Guia Sudoe - Para a elaboração e gestão de projetos Versão Portuguesa Ficha 8.2 Despesas com instalações e administrativas

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1 Guia Sudoe - Para a elaboração e gestão de projetos Versão Portuguesa Ficha 8.2 Despesas com instalações e administrativas

2 2 Ficha 8.2 Despesas com instalações e administrativas

3 Índice 1 Despesas com instalações e administrativas Contexto Definição Princípios gerais Formas de reembolso Elementos elegíveis nas despesas com instalações e administrativas Pista de auditoria Principais referências... 6 Ficha 8.2 Despesas com instalações e administrativas 3

4 4 Ficha 8.2 Despesas com instalações e administrativas

5 1 Despesas com instalações e administrativas 1.1 Contexto. As normas de elegibilidade das despesas com instalações e administrativas no Programa Sudoe assentam principalmente nas disposições do Regulamento Delegado (UE) nº 481/2014, em especial no artigo 4 despesas com instalações e administrativas, e o artigo 68 do Regulamento (CE) nº 1303/ Definição. As despesas com instalações e administrativas do beneficiário que estejam vinculadas com a realização das tarefas do projeto. 1.3 Princípios gerais. As despesas incluídas nesta categoria podem ser diretas ou indiretas: Despesas diretas, que podem diretamente ser atribuídas ao projeto, e que são identificadas pelo beneficiário, de acordo com as normas de contabilidade e com as normas internas da entidade. Despesas indiretas, que não podem ser atribuídas completamente ao projeto, mas sim a várias atividades do beneficiário, incluídas as que não têm vínculo com o projeto. 1.4 Formas de reembolso. O Programa SUDOE reembolsará as despesas com instalações e administrativas a uma taxa fixa de 15% dos custos diretos de pessoal. Tanto nos documentos de programação do projeto como nos de declaração das despesas, aparecerá um apartado que calculará automaticamente o montante elegível. 1.5 Elementos elegíveis nas despesas com instalações e administrativas O Regulamento Delegado (UE) nº 481/2014 estabelece numa lista os elementos que podem ser elegíveis. Nenhum outro elemento pode ser elegível. A lista que figura a seguir contempla, a título informativo, os conceitos que ficam incluídos na categoria de despesas com instalações e administrativas com a percentagem de 15% sobre as despesas diretas de pessoal previamente mencionado. Arrendamento de escritórios; Seguros e impostos relativos aos imóveis ocupados e ao equipamento de escritório (por exemplo, contra incêndio e roubo); Serviços (por exemplo, eletricidade, aquecimento e água); Material de escritório; Contabilidade geral prestada pela organização beneficiária; Arquivos; Manutenção, limpeza e reparações; Segurança; Sistemas informáticos; Comunicações (por exemplo, telefone, fax, Internet, correios e cartões de visita); Despesas bancárias de abertura e gestão de contas, nos casos em que a execução de uma operação exija a abertura de uma conta separada; Encargos relativos a transações financeiras internacionais. Consequentemente, todos estes elementos estarão englobados nesta categoria, e logicamente não poderão ser declarados em nenhuma outra. Precisões: As despesas de equipamentos informáticos, hardware e software, assim como mobiliário e acessórios não se incluem nesta categoria, e sim na categoria 5 despesas de equipamento. Ficha 8.2 Despesas com instalações e administrativas 5

6 As despesas de controlo e auditoria não se incluem nesta categoria, e sim na categoria 4 custos de peritos e serviços externos. As despesas com instalações e administrativas poderão ser imputadas segundo uma metodologia de custo real unicamente no projeto de Assistência Técnica. 1.6 Pista de auditoria No caso de aplicação do tipo fixo de 15% dos custos diretos de pessoal, não é necessário documentar a despesa elegível. No caso de despesa real, de aplicação para o projeto de Assistência Técnica, será necessário apresentar: Lista de despesas diretas e indiretas declaradas, Faturas e outros documentos de valor probatório equivalente, Comprovativos de pagamento das despesas declaradas, Método de cálculo que determina a percentagem de prorrata que justifique a declaração de despesas indiretas como custos reais. 1.7 Principais referências Regulamento (UE) nº 1299/2013, Regulamento delegado (UE) nº 481/2013 Regulamento (UE) nº 1301/2013 Regulamento (UE) nº 1302/2013 Regulamento (UE) nº 1303/ Ficha 8.2 Despesas com instalações e administrativas