MINISTÉRIO DO ESPORTE/Lei de Incentivo COAME-Coordenadoria de Acompanhamento e Monitoramento da Execução

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1 MINISTÉRIO DO ESPORTE/Lei de Incentivo COAME-Coordenadoria de Acompanhamento e Monitoramento da Execução PRESTAÇÃO DE CONTAS (v. 27 julho 09) 1) A Prestação de Contas deverá ser encaminhada por meio de ofício, assinado pelo responsável do Proponente. Deverá demonstrar a execução desde o início do projeto, incluindo as informações dos formulários já eventualmente encaminhados em prestação de contas parcial, para fins de consolidação das informações. 2) Prazos: a) de execução do projeto é o constante do Termo de Compromisso. Em havendo necessidade de prorrogação, atentar para o disposto no Art. 38 da portaria nº 120/09: O Ministério do Esporte decidirá sobre eventual pedido de prorrogação de prazo para a execução do projeto desportivo ou paradesportivo, desde que, fundamentadamente, apresentado pelo proponente em até trinta dias antes do encerramento do prazo inicialmente previsto no Termo de Compromisso. b) para apresentação da Prestação de Contas. Art. 33, 2º do dec /07 A entidade de natureza esportiva que receber recursos de que trata o art. 1º ficará sujeita a apresentar prestação de contas final do total dos recursos recebidos, no prazo máximo sessenta dias após o término do projeto desportivo ou paradesportivo, acompanhada de relatório final de cumprimento do objeto, sem prejuízo da apresentação de contas parcial, a critério do Ministério do Esporte. E, art. 51 da port. 120/09: O Proponente apresentará a prestação de contas final ao Ministério do Esporte no prazo de trinta dias, contados do fim da execução do objeto previsto no Termo de Compromisso, podendo ser prorrogado, mediante pedido fundamentado, uma [única vez. 3) Os comprovantes originais deverão ser mantidos na sede do Proponente, à disposição dos órgãos de controle, pelo prazo de cinco anos, contados da aprovação da prestação de contas final do projeto. Composição. São documentos exigidos: I. - relatório de cumprimento do objeto, em que serão discriminados os resultados esperados e atingidos, os objetivos previstos e alcançados, os custos estimados e reais e a repercussão da iniciativa na comunidade e no desenvolvimento do esporte; II. - relatório final de execução físico-financeira; (conforme formulário específico) III. - relatório de execução de receitas e despesas; (conforme formulário específico) IV. - relação de pagamentos; (conforme formulário específico) V. - cópia do extrato da conta bancária específica, desde o dia do recebimento dos recursos até a data do último pagamento; VI. - relação de cheques emitidos; (conforme formulário específico) VII. - relação de bens adquiridos, produzidos ou construídos com recursos da Lei de Incentivo ao Esporte; 1

2 VIII. - cópia dos documentos comprobatórios das despesas da prestação de contas; IX. - comprovante de recolhimento dos recursos não utilizados; X. comprovante de encerramento da conta de livre movimentação; XI. fotografias e reportagens que comprovem a execução do projeto. O item X poderá ser substituído por cópia de ofício endereçado ao Gerente da Agência, solicitando em caráter irrevogável o bloqueio de depósitos na referida conta de livre movimentação e seu encerramento assim que possível. PROCEDIMENTOS PARA ELABORAR UMA PRESTAÇÃO DE CONTAS Os procedimentos abaixo buscam organizar os documentos no dia a dia, na ordem de elaboração dos formulários de prestação de contas. A rigor a prestação de contas tem início por ocasião da elaboração do projeto, uma vez que o nível de detalhamento, a sequência e concatenação lógica das ações, a pesquisa de preços de bens e serviços, a definição dos perfis e quantitativos dos recursos humanos que serão necessários ao longo do projeto, a forma de contratação e os custos de remuneração abrangendo os encargos, enfim todos os elementos considerados no planejamento refletirão na qualidade da execução do projeto e consequentemente na maior ou menor dificuldade na prestação de contas. De igual forma, a organização sistemática dos documentos, verificada a sua conformidade e correção de preenchimento, além de tornar a prestação de contas conseqüência lógica e imediata do processo, fornece informações gerenciais à condução segura do projeto. ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS 1. Cópia do Termo de Compromisso, (anexar cópia de termos aditivos (quando houver) com respectivo Plano de Trabalho. 2. RELATÓRIO DE CUMPRIMENTO DO OBJETO, (ver sugestão no anexo I, abaixo). 3. RELATÓRIO DE EXECUÇÃO FÍSICO-FINANCEIRA, onde serão lançados os itens constantes do orçamento analítico do projeto, e para cada ação ou subação, o executado, tanto físico como financeiro (obtido da Relação de Pagamentos). É neste relatório que se identificam as ações onde foram gastos os rendimentos das aplicações financeiras. 4. RELATÓRIO DA EXECUÇÃO DA RECEITA E DA DESPESA, Na coluna 4 - RECEITA evidenciar os recursos transferidos da conta bloqueada, os rendimentos auferidos na aplicação dos recursos no mercado financeiro. Na coluna 6 DESPESA relacionar as macro-ações, as respectivas despesas que podem ser obtidas pela totalização no relatório de execução físico-financeira. 5. RELAÇÃO DE PAGAMENTOS. Relacionar todos os pagamentos referentes a cada ação, em ordem cronológica. Abrir um novo formulário para cada ação ou 2

3 sub-ação, sempre que julgar conveniente. Totalizar nos mesmos níveis do Orçamento analítico. 6. Reunir os EXTRATOS BANCÁRIOS mensais, desde a data de recebimento dos recursos até a última despesa realizada em ordem cronológica; 7. Anexar Demonstrativo dos rendimentos das aplicações e justificar a escolha das ações em que esses recursos foram utilizados, ressalvadas as restrições contidas no art.32 da port.120/ RELAÇÃO DE CHEQUES EMITIDOS. A cada cheque emitido, relacioná-lo neste formulário. 9. RELAÇÃO DE BENS. Relacionar os bens permanentes adquiridos, produzidos ou construídos com recursos do projeto, indicando sua localização e destinação. 10. DOCUMENTOS COMPROBATÓRIOS 10.1 Para cada ação ou sub-ação, na aquisição de bens ou contratação de serviços, preparar folha de rosto, identificando nº e nome da ação ou sub-ação, relacionar os participantes da cotação prévia e respectivos valores Incluir o edital de chamamento ou solicitação para cotação prévia de preços, contendo os itens I e II do artigo 42 e item I do art. 44 da portaria 120/ Anexar propostas Justificar a seleção da contratada, conforme item III do art. 42 e item II do art. 44 da portaria 120/ Anexar cópia dos comprovantes de recebimento da mercadoria, obra ou serviço, através de nota fiscal, com o atesto de quem recebeu Anexar cópia dos documentos contábeis relativos ao pagamento, conforme item IV do art. 44 da portaria 120/09: cópia de cheque, comprovante de depósito, documento de arrecadação, etc Anexar Cópia do contrato firmado com o fornecedor conforme artigo 45 da portaria 120/ No caso de contratação de autônomos, incluir: Contrato de Prestação de Serviços Dados de identificação do contratado, contendo: Nome, CPF, RG, Endereço, profissão, telefone, , foto; cargo/função a exercer no evento ou no projeto, período de contratação, valor do serviço prestado Comprovação de participação no evento (foto, documento, etc.) RPA com o comprovante do recolhimento dos impostos 3

4 Cópia de cheques 10.3 Despesas de ação com recursos humanos Contrato/carteira de trabalho (identificação/contratação) Dados de identificação: Nome, CPF, RG, Endereço, profissão (técnico, auxiliar, nutricionista, médico, etc.), telefone, ; cargo/função a exercer no evento ou no projeto, período de contratação, carga horária, salário, encargos Comprovação de exercício da função no projeto Cópia dos cheques ou comprovantes de pagamento e recolhimentos (mês a mês) 10.4 Despesas com diárias e passagens Incluir itens , e Incluir acrescido dos cartões/tickets/bilhetes de embarque Anexar itens e Anexar relação de passageiros, sua condição de participante no e- vento, nº da Carteira de Identidade e do CPF/MF, nº telefone, endereço residencial completo, trecho utilizado datas de embarque e desembarque, conforme indicado no bilhete utilizado; 10.5 Despesas com hospedagem além dos itens descritos no item 10.1, Anexar relação de passageiros, sua condição de participante no e- vento, nº da Carteira de Identidade e do CPF/MF, nº telefone, endereço residencial completo, acompanhado de cópia do extrato da conta fornecido pelo hotel Todas as despesas devem ser comprovadas mediante documentos fiscais ou equivalentes devendo as faturas, recibos, notas fiscais e quaisquer outros documentos comprobatórios serem emitidos em nome da Proponente, contendo, imprescindivelmente, data de emissão, descrição detalhada dos materiais, bens ou serviços adquiridos As faturas, recibos, notas fiscais e outros documentos comprobatórios originais devem identificar o projeto (carimbo com nº SLIE, Ministério do Esporte e Lei /06) e conter o atesto do recebimento do material ou do serviço prestado, contendo a data do recebimento e a assinatura identificada. (carimbo no verso do documento original, ou na frente do documento desde que preserve dados relevantes) 10.8 São documentos fiscais válidos: faturas, recibos, notas fiscais, extratos bancários e outros que tenham valor fiscal ou jurídico. Afixar cópias legíveis de toda a documentação fiscal em folha tamanho A4, evitando perfurar campos importantes Não são aceitos comprovantes que contenham, em qualquer de seus campos, rasuras, borrões, caracteres ilegíveis, campos preenchidos com canetas diferentes, ou data anterior ou posterior ao período de execução do projeto Cópias dos documentos comprobatórios encaminhados na Prestação de Contas Parcial, não precisam ser encaminhados com a Prestação de Contas final, 4

5 entretanto os formulários padrão devem ser encaminhados abrangendo todo o período do projeto. 11. Saldo não utilizado deve ser mantido aplicado. Oportunamente serão fornecidas instruções de como proceder para o recolhimento à Conta Única da União ou outro procedimento. 12. Cópia de ofício endereçado ao Gerente da Agência, solicitando em caráter irrevogável o bloqueio de depósitos na conta de livre movimentação e seu encerramento assim que possível. OBSERVAÇÕES FINAIS a) Se existirem cheques que ainda não tenham sido compensados conciliar os pagamentos com o extrato bancário em relatório de CONCILIAÇÃO BANCÁRIA. b) DEMONSTRATIVO DE RENDIMENTOS DAS APLICAÇÕES FINANCEIRAS. Obter com o Gerente da Agência. Assegurar que os valores foram corretamente lançados no Relatório de execução da receita e despesa. c) Inutilizar no talonário de cheques em branco o campo destinado à assinatura, em caso de utilização desta modalidade; anexar o talonário de cheques inutilizado. d) Enviar a prestação de contas por meio de Aviso de Recebimento (AR) ou SEDEX para o endereço abaixo ou entregar diretamente no protocolo: Ministério do Esporte Lei de Incentivo ao Esporte Esplanada dos Ministério, bloco A Brasília DF CEP Telefone (061)

6 ROTEIRO PARA ELABORAR O RELATÓRIO DE CUMPRIMENTO DO OBJETO Sugestão para elaborar o relatório de cumprimento do objeto do projeto. Itens sugeridos (incluir outros que julgue relevantes): 1. CONSECUÇÃO DO OBJETO ANEXO I Relatar, à luz do contido nos itens Objetivos e Metas Qualitativas e Quantitativas da Descrição do Projeto, os resultados quantitativos e as metas alcançadas, comparando os resultados obtidos com os esperados (eventos realizados, público). Descrever indicadores utilizados (situações anterior e posterior ao projeto); comentar as variações. Enfatizar dados quantificáveis. Descrever o impacto do projeto na comunidade e no desenvolvimento do esporte. Comentar sobre o público beneficiado direta e indiretamente pela implantação do projeto. (preencher a planilha DIRETAMENTE BENEFICIADOS, se couber). Informar os eventos realizados (relacionar nome do evento, local e data) e as atividades desenvolvidas, cotejando o que foi executado com o que foi aprovado no Plano de Trabalho (Estratégias de ação) e, caso tenham sido executadas de forma diferenciada, ou não executadas, justificar, conforme item IV do art.10 da Lei /06: Art.10 Constituem infração aos dispositivos desta Lei:... IV adiar, antecipar ou cancelar, sem justa causa, atividade desportiva beneficiada pelos incentivos nela previstos Informar ações adotadas com vistas a atender o artigo 16 do decreto 6.180/07. Art. 16. Nos projetos desportivos e paradesportivos, desenvolvidos com recursos oriundos dos incentivos previstos no art. 1o, deverão constar ações com vistas a proporcionar condições de acessibilidade a pessoas idosas e portadoras de deficiência. Parágrafo único. Sem prejuízo do disposto no caput, o Ministério do Esporte poderá estabelecer outras formas para a democratização do acesso a produtos e serviços resultantes dos projetos desportivos e paradesportivos aprovados. 2. COMPROVANTE DE EXECUÇÃO Comentar fotos, reportagens, publicações e outras formas de divulgação e registro da execução do projeto, encaminhados conforme item X do art. 51 da port.120/ EXECUÇÃO FINANCEIRA Considerando as ações estabelecidas nos itens Estratégias de ação, Cronograma de execução física e financeira e Orçamento Analítico, comentar as diferenças mais significativas entre os valores orçados e os realizados, justificando-as se for o caso. Justificar a escolha das ações para uso dos rendimentos das aplicações. Informar saldo de recursos não utilizados. 4. PONTOS POSITIVOS E NEGATIVOS 6

7 Comentar dificuldades encontradas em cada etapa do projeto (elaboração do projeto, aprovação, captação de recursos, execução, prestação de contas parcial), problemas ocorridos e sugestões de melhorias. 5. CONCLUSÃO Comentários finais. Datar e assinar. 7

8 PRESTAÇÃO DE CONTAS RELATÓRIO DA EXECUÇÃO DA RECEITA E DESPESA LEI DE INCENTIVO AO ESPORTE 1 - NOME PROJETO: 2 - Nº PROCESSO: 3 PROPONENTE: 4 - RECEITA 5 - VALOR 6 DESPESA 7 VALOR TRANSFERÊNCIA(S) DA CONTA BLOQUEADA 0,00 RENDIMENTOS 8 - TOTAL 0,00 9 TOTAL LOCAL/DATA RESPONSÁVEL LEGAL 10 SALDO 8

9 INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO RELATÓRIO DE EXECUÇÃO DA RECEITA E DESPESA EXECUÇÃO DA RECEITA E DA DESPESA: refere-se ao registro das receitas provenientes de Doação ou Patrocínio e resultado da aplicação financeira relativos aos recursos incentivados e, recursos de outras fontes e das despesas realizadas na execução do projeto. 1- PROJETO : indicar o nome completo do projeto aprovado. 2- N.º DO PROCESSO: indicar o número. 3- PROPONENTE: indicar o nome completo do proponente. 4 e 5 RECEITA e VALOR : registrar os valores transferidos da conta bloqueada e rendimentos das aplicações financeiras dos recursos da conta de livre movimento. 6 e 7 - DESPESA e VALOR : relacionar os grupos de ações, conforme propostas no projeto e respectivos valores. (Exemplo: Equipamentos, Recursos Humanos, Material de Consumo, etc.) 8 - TOTAL : registrar o somatório dos valores disponibilizados (transferidos da conta bloqueada e rendimentos das aplicações). 9 - TOTAL: registrar o somatório dos valores gastos SALDO : Total dos valores disponibilizados menos total de gastos. (10) SALDO = (8) TOTAL DISPONIBILIZADO (9) TOTAL GASTOS 9

10 PRESTAÇÃO DE CONTAS LEI DE INCENTIVO AO ESPORTE 1- NOME DO PROPONENTE: 02 - TÍTULO DO PROJETO: RELATÓRIO DE EXECUÇÃO FÍSICO-FINANCEIRA 3- VALOR CAPTADO: 05- PROCESSO Nº 06- PERÍODO DE VIGÊNCIA 4 RENDIMENTO: 07 - AÇÃO 08 - ESPECIFICAÇÃO 09 - UNIDA- DE MEDIDA EXECUÇÃO FÍSICA EXECUÇÃO FINANCEIRA - R$ 14 - REND PROGRA EXECU PROGRA EXECU- APLICAÇÃO MADA TADA MADA TADA FINANCEIRA 15 TOTAL LOCAL DATA RESPONSÁVEL 10

11 CAMPOS INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO RELATÓRIO DE EXECUÇÃO FÍSICO-FINANCEIRA 01 NOME DO PROPONENTE Indicar o nome da entidade conforme o registrado no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica do Ministério da Fazenda (citar a denominação constante do CNPJ). 02 TÍTULO DO PROJETO Informar o nome do projeto. 03 VALOR CAPTADO/LIBERADO Indicar o valor liberado na conta de livre movimentação. 04 VALOR RENDIMENTO APLICAÇÃO FINANCEIRA Indicar o valor dos rendimentos auferidos com as aplicações financeiras realizadas com os recursos liberados. 05 PROCESSO Nº Indicar o número do processo. 06 PERÍODO DE VIGÊNCIA Indicar o período de vigência do Termo de Compromisso firmado com ME. DADOS DA PRESTAÇÃO DE CONTAS 07 AÇÃO Preencher com a numeração seqüencial da(s) ação(ões) em que os recursos foram utilizados, observada a numeração constante do plano de trabalho. 08 ESPECIFICAÇÃO Descrever, sucintamente, cada ação executada ou em execução, de acordo com o PLANO DE TRABALHO aprovado. 09 UNIDADE DE MEDIDA Preencher com a unidade de medida referente a cada ação (etapa ou fase) descrita. 10 PROGRAMADA Indicar a quantidade de unidade de medida programada no Plano de Trabalho aprovado. 11 EXECUTADA Indicar a quantidade de unidade de medida executada. 12 PROGRAMADA Indicar o valor (em R$ 1,00) correspondente aos recursos programados por ação/sub-ação. 13 EXECUTADA Indicar o valor (em R$ 1,00) correspondente aos recursos executados pelo Proponente.. 14 RENDIMENTO APLICAÇÃO-FINANCEIRA Se houver utilizado recursos oriundos das aplicações financeiras nesta ação, lançar o montante. Justificar na Prestação de contas. 15 TOTAL Indicar o valor (em R$ 1,00) total dos recursos aplicados em cada ação, resultado da soma dos campos 13 e

12 PRESTAÇÃO DE CONTAS RELAÇÃO DE PAGAMENTOS LEI DE INCENTIVO AO ESPORTE 1- NOME DO PROJETO: 2- PROCESSO: 3- PROPONENTE: 4-AÇÃO 5 CREDOR 6 - C.N.P.J./C.P.F 7 - CHEQUE 8 - DATA 9-TIT.CRÉDITO 10 - DATA 11 - VALOR 12 - TOTAL - GERAL LOCAL/DATA RESPONSÁVEL LEGAL 12

13 INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO RELAÇÃO DE PAGAMENTOS RELAÇÃO DE PAGAMENTOS: refere-se ao registro de pagamentos das despesas efetuadas na execução do projeto, à conta de recursos de captação com incentivo da Lei /2006 e de aplicação financeira. 1- PROJETO - indicar o nome completo do projeto. 2- PROCESSO N.º - indicar o número do processo. 3- PROPONENTE: indicar o nome completo. 4- AÇÃO/SUB-AÇÃO indicar a ação a que se referem os pagamentos efetuados. 5- CREDOR - registrar a razão social ou o nome do credor constante da Nota Fiscal/Fatura ou recibo (no caso de pessoa física). OBS.: no caso de pagamento a pessoa física, mediante recibo, recolher os impostos pertinentes ( IR, INSS, ISS). 6- C.N.P.J / C.P.F - indicar o número de inscrição. 7- CHEQUE - indicar o número do cheque referente ao pagamento correspondente. 8- DATA - mencionar a data da emissão do cheque. 9- TÍTULO DE CRÉDITO : indicar as letras iniciais do título de crédito (N.F. - Nota Fiscal, Fat. - Fatura, Rec. - Recibo, etc.) seguido do respectivo número. (Ex.: NF 0457) 10- DATA - mencionar a data da emissão do título de crédito (N.F./REC) 11- VALOR: registrar o valor do título de crédito. 12- TOTAL : registrar o somatório dos valores dos títulos de créditos relacionados. 13

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