Passo a Passo para a Implantação do do Método Administrativo: Passo nº 04 Administrativo:
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- Maria das Graças Teves de Sequeira
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2 Passo a Passo para a Implantação do do Método Administrativo: Passo nº 04 Administrativo: 4) Compras: Rotineiramente faça compras retirando a lista de faltas dos produtos que atingiram o Estoque Mínimo. Reponha o estoque diariamente. Só compre para fazer estocagem se tiver Previsão de Venda e Provisão de Caixa (DFC Positivo).
3 Tipos de Pedidos: Pedidos de Rotina 1 Utiliza o Método do Estoque Mínimo e Máximo 2 Utiliza o Pedido Eletrônico para agilizar e ser mais eficaz (propicia a obtenção do retorno do que foi faturado pela Distribuidora 3 Tem foco na reposição do estoque vendido
4 Tipos de Pedidos: Pedidos de Rotina 4 Utiliza do valor destinado na Dotação Orçamentária Não visa aumento de Estoque; 5 Não necessita de alocação de Capital de Giro Extra 6 Tem como objetivo principal repassar o pedido em todas as distribuidoras até atender todas as faltas, para completar o Estoque.
5 Tipos de Pedidos: Pedido Especial ou Negociação 1 Utiliza o Método da Estatística de 1Venda em um determinado período, para um número definido de dias 2 Quase não utiliza de Pedido 2Eletrônico (é feito diretamente com o representante ou fornecedor) 3 Tem foco no Aumento de Estoque 3 Não utiliza do valor destinado na Dotação Orçamentária
6 Tipos de Pedidos: Pedidos de Especial ou Negociação Não visa a Reposição do Estoque vendido Necessita de alocação de Capital de Giro Extra (valor destinado para Fornecedor Não Operacional) Tem como objetivo principal aproveitar o desconto extra oferecido pelo fornecedor e estocar o produto com um objetivo futuro definido (promoção ou aumento de
7 Setor de Compras Dicas Práticas: Demonstrativo de Descontos concedidos por Fornecedores - Negociação em Quantidade de Produtos: Condição apresentada pelo Fornecedor Valor Percentual sobre P.C.Of. (Desconto Real) (%) ,00 1+1,5 66, , , ,00
8 Setor de Compras Dicas Práticas Demonstrativo de Descontos concedidos por Fornecedores - Negociação em Desconto em N.F. e/ou Boleto Condição apresentada pelo Fornecedor Valor em Percentual sobre P.C.Of. (Desconto Real) (%) , , , , , ,00
9 Setor de Compras Prazos na compra: Manter sempre uma regularidade nos prazos conseguidos para cada Fornecedor. Prazos maiores ou menores do que o de costume são prejudiciais ao Capital de Giro. O Fornecedor tem que conceder prazos constantes e fixos.
10 Demonstrativo Dotação Orçamentária de Compra Demonstrativo de Lucros e Perdas (DLP) (R$): jan/13 fev/13 mar/13 abr/13 mai/13 jun/13 jul/13 Vendas Brutas (R$) , , , , ,96 0,00 0,00 Descontos concedidos na Venda (R$) , , , , ,57 0,00 0,00 Vendas Líquidas (R$) , , , , ,39 0,00 0,00 Custo da Mercadoria Vendida (CMV)-(R$) , , , , ,95 0,00 0,00 Lucro Bruto (R$) , , , , ,44 0,00 0,00 Despesas Operacionais Variáveis (R$) , , , , ,88 0,00 0,00 Margem de Contribuição (R$) , , , , ,56 0,00 0,00 Despesas Operacionais Fixas (R$) , , , , ,18 0,00 0,00 Lucro Operacional (R$) , , , , ,38 0,00 0,00 Receitas Não Operacional (R$) 0,00 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Despesas Não Operacional (R$) , , , , ,57 0,00 0,00 Lucro Líquido (Lucro Líquido Final Ajustado)-(R$) , , , , ,81 0,00 0,00 DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA DE COMPRA jan/13 fev/13 mar/13 abr/13 mai/13 jun/13 jul/13 Medicamentos de Referencia e Marca Especiais , , , , , ,22 0,00 Medicamentos Similares , , , , , ,56 0,00 Medicamentos Genéricos , , , , , ,71 0,00 Perfumarias e Correlatos , , , , , ,46 0,00 Manipulados e Homeopaticos 23,93 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Total a ser comprado no mês (R$) , , , , , ,95 0,00
11 Setor de Compras Prazos na compra:. Prazo médio de Compra Prazo médio de Venda Necessário para preservar o Capital de Giro.
12 Setor de Compras Prazos na compra: Jamais se deixe levar por prazos maiores, e nunca saia da regularidade!!! Contenha-se durante as compras...
13 Passo Passo a a Passo Passo para para a a Implantação Implantação do do Método Método Administrativo: Administrativo: Passo nº 05 5) Caixas: Garanta que o valor que entrou em dinheiro no dia (Venda a Vista + Recebimentos), seja integralmente depositado na Conta Corrente da Farmácia. Não permita desvios de dinheiro do Caixa para nenhum tipo de pagamento. Compare diariamente o valor do caixa com o deposito ocorrido na Conta Corrente da Farmácia. 13
14 Grupos de Pagamento À Vista À Prazo
15 Formas de Pagamento
16 As Formas de Fechamento de Caixa Método Antigo: Conferência do dinheiro no fechamento. A diferença é paga pelo funcionário. Contar o dinheiro no momento do fechamento pelo gerente. O Caixa fica no escuro, e não sabe o valor. Método Moderno: Fechamento pelo registro das vendas (Cupom Fiscal). A diferença é ajustada pelo Cofre da Gerência. A Estatística é que diz se diminui o bônus do funcionário. Envelope do Caixa com o dinheiro, vai direto para o Banco. Mesmo com a Farmácia cheia de clientes, o caixa é fechado sem stress.
17 Conceito de Cofre Gerência Serve para efetuar a movimentação de dinheiro dentro da Farmácia. O valor para Troco de clientes, para iniciar o dia, deverá ser proveniente do Cofre Gerência. Retorna no final do dia ou no fechamento do caixa. Cédulas de trocados (menor valor) ficam no Cofre Gerência e são emprestadas para o Caixa que devolve cédulas maiores.
18 Conceito de Retiradas e Suprimentos Retiradas: são valores que saem do caixa para alguma finalidade. Devem ser documentadas com Nota Fiscal ou Recibo, caso sejam destinadas a pagamento de Despesas ou Fornecedores ou Vales para Funcionários Suprimentos: são valores que entram no caixa provenientes do Cofre Gerência ou do Cofre Administrativo. Deve ser pago no final do período. É uma movimentação simples e não requer ser documentado (é uma movimentação financeira).
19 O controle financeiro deverá ser realizado tendo como base nos cupons fiscais emitidos A redução do roubo de valores, compensa o imposto pago. Seguros empresariais somente reembolsam os valores de Caixa que cujo documento fiscal foi emitido.
20 Passo Passo a a Passo Passo para para a a Implantação Implantação do do Método Método Administrativo: Administrativo: Passo nº 06 6) Crediário: Retire as contas inadimplentes do fichário da Farmácia, e proceda a sua eliminação do sistema. Monte um outro fichário somente para os inadimplentes. Separe fichários por fase da cobrança. Sobre o valor total das contas a receber deposite 3% na conta Lastro de Inadimplentes. Mensalmente, calcule o total de venda a prazo e faça o depósito do Lastro de Inadimplentes. A partir daí, também mensalmente, pague as notas inadimplentes com o dinheiro do Lastro. Implemente a abertura de novas fichas somente com o critério dos 5 filtros. 20
21 Os Prazos concedidos: Os prazos concedidos deverão coincidir com os prazos de compra dos produtos (Posicionamento Relativo): Prazo Médio de Compra = Prazo Médio de Venda
22 Após o vencimento Após o do título do (duplicata título ou (duplicata cheque), deverá ser acionado o ou cheque), bloqueio deverá compra ser do cliente. acionado o bloqueio de compra do cliente
23 O protocolo para a Cobrança tem 3 Fases distintas. Conceitualmente, a Cobrança deverá ter um início, um meio e um Fim.
24 As 3 fases são: 1 Preâmbulo 2 Cobrança (propriamente dita) 3 Inadimplência
25 Controle Financeiro (Seguro ou Lastro ou Fundão) Consiste em depositar em uma Conta Corrente Bancária separada da Farmácia, um equivalente que vai de 3% a 5% sobre o valor de toda venda a prazo (em duplicata ou cheque) que ocorreu na Farmácia durante o mês.
26 A metodologia dos 5 Filtros consiste em: Comprovar in loco o Endereço e o Telefone do novo Cliente. Comprovar in loco a existência do Local de Trabalho Comprovar as Referências (Bancária, Comercial e Pessoal)
27 A metodologia dos 5 Filtros consiste em: 4 5 Comprovar a inexistência de ocorrências no SPC/SERASA Comprovar inexistência de informações negativas com os Funcionários, Gerentes e Diretoria e verificar inexistência do nome na Lista de Inadimplentes da Farmácia e da Associação Comercial de sua cidade (se houver)
28 Analise administrativa importante: a Gangorra do Crediário. Valor Vendido a prazo no mês Valor Recebido no mesmo mês
29 Analise administrativa importante: A diferença para o sucesso Lembre-se: Se não houver valor financeiro disponível no Capital de Giro, não permita que fichas de novos clientes sejam preenchidas. Coloque aviso no crediário.
30 Analise administrativa importante: A diferença para o sucesso A implementação correta dessa metodologia, é que leva a venda por crediário ao lucro. Seja implacável na sua execução. Seja detalhista e acompanhe de perto para que as operações sejam realizadas dentro da política descrita. Faça POP s para que os funcionários sigam, e realize treinamentos. Avalie a implementação de Cartões próprios da sua Farmácia.
31 Passo a Passo para a Implantação do Método Administrativo: Passo nº 07 Administrativo: 7) Vendas: Defina as listas de preços e promoções (estude perfil de venda). Estude descontos para cada produto sobre o Perfil de Venda da Farmácia e determine se o desconto médio estipulado esta dentro do limite planejado no DLP. Insira os Preços com os descontos no sistema. Prepare as Listas de Substituição e de Indicação e instrua os atendentes de balcão. 31
32 VENDAS A Farmácia deve possuir procedimentos claros e definidos a toda equipe de atendentes visando definir o papel de cada produto e principalmente como estes produtos deverão ser vendidos aos clientes. Desta forma será possível conciliar ética e lucro!
33 Como unificar Lucro e Ética: Criar protocolos de atendimento; Programar diretrizes com foco em produtos; definir conceitos básicos aos vendedores.
34 A questão não é tentar proibir a Troca de produtos ou tentar proibir a Indicação de Produtos, mas definir critérios para efetuar a Substituição de Produtos e ainda definir critérios para a Indicação de Produtos. Cabe inteiramente ao Farmacêutico definir estes critérios.
35 O medicamento substituto ou intercambiável deverá conter os mesmos princípios ativos (sais) e ainda apresentar a mesma dose que o produto receitado. O produto deverá ser mais barato (custar menos ao cliente) que o produto receitado.
36 O medicamento substituto deverá ser um Genérico ou Similar Equivalente. Substituições somente aquelas definidas antecipadamente pelo Farmacêutico em Listas e Treinamento. Fixar o Carimbo ou Selo de Substituição na Receita assinado pelo cliente e o Farmacêutico
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38 Exemplo de critério de Substituição de Produtos (intercambialidade) em Receituário Médico : Definir uma Lista de Substituição Permitida de produtos correlacionados. Lista de Substituição EXEMPLO.xls
39 Exemplo de critério para Indicação de Produtos : Definir uma Lista de Produtos para Indicação baseada preferencialmente nos MIP s. Fazer a indicação ao cliente somente depois de oferecer ao cliente o Atendimento Farmacêutico.
40 Indicar somente produtos que houve treinamento e que esta constando na lista de indicação. Ensinar claramente o Modo de Uso do produto ao cliente. Explicar ao cliente que se sentir algum sintoma deverá retornar e falar com o Farmacêutico. Lista Princ Ativo Indicação Farmaceutico.xls
41 Escolher os produtos de no máximo 3 Laboratórios Similares (de maior Margem de Lucro) para compor a Lista de Indicação. O Farmacêutico tem que dar treinamento sobre os Produtos classificados (número limitado de produtos). Escolher os Laboratórios Genéricos que oferecem maior desconto sobre o Preço de Custo (geralmente os 3 de maior desconto). Ter no estoque pelo menos 01 unidade de cada produto Genérico mais barato do mercado, ou seja, com o menor Preço de Venda. Objetivo é de ganhar em preço da concorrência.
42 Produtos de Indicação e de Substituição deverão ficar mais visíveis e próximos do vendedor e com maior estoque.
43 Passo a Passo para a Implantação do Método Administrativo: Passo nº 08 Administrativo: 8) Divulgação (propaganda dos preços)- Preparação das Gondolas Infra Estrutura Externa e Interna: Prepare banners e cartazes e coloque em locais visíveis na Farmácia. Prepare tabloides e outros tipos de divulgação que julgar necessário. Foque 3 ou 4 tipos de divulgação no máximo (e que possa atingir o objetivo).
44 Fim da Parte II Na Parte III Veremos: Procedimentos diários mais importantes da DIRETRIZES ADMINISTRATIVAS Setor Administrativo Setor Financeiro Setor Estoque Setor Compras e Entradas Setor Crediário Setor de Marketing/Divulgação/Layout da Farmácia Setor Vendas Setor de Contabilidade
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