A Contabilidade Gerencial e a importância das informações contábeis no processo de apoio na tomada de decisão

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1 A Contabilidade Gerencial e a importância das informações contábeis no processo de apoio na tomada de decisão Maio/2012 A Contabilidade Gerencial e a importância das informações contábeis no processo de apoio na tomada de decisão Rodrigo de Queiróz - rq_6@hotmail.com Gestão de Negócios Controladoria e Finanças Corporativas - IPOG Resumo A Contabilidade Gerencial é o ramo das Ciências Contábeis que se ocupa das necessidades de informação dos gestores ou dos usuários internos das organizações. Ela é uma ferramenta indispensável para a gestão de negócios, pois produz informações financeiras e operacionais para os empregados e gerentes das organizações. Diante disso, este estudo buscará demonstrar a importância das Informações Contábeis no processo de apoio à tomada de decisão dentro das empresas. Para alcançar este objetivo foi realizado um estudo bibliográfico acerca do tema Contabilidade Gerencial, envolvendo desde seus aspectos históricos até a utilização de sistemas de informações pela Contabilidade das empresas. Ao final do estudo observou-se que a informação assume hoje em dia uma importância crescente neste mundo globalizado, pois consegue fornecer maior facilidade no contexto geral da empresa. Todas as informações necessárias representam um grande diferencial, pois sabendo usá-las a empresa poderá alcançar uma fatia maior neste mercado bastante acirrado. Daí a importância de se utilizar sistemas de informações para auxiliar no processo de tomada de decisão. Palavras-chave: Contabilidade; Informações Gerenciais; Tomada de Decisão. 1. Introdução Diante das mudanças que vêm surgindo cada vez mais avançadas, tende-se à procura de novas tecnologias, informações mais vitais, concretas, seguras e na hora certa, para uma tomada de decisão que deve direcionar o destino da empresa perante um mercado cada vez mais concorrido. É nesse sentido que este artigo tem o intuito de estudar a Contabilidade Gerencial e a importância das Informações Contábeis no processo de apoio à tomada de decisão dentro da empresa. Cabe lembrar que a contabilidade gerencial é capaz de fazer todo o processamento dos dados compilados pela contabilidade e sendo disponibilizada à contabilidade gerencial que consegue transformar as informações em modelo de decisão através de relatórios, com as análises econômicas, financeiras e físicas. O empresário sabendo usar as informações que estão disponíveis dentro da própria organização, que são as Informações Contábeis, isto é, simples relatórios que se faz dentro da empresa diariamente sobre quanto está gastando ao fabricar um determinado produto, quanto

2 está pagando de impostos mensal, trimestral e no que diz respeito a investimento, aplicação e outros levantamentos. Entende-se que a Informação Contábil é essencial para a Contabilidade Gerencial que é uma das partes mais importantes da Contabilidade, isso porque é capaz de fornecer com maior facilidade os dados necessários para a empresa ter um diferencial no mercado, sabendo usá-la e o que se deve priorizar para assim validar as informações que são, sem dúvida, uma ferramenta presente e de grande importância. Nos dias de hoje, onde a competição é muito grande entre as empresas, ter um diferencial e adquirir maiores informações se torna extremamente importante para identificar as falhas e desperdícios, conseguindo reduzir os custos, fazendo melhores e novos investimentos e aplicando em novas tecnologias. Dessa forma, esse assunto é fundamental para organizações, pois envolve toda a estrutura, tanto operacional como financeira da empresa. Assim, a análise desse tema é de grande relevância para proporcionar a mais precisa tomada de decisão para as organizações. Portanto, este estudo tem como objetivo principal demonstrar a importância das Informações Contábeis no processo de apoio à tomada de decisão dentro da empresa. Para alcançar este objetivo foi realizada uma pesquisa bibliográfica por meio de leitura de livros, revistas, jornais, internet, artigos publicados sobre o tema e o conhecimento adquirido durante o curso de Gestão de Negócios Controladoria e Finanças Corporativas a fim de relacionar idéias e trechos de considerações de vários autores, objetivando uma melhor reflexão sobre o assunto, experiências adquiridas através de trabalhos direcionados ao setor a respeito da importância da informação contábil no apoio à tomada de decisão. 2. Fundamentação Teórica 2.1 A Evolução da Contabilidade Gerencial A contabilidade gerencial é um dos instrumentos mais poderosos para subsidiar a administração de uma empresa, por ter a capacidade de fornecer informações. Através de seus relatórios que abrangem os diferentes níveis hierárquicos e funcionam como ferramentas indispensáveis nas tomadas de decisões, causando forte influência em todo o contexto empresarial de uma empresa. Conforme Garrison e Noreen (2001, p.1) A contabilidade gerencial destina-se ao fornecimento de informações aos gerentes isto é, as pessoas que estão dentro da organização, que dirigem e controlam as operações desta. A contabilidade gerencial está representada em quatro etapas que apresenta as seguintes adaptações nas diversas maneiras conforme a visão de Padoveze (2002, p.28), estão especificadas a seguir: A contabilidade gerencial antes de 1950, que era voltada para o controle de custos e controle financeiro utilizando como técnicas: o orçamento e a contabilidade de custo. A segunda etapa que foi por volta de 1965, o que se destacou foi a utilização da informação para o controle e planejamento gerencial para análise e tomada de decisão e com isso também criou um nova visão da contabilidade como a contabilidade por responsabilidade. Na terceira etapa que ocorreu pelo ano de 1985, foi a busca pela redução do desperdício de recursos usados nos processos. Para conseguir esse mérito eles trabalham focando os processos e a administração estratégica de custo. A contabilidade gerencial que se iniciou por volta de 1995, foi direcionada para estabelecer valor ao uso efetivo dos recursos como a utilização de tecnologias tais como valor ao cliente, valor para acionista e assim proporcionar a inovação da estrutura organizacional. Enfim, a contabilidade gerencial apresentou algumas mudanças, mas todas as etapas apresentadas estão uma moldando a outra com várias adaptações que só vieram a acrescentar para uma análise precisa da condição geral tanto operacional como estrutural da organização.

3 2.2 O enfoque principal da contabilidade gerencial A contabilidade gerencial é o conjunto de todos os procedimentos contábeis, conforme os princípios fundamentais e normas de contabilidade, com isso abrange as diversas áreas da ciência contábil, administração financeira, contabilidade de custo, análise de balanço etc., ela relata os custos de atividades, processos, produtos, serviços e clientes da empresa, que são usados para as diversas tomadas de decisões e de melhorias dentro da empresa. Conforme, Padoveze (2002, p.33) a contabilidade gerencial é relacionada com o fornecimento de informações para os administradores isto é, aqueles que estão dentro da organização e que são responsáveis pela direção e controle de suas operações. Neste mundo globalizado há uma busca constante pela perfeição, lucratividade, menor custo, maiores rendimentos e melhor qualidade dos produtos e serviços. Portanto estão voltadas às diferentes necessidades de cada usuário, como os gerentes, administradores, executivos, pois essa contabilidade apresenta uma forma de linguagem de fácil compreensão aos empresários. A contabilidade gerencial não só fornece informações para as agências bancárias, governamentais mais também está voltada para administração da empresa procurando a perfeição de todas as áreas da organização. Segundo Iudícibus (1998, p.21) de maneira geral, portanto, pode-se afirmar que todo procedimento, técnica, informação ou relatório contábil feitos sob medida para que a administração os utilize na tomada de decisões entre alternativas conflitantes ou na avaliação de desempenho, recai na contabilidade gerencial. A contabilidade gerencial tem como principais usuários os administradores, por serem responsáveis pela relação das empresas com o objetivo geral estabelecido, desta forma, o administrador tem como liberdade de escolha, outras opções reais para o melhor desempenho e tomada de decisões. A contabilidade gerencial é uma coleta, e consequentemente um processador de dados que possa permitir a geração de outros dados para assim obter um resultado com melhor compreensão a qualquer tipo de usuário, tanto interno, que são os acionistas, os empresários, que utilizam na elaboração de estratégias de planejamento para obter uma margem de lucro maior, e os funcionários, para saberem como caminha o desempenho de suas atividades dentro da empresa. E os usuários externos, que são a concorrência, as exigências do governo com a arrecadação dos impostos tanto federal, estadual como municipal. 2.3 Funções da contabilidade gerencial Conforme já citado, a contabilidade gerencial consegue agregar informações de todas as organizações podendo assim proporcionar o acompanhamento de toda evolução e atividade da empresa, conseguindo medir o desempenho e controle tanto operacional, administrativo e estratégico e o custeio de toda a produção e de clientes. Atkinson (2000, p. 45), apresenta as funções da contabilidade gerencial em cada área: Controle operacional: Fornece informação (feedback) sobre a eficiência e a qualidade das tarefas executadas. Custeio do produto e do cliente: Mensura os custos dos recursos para se produzir, vender e entregar um produto ou serviço aos clientes. Controle administrativo: Fornecer informação sobre o desempenho de gerentes e de unidades operacionais. Controle estratégico: Fornecer informações sobre o desempenho financeiro e competitivo de longo prazo, condições de mercado, preferência dos clientes e inovações tecnológicas.

4 A contabilidade gerencial é de vital importância. A informação operacional nos permite uma visão de todas as tarefas executadas dentro da organização e assim pode-se fazer levantamento de como está o desempenho da atividade em um determinado setor da empresa e dessa forma consegue ajustar os setores que estão com problema. No que diz respeito, ao custeio dos produtos e dos clientes, podemos obter grandes vantagens, de forma que podemos ter em mãos quanto nos custa produzir, vender, e entregar cada produto fabricado ou serviços prestados. Outras funções que a contabilidade gerencial nos fornece são o controle administrativo e o controle estratégico por nos fornecer informações de como é avaliado o desempenho dos seus gerentes e unidades operacionais. Assim, a contabilidade gerencial também nos permite, medir e calcular como a empresa se encontra ou como está sendo vista no mercado financeiro e competitivo ao longo prazo, qual será as tendências dos clientes e assim, possibilitar a inovação para os novos produtos e novas tecnologias. Enfim a contabilidade gerencial consegue fazer a análise e a avaliação de desempenho a partir dos relatórios contábeis e financeiros, tem a capacidade de fornecer o controle dos custos, consegue fazer planejamento e controle de modo geral dentro da empresa através de seus relatórios, proporciona informações para dar apoio na tomada de decisão. 2.4 Comparação entre a contabilidade financeira e a contabilidade gerencial Esses dois tipos de contabilidade lidam com a elaboração de informações econômicas, uma para clientes externos e a outra para clientes internos. De certa forma as duas são de grande importância, pois tem a capacidade de demonstrar a situação da empresa só que, de forma e lados diferentes. Os relatórios elaborados pela contabilidade financeira são para o uso externo, com fornecedor de informações para os acionistas e credores e outros que estão de fora da organização, juntamente para cumprir com as exigências do governo que é o pagamento de impostos em geral. Por esse motivo a contabilidade financeira tenta ao cumprimento de regras, princípios fundamentais da contabilidade para uma legislação do país com os seus códigos tributários, civil, trabalhista e outros. Consequentemente, a contabilidade financeira, segundo Atkinson (2000, p.37), tende a ser direcionada por regras e os estudantes de contabilidade financeira estudam lançamentos nos diários e procedimento que geram os demonstrativos financeiros obrigatório. A contabilidade financeira está destinada ao usuário externo e esse tipo de usuário necessita de ter uma maior segurança nas informações para que não tenha problema com fraudes, pois dessa forma deve seguir regras básicas da receita federal ao calcular os impostos, tanto estadual como municipal, também são impostas pela legislação do país. No entanto, os relatórios feitos pela contabilidade gerencial não se delimitam as tais regras, pois cada empresa tem o seu ponto de vista, de certa forma reservado para elaborar, fornecer informações, a seus usuários internos tais como, gerentes da organização, operadores, funcionários, gerentes em geral e outros, desta forma, as informações não se restringe a regras que de certa forma pode atrapalhar na tomada de decisão, pois não se reduz mediante informações financeiras. Há uma grande diferença entre a contabilidade financeira e contabilidade gerencial, mas todas necessitam das mesmas informações mais cada um com a sua visão no mercado externo e outra no interno para assim obter um maior retorno lucrativo. A contabilidade gerencial está focada no futuro, como tomar uma decisão à longo prazo, como investir, como renovar seus estoques, se deve ou não fabricar um certo produto ou mesmo estabelecer um novo produto no mercado, até mesmo qual o departamento que deve ser reciclado, e com mais informações será possível, obter uma melhor tomada de decisão, de forma mais segura.

5 Conforme afirma, Atkison (2000, p.21), as informações que os sistemas de contabilidade gerencial produzem atendem às necessidades estratégicas e operacionais da empresa. A contabilidade gerencial é tratada como um medidor de qualidade e desempenho das atividades, mediante o impacto, o sucesso de todo o processo de produção, o desenvolvimento e o resultado de todo o contexto da empresa. Um dos principais objetivos dessa área contábil sempre foi proporcionar uma apresentação clara e equilibrada de todas as informações fornecidas pela contabilidade, para relatar como está a empresa no geral. 2.5 A informação contábil Nota-se que a informação contábil é um dos recursos mais importantes que a empresa pode obter, pois é preciso entender que a informação é uma arma valiosa para o empresário. Assim, toda a informação que os empresários necessitam estão concentrados na contabilidade, pois, é a área de maior concentração de informação, por receber de todos os departamentos dentro da empresa as informações, como financeiras, que se resumem em relatórios de pagamentos feitos pelo setor responsável, e o de execução, que é fornecido pelo departamento de produção, e outros. As informações estão diretamente ligadas à contabilidade, pois são discriminadas em relatórios contábeis, que fazem o processamento de todas as informações adquiridas de todos os seus departamentos, setores e toda a estrutura organizacional, onde é capaz de coletar e resumir, analisar e relatar as informações conforme cada tipo de atividade, através das suas demonstrações contábeis, tais como: Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado, dentre outras Características da informação contábil Verifica-se que a contabilidade surgiu pela grande necessidade de obter informações econômicas e financeiras a respeito de todos os negócios da empresa e ela tem um potencial enorme de informação, pois todos os fatos que possam expressar tanto monetário como fisicamente são agrupadas dentro desse tipo de informação que é informação contábil. Essas informações geradas pela contabilidade, segundo Mattos (2000, p. 33):...devem possibilitar ao usuário avaliar a situação e as tendências desta, como o menor grau de dificuldade possível. Devem, pois, permitir aos usuários, como participe do mundo econômico: observar e avaliar o comportamento; comparar seus resultados com os de outros períodos ou - Entidades; avaliar seus resultados à luz dos objetivos estabelecidos; projetar seu futuro nos marcos políticos, sociais e econômicos em que se insere. Com o passar do tempo a informação contábil acabou se tornando cada vez mais importante tanto para os usuários internos como os externos de forma que possam atender as necessidades mais complexas, pois em sua condição de transmitir, identificar, mensurar e comunicar as informações econômicas, financeira, física e social, através de seus diversos relatórios como; demonstrações contábeis, escrituração ou registros permanentes e sistemáticos, documentos, livros, planilhas, listagens, notas explicativas, mapas, pareceres, laudos, diagnósticos, prognósticos, descrições críticas ou quaisquer outros utilizados no exercício profissional ou previstos em legislação, que é a mutação do patrimônio da empresa e que sempre objetiva buscar a compreensão dos usuários da informação contábil. A informação contábil como outras quaisquer necessita de padrão e princípios, onde possam estabelecer regras a serem cumpridas. Por isso, existem os Princípios Fundamentais de Contabilidade e as Normas Brasileiras de Contabilidade, definidas pelo CFC (Conselho

6 Federal de Contabilidade), e pela Lei 6.404/76, para dar maior veracidade à informação obtida através da contabilidade, onde nada mais é do que os dados que sofrem transformações, processados, armazenados para serem utilizados de forma útil e de maior compreensão para todos os usuários que buscam um diferencial no mercado. Segundo Vasconcelos e Viana (2000, p.25) a informação contábil deve apresentar: Orientação, Veracidade, Evidenciação, Consistência, dentre outras características. Quando a informação não tem essas qualidades elas, tornam-se informações, sem valor, desatualizadas, com grande margem de incertezas, para qualquer que possam utilizá-las. Dessa forma é de crucial importância que as informações estejam, da forma, mais confiáveis, consistentes, para assim proporcionarem uma melhor tomada de decisão Tipos de usuários O maior desafio para a informação contábil é atingir da melhor forma possível, a compreensão de todos os usuários e dessa forma, suprir às lacunas existentes na utilização, dessa informação. Desta forma os tipos de usuários dividem em dois que são os usuários internos e os externos. De acordo com Mattos (2000, p. 34): Os usuários internos incluem os administradores de todos os níveis, que usualmente se valem de informações mais aprofundadas e específicas acerca da Entidade, notadamente aquelas relativas ao seu ciclo operacional. Já os usuários externos concentram suas atenções de forma geral, em aspectos mais genéricos, expressos nas demonstrações Contábeis. No entanto os dois tipos tendem ao mesmo foco, que é a entidade, pois são aos usuários que necessitam de toda a informação para seus devidos objetivos, e formas diferentes. Existem outros tipos de usuários que fazem a utilização das informações contábeis que, conforme afirmação de Mattos (2000, p.102): Os usuários incluem, entre outros, os integrantes do mercado de capitais, investidores, presentes ou potenciais, fornecedores e demais credores, clientes, financiadores de qualquer natureza, autoridades governamentais de diversos níveis, meios de comunicação, Entidades que agem em nome de outros, como associações e sindicatos, empregados, controladores, acionistas ou sócios, administradores da própria Entidade, além do público em geral. Os tipos de usuários da informação contábil vêem crescendo, de forma, acelerada e bastante competitiva no mercado com a crescente busca de novas informações, mediante suas necessidades Necessidade da informação No momento atual, em que cada vez mais temos diferentes tipos de usuários a procura de novas informações, precisas, detalhadas, para a tomada de decisão, execução, planejamento ou investimento de qualquer natureza ou mesmo nas atividades dentro de uma empresa que necessita de obter informações no mínimo confiáveis. Segundo a visão do Padoveze (2002, p.44) a informação deve ser tratada como qualquer outro produto que esteja disponível para consumo. Ela deve ser desejada para ser necessária. Para ser necessária, deve ser útil. Dessa forma, qualquer tipo de atividade necessita de agregar todos os tipos de informações para assim desenvolver com maior eficiência todas as estruturas da empresa, tanto operacional como gerencial.

7 Há uma necessidade extrema de se obter informação e por esse motivo temos que dar maior atenção às necessidades dos usuários, pois a contabilidade é a grande fonte de informação por absorver todo e qualquer tipo de informação. Deve-se concentrar qual é a necessidade do nosso cliente, como por exemplo: o tipo, forma, qual a melhor maneira de suprir as necessidades no tempo hábil para uma melhor tomada de decisão dessa forma será capaz de saciar as necessidades de cada tomador de decisão. Um caso real sobre a necessidade de informação pode ocorrer, por exemplo, dentro de um departamento pessoal de uma empresa, onde o empresário pode obter informações como do tipo: qual é a rotatividade de pessoal dentro da empresa, tanto o custo, como o beneficio que está gerando, quantidade de acidentes que estão ocorrendo e qual é a área de maior incidencia, programação de férias, e outras séries de informações úteis para ter uma posição geral do departamento. Outro departamento que pode ser citado é o departamento de contas a pagar e as contas receber, é onde circula o dinheiro da empresa. O empresário necessita saber o quanto recebeu ou está recebendo, isso pode ser semanal, mensal ou até mesmo anual, quais são os prazos que estão sendo aplicandos para o recebimento, e como está a inadimplência. São inúmeras as necessidades, por informação, pois através deste levantamento é possível determinar mudanças e comportamentos da empresa, do mesmo modo, abrange ao departamento de contas a receber se os pagamentos estão sendo cumpridos, quanto estamos gastando com taxas de banco, quantas duplicatas vencidas ou a vencer por dia, meses, ano e se existem outros departamentos dentro da empresa que contribuem para a satisfação da necessidade de informação. Entretanto, não importa qual for a sua necessidade, sempre vai aparecer uma informação crucial para atender todas as necessidades de cada usuário O valor da informação A contabilidade é a grande responsável por agregar informações, tanto financeiras, administrativas, de custos, e estrutura patrimonial da empresa entre outras, redução de incertezas no processo de tomada de decisão, relação entre benefícios gerados pela informação versus o custo de produção e o aumento da qualidade de decisão. Portanto, ela também é capaz de estabelecer valores a informação, por conseguir agilizar todo o processo das atividades e ainda com redução dos custos, conseguindo assim passar maior segurança, menos erros, maior precisão, produtos de melhor qualidade, mais oportunidades, maior e melhor controle sobre as operações financeiras e com isso os empresários tem uma maior facilidade para resolver problemas e proporcionar uma boa percepção para as novas oportunidades, para assim alcançar o objetivo da empresa que é o lucro. Conforme a visão de Figueiredo e Caggiano (1997, p. 39),... Proporciona aos gestores e também aos usuários externos visão geral da organização, servindo de ligação entre os outros sistemas de informação, como marketing, recursos humanos, pesquisa e desenvolvimento e produção; nele as informações produzidas pelos outros sistemas são expressas em termos financeiros, tornando possível desenvolver uma estratégia para atingir os objetivos da organização. A contabilidade está preparada para produzir e disponibilizar várias informações, como o resultado de uma determinada empresa em um determinado período, seu lucro ou prejuízo, no entanto conseguir fornecer o valor dos estoques, o custo para a determinação do preço de venda de um produto ou serviço, o desempenho de cada setor, quanto a empresa vai recolher para o governo como forma de tributos e aos acionistas sob a forma de dividendos, dentre outras.

8 Segundo Stair (1998, p.4-5): A informação é um dos recursos mais importantes e valiosos de uma empresa. Informação é um conjunto de fatos organizados de tal forma que adquirem valor adicional além do valor do fato em si. O valor da informação está diretamente ligada à maneira como ela ajuda os tomadores de decisões a atingirem as metas da organização. A informação de certa forma passa a ser um bem de valor, que forma os bens da informação. Por proporcionar um leque muito grande de informações, sem dúvida, a contabilidade pode criar várias versões da informação contábil, uma para cada usuário e para cada tipo de atividade, mercado etc. para assim atingir o valor. Portanto, isso só acontecerá quando todos os contadores conseguirem fornecer as informações em tempo hábil, de forma segura, onde atingiremos o objetivo de toda organização que é o aumento do lucro A qualidade da informação A qualidade da informação, sem dúvida, é essencial para o bom andamento de todos os negócios da empresa, pois através dela não seríamos capazes de determinar uma tomada de decisão ou com no mínimo de retorno desejado. A organização como um todo é capaz de fornecer diversos tipos de informações, e todos os departamentos são responsáveis por elaborar e passar informações seguras, confiáveis e em tempo hábil. Dessa forma, as informações devem seguir alguns parâmetros como ser confiável, em tempo hábil, relevante, comparativas, e devem ter algumas exceções e detalhadas para serem apresentadas aos empresários, para assim suprir todas as necessidades na hora da elaboração de suas estratégias, inovações, para investimento futuros. Através desses parâmetros, somos capazes de elaborar informações de qualidade e de confiança, que é o mais importante para tomada de decisão sem termos prejuízos inesperados, com informações fora da realidade da organização. 2.6 A tomada de decisão A tomada de decisão é uma responsabilidade muito grande, pois certamente, as decisões tomadas agora visam os resultados futuros. Toda a espécie humana está predisposta a uma tomada de decisão, podendo ser simples ou outras mais complexas. Diariamente estamos sendo obrigados a tomar decisões, sejam elas de longa ou de curto prazo, planejadas ou não, mas certamente essa decisão vai influenciar no futuro das pessoas e organizações. Conforme Megginson, Mosley, Pietri Jr. (1998, p.194), cada um de nós toma muitas decisões diariamente. Temos que decidir quando levantar, quais roupas usar, o que comer, aonde ir, como chegar, além das inúmeras decisões no trabalho ou na escola. No entanto, existem decisões que precisam de maior cuidado, pois qualquer decisão errada pode causar muitos prejuízos, até mesmo, o fechamento de grandes empresas. Por esse motivo, para toda tomada de decisão é necessário obter informações de toda a organização para que possam calcular com maior precisão todos os possíveis impactos que elas poderão causar. No entanto deve-se atentar para as incertezas do mercado que é uma das situações que mais atrapalham na tomada de decisão, para evitar e conseguir contornar essa situação devese ter como arma, a informação correta. Portanto, para termos segurança em uma tomada de decisão, ela deverá absorvido todos os tipos de informações da organização, só assim estará preparada para concorrer, com o mercado que não admite nenhuma falha na hora de decidir o futuro de uma empresa.

9 Existem dois tipos de decisões, dentro de uma empresa: as decisões programadas, que são as decisões rotineiras e repetitivas, por exemplo, decidir sobre a quantidade de produto a ser estocado, admitir ou demitir um funcionário, para solucionar esses problemas diários, já existe procedimentos, regras ou hábitos, pois essas decisões tornam-se rotineiras, no dia-a-dia de qualquer empresário. E as decisões não programadas, que se refere a decisões eventuais que ocorre com pouca frequência, como (comprar ou não um caminhão, abrir e onde abrir uma nova filial), esse tipo de decisão torna-se, um pouco mais difícil, pois precisa-se elaborar estratégias, fazer planejamentos, criar novas alternativas, para não tomar nenhuma decisão precipitada em qualquer tipo de negócio, pois o mercado não está admitindo nenhum erro, e a concorrência, está esperando, qualquer deslize, para conseguir, mais uma fatia do mercado externo (CASSARRO, 2001) A informação contábil auxiliando na tomada de decisão A informação é o fator de sucesso mais importante que a empresa pode ter e para chegar a essa tomada de decisão. É neste momento que a contabilidade gerencial entra para auxiliar, pois ela é capaz de fazer uma análise geral de toda a organização e assim consegue proporcionar alternativas para solucionar os problemas da forma mais adequada para cada situação que possa surgir. Segundo Mattos (2000, p.102) as informações geradas pela Contabilidade devem propiciar aos seus usuários base segura às suas decisões pela compreensão do estado em que se encontra a Entidade, seu desempenho, sua evolução, riscos e oportunidades que oferece. Visto que a contabilidade através das informações que ela oferece de todas as áreas, sejam elas, produção, de custo, vendas e outras, e cada uma delas tomam decisões para assim conseguir um melhor retorno para a empresa. Dessa forma, a empresa como um todo é necessário absorver informações, só assim conseguirá dar maior apoio no processo de tomada de decisão. Enfim, todas as áreas devem estar preparada para fornecer as informações precisas, corretas e em tempo, pois de nada adianta uma informação atrasada ou incompleta Apoio na tomada de decisão Neste processo de tomada de decisão é necessário, o empenho de toda a empresa, pois cada departamento exige o seu próprio processo de decisão, suas estratégias, e com a ajuda de todos, será mais fácil para empresa alcançar o objetivo desejado. Para que isso possa estar acontecendo os departamentos devem ter uma missão, que é de fornecer informações concretas, claras, e confiáveis, e também ter uma ampla visão para dar suporte ao tomador de decisão sendo necessário para o bom andamento, na tomada de decisão, a implantação de um sistema integrado de informação. Desta forma, é necessário mencionar a tecnologia, do sistema ERP Enterprise Resoureces Planning, que vem sendo utilizado como modelo de administração, pois esse sistema é capaz de atender às necessidades de toda a empresa, por absorver informação em tempo integral. O sistema de informação integrado atende com maior rapidez as necessidades das empresas, por fazer a integração das diversas áreas, através deste sistema onde é capaz de fornecer um banco de dados corporativos dentre as diversas formas de se desenvolver sistemas totalmente integralizados, usando somente um banco de dados centralizados. Percebe-se que esse sistema é capaz de proporcionar uma maior satisfação aos clientes e usuários, rapidez de tomada de decisão, redução dos custos, controle gerencial e inovação tecnológica. Conforme a visão de Gil (1999, p.185), A tecnologia ERP Enterprise Resources Planning como modelo para operacionalização e para gestão dos negócios, incluindo suas atividades-meio

10 (administração, recursos humanos, segurança, contabilidade, finanças), baseia-se em fundamentos da qualidade para sua formulação e tem como pressuposto o refinamento e uso em alto grau de sofisticação do conceito de integração sistêmica. Cada vez que possam surgir dentro do ambiente organizacional, pois são garantidas com maior confiabilidade e integridade de todas as informações fornecidas por esse sistema, pois a uma maior flexibilidade ao manuseio do mesmo. O sistema ERP permite que as empresas façam uma revisão em seus processos de trabalho, tomada de decisão, além de agilizar as tarefas do dia-a-dia, exige que todas as informações sejam integradas, eliminando ao máximo qualquer perda de tempo ao refazer qualquer tipo de trabalho, para que não haja nenhuma dúvida, e permitir utilização mais, as empresas estão aderindo ao sistema ERP, este tipo de sistema visa resolver problemas de integração das informações nas empresas, visto que antes elas operavam com muitos sistemas, e não passa segurança para a tomada de decisão. Já com o ERP é capaz de proporcionar uma visão geral da empresa, pois a uma interação com todos os departamentos, proporcionando assim as soluções de problemas de um banco de dados com informações sempre seguras. As vantagens da adoção de um sistema de ERP podem ser resumidas a seguir: Baixar o custo total dos produtos; Diminuir o tempo de produção; Reduzir a quantidade de produtos em estoque; Alargar a gama de produtos; Melhorar a qualidade da produção e atendimento a clientes; Aumentar a eficiência da distribuição; Resposta às leis de oferta e procura a nível mundial. As vantagens acima são interessantes para qualquer empresa, de qualquer segmento, de qualquer tamanho. Especialmente as empresas de médio porte têm muito a ganhar ao adotar um sistema ERP, uma vez que o aumento da complexidade das operações internas é geralmente não é acompanhado de um aumento dos sistemas de controle interno Tomada de decisão com o máximo de informação A gestão moderna exige que toda a tomada de decisão seja feita como o máximo de informação, uma vez que o ambiente empresarial aonde as empresas operam, apresentam características diferentes daquelas a que estavam habituados, e os mercados são bastante turbulentos. Visto que o ambiente esta cada vez mais instável, a informação assumia o papel de redutora de incerteza, e por esse motivo, que nascem à necessidade de mais informação, atualização, para conseguir chegar ao fator crítico que é o sucesso. Portanto, é necessário refletir, e tentar implantar dentro da empresa uma reestruturação organizacional em torno da informação, precisa, e estruturada, essas devem ser imprescindíveis para o sucesso de qualquer organização. Enfim, a concorrência almeja atingir a melhor oportunidade, e por esse motivo é coerente, garantindo, tempo e esforços para absorver o máximo de informação adequada, para assim, conseguir um lugar no mercado que é bastante concorrido O sistema de informação na tomada de decisão O sistema de informação é o conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros que agregam informações para que a empresa possa atingir os seus objetivos. Esse sistema absorve todas as informações geradas pela empresa e assim proporciona aos

11 empresários as informações para o apoio à tomada de decisões. Conforme os pensamentos dos autores abaixo o sistema de informação compreende em: Para Stair (1998, p.11):... É um tipo especializado de sistema e pode ser definido de inúmeros modos. Para o nosso propósito, um sistema de informação (SI) é uma série de elementos ou componentes inter-relacionados que coletam (entrada), manipulam e armazenam (processo), disseminam (saída) os dados e informações e fornecem um mecanismo de feedback. Já segundo Cassarro (2001, p. 31) é... um conjunto de funções logicamente estruturadas, de modo a atender a determinados objetivos. O sistema de informação consiste de certa forma processar dados e informações para um conjunto de elementos propícios ao próprio sistema ou mecanismo. Para este sistema ou mecanismo, de fato deve ser necessário a análise de várias áreas, ações, importante no resultado final. Estas ações são recomendáveis para um tipo especializado de sistema que são fatores essenciais ao seu desenvolvimento final. O sistema de informação e a tomada de decisão fazem parte de ajustes de envolvimento dentro de uma empresa. Este fator é primordial para seu sucesso. Seja qual for o objetivo final, tais como aumento dos lucros ou reduções dos custos, o conhecimento de cada envolvido, tanto os funcionários como os gestores observaram mudanças significativas no que diz respeito ao ambiente organizacional da empresa. Isso porque a informação tem seu instrumento existente ou percebível, seja qual for sua organização, podendo ser médio ou de grande porte, pois determinadas situações são impostas, como por exemplo, tendências ou especulações que fazem parte diretamente da tomada de decisão, como redução das barreiras, mudanças políticas, mudanças econômicas, passando pela inflação, valorização ou desvalorização da moeda brasileira e das moedas estrangeiras, enfim de todas as medidas, comerciais, políticas e sócio-econômicas. Assim, mesmo com tantas barreiras, a tomada de decisão é de fato importante no sistema de informação para agregar valor e na obtenção de beneficio para uma interação. Segundo Stair (2001, p.17), estes são os benefícios que as empresa procura obter, através do sistema de informação: Valor agregado aos produtos (bens e serviços), maior segurança, melhor serviço, vantagens competitivas, menos erros, maior precisão, produtos de melhor qualidade, aperfeiçoamento no sistema de saúde, aperfeiçoamento das comunicações, maior eficiência, maior produtividade, administração mais eficiente, mais oportunidade, administração mais eficiente, mais oportunidade, carga de trabalho reduzida, custos reduzidos, tomadas de decisões financeiras superiores, maior e melhor controle sobre as operações, tomadas de decisões gerenciais superiores. Enfim esse sistema consegue captar todos os dados, resume, analisa e transforma em informações, para facilitar a tomada de decisão. 3. Considerações Finais Notou-se ao longo deste artigo que a informação exerce grande influência em toda a organização, desde o simples funcionário até a alta gerência, dessa forma pode-se obter vários tipos de informações, consequentemente, haverá uma redução dos riscos e incertezas ao tomar decisões. A contabilidade tem como característica ser a fornecedora de informação e, por isso, ela é comparada a um banco de dados mais moderno, capaz de demonstrar várias informações financeiras da empresa, a mutação de todo o patrimônio, permitindo fazer comparações de

12 resultados anteriores, diagnosticar falhas, tanto no aspecto econômico, financeiro e físico da organização. A contabilidade gerencial veio proporcionar o lucro, e como se deve usar a informação contábil para assim direcionar os negócios, utilizando-a também como um instrumento de análise de desempenho e de monitoramento dos resultados, pois tal prática proporcionará a segurança nas operações presentes e futuras, após estabelecer uma tomada de decisão. Assim, é indispensável o uso da informação para os tomadores de decisão, por proporcionar maior segurança e uma visão ampla de toda a estrutura, seja ela do tipo operacional ou gerencial que são responsáveis pelo o bom andamento da organização. As empresas utilizam os sistemas de informação e os sistemas integrados para obter uma maior segurança das informações, para dar um melhor apoio à tomada de decisão e por proporcionar as seguintes vantagens, as informações e as transações realizadas são apresentadas em tempo real. Assim, se houver problema, este poderá ser solucionado com maior rapidez, eliminando as conferências pelos vários departamentos, os conhecidos retrabalhos e assim, reduzir os custos operacionais e administrativos e o tempo que se gasta para executá-la. Outra vantagem é o banco de dados que é unificado para assim facilitar o suporte ao processo decisório e por proporcionar facilidade ao acesso as informações, visto que, permite o rastreamento das transações executadas, pois permite identifica os autores das transações através de senha de acesso. Em todo sistema existem falhas e limitações, por exemplo, o sistema não está preparado para impedir informações erradas, notas fiscais irregulares, manuseio incorreto, entrada de dados no sistema, como por exemplo, as informações incorretas, desta forma, o usuário deve ter conhecimentos técnicos e operacionais para assim não gerar informações incorretas. Outro ponto que dever ser levado em consideração pela direção da empresa é a perda de dados, que pode acontecer através de pane no programa e consequentemente vir a causar a perda das informações, para tanto, há necessidade constante de se ter arquivos de segurança (backup). Desse modo, a empresa deverá escolher um modelo de sistema e aos poucos, procurar moldar até conseguir chegar à satisfação dos gestores e usuários do sistema. Enfim, o foco desse artigo foi transmitir aos leitores através da busca de informações e o conhecimento adquirido durante o Curso de Gestão de Negócios Controladoria e Finanças Corporativas a importância e a necessidade da informação nas organizações. Deve-se estar sempre reciclando os conhecimentos para estar preparado para os desafios profissionais. 4. Referências Bibliográficas ATKINSON, Anthony; BANKER, Rajiv; KAPLAN, Robert; YOUNG, S. Contabilidade gerencial. São Paulo: Atlas, BRASIL. Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de Dispõe sobre as sociedades por ações. Disponível em Acesso em 10 outubro de CASSARRO, A.C, Sistema de informação para tomada de decisões. 3 ed. São Paulo: Afiliada, CREPALDI, Silvio Aparecido. Contabilidade gerencial: teoria e prática. São Paulo: Atlas, FONSECA, José Ismar da. Curso de contabilidade gerencial. 6 ed. São Paulo: Atlas, 1993.

13 FIGUEIREDO, Sandra e Caggiano, Paulo César. Controladoria: teoria e prática. 2 ed. São Paulo: Atlas, GARRISON, Ray H. e NOREEN, Eric W. Contabilidade gerencial. 9 ed. Rio de Janeiro: LTC, GIL, Antônio de Loureiro, Sistemas de informações contábil/financeiros. 3 ed. São Paulo: Atlas, IUDÍCIBUS, Sérgio de. Contabilidade gerencial. 6 ed. São Paulo: Atlas, MATTOS, José João Appel. Princípios fundamentais de contabilidade e normas brasileiras de contabilidade. Porto Alegre: MEGGINSON, L.C. e MOSLEY, D.C. e PIETRI, Jr. Administração: conceitos e aplicações. 4. ed. São Paulo: Harbra, STAIR, Ralph M.. Princípios de sistemas de informação: uma abordagem gerencial. 2 ed. Rio de Janeiro. LTC, PADOVEZE, Clóvis Luís. Sistema de informações contábeis: fundamentos e análise. 3. ed. São Paulo: Atlas, Contabilidade gerencial: um enfoque em sistema de informações contábil. 3. ed. São Paulo: Atlas, VASCONCELOS, Yumara Lúcia e VIANA, Aurelina Laurentina. Revista Brasileira de Contabilidade, 2000.