Manual de Operação do Módulo de Monitoramento do Sistema de Informações Gerenciais e de Planejamento do Plano Plurianual - SIGPlan

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1 Manual de Operação do Módulo de Monitoramento do Sistema de Informações Gerenciais e de Planejamento do Plano Plurianual - SIGPlan Versão

2 SUMÁRIO APRESENTAÇÃO O papel do Gerente de Programa e Coordenador de Ação O que é Monitoramento dos Programas e Ações Perfil Gerente de Programa Perfil Coordenador de Ação Como acessar do Sistema de Informações Gerenciais e de Planejamento (SIGPlan) Como Acessar o SIGPlan Requisitos mínimos para uso do SIGPlan Perfis de Acesso Estrutura do SIGPlan Módulo de Monitoramento o Sistema de Informações Gerenciais Como acessar seus programas e ações Painel de Controle Dados Gerais Informação de Situação do Programa Financiamento Agenda de Eventos Relatórios Indicadores Ações e Localizadores de Gasto Dados Físicos e Financeiros Informações de Situação Relatórios

3 Apresentação Este manual tem por objetivo apresentar aos Gerentes de Programas e Coordenadores de Ação orientações e esclarecimentos relevantes quanto ao registro dos dados físicos das ações sob sua responsabilidade no SIGPlan. 3

4 1. O papel do Gerente de Programa e Coordenador de ação na Atividade de Monitoramento dos Programas do Plano Plurianual 1.1 O que é Monitoramento dos Programas e ações? A atividade de monitoramento consiste em um processo permanente de coleta, análise e sistematização de informações e de verificação do andamento da ação governamental. É uma atividade gerencial sistemática. Ao acompanhar as ações governamentais e o contexto em que ocorrem propicia a administração de informações que auxiliem, em tempo hábil, a tomada de decisão, que possam influenciar a execução da ação, viabilizando sua superação de modo a maximizar a obtenção dos resultados programados. O módulo Monitoramento do SIGPlan é o instrumento que organiza e integra a rede de gerenciamento do PPA. Ele foi concebido para apoiar a execução dos programas. Ele fornece aos gerentes de programas e coordenadores de ação os meios necessários para articular, acompanhar e controlar a execução dos programas, propiciando uma visão global da execução do PPA por meio de informações atualizadas sobre a evolução física e financeira dos programas. 1.2 Perfil Gerente de Programa A gestão do programa é de responsabilidade do gerente de programa. Compete ao gerente de programa: monitorar e avaliar a execução do conjunto das ações do programa; validar e manter atualizadas as informações da gestão de restrições e dos dados gerais do programa sob sua responsabilidade, mediante alimentação do SIGPlan. 1.3 Perfil Coordenador de ação Possibilitar apoio ao gerente de programa, com acompanhamento na consecução de resultados, aumentando a transparência e disponibilização das informações de seus resultados para a sociedade. Compete ao coordenador de ação: viabilizar a execução e o monitoramento de uma ou mais ações do programa; 4

5 responsabilizar-se pela obtenção do produto expresso na meta física da ação; efetivar o registro do desempenho físico, da gestão de restrição e dos dados gerais das ações sob sua responsabilidade no SIGPlan. 5

6 2. Como acessar o SIGPlan 2.1. Como acessar o SIGPlan O endereço do SIGPlan na Internet é: Para ter acesso ao conteúdo do SIGPlan, é preciso primeiro fazer o cadastramento junto ao Departamento de Planejamento da SEPLAN, para a obtenção de senha e login a ser comunicado ao usuário por Requisitos mínimos para uso do SIGPlan O SIGPlan foi desenvolvido para ser executado em ambiente Internet, utilizando o Navegador Internet Explorer 5.5 ou superior, independentemente da configuração de hardware do equipamento. Mas, para ter uma navegação com velocidade satisfatória, recomendamos a seguinte configuração: Microcomputador Pentium IV ou superior; Memória RAM de 256Mb ou superior; espaço em disco para realizar a carga dos arquivos temporários dos arquivos da Internet e; conexão à Internet. É necessário instalar o programa para visualização dos relatórios npviewer.exe (disponível para download no site da SEPLAN) Perfis de Acesso O SIGPlan trabalha com perfis de acesso para seus usuários, por meio dos quais é feito o controle de quais módulos e funcionalidades podem ser acessadas para visualização e alteração de dados, seguindo a lógica do Modelo de Gestão do PPA. Alguns exemplos de perfis de acesso são: Gerente de Programa Coordenador de Ação Monitor de Programa Unidade Orçamentária 2.2. Estrutura do SIGPlan O SIGPlan é composto por módulos e funcionalidades para apoiar a gestão do Plano Plurianual. Tais módulos e funcionalidades estão organizados em três menus: Menu INFORMAÇÕES GERENCIAIS - agrega os módulos e as funcionalidades de monitoramento; Menu PLANEJAMENTO - agrega os módulos e funcionalidades de elaboração e revisão do PPA; e Menu SERVIÇOS - agrega os módulos e funcionalidades de apoio ao gerenciamento e administração do Sistema, bem como do cadastro de usuários. 6

7 3. Como acessar seus Programas e Ações O Módulo de Monitoramento do SIGPlan é carregado anualmente com os programas e ações que serão objeto de gerenciamento e acompanhamento pelos diversos atores envolvidos na Gestão do Plano Plurianual. Essa base de informações do Módulo de Monitoramento do SIGPlan contém: A Lei Orçamentária Anual completa, com todas os seus programas, ações e localizadores de gasto As ações não-orçamentárias previstas no Plano Plurianual (PPA) 3.1. Como acessar seus programas e ações Para acessar o Módulo de Monitoramento de Programas e Ações, o usuário, após acessar o SIGPlan (entrando com o nome do usuário e senha), deverá clicar na tecla entrar e escolher o perfil Coordenador de Ação ou Gerente de Programa e em seguida clicar na Lapela Informações Gerenciais. O usuário ao acessar o Sistema SIGPlan, deverá inserir seu login de usuário e sua senha. Em seguida, deverá clicar sobre a tecla entrar e escolher o perfil Coordenador de Ação ou Gerente de Programa 7

8 Escolhendo a opção Programas > Sob sua responsabilidade, é possível acessar diretamente as telas de acompanhamento e preenchimento daqueles programas e/ou ações sob responsabilidade do usuário. Por exemplo, um Gerente de Programa pode utilizar esse caminho para visualizar rapidamente todos os programas sob sua responsabilidade, enquanto um Coordenador de Ação poderá visualizar todos os programas onde ele possua ações sob sua responsabilidade. Após a seleção do(s) programa(s) a ser(em) visualizado(s), o sistema apresentará uma Árvore de Programas, conforme exemplo abaixo: Clicando sobre o nome do programa, será apresentado um Painel de Controle que tem por objetivo reunir as principais informações do programa sem que seja necessário navegar por todas as telas do sistema para obter a informação. Outras informações sobre 8

9 o Programa também estão disponíveis em outros itens na árvore à esquerda da tela, tais como: Dados Gerais, Informações de Situação, Financiamento, Agenda de Eventos, Relatórios, Indicadores e Ações Painel de Controle No Painel de Controle do Programa estão contidas lapelas com as informações sobre os Responsáveis pelo programa (Gerente e Monitor), Indicadores de Resultado do Programa, Execução Física e Financeira do Programa e suas Ações, Limites e também a lapela de Restrições do Programa e Ações. Lapela Responsável Indica quem é o Gerente cadastrado no SIGPlan para aquele programa, bem como o Monitor da Secretaria de Planejamento (SEPLAN) que acompanha a sua execução. A opção Clique aqui para visualizar os demais usuários vinculados permite identificar outros atores envolvidos na gestão do programa (Monitor, Coordenadores de Ação, etc.). Lapela Indicadores Apresenta os indicadores do programa e a evolução dos índices de apuração registrados pelos gerentes de programa durante os diversos anos de execução do programa, utilizando-se um tratamento gráfico por barras e agilizando sua compreensão. 9

10 Lapela Execução Apresenta o percentual de registro de execução física dos localizadores de gasto de ações orçamentárias que têm produto e um resumo da execução física e financeira de todas as ações e localizadores do programa. Vale lembrar que o registro da execução física das ações é de responsabilidade do coordenador de ação. Em relação às ações orçamentárias são apresentados: a soma total dos valores aprovados pela Assembléia Legislativa do Estado na Lei Orçamentária Anual mais os créditos aprovados durante a execução do orçamento - LOA + Créditos; a soma total dos valores liquidados nas ações do programa até o período; o percentual de execução financeira, dado pela relação entre o valor liquidado e o valor de LOA+Créditos. Em relação às não-orçamentárias são apresentadas: a soma total dos valores previstos no Plano Plurianual para o exercício atual; a soma total dos valores realizados no exercício; o percentual de execução financeira, dado pela relação entre o valor realizado e o valor previsto no PPA. No quadro Físico x Financeiro são apresentadas todas as ações do programa por localizadores de gasto (subtítulos). Os valores físicos e financeiros do campo "Previsto Atual" referem-se, no caso das ações orçamentárias, à LOA + Créditos e no caso das ações não-orçamentárias, à previsão registrada no Plano Plurianual para o ano vigente. O campo Liquidado refere-se, no caso das ações orçamentárias, aos valores físicos registrados pelo coordenador de ação e aos valores financeiros liquidados, registrados no SIGPlan por meio de conexão com o Sistema de Administração Financeira - AFI. No caso de ações não-orçamentárias, os valores realizados da execução tanto física como financeira são registrados pelo coordenador de ação. O campo % de Execução estabelece uma relação entre o liquidado e o previsto. Lapela Limites Esta funcionalidade apresenta-se desativada no momento. Lapela Restrições Apresenta as restrições3 e providências cadastradas no programa e em suas ações. Na tela do sistema, é apresentado um sinalizador na cor verde quando não existe registro de restrições, ou na cor vermelha quando existir o registro. 10

11 Dados Gerais Lapela Dados do Programa Nessa tela são mostrados os seguintes dados do programa: Órgão - órgão responsável pelo programa; Tipo do programa - informa o tipo do programa. Os programas classificam-se em quatro tipos: a) Programa Finalístico programa do qual resultam bens ou serviços ofertados diretamente à sociedade. b) Programa de Serviços ao Estado programa do qual resultam bens ou serviços ofertados diretamente ao Estado, por instituições criadas para este fim específico. c) Programa de Gestão de Políticas Públicas programa destinado ao planejamento e à formulação de políticas setoriais, à coordenação, avaliação e controle dos demais programas sob a responsabilidade de determinado órgão. d) Programa de Apoio Administrativo programa que contempla as despesas de natureza tipicamente administrativa, as quais, embora contribuam para a consecução dos objetivos dos outros programas, neles não foram passíveis de apropriação. Justificativa - contém o diagnóstico e as causas da situação-problema para a qual o programa foi proposto; alerta quanto às conseqüências da não implementação do programa; e informa a existência de condicionantes favoráveis ou desfavoráveis ao programa. Objetivo - expressa o resultado que se quer alcançar, ou seja, a transformação ou mudança da realidade concreta a qual o programa se propôs modificar. 11

12 Público-alvo - especifica o(s) segmento(s) da sociedade ao(s) qual(is) o programa se destina e que se beneficiam direta e legitimamente com sua execução. São os grupos de pessoas, comunidades, instituições ou setores que serão atingidos diretamente pelos resultados do programa. Valor PPA R$ - Valor do programa para os quatro anos de vigência do plano plurianual. Endereço Internet do programa - único campo com possibilidade de edição nessa tela. Seu preenchimento destina-se a informar o endereço do programa na Internet, se houver, para divulgação de seus objetivos e resultados. Lapela Estratégia de Implementação O campo tem por objetivo mostrar qual a estratégia a ser utilizada para a implementação das ações do Programa. A Estratégia de Implementação indica como serão conduzidas as ações, quais os instrumentos disponíveis ou a serem constituídos, e a forma de execução (direta, descentralizada para Estados, Distrito Federal e Municípios e transferências) para atingir os resultados pretendidos pelo programa. O conteúdo deste campo é migrado automaticamente da Base de Dados da Elaboração ou Revisão do PPA (Cadastro de Programas e Ações vigentes). Lapela PPA Vigente Esta funcionalidade apresenta-se desativada no momento Informações de Situação do Programa Essa tela tem por objetivo exibir informações e dados sobre o andamento do programa, permitindo acompanhar sua evolução. Lapela Situação Atual Campo utilizado pelo Gerente para descrever a situação do programa até o momento do registro, relacionando os principais fatos ocorridos, principalmente no âmbito do gerenciamento, tais como: organização das ações, mobilização de recursos, formação de parcerias e outros, bem como indicando o ritmo de implementação do programa por meio dos campos Estágio, Executado (%), Andamento, Cronograma e Mês/Ano de Conclusão, quando se aplicar. 12

13 Lapela Contexto O contexto se refere ao ambiente em que se desenvolve a execução das ações do programa. Esse campo pode ser utilizado pelo gerente para adicionar informações àquelas constantes das demais telas do SIGPlan, com o objetivo de ampliar e aprimorar o entendimento do seu programa. Lapela Resultados 13

14 Nesse campo, são comentadas as mudanças previstas e ocorridas em conseqüência da implantação e execução das ações do programa, quer dizer, os resultados do programa, os benefícios por ele gerados para a sociedade. Lapela Fotos Nesta área, o gerente pode adicionar fotos relativas ao andamento do programa e da execução física das ações, de acordo com as instruções abaixo: Para inserir imagens clique em "inserir imagem". A seguinte tela será mostrada: Clique em Procurar para escolher o arquivo que contém a foto, escolha e clique em "Abrir". Em seguida, clique em "Salvar" para que a foto seja transferida para o banco de dados do SIGPlan. 14

15 Antes do envio final, é possível adicionar um título e comentários para cada foto: 15

16 Observações Importantes: 1.) Somente podem ser enviadas fotos nos formatos.gif ou.jpg 2.) O limite de tamanho de cada foto é 200 Kb. Lapela Restrições e Providências O Gerente ou Coordenador de Ação utiliza esta funcionalidade para informar se está acontecendo algum tipo de restrição para consecução do programa e/ou ação e, quais as providências tomadas. Para inserir a restrição clique em adicionar e preencha o campo Restrição para informar qual é a restrição e, o campo providências para registrar o que está sendo realizado para superar a restrição. As restrições podem ser classificadas como: Orçamentárias Dotação orçamentária insuficiente para a execução do programa/ações; contingenciamento (limites para dotação e empenho); dificuldade de obtenção de créditos orçamentários adicionais (suplementares, especiais ou extraordinários); realocação do crédito Setorial de um programa para outro. Financeiras Problemas referentes a repasse de recursos, empenho e liquidação de despesa; atraso, liberação parcial ou não liberação de recursos financeiros para o pagamento dos fornecedores de bens ou prestadores de serviços, e para o cumprimento de contratos/convênios; fluxo de recursos incompatível com a demanda do programa e/ou ações, quando se verifica incompatibilidade entre os recursos e os valores demandados na execução. Políticas Problemas que têm impacto direto na execução de determinado programa ou ação causados por divergência de natureza política entre os atores envolvidos, inclusive entre as esferas de poder (Executivo, Legislativo, Judiciário) ou entre as esferas de governo (Federal, Estadual, Municipal); discussão no âmbito legislativo que impacta a priorização ou pertinência do programa; alteração na ordem de prioridade do programa por decisão política intra ou inter setor. Institucionais Compartimentalização rígida das competências/funções das áreas envolvidas com a gestão/execução do programa; difícil interação entre o gerente e o(s) coordenadore(s) de ação de outro(s) entes envolvidos na execução do programa; estruturação inadequada do órgão para a gestão por programas; posicionamento institucional inadequado ou contrário ao objetivo do programa e/ou à sua estratégia de implementação, resultante dos conflitos de interesses entre as organizações envolvidas. Judiciais Interrupção na execução do programa provocada por imposições decorrentes de decisões judiciais tais como liminares, mandados, interpelações, devido à ação impetrada na esfera judicial, ou por deliberações de órgão institucional encarregado legalmente de zelar pela correta aplicação dos recursos públicos. 16

17 Administrativas Refere-se a questões/procedimentos de ordem burocrática, relativos à tramitação de documentos, desempenho operacional, recursos humanos de forma geral, capacitação insuficiente da equipe executora ou gestora, estrutura organizacional, elaboração/assinatura de contratos. Também são incluídas nesta categoria as dificuldades relativas à assinatura de convênios, quando, por exemplo, a documentação incompleta, a inadimplência estadual ou ainda o atraso na prestação de contas por parte do conveniado impede o repasse do valor de parcela ou total do convênio e como conseqüência a execução do programa/ação é prejudicada. Ambientais Impedimentos decorrentes da não obtenção/renovação de licenciamento ambiental, ou da paralisação de obra, por problemas relativos à elaboração dos estudos ambientais, à negociação de compensações ambientais, ao posicionamento de órgãos específicos, à objeção do Ministério Público ou de organizações ambientalistas, etc. Tecnológicas Escassez de ferramentas (ex: equipamentos de informática) para a gestão do programa; inadequação ou obsolescência da tecnologia empregada para a execução das ações do programa, seja na execução dos processos para elaboração/construção dos bens a serem disponibilizados à sociedade ou na prestação dos serviços que irão beneficiar o público alvo do programa. Gerenciais Falta de autonomia do gerente frente às decisões do órgão; falta de ascendência do gerente sobre a equipe executora do programa, dificultando a mobilização da última em prol dos objetivos do programa; dificuldade do gerente em acompanhar o programa devido à grande quantidade de ações, à sua descentralização, à sua distribuição geográfica, ou à complexidade técnica; falta de instrumentos gerenciais tais como sistemas informatizados de apoio (infra-sistemas de informações gerenciais específicos para o Órgão ou para o programa/ação), e indicadores atualizados (sistemas manuais de aferição dos resultados, metas e indicadores), comprometendo o pleno gerenciamento (planejamento, monitoramento e avaliação). Outras Refere-se a restrições que não se enquadram nas classificações anteriores. Neste caso, deve-se informar detalhadamente a natureza da restrição no campo Restrição. Licitatórias Dificuldades relativas à execução dos processos licitatórios para aquisição de bens ou contratação/ concessão de serviços, tais como obtenção de "não objeção" de organismos financiadores, ausência de licitantes, apresentação de recursos, impugnação da licitação, atraso na análise das propostas ou na adjudicação do vencedor, desistências, etc. Auditoria Refere-se a recomendações, instruções e outras formas de orientações emitidas pela auditoria interna ou externa (Tribunal de Contas do Estado TCE), que exigem que sejam cumpridas antes que o órgão possa dar seqüência a determinadas ações. É o caso, por exemplo, de obras com indícios de irregularidade. 17

18 Financiamento A matriz de financiamento do programa é exibida nessa tela, que mostra todas as fontes de financiamento e seus valores no exercício atual. Os campos não necessitam de preenchimento, pois são carregados automaticamente, da forma descrita a seguir: Para as ações cujas fontes são orçamentárias: o Os valores dos campos LOA/Previsto e LOA + Créditos /Atual são migrados dos Sistemas SIGPlan - módulo quantitativo e AFI o Os valores dos campos Empenhado e Empenho Liquidado/Realizado são migrados do Sistema de Administração Financeira - AFI Para as ações cujas fontes de financiamento não são orçamentárias, o sistema exibirá informações somente para os campos Previsto e Realizado, sendo que os registros são migrados respectivamente da base de dados do Plano Plurianual e da tela referente aos Dados Financeiros. As colunas desta tela mostram as seguintes informações: LOA / Previsto - dotação inicial aprovada pela Assembléia Legislativa do Estado e sancionada pelo Poder Executivo. No caso de ações não-orçamentárias, esse valor se refere ao previsto no PPA para aquele ano; LOA + Crédito / Atual - valor previsto na Lei Orçamentária Anual acrescido de créditos adicionais durante o exercício; Empenhado - O empenho de despesa é o ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição; Empenho liquidado / realizado - A liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo credor, tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito. 18

19 Agenda de eventos Nesta tela são registrados os eventos relevantes do programa. Para inserir um evento, clique no dia desejado. 32 É necessário então preencher os campos Evento, Local e Descrição e, em seguida, clicar na palavra Salvar para armazenar as informações. Para alterar um evento já cadastrado, clique no dia desejado, selecione "[Todos os Eventos]" e escolha o evento específico que se quer alterar. Os campos aparecerão permitindo sua edição. Para armazenar estas informações, clique na palavra Salvar. Para excluir um evento, clique no dia desejado, selecione "[Todos os Eventos]" e escolha o evento específico. Em seguida, clique na palavra Excluir, localizada ao lado da descrição do evento RELATÓRIOS Selecione o relatório desejado e depois clique em ou 19

20 Os Relatórios disponíveis no Módulo de Monitoramento permitem uma visão consolidada dos dados e informações dos programas e ações do Plano Plurianual disponíveis no SIGPlan. Todos os relatórios podem ser impressos. Dados Gerais Relatório em que são visualizados dados gerais do programa: nome e tipo, órgão responsável, justificativa, objetivo, público-alvo, ano de referência, além de dados do Gerente do Programa e do Monitor da SEPLAN responsável pelo seu acompanhamento. Financiamento Relatório em que é visualizada a matriz de financiamento do Programa, com suas fontes de financiamento e valores no exercício atual. Análise da Execução Relatório em que se pode visualizar a execução do programa, com valores previstos e realizados dos dados físicos e financeiros de cada uma das ações do programa, detalhada por localizador de gasto. O relatório também informa os percentuais de execução física e financeira das ações, calculando a relação entre o realizado e o previsto no ano. Restrições e Providências por Programa Relatório em que são mostradas as restrições do programa registradas pelo Gerente do Programa, bem como as providências adotadas para superá-las ou minorar seus efeitos. 20

21 Restrições e Providências por Ação Relatório em que são mostradas as restrições das ações registradas pelos Coordenadores de Ação, bem como as providências adotadas para superá-las ou minorar seus efeitos. Restrições e Providências por Programa e Ação Relatório consolidado em que são mostradas as restrições do programa registradas pelo Gerente do Programa e as restrições das ações registradas pelos Coordenadores de Ação, além das providências adotadas para superar ou minorar o efeito dessas restrições. Dados Físicos Relatório em que são visualizados os dados físicos (Previsão Inicial, Previsão Corrigida e Realizado), mês a mês, de cada uma das ações do programa. São mostrados os dados físicos globais de cada ação e são detalhados também esses dados físicos por localizador dentro de uma ação. Dados Financeiros Relatório em que são visualizados os dados financeiros (Previsão Inicial, Previsão Corrigida e Realizado), mês a mês, de cada uma das ações do programa. São mostrados os dados financeiros globais de cada ação e são detalhados também esses dados por localizador dentro de uma ação. Dentro do localizador, além de tabela com os dados globais, são detalhados os dados por fonte de recursos. Informações de Situação do Programa Relatório em que são mostradas as informações registradas pelo Gerente de Programa nos campos Comentários, Situação Atual e Contexto, além das informações prestadas sobre o estágio, percentual executado, andamento, cronograma e data de conclusão, quando houver. Informações de Situação das Ações Relatório em que são mostradas as informações de cada uma das ações do programa, localizador por localizador, registradas pelo Coordenador de Ação no campo Informações de Situação da árvore do programa no SIGPlan. O campo Informações de Situação é dividido em Informações Gerais (Unidade Responsável, Unidade Executora, Coordenador, Data de início e Previsão de Conclusão, quando pertinente, e Comentários) e Situação Atual (estágio, percentual executado, andamento, cronograma e data de conclusão, quando pertinente, e comentários). Informações de Situação Consolidadas das Ações Relatório consolidado que apresenta de forma integrada os Relatórios Informações de Situação das Ações e Restrições e Providências por Ação. Planilha Excel com Dados Físicos Arquivo em formato Excel com os dados físicos (Previsão Inicial, Previsão Corrigida e Realizado), mês a mês, localizador por localizador, de cada uma das ações do programa. Planilha Excel com Dados Financeiros 21

22 Arquivo em formato Excel com os dados financeiros (Previsão Inicial, Previsão Corrigida e Realizado), mês a mês, localizador por localizador, de cada uma das ações do programa Indicadores Nesta tela são visualizadas informações referentes aos Indicadores do Programa. Para cada programa existe pelo menos um indicador, com exceção dos programas de gestão e de apoio administrativo que não possuem indicadores. O indicador é o elemento capaz de medir a evolução do problema. Deve ser coerente com o objetivo do programa, ser sensível à contribuição das principais ações e apurável em tempo oportuno. Permite, portanto, a mensuração dos resultados alcançados com a execução do programa. É geralmente apresentado como uma relação ou taxa entre variáveis relevantes. Os campos Indicador (descrição), Índice Início PPA, Data de Apuração, Índice do Final do PPA, Unidade de Medida, Fonte, Base Geográfica e Fórmula de Cálculo são migrados da base do PPA. O único campo a ser editado é o de Índice(s) Apurado(s) no qual deve-se inserir os novos valores efetivamente apurados para o período (não se trata de valores programados). Digite, então, o valor apurado, conforme a Periodicidade do Indicador, no campo abaixo da lapela Índice Apurado. Para salvar o valor digitado, clique na palavra Salvar e aguarde. Caso o usuário queira descartar a alteração, deve clicar em Cancelar antes de Salvar. A quantidade de campos a serem preenchidos depende da Periodicidade do Indicador. 22

23 Ações e Localizadores de Gasto Ao clicar em Ações, a árvore de programas será expandida e todas as ações do programa selecionado ficarão visíveis. Clicando sobre uma delas, serão abertos os localizadores de gasto. Ao clicar nos localizadores, duas informações estarão disponíveis: Dados Físicos e Financeiros e Informações de Situação. Dados Físicos e Financeiros e Informações de Situação do localizador são áreas de inserção de dados por parte dos Coordenadores de Ação e que podem ser visualizadas por diversos atores, tais como: Gerente, Monitor etc., sem que estes, entretanto, possam efetuar alterações. As informações ali inseridas permitem o efetivo monitoramento das ações, tanto de aspectos físicos e financeiros quanto de elementos relacionados à gestão Dados Físicos e Financeiros A tela de Dados Físicos e Financeiros apresenta um cabeçalho contendo aspectos gerais da ação e do localizador selecionados. As informações do cabeçalho não podem ser alteradas, uma vez que são automaticamente migradas da Lei Orçamentária Anual e do Plano Plurianual: Nome do programa do qual faz parte; Nome da Ação; Unidade; 23

24 Localizador de gasto - atributo que especifica a localização física das ações. O localizador pode assumir a seguinte abrangência: por região ou por município; Tipo de ação as ações orçamentárias podem ser classificadas como projeto, atividade ou operação especial; Produto - é o bem ou serviço que resulta da ação, destinado ao público-alvo, ou o investimento para a produção deste bem ou serviço. Para cada ação existe somente um produto. Exemplos de produtos: servidor treinado e estrada construída. Unidade de Medida - É o padrão selecionado para mensurar a produção do bem ou serviço. Exemplos: Produto Unidade de medida Servidor treinado pessoa Estrada construída km Além dos aspectos gerais no cabeçalho, esta tela dispõe de três lapelas, quais sejam: Orçamento Anual, Estrutura e Instruções. Lapela Orçamento Anual A lapela Orçamento Anual é o ambiente onde são inseridos os dados físicos e financeiros da ação, bem como os comentários da execução física e financeira. Dados Físicos Nesta tela são mostrados nas colunas em amarelo os Dados Físicos, previstos e realizados, da ação por localizador para o ano em curso. O campo Prev.PPA traz a meta física anual prevista quando da elaboração do Orçamento Anual e, o campo Prev. Corrigida, refere-se ao total da previsão mensal corrigida. O % Execução é a relação percentual entre o total realizado e a Prev. PPA. No caso de ações não-orçamentárias, a meta física anual prevista é a que consta do Plano Plurianual. O Coordenador de Ação deve registrar no cronograma sua previsão inicial e realização mensal, por localizador de gasto, bem como a sua previsão mensal corrigida, quando for o caso. Observações importantes: 1.) As informações referentes à previsão inicial mensal devem ser preenchidas por completo (todos os meses) no início do exercício, e em seguida deve ser clicado o botão Enviar. Somente depois de realizada essa operação será liberado o preenchimento dos campos mensais na coluna Prev. Corrigida. 2.) O somatório dos valores mensais previstos devem ser sempre iguais aos valores anuais previstos do campo Prev. PPA. 3.) Sempre que houver um crédito adicional, é necessário refazer a programação mensal na coluna Prev. Corrigida. No caso de metas físicas não cumulativas, o coordenador de ação deverá informar, além das previsões e realizações mensais, os dados físicos totais. Para que o sistema permita o preenchimento dos totais, é necessário clicar o botão indicativo Meta Física Não Cumulativa. O sistema então deixará de somar os valores registrados nos campos mensais e abrirá para preenchimento os campos de totalização. 24

25 Atenção: o Coordenador de Ação deve sempre lembrar de preencher os campos de totalização no caso de metas físicas não cumulativas. Esses campos são utilizados para elaboração de relatórios gerenciais e de controle. Dados Financeiros Nesta mesma tela são exibidas nas colunas em verde, informações sobre os Dados Financeiros, previstos e realizados, de forma a permitir o acompanhamento mensal da execução. No caso de ações orçamentárias, a meta financeira anual prevista apresentada é a que consta da Lei Orçamentária Anual (campo LOA ), que pode ser alterada por créditos orçamentários. Nesses casos, o novo valor é apresentado no campo LOA+Créd. Os valores financeiros autorizados e realizados com fontes dos orçamentos Fiscal e da Seguridade migram mensalmente do AFI. No caso de ações não-orçamentárias, a meta física anual prevista é a que consta do Plano Plurianual.O Coordenador de Ação deve registrar, por localizador de gasto, os valores financeiros mensais previstos (iniciais e corrigidos). Nesse caso, das ações financiadas com recursos não-orçamentários, o coordenador de ação deverá preencher no cronograma financeiro os valores previstos e também os realizados, uma vez que nesses casos não é feita migração de outros sistemas. 25

26 Observações importantes: 1.) Em todas as ações orçamentárias, o valor financeiro realizado no SIGPlan corresponde ao empenho liquidado. 2.) Se existir mais de uma fonte orçamentária em um mesmo localizador de gasto, o preenchimento da previsão inicial mensal dos dados financeiros deve ser feito individualmente por cada fonte. 3.) Se existir mais de uma fonte não-orçamentária em um mesmo localizador de gasto, o preenchimento dos dados financeiros mensais também deve ser feito individualmente por cada fonte. 4.) As informações referentes à previsão inicial mensal devem ser preenchidas por completo (todos os meses) no início do exercício, e em seguida deve ser clicado o botão Enviar. No caso de existência de mais de uma fonte em um localizador de gasto, somente será permitida a finalização do envio após o preenchimento individual da previsão inicial mensal de cada uma delas. 5.) O somatório dos valores mensais previstos devem ser sempre iguais aos valores anuais previstos dos campos LOA. 6.) Os créditos extraordinários e os créditos especiais aparecerão no SIGPlan como novas ações, dada a natureza desses créditos. 7.) O acompanhamento dos créditos especiais e extraordinários é feito da mesma forma que o das ações previstas na Lei Orçamentária no início do exercício, sendo que o órgão beneficiado deverá indicar a Unidade Responsável pela ação e solicitar o cadastramento do Gerente do Programa e/ou Coordenador da Ação no SIGPlan. 26

27 O campo Comentários deverá ser preenchido para maiores esclarecimentos acerca da execução da ação, tanto no seu aspecto físico quanto financeiro. Lapela Estrutura Apresenta explicação de cada campo que compõe a lapela Orçamento Anual. 27

28 Lapela Instruções Apresenta Instruções para preenchimento dos campos da planilha (Físico/Financeiro) Informações De Situação Da Ação Essa tela tem por objetivo exibir informações e dados sobre o andamento da ação, permitindo acompanhar sua evolução e seus resultados. Ela está dividida em três lapelas: Informações Gerais, Situação Atual e Restrições e Providências. Lapela Informações Gerais Esta lapela mostra: Unidade responsável pela ação: é a unidade administrativa responsável pela ação. Essa informação é migrada automaticamente do cadastro do PPA; Unidade executora: é a unidade responsável pela execução da ação; Coordenador: nome do responsável pela ação na unidade administrativa à qual a mesma se vincula; Comentários: campo texto utilizado pelo coordenador de ação para registro de informes mais gerais acerca da ação; e, Campos Início e Previsão de Conclusão, que aparecem, quando a ação é um projeto, trazendo as informações da base do PPA. 28

29 Lapela Situação Atual Campo utilizado pelo coordenador de ação para descrever a situação da ação no momento do registro, relacionando os principais fatos ocorridos, principalmente no âmbito do gerenciamento, tais como: organização, mobilização de recursos, formação de parcerias e assim por diante. No caso de ação do tipo projeto, além do campo texto, o coordenador de ação também informará outros dados a respeito da implementação da ação, relacionados ao estágio em que se encontra, percentual de execução, andamento, cronograma, mês e ano de conclusão. 29

30 3.2. Relatórios Esta funcionalidade permite que o Gerente do Programa e o(s) Coordenador(es) da(s) ação(ões) tenham acesso a relatórios de monitoramento. 30