MANUAL CONTROLE DE PROTOCOLO APLICATIVO DA INTRANET

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1 MANUAL CONTROLE DE PROTOCOLO APLICATIVO DA INTRANET Divisão de Gestão de Tecnologia da Informação

2 ÍNDICE Apresentação...1 Como acessar...2 Ferramentas e suas Funcionalidades...3 Processo Passo a Passo Incluir um Novo Protocolo...6 Gerando Novos Documentos...7 Preenchendo os campos dos documentos gerados...7 Finalizando Inclusão...8 Tramitação...9 Recebendo Protocolos...10 Recusando um Protocolo...10 Filtro de Consulta para Documentos...11 Apagando um Documento...11 Anexo I(Padronização de Nomenclatura de Documentos)...12

3 APRESENTAÇÃO O aplicativo de controle de protocolo foi criado para controlar o fluxo dos documentos que transitam entre os setores do Tecpar (matriz e filiais), tanto internamente quanto os que enviados a órgãos externos. Este por sua vez de fácil manuseio pelos clientes onde proporcionará agilidade e rastreamento dos documentos. Incluso no sistema da intranet esta disponível em forma de botão indicador que direcionará o cliente ao aplicativo de controle de protocolo. Este documento é um manual de uso do Sistema de Controle de Protocolo. 1

4 COMO ACESSAR Após logar na Intranet na primeira página o cliente encontrará no lado esquerdo da tela inferior, antes dos DADOS PESSOAIS, o botão chamado: CONTROLE DE PROTOCOLO. Com um click neste o cliente será direcionado ao aplicativo de controle de protocolos 2

5 FERRAMENTAS E SUAS FUNCIONABILIDADES INCLUIR NOVO PROTOCOLO FILTRO DE PESQUISA POR DOCUMENTO RELACIONADO AO PROTOCOLO RECEBER VÁRIOS PROTOCOLOS DE UMA ÚNICA VEZ IR PARA A PRÓXIMA PÁGINA IR PARA A ÚLTIMA PÁGINA ABRIR NOVO DOCUMENTO ESCREVER NOVO DOCUMENTO SALVAR NOVO DOCUMENTO EXCLUIR DOCUMENTO (documentos já inclusos) EXCLUIR DOCUMENTO EM ELABORAÇÃO PROCESSAR OU SALVAR ADICIONAR NOVO PROTOCOLO SAIR DO APLICATIVO APAGAR PROTOCOLO PESQUISA POR NÚMERO DE PROTOCOLO 3

6 1- APLICATIVO CONTROLE DE PROTOCOLO 1.1- Entrar na intranet: usuário e senha Na página da intranet do lado esquerdo inferior da tela há um botão chamado: Controle de Protocolo (como mostra na figura abaixo) Clique neste botão o cliente será direcionado para a pagina do aplicativo principal do controle de protocolo. 4

7 Página principal do controle de protocolo. 5

8 2- INCLUIR UM NOVO PROTOCOLO 2.1- Para incluir um novo protocolo basta clicar no ícone demonstrado acima; sendo direcionado a uma nova tela conforme a figura abaixo: Campo número: é gerado automaticamente quando o protocolo for salvo Campo observações: Livre para digitação inclusive em status posteriores Botão Incluir Protocolo Campo Data Limite: Determina um prazo máximo para o protocolo ser finalizado. Este campo deve ser preenchido apenas para documentos com prazo de vencimento como boletos bancários, guias de recolhimento, etc Botão Incluir Documento: é um atalho para fazer a inclusão de um documento, porém só se pode fazer a inclusão depois do protocolo criado. Tem a mesma função do ITEM 3 (ABA DOCUMENTOS ). Ele foi criado como uma alternativa a um bug identificado em computadores que utilizam o Internet Explorer, que não conseguem incluir os documentos no ITEM 3. Após clicar em um protocolo ou para inserir um novo protocolo, as funções irão se separar, (na direção esq. para dir.) em: 1º Aba para visualizar o protocolo;2º Aba para visualizar os Documentos;3º Aba para visualizar as tramitações. A inserção dos documentos continua da mesma forma porém na aba documentos. O direcionamento ou tramitação será realizado da mesma forma na aba Tramitação. 6

9 3- GERANDO NOVOS DOCUMENTOS 3.1- Para incluir um documento clique em (abrir novo registro) Após, clicar em abrir novo registro, clique em (escrever) PREENCHENDO OS CAMPOS DOS DOCUMENTOS GERADOS Preencha os seguintes campos: Número do documento.* Tipo de documento. Clique no sinal de, para salvar o documento. **DOCUMENTO INCLUIDO CLIQUE EM SAIR, VOLTANTO A TELA ANTERIOR. *O número do documento deve seguir a padronização descrita no Anexo I deste manual. 7

10 3.4- FINALIZANDO INCLUSÃO Nesta página o cliente irá selecionar o documento que acabara de criar, conforme a figura abaixo. Observação: O documento criado sempre será o último da lista. Depois clique no botão INCLUIR DOCUMENTO para terminar a inclusão do documento criado. Caso queira cancelar, basta clicar no botão, e caso queira anexar outros documentos, clique no botão Os documentos incluídos aparecerão em Documentos Relacionados (1) após atualizar a página. Para atualizar clique em Tramitações ou em Protocolo e depois em clique em Documentos para retornar para a tela, já atualizada. Para finalizar feche a tela clicando no botão no final da página. 8

11 4- TRAMITAÇÃO 4.1- Em seguida clique em encaminhar protocolo, escolha o setor e a pessoa para onde irá ser direcionado o protocolo com seus documentos relacionados Caso queira finalizar um protocolo clique no botão Finalizar. **PREENCHER OS SEGUINTES CAMPOS: DESTINO, SETOR E PESSOA EM SEGUIDA PROCESSAR O protocolo foi encaminhado ao destinatário. 9

12 5.1- RECEBENDO PROTOCOLOS: Para receber vários protocolos basta clicar no ícone (RECEBER), na página inicial Escolher no quadrado em branco (2) a esquerda da tela qual protocolo vai ser baixado e em seguida clicar em processar Caso queira visualizar um protocolo antes de receber, clique no botão (3) RECUSANDO UM PROTOCOLO Caso o protocolo tenha sido enviado errado por engano, existe a opção de recusa-lo, porém, é obrigatório justificar o porque ele está sendo recusado. Para justificar basta clicar no botão (3), escrever a justificativa, clicar no botão atualizar e em seguida no botão voltar. Depois de voltar clique no botão (2) para recusar. 10

13 6.1- FILTRO PARA CONSULTA DE DOCUMENTOS Para fazer um filtro de pesquisa basta clicar na primeira página de controle de protocolos em e preencher os seguintes campos: 1- Tipo de documento; 2- numero do documento; 3- Clicar em Pesquisar; 4- Para limpar os campos; 5- Caso queira cancelar e voltar para a tela anterior. 7- APAGANDO UM DOCUMENTO 7.1- Para apagar um documento entre em (1) Documentos e em seguida clique no botão(2) (APAGAR). ** OBSERVAÇÃO: UM DOCUMENTO SÓ PODERÁ SER APAGADO PELA PESSOA QUE INSERIU O MESMO. 11

14 ANEXO I Padronização de Nomenclatura de Documentos Para a melhor busca e pesquisa sobre a tramitação de documentos internos, foi necessária a realização de um padrão para protocolar os diversos documentos existentes no Tecpar. Serão protocolados apenas os documentos que possuem grande fluxo e que percorrem por uma tramitação mais extensa e outros que exigem maior atenção. Os demais documentos não constarão no protocolo integrado. Para inserir um novo documento no protocolo integrado se fará necessário consultar a DGTI ou a Diretoria Administrativa. A seguir, encontra-se a listagem dos documentos selecionados e os padrões para serem seguidos ao cadastrar um novo documento. COMO PROTOCOLAR: Amostra do Cliente: ano (2 dígitos) + n da requisição (6 dígitos). Ex: ART CREA: ano (4 dígitos) + n da ART CREA (7 dígitos). Ex: Comunicação Interna CI: n da CI (3 dígitos) + barra (/) + ano (2 dígitos) + (1 espaçamento) + sigla do setor. Ex: 001/09 DAD Correspondência: sigla do setor + (1 espaçamento) + n da correspondência (2 dígitos). Ex: COM 01 Concorrência - CO: n (3 dígitos) + barra (/) + ano (2 dígitos). Ex: 010/09 Contrato: n (4 dígitos) + barra (/) + ano (2 dígitos) + (1 espaçamento) + sigla do setor do gestor solicitante. Ex: 0003/09 SABE 12

15 Declaração de Disponibilidade Financeira DDF: n da DDF (3 dígitos) + barra (/) + ano (2 dígitos). Ex: 120/09 Dispensa de Licitação - DL: n (2 dígitos) + barra (/) + ano (2 dígitos). Ex: 03/09 Empenho: ano (2 dígitos) + barra (/) + n do empenho (5 dígitos) + hífen + dígito verificador (1 dígito). Ex: 09/ Inexigibilidade - Inex: n do documento (2 dígitos) + barra (/) + ano (2 dígitos). Ex: 10/09 Justificativa da Não Realização dos Treinamentos Solicitados no PAT: centro de custo (3 dígitos) + (1 espaçamento) + sigla do setor Ex: 521 TES Observação: o referido documento é emitido apenas um anualmente. Levantamento das Necessidades de Treinamento - LNT: n do centro de custo (3 dígitos) + (1 espaçamento) + sigla do setor. Ex: 544 SEAP Observação: o referido documento é emitido apenas um anualmente. Movimento de Crédito Orçamentário MCO: ano (2 dígitos) + barra (/) + n do empenho (5 dígitos) + hífen + dígito verificador (1 dígito). Ex: 09/ Nota Fiscal - NF: n da nota/boleto (quantidade de dígitos variáveis) + barra (/) + ano (2 dígitos). Ex: 645/09 Ordem de Compras O.C.: n do documento. Ex: Observação: o n da O.C. é sempre crescente. Parecer Jurídico. Pregão Eletrônico PE: n do pregão (2 dígitos) + barra (/) + ano (2 dígitos). Ex: 05/09 13

16 Proposta: n da proposta/orçamento (6 dígitos) + barra (/) + ano (2 dígitos). Ex: /09 Relatório de Impacto Orçamentário RIO: n (3 dígitos) + barra (/) + ano (2 dígitos). Ex: 150/09 Requisição de Serviços - RS: n da requisição + barra (/) + ano (2 dígitos) + (1 espaçamento) + sigla do setor. Ex: 30/09 CONT Solicitação de Empenho SE: n da solicitação (4 dígitos) + (1 espaçamento) + letra de referência ao tipo de aquisição ( C / L / S ) + barra (/) + ano (2 dígitos). Ex: 0126 S/09 Solicitação de Empenho de Contrato SEC: n do SEC (3 dígitos) + barra (/) + ano (2 dígitos) + (1 espaçamento) + sigla do setor. Ex: 025/09 SEGE * Os documentos acima relacionados podem estar sujeito a alterações. 14