manualmente os campos não preenchidos automaticamente pelo sistema. Os campos Data e Hora serão preenchidos automaticamente pelo dia atual e hora atual. Caso deseje que conste uma hora e data hora diferente, altere os campos conforme desejado. Cadastre o assunto do contato e clique no botão para salvar. Para consultar todos os contatos realizados no condomínio informado, clique no botão. A consulta poderá ser realizada por período cadastrado nos campos Data Inicial e Data Final. Para imprimir os contatos cadastrados, clique sobre o botão. Para excluir um contato já solucionado, dê um duplo clique sobre a linha do contato apresentado em tela e após clique sobre o botão exclusão do registro. para confirmar a 28
29 2. CONSULTAS 2.1. Totais do Mês Acesse o módulo CONDOMÍNIO/ CONSULTAS/ TOTAIS DO MÊS. Este programa tem a finalidade de informar ao usuário as informações referentes à emissão de boletos gerados pelos condomínios, verificando o andamento dos recebimentos efetuados pelas unidades. Informe o mês de referência. Informe o código do condomínio inicial ou clique no botão para acessar o programa de busca de condomínios por nome. Informe o código do condomínio final ou clique no botão para acessar o programa de busca de condomínios por nome. Informe o banco da administradora ou clique no botão programa de busca de bancos cadastrados. para acessar o Selecione uma das opções de consulta: Por condomínios: será apresentada uma listagem com todos os eventos lançados por condomínio. Por eventos: será apresentada uma listagem com todos os eventos lançados no mês informado. Por vencimento: marcando esta opção o sistema habilita o campo para preenchimento da data. Esta listagem apresenta os eventos por vencimento no mês de consulta. Por banco: será apresentada uma listagem com todos os eventos lançados por banco de pagamento. 29
30 botão. Para iniciar a consulta clique sobre o botão e para imprimir clique sobre o 2.2. Listagem de Eventos Acesse o módulo CONDOMÍNIO/ CONSULTAS/ LISTAGEM DE EVENTOS. Este programa informa ao usuário os eventos utilizados pelas unidades na geração dos boletos de cobrança, conforme configuração solicitada pelo usuário. Informe o mês de lançamento. Digite o código do condomínio inicial e final ou clique no botão acessar o programa de busca de condomínios por nome. para Evento a não totalizar: informe neste campo o código do evento o qual deseja que o sistema não o totalize ou clique no botão para acessar o programa de busca de históricos por nome. Somente Totaliza: caso seja marcada esta opção será relacionada somente a totalização dos eventos para o(s) condomínio(s) consultado(s), portanto, não demonstrará os eventos por unidades. Não lista débito em conta: caso seja marcada esta opção não irá listar os eventos das unidades configuradas para pagamento em débito em conta. Para iniciar a pesquisa solicitada clique sobre o botão. Para emitir o relatório clique no botão. 30
31 Obs.: Este relatório é de grande utilidade para efetuar a conferência dos eventos lançados nos condomínios antes de efetuar o cálculo do mês Dados Sócios Econômicos Acesse o módulo CONDOMÍNIO/ CONSULTAS/ DADOS SÓCIOS ECONÔMICOS. Este programa apresentará em listagem única o resumo geral das principais informações sócio/econômicas da carteira de condomínios, por exemplo: condomínios, endereço, número de unidades, taxa de administração, síndico responsável, data de inicio da administração e observações, podendo ainda ser efetuada a consulta pelo assessor responsável. Informe o código do assessor ou clique no botão para acessar o programa de busca de assessores por nome. Caso não seja informado nenhum assessor o sistema listará todos os condomínios cadastrados, independente do assessor. Para consultar em tela os Dados Sócio/Econômicos da carteira de condomínios, clique no botão. No final do relatório são apresentados os totais de condomínios, unidades e total de taxa de administração lançada. Para emitir o relatório clique sobre o botão. 31
32 2.4. Reajuste da Taxa de Administração Acesse o módulo CONDOMÍNIO/ CONSULTAS/ REAJUSTE DA TAXA DE ADMINISTRAÇÃO. Este programa efetua o reajuste da taxa de administração lançada nos condomínios. Para efetuar o reajuste da taxa de administração informe o mês para teste do reajuste. Informe o código do condomínio inicial e final ou clique no botão acessar o programa de busca de condomínios por nome. para Clique no botão para gerar a consulta do valor da taxa de administração lançada por condomínio. Clique no botão administração. para imprimir o relatório de reajuste de taxa de 2.5. Ficha da Unidade Acesse o módulo CONDOMÍNIO/ CONSULTAS/ FICHA DA UNIDADE. Este programa apresenta as informações dos boletos bancários gerados e os dados da unidade do condomínio respectivamente selecionado. Será possível a consulta e posterior impressão de até onze meses anteriores ao solicitado do Demonstrativo de Doc s Normais /Extras e/ou a Movimentação Contábil Auxiliar da unidade. 32
33 O usuário poderá verificar a data de pagamento ou inadimplência (em aberto) da unidade, bem como os eventos e dados da cobrança no mês de emissão solicitado. Para iniciar a consulta informe o mês de referência, Informe o código do condomínio ou clique no botão programa de busca de condomínios por nome. para acessar o Selecione a unidade ou clique no botão para acessar o programa de busca de unidades por nome. Tecle TAB para emitir em tela o Demonstrativo de Pagamentos de Doc s e/ou a Movimentação Auxiliar em até onze meses anteriores ao solicitado. Clique no botão para gerar um relatório em tela dos demonstrativos dos doc s normais e extras gerados nos últimos onze meses. Clique no botão para impressão do demonstrativo dos doc s Busca por Nomes de Proprietários e Locatários Acesse o módulo CONDOMÍNIO/ CONSULTAS/ BUSCA POR NOMES DE PROPRIETÁRIOS E LOCATÁRIOS. Este programa tem a finalidade de fazer uma busca para a localização do nome e de proprietário ou locatários na base de dados cadastrados nas unidades. 33
34 Selecione no campo Pesquisa por se deseja realizar a pesquisa pelo nome ou pelo . botão. No campo Nome a Pesquisar digite o nome/ ou parte dele e clique no O sistema listará em tela a pesquisa realizada, apresentando o código do condomínio, unidade, nome da pessoa, e a classificação se proprietário ou locatário Lista de Eventos por Unidade Acesse o módulo CONDOMÍNIO/ CONSULTAS/ LISTA DE EVENTOS POR UNIDADE. Este programa apresenta uma consulta dos eventos lançados por unidades no mês de referência informado. Esta listagem apresenta o evento consultado por unidade, apresentando as unidades que pagam e as unidades que não pagam este evento. Informe o mês de referência para consulta. Informe o código do condomínio inicial e final ou clique no botão acessar o programa de busca de condomínios por nome. para Informe o código do evento que deseja consultar ou clique no botão para acessar o programa de busca de históricos por nome. Clique no botão para o sistema listar a pesquisa em tela. 34
35 Para impressão do relatório de eventos por unidade, clique no botão Busca de Doc s por Valor Acesse o módulo CONDOMÍNIO/ CONSULTAS/ BUSCA DE DOC S POR VALOR. Este programa irá efetuar uma busca de valores de doc s, tanto na emissão normal ou extra. É possível efetuar esta busca tanto pelo valor inteiro ou pelo valor exato a ser pesquisado. Esta busca é de grande utilidade nos casos da existência de créditos não identificados recebidos pelo banco. 35
36 O programa consultará o valor total do boleto de cobrança, considerando a taxa bancária. Para iniciar a busca de valores informe o mês de referência. Selecione se deseja realizar a busca de valor nos doc s normais ou extras. Informe o valor a ser consultado e marque se deseja efetuar a busca pelo valor inteiro ou exato. Inteiro: faz a busca pelo valor desconsiderando centavos e apresentando todos os valores semelhantes que encontrar. Exato: busca somente o valor exato informado e caso não encontre apresentará consistência de que nenhum valor foi localizado. Clique sobre o botão para o sistema mostrar em tela as informações pertinentes aos doc s normais e extras Listagem Individual de Eventos por Unidades nos Doc s Acesse o módulo CONDOMÍNIO/ CONSULTAS/ LISTAGEM INDIVIDUAL DE EVENTOS POR UNIDADES NOS DOC S. Este programa apresenta os eventos lançados nas unidades após o cálculo dos boletos de cobrança. Informe o mês de referência para consulta. Informe o código do condomínio inicial e final ou clique no botão acessar o programa de busca de condomínios por nome. para 36
37 Informe o código do evento que deseja consultar ou clique no botão para acessar o programa de busca de históricos por nome. Clique no botão para o sistema listar a pesquisa em tela. Para impressão do relatório, clique no botão. 37
38 3. RELATÓRIOS 3.1. Simulação de Valores por Rateio Acesse o módulo CONDOMÍNIO/ RELATÓRIOS/ SIMULAÇÃO DE VALORES POR RATEIO. Este programa simula como ficará o lançamento de um valor rateado entre as unidades do condomínio. Informe o código do condomínio ou clique no botão programa de busca de condomínios por nome. para acessar o Informe o código do evento ou clique no botão para acessar o programa de busca de históricos por nome. Cadastre o numero de vezes e o valor do evento. No campo Ratear pela selecione a fração para rateio do valor e se a unidade do sindico terá ou não isenção da cobrança. Clique no botão rateado entre as unidades. para o sistema gerar uma simulação em tela do valor Para imprimir a simulação do valor rateado, clique no botão. 38
39 3.2. Planilha de Cobrança Normal Acesse o módulo CONDOMÍNIO/ RELATÓRIOS/ PLANILHA DE COBRANÇA NORMAL. Este programa emite os dados calculados para emissão dos recibos de cobrança normal dos condomínios. Esta planilha é de suma importância para conferência das informações antes da emissão, sendo também utilizada como comprovante das séries e registros das unidades emitidas. Informe o mês da emissão (mês do cálculo) dos doc s normais. Em seguida, será apresentada a tela para seleção dos condomínios já calculados para emissão. Clique para selecionar todos: marque esta opção para emitir a planilha de todos os condomínios calculados. Para cancelar a seleção de todos os condomínios calculados basta desmarcar esta opção e proceder à seleção dos condomínios individualmente. Código do Evento Condomínio: este campo deverá ser preenchido com o código do evento Condomínio, previamente cadastrado na Tabela de Históricos Padrões, no módulo de Conta Corrente de Condomínio. Código do Evento Água: este campo deverá ser preenchido com o código do evento Água, previamente cadastrado na Tabela de Históricos Padrões, no módulo de Conta Corrente de Condomínio. Importante: mesmo que não sejam efetivamente lançados os eventos Condomínio e Água nos condomínios, na emissão da planilha é obrigatória a informação dos mesmos pelo fato de serem eventos pré-determinados no SAMI. 39
40 Vencimento a Emitir: informe neste campo o vencimento dos doc s para que o sistema liste os condomínios que vencem na data especifica. Caso não seja preenchido este campo o sistema emitirá a listagem com todos os vencimentos. Imprimir taxa banco, porte e seguro conteúdo independente da configuração no cadastro do condomínio: marque esta opção para que seja impresso na planilha os valores da taxa banco, porte e seguro conteúdo independente da configuração efetuada no cadastro do condomínio. Visualiza/ Imprimir Unidades e as Unidades Acumuladas na Sequencia: marque esta opção para que as unidades acumuladas saiam na ordem de acumulo. Caso não seja marcada esta opção, o sistema listará na sequencia das unidades. Desmembra Blocos: marque esta opção para que a planilha de cobrança seja desmembrada por blocos, ao invés da ordem de unidades. Ao marcar esta opção o sistema habilita o campo Bloco Inicial para que seja informado o bloco inicial a ser impresso na planilha de cobrança. Emite: neste campo selecione se deseja que seja impresso somente os pagos, somente os não pagos ou ambos na planilha de cobrança. Não imprimir totais de pagos e não pagos: marque esta opção se deseja que sejam impressos os valores totais das unidades que efetuaram os pagamentos ou não, na planilha de cobrança. botão. Para visualização em tela da planilha de cobrança doc's normais, clique sobre o. Para exportar a planilha gerada para o programa Microsoft Excel, clique no botão Para impressão da planilha de cobrança doc s normais, clique sobre o botão. Observe cuidadosamente todos os dados apresentados na Planilha de Cobrança. Atente ao fato de conferir além dos valores para emissão, outros dados, como por exemplo: vencimento, mês de competência do boleto, etc Planilha de Cobrança Extra Acesse o módulo CONDOMÍNIO/ RELATÓRIOS/ PLANILHA DE COBRANÇA EXTRA. Este programa tem a finalidade de imprimir as informações das chamadas extras geradas aos condomínios. Esta planilha é de suma importância para conferência das informações antes da emissão, sendo também utilizada como comprovante das séries e registros das unidades emitidas. 40
41 Informe a data de vencimento da chamada extra, ou clique no botão para acessar o programa de pesquisa de datas de chamadas extras. Informe o código do condomínio ou clique no botão para acessar o programa de busca de condomínios por nome. No caso de selecionar a data de vencimento pelo o programa de pesquisa de datas de chamadas extras o código do condomínio será preenchido automaticamente pelo sistema. Imprimir taxa banco, porte e seguro conteúdo independente da configuração no cadastro do condomínio: marque esta opção para que seja impresso na planilha os valores da taxa banco, porte e seguro conteúdo independente da configuração efetuada no cadastro do condomínio. No campo Desmembra Blocos marque esta opção para que a planilha de cobrança extra seja desmembrada por blocos ao invés de unidades. No caso de condomínios que não possuam blocos esta opção estará desabilitada. Para visualizar em tela a planilha de doc s extras do condomínio informado, clique sobre o botão. o botão. Para imprimir a planilha de doc s extras do condomínio informado, clique sobre 41
42 3.4. Planilha do Gás/ Água/ Energia Acesse o módulo CONDOMÍNIO/ RELATÓRIOS/ PLANILHA DO GÁS/ ÁGUA/ ENERGIA. Este programa emite uma planilha com os valores das leituras de gás/ água/ ou energia, apresentando as leituras no mês anterior e atual. Este relatório irá auxiliar na conferência das leituras informadas nas unidades antes de efetuar o cálculo do mês. Informe o mês de para busca das leituras de gás, água ou energia. Selecione o(s) condomínio(s) para pesquisa. Para consultar todos os condomínios marque a opção Clique para selecionar todos. Selecione o tipo de planilha: Gás, Água ou Energia. Imprimir unidades sem consumo (gás/ água/ ou energia) no mês: selecione esta opção caso deseja que conste na listagem as unidades que não possuem consumo. Apenas totalização por condomínio: marcando esta opção não constará na listagem os valores por unidades, apenas o total do consumo por condomínio. Mensagem: neste campo poderá ser cadastrada uma frase para ser impressa no cabeçalho do relatório. Para visualizar em tela a planilha do condomínio informado, clique sobre o botão. E para impressão da planilha, clique sobre o botão. 42
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