CÓDIGO DE CONDUTA E ÉTICA PROFISSIONAL

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1 SONILS LDA LUANDA ANGOLA CÓDIGO DE CONDUTA E ÉTICA PROFISSIONAL

2 SONILS LDA CÓDIGO DE CONDUTA E ÉTICA PROFISSIONAL PUBLICADO OUTUBRO 2013

3 ÍNDICE Página INTRODUÇÃO 4 APLICAÇÃO 6 1. Relações Internas 6 2. Relação com os Fornecedores de Bens e Serviços e demais Parceiros 8 3. Relação com os Clientes 9 4. Relação com a Comunidade 9 5. Segurança no Trabalho e Meio Ambiente Relação com os Órgãos Governamentais Relação com a Comunicação Social Conflito de Interesses Comunicação de irregularidades Penalidades Compromisso e Cumprimento Disposições Finais 13

4 INTRODUÇÃO Sonils, Lda., é uma Empresa de direito e capitais angolanos, fundada em 01/09/1995, cuja actividade consiste na prestação de serviços logísticos e de manutenção, destinados à actividade de pesquisa e produção petrolífera, offshore e ou onshore, incluindo a gestão de bases de apoio marítimos ou terrestres e o desenvolvimento de actividades afins, relacionadas com o Sector Petrolífero. Numa era em que as empresas se mostram, cada vez mais, conscientes de que a conduta que prosseguem é a transparecida na imagem que os seus profissionais (entendendo-se como tal trabalhadores, subcontratados, estagiários e prestadores de serviços) e a própria sociedade têm de si, o presente Código de Conduta e Ética Profissional fixa as regras e os princípios gerais de conduta e ética profissional exigíveis aos profissionais da Sonils, Lda., sendo aplicável nas relações entre si e com terceiros. A adopção de princípios de conduta e ética comuns é fundamental para que a Sonils, Lda., e os seus profissionais actuem de forma integrada e coerente na condução das suas relações e negócios com os diferentes grupos de interesse com que lidam diariamente e garantam a articulação necessária para o sucesso comum. 1. Firmar a imagem da Empresa e dos seus profissionais junto da sociedade, como estimuladora de comportamento ético em todas as suas actuações; 2. Reduzir interpretações pessoais sobre princípios morais e éticos; 3. Servir de referência individual e coletiva para as atitudes e o comportamento de cada colaborador da Sonils, Lda.; 4. Garantir que todos os profissionais tenham as mesmas referências e ajam nas empresas seguindo os mesmos valores; 5. Fortalecer a imagem interna e externa da Sonils, Lda., e dos seus profissionais, caracterizando suas atitudes como corretas, justas e adequadas. O presente Código de Conduta e Ética Profissional destina-se, pois, a regular as acções dos profissionais da Sonils, Lda., com a sociedade, fornecedores, prestadores de serviços e terceiros em geral. Para o efeito, o presente Código de Conduta e Ética Profissional estabelece as regras fundamentais de conduta, organização e disciplina do trabalho, que devem ser respeitadas por todos os profissionais da Sonils, Lda., com o objectivo de: 4 5

5 APLICAÇÃO 1. RELAÇÕES INTERNAS Os profissionais da Sonils, Lda., devem: 1.1 Conduta do Local de Trabalho Pautar a sua actuação na Empresa pela motivação, aumento da produtividade, envolvimento, participação, manutenção de um clima sadio e de confiança e respeito pela estrutura hierárquica, colaborando proactivamente, partilhando conhecimento e informação e cultivando o espírito de equipa. 1.2 Respeito pelas Pessoas Promover a equidade de oportunidades, o respeito pela diversidade e o desenvolvimento profissional, estabelecendo relações de confiança e estimulando a participação por meio da comunicação e da integração. 1.3 Integridade Agir com justiça, legalidade, coerência, transparência e honestidade em todas as ações, práticas e decisões. 1.4 Discriminação Exercer as suas funções sem preconceitos de origem, raça, sexo, cor, idade ou quaisquer outras formas de discriminação, independentemente da respectiva posição hierárquica. 1.4 Favorecimento Exercer as suas funções e atividades garantindo um ambiente isento de qualquer favorecimento para si ou para outrem, combatendo, designadamente, todas as formas de suborno, corrupção e propina. 1.5 Relações de trabalho A Sonils, Lda., manterá um diálogo constante com as entidades representativas dos seus profissionais, garantindo o direito à negociação coletiva e à liberdade de associação. 1.6 Constrangimento Apresentar-se no local de trabalho com roupas adequadas e que não ponham em causa os usos e bons costumes. Exercer as suas funções e actividades garantindo um ambiente livre de constrangimento moral, sexual ou de qualquer outra ordem. 1.7 Utilização das Instalações e dos Equipamentos da Empresa Utilizar os bens da Sonils, Lda., incluindo informações, exclusivamente para a realização de negócios da Empresa, e não para fins pessoais. Fazer um bom uso dos bens da Empresa, comunicando qualquer situação anómala envolvendo os mesmos. 1.8 Confidencialidade de Informações Exercer as suas funções e actividades garantindo a confidencialidade de todas as informações obtidas nessa qualidade, designadamente, das informações estratégicas da Empresa sob sua responsabilidade. Por sua vez, a Sonils, Lda., respeitará a confidencialidade das informações pessoais dos seus funcionários, tendo por política obter e guardar apenas os dados pessoais dos seus funcionários que sejam necessários para o funcionamento eficaz da Empresa. 6 7

6 2. RELAÇÕES COM OS FORNECEDORES DE BENS E SERVIÇOS E DEMAIS PARCEIROS As relações dos profissionais da Sonils, Lda., com fornecedores de bens e serviços e demais parceiros devem basear-se na honestidade e integridade, sendo construídas de modo a preservar a Sonils, Lda., e seu nome como bens públicos. As relações com quaisquer fornecedores, inclusive com aquelas empresas que prestam serviço dentro das instalações da Sonils, Lda., designadas por contratadas, devem pautar-se pelo respeito mútuo e pela honestidade. Assim: a) Todas as relações com fornecedores de bens e serviços e demais parceiros devem ser conduzidas em termos legais e legítimos; b) Os fornecedores de bens e serviços e demais parceiros são seleccionados segundo normas e critérios técnicos préestabelecidos por Lei; c) Os fornecedores de bens e serviços e demais parceiros recebem tratamento igual durante todo o seu relacionamento com a Sonils, Lda, não sendo permitidos quaisquer privilégios ou discriminações; d) As obrigações contratuais assumidas entre as partes devem ser cumpridas integralmente; e) São exigidos dos fornecedores de bens e serviços e demais parceiros produtos ou serviços de qualidade adequado, estimulando-se comportamentos compatíveis com os princípios deste Código. 3. RELAÇÃO COM OS CLIENTES As relações com clientes incluem actos, operações, negócios ou transações comerciais, bem como as acções posteriores à concretização das operações, realizados diretamente pela Sonils, Lda., ou por seus profissionais. A conduta dos profissionais da Sonils, Lda., nas relações com clientes deve orientar-se pelos seguintes princípios básicos: a) Respeito mútuo e honestidade nas negociações; b) O sucesso empresarial é alcançado através de serviços de qualidade; c) Clareza nas informações e orientações prestadas permitindo a melhor decisão nos negócios d) Tratar todos os clientes de forma igual, sem quaisquer privilégios ou discriminações 4. RELAÇÃO COM A COMUNIDADE No seu relacionamento com as comunidades onde actua, a Sonils, Lda.: a) Deve estar consciente da sua responsabilidade social e do seu papel para com as mesmas, mantendo canais permanentes de comunicação; b) Em conformidade com as directrizes de sustentabilidade e engajamento, deve praticar doações, patrocínios e outras formas de apoio ao desenvolvimento e à melhoria das condições de vida das comunidades. 8 9

7 5. SEGURANÇA NO TRABALHO E MEIO AMBIENTE A política da Sonils, Lda., visa gerir o Oil Service Center (OSC) e conduzir as aspirações de maneira idónea e eficiente, por forma a proteger a qualidade, saúde, segurança e meio ambiente. A Sonils, Lda., tem como preocupação assegurar um serviço de qualidade e seguro para os seus profissionais e para terceiros e manter o padrão de acordo com a norma da indústria petrolífera, satisfazendo, assim, os requisitos das várias empresas petrolíferas que operam no OSC. Para atingir estes objectivos a SONILS, Lda.: a) Cumpre todas as regras de qualidade, saúde, segurança e de protecção ambiental de acordo com a lei; b) Integra a qualidade, saúde, segurança e protecção do meio ambiente em todos os aspectos das suas actividades; c) Põe em prática as regras de manuseamento seguro, para que as actividades de protecção do OSC sejam conduzidas responsavelmente e assegura que as regras de qualidade, saúde, segurança e protecção do meio ambiente são seguidas; d) Zela para que todos os seus profissionais desenvolvam uma consciência ambiental; e) Encoraja os profissionais a manterem um diálogo aberto e franco dentro do OSC, relativamente a questões de qualidade, saúde, segurança e protecção do meio ambiente. Para os profissionais da Sonils, Lda., a preservação da natureza deve ser considerada como indispensável para a existência e o desenvolvimento do negócio da Empresa pelo que, os mesmos devem respeitar o meio ambiente, contribuir para a sua preservação dentro e fora da Empresa, agir de forma transparente e actuar como responsáveis e guardiões dos impactos no meio ambiente. 6. RELAÇÃO COM OS ÓRGÃOS GOVERNAMENTAIS Considerando as práticas e orientações da Sonils, Lda., os seus profissionais devem actuar como parceiros efectivos do Governo na implementação de políticas e projectos voltados para o desenvolvimento do país. As informações prestadas devem ser exactas e completas, em total consonância com o cumprimento das leis e das normas vigentes. 7. RELAÇÃO COM A COMUNICAÇÃO SOCIAL Considerando as práticas e orientações da Sonils, Lda., o relacionamento do dos seus profissionais com os meios de comunicação social deve basear-se na independência, confiança e no respeito mútuo. A Sonils, Lda., presta informações claras e oportunas dos factos relevantes para os clientes, meios de comunicação social e público em geral, por meio de fontes autorizadas, preservadas as informações confidenciais, tendo em vista os legítimos interesses da Empresa. Considerando as práticas e orientações da Empresa, os profissionais da Sonils, Lda. devem estar cientes que a comunicação e a publicidade regem-se pela legislação, regulamentos internos, códigos profissionais e preceitos éticos

8 Só os profissionais expressamente autorizados pela Sonils, Lda., poderão realizar contactos com os meios de comunicação social em nome da mesma. 8. CONFLITO DE INTERESSES Os profissionais da Sonils, Lda., ao exercerem atividades externas, devem assegurar que as mesmas não gerem conflitos em relação aos interesses da Empresa. Assim, sempre que se depararem com conflitos envolvendo os seus interesses pessoais e os da Sonils, Lda., os profissionais da Empresa devem comunicar ao seu respectivo hierárquico. A solução de tais conflitos deve considerar as normas e instruções corporativas e demais obrigações legais eventualmente aplicáveis à situação. 9. COMUNICAÇÃO DE IRREGULARIDADES A comunicação de eventuais irregularidades ou infracções a este Código de Conduta e Ética Profissional deve ser dirigida por escrito, em suporte de papel ou digital (endereço electrónico com acesso reservado), à Área de Gestão Administrativa dos Recursos Humanos, até a criação da Comissão de Auditoria. A comunicação de irregularidade pode ser reportada por qualquer profissional da Sonils, Lda., cliente, fornecedor, acionista ou qualquer outra entidade directamente interessada. 10. PENALIDADES O não cumprimento do Código de Conduta e Ética Profissional ou a prática de condutas incorrectas sujeitará o profissional da Sonils, Lda. à aplicação de sanção disciplinar, nos termos legais. 11. COMPROMISSO DE CUMPRIMENTO Todos os profissionais da Sonils, Lda., ficam sujeitos ao presente Código de Conduta e Ética Profissional, desde o início do desempenho de funções na Empresa, devendo praticar e promover a sua aplicação em toda e qualquer acção que envolva a Empresa, bem como declarar, periodicamente, que não ocorreram quaisquer violações dos princípios e deveres no mesmo consignados. 12. DISPOSIÇÕES FINAIS Todos os profissionais da Sonils, Lda., poderão contribuir com ideias e sugestões para a melhoria contínua deste Código. Este Código entra em vigor na data da sua publicação e após aprovação pela Direcção-Geral da Sonils, Lda. Luanda, 11 de Julho de

9 SONILS LDA RUA 6 I.L. BOAVISTA LUANDA ANGOLA TEL FAX ? SONILS LDA RUA 6 I.L. BOAVISTA LUANDA ANGOLA TEL FAX ?

10 8. CONFLICT OF INTEREST Sonils, Lda. members of staff must ensure that their activities away from work do not come into conflict with company interests. Whenever it is thought that personal interests may come into conflict with those of Sonils, Lda., the member of staff must report this to their line manager. The resolution of such conflicts must take into consideration corporate norms and instructions as well as any applicable legal obligations. 9. WHISTLE BLOWING Whistle blowing possible irregularities or infractions of this Code of Conduct and Professional Ethics must be made in writing, either on paper or via (to an with reserved access), to the Human Resources Administration Management section until the establishment of the Audit Committee. Irregularities can be notified by any Sonils, Lda. employee, client, supplier, shareholder or other directly involved body. 11. COMMITMENT AND COMPLIANCE From the moment they begin working for the company, all Sonils, Lda. members of staff are subject to this Code of Conduct and Professional Ethics, and must practice and promote its application in any and all activities involving the company, as well as commit to make periodic declarations that they have not violated any of the duties and obligations it places upon them. 12. FINAL PROVISIONS Any Sonils, Lda. employee can contribute ideas and make suggestions to improve this code. This code enters into force on the date of its publication and following the approval of the Sonils, Lda. management board. Luanda, 11 July PENALTIES Conducting oneself incorrectly or any failure to comply with this Code of Conduct and Professional Ethics is a disciplinary offence

11 5. OCCUPATIONAL SAFETY AND THE ENVIRONMENT It is Sonils, Lda. policy to seek to manage the Oil Service Centre (OSC) and conduct its operations in a suitable and efficient manner that will protect quality, health, safety and the environment. Sonils, Lda. is concerned with ensuring a high-quality and safe service to its staff and third parties and to maintain standards that comply with oil industry norms, thereby meeting the requirements of the oil companies operating in the OSC. In order to achieve these aims, Sonils, Lda. will: a) Comply with all quality, health, safety and environmental protection regulations in force; b) Incorporate quality, health, safety and environmental protection into all aspects of its operations; c) Put safe handling regulations into practice, so that OSC protection duties are carried out responsibly and to ensure that the regulations on quality, health, safety and environmental protection are followed; d) Ensure that all its members of staff are environmentally aware; e) Encourage its members of staff to maintain an open and frank dialogue within the OSC in relation to matters of quality, health, safety and environmental protection. All Sonils, Lda. members of staff must regard the protection of nature as being essential to the existence and development of the company s business and they must respect the environment, contributing to its preservation at all times by acting transparently and as its guardians, both inside and outside the company. 6. RELATIONS WITH GOVERNMENT BODIES In consideration of Sonils, Lda. practices and guidelines, its members of staff must act as full partners in government in the implementation of policies and projects concerning the development of the country. Information provided must be precise and complete and in compliance and accordance with all laws and regulations in force. 7. RELATIONS WITH THE MEDIA In consideration of Sonils, Lda. practices and guidelines, the relations between its members of staff and the media must be built upon independence, trust and mutual respect. Sonils, Lda. will provide clear and timely information on important facts to its clients, the media and the public in general through authorised sources, preserving any information that is considered confidential in view of the company s legitimate interests. In consideration of the company s practices and guidelines, Sonils, Lda. members of staff must be aware that communications and publicity are governed by legislation, internal instruments, professional codes and ethical precepts. Only those members of staff expressly authorised by Sonils, Lda. are permitted to establish contacts with the media in the company s name

12 2. RELATIONS WITH SUPPLIERS AND OTHER PARTNERS The relations between members of Sonils, Lda. staff and its suppliers and other partners must be built on a foundation of honesty and integrity, and be established in such a way as to protect Sonils, Lda. and preserve its reputation. Relations with any suppliers, including contractors providing services within Sonils, Lda. premises, must be guided by mutual respect and honesty. Thus: a) All relations with suppliers and other partners must be conducted lawfully and legitimately; b) Suppliers and other partners are selected in accordance with regulations and technical criteria that are established by law; c) All suppliers and other partners will receive equal treatment throughout the duration of their relationship with Sonils, Lda. No favouritism or discrimination will be tolerated; d) Contractual obligations between the parties must be strictly adhered to; e) Suppliers and other partners are expected to provide products or services of an acceptable standard and to operate in a manner compatible with this code. 3. RELATIONS WITH CLIENTS completion of operations conducted by Sonils, Lda. or its members of staff. The behaviour of Sonils, Lda. members of staff in their relations with clients must be guided by the following basic principles: a) Mutual respect and honesty in business; b) Business success is achieved by providing a quality service; c) Clarity in the information and guidance provided allows for better business decisions; d) Treat all clients equally, without any favouritism or discrimination. 4. RELATIONS WITH THE COMMUNITY In its relations with the communities in which it operates, Sonils, Lda.: a) Must be aware of its social responsibility and its role in this respect, maintaining permanent channels of communication; b) In accordance with sustainability and engagement guidelines, it should make donations and offer sponsorships and other forms of support that can help develop and improve living conditions within the communities. Relations with clients include acts, operations, negotiations and commercial transactions, as well as actions carried out after the 8 9

13 APPLICATION 1. INTERNAL RELATIONS Sonils, Lda. employees must: 1.1 Workplace conduct Employees activities within the company should be guided by motivation, increased productivity, engagement, participation, maintaining a healthy and confident environment and by respect for the hierarchical structure, collaborating proactively, sharing knowledge and information and cultivating a team spirit. 1.2 Respect for people Promote equal opportunities, respect for diversity and professional development, establishing trusting relationships and encouraging participation through communication and integration. 1.3 Integrity Act justly, legally, coherently, transparently and honestly in all that employees do. 1.4 Discrimination Perform their duties without preconceptions of race, sex, colour, age or any other form of discrimination, regardless of the position within the hierarchy. 1.4 Favouritism Perform their duties and activities guaranteeing an atmosphere in which there is no favouritism towards themselves or anyone else, and resist all forms of graft, corruption or bribery. 1.5 Workplace relationships Sonils, Lda. will maintain constant dialogue with the bodies representing its employees, guaranteeing their right to collective bargaining and freedom of association. 1.6 Requirements Attend work dressed appropriately and in such a way as does not offend customs or morals. Perform their duties and activities in such a way as guarantees an atmosphere free from moral, sexual or any other hindrances. 1.7 Use of the company s installations or equipment Use of Sonils, Lda. property, including information, is exclusively for the conduct of the company s business and not for personal use. Make good use of the company s property, and report any misuse. 1.8 Confidentiality Perform their duties and activities in such a way as to guarantee the confidentiality of the information received, in particular of any of the company s strategic information that is in their care. For its part, Sonils, Lda. will respect the confidentiality of its employees personal data, and that it will only obtain and retain such personal information as is necessary for the company s operation. 6 7

14 INTRODUCTION Sonils, Lda., is an Angolan company with Angolan capital founded on 1 September Its main activity is the provision of logistic and maintenance services to the offshore and onshore oil exploration and production industry, including the management of marine and land support bases and the development of similar activities in the oil industry. At a time when companies are becoming increasingly aware that their conduct is a reflection of the image of its members of staff (employees, subcontractors, interns and service providers and of the company itself ), this Code of Conduct and Professional Ethics establishes the rules and general principles of conduct and professional ethics demanded of members of staff working for Sonils, Lda., and which are to be observed in relationships between each other and third parties. 1 Establishing the image of the company and its employees within society as a champion of ethical behaviour in all that it does; 2 Reducing personal interpretations of moral and ethical principles; 3 Serving as a collective and individual reference for the attitudes and behaviour of each Sonils, Lda. employee; 4 Guaranteeing that all members of staff have the same references and that they apply the same values; 5 Strengthening the internal and external images of Sonils, Lda. and of its staff, characterising their behaviour as correct, fair and appropriate. The adoption of common principles of conduct and ethics is essential if Sonils, Lda. and its staff are to act in an integrated and coherent manner when engaged in relations and business dealings with the different interest groups they come into contact with each day, and to guarantee the necessary linkages to ensure common success. The Code of Conduct and Professional Ethics therefore seeks to harmonise the actions of Sonils, Lda. staff with society, suppliers, service providers and third parties in general. To that end, this Code of Conduct and Professional Ethics sets out the basic rules of conduct, organisation and working discipline that must be respected by all Sonils, Lda. staff, with the aim of: 4 5

15 CONTENTS Page INTRODUCTION 4 APPLICATION 6 1. Internal relations 6 2. Relations with suppliers and other partners 8 3. Relations with clients 8 4. Relations with the community 9 5. Occupational safety and the environment Relations with government bodies Relations with the media Conflict of interest Whistle blowing Penalties Commitment and compliance Final provisions 13

16 SONILS LDA CODE OF CONDUCT AND PROFESSIONAL ETHICS PUBLISHED SEPTEMBER 2013

17 SONILS LDA LUANDA ANGOLA CODE OF CONDUCT AND PROFESSIONAL ETHICS