INFORMÁTICA - EXCEL TEORIA PROF. BISPO

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1 5. MICROSOFT EXCEL Excel é o mais fácil e poderoso programa de cálculos que existe. A cara do Excel está apresentada a seguir, bem como, as explicações mais básicas de seus componentes: possui 3 planilhas, que podem ser renomeadas e podemos também acrescentar mais planilhas (Menu Inserir / Planilha). Podemos excluir uma planilha que não desejemos mais no Menu Editar, opção Excluir Planilha. 6) BARRAS DE ROLAGEM: Como não é possível colocar todas as 256 colunas e linhas numa tela só, podemos utilizar as barras de rolagem para visualizar as partes da planilha que porventura estiverem sendo escondidas. 5.1 REFERÊNCIAS Entre uma Linha e uma coluna no Excel chamamos isso de REFERÊNCIA A1 por exemplo Coluna A Linha 1. 1) BARRAS DE MENUS E BARRAS DE FERRAMENTAS: Têm as mesmas funções no Word, os comandos dos menus Arquivo e Editar são basicamente os mesmos, algumas ferramentas também. Todos os comandos do Excel estão aqui. 2) BARRA DE FÓRMULAS: O que se escreve em qualquer parte do Excel, é apresentado ao mesmo tempo nesta barra em branco. Se em algum lugar do Excel existir um valor numérico obtido por uma fórmula, esta barra mostrará a fórmula que estiver por trás do número. 3) BARRA DE ENDEREÇO: Apresenta o endereço da célula onde nos encontramos naquele momento. O endereço pode ser o padrão do Excel, como F79, ou podemos renomeá-lo, por exemplo, para TOTAL, ou qualquer outra coisa. 4) ÁREA DE TRABALHO DO EXCEL: A área de trabalho do Excel tem algumas particularidades que devemos compreender: O Excel não se parece com uma página. Ele é formado por 256 colunas (da A até a IV) e linhas(numeradas). O encontro de uma linha com uma coluna forma uma célula, que é o local onde escrevemos os dados no Excel. Por exemplo,o encontro da coluna B com a linha 4 forma a célula denominada B4. O encontro da coluna GF com a linha 7845 forma a célula GF7845. Para escrever numa célula basta Clicar nela e começar a digitar, se confirmarmos com ENTER, conteúdo fica na célula, se cancelarmos com ESC, o conteúdo não chega a entrar na célula. Existem referências que mudam chamadas de Relativas e as que são fixas chamadas de ABSOLUTAS que iremos ver depois. ALÇA DE PREENCHIMENTO Verifique na figura, que a Célula Ativa possui um quadradinho preto em sua extremidade inferior direita. Ele aparece em todas as células que selecionamos e se chama ALÇA DE PREENCHIMENTO. REGRAS BÁSICAS DE ALÇA DE PREENCHIMENTO 1 CEL COM Numero arrastando ---- Copia apenas. 2 CEL Com Numero arrastando P.A Datas em geral arrastando SEQ LOGICA Formulas arrastando Muda as referências. Depois que construir a fórmula que deseja copiar, arraste-a por essa Alça até atingir a linha desejada (ou coluna, pois podemos arrastar lateralmente também). Sabendo-se que em A1 temos a fórmula =G4+B2 como ficaria se arrastarmos até B3? A dica é. Se arrastar em linha aumente 1 linha por vez, se arrastar em colunas acrescente 1 coluna por vez na seqüência do alfabeto. ENTÃO A FÓRMULA FICARÁ. = H6+C4 REFERÊNCIA RELATIVA Arrastando em linha a alça fará a cópia em linha, podendo ser uma cópia idêntica ou uma sequência lógica, dependendo do conteúdo da célula. Sendo possível copiar fórmulas também. Esse recurso de copiar fórmulas não é possível somente com o uso da Alça de Preenchimento, também podemos realizá-lo com Copiar (CTL+C) e colar (CTRL+V), ou arrastando o conteúdo da célula com o CTRL pressionado (que significa COPIAR). 5) GUIAS DAS PLANILHAS: O Arquivo do Excel é chamado PASTA DE TRABALHO, isso significa que quando você salva um documento no Excel, este é chamado de Pasta de Trabalho. Um arquivo do Excel pode possuir várias planilhas. Cada planilha possui 256 colunas e linhas independentes das outras planilhas. Inicialmente o Excel E.E. ARLINDO ANDRADE GOMES 1 Obs: Se usar CTRL+X (recortar) para depois colar, a fórmula presente na célula não se alterará, ou seja, continuará apontando para as referências para as quais estava apontando antes, isso serve para arrastar o conteúdo da célula sem o CTRL também. // FIXAR UMA CÉLULA: Se quiser Fixar uma referência antes de copiar uma fórmula, para que ela não seja atualizada com o movimento, basta colocar $ (cifrão) antes da componente que deseja fixar (ou seja, se quer fixar a coluna da célula A4, escreva $A4, se quer fixar a linha, escreva A$4, se quer fixar Coluna e linha, escreva $A$4)

2 Ex.: se copiarmos a fórmula =B4+C4 para duas linhas abaixo, ela vai se tornar =B6+C6, mas se a escrevermos =B4+C$4, ao copiarmos para duas linhas abaixo, ela se tornará =B6+C$4 (espero que tenha entendido que o 4 não variou por conta do cifrão). NOTA: se a Alça de Preenchimento for usada em palavras, elas se repetem, a menos que as palavras existam num conjunto de listas (seqüências) que o Excel possui. Por exemplo, se você digitar SEG e arrastar a alça, o Excel criará TER, QUA, QUI, etc... O mesmo acontece com Textos seguidos de números ALUNO1, ALUNO2, etc... =A1+A2 =J17*2%-E1*3% 5.3 ENDEREÇOS ABSOLUTOS E RELATIVOS Os endereços de células podem ser divididos em 2 tipos. Os endereços relativos como o nome diz são referenciados pela posição da célula dentro da planilha. Quando copiados para outras células estes endereços mudam para manter relação com sua posição original. =A2 Relativo, pois irá mudar se arrastarmos pela alça de preenchimento. =A$4 Se arrastarmos pela alça só mudaria a cola A, pois a linha 4 esta fixa. FUNÇÕES: São comandos que existem somente no Excel, para executarmos equações matemáticas complexas, ou equações de comparação, referência, condição, contagem, e até mesmo, operações com texto. Existem 227 funções diferentes, para as mais diferentes áreas de utilização de cálculos, como engenharia, matemática geral e financeira, trigonometria, geometria, estatística, contabilidade, e funções gerais como as que trabalham exclusivamente com hora e data, com texto e com referências condicionais. 5.2 FÓRMULAS E FUNÇÕES NO EXCEL. COMO AUTOMATIZÁ-LO ITENS DO MENU DO EXCEL No Excel podemos fazer uso de cálculos para que o próprio programe calcule por nós, existem basicamente dois tipos de cálculos: As fórmulas e as funções, ambas devem ser escritas com o sinal de = (igual) precedendo-as para serem entendidas como cálculos. Pode-se ver que a célula ativa (no caso, E11) está apresentando o valor 160, mas seu verdadeiro conteúdo está sendo mostrado na Barra de Fórmulas (=E4+E5), que é a fórmula que Soma o valor que está a célula E4 com o valor da E5. Ou seja, quando preenchemos uma célula com um cálculo, este implica no aparecimento do resultado, mas a fórmula ainda pode ser vista com a ajuda da Barra de Fórmulas. Não é comum construir fórmulas deste tipo: =12+140, pois esta fórmula está somando dois valores fixos, portanto, seu resultado sempre será fixo (152, no caso). A maneira mais usada (e ideal) de se utilizar cálculos é usando referências de outras células (como no caso anterior, que se falou em E4 e E5). Portanto, os cálculos no Excel, sejam fórmulas ou funções (que iremos ver posteriormente), são utilizados para automatizar a planilha de cálculos, desde que se utilize referência de outras células, onde estão localizados os dados a serem calculados. Fórmulas são os cálculos no Excel que parecem com expressões matemáticas, e que utilizam apenas operadores matemáticos e referências de células ou valores. Em suma, quando o cálculo possuir apenas números e sinais matemáticos, é uma fórmula. Exemplos de fórmulas: 5.4 MENU FERRAMENTAS =E1+12 =C1*C2 =A1*(3-B1)/(2-F40) E.E. ARLINDO ANDRADE GOMES 2

3 c) Se uma coluna estiver selecionada junto com uma linha, a auto soma irá retornar o total da coluna abaixo desta, e o total da linha no final desta. d) Se duas ou mais colunas estiverem selecionadas Auto Soma retorna o total destas colunas abaixo das mesmas 5.5 MENU FORMATAR CÉLULAS: permite mudar o formato das células tais como MOEDA CONTÁBIL NÚMERO FRAÇÃO e outras opções. Neste menu as opções mais importantes são: PROTEGER: Permite definir senha e bloquear células na planilha Também é possível definir alinhamentos, fontes, bordas e ainda proteger a célula. Veja a janela do formatar células a seguir: SOLVER: Permite atingir metas com mais de 1 célula na planilha. Abaixo a tela do solver onde deveremos informar A célula da meta e as células que irão alternar para que a meta seja atingida. ATINGIR META: Permite atingir uma meta, semelhante ao solver, mas apenas com 1 célula. AUDITORIA DE FÓRMULAS: As vezes você se depara com uma planilha e não sabe da onde surgiram determinadas informações. FORMATAÇÃO CONDICIONAL: Permite formatar uma ou um conjunto de células com base em condições lógicas. Ex: Você deseja formatar na cor vermelha todos os valores abaixo de 0 e em azul os valores acima de 0 a tela ficaria assim: Entra em ação a AUDITORIA, é uma pesquisa para se saber se determinadas células possuem ligações com outras e seus resultados, temos: 1) # RASTREAR PRECEDENTES: Rastreia as células que originaram um determinado valor. 2) # RASTREAR DEPENDENTES: Mostra se uma célula esta dependendo de outra na planilha 3) # RASTREAR ERROS: Se existe uma mensagem de erro, ele mostra o porque do erro na planilha. SUPLEMENTOS: São programas adicionais que você pode inserir no Excel, tente decorar os programas abaixo, seus nomes são solicitados em concurso: OPÇÕES DE AUTO SOMA: Em concurso sempre pedem algo envolvendo auto soma vale lembrar que: a) Se uma coluna estiver selecionada e for clicado em auto soma, o total da coluna será apresentado na próxima célula em branco. 5.6 MENU DADOS CLASSIFICAR: Permite classificar uma ou um conjunto de colunas em ordem crescente e decrescente. FILTRAR: Permite criar um filtro automático nas colunas da planilha. Ele automaticamente cria um índice analisando o conteúdo da coluna para que o usuário possa escolher qual informação deseja mostrar: SITUAÇÃO 01 EXEMPLO DE FILTRO b) Se a célula ativa estiver abaixo de uma coluna com valores numéricos, o auto soma irá analisar de baixo para cima verificando se existe uma sequência numérica e então somar utilizando a função de soma =SOMA(). E.E. ARLINDO ANDRADE GOMES 3

4 SITUAÇÃO 02 Lembrando que em concursos públicos não precisa você saber como fazer e sim onde esta o comando, e quais suas características. Mas se desejar fazer o comando abra o Excel e faça um filtro automático, talvez unindo a prática com a teoria você irá memorizar melhor para a prova. FORMULÁRIO: Permite lançar dados na planilha em uma única janela de formulário, ajuda a evitar trabalhar com as barras de rolagem. IMPORTAR DADOS EXTERNOS: Importa dados de outras fontes tais como Páginas web, arquivos XML, arquivos de textos, banco de dados ACCESS e VISUAL BASIC ao clicar você terá a seguinte aba de opções: ASSISTENTE DE FUNÇÃO As funções podem ser digitadas: - diretamente na folha de cálculo - ou através do Assistente de Funções que dá acesso à listagem das funções, ajudando também a construir a invocação da função. 5.7 BARRA DE FERRAMENTAS (prestem atenção somente nos botões do próprio Excel) Botão Novo - cria uma nova pasta de trabalho, com base no modelo padrão. Botão Abrir - abre uma pasta de trabalho existente. Botão Salvar - salva a pasta de trabalho. Botão Imprimir - imprime a planilha ativa na pasta de trabalho ou os itens selecionados. Botão Visualizar - visualiza o documento a ser impresso. Botão Verificar Ortografia - verifica os erros de ortografia existentes na planilha. Botão Recortar - recorta a área selecionada para a Área de Transferência. Botão Copiar - copia a área selecionada para a Área de Transferência. Botão Colar - cola a seleção da Área de Transferência para a área indicada. Botão Pincel - copia a formatação de um objeto ou texto selecionado. Botão Desfazer - desfaz a última ação. Botão Refazer - refaz a última ação. Botão Inserir Hyperlink - Insere ou edita o hyperlink especificado. Botão Barra de Ferramentas da Web - exibe ou oculta a barra de ferramentas da Web. Botão AutoSoma - Adiciona números automaticamente com a função Soma. Botão Colar Função - Insere ou edita funções. Botão Classificação Crescente - Classifica os itens selecionados em ordem crescente. Botão Classificação Decrescente - Classifica os itens selecionados em ordem decrescente. Botão Assistente de Gráfico - Orienta passo a passo a criação de um gráfico. Botão Mapa - cria um mapa com base nos dados selecionados. Botão Desenho - Exibe ou oculta a barra de ferramentas Desenho. Botão Zoom - Reduz ou amplia a exibição do documento ativo. Botão Assistente do Office - O Assistente do Office pode responder às suas perguntas, oferecer dicas e fornecer Ajuda para uma variedade de recursos. Tamanho - Altera o tamanho da fonte. Efeito Negrito - Ativa ou desativa o efeito negrito. Efeito Itálico - Ativa ou desativa o efeito itálico. Efeito Sublinhado - Ativa ou desativa o efeito sublinhado. Alinhamento a esquerda - Alinha o conteúdo da célula à esquerda. Alinhamento Centralizado - Centraliza o conteúdo da célula de acordo com a região selecionada. Alinhamento à direita - Alinha o conteúdo da célula à direita. Mesclar e Centralizar - Centraliza o conteúdo da célula de acordo com a região selecionada ou mescla células. Estilo de Moeda - Aplica formato monetário às células selecionadas. Estilo de Porcentagem - Aplica formato de porcentagem às células selecionadas. Separador de Milhares - Aplica o formato separador de milhar às células selecionadas. Aumentar Casas Decimais - Aumenta o número de casas decimais das células selecionadas. Diminuir Casas Decimais - Diminui o número de casas decimais das células selecionadas. Diminui recuo - possibilita diminuir ou remover o recuo. E.E. ARLINDO ANDRADE GOMES 4

5 5.8 FUNÇÕES DO EXCEL Arredonda um número até uma quantidade específica de dígitos. FUNÇÃO = SOMA ( ) Sintaxe: =soma(num1 ; num2 ) Retorna a soma dos valores informados. Vamos abordar algumas pegadinhas que a psicóloga da banca poderá usar nas funções. ABAIXO SITUAÇÕES USANDO OPERADORES NAS SOMA ( A1:A3) Podemos sim + - no inicio das funções =SOMA ( A1 : A3 ) Esta e facil, vai somar de A1 até A3 = SOMA ( A1;A3) Soma A1 e A3 = SOMA (A1;A3:A4) Soma A3 ate A4 e depois com A1 = SOMA ( A1;3*A4) Aqui temos operadores diferentes dentro da função a prioridade será sempre do operador matemático portanto irá multiplicar depois somar. No exemplo acima, o número 5,888 foi arredondado com 1 dígito decimal, sendo exibido como 5,9. O arredondamento é simples e segue o seguinte critério: Pega-se o digito contido na posição que será preservada e se verifica o primeiro dígito consecutivo; se ele for maior ou igual a 5, arredonda para cima e se o número for menor que 5 arredonda para baixo. =arred(7,149;1) terá como resultado 7,1. =arred(7,1500;1) terá como resultado 7,2 Função Raiz( ) Retorna a raiz quadrada de um número Sintaxe: =raiz(núm) = SOMA (1:2) Soma todos os valores da Linha 1 até Linha 2 = SOMA (1;2) Soma apenas o numero 1 com 2. = 3 Função Ímpar( ) Arredonda um número positivo para cima e um número negativo para baixo até o número ímpar inteiro mais próximo. Sintaxe: =ímpar(núm) = SOMA (A:C) Soma todos os valores da coluna A até a Coluna C. Função ABS ( ) OUTRAS FUNÇÕES Função Mod( ) Retorna o resto da divisão entre 2 números inteiros. Sintaxe: =abs(num) Retorna o valor absoluto de um número, um número sem o sinal. Função Aleatório( ) Sintaxe: =aleatório() Retorna um número maior ou igual a zero e menor do que 1 (modificado quando recalculado), distribuído uniformemente. Função sem argumentos e que apresenta resultado volátil. Função Mult( ) Multiplica todos os números dados como argumentos. Sintaxe: =mult(núm1;núm2;númn) Função Arred( ) Sintaxe: = arred(núm;núm_digitos) E.E. ARLINDO ANDRADE GOMES 5

6 após a função cont.se( ) devido as suas semelhanças, inclusive na sintaxe. Sintaxe: =somase(intervalo; critério ) Função Par( ) Arredonda um número positivo para cima e um número negativo para baixo até o número par inteiro mais próximo. Sintaxe: =par(núm) A função somase( ), como o nome sugere, soma, acumula, os valores de um intervalo que atendam a determinado critério ou condição. Observe o exemplo a seguir: Função Potência( ) Retorna o resultado de um número elevado a uma potência. Sintaxe: =potência(núm;potência) Não é uma função muito usada, devido ao fato de existir operador matemático equivalente (^). A função média calcula a média aritmética dos argumentos fornecidos. A média é calculada determinando-se a soma dos valores de um conjunto e dividindo-se esta soma pelo número de valores no conjunto. Sintaxe: =média(núm1;númn) Função Truncar( ) Sintaxe: =truncar(núm;núm_dígitos) Trunca um número até um número inteiro, removendo a parte decimal ou fracionária de um número. Não arredonda nenhum dígito, só descarta, ignora. Função Med( ) =truncar(7,149;1) terá como resultado 7,1. =truncar(7,1500;1) terá como resultado 7,1. Função Cont.Se( ) Conta, quantas células dentro de um intervalo satisfaze a um critério ou condição. Ignora as células em branco durante a contagem. Sintaxe: =cont.se(intervalo; critério ) Retorna a mediana, ou o número central de um determinado conjunto, intervalo. Para calcular a mediana devemos pegar o conjunto numérico e ordenar, tanto faz ordenar de forma crescente ou decrescente pois queremos o valor do meio. A mediana entre {7,2,0,1,9} é 2. Vamos colocar o conjunto em ordem {0,1,2,7,9}, observe que o 2 passou a ser o valor central! Quando a quantidade de números é ímpar fica fácil visualizar, entretanto, se a quantidade de números for par, a mediana será a média dos dois valores do meio, depois de ordenar o conjunto. Função Modo( ) Retorna o valor que ocorre com maior freqüência em um intervalo de dados. Calcula a MODA. Função Somase( ) Embora a função somase( ) seja matemática, de acordo com a classificação do MS Excel, decidi introduzi-la logo E.E. ARLINDO ANDRADE GOMES 6

7 Função Mínimo( ) Retorna o menor valor de um conjunto de células. Sintaxe: =mínimo(núm1:númn) Função ProcV( ) Procura um valor na coluna a esquerda de uma tabela e retorna o valor na mesma linha de uma coluna especificada. Muito utilizado para reduzir o trabalho de digitação e aumentar a integridade dos dados através da utilização de tabelas relacionadas. PROCURA VERTICAL. Função Máximo( ) Retorna o maior valor de um conjunto de células. Sintaxe: =máximo(núm1:númn) Sintaxe: =procv(valorprocurado;intervalo;colunaderetorno) Função Cont.num( ) Conta, quantas células dentro de um intervalo tem como conteúdo um número. Sintaxe: =cont.num(intervalo) Função Cont.valores( ) Conta, quantas células dentro de um intervalo não estão vazias, ou seja, possuam algum valor, independente do tipo de dado. Função Menor( ) Papo de maluco não é? Se existe a função mínimo, para que criaram a menor? Claro que há diferença entre a mínimo( ) e a menor( ). A função menor retorna o k-ésimo menor do conjunto de dados, ou seja, o terceiro menor, o segundo menor. Sintaxe: =menor(núm1:númn;k) Evidente que se o k for igual a 1 a função será equivalente a função mínimo(), mas vale ressaltar que o k é um argumento indispensável, para a função, se omitido ao pressionar <<ENTER>>, a função irá gerar o erro: Sintaxe: =cont.valores(intervalo) Função Cont.vazio( ) Conta, quantas células dentro de um intervalo estão vazias. Sintaxe: =cont.vazio(intervalo) Tabela Verdade 5.9 CONDICIONAIS As funções lógicas atuam sobre expressões lógicas retornando resultados do tipo Falso ou Verdadeiro. E( ) Se tiver um FALSO é FALSO OU( ) Se tiver um VERDADEIRO é VERDADEIRO NÃO( ) Inverte o estado, de VERDADEIRO PASSA PARA FALSO E VICE-VERSA. Prioridades das funções e( ), ou( ) e não( ): NÃO -> Negação Função Maior( ) A relação entre as funções máximo ( ) e maior( ) é idêntica entre as funções mínimo( ) e menor( ).A função maior retorna o k-ésimo maior do conjunto de dados, ou seja, o terceiro maior, o segundo maior... Sintaxe: =menor(núm1:númn;k) E -> Conjunção OU -> Disjunção Função Se( ) Função E( ) Como visto anteriormente, implica que todos os argumentos sejam verdadeiros para resultar em verdadeiro, se tiver um falso retorna falso. E.E. ARLINDO ANDRADE GOMES 7

8 Sintaxe: =e(proposição1; proposiçãon) Para ficar mais fácil de entender, imagine essa tabela fictícia do personagem Arenildo, ela só retorna verdadeiro se a idade for maior que 18 E o coeficiente de rendimento da faculdade for maior que 7. Função Ou( ) Basta que um argumento seja verdadeiro para retornar verdadeiro. Sintaxe: =ou(proposição1; proposiçãon) Função SE ( ) A função Se( ) é uma função condicional, de acordo com um determinado critério ela verifica se a condição foi satisfeita e retorna um valor se verdadeiro e retorna um outro valor se for falso. Sintaxe: =se(testelógico; valorverdadeiro ; valorfalso ) Para tentar esclarecer, qual o resultado da fórmula: =se(5<2;7;9) Resposta: 9 Por quê??? Porque a sintaxe é (teste lógico ; valor verdadeiro ; valor falso), logo o teste lógico é 5<2, e ele retorna falso então a resposta é último valor, 9! E.E. ARLINDO ANDRADE GOMES 8