Descentralização de acesso a informação aos dados funcionais por meio de consulta ao Sistema de Administração de Pessoal SISAP

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1 Descentralização de acesso a informação aos dados funcionais por meio de consulta ao Sistema de Administração de Pessoal SISAP Julho

2 Sumário Categoria:... 3 Temática:... 3 Ementa:... 3 Ideia:... 4 Nome do Pré-Projeto:... 4 Órgão executor:... 4 Início / Término da implementação:... 4 Público-alvo:... 5 Descrição do Projeto:... 5 Orçamento:... 7 Potencial de redução de custos / geração de receita para o Estado:... 7 Estudos preliminares:... 8 Abertura social (participação da sociedade na elaboração do projeto):... 8 Restrições para a implementação do projeto:... 8 Grau de novidade do projeto:... 8 Benefícios:... 8 Riscos:

3 Categoria: Ideias Inovadoras Implementáveis Temática: Como otimizar a gestão dos recursos humanos, em especial dos servidores no sistema prisional, atendendo ao intuito de minimizar os pagamentos indevidos e ter melhor controle central em relação aos status dos servidores? Ementa: O Processo Estratégico Custódia e Ressocialização de Presos visa a implantar em Minas Gerais um modelo de Gestão Prisional eficaz, com elevados índices de ressocialização e reintegração dos custodiados à Sociedade. O processo inicia-se com a entrada dos indivíduos no Sistema Prisional e com a gestão da custódia destes. A custódia contempla os aspectos de infraestrutura, segurança, logística e atendimento multidisciplinar aos presos, com vistas à ressocialização. Dentro das unidades prisionais, a estrutura de pessoal existente é composta de um diretor geral, diretores setoriais (quais são e o quantitativo varia de acordo com o porte da Unidade, segundo o prescrito no Decreto /2011), agentes e auxiliares administrativos. Os diretores são responsáveis pela coordenação geral de todas as ações realizadas na unidade prisional. Os agentes são responsáveis por manter a ordem e a segurança dentro da unidade, seja nas portarias e muralhas, no trato aos familiares dos custodiados, além de serem responsáveis pela movimentação dos custodiados internamente e externamente. Já os auxiliares administrativos são responsáveis por tarefas específicas e rotinas administrativas e financeiras da unidade, bem como pelo suporte aos agentes e diretores na condução dos trabalhos da unidade prisional. A gestão eficiente dos pagamentos é premissa importante para o equilíbrio nos gastos governamentais, uma vez que a o volume de funcionários, a capilaridade e a complexidade do sistema torna árdua a missão de reduzir a zero o número de 3

4 pagamentos indevidos. Seguindo esta lógica, é natural que, quanto maior seja a população carcerária e o número de unidades prisionais, maior será a necessidade de agentes penitenciários e servidores administrativos e, consequentemente, de ferramentas que possam facilitar o controle e acompanhamento das movimentações, pagamentos e frequência dos servidores. As ideias apresentadas nesse tema deverão apresentar soluções implementáveis pelo Estado no âmbito da gestão de recursos humanos com foco nos servidores dos sistema prisional de Minas Gerais e no tratamento das informações pela área meio, com o objetivo de otimizar o acompanhamento das movimentações e promover a minimização dos pagamentos indevidos e maior controle central em relação ao status dos servidores. Ideia: Descentralização de acesso a informação aos dados funcionais por meio de consulta ao Sistema de Administração de Pessoal SISAP Nome do Pré-Projeto: Comunica RH: Descentralização do acesso aos dados funcionais dos servidores da SEDS Órgão executor: Secretaria de Estado de Defesa Social Início / Término da implementação: 05/01/ /12/2015 4

5 Público-alvo: Funcionários da área de RH das Unidades Prisionais (Ponto Focal RH) e todos os servidores das SEDS em exercício nas unidades. Descrição do Projeto: Tendo em vista o atual cenário de restrição orçamentária, financeira e, consequentemente, de pessoal, torna-se latente a necessidade de descentralização de algumas demandas, principalmente no que tange a área de recursos humanos, a fim de manter a prestação de serviços de forma célere e efetiva. Atualmente, a Secretaria de Estado de Defesa Social SEDS conta com um quadro de pessoal de profissionais, sendo servidores, contratados, prestadores de serviços MGS, 93 estagiários e 34 ASSPROM. Aclaramos que os prestadores de serviços MGS, estagiários e ASSPROM não são objeto desse estudo, já que o Sistema de Administração de Pessoal - SISAP não registra/armazena informações destes vínculos. Para dar vazão a toda demanda de pessoal proveniente das Unidades Prisionais, no que diz respeito a pagamento, concessão de benefícios, vantagens, frequência e lotação, a Superintendência de Recursos Humanos - SRHU conta hoje com 14 profissionais, dentre eles, 04 do Núcleo Comunica RH, responsáveis por absorver e responder toda demanda de questionamentos reportados a Superintendência de Recursos Humanos e 10 taxadores, responsáveis por apurar frequência, lançar ocorrências de rescisão e desligamentos, afastamentos, férias, licenças, remoções, restituições de faltas, bem como outras atividades correlatas a função. Os profissionais do Núcleo Comunica RH realizam, mensalmente, uma média de 590 atendimentos por telefone e que envolvem consulta a dados funcionais disponíveis no SISAP. A maior parte da demanda, no entanto, não recebe atendimento, tendo em vista que há apenas quatro servidores disponíveis para absorver toda a demanda telefônica distribuída em quatro ramais. Cada um deles chega a receber diariamente centenas de chamadas, provenientes de servidores da SEDS, das quais muitas acabam não sendo atendidas. 5

6 Face ao exposto, e visando otimizar a gestão dos recursos humanos bem como conferir maior credibilidade e celeridade na prestação de informação inerente a dados funcionais de servidores e contratados da SEDS, propõe-se por meio de treinamento, disponibilizar o acesso aos dados funcionais registrados no SISAP para fins de consulta. O treinamento será ministrado pela SRHU, podendo ser presencial (caso à época seja possível pagamento de diárias) ou à distância, por meio da parceria firmada entre SEDS e Secretaria de Estado de Ciência, Tecnologia e Ensino Superior - SECTES para utilização do Centro Vocacional Tecnológico CVT e será destinado aos funcionários da área de RH indicados pelos Diretores das Unidades Prisionais - denominados Ponto Focal RH. Por meio do Ponto Focal RH de cada Unidade, busca-se diminuir a grande demanda de trabalho da SRHU, ficando o esclarecimento de dúvidas relacionadas a informações funcionais descentralizadas às Unidades Prisionais, conferindo celeridade à demanda de respostas. Desta forma, a SRHU poderá atuar de forma estratégica e menos operacional, visando a implementação de políticas de recursos humanos eficazes que visem minimizar erros de taxação/pagamento e consequentemente, danos ao erário que muitas vezes são difíceis de serem recuperados. Muitas vezes o servidor/contratado tem seus direitos cerceados, uma vez que não consegue contato com a SRHU a tempo do sistema de pagamento fechar. A ideia apresentada inova a gestão de RH uma vez que traz consigo a coparticipação das áreas finalísticas da SEDS em relação às demandas de pessoal, demandas estas de grande interesse de servidores e contratados das Unidades. O acesso ao SISAP será liberado somente ao Ponto Focal RH, que assinará um termo de responsabilidade e poderá consultar dados como cargo, evolução de carreira, faltas, afastamentos, situação de exercício, situação funcional, férias, pensão alimentícia, carga horária, lotação, períodos de contrato, e desligamento dos servidores da SEDS. Desta forma, o Ponto Focal terá acesso a diversas informações e poderá identificar erros referentes à situação funcional dos servidores de sua unidade. Por exemplo, se algum servidor/contratado estiver com lotação/exercício equivocado no SISAP, a unidade comunicará imediatamente a SRHU, que 6

7 providenciará a regularização, evitando assim o alto índice de profissionais lotados/em exercício no SISAP em unidade distinta da qual efetivamente trabalha. Dentre as principais ações a serem descentralizadas estão as que se referem a férias regulamentares já que, conforme dados do Núcleo Comunica RH, vinculado à SRHU, referente ao segundo semestre do ano de 2013, de demandas, 664 se referiam a questionamento de férias regulamentares. Orçamento: Caso as capacitações ocorram de forma presencial haverá um custo aproximado de R$42.588,00 para pagamento de diárias e deslocamentos dos Pontos Focais. Caso as capacitações dos Pontos Focais ocorram à distância, não haverá custos. Potencial de redução de custos / geração de receita para o Estado: As unidades prisionais têm o prazo para enviar o controle de frequência dos funcionários até o quinto dia útil do mês seguinte ao da apuração. Porém, alguns destes controles não chegam em tempo hábil de realizar os lançamentos no sistema, o que gera pagamentos indevidos. No mês subsequente, as correções são realizadas no sistema, e os valores pagos indevidamente são cobrados através de Documento de Arrecadação Estadual - DAE enviados ao endereço do servidor. Disponibilizando o acesso aos dados funcionais registrados no SISAP para fins de consulta, a informação terá mais credibilidade e agilidade, e os erros poderão ser sanados preventivamente, o que gerará economia aos cofres públicos, com a redução/anulação do pagamento indevido. Por não existirem, atualmente, levantamentos sobre o quantitativo do gasto do Estado com pagamentos indevidos, não é possível estimar monetariamente qual o potencial de redução de custos do projeto. 7

8 Estudos preliminares: Não houve. Abertura social (participação da sociedade na elaboração do projeto): Não houve. Restrições para a implementação do projeto: Déficit Orçamentário e Financeiro vivido pelo Estado, uma vez que, para capacitação dos Pontos Focais, se faz necessário o pagamento de diária aos servidores que irão capacitar os Pontos Focais das Unidades Prisionais. Importante ressaltar que, diante da inviabilidade de pagamento de diária, a capacitação poderá ocorrer por Treinamento à Distância, por meio de parceria com a Secretária de Estado de Ciência, Tecnologia e Ensino Superior SECTES. Embora essa metodologia de capacitação não seja a mais adequada, por se tratar de capacitação para utilização de sistema (SISAP), trata-se de uma forma gratuita de capacitar os Pontos Focais. Grau de novidade do projeto: Conhecido da Organização: Propostas de melhoria conhecidas no Governo de Minas. São boas práticas já implantadas em outros setores da organização. Benefícios: Governo: Otimização da gestão de recursos humanos, credibilidade, celeridade e efetividade na prestação de informação referente a dados funcionais de servidores e contratados da SEDS. Criação de um canal de comunicação mais próximo e acessível aos servidores das Unidades Prisionais. O RH/SEDS poderá atuar de forma estratégica e menos operacional, visando a implementação de políticas de recursos humanos eficazes que visem minimizar erros de taxação/pagamento e consequentemente, danos ao erário que muitas vezes são difíceis de serem recuperados. Inovação da 8

9 gestão de RH, uma vez que traz consigo a coparticipação das áreas finalísticas da SEDS em relação às demandas de pessoal, demandas estas de grande interesse de servidores e contratados das Unidades. Controle efetivo e real do quadro de pessoal das Unidades finalísticas. Sociedade: Redução da folha de pagamento, a partir da minimização dos pagamentos indevidos, liberando recursos para o investimento em outras áreas e melhoria na prestação do serviço público. Riscos: Ameaças: Disponibilização de pesquisa geral dos dados funcionais, uma vez que dados financeiros não podem ficar disponíveis a todas as unidades. Ações mitigadoras: Restringir a consulta apenas a dados pessoais e funcionais. Ameaças: O envio das férias regulamentares através do link, e posteriormente o formulário (requerimento de férias) vir com período diferente. Ações mitigadoras: Anexar ao relatório gerado pelo link de férias regulamentares, uma cópia do requerimento preenchido e devidamente assinado. Ameaças: Rotatividade de Pontos Focais. Ações mitigadoras: Definir perfil adequado, selecionar servidor preferencialmente efetivo, realizar reciclagem constante do treinamento e disponibilização de material online. 9