FORMATO RELATÓRIOS DEMONSTRATIVOS

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1 INSTRUÇÕES PARA A EXECUÇÃO FINANCEIRA/PRESTAÇÃO DE CONTAS DE RECURSOS TRANSFERIDOS PELO MINISTÉRIO/ORGANISMOS INTERNACIONAL REFERENTE AOS CONTRATOS DE FINANCIAMENTO DE ATIVIDADES FORMATO RELATÓRIOS DEMONSTRATIVOS I. O Contrato de Financiamento de Atividades Essa forma de contratação pressupõe apoio financeiro Ministério/Organismo Internacional a uma atividade de interesse mútuo, em que as partes diretamente envolvidas conjugam esforços no sentido de obter o êxito desejado com o mínimo dispêndio de recursos. Para execução de um projeto ou de uma atividade por intermédio de um Contrato de Financiamento de Atividades não permite, sob nenhuma condição, a auto-remuneração do contratado ou a cobrança de taxa de administração. Assim, somente são aceitos para compor a prestação de contas comprovantes relativos a pagamentos efetuados. II. O que se entende por prestação de contas É a comprovação de gastos dos recursos transferidos pelo Ministério/Organismo Internacional à entidade contratada, em conformidade com as atividades previstas no contrato e normas detalhadas no presente documento. A tempestiva comprovação dos gastos realizados pela entidade contratada é condição essencial a firmatura de qualquer outro tipo ou modalidade de contrato, inclusive, um outro Contrato de Financiamento de Atividades e habilita a contratada ao regular recebimento das parcelas previstas para desembolso em eventuais contratos que mantenha com o Organismo Internacional. III. A prestação de contas. a) A prestação de contas de Contratos de Financiamento de Atividades consiste no detalhamento dos gastos realizados, segundo os formulários e modelos que constam dos Anexos. b) A prestação de contas deverá ser encaminhada ao Ministério nos prazos indicados no Contrato de Financiamento de Atividades, até 30 (trinta) dias após o término do prazo de vigência do Contrato ou quando do cumprimento do(s) objetivo(s) estipulado(s) no Contrato, se concluídos antes do encerramento previsto.

2 c) A prestação de contas deverá ser constituída dos seguintes documentos: 1. Encaminhamento de Prestação de Contas (Anexo I) 2. Relação de Pagamentos (Anexo II) 3. Relação de Bens (Anexo III) 4. Extratos bancários completos (aplicação financeira e conta corrente), onde possa ser verificada a movimentação dos recursos concedidos 5. Cheque nominativo ao Organismo Internacional ou o comprovante do depósito bancário, referente à devolução do saldo não utilizado, quando for o caso. d) Os recursos financeiros liberados deverão ser movimentados em conta bancária específica, vinculada ao contrato. e) A prestação de contas deverá ser enviada ao Ministério autenticado pelo responsável da instituição contratada (o mesmo responsável que assinou o contrato de financiamento de atividades ou seu substituto legal). f) O contratado se obriga a manter em seus arquivos, por até 5 anos contados a partir do envio da prestação de contas ao Ministério, todos os documentos/comprovantes originais relativos aos gastos realizados à conta de recursos concedidos pelo Organismo. g) É imprescindível que seja anotado, em cada comprovante de despesa, o número do cheque, ordem bancária, ordem de pagamento e ou boleto por intermédio do qual foi efetivado o pagamento e que sua organização cronológica seja seqüencial e numérica em conformidade com os itens da Relação de Pagamentos (Anexo II). h) Não serão aceitos documentos comprobatórios dos gastos que contenham emendas ou rasuras que prejudiquem a clareza do entendimento do seu conteúdo. i) Os comprovantes originais dos gastos que se apresentem em condições de difícil leitura deverão ser acompanhados de justificativa que permita a exata compreensão do seu conteúdo. j) Somente serão admitidos como comprovantes hábeis dos gastos realizados, aqueles documentos emitidos dentro do prazo de vigência (início e término) estabelecido no Contrato de Financiamento de Atividades. k) Todas as despesas decorrentes da contratação de serviços, da compra de materiais, de máquinas e/ou equipamentos, obras e instalações, com valores superiores a R$ 4.000,00 quatro mil reais), deverão ser realizadas sob consulta de preços (licitação), no mínimo, 3 (três) propostas validas de fornecimento. A escolha deverá recair sempre sobre a proposta que melhor atenda aos objetivos estabelecidos no edital bem como a mais vantajosa para administração (menor preço, melhor técnica e ou técnica e preço). Caso venha a ser escolhida uma outra proposta que não a de menor preço, deverá ser justificada a razão de sua escolha. No caso de notória especialização para a sua realização, se faz necessário parecer, assinado pelo responsável do contrato, justificando a contratação de exclusividade do serviço. l) A prestação de contas deverá ser feita para cada contrato. Caso a Instituição possua mais de um contrato financiado pelo Ministério/Organismo, deverá elaborar prestação específica para cada um desses contratos. m) Os documentos comprobatórios dos gastos realizados (notas fiscais, faturas, recibos, etc.) deverão, preferencialmente, ser emitidos em nome do Ministério/ Organismo e número do Contrato correspondente. Poderá ser feita, também, referência à entidade detentora do financiamento concedido (Ex.: Ministério/Organismo/nome da entidade beneficiária do apoio financeiro ou número do Contrato de Financiamento de Atividades ou, ainda, o código do Projeto [quando for o caso]). n) Os comprovantes das despesas (notas fiscais, faturas, recibos, etc.) deverão conter, obrigatoriamente, a data de emissão, a descrição detalhada do serviço prestado ou do material adquirido e o atesto do recebimento do material ou da boa prestação do serviço pelo responsável pela entidade ou pessoa física beneficiária do Contrato de Financiamento de Atividades dentro do prazo de vigência do Contrato. o) A liberação das parcelas subseqüente, caso tenha (cronograma de execução), tem como pré-requisito à prestação de contas relativas aos recursos já desembolsados bem como à aprovação da mesma. Caso não tenha sido efetivada a liberação da totalidade do financiamento concedido pelo Organismo, o contrato deverá estabelecer a proporção percentual dos recursos efetivamente transferidos sobre a qual deverá(ão) ser realizada(s) a(s) prestação(ões) de contas devida(s). O contrato indicará, também, o prazo em que deverá

3 ser apresentada a prestação de contas referente ao montante de recursos já desembolsados e ainda pendentes de comprovação. p) Caso os recursos não tenham sido totalmente utilizados pela contratada, o saldo existente deverá ser devolvido a conta do Ministério/Organismo, mediante cheque nominativo ou depósito na conta bancária indicada pelo Organismo. No caso de depósito em conta corrente, o comprovante bancário deve acompanhar a prestação de contas. q) O envio da prestação de contas pelo contratado não implica na sua aprovação automática. A prestação de contas deve ser ainda examinada pela equipe do Ministério e após essa analise, será remetida ao Organismo. r) Devem ser entendidas como despesas de Capital os gastos relativos à aquisição de bens patrimoniais, equipamentos, bibliografia especializada, materiais permanentes, obras e instalações. Exclui-se dessa classificação a aquisição de bens, equipamentos, mobiliário ou outros materiais permanentes que tenham vida útil estimada inferior a 5 (cinco) anos. s) Como despesas de Custeio devem ser classificadas todos os demais gastos realizados com os recursos concedidos pelo Ministério/Organismo. A título de exemplo, deverão ser incluídas nesta categoria econômica as despesas com: diárias, prestação de serviços técnicos e/ou especializados (pessoa física), reprografia, impressos e serviços gráficos, consultoria (pessoa física e jurídica) passagens aéreas e terrestres, aluguéis de locais para a realização de eventos, assinatura de jornais, revistas e periódicos, aquisição de softwares, participação em conferências e congressos, material de expediente (lápis, caneta, papel, cola, fitas para impressoras, etc.), material fotográfico ou de impressão, produtos químicos, tarifas bancárias, CPMF, etc. t) Ao encerramento do Contrato ou na sua interrupção, qualquer que seja a razão determinante para tal, a destinação dos bens patrimoniais adquiridos com recursos transferidos ao amparo do Contrato de Financiamento de Atividades, fica condicionada à prévia consulta e autorização do Ministério. u) Caso ocorra o extravio da prestação de contas enviada pelo Contratado e que este aconteça sob estrita responsabilidade do agente postal e desde que o Contratado a tenha enviado por carta registrada ou SEDEX será permitido comprovação, mediante segunda via. v) É VEDADO(A): 1. a utilização dos recursos depositados na conta específica vinculada ao contrato a título de empréstimo para um outro projeto executado pela contratada, mesmo que este outro projeto seja financiado pelo Ministério. É também proibido qualquer tipo de empréstimo à própria entidade contratada ou a qualquer um de seus dirigentes ou empregados ou a qualquer outra terceira pessoa física ou jurídica, para reposição futura, bem como qualquer outro uso desses recursos diferente daquele estabelecido no Projeto e no Contrato; 2. a aplicação no mercado financeiro dos recursos concedidos pelo Ministério/Organismo em conta bancária particular. Toda e qualquer aplicação deverá ser feita na conta bancária específica do contrato. O produto dessas aplicações deverá ser integralmente revertido para o Projeto e deverão estes valores ser incluídos na Prestação de Contas e devidamente discriminados no item Movimentação Financeira do formulário Encaminhamento de Prestação de Contas, anexo; 3. o pagamento de multas decorrentes de pagamentos efetuados após a data do vencimento, bem como para cobrir juros/taxas bancárias decorrentes de saldo devedor; 4. efetuar pagamentos em favor de dirigentes da entidade beneficiária do apoio concedido pelo Ministério/Organismo, exceto diárias por ocasião de deslocamento para outra localidade, quando realizado no desempenho de atividades pertinentes ao apoio solicitado ao Ministério; 5. não será permitida a inclusão na Prestação de Contas de despesas realizadas em datas anteriores ou posteriores ao prazo de vigência do Contrato de Financiamento de Atividades. 6. não serão permitidas despesas com bebidas alcoólicas, ou quaisquer outros gastos que não estejam previstos no contrato.

4 IV. Apresentação de despesas com pessoal. Nos casos de pagamento de despesas com pessoal, deverão ser observados: a) nos recibos emitidos para pagamento devem constar: valor pago, local e data do pagamento, nome e endereço completo do beneficiário, número da Carteira de Identidade e do CPF do beneficiário e a descrição completa do serviço realizado. Deverá também constar no recibo o atesto do coordenador do Projeto (vide Modelo A ); b) nos casos onde há deduções de Imposto sobre Serviços ISS, INSS e/ou Imposto de Renda Retido na Fonte IRRF, cada recibo deverá especificar os descontos realizados e o valor líquido efetivamente pago pelo serviço, bem como deverá anexar as GUIAS DE RECOLHIMENTO correspondente ao mês de competência, as quais devem ser registradas logo a seguir a seus recibos correspondente na Relação de Pagamentos a título de recolhimento de impostos e retenções legais; c) no preenchimento da Relação de Pagamentos (Anexo II), cada linha deverá especificar um pagamento, consignando a data do pagamento, nome do favorecido, valor pago, número do cheque utilizado para o pagamento, o tipo de despesa, o número do documento comprobatório e a sua data de emissão, bem como a documentação deverá ser numerada em ordem seqüencial a Relação emitida; d) neste mesmo Anexo deverão ser especificados os pagamentos realizados a título de recolhimento de impostos e retenções legais, devendo estas despesas ser relacionadas no Anexo II; e) não é permitido o acúmulo de funções/atividades remuneradas por um mesmo contratado à conta de recursos concedidos pelo Ministério/Organismo. V. Prestação de contas com gastos de diárias/ajuda de custo. a) Os pagamentos referentes a diárias ou ajuda de custo para gastos com viagens devem ser detalhados na Relação de Pagamentos (Anexo II), utilizando-se como documento comprobatório o Modelo A, anexo. b) Não é permitido o pagamento de diárias na mesma cidade em que reside o beneficiário. c) Quando o pagamento destinar-se a ajuda de custo de transporte e alimentação, o pagamento também deve ser realizado através de recibo devidamente assinado pelo beneficiário, atendendo as indicações contidas no item III.a., utilizando o Modelo A. d) Admite-se o pagamento de diárias ou de ajuda de custo para gastos com viagens ao próprio beneficiário do Contrato de Financiamento de Atividades, quando este é firmado com pessoa física, desde que para cobrir gastos relativos a deslocamentos para outra localidade que não aquela onde reside o beneficiário das diárias. Nesta situação específica, deverá ser usado o formulário do Modelo B, anexo, devendo esta despesa ser normalmente incluída na Relação de Pagamentos (Anexo II). VI. Equipamentos, Material de Consumo, Serviços Gráficos, Publicações. a) Qualquer aquisição de bens e/ou serviços deve ser realizada mediante processo de consulta de preços (vide item k, do Título III. Prestação de Contas) e comprovada por nota fiscal emitida pelo fornecedor, onde devem constar, perfeitamente discriminados, os bens e serviços adquiridos. b) Essas notas fiscais devem ser relacionadas no Anexo III e devem considerar as orientações relativas a documentos fiscais hábeis para comprovação de gastos constantes deste documento de Instruções.

5 VII. Disposições finais a) É reservado ao Ministério o direito de acompanhar e avaliar a execução das atividades objeto do Contrato de Financiamento de Atividades, fiscalizar in loco a utilização dos recursos e solicitar outras informações, até 5 (cinco) anos contados a partir da data de aprovação da Prestação de Contas. b) É facultado ao Ministério, a seu exclusivo critério, o direito de bloquear e de levantar o saldo existente na conta corrente específica vinculada ao contrato, nos casos de infrigência das normas ou diante de situações em que considere isso necessário. c) O Ministério poderá, a qualquer momento, solicitar quaisquer informações sobre a execução do Contrato de Financiamento de Atividades e a contratada se obriga a atender esses pedidos de informação num prazo máximo de 30 (trinta) dias, a contar da data de postagem da correspondência pelo Ministério. d) Toda e qualquer dúvida em relação à utilização dos recursos concedidos pelo Ministério e sua posterior Prestação de Contas deve ser previamente esclarecida responsável pelo acompanhamento do Projeto, preferencialmente por escrito.

6 ANEXO I ENCAMINHAMENTO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS IDENTIFICAÇÃO DO BENEFICIÁRIO/CONTRATADO Nome/Razão Social do Contratado CPF/CGC Endereço completo Telefone CEP Cidade UF FAX Classificação por Categoria Econômica Saldo inicial Parcela Liberada Rendimentos (*) Totais Valor Recebido (A) MOVIMENTAÇÃO FINANCEIRA Valor Utilizado (Conf. Anexo II) (B) (C) = (A B) Saldo Apurado (*) Indicar os rendimentos obtidos nas aplicações financeiras dos recursos concedidos pelo Ministério Saldo ( ) Devolvido conf. cheque n.º Banco, em anexo. ( ) Devolvido conf. comprovante de depósito anexo. ( ) Em meu poder. (*) (*) Obs.: Somente poderá apresentar saldo em poder do Beneficiário na coluna C da Movimentação Financeira, quando se tratar de Prestação de Contas Parcial, devida como condição à liberação da parcela subseqüente. DECLARAÇÃO DO BENEFICIÁRIO Declaro que a aplicação dos recursos foi feita de acordo com o Plano de Trabalho aprovado pelo Ministério, objeto do Contrato de Financiamento de Atividades, responsabilizando-me pelas informações contidas nesta Prestação de Contas. Assumo o compromisso de manter à disposição do Ministério, por um prazo de 5 (cinco) anos a contar desta data, todos os documentos originais comprobatórios das despesas incluídas nesta Prestação de Contas. / / Local Assinatura do Beneficiário RESERVADO AO MINISTÉRIO Parecer Técnico Parecer Financeiro data/carimbo/assinatura data/carimbo/assinatura Aprovação Data carimbo/assinatura

7 ANEXO II N.º CONTRATO: RELAÇÃO DE PAGAMENTOS Nome do Beneficiário do Contrato N.º C/C vinculada CPF/CGC Item Forma de pagamento (número) Data do Pagamento N.º Fatura/ Nota Fiscal/ Recibo Data do Documento Tipo de Despesa Nome/Razão Social do Favorecido/Fornecedor Valor R$ Declaro que as despesas acima foram pagas e que os serviços, materiais e/ou equipamentos foram prestados/recebidos. Total / / Assinatura do Beneficiário OBS: 1. TIPO DESPESA C - CUSTEIO K- CAPITAL (somente equipamentos/materiais permanentes de valor de aquisição superior a R$ 250,00 e estimativa de, no mínimo, 5 anos de vida útil)

8 ANEXO III RELAÇÃO DE BENS (Máquinas, Equipamentos e Materiais Permanentes) NOME/RAZÃO SOCIAL DO CONTRATADO: Nº DO CONTRATO: Nota Fiscal Especificação do Bem Qtde VALOR Número Data Unitário Total LOCAL, DATA E ASSINATURA T O T A L G E R A L em / / Assinatura

9 MODELO A CONTRATO N.º RECIBO Recebi do Organismo/ (Nome do Beneficiário do Contrato) a importância de R$ ( ), em caráter eventual e sem vínculo empregatício, a título de, (identificação do serviço/diária) no período de / / a / /. VALOR DA REMUNERAÇÃO R$ Deduções (*) { INSS R$ { ISS R$ { IRRF R$ Líquido recebido R$ (*) Não se aplica a diárias e sim a serviços prestados por pessoa física quando essa não possui talonário de Nota Fiscal de Serviços. Só aplicar deduções (INSS, ICMS, IR, etc.), quando for o caso. Nome Profissão: IDENTIFICAÇÃO DO PRESTADOR DE SERVIÇO CPF RG / Passaporte (se estrangeiro): Endereço Completo: TESTEMUNHAS ( na falta dos dados de identificação do prestador de serviço) (1) Nome CPF Profissão: Endereço Completo: RG (2) Nome CPF Assinatura Profissão: Endereço Completo: RG Assinatura ATESTO DO BENEFICIÁRIO/ASSINATURA DO PRESTADOR DO SERVIÇO Atesto que os serviços especificados no presente Por ser verdade, firmo o presente recibo. recibo e objeto deste pagamento foram prestados. Em / /200_., de de 200_ Assinatura do Beneficiário do Contrato Assinatura do prestador de serviço ATENÇÃO: Utilizar este modelo quando ocorrer pagamento de diárias ou remuneração de serviços a pessoas físicas que não possuam talonário de Notas Fiscais de Serviços

10 Beneficiário MODELO B DECLARAÇÃO DE DIÁRIAS CPF Declaro, junto ao Ministério/Organismo, que utilizei parte dos recursos de custeio destinados ao Contrato de Financiamento de Atividades de n.º, no valor de R$ ( ), para cobertura de ( ) diárias no período de / / a / /. OBSERVAÇÃO Declaração exclusiva para despesas com diárias para o próprio Beneficiário do Contrato. 200 ASSINATURA DO BENEFICIÁRIO, de de Assinatura IMPORTANTE: Este modelo só deve ser utilizado para pagamento de diárias ao próprio Beneficiário do Contrato e desde que este seja Pessoa Física

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