Agendamento de grupos na Pró-Sangue: Estratégias e Resultados

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1 Agendamento de grupos na Pró-Sangue: Estratégias e Resultados

2 Sílvia Petrossi Gallo Polato Graduada em Publicidade e Propaganda pela PUC/SP Especialista em Gestão de Processos Comunicacionais pela USP Em 2007 iniciou seus trabalhos na Fundação Pró-Sangue, na área de Comunicação Corporativa.

3 Declaração de Conflito de Interesse Declaração de Conflito de Interesse

4 Declaração de Conflito de Interesse Declaro que possuo conflito de interesse na (s) categoria (s) abaixo: Consultoria: NÃO Financiamento de Pesquisa: NÃO Honorário: NÃO Patentes e Royalties: NÃO Afiliação na Diretoria de uma Entidade ou Conselho: NÃO Discussão de uso de drogas Off-label: NÃO

5 FUNDAÇÃO PRÓ-SANGUE Instituição pública ligada à Secretaria de Estado da Saúde e ao Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina da Universidade de São Paulo. Criada em postos de coleta: no Hospital das Clínicas, no Hospital do Mandaqui, no Hospital Dante Pazzanese, no Hospital Regional de Osasco, no Hospital Municipal de Barueri e no Hospital Geral de Pedreira. Mensalmente coleta e processa aproximadamente bolsas de sangue, as quais têm como destino mais de 100 instituições públicas de saúde de SP (principalmente o Hospital das Clínicas e o ICESP) desde sua criação já coletou quase 5 milhões de bolsas. Cerca de 2 milhões de doadores cadastrados em sua base.

6

7 COMUNICAÇAO CORPORATIVA O que a área faz? Responsável pela captação, fidelização e convocação de doadores de sangue por meio de campanhas de sensibilização. Articula parcerias com a iniciativa privada com objetivo de fortalecer a imagem da instituição e fazer da doação de sangue um hábito entre os brasileiros. Responde por todo o material de comunicação da instituição, obedecendo às normas de identidade visual da Pró-Sangue. Gerencia o relacionamento com os veículos de comunicação (rádio/tv/jornal/internet e redes sociais). Áreas de apoio: Captação Hospitalar Call Center

8 GRUPOS Problemas e implicações O porquê de se agendar Grupos chegavam a qualquer hora. Sobrecarga do posto em alguns dias e horários. Dificuldade na organização do fluxo de doadores. Maior tempo de permanência no posto. Aumento no número de reclamações, pela demora no atendimento. Dificuldade na mensuração de resultados por campanha. Muitas campanhas em um único mês.

9 GRUPOS Estratégias propostas Alinhamento com a área técnica para definição da capacidade de cada posto. Regras para agendamento de grupos. Quantidade de grupos por posto de coleta. Motivo da doação para controle dos grupos, no Sistema do Cadastro de Doadores. Inclusão de texto no site, redes sociais e folhetos para divulgação.

10 GRUPOS Estratégias propostas Até 20 pessoas: agendamento via Call Center. Mais de 20 pessoas: agendamento via Comunicação Corporativa. Elaboração de planilha disponível na rede, com dados de contato do grupo, previsão de candidatos, data de abertura de motivo da doação, 1ª vez, número de doadores da campanha anterior. PLANILHA

11 PLANILHA DE AGENDAMENTO Responsável pelo agendamento Contato do Grupo Nome do Grupo Data Dia da semana Silvia Paulo Potenza Engenharia 17/10/2015 seg Priscila Tatiana Ciee - Aprendiz Sangue Bom 19/10/2016 qua Sílvia Milton Sangue Corinthiano 27/08/2016 sab Sílvia Maurício Sangue Vermelho, Branco e Preto 11/06/2016 sab Horário Nº de doadores previsto Motivo de doação Observações Foto autorizada. VAN AGENDADA EM 14/10 Nº Próximo à 08h00-12h00 50 T006/T258 campanha solicitar entrada de van/ onibus. 14h00 25 T006/T642 * orientação documentos jovens 16 e 17 - ok. / FOTO AUTORIZADA 08h00-17h T006/T023 Foto autorizada. 8h00-17h T006/T266

12 GRUPOS Controle anual Campanhas 2016 JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ Potenza Engenharia Unip - Secretariado Executivo Marilú Ind. E Comércio Hirota Supermercados Grupo Fleury Sangue Corinthiano Sangue Vermelho, Branco e Preto Motociclista Sangue Bom Vida por Vidas

13 GRUPOS Estratégias propostas Resultados na planilha e registro no Relatório Gerencial. Sugestão de palestras antes do comparecimento do grupo.

14 Números de campanhas Diminuição do número de agendamentos em 2016: limitação dos agendamentos aos sábados. Média mensal: 20 grupos.

15 COMPARATIVO DAS CAMPANHAS Candidatos x bolsas coletadas Nº de comparecimento: Grupo repetição, o número é bem próximo ao agendado: 20% a mais ou a menos Grupo de 1ª vez: 70% a menos do previsto 2016: candidatos previstos.

16 COMPARATIVO DAS CAMPANHAS Candidatos x bolsas coletadas 2014 recusa de 23,6% 2015 recusa de 24,2% 2016 recusa de 21,7% * Nº menor, por conta de maior divulgação dos requisitos básicos para doação, realização de palestras ANTES da doação do grupo etc. Média geral da Pró-Sangue: 20%

17 COMPARATIVO DAS CAMPANHAS Bolsas coletadas x recusa sorológica ,1% ,1% ,6% * Nº menor, por conta de maior divulgação dos requisitos básicos para doação, realização de palestras ANTES da doação do grupo etc Média Pró-Sangue (geral): 2,7%

18 OBSERVAÇÕES EM 2016 Maior divulgação dos requisitos básicos para doação. Realização de palestras ANTES da doação do grupo. Reforço por escrito nas mensagens enviadas aos organizadores sobre a importância de seguir os requisitos. Nº de recusa na triagem diminuiu de 24,2% para 21,7%.

19 RESULTADOS Diminuição no termo de permanência dos grupos nos postos. Melhor distribuição do fluxo interno de doadores nos postos. Melhor distribuição dos grupos/campanhas no ano. Monitoramento dos grupos por meio de relatórios. Mensuração do resultado ao organizador. Maior motivação dos doadores quando chegam num grupo. Aumento no número de doadores. Criam o hábito da cultura da doação voluntária e de repetição.

20 RESULTADOS Reúnem a sociedade sob o tema da doação de sangue. Criam interesse de pessoas sobre um novo assunto. Divulgam a doação voluntária em locais novos. Geram mídia espontânea para o tema. Ajudam a manter a manutenção do estoque.

21 CONCLUSÕES Tratamento diferenciado para cada grupo. Análise do histórico do grupo a cada agendamento (follow up). Perfil dos doadores de cada grupo. Tipo de funcionário. Tipo de trabalho prestado. Escolaridade dos candidatos.

22 OBRIGADA! Sílvia Petrossi Gallo Polato Fundação Pró-Sangue Hemocentro de São Paulo Divisão de Comunicação Corporativa / 7665

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