DESCRIÇÃO DA IMPLANTAÇÃO DO MÓDULO DE GESTÃO DE ESTOQUES EM UM ERP:ESTUDO EXPLORATÓRIO EM UMA UNIDADE DE PANIFICAÇÃO

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1 DESCRIÇÃO DA IMPLANTAÇÃO DO MÓDULO DE GESTÃO DE ESTOQUES EM UM ERP:ESTUDO EXPLORATÓRIO EM UMA UNIDADE DE PANIFICAÇÃO Evandro Ribeiro Leal Junior (UFPB) Djalma Araujo Rangel (UFPB) Vivian aparecida Lima sousa (UFPB) Liane Marcia Freitas e Silva (UFPB) lianef@ct.ufpb.br o elevado nível de competição, tanto em caráter local como global, tem levado às empresas a incorporarem novas tecnologias que auxiliem a gestão de seus negócios, cada vez mais complexos. O desafio é obter informações integradas, com qualiddade e confiabilidade para apoiar a tomada de decisão. Essas informações podem ser obtidas através do ERP (Enterprise Resource Planning), que são sistemas integrados de informações que sustentam muitos processos e necessidades de armazenamento de dados. Neste contexto, este artigo tem por objetivo descrever os processos de implantação de um ERP numa empresa do ramo de panificação, no intuito de fazer uma análise comparativa entre as fases e as decisões tomadas ao longo desta implantação e os requisitos apontados pela teoria, bem como investigar se o grau de adequação com a teoria pode refletir nos ganhos esperados. No estudo de caso apresentado pode-se observar que as etapas definidas na teoria para implementação de um sistema ERP não são seguidas de maneira adequada ou não são seguidas, podendo fazer com que o sistema implementado não responda adequadamente aos objetivos que se propõe e, por conseguinte, não ofereça os benefícios à empresa relacionados a ele. Palavras-chaves: Gestão de Estoque, ERP, Setor de panificação.

2 1. Introdução Em um sistema produtivo, ao serem definidas suas metas e estratégias, faz-se necessário formular planos para atingi-las, administrar os recursos humanos e físicos com base nesses planos, direcionar a ação dos recursos humanos sobre os físicos e acompanhar esta ação, permitindo a correção de prováveis desvios. No conjunto de funções dos sistemas de produção, essas atividades são desenvolvidas pelo Planejamento e Controle da Produção (PCP). (TUBINO, 2000) Dentre todas as atividades administradas pelo PCP, a atividade de gestão de estoque é primordial para as empresas que procuram ser competitivas nos mercados cada vez mais acirrados. (KRAJEWSKI et al., 2009) Porém, o elevado nível de competição, tanto em caráter local como global, tem levado às empresas a incorporarem novas tecnologias que auxiliem a gestão de seus negócios, cada vez mais complexos. O desafio é obter informações integradas, com qualidade e confiabilidade para apoiar a tomada de decisão. Essas informações podem ser obtidas através do ERP (Enterprise Resource Planning), que são sistemas integrados de informações que sustentam muitos processos e necessidades de armazenamento de dados. Por meio da integração das áreas funcionais da empresa, os sistemas ERP possibilitam que uma organização visualize suas operações como um todo, em vez de ter que tentar reunir os diferentes fragmentos de informações gerados por suas varias atividades e divisões. (KRAJEWSKI et al., 2009) A decisão em implantar um sistema ERP dentro das organizações vem das frustrações com sistemas desenvolvidos pela própria empresa, pois os mesmos se tornam incompatíveis e legados ao passar do tempo, a unificação dos módulos torna-se fator decisivo na tomada da decisão (PADILHA, 2004). No entanto, Pinheiro (2009) aponta que muitos gestores acham que a simples implantação de um sistema ERP por si só integra a organização, o que na prática não acontece, muito pelo contrário, se o sistema ERP não encontrar um ambiente adequado para seu funcionamento, pode funcionar de forma inversa ao esperado, desestruturando toda uma organização. Neste contexto, este artigo tem por objetivo descrever os processos de implantação de um ERP numa empresa do ramo de panificação, no intuito de fazer uma análise comparativa entre as fases e as decisões tomadas ao longo desta implantação e os requisitos apontados pela teoria, bem como investigar se o grau de adequação com a teoria pode refletir nos ganhos esperados. Para o atendimento deste objetivo, este trabalho apresenta uma revisão teórica (sessão 2), onde os conceitos sobre Gestão de estoque e ERP (Enterprise Resource Planning). Em seguida são descritos os procedimentos metodológicos (sessão 3) seguido da aplicação do estudo de caso (sessão 4), onde o cenário de pesquisa é apresentado, bem como o momento em que as análises e elucidações teóricas são levantadas. 2. Fundamentação teórica 2.1 Gestão de estoques Para Slack et al (2009), estoque é definido como a acumulação armazenada de recursos materiais em um sistema de transformação, sendo também qualquer recurso armazenado. Eles são todos os bens e materiais mantidos por uma organização para suprir demandas futuras (Silva e Madeira, 2004). Para Corrêa et. al. (2007), eles podem ser encontrados na forma de matérias-primas, material semi-acabado e produtos acabados. 2

3 Segundo Dias (2006), os objetivos principais do controle de estoques se relacionam as decisões relativas à quantidade que deve permanecer em estoque, considerando as necessidades dos planos de produção e as deficiências de suprimento, definindo necessidades de materiais, bem como decisões relativas ao recebimento e armazenagem de materiais. Segundo Villar et. al. (2008), as empresas costumam manter uma grande variedade de itens em estoque, podendo chegar a milhares deles. No entanto, nesse universo sempre haverá itens de maior relevância, seja segundo critérios econômicos, técnicos ou comerciais. Classificar os itens de acordo com determinado critério permite que os esforços (humanos e financeiros) sejam concentrados nos itens mais significativos. Diante da complexidade das informações relativas aos estoques, uma vez que a quantidade de variedade de itens em estoques tem aumentando gradualmente, muitas unidades produtivas têm utilizado sistemas de informações para auxiliar o tratamento dos dados e o processo decisório. Neste contexto, uma das ferramentas mais utilizadas tem sido os modularizados e integrados, denominados de sistemas ERP. Estes podem ser considerados uma evolução dos primeiros sistemas de apoio à tomada de decisão, tendo, entretanto, um diferencial, qual seja, a integração entre todos os módulos funcionais da empresa, recursos financeiros, recursos humanos indiretos, vendas, distribuição etc. Para compreender melhor a funcionalidade, bem como o processo ideal de implantação desta ferramenta integrativa, apresenta-se a seguir o arcabouço teórico sobre ERP. 3. ERP Enterprise Resource Planning Segundo Souza (2000), os sistemas ERP podem ser definidos como sistemas de informação integrados, adquiridos na forma de um pacote de software comercial, com a finalidade de dar suporte à maioria das operações de uma empresa. São geralmente divididos em módulos que se comunicam e atualizam uma mesma base de dados central, de modo que informações alimentadas em um módulo estejam instantaneamente disponibilizadas para os demais módulos que delas dependam. Os sistemas ERP permitem ainda a utilização de ferramentas de planejamento que podem analisar o impacto de decisões de manufatura, suprimentos, finanças ou recursos humanos em toda a empresa. Segundo Corrêa et. al. (2007) os ERP s possuem módulos integrados, sendo eles: Módulos relacionados à gestão financeira/contábil/fiscal, Módulos relacionados à gestão de recursos humanos e Módulos relacionados a operações. Devido ao objetivo deste trabalho, focalizou-se no módulo relacionado a operações, especificamente no controle de estoque. De acordo com Corrêa et. al. (2007), o módulo de controle de estoques apóia a função de controle de inventários, posições de níveis de estoque, transações de recebimento, transferências, baixas, alocações de materiais, entre outras atividades. A gestão de materiais, às vezes chamados não-produtivos (que não pertencem a nenhuma estrutura de produtos), também pode ser feita através do módulo de gestão de estoques, utilizando lógicas de ponto de reposição, revisão periódica ou outra metodologia de controle de estoques. Assim como os demais pacotes comerciais os sistemas ERP apresentam diferenças em seu ciclo de vida em relação aos modelos de ciclo de vida tradicionais. Souza (2000) define uma proposta de modelo de ciclo de vida para sistemas ERP utilizando como base os modelos de ciclo de vida tradicionais, características e etapas de ciclo de vida de pacotes comerciais de software e trabalhos desenvolvidos por Bancroft et. al. (1998), Lozinsky (1996) e Davenport (1998). A proposta para o ciclo de vida de sistemas ERP segundo Souza (2000) é apresentada na figura 1. Ao que se percebe, esta metodologia apresentada é composta por algumas etapas 3

4 genéricas: decisão, implementação e utilização. Para uma melhor compreensão destas distintas etapas, na sequência faz-se uma apresentação individual de cada etapa. Novas necessidades Conhecimento acumulado Parâmetros já estabelecidos Decisão e Seleção Pacote selecionado Plano de Implementação Implementação Fase 1 Fase 2 Fase n Módulos parametrizados, Customizados Dados Migrados Usuário Treinados Utilização Fase 1 Fase 2 Fase n Fonte: Souza (2000) Figura 1: Ciclo de vida de sistemas ERP 3.1 Decisão A etapa de decisão e seleção ocorre apenas uma única vez durante o processo de implantação de um ERP, no início deste processo. Nesta fase a empresa deve considerar, na medida do possível, os fatores envolvidos na utilização de sistemas ERP, analisando vantagens e desvantagens do modelo ERP e de cada um dos fornecedores. Esta etapa está representada na figura 2. Pressões Competitivas Possibilidades e Limitações dos Produtos Decisão Seleção do Fornecedor e Implementador Requisitos da Organização Metodologia do implementador Planejamento Restrições (tempo, recursos, competências) Fonte: Souza (2000) Objetivos do Projeto, requisitos da organização Figura 2: Etapa de decisão e seleção Plano de Implementação Ao que se pode observar na figura 2, a decisão sobre qual sistema é mais adequado utilizar na empresa deverá levar em consideração critérios importantes, tais como, as restrições existentes (recursos financeiros, e nível de competência de recursos humanos), bem como deverá ainda ser avaliado os objetivos pretendidos com a implantação do ERP e às próprias pressões externas relativas à competitividade dos concorrentes. A partir desta análise prévia, tendo sido escolhido o sistema integrado a ser implantado, deve-se verificar qual a melhor metodologia para que haja a correta implementação do ERP escolhido. 4

5 3. 2 Implementação XXXI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO A etapa de implementação pode ser definida como o processo pelo qual, módulos do sistema são colocados em funcionamento em uma empresa, ou seja, significa dar início à utilização do sistema para processar as transações empresariais. Para tal é necessário que o sistema ERP seja adequadamente parametrizado e customizado às necessidades da empresa. Nesta perspectiva, é necessário que os dados iniciais tenham sido coletados e inseridos no sistema, que os processos de negócios tenham sido alterados no intuito de estarem adaptados à empresa. Além disso, é importante que o os elementos de hardware e software estejam adequadamente instalados e configurados, bem como é de extrema relevância que os funcionários, que os supervisores e gerentes que irão que irão operar o sistema e utilizar as informações extraídas do sistema estejam adequadamente treinados, além de que as condições de se obter suporte ou auxílio se necessário tenham sido disponibilizadas de maneira adequada (SOUZA, 2000). O processo de implementação, conforme pode ser visualizado na figura 3, é realizado em várias etapas de adaptação, uma para cada módulo, que ocorrem simultânea ou seqüencialmente com o definido no plano geral de implementação. Souza (2000) ainda aponta que o plano detalhado de implementação é um cronograma completo com todas as atividades necessárias para a execução do projeto como um todo, bem como a definição de pontos de verificação e responsáveis por cada uma das atividades. Cada uma das etapas de adaptação é composta por uma série de etapas que podem ocorrer simultaneamente entre si e entre etapas correspondentes na adaptação de outros módulos. Requisitos e Objetivos do Projeto Entender o Processo Entender o Pacote Identificar Discrepâncias e Decidir eliminação Mudanças em Procedimentos Parametrização Customizações Prototipação e Testes Módulo Adaptado Adaptação do Módulo n Necessidades de Parametrização, Customização e Mudanças em Processos para módulos relacionados Necessidades de Parametrização, Customização e Mudanças em Processos para módulos relacionados Fonte: Souza (2000) Figura 3: Adaptação de um módulo Em observância figura 3, identifica-se que para uma correta implantação do ERP é necessário que haja uma compreensão do processo que será gerenciado com auxílio do sistema ERP. É importante também que este processo seja comparado com o pacote oferecido pelo sistema. A fim de observar a compatibilidade de informações e de saídas do sistema como suporte decisório para o processo existente, é necessário que se verifiquem as discrepâncias, e de posse disso, se verifique possibilidades de compatibilização. Tendo sido alcançado esta compatibilização, deve-se na sequência, iniciar a parametrização e customização do sistema, com a inserção dos dados e a realização dos primeiros testes, que podem ser rezalizados com a saída dos primeiros relatórios gerenciais. 5

6 3.3 Utilização XXXI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Posteriormente à fase de implantação, passa-se a utilização do sistema passa a fazer parte do dia-a-dia das operações. (SOUZA, 2000). No intuito de se ter a melhor utilização do sistema implementado, os autores Orlikovski e Hofman (1997) apresentam um estudo sobre a introdução de novas tecnologias e relatam a dificuldade em conhecer de antemão todas as suas possibilidades de uso. Este conhecimento só se daria durante o processo de utilização. Esta é uma consideração importante para a etapa de utilização de sistemas ERP, pois geralmente não se conhecem todas as possibilidades de uso no momento da implementação. Somente após esta etapa é possível vislumbrar novas alternativas e possibilidades de uso na empresa. Desta maneira, a etapa de atualização realimenta a etapa de implantação com novas necessidades que possivelmente serão atendidas por outros módulos s com condições de contorno, isto é, parâmetros do sistema já estabelecidos e em uso que só poderão ser alterados mediante nova mudança em procedimentos operacionais. 4. Procedimentos Metodológicos Esta pesquisa se classifica quanto à natureza como aplicada, quanto à abordagem é qualitativa e quantitativa, com relação ao objetivo é exploratória, descritiva e explicativa. Com relação aos procedimentos técnicos classificasse como estudo de caso. A empresa objeto de estudo deste trabalho foi escolhida por se tratar da empresa em que um dos pesquisadores estava realizando seu estágio supervisionado. A oportunidade da pesquisa surgiu quando a empresa decidiu implantar o módulo de estoques do sistema integrado que existia na empresa. Em face a esta oportunidade, este artigo foi estruturado e tem por objetivo descrever os processos de implantação deste módulo do ERP numa empresa do ramo de panificação. Esta descrição norteará a realização de uma análise comparativa entre as fases e as decisões tomadas ao longo desta implantação na empresa em relação aos requisitos apontados pela teoria, bem como será possível tentar verificar se o grau de adequação com a teoria pode refletir nos ganhos esperados pela empresa. Para tal, inicialmente levantou-se o atual procedimento que a empresa utilizava para a gestão de seus estoques, tentando verificar qual poderia ser esta nova rotina a partir do uso do ERP. Neste sentido procederam-se observações, entrevistas informais e análise dos procedimentos adotados. Em seguida deu-se inicio à descrição do processo a ser implantado através do módulo do ERP, bem como foram acompanhadas as diversas etapas e atividades que precederam à implantação do sistema integrado na empresa. Isto foi feito a partir de observações, entrevistas e acompanhamento in loco. De uma forma geral, usou-se como base teórica de acompanhamento a metodologia proposta por Souza (2000), que de uma maneira geral aponta as seguintes fases para implantação de um ERP: Decisão, Implementação e Utilização descritas na fundamentação teórica deste artigo. (item 2.2). Deste modo, as análises realizadas, no intuito de verificar o alinhamento entre a prática e a teoria, tomarão como ponto de contraponto a metodologia apresentada por Souza (2000). 5. Estudo de caso 5.1 Apresentação da unidade produtiva em análise O estudo de caso deste trabalho foi realizado numa empresa do ramo alimentício, especificamente em uma padaria, localizada na cidade de João Pessoa PB. Seguindo uma tendência das padarias modernas, a empresa possui diversos setores além da panificação, procurando desta forma, por meio da diversificação de seus produtos, atingir um mercado 6

7 mais amplo. São disponibilizados produtos de panificação, pastelaria, confeitaria, salgados, almoço, jantar e café da manhã, além de outros diversos presentes na conveniência. De uma maneira geral, os produtos podem ser divididos em produtos da conveniência, que não são produzidos na empresa, são apenas comprados a fornecedores e revendidos depois do acréscimo de um markup, e produtos de fabricação própria, que são produzidos na padaria, na confeitaria e na cozinha. Pode-se constatar que, a Padaria composta por cinco funcionários é responsável pela produção de diversos tipos de pães, biscoitos e torradas, chegando a um número de mais de 90 produtos distintos; a Confeitaria composta de quatro funcionários e que responde pela produção de bolos, tortas, pizzas e salgados, somando mais de 100 tipos de produtos, a Cozinha que possui cinco funcionários que são responsáveis pela produção do almoço e do jantar, disponibilizados para os clientes através do sistema self service. Além destes setores produtivos, ainda conta-se com o setor denominado de Pré pesagem, subdepartamento que conta com um funcionário, criado para reduzir as perdas por desperdício na padaria, bem como para eliminar erros de produção, onde todos os ingredientes a serem usados no dia são pré-pesados e deixados prontos para uso, antes do início da produção. No que diz respeito a vendas, a empresa conta com quinze funcionários distribuídos nas funções de caixa, atendimento no balcão e atendimento na lanchonete. Já o setor administrativo é composto por cinco pessoas, incluindo os proprietários. 5.2 Procedimento de gerenciamento de estoques anterior ao ERP Antes de optar pela utilização do módulo de gestão de estoques do sistema ERP presente na empresa, os estoques eram geridos empiricamente a partir de um modelo aproximado ao método da revisão periódica. A ausência de um método sistemático eficiente e eficaz de controle de compras, vendas e estoque se traduzia em diversos desperdícios para a empresa. Entre os principais foi possível identificar a ocorrência de perdas ocasionadas por compras realizadas indevidamente (custos provocados por compras desnecessárias, inoportunas ou sem uma programação prévia); falta de mercadorias necessárias para a venda, o que gerava perda de oportunidades de negócios e insatisfação do cliente; desconhecimento os produtos que proporcionavam maior lucratividade e quais geravam prejuízo; desconhecimento do capital investido em estoque e desconhecimento do giro de produtos. Devido às características particulares da empresa, os estoques foram divididos em dois tipos, cada um deles sendo administrado de uma maneira particular. A gestão de estoque de itens de demanda dependente (matérias primas dos produtos que são produzidos na própria empresa) era mais simples. Algumas matérias-primas foram classificadas como essenciais (farinha de trigo, manteiga, açúcar, etc.) e, para estas, estabeleceu-se empiricamente uma quantidade em estoque equivalente ao ponto de pedido, mas que na empresa era chamada, erroneamente, de estoque de segurança. Quando essa quantidade era alcançada, alertava o funcionário responsável da necessidade de adquirir suprimentos. Mesmo assim, eventualmente ainda ocorria a falta de determinados ingredientes no momento da produção, pois a comunicação entre os setores ocorria de forma deficiente. Assim, custos indesejados eram gerados, pois esses materiais teriam que ser adquiridos por um preço maior. No caso dos itens de demanda independente a situação era diferente, alguns produtos eram estocados em uma quantidade bem maior que a necessária enquanto que outros faltavam constantemente nos estoques, gerando insatisfação dos clientes e perda de oportunidade de negócios. 7

8 Assim como já foi citado, o controle de estoques realizado pela empresa se aproximava ao sistema de revisão periódica, cujo período de revisão era, em geral, negociado entre a empresa e fornecedor, dependendo da demanda do produto e da rota da empresa fornecedora. A quantidade pedida deveria ser o mais próximo possível da necessidade da demanda do próximo período, considerando um estoque mínimo ou de segurança, dimensionado de forma que prevenisse o consumo acima do normal e os atrasos de entrega durante o período de revisão e o tempo de reposição. No entanto, o que acontecia na realidade era que o funcionário responsável pelo controle dos estoques não seguia as recomendações que lhe eram passadas. Nos dias em que os fornecedores chegavam à empresa (previamente estabelecidos) as quantidades dos produtos referentes àqueles fornecedores eram contadas e, a partir de informações abstratas e imprecisas sobre a demanda, os pedidos de compra eram realizados. Essa atividade contava com a participação do funcionário representante do fornecedor e, na maioria das vezes, a demanda do período seguinte era superestimada, causando um acúmulo de produtos nos estoques. 5.3 Descrição das fases para a implantação do ERP Decisão e Seleção do ERP A empresa deve considerar, na medida do possível, os fatores envolvidos na utilização de sistemas ERP, analisando vantagens e desvantagens do modelo ERP e de cada um dos fornecedores. Esta etapa pode ser dividida em Decisão, Seleção e Planejamento Geral do Processo de Implementação, explanadas a seguir. - Histórico da decisão A decisão pela utilização de um sistema que integrasse as informações da empresa, dando suporte à maioria das suas operações, surgiu juntamente com a decisão sobre a criação da empresa. Ao decidirem pelo investimento na montagem de uma empresa de panificação, os proprietários passaram a participar de diversas feiras especializadas, a fim de conhecerem o mercado, os fornecedores, as matérias-primas, máquinas, equipamentos e os processos de produção. Foi em uma dessas feiras que eles tiveram contato com os softwares de gestão e perceberam os benefícios que sua implantação traria para a empresa que seria montada. Nesse momento eles decidiram pela utilização do sistema ERP. - Seleção Para a seleção do sistema é necessário comparar as alternativas do mercado, e para tal é necessário o estabelecimento dos critérios para a comparação, a avaliação das alternativas e a escolha do fornecedor mediante a melhor nota atribuída. Apesar da literatura apontar estas etapas, a empresa optou por escolher o software SAT 4.0 (Sistema de Administração Total) sem fazer uma varredura e comparativo adequado, visto que este sistema é direcionado para o uso em empresas de panificação, sendo utilizado por diversas das principais empresas do setor e tendo uma boa avaliação pelas mesmas. Este sistema se caracteriza por ser um sistema de informação integrado com a finalidade de dar suporte à maioria das operações de uma padaria. O sistema é divido em módulos e, para os fins de gestão de estoques, apresenta-se a subdivisão do módulo correspondente (figura 4). 8

9 Cadastro Administração ESTOQUE Financeiro Produção Vendas Marketing Suporte Entrada de Mercadorias Inventário Pedido de Compra Trocas Transferências Relatórios de Análise Etiquetas Tabela de preços Figura 4 - Módulos do SAT 4.0 O sistema SAT 4.0 oferece alguns relatórios que auxiliam na gestão dos estoques, entre eles estão: a) Comparativo Inventário: Permite gerar um relatório para verificar as diferenças entre as quantidades contadas (reais) e as quantidades presentes no sistema sempre que é feito um novo inventário. O valor do sistema se refere ao último inventário realizado, adicionado das quantidades compradas e debitado das quantidades vendidas. A diferença negativa significa algum desvio de material e as causas dele devem ser rastreadas e solucionadas; b) Posição/Não movimentados: Essa função é utilizada para verificar a quantidade de determinado item em estoque no momento da consulta e em que local da empresa este item se encontra (loja ou estoque); c) Análise para compra: Fornece um histórico individual das compras de um determinado produto (data, quantidade, fornecedor e preço); d) Comparativo Entradas/Vendas: Permite escolher um produto ou departamento e verificar, pra um determinado período, quantas unidades foram compradas e quantas foram vendidas. Com isso é possível controlar se a demanda está sendo superestimada e se os estoques estão em níveis exagerados; e) Vencimento Produto: Essa função de extrema importância para uma empresa do ramo alimentício possibilita a retirada das prateleiras de produtos fora de validade Planejamento geral do processo de implementação Decidiu-se pela implementação dos módulos em fases. Inicialmente apenas os módulos financeiro e de vendas, sendo esse processo realizado por uma equipe enviada pelo fornecedor do software. Só após perceberem os problemas que ocorriam devido a má administração de seus estoques, os proprietários decidiram pela implementação do módulo de gestão de estoques. - Plano detalhado de implementação O que pode perceber na empresa é que esta primeira fase da etapa de implementação não ocorreu. Esse planejamento não foi realizado. As atividades foram realizadas sem a determinação de prazos e com o envolvimento de quase todos os integrantes do setor administrativo da empresa, porém, sem a participação de pessoal especializado. Contou apenas com a utilização do suporte técnico, por telefone, oferecido pelo fornecedor do sistema. - Adaptação do módulo de gestão de estoques Na empresa em estudo esse processo ocorreu por meio de uma variação do modelo proposto por Souza (2000. Conforme se pode identificar, a etapa 1, denominada entendimento do 9

10 processo, foi realizado um estudo sobre como a gestão de estoques era feita na empresa, através de observações do processo e de entrevistas informais com os responsáveis pelo mesmo. Em seguida foi realizado um estudo e uma definição de como deveria ser realizada essa gestão, com o intuito de diminuir/eliminar os prejuízos que ocorriam e otimizar o processo. Na etapa 2 (identificar discrepâncias e decidir eliminação) decidiu-se que os procedimentos da empresa seriam modificados e adaptados ao sistema. Os parâmetros necessários à gestão dos estoques seriam identificados, calculados, e o sistema seria customizado. Na etapa 3 (mudanças em procedimentos) foi tomada a decisão de que a gestão dos itens de demanda dependente seria tratada de maneira diferente dos itens de demanda independente. Os estoques de matérias-primas (itens de demanda dependente) deveriam ser minimizados ao máximo, enquanto que os estoques de produtos acabados (itens de demanda independente) deveriam responder pela demanda de um determinado período, mas levando em consideração um estoque de segurança, para que nunca um produto ficasse indisponível ao cliente. Da mesma forma, decidiu-se também que as compras seriam agora realizadas com a utilização do sistema, eliminando a interferência do representante do fornecedor e aumentando o controle sobre esse processo. Além disso, os procedimentos de pedido de compra e o recebimento dos mesmos não seriam mais realizados pela mesma pessoa. Na etapa de parametrização, era necessário definir e coletar alguns parâmetros: Demanda; Estoque Real; Tempo de Ressuprimento; Intervalo de reposição; Validade; Fator de Conversão; Estoque mínimo; Estoque Máximo; estrutura dos produtos e consumo médio de insumos por produto final. Em virtude de ser um grande número de dados, haja vista a grande variedade de produtos da empresa segue-se com a demonstração apenas de dois produtos parametrizados no sistema, um com demanda dependente (farinha de trigo) e outro com demanda independente (refrigerante 2 litros). Esses produtos foram escolhidos por possuírem características diferentes, em relação à natureza da demanda, e também por estarem entre os principais produtos da classificação ABC de seus respectivos departamentos. De uma maneira geral, podem-se verificar as seguintes observações: A demanda é calculada pelo próprio software, a partir das quantidades vendidas. Para o caso de itens com problema devido a falhas no cadastro de receitas (farinha de trigo), a demanda fornecida pelo mesmo não é confiável, sendo utilizado para tal o histórico de compras dos últimos três meses. Este parâmetro é atualizado pelo próprio software quando um produto é vendido; O Estoque real foi definido a partir da quantidade de itens presentes na empresa, levantada através da realização de um inventário. O software também atualiza o estoque real automaticamente quando um produto é vendido ou comprado; O Tempo de Ressuprimento foi definido em conjunto com o fornecedor. Para o cálculo do Intervalo de Reposição foi utilizado apenas para a gestão dos itens de demanda independente, também acordado diretamente com os fornecedores. Sobre a Validade, por se tratar de uma empresa do ramo alimentício, é uma informação muito importante. Esta é adquirida quando o produto chega à empresa. O Fator de conversão corresponde ao tamanho dos lotes mínimos. Esse valor facilita o processo, pois contribui para que não seja emitida uma ordem de compra com uma quantidade que não pode ser atendida pelo fornecedor. Foi acordado que o estoque mínimo só seria utilizado para os itens de demanda dependente (matéria-prima). Os fornecedores são acionados apenas quando os estoques atingem o 10

11 estoque mínimo. O Estoque máximo indica a quantidade máxima de determinado produto que o almoxarifado da empresa suporta. Este é utilizado apenas para os itens de demanda dependente. A partir destas observações, puderam ser definidos os parâmetros destes dois produtos. Estes parâmetros seguem apresentados na tabela 1. Produto Refrigerante 2l Farinha de Trigo Demanda 14,667 unidades/dia 150 Kg/dia Estoque Real 54 unidades 750 Kg Tempo de Ressuprimento 1 dia 2 dias Intervalo de reposição 4 dias Não é utilizado Fator de Conversão 12 unidades 50 Kg Estoque Mínimo Não é utilizado 1000 Kg Estoque máximo Não é utilizado 2000 Kg Tabela 1 Parâmetros para controle de estoque da empresa Para o gerenciamento do estoque de matérias-primas (itens de demanda dependente) foi necessário saber qual a relação entre o item pai e os itens filhos. Para tanto, foi realizado um levantamento das receitas de todos os produtos produzidos na padaria e na confeitaria, definindo assim a quantidade de matéria-prima utilizada por produto. Na etapa Customização, etapa de preparação do sistema para utilização na empresa, foi necessário definir as atividades e o procedimento para cada atividade de controle. Os elementos da customização seguem apresentados no quadro 1. Atividades Dividir a empresa em departamentos Cadastrar produtos Cadastrar fornecedores Cadastrar receitas Levantar Inventário Descrição No caso da empresa em estudo foram criados os departamentos e sub-departamentos. Realizada na implantação de outro módulo, foram cadastrados os seguintes dados de entrada: Nome; Código; Código de barras; Departamento; Fator de conversão; Custo; Preço de venda; Estoque mínimo (para os produtos de demanda dependente) e validade. Os fornecedores dos materiais foram levantados e cadastrados. Devido o grande número de fornecedores, a empresa recebia um grande número de visitas, atrapalhando o processo produtivo por existir apenas um funcionário responsável pelo contato com os representantes e por este exercer outras funções. Para resolver esse problema, os principais fornecedores foram filtrados e os seguintes dados foram cadastrados: código; nome; endereço; telefone; cpf; inscrição estadual; nome do representante; e dia de visita. Para administrar os itens de demanda dependente, deve-se saber qual a relação dos mesmos (itens filhos) com os itens pais. Ao se fazer o cadastro das receitas no sistema, assim que é dada uma ordem de fabricação do produto final, a quantidade de matériasprimas relativas ao mesmo é debitada do estoque, atualizando-o. É formada por três passos: Contagem (depois que os departamentos e os produtos são cadastrados, pode-se imprimir uma lista de contagem e contar os produtos equivalentes aos departamentos que irão ser inventariados); Cadastro de inventário (depois que as quantidades são contadas, o sistema é alimentado digitando-se o código e a quantidade do produto equivalente); Atualização de inventário (deve-se selecionar o departamento ou o produto que será atualizado e data do inventário equivalente). Quadro 1 - Atividades de Customização Em seguida à customização, iniciou-se a fase de prototipação e testes, momento em que alguns problemas foram encontrados. Os mais recorrentes foram produtos com códigos errados e produtos distintos com o mesmo código. Após a constatação destes erros, foram 11

12 providenciadas as correções para que fosse possível realizar novos testes, até a verificação de não haver mais erros. A última fase da etapa de implantação é o treinamento dos usuários nas rotinas que deverão desempenhar. O que se pode perceber na empresa foi que não houve esta fase. Foram realizadas apenas algumas reuniões onde era demonstrado como as atividades deveriam ser executadas, mas tudo de maneira muito generalizada Utilização do módulo de gestão de estoques Ficou definido que o módulo de gestão de estoques deveria ser utilizado para dar suporte a essas atividades: a) Determinar quando se devem reabastecer os estoques: Para Itens de demanda independente os períodos de reabastecimento são pré-estabelecidos juntamente com os fornecedores, que visitam a empresa nos dias determinados. Já para itens de demanda dependente utiliza-se o que o sistema chama de estoque mínimo, mas que funciona como um ponto de reposição. O sistema gera um relatório com todos os produtos que estão com nível abaixo do estoque mínimo, só então se entra em contato com os fornecedores e os estoques são reabastecidos. b) Determinar quanto de estoque será necessário para um período pré-determinado: Para os itens de demanda independente, essa informação é calculada pelo software quando é feita uma solicitação de compra. O cálculo é realizado com base no histórico de vendas do item, em um período determinado pelo operador do sistema, no estoque da empresa no momento do pedido (estoque real) e no período que deverá durar o estoque (próxima entrega). No caso dos itens de demanda dependente, a quantidade do pedido é calculada a partir da diferença entre o estoque máximo (EM) e o estoque real (ER), que deve estar abaixo do estoque mínimo para que a ordem de compra seja efetuada. c) Acionar o departamento de compras para executar aquisição de estoque: A atividade de compra dos itens possui o seguinte fluxo: No dia da visita do fornecedor do item, o responsável pelas compras acessa o sistema e imprime uma ordem de compra a partir da sugestão do mesmo, considerando uma margem de segurança (devido possíveis variações na demanda). Cada ordem de compra é colocada em uma pasta e, quando o representante do fornecedor chega à empresa e confirma a possibilidade de atendimento da mesma, ela é assinada e colocada em outra pasta para conferência no momento do recebimento. d) Receber, armazenar e guardar os materiais estocados de acordo com as necessidades: No momento de recebimento do material comprado, são conferidas com as quantidades do pedido e a nota do fornecedor é anexada à ordem de compra. Quando outro funcionário der entrada na nota no sistema, confere-se se as quantidades que foram recebidas correspondem às quantidades que foram pedidas na ordem de compra. e) Fornecer relatórios que possibilitem o acompanhamento, a correção de desvios e a tomada de decisões. De uma maneira geral, é possível perceber pela que ao longo de todo processo de implantação do ERP, embora tenha dado importância à implantação de um software de gestão, em algumas oportunidades, por motivos distintos, não acompanhou as etapas descritas pela teoria, notadamente a metodologia apresentada por Souza (2000). Neste aspecto, após decidir por utilizar o software SAT 4.0, muito utilizado e bem aceito por outras empresas do setor de panificação, verifica-se que houve uma preocupação inicial em implantar apenas os módulos Financeiro e Vendas do mesmo. O módulo de estoques só teve sua implementação requerida quando se detectou problemas na administração de estoques da 12

13 empresa. A partir disto, ao sentir a necessidade de utilizar o módulo de estoques, percebe-se que não houve uma preocupação em fazer o planejamento da implementação, ou seja, não houve definição de prazos nem apoio de pessoal especializado, o que pode comprometer não apenas a implementação do sistema, mas também seu uso nas rotinas diárias. Já no que diz respeito à utilização do sistema, o treinamento deve ser considerado um aspecto crítico, já que não é suficiente treinar rapidamente as pessoas na operação do sistema. É preciso ter certeza de que elas estejam bastante seguras de como o sistema irá funcionar e que conheçam profundamente como realizarão suas tarefas. Este fato específico, no processo de implementação da empresa deixou muito a desejar, haja vista, a empresa optar por um treinamento generalista e enxuto, o que pode dificultar bastante o uso do sistema, mas principalmente o alcance dos benefícios deste uso. Desta forma, a identificação dessas questões críticas na implementação do ERP pode afetar as informações e os relatórios dados pelo sistema, fazendo com que o mesmo não forneça respostas condizentes à realidade presente na empresa. 6. Considerações Finais Segundo Lozinsky (1996) apud Souza (2000) os benefícios da utilização do ERP são: a redução dos custos; a disponibilização de informações em tempo real; a redução da mão-deobra decorrente da simplificação de processos administrativos e geração de relatórios gerenciais; a eliminação de duplicidade de esforços, a disponibilização de indicadores que permitam avaliar o real desempenho do negócio; e a atualização tecnológica. Para que esses benefícios sejam obtidos com o uso do ERP deve-se haver um bom planejamento sobre qual e como este deve ser implementado, e posteriormente a implantação e durante o uso, o sistema deve ser constantemente revisto e atualizado. É recomendável também que a empresa esteja constantemente revendo seus processos de modo a estar sempre atualizada. Como pode ser visto, ao tentar adequar a implementação realizada à teoria apresentada, em específico o modelo apresentado por Souza (2000), nem todas as etapas foram seguidas. Foram elas o planejamento da implementação e o treinamento adequado dos funcionários. A ausência destas duas atividades podem, de uma maneira geral, gerar erros nas informações sobre parâmetros, cadastros, consumo de matéria-prima e relação de compras e vendas de itens e produtos introduzidos no sistema, originando possíveis erros nos relatórios gerados pelo sistema, seja devido a problemas na implantação ou devido a erros de utilização, e, consequentemente falha na gestão dos estoques, impossibilitando os benefícios passíveis de se obter com a implementação de um ERP. Isto porque, uma das condições consideradas necessárias para uma implantação adequada de qualquer sistema de informações é a realização de treinamento e capacitação dos usuários, visto que, a acurácia e a confiabilidade do sistema podem ser reduzidas em função da não habilidade dos funcionários na usabilidade do sistema. Referências BANCROFT, N. H.; et al. A. Implementing SAP R/3: How to introduce a large system into a large organization. Greenwich: Manning, CORRÊA, H. L.; et al. Planejamento e Controle da Produção. São Paulo: Editora Atlas S. A., DAVENPORT, T. H. Putting the enterprise into the enterprise system. Harvard Business Review. Julho/Agosto,

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