Microsoft Word 2010 MANUAL DE APOIO

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1 Microsoft Word 2010 MANUAL DE APOIO Sérgio Paciência - Março de 2013

2 Índice Apresentação... 5 Ambiente de Trabalho... 6 Ferramentas e Botões... 7 Separador Ficheiro... 7 Separador Base... 7 Separador Inserir... 7 Separador Esquema de Página... 8 Separador Referências... 8 Separador Mailings... 8 Separador Rever... 8 Separador Ver... 8 Separador Programador... 9 Usar as funcionalidades do Friso... 9 Barras de Ferramentas Barra de ferramentas de acesso rápido Barra de ferramentas flutuante Outros comandos e botões Operações com documentos Criar um novo documento Abrir um documento existente Guardar um documento Fechar um documento Edição de texto Inserção de texto Selecção de texto Selecção de letra (s) isolada (s) ou palavras Selecção de palavra Selecção de frase Selecção de parágrafo Selecção de todo o texto Selecção de elementos não contíguos Selecção de linhas de texto Desseleccionar texto Movimentação num documento Página 2

3 Movimentação com o rato Movimentação com o teclado Cortar, Copiar e Colar Anular e Repetir Formatação de texto Formatar Destacar palavras Alterar tipo de letra Tamanho da letra Cor do tipo de letra Formatar parágrafos Justificar com hifenização Espaçamento entre linhas Limites e sombreado Marcas e Numeração Marcas Numeração Lista com múltiplos níveis Tabulações Inserção de elementos Imagens Cliparts Inserção de elementos Símbolos Capitulares Tabelas Formas Gráficos WordArt Gráficos SmartArt Nota de rodapé e de fim Cabeçalhos, Rodapés e Números de Página Peças Rápidas Índice de conteúdos Paginação Página 3

4 Texto em colunas Orientação Margens Marca d Água Cor da Página Limites da Página Impressão em série Ligação à Origem de Dados Adicionar marcadores de posição Pré-visualizar e concluir intercalação Envelopes Etiquetas Bibliografia Página 4

5 Apresentação O Microsoft Word 2010 é, actualmente, uma ferramenta indispensável na elaboração de documentos de texto. Disponível no pacote de produtividade Microsoft Office, oferece modelos para os mais variados tipos de documentos, como cartas, relatórios, panfletos, convites, etc. e possui funcionalidades avançadas de elaboração e formatação de documentos tais como tabelas, gráficos, imagens, texto em colunas, referências e citações, entre muitas outras. Uma das novidades desta versão é a substituição do botão do Office, introduzido no Word 2007 pelo separador Ficheiro que se destaca dos restantes pela cor diferenciada e que permite aceder à vista de Backstage. Esta vista proporciona acesso a diversas operações relacionadas com a gestão de documentos, como por exemplo guardar, partilhar, imprimir, publicar, definir permissões, criar novo documento, ou o acesso às opções gerais de configuração do Word. Outras novidades do Word 2010: Novo painel de navegação; Novos efeitos visuais no texto, tais como sombras, bisel, brilho e reflexão; Novas ferramentas de edição de imagem, permitindo efeitos bastante elaborados, sem necessidade de software específico; Novas formas de Gráficos SmartArt. Irei explorar ao longo deste manual algumas destas novas funcionalidades bem como todas as que me parecem fundamentais para quem dá os primeiros passos na ferramenta ou que pretende explorar potencialidades até então desconhecidas. NOTA: Este manual foi escrito de acordo com a grafia do português pré-acordo ortográfico. Página 5

6 Ambiente de Trabalho Legenda: 1. Barra de título 2. Friso (agrupa os separadores). 3. Barra de ferramentas de acesso rápido 4. Botão de acesso à ajuda 5. Cursor de inserção de texto 6. Régua 7. Barra de deslocamento vertical 8. Indicador de correcção gramatical 9. Indicador de correcção ortográfica 10. Indicador de número de página 11. Indicador de erros 12. Indicador de macros 13. Modos de visualização 14. Ampliar ou reduzir página 15. Página anterior 16. Página seguinte 17. Procurar objecto (tabela, imagem, página, etc.) 18. Comando de divisão do documento Página 6

7 Ferramentas e Botões O Microsoft Word utiliza desde a sua versão 2007 um novo paradigma de interface gráfica, reunindo numa só ferramenta, denominada friso, o que anteriormente estava dividido entre a barra de menus (com os comandos Ficheiro, Editar, etc.) e a barra de ferramentas (com ícones de acesso rápido a funções). Além de reunir estas duas funcionalidades, o friso possui comandos e ícones de diferentes tamanhos, de acordo com a sua importância. Há sete frisos no Word, e um oitavo, chamado Programador, que pode ser activado a partir das opções de personalização e que se destina a pessoas que criem macros com Word (conjunto de operações complexas). Separador Ficheiro Permite aceder a opções básicas, tais como abrir, fechar, guardar, enviar e imprimir ficheiros e ainda personalizar o Microsoft Word. Separador Base Este é o separador que surge no friso quando criamos um documento novo e estamos a introduzir texto. Inclui comandos e ferramentas relacionados com a formatação básica: tipo de letra, alinhamento, estilos, cores, etc. Separador Inserir Separador referente aos comandos de inserção de tabelas, imagens, hiperligações, etc. Página 7

8 Separador Esquema de Página Comandos relacionados com a formatação do documento, incluindo margens, dimensões da folha, espaçamentos, avanços, etc. Separador Referências O separador Referências agrupa comandos e funções relativos a notas de rodapé, índice, referências cruzadas, etc. Separador Mailings É um separador específico que permite usar o Word para mailings, uma funcionalidade que permite imprimir documentos em série. Separador Rever Para quem utiliza o Word para funções de revisão de documentos, existe um separador específico, onde estão também agrupados os comandos de correcção ortográfica e gestão de alterações. Separador Ver O último separador predefinido chama-se Ver e agrupa as funções relativas à visualização do documento. Página 8

9 Separador Programador Um separador adicional, chamado Programador, pode ser activado a partir do Menu de Personalização do Word (Separador Ficheiro Opções Personalizar Friso), e agrupa funcionalidades relacionadas com a criação e gestão de macros. Usar as funcionalidades do Friso O friso, qualquer que seja o separador activo, está dividido em secções que agrupam funcionalidades semelhantes, de forma a facilitar o seu acesso. Cada uma destas secções tem um nome, inscrito numa barra na sua base. Nalguns casos, do lado direito da barra existe uma pequena área que pode ser clicada de forma a expandir a sua funcionalidade. Se passar o cursor do rato nessa área, surgirá um diálogo que lhe mostra o que irá acontecer caso clique nela. Neste exemplo, se clicar no botão do grupo Tipo de Letra surgirá a caixa de diálogo (semelhante ao Word 2003) que lhe permite formatar o tipo de letra. Página 9

10 Barras de Ferramentas Barra de ferramentas de acesso rápido Por cima do friso existe uma pequena área chamada Barra de Ferramentas de acesso rápido, cuja predefinição inclui três ícones mas que pode ser personalizada com mais alguns. Os ícones predefinidos (assinalados com ) são três: Guardar, Anular e Refazer. Se clicarmos na pequena seta do lado direito desta barra temos uma lista de outros comandos que podemos colocar neste espaço. Aqui vamos colocar a opção de Pré-Visualizar e Imprimir, que será visualizada com ícone de uma lupa. Barra de ferramentas flutuante O Word 2010 inclui, além do friso e da barra de ferramentas de acesso rápido, um sistema de barras flutuantes que surgem no texto sempre que necessitamos de realizar determinadas funções, nomeadamente no âmbito da formatação. Por exemplo, se seleccionar uma palavra, surgirá imediatamente uma barra flutuante com comandos básicos de formatação. Se além disso, clicarmos na palavra com o botão direito do rato, surgirá um segundo menu, por baixo do menu flutuante, com opções adicionais em contexto. Página 10

11 Se clicar sobre uma palavra que está mal escrita, e precisa de ser corrigida, o menu adicional será outro, porque o contexto também muda. Outros comandos e botões Há mais botões de acesso directo a comandos espalhados pela interface principal do Word. Vamos ver os mais importantes: Ajuda Clique no ponto de interrogação no canto superior direito do Word (ou tecla F1) para activar a ajuda. Zoom O comando Zoom no canto inferior direito da barra de estado, permite ajustar o documento à janela do Word. Pode clicar e arrastar o cursor central para ajustar dinamicamente o tamanho da página ou pode clicar nos sinais mais (+) e menos (-) de cada um dos lados, de forma a aumentar ou diminuir o tamanho da página em incrementos de 10%. Página 11

12 Operações com documentos Criar um novo documento Para criar um novo documento no Word 2010, basta executar o programa, uma vez que o Word, ao iniciar, cria logo um documento novo, vazio. A este documento é dado o nome de Documento_n, em que n é um número incremental correspondente à quantidade de documentos novos abertos pelo programa. Se já abriu o Word e pretende criar um novo documento (quer já tenha aberto um ou não), clique no separador Ficheiro e escolha a opção Novo. Em seguida, abre-se uma janela de diálogo que lhe permite escolher qual o tipo de documento a criar. A predefinição é um documento em branco, mas pode escolher um entre dezenas de modelos de cartas, faxes, relatórios, calendários e até cartões-de-visita. Página 12

13 Abrir um documento existente Para abrir um documento que já tenha sido criado, clique no separador Ficheiro e escolha a opção Abrir. Posteriormente, será aberta uma janela de diálogo que lhe permite procurar o documento no seu computador. Caso o documento tenha sido criado ou aberto por si recentemente, pode também procura-lo nos documentos recentes, clicando para tal na opção Recentes. Guardar um documento Quando é criado um novo documento, este fica na memória do seu computador até ser gravado no disco rígido pela primeira vez. Só então é gerado um ficheiro que é gravado para que possa recuperalo mais tarde. Para guardar um documento, clicamos no separador Ficheiro e escolhemos a opção Guardar. Em alternativa, podemos utilizar o botão que se encontra na barra de ferramentas de acesso rápido ou pressionar as teclas Ctrl+G. Página 13

14 O comando Guardar limita-se a gravar o seu documento no disco no local onde estava, com o nome que já lhe atribuiu. Contudo, se é a primeira vez que vai gravar o ficheiro desde que o criou, surgirá um diálogo de gravação mais completo, igual ao que surgiria se escolhesse a opção Guardar Como, e que lhe permite escolher o formato de ficheiro a gravar, bem como o nome e a localização. Fechar um documento Se quiser fechar o documento activo mas não o Word, deverá clicar no separador Ficheiro e escolher a opção Fechar. Caso não tenha efectuado uma operação de Guardar depois das últimas alterações feitas no documento, terá a oportunidade de o fazer antes de o documento ser definitivamente fechado. Página 14

15 Edição de texto Inserção de texto Num documento de Word a inserção de texto é feita a partir do chamado Ponto de Inserção. Num documento em branco, o ponto de inserção está no canto superior esquerdo da folha, ou seja, na posição do primeiro caracter da primeira linha. Este ponto é identificado por uma barra a piscar. Podemos definir o ponto de inserção para outro lado qualquer, clicando no ponto pretendido com o cursor do rato, o que faz com que o ponto de inserção passe a ser onde clicou. Selecção de texto No Word, todas as funções de formatação devem ser feitas depois do texto estar escrito, seleccionando o texto pretendido. Os modos de seleccionar texto mais comuns são os seguintes: Selecção de letra (s) isolada (s) ou palavras Clique com o cursor do rato na posição imediatamente antes ou depois da(s) letra(s); não largue o botão do rato; arraste na horizontal o cursor do rato até à posição que pretende seleccionar; solte o botão do rato. Página 15

16 Selecção de palavra Para seleccionar uma palavra pode utilizar o método anteriormente descrito. Mas pode também usar uma forma mais simples e rápida fazendo duplo clique com o cursor do rato sobre a palavra que pretende seleccionar. Selecção de frase Para seleccionar uma frase num texto, basta fazer clique com o botão do rato sobre a frase que pretende seleccionar enquanto prime a tecla Ctrl. Selecção de parágrafo Para seleccionar um parágrafo num texto, basta fazer três cliques sobre o parágrafo pretendido. Os dois primeiros cliques vão seleccionar a palavra sobre a qual clicou, o terceiro clique vai seleccionar todo o parágrafo. Página 16

17 Selecção de todo o texto Pode também seleccionar todo o texto num documento premindo simultaneamente as teclas Ctrl+T. Selecção de elementos não contíguos Nalguns casos poderá ser necessário seleccionar elementos não contíguos de texto. Para fazer isso, devemos usar o rato em conjunto com a tecla Ctrl. Comece por seleccionar o primeiro bloco de texto pretendido com o rato; depois prima a tecla Ctrl e, sem largar a tecla, seleccione os restantes blocos que pretende. Selecção de linhas de texto Podemos também seleccionar várias linhas de texto, bastando para tal, deslocar o cursor para fora da margem esquerda do documento. Quando surgir uma seta apontada para a direita, clicamos e arrastamos até à última linha que pretendemos seleccionar. Página 17

18 Desseleccionar texto Em qualquer dos exemplos referidos, para desseleccionar o que foi seleccionado, basta clicar com o cursor do rato uma só vez sobre o documento. Movimentação num documento Para se movimentar num documento, pode utilizar as teclas ou o rato. Movimentação com o rato Se usar o rato, é ideal um dos que tenha uma rodinha entre os botões esquerdo e direito, que tanto pode ser rodada como clicada. O deslocamento do rato aplica-se normalmente ao texto e não ao ponto de inserção, que fica onde estava. Movimentação com o teclado Pode também movimentar-se no documento com o teclado, usando as teclas de direcção e algumas das teclas especiais de navegação presentes em todos os teclados. A movimentação com o teclado afecta não só a apresentação do texto no ecrã mas também, quase sempre, a posição do ponto de inserção. NOTA: As teclas assinaladas podem ser utilizadas isoladamente, ou em conjunto com a tecla Ctrl. Página 18

19 Funções das teclas de navegação: Tecla TECLAS DE DIRECÇÃO TECLA INSERT TECLA DEL TECLA HOME TECLA END TECLA PAGE UP TECLA PAGE DOWN Função Deslocam o ponto de inserção (caracter) uma posição de cada vez no sentido da seta. Permite inserir caracteres na posição onde se encontra o cursor. Quando estamos a escrever texto permite optar por escrever ou não por cima do que já está escrito. A tecla DELETE permite apagar o carácter (letra) à direita do cursor. Coloca o cursor no início da linha. Coloca o cursor no fim da linha. Permite ir para a página anterior. Permite ir para a página seguinte. Cortar, Copiar e Colar No Word há três formas de realizar tarefas de corte-e-cola de texto: 1. Com as teclas de atalho Ctrl+C (copiar), Ctrl+X (cortar) e Ctrl+V (colar) 2. Através dos botões do grupo Área de Transferência no friso Base. 3. Através do rato (com clique direito para aceder a essas opções) Anular e Repetir Sempre que fizer algo no Word que não deveria ter feito, pode desfazer e emendar. E não apenas a última coisa que fez, mas praticamente tudo o que fez desde que abriu o documento da última vez. Estas funcionalidades têm o nome Anular Introdução (de texto, imagens, etc.) e Repetir Introdução. Pode anular e repetir a última coisa que fez recorrendo às teclas Ctrl+Z (anular) ou Ctrl+R (repetir). De cada vez que o fizer anula/repete uma ação. Em alternativa, pode clicar nos botões respectivos na barra de ferramentas de acesso rápido. Página 19

20 Formatação de texto Formatar A maioria das funções de formatação de texto pode ser feita simplesmente com o rato, depois de seleccionado o texto a formatar. Pode formatar letras, palavras, parágrafos, imagens, etc. Destacar palavras Mesmo usando um tipo de letra idêntico, pode dar ênfase a determinadas palavras ou frases num texto, alternando os atributos de caracteres com Negrito, Itálico e Sublinhado, ou qualquer conjugação entre estes. Para isso deverá seleccionar o texto a destacar e usar os atalhos de teclas Ctrl+N (negrito), Ctrl+I (itálico) e Ctrl+S (sublinhado). Em alternativa, pode utilizar os botões respectivos, disponíveis no Grupo Tipo de Letra, do separador Base. Alterar tipo de letra Com o auxílio dos botões Tipo de Letra, do separador Base, podemos também alterar o tipo de letra de todo o texto ou apenas de algumas partes, consoante o que estiver seleccionado. Página 20

21 Tamanho da letra Para alterar o tamanho da letra, clicamos no botão respectivo, no Grupo Tipos de Letra do separador Base. Em alternativa, podemos clicar nos botões que se encontram á direita, que permitem fazer o aumento ou redução do tamanho da letra de forma automática. Cor do tipo de letra Para alterar a cor do tipo de letra, clicamos no botão respectivo, no Grupo Tipos de Letra do separador Base. Em alternativa, podemos clicar no mesmo botão que surge no menu flutuante, sempre que seleccionamos texto. Página 21

22 Formatar parágrafos A formatação de parágrafos afecta aspectos como o entrelinhamento (espaço vertical entre linhas) e o alinhamento. É possível atribuir diferentes formatações a diferentes parágrafos ou então formatar todo o texto com base nos mesmos atributos. Para tal, usamos os botões do grupo Parágrafo do friso Base. Á esquerda (predefinição) Ao centro À direita Página 22

23 Justificado Justificar com hifenização O Word não hifeniza o texto a não ser que o obriguemos a isso. Isto é algo que poderá querer fazer no caso de pretender justificar o texto, isto é, alinhá-lo quer à esquerda quer à direita. A justificação permite apresentar uma mancha de texto mais uniforme mas coloca espaços adicionais entre palavras, o que nem sempre é muito estético. Para evitar isso, deverá activar a hifenização, que, infelizmente, não se encontra num local muito lógico, mas sim no separador Esquema de Página. A predefinição da hifenização é Nenhuma, pelo que deverá accionar a opção Automática. Note que isto vai fazer com que todo o texto justificado fique hifenizado e não apenas um parágrafo. Página 23

24 Espaçamento entre linhas Para alterar o espaçamento entre linhas, clique no botão respectivo, do grupo Parágrafo. Para aceder a mais opções de ajuste de parágrafo, clique no botão disponível no grupo Parágrafo. Posteriormente, surgirá uma janela de diálogo onde poderá ajustar essas definições. Página 24

25 Limites e sombreado Para definirmos uma cor de fundo e/ou limites para o texto, clicamos no botão disponível no grupo Parágrafo e escolhemos a opção Limites e sombreado. Posteriormente, surgirá uma janela de diálogo onde definimos o que queremos alterar. No separador Limites podemos definir o tipo de limite que pretendemos, bem como a espessura e a cor. Para isso, escolhemos a definição do limite (Caixa, Sombra, etc.), o estilo (linha contínua, tracejado, etc.), a cor e a largura. Podemos ainda escolher se queremos que o limite seja aplicado a todo o texto seleccionado ou apenas ao parágrafo. Página 25

26 No separador Sombreado definimos a cor que queremos para o fundo do texto e podemos também decidir se queremos aplicar esse efeito a todo o texto ou apenas ao parágrafo. Por último, para aplicarmos todas as definições escolhidas, carregamos no botão OK. Marcas e Numeração Pode adicionar rapidamente marcas de lista ou números a linhas de texto existentes ou o Word pode criar automaticamente listas à medida que escreve. Marcas Para criar uma lista com marcas basta clicar no botão disponível no Grupo Parágrafo e seleccionar a marca pretendida. Página 26

27 Se tiver texto seleccionado, o Word aplicará a marca seleccionada a todos os parágrafos, ficando cada um deles como uma marca de lista. Caso não tenha texto seleccionado, as marcas serão aplicadas à medida que escrever a partir do ponto em que se encontra o cursor. Numeração Para criar uma lista numerada, clicamos no botão, disponível no Grupo Parágrafo e escolhemos o tipo lista que pretendemos. Uma lista numerada pode ter vários formatos, como podemos ver nesta imagem. Página 27

28 Lista com múltiplos níveis Também podemos criar uma lista com múltiplos níveis, bastando para tal, clicar no botão. Este tipo de lista permite destacar os vários níveis, através do avanço ou recuo do texto. Para isso utilizamos a tecla TAB (disponível por cima do CAPS LOCK) para aumentar avanço e SHIFT+TAB para diminuir avanço. Em alternativa podemos utilizar grupo Parágrafo. os botões disponíveis no Exemplo de uma lista com múltiplos níveis: Página 28

29 Tabulações A tabulação é um efeito criado para melhorar o alinhamento das palavras nos processadores de texto. Possui recursos como medição exacta, controle de intervalos, formato de alinhamento e caracter de preenchimento. Para marcar uma tabulação no documento, fazemos clique na régua do Word na posição pretendida. Se mantivermos o botão do rato premido, surgirá uma linha tracejada vertical que indica a posição da tabulação. Podemos ter várias marcas de tabulação num documento, desde que nos ajudem a melhorar o posicionamento do texto. Se quisermos alterar as propriedades de uma tabulação, fazemos duplo clique em cima da marca que pretendemos. De seguida abre-se a seguinte janela de diálogo: Se quisermos que o Word preencha os espaços em branco quando fazemos um avanço de tabulação, devemos seleccionar um caracter de preenchimento. O avanço pode ser feito com a tecla TAB ou clicando no botão de aumento de nível de parágrafo. Para eliminar uma tabulação basta clicar em cima da marca e arrasta-la para baixo. Página 29

30 Exemplo de um texto com tabulação à direita na posição 10 e caracter de preenchimento ( ): Inserção de elementos Imagens A inserção de imagens num documento é muito fácil. Contudo, devemos ter alguns cuidados, nomeadamente escolhendo imagens que não tenham uma dimensão muito grande, para não tornar o ficheiro de Word demasiado pesado. Pode incluir uma imagem em qualquer ponto do seu documento por um dos seguintes métodos: fazendo corte-e-cola (ou seja, copiando o ficheiro da sua localização original no Windows e colando-o no documento de Word), arrastando e soltando o ficheiro de um local do Windows para dentro do Word, ou usando o botão Imagem do grupo de Ilustrações no separador Inserir. Página 30

31 Uma vez inserida no meio do texto, a imagem pode ser redimensionada e formatada facilmente. Para isso, clique na imagem que pretende formatar e escolha o separador Ferramentas de Imagem no separador Formatar (este separador só surge quando temos uma imagem seleccionada). Podemos alterar rapidamente o aspecto da imagem, clicando num dos estilos disponíveis no grupo Estilos de Imagem. Se quisermos podemos ainda definir o tipo de limite da imagem e adicionar um efeito artístico (sombra, reflexo, brilho, etc.). Neste exemplo, foi escolhido o estilo Rectângulo Arredondado Reflectido. Página 31

32 Se quisermos alterar o tamanho da imagem, podemos simplesmente clicar com o botão esquerdo do rato num dos vértices da imagem e arrastá-la de modo a aumentar ou diminuir o seu tamanho. Apenas os vértices das pontas (redondos) permitem redimensionar a imagem sem desvirtuar as proporções de largura e altura. Neste vértice, se aplicar a mesma regra (clicar e arrastar) vai aplicar uma rotação livre à imagem. Podemos ainda definir a forma como a imagem se ajusta (ou não) ao texto. A predefinição é Em linha com o texto, ou seja, o texto fica em cima e em baixo da imagem, mas sem preencher os seus lados. Página 32

33 Cliparts Os Cliparts são imagens que fazem parte da biblioteca do Word e que podem ser facilmente inseridos num documento de texto. Para acedermos a essas imagens clicamos no botão Clipart do grupo Ilustrações, disponível no separador Inserir. Quando clicamos no botão Clipart surge uma janela do lado direito, onde podemos definir critérios para a pesquisa. Clicamos no botão Ir, seleccionamos a imagem pretendida e por fim clicamos em cima dela, de modo a ser inserida no documento. A imagem de clipart será sempre inserida no ponto onde se encontra o cursor e pode ser formatada como se de uma imagem normal se tratasse. Página 33

34 Inserção de elementos Símbolos Nalguns casos poderá querer inserir símbolos tipográficos no seu texto que não estejam disponíveis a partir do teclado. Para aceder a esta opção clique no botão Símbolo do grupo Símbolos, disponível a partir do separador Inserir. Numa primeira janela surgem os símbolos mais recentemente usados. Caso pretenda outro tipo de símbolo, clique em Mais Símbolos. Surgirá então uma janela que nos irá permitir um entre várias centenas de símbolos, separados por Tipo de Letra. Para inserir o símbolo pretendido basta clicar no botão Inserir. Capitulares Capitulares são caracteres iniciais que ficam desviados duas ou mais linhas abaixo da primeira linha de um parágrafo. Esta função aumenta os caracteres capitulares e ajusta-os automaticamente ao parágrafo. O tipo e o estilo coincidem com o resto do parágrafo. Para aplicar capitulares a um parágrafo deve clicar no botão Capitulares, do grupo Texto, disponível no separador Inserir, e escolher a opção pretendida. Não é ter texto seleccionado, basta ter o cursor em qualquer ponto do parágrafo. Página 34

35 Exemplo de texto capitulado: Exemplo de texto capitulado na margem: Tabelas A inserção de tabelas num documento foi bastante melhorada nesta versão do Word. Há comandos directos para a criação de tabelas, incluindo tabelas formatadas e até folhas de Excel, caso este programa também esteja instalado no seu computador. Para inserir uma tabela clique no botão Tabela, disponível no separador Inserir. Para o fazer de forma automática, clique no canto superior da matriz e arraste o rato de forma a seleccionar o número de células que pretende para a sua tabela. A tabela surgirá de imediato no documento, à medida que move o rato. Página 35

36 Em alternativa poderá seleccionar a opção Inserir Tabela e definir o número de linhas e colunas que pretende. Quando temos uma tabela seleccionada, surge no Word um friso específico, chamado Ferramentas de Tabela, que agrupa dois separadores: Estrutura e Esquema. É através dos botões destes dois separadores que podemos alterar as definições da tabela, como por exemplo o aspecto, as dimensões, o tipo de limites, alinhamento do texto, entre outros. Formas O Word disponibiliza um conjunto de objectos, designados por Formas que podem ser facilmente inseridos num documento de texto. Para tal, basta clicar no botão Formas, disponível a partir do separador Inserir. Ao clicar na forma pretendida, esta será colocada no documento na posição onde se encontrava o cursor. Página 36

37 Gráficos Para inserir um gráfico num documento, clicamos no botão Gráfico, disponível no grupo Ilustrações, do separador Inserir. De seguida, surge uma janela de diálogo que nos permite escolher o tipo de gráfico pretendido: Página 37

38 Ao premir o botão OK, surgirá uma janela do Microsoft Excel (lado-a-lado com a janela do Word) onde introduzimos os dados para o nosso gráfico. Ao fechar essa janela, o Word actualiza o gráfico com os dados introduzidos. Quando temos um gráfico seleccionado, surge no Word um friso específico, chamado Ferramentas de Gráfico, que agrupa três separadores: Estrutura, Esquema e Formatar. Se pretendermos voltar a editar os dados do gráfico, clicamos no botão Editar Dados, disponível no separador Estrutura. Também é possível alterar o tipo de um gráfico, bastando para tal clicar no botão Alterar Tipo de Gráfico, do mesmo separador. Surgirá então a janela de diálogo que nos permite voltar a escolher o tipo de gráfico. Página 38

39 WordArt O Word disponibiliza ainda uma ferramenta que permite escrever texto com aspecto artístico, de forma bastante simples. Para aceder a essa ferramenta, clicamos no botão WordArt, do grupo Texto, disponível no separador Inserir. Depois de seleccionar o tipo de WordArt pretendido, surgirá uma caixa de texto no documento que lhe permite escrever. Esta caixa de texto pode ser formatada como se de um desenho se tratasse. Para isso basta selecciona-la e escolher uma das opções que surge no separador Formatar, do friso Ferramentas de Desenho. Página 39

40 Gráficos SmartArt O Word disponibiliza desde a sua versão 2007 um conjunto de objectos bastante interessante, que nos permite inserir gráficos do tipo diagramas num documento de texto. Para aceder a essa opção deve clicar no botão SmartArt, do grupo Ilustrações, disponível no separador Inserir. Depois de seleccionar o tipo de gráfico pretendido, o Word permite que altere o texto associado ao objecto, podendo fazê-lo directamente ou através da caixa que surge do lado esquerdo. À semelhança do que se passa com outro tipo de objectos, o SmartArt oferece um conjunto de opções de formatação sempre que o objecto está seleccionado através do friso Ferramentas de SmartArt. Página 40

41 Nota de rodapé e de fim Pode também inserir notas de rodapé (colocadas no final da página) ou de fim (colocadas no final do documento) com referências a partir do texto. A vantagem de usar esta ferramenta é que o Word numera estas notas automaticamente e altera toda a numeração sequencial caso apague uma das notas ou coloque notas adicionais entre notas já existentes. Além disso, o Word formata também automaticamente, quer a página (colocando uma separação no final, com uma linha horizontal) quer a própria nota, colocando a referência numérica e formatando a nota com um tipo de letra ligeiramente menor do que a do texto. As notas de rodapé são introduzidas a partir da opção respectiva, disponível no separador Referências. No local de inserção é colocada a referência. Se aproximarmos o cursor do rato (sem clicar) dessa referência, surgirá uma caixa flutuante com o conteúdo da nota de rodapé. As notas de fim são idênticas, com a diferença de serem colocadas pelo Word no final do documento e não no final da página. Página 41

42 Cabeçalhos, Rodapés e Números de Página Todos os documentos de Word têm área (normalmente invisíveis) de cabeçalhos e rodapé, no início e final de cada página, respectivamente. Estas áreas são úteis para lá colocar referências comuns a todas as páginas do documento. Pode ser um logotipo de uma empresa, o nome do documento, etc. As referências também podem ser dinâmicas, como é o caso dos números de página, que o Word actualiza automaticamente ao longo do documento. Para inserir estas referências, aceda ao separador Inserir e escolha o botão correspondente da área Cabeçalho e Rodapé. Opções de cabeçalho: Página 42

43 Opções de rodapé: Opções de número de página: Página 43

44 Peças Rápidas O Word permite inserir num documento alguns campos de actualização automática, como por exemplo a Data Actual. Para tal, clique no botão Peças Rápidas do separador Inserir e escolha a opção Campo. De seguida, surge uma janela de diálogo que lhe permite escolher o tipo de campo pretendido. Para inserir a data de sistema de forma automática, deve escolher a categoria Data e Hora e o Nome de campo Date. Página 44

45 Índice de conteúdos O Word permite a criação automática de índices num documento, o que é especialmente útil em documentos longos, livros, etc. O índice pode ser criado e actualizado automaticamente desde que sejam utilizados estilos na formatação dos diferentes capítulos do documento. A actualização inclui, não apenas os capítulos mas também os respectivos números de página. O estilo é um conjunto de atributos de parágrafo que incluem tipo, tamanho e cor de letra, espaçamento entre caracteres e entre linhas, etc. Ao contrário da formatação de atributos de texto, em que é preciso seleccionar o bloco de texto a alterar, os estilos são alterados parágrafo a parágrafo, pelo que basta ter o ponto de inserção do texto num determinado ponto de um parágrafo para que esse parágrafo passe a assumir o estilo que criou a partir do grupo Estilos do separador Base. O Word já vem predefinido com diversos estilos, mas podemos criar novos ou alterar alguns já existentes. Para criar um novo estilo, clicamos no botão de modo a aceder a opções avançadas. Surgirá então uma janela com três botões na parte inferior. Para um novo estilo, clicamos no botão mais à esquerda. Página 45

46 Posteriormente, surgirá uma janela de diálogo onde vamos definir as propriedades do nosso estilo: Depois de atribuirmos nome ao estilo e alterarmos as propriedades de formatação clicamos no botão Formatar. Surgem então as seguintes opções: Para definirmos o nível do estilo (título principal, subtítulo, etc.) escolhemos a opção Parágrafo. Surgirá então a seguinte janela de diálogo: Página 46

47 Se estivermos a criar o estilo para um título principal devemos seleccionar na caixa Nível de Contorno a opção Nível 1. Se for um subtítulo devemos seleccionar a opção Nível 2. E assim sucessivamente. Depois de confirmarmos todas as opções escolhidas (clicando no botão OK) só temos que aplicar o estilo a todos os títulos do nosso documento que lhe dizem respeito. Para isso, seleccionamos a palavra (ou palavras) que vão fazer parte do índice e clicamos em cima do estilo pretendido. Por fim, colocamos o ponto de inserção (cursor) no início ou fim do documento e clicamos botão Índice, do separador Referências. Página 47

48 Depois de escolhermos o tipo de índice que pretendemos, o Word insere-o automaticamente, junto com os números de página onde surge cada referência. Se quiser actualizar o índice depois de criado, clique com o botão esquerdo do rato em cima da palavra Índice e escolha a opção Actualizar Índice. Pode actualizar apenas os números de página ou todo o índice (números de página e capítulos). Página 48

49 Paginação Texto em colunas O modo normal de inserção de texto no Word é criar uma coluna única de texto, de um extremo ao outro da página. Mas poderá querer apresentar o seu texto em duas ou mais colunas. Deverá fazer isto, de preferência, depois de ter concluído o documento, pois a formatação será mais fácil. Para apresentar o texto em mais do que uma coluna clique no botão Colunas, do grupo Configurar Página, disponível no separador Esquema de Página. Se escolher a opção Mais Colunas surgirá uma janela de diálogo, onde poderá definir as várias propriedades das colunas. Página 49

50 Orientação A predefinição do Word é a de apresentar uma página na vertical, como num livro ou revistas normais. Mas pode assumir uma posição horizontal, que é mais vantajosa para determinados tipos de documentos, como apresentações, desdobráveis ou brochuras. Para alterar a orientação da página, clique no botão Orientação, disponível no separador Esquema de Página. Margens Qualquer que seja o formato da página que vai usar (e deverá ser escolhido em função do formato de papel em que vai imprimir o documento), é importante determinar as margens do documento. Isto permite definir qual o espaço útil efectivamente usado pelo texto na página. Pode ser útil ter margens assimétricas, por exemplo se pretende furar o papel depois de imprimir, para arquivo. Nesse caso deverá definir uma margem esquerda maior do que a margem direita para ter espaço suficiente para o fazer. Clique no botão Margens, do separador Esquema de Página para aceder a uma lista de margens predefinidas ou escolha a opção Personalizar Margens para aceder ao diálogo avançado. Página 50

51 Marca d Água Com o Word é extremamente fácil inserir um texto ou uma imagem como marca d'água. Para aceder a essa opção clique no botão Marca d Água, disponível no separador Esquema de Página. Para escolher uma marca d água personalizada deve escolher a opção Personalizar Marca d água. Surgirá então a seguinte janela de diálogo: Nesta janela é possível escolher o tipo de marca d água (texto ou imagem), bem como algumas definições avançadas. Página 51

52 Cor da Página Normalmente, não damos cor às páginas de um documento a ser impresso. Porém, se o documento se destinar apenas à exibição no computador, podemos torná-lo mais atraente, com uma cor, um padrão ou uma imagem em plano de fundo. Para aceder a este tipo de opções clicamos no botão Cor da Página, disponível no separador Esquema de Página. Para uma cor sólida basta escolher uma das cores da paleta. Se pretender outro tipo de fundo (imagem, textura ou gradação de cor) pode escolher a opção Efeitos de Preenchimento. Limites da Página Para alterar os limites da página clique no botão Limites de Página, disponível no separador Esquema de Página. Surgirá uma caixa de diálogo, onde poderá alterar o tipo de limites da página, à semelhança do que foi abordado no capítulo Limites e Sombreado. Se pretender um tipo de limites mais artístico pode seleccionar uma das opções da categoria Artes. Página 52

53 Impressão em série A impressão em série é muito útil sempre que queremos criar um conjunto de documentos, tal como uma carta de formulário que é enviada a muitos clientes. Cada documento tem o mesmo tipo de informação, no entanto, parte do conteúdo é exclusivo. Por exemplo, em cartas para clientes, pode personalizar cada carta para se dirigir a cada cliente pelo nome. As informações exclusivas de cada carta provêm de entradas numa origem de dados. O processo de impressão em série pressupõe os seguintes passos globais: 1. Configurar o documento principal. O documento principal contém o texto e gráficos que são iguais para cada versão do documento intercalado, por exemplo, o endereço do remetente numa carta de formulário. 2. Ligar o documento a uma origem de dados. Uma origem de dados é um ficheiro que contém as informações a serem intercaladas num documento. Por exemplo, os nomes e os endereços dos destinatários de uma carta. 3. Limitar a lista de destinatários ou itens. O Microsoft Word gera uma cópia do documento principal para cada destinatário ou item no seu ficheiro de dados. Se pretender gerar cópias para apenas determinados itens no ficheiro de dados, pode escolher os itens (ou registos) a incluir. 4. Adicionar marcadores de posição, os denominados campos de impressão em série, ao documento. Ao efectuar a impressão em série, os campos de impressão em série são preenchidos com informações do ficheiro de dados. 5. Pré-visualizar e concluir a intercalação. Pode pré-visualizar cada cópia do documento antes de imprimir todo o conjunto. Para executar uma impressão em série, são utilizados os comandos no separador Mailings. Página 53

54 Ligação à Origem de Dados Depois de criarmos o documento principal é necessário fazer a ligação à origem de dados. Para tal, clicamos no botão Seleccionar Destinatários e escolhemos a opção Utilizar Lista Existente. Surge uma janela de diálogo, onde indicamos a localização do ficheiro de dados. Depois de encontrado, clicamos no botão Abrir. Aparentemente não acontece nada mas a partir deste momento estamos ligados à origem de dados e é-nos disponibilizado o botão Inserir Campo de Impressão em Série no separador Mailings. Página 54

55 Adicionar marcadores de posição Ao clicarmos no botão Inserir Campo de Impressão em Série, surgem os campos disponíveis na origem de dados. Posicionamos o cursor no local pretendido e seleccionamos os campos que nos interessam. Pré-visualizar e concluir intercalação Depois de adicionados os campos já podemos pré-visualizar os resultados, bastando para tal, clicar no botão respectivo. Podemos utilizar as setas de navegação para mudar entre os vários registos: Página 55

56 Para concluir a intercalação clicamos no botão Concluir e Intercalar. Envelopes Podemos utilizar as ferramentas de impressão em série para imprimir envelopes. Para tal, clicamos no botão Iniciar Impressão em Série, do separador Mailings e escolhemos a opção Envelopes. De seguida, abre-se uma janela de diálogo onde escolhemos o tipo de envelope que queremos. Página 56

57 Depois de clicarmos no botão OK, o nosso documento assumirá a forma de um envelope com as dimensões escolhidas. Todo o processo de ligação à origem de dados e inserção de campos é semelhante ao que utilizámos na criação de cartas. Etiquetas As ferramentas de impressão em série também podem ser utilizadas para fazer etiquetas. Para tal, clicamos no botão Iniciar Impressão em Série, do separador Mailings e escolhemos a opção Etiquetas. Surgirá então a seguinte janela de diálogo: Se quisermos podemos criar uma etiqueta personalizada. Para tal, clicamos no botão Nova Etiqueta. Página 57

58 Surgirá então a seguinte janela de diálogo, onde definimos os tamanhos e margens da etiqueta. Quando terminarmos, carregamos em OK. Depois de fazermos a ligação à origem de dados inserimos os campos pretendidos na primeira etiqueta. De seguida, clicamos no botão Actualizar Etiquetas (para o Word propagar os campos da primeira etiqueta para as restantes) e em Pré-Visualizar Resultados. Página 58

59 Bibliografia Vaz, Isabel Domine a 110% Word 2007 Editora FCA, Maio 2008 Jesus, Carla Exercícios de Word 2007 e 2010 Editora FCA, Janeiro 2011 Pinto, Mário Paulo Microsoft Word 2010 Editora Centro Atlântico, Março Página 59