Fluxos e Processos. Marca, Marketing, Comunicação e Interatividade

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1 Fluxos e Processos Marca, Marketing, Comunicação e Interatividade Gestão de Recursos (GR) - MMCI 21/01/2011 1

2 FLUXOS E PROCESSOS Marca, Marketing e Interatividade MMI O objetivo desse manual é detalhar e exemplificar a criação de uma ação, desde o momento de sua criação, até o pagamento de seus meios/peças, SG s e CE s. FLUXO DO PROCESSO DAS AÇÕES Abaixo segue o quadro com o fluxo do processo das ações desde a sua criação até o momento da CE. Agora, vamos detalhar cada um dos passos do fluxo mostrando as telas e os botões onde você encontrará as funcionalidades. Como acessar o sistema de Gestão de Recursos MMI? O acesso ao sistema de gestão de recursos MMI é feito através do link Gestão de ativos/mrm, dentro da plataforma Marcult. O antigo AÇÕES DE MARKETING ficará com acesso ativo apenas para consultar o histórico, mas a matriz orçamentária de 2011 está ZERADA, portanto todas as ações de 2011 deverão ser criadas no MRM. 2

3 Ao entrar no sistema de gestão de recursos MMI, você encontrará a tela abaixo: Nesta tela você poderá: 1) Consultar ações já cadastradas Aparecerão apenas as ações em que você foi selecionado como participante ou as quais você é o criador. As ações serão identificadas pelo ano fiscal, portanto, do lado esquerdo da tela dentro do menu AÇÕES, aparecerão os check boxes com os anos ficais ativos. Ele deverá estar clicado para que a lista de ações apareça do lado direto da tela. 2) Editar as ações criadas por você Clicando no ícone alterar, você será redirecionado para a tela de edição da sua ação (são os mesmos passos do momento da criação). 3) Criar novas ações Para criar uma nova ação, você deverá clicar no botão CRIAR AÇÃO e você deverá seguir os seguintes passos para a criação da ação. Como criar uma ação? Na 1ª tela deverão ser preenchidos os seguintes campos: Nome fantasia /Complemento (campo obrigatório) identificador, nome fantasia da ação. 3

4 Descrição (campo opcional) campo para detalhes sobre a ação Tipo da ação (campo obrigatório) lista com as opções dos tipos de ações Administrativa - São ações não-relacionadas à comunicação, mas que necessariamente passam pelos processos orçamentários. São ações que servem para a manutenção de processos e sistemas da VPE MMI / Santander. Ex: Fee, consultoria. Comunicação São ações de comunicação, viabilizadas por um conjunto de meios ou peças. O registro da Ação tem início no preenchimento da Ficha de Planejamento. Pesquisa Impactará um briefing para o núcleo de Pesquisa. Marca (campo obrigatório) lista com as logomarcas que iremos utilizar na comunicação. Ano Fiscal (campo obrigatório) ano em que o orçamento será consumido. Data de Início e Fim período em que as equipes estarão trabalhando na ação, ou seja, do momento da definição até o veiculação. IMPORTANTE Essas informações serão importantes para o acompanhamento das atividades das equipes, portanto evite usar 1/1/2011 à 31/12/2011. Caso alguma campanha tenha esses períodos, essas datas deverão ser revistas com os gestores. 4

5 Ao preencher todas essas informações, clique em próximo para continuar o preenchimento das informações complementares (ficha de planejamento). Área da MMCI - escolher se é célula, núcleo técnico ou outra área. Ciclo de vida - Por que comunicaremos? Aquisição para conquistar novos clientes/correntistas. Ativação estimular o uso da conta corrente ou de algum produto específico. Retenção para reter nossos clientes atuais. Rentabilização - para vender mais nossos produtos. Relacionamento estreitar o relacionamento para fazer mais negócios. Tema (campo obrigatório) - o que comunicaremos. Público Prioritário (campo obrigatório) para quem comunicaremos diretamente. Público Secundário para quem mais iremos comunicar. Área Solicitante área demandante da ação. Responsável pela ação (campo obrigatório) Nome do responsável pela gestão da ação em MMI. Contato da Área Solicitante nome do contato da área demandante da ação (Negócios). Telefone do contato na Área Solicitante telefone da pessoa que demandou a ação (Negócios) do contato na Área Solicitante da pessoa que demandou a ação (Negócios) Número de pessoas impactadas campo aberto e numérico, de preenchimento obrigatório apenas para as ações de Eventos, Marketing Direto e Comunicação Interna. Observações campo de texto para que o usuário possa incluir informações complementares e relevan- 5

6 tes para o acompanhamento da ação. Vigência da Ação período em que a ação ficará vigente. Dados de Comitês campos que não devem ser preenchidos na criação da ação. Apenas Gestão de Recursos irá preencher. Quando a ação já passou pelos comitês poderá ser preenchido pelo responsável pela Ação. Ao completar todos os campos obrigatórios, clicar em próximo para informar quem serão os usuários que poderão participar desta ação. Para facilitar a escolha dos usuários, escolha qual núcleo/equipe ele faz parte. Os nomes das pessoas que pertencem àquele grupo aparecerão e você deverá escolher os usuários que farão parte daquela ação, ou seja, terão permissão para visualizar a ação e incluir dados. Após selecionar os participantes, clique em adicionar. Você também pode incluir um grupo de usuários selecionando e clicando em Adicionar Grupo. IMPORTANTE: neste momento, serão definidos os aprovadores das SG s. Foi definido que a Equipe de Gestão de Recursos será o aprovador oficial das ações. Portanto, o sistema já está automatizado, não é mais necessário incluir os aprovadores. Aprovadores de SG s : Claudia Linge Correa Lucilene L Ramos Nobre Elaine Ferreira da Silva 6

7 Após concluir a criação da ação, o sistema automaticamente irá gerar um código para esta ação. Na tela das ações, aparecerá uma lista de ações. Uma forma fácil de buscar é utilizar o campo de busca, que fica no canto superior direito da tela. A busca poderá ser feita com código da ação ou complemento. Para entrar na ação, basta clicar em cima do nome. Pró Rata - Como definir o orçamento que poderá ser utilizado pelas ações? Após a criação da ação, aparecerá a tela abaixo com os detalhes da ação e os próximos passos. 7

8 Clique em Pró Rata para informar quais serão os centros de custos e contas contábeis que farão o pagamento da ação. Do lado esquerdo você encontrará as matrizes ativas, ou seja, sempre aparecerão as matrizes do ano fiscal corrente. NOTA: atualmente a VPE MMCI trabalha com 2 tipos de matrizes: a orçamentária (débito) e a de crédito. Matriz orçamentária: é a matriz que reflete o orçamento recebido no começo do ano pela VPE, para 8

9 realizar atividades de comunicação naquele ano fiscal. Matriz de crédito: é a matriz criada a partir de um pagamento/lançamento que sensibilizou a matriz orçamentária, cujo saldo será consumido por uma ou diversas ações que precisam ser acompanhadas gerencialmente. Exs: Compra de mídia antecipada (pacotes de Publicidade On e Off Line), Doações aos Institutos Culturais e Lei de Incentivo à Cultura e ao Esporte, entre outros. Você poderá apenas visualizar as contas das matrizes que possuir permissão de lançamento e/ou visualização. NOTA: Essa permissão é definida pelos gestores. Caso você perceba que precisa de acesso em alguma conta, procure seu gestor e ele fará a formalização para a equipe de Gestão de Recursos. Procure no quadro do lado esquerdo a conta (centro de custo e conta contábil) e clique sobre essa conta. Automaticamente a conta escolhida aparecerá no quadro do lado direito; basta selecionar o núcleo que poderá consumir a verba, o responsável e colocar o valor que é planejado ser gasto naquela conta, clicando depois em salvar. É possível incluir inúmeras contas. A soma de todos os valores planejados será o valor total planejado da ação. Apenas o usuário que inseriu a linha orçamentária na ação é quem terá a permissão de excluir ou alterar os seus valores. CRIAÇÃO DO BRIEFING O briefing definido pela célula será inserido no MRM para que a informação esteja disponível para todos os participantes da ação. NOTA: Briefing Ação x Briefing Job O responsável pela inserção do Briefing Ação é o gestor da ação/projeto. O Briefing Ação deve refletir a visão geral da ação, e deverá ser materializado nas ferramentas de marketing. Se, dependendo do público alvo, altera-se os Benefícios e a Razão para Acreditar da ação, refletir se não vale a pena construir mais de um Briefing Ação. O responsável pelo Briefing Job é o gestor da ação ou projeto em conjunto com o responsável técnico da ferramenta. O responsável pela inserção do Briefing Job é o núcleo. O Briefing Job complementa o Briefing Ação. O Briefing Ação e o Briefing Job serão considerados aprovados quando estiverem validados pelas quatro 9

10 partes envolvidas: área de negócio, gestor da ação/projeto, núcleo/ferramenta e fornecedor. Para acessar o formulário de briefing clique em BRIEFING. Na tela Briefing, clicar em adicionar -> Briefing ação e aparecerá o formulário com todos os campos que devem ser preenchidos. Para salvar o briefing existem 2 opções: 1) Caso ainda não esteja finalizado, clicar em SALVAR e o sistema salvará as informações preenchidas e não validará se todos os campos obrigatórios foram preenchidos. (RASCUNHO) 2) Caso já tenha preenchido todas as informações e o briefing esteja completo, clique em FINALIZAR. A partir deste momento não é possível realizar alterações no briefing. NOTA: Caso o briefing precise ser alterado, o briefing finalizado deverá ser cancelado e um novo briefing poderá ser criado. Caso exista briefings Jobs criados, esses também serão cancelados e deverão ser criados novamente. Após a inclusão do briefing ação, os núcleos poderão preencher os briefings Jobs. Cada núcleo possui suas informações, portanto ao clicar em Novo -> briefing job escolha o formulário do seu núcleo. NOTA: Devem ser cadastrados tantos briefings jobs quanto houver ferramentas relacionadas à ação. CRIAÇÃO DAS PEÇAS E SEUS ITENS DE CUSTO A criação das peças deverá ser realizada pelos NÚCLEOS portanto, para chegar na tela para a criação do 10

11 meio/peça, você deverá clicar do lado esquerdo da tela no menu Ferramentas. Aparecerá a lista dos núcleos dos quais você faz parte, selecione o núcleo e aparecerão todas as campanhas em que você é o criador ou foi ticado como participante. Clique na ação em que se deseja criar a peça. Aparecerá a tela abaixo com a lista de peças que aquela ação possui. Para criar um novo MEIO/PEÇA, clique em ADICIONAR. A tela abaixo aparecerá para as informações do meio/peça sejam preenchidas. 11 B [ B0$18$/050 LQGG 30

12 Detalhes das informações: Tipo da peça (campo obrigatório) lista dos meios/peças que são produzidos pelo núcleo. Nome (campo obrigatório) nome da peça. Descrição (campo não obrigatório) descrição/detalhes da peça. Clique em próximo, ao completar as informações. Nos dados complementares da peça temos: Responsável da peça nome da pessoa responsável. Quantidade quantidade de peças a serem criadas. Clique em Próximo para atrelar os itens de custo à sua peça. Os meios/peças são compostos por custos que no sistema são chamados de itens de custo. Abaixo seguem as telas com os campos para a criação dos itens de custos da peça. 12

13 Para adicionar um item de custo à sua peça, clique em + Criar Item Custo Detalhes das informações: Nome (campo obrigatório) nome do seu item de custo, que o identifique dentre os demais (Exs: Folheto produção e Folheto finalização). Descrição detalhes do seu item. Tipo de Item de Custo (campo obrigatório) lista com os tipos de itens de custo que podem compor aquela determinada peça. Data Ínicio Planejado e Data Fim Planejado (campos obrigatórios) período de planejamento do seu item. Valor (obrigatório) quanto esse item vai custar. Clique em próximo para preencher as datas de realização do item. Defina o período de planejamento (obrigatório) e o período em que será realizado. 13

14 Clique no botão Salvar e salve seu item de custo. Ao salvar o Item, pode-se observar que o mesmo fica listado, atrelado àquela determinada peça. Um novo Item de Custo pode ser criado para a peça em questão. Para isso, basta repetir o fluxo iniciado ao clicar em + Criar Item Custo. Não se esqueça de salvar a peça após ter incluído todos os itens de custo. NOTA- A soma dos seus itens de custo não pode ultrapassar o valor planejado da sua ação. Os Itens de Custo podem ser editados, apagados ou ter seu valor alterado através da aba Itens de Custo. NOTA- Caso exista um item já atrelado a uma SG, a edição dos valores do mesmo não pode ser inferior ao já associado na SG. Para apagar um Item de Custo, o mesmo deve ser primeiramente desvinculado da peça. Para isso, deve-se editar a peça ( lápis na aba Peças ), remover o vínculo da peça com o Item de Custo e só então excluir o 14

15 Item de Custo (aba Itens de Custo ). IMPORTANTE: Foi definido que Itens de Custo desvinculados de peças devem ser excluídos do sistema. Haverá um monitoramento de Itens de Custo desvinculados de peças e avisos serão emitidos aos núcleos para que regularizem suas Ações. NOTA: Para excluir uma peça, você deve primeiro edita-lá e remover os itens de custo. Posteriormente, deve apagar cada um dos Itens de Custo criados para aquela determinada peça. CRIAÇÃO DA SOLICITAÇÃO DE GASTO Os usuários devem atentar para as seguintes informações: GMI: Para aprovações de Comitês (PIF/PIC): - Se no valor total da ação contemplar gastos com itens de preciários (gráfica / eventos / pesquisa), deverá solicitar a abertura da SG com valor apenas dos itens a serem negociados pela Aquanima. - Nas apresentações, informar o valor total da ação (item dentro e fora de preciário). - No momento da solicitação do preciário, o Núcleo deverá seguir o fluxo abaixo. GCI: Solicitação de Preciários - A abertura no MRM é feita pelo GCI acessando a aba SG, especificando que trata-se de preciário; - Para preciários Gráficos o Núcleo deverá ter recebido de Produção Gráfica todas as FTs (Fichas Técnicas planilhas excel) relacionadas a solicitação e anexá-las na ferramenta, no item Ações - Aba Anexos ; - Para eventos e Pesquisa, deve-se seguir o mesmo procedimento para anexar as planilhas em excel; - Especificamente para solicitações de preciários gráficos, informar na abertura da SG no campo Nome PG xxxx seguido do nome da demanda ; Para os demais tipos de preciários (Eventos e Pesquisa) não há necessidade da informação da PG. - Toda solicitação que envolver Correios/Logística, além da solicitação do preciário deverá ter abertura de SG individual com valor desse gasto. Solicitação de SG s - A abertura no MRM é feita pelo GCI acessando a aba SG, especificando que trata-se de SG, ou seja, itens fora de preciário; - Descrever a necessidade da compra no item descrição; 15

16 - Indicar corretamente as Tipologias: 01 Compra Pontual (Compra não recorrente, pagamento por uma única ação) 02 Contratação de um novo produto/serviço (Contratação de serviço recorrente que terá contrato com inicio e término de vigência). 03 Renovações de produto/serviço (Solicitação de renovação de um contrato já vigente) 04 Dotação de fundos (adicionar recursos em um contrato vigente) 05 Adjudicação Direta (Regularização de contração sem intervenção da Aquanima). Nesse caso, o gestor deverá alinhar previamente a solicitação com Gestão de Recursos. 06 Bolsão de Despesa Discricional (para uso exclusivo de Gestão de Recursos) - Toda solicitação que envolver Correios/Logistica, além da abertura da SG do serviço, deverá ter abertura de SG individual com valor desse gasto. Passo a passo Criação da SG: A criação da SG somente poderá ser feita após a criação dos meios/peças e seus respectivos itens de custo. Por isso, ele aparece na tela como 3º passo. Clicar em Criar SG - aparecerá a tela abaixo. Detalhes das informações: Nome defina um nome para sua SG. (coloque o código da sua ação antes do nome, para padronizar) Descrição detalhes da sua SG. (Ex: razão social e CNPJ do fornecedor) Chave de Integração campo a ser preenchido pela equipe de gestão de recursos após aprovação da SG. Informações Financeiras escolha da conta pagadora. Ao escolher a conta, automaticamente aparecerá o centro de custo, a conta contábil e o valor disponível para você utilizar. 16

17 Clique em próximo para preencher os dados complementares da sua SG. Preencha as informações das quais você tem conhecimento. É muito importante a escolha da tipologia da SG. Clique em próximo para atrelar seu meio, peça e item de custo nesta SG. Responda Sim à pergunta Item de Custo atrelado à peça?. Todas as peças que você criou para sua ação devem ser exibidas do lado esquerdo da tela. Ao clicar em cima de uma surgirão, no lado direito da tela, todos os itens pertencentes à peça selecionada. Para atrelar o item na SG basta clicar no sinal de +. O item passará, então, para a parte de baixo da tela, onde você deve definir o valor a ser pago nesta SG. 17

18 Caso tenha terminado a SG e queira mandá-la para aprovação, clique em Concluir e Solicitar Aprovação. A SG ficará pendente e não poderá mais ser editada por você. Mas, se futuramente você pretende alterar a SG, clique em Concluir. Ela ficará com seu status aberta, podendo ser editada a qualquer momento. Nota: SG Só para casos de Preciário: Após a criação da SG, o usuário deve anexar a planilha do preciário correspondente (Eventos, Gráfica ou Pesquisa) na aba Anexos dentro da ação. Neste momento entra a equipe de Gestão de Recursos para aprovar as SGs e dar andamento as contratações. CRIAÇÃO DE CE Após a recepção das Notas Fiscais, a equipe de Gestão de Recursos inciará o processo de criação de CE s para certificação da entrega. A partir do momento que a CE for criada e enviada para sua aprovação, (você irá receber um com os dados da CE) você deve seguir os seguintes passos: APROVAÇÃO DA CE 1. Volte a aba Ferramenta e selecione o núcleo que você faz parte. Aparecerão todas as ações destinadas ao seu núcleo. Clique no nome da sua ação. 18

19 2. Clique na guia CEs, na parte de cima da tela. O sistema irá listar todas as CEs pertencentes a sua ação. Para aprovar clique no ícone verde. Você será redirecionado para a tela com as informações desta CE. Verifique se está tudo de acordo, clique em próximo e vá até o terceiro passo, conforme abaixo: Aqui você deve atrelar as peças e os itens de custo de cada peça que estão sendo pagos nesta CE. O processo é o mesmo da criação da SG. Responda Sim à pergunta Item de Custo atrelado à peça?, selecione a peça, em seguida os itens de custo e defina o valor a ser pago por cada item. NOTA: a soma dos itens de custo atrelada a CE deve ser idêntica ao valor da NF. 19

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