TECNOLOGIA E SISTEMAS DE INFORMAÇÃO UM ESTUDO DE CASO NA EMPRESA POSTO DOURADÃO LTDA RESUMO

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1 TECNOLOGIA E SISTEMAS DE INFORMAÇÃO UM ESTUDO DE CASO NA EMPRESA POSTO DOURADÃO LTDA Hewerton Luis P. Santiago 1 Matheus Rabelo Costa 2 RESUMO Com o constante avanço tecnológico que vem ocorrendo nessa era digital, surge uma nova sociedade, a Sociedade da Informação, focada na busca pela melhor informação, torna-se necessário a coleta dos dados e um tratamento de maneira que possam gerar informações precisas e concretas. Essa inovação tecnológica faz com que as empresas, obrigatoriamente, se adaptem a esse novo mundo de forma a estabelecer padrões de concorrência e competitividade, se tornando assim um grande diferencial no mercado. O presente artigo apresenta o estudo de caso em uma determinada empresa, buscando aplicar conceitos e práticas de administração de sistemas de informação. PALAVRAS CHAVE: Informação, Metodologia, e Sistemas de Informação. 1. INTRODUÇÃO As mudanças que estão ocorrendo na era da informação afetam profundamente as organizações, transformando poderosamente o papel das pessoas que nelas trabalham. A informação torna-se a principal fonte de energia da organização, sendo assim o seu mais importante recurso. Diante disso, os sistemas de informação tornam-se, portanto uma ferramenta essencial para as organizações, sendo um sistema responsável pela integração de 1 Professor do curso de Sistemas de Informação da Faculdade Atenas-Paracatu - MG. 2 Aluno do curso de Sistemas de Informação da Faculdade Atenas Paracatu MG.

2 vários departamentos, interligando e coordenando as atividades da empresa, reestruturando processos, promovendo melhorias nos resultados e auxiliando nas tomadas de decisões. No entanto, diante do avanço da tecnologia e do efeito da globalização, as empresas estão imersas em um ambiente extremamente dinâmico e sofrem pressões constantes. O mercado torna-se cada vez mais exigente e, portanto, as empresas precisam saber tomar decisões adequadas para se sobressaírem nessa corrida competitiva. E uma das soluções encontradas por grande parte das empresas tem sido o uso de sistemas de informação como suporte para a otimização dos processos necessários na organização. Este artigo tem como objetivo geral demonstrar os resultados da realização de um estudo de caso realizado na empresa Posto Douradão Ltda, com o propósito de analisar os recursos tecnológicos, processos e toda sua forma de gestão, para que assim possa verificar possíveis falhas e propor soluções, otimizando as atividades da empresa, auxiliando no armazenamento e organização dos dados, controle de compras e vendas, e, principalmente, tomada de decisões. 2. REFERENCIAL TEÓRICO Os tempos atuais exigem novas posturas e soluções para desafios e problemas que, cada vez mais, necessitem de criatividade e inovação, a importância do comprometimento das pessoas envolvidas, assim também como estratégias e maneiras de lidar com a liderança, comunicação e motivação, enfim surge, portanto uma nova forma de se administrar. Independente de ser uma organização de pequeno, médio ou grande porte, as empresas precisam trabalhar com uma administração mais moderna, pois novos tempos requerem novos parâmetros, surge portanto a necessidade de uma reestruturação do processo administrativo.

3 Quanto à organização, Jesus e Zambalde (1997) afirmam que a organização é uma função administrativa que se preocupa em agrupar e estruturar todos os recursos da empresa para atingir os seus objetivos. Cooper (2003) afirma que o estudo e a aplicação de métodos de pesquisa proporcionam o conhecimento e as habilidades necessárias para resolver problemas e vencer desafios. Portanto, é extremamente importante uma investigação relacionada a um problema de administração, assim como também diante das novas tendências, os administradores precisam obter mais e melhores informações nas quais lhe auxiliará nas suas decisões. Independente do seu porte, as empresas possuem setores específicos, nos quais diferentes informações possam ser tratadas. E diante desse contexto cabe ao homem se adaptar e tornar-se estratégico e criativo, sabendo usar a Tecnologia da Informação no desenvolvimento de competências e habilidades para buscar, tratar e armazenar informações provenientes de diversas fontes e tecnologias diferentes. Em uma empresa são perceptíveis às vantagens e o quanto contribuem os sistemas de informação para controlar os seus processos, proporcionando qualidade, organização e eficiência. Na verdade, aplicar a Tecnologia da Informação nas organizações é mais um dos métodos para tornar a empresa um marco referencial, tornando-a competitiva com elevado grau de qualidade. Para Davenport e Prusak (1998), nas organizações, a questão da gestão do conhecimento pode ser vista como um grande processo em analogia com a qualidade total, pois quem garante a qualidade é o próprio indivíduo, pela execução de suas tarefas no dia-adia de trabalho. Maña (1999), afirma que o grande caminho pode estar na preparação, capacitação, onde é possível conduzir a mudança organizacional ligada à evolução simultânea da empresa e de seu ambiente, capitalizar conhecimentos e experiências para constituir memória coletiva transmissível à empresa. É importante observar que existem basicamente dois tipos de

4 conhecimento na organização, tem-se o conhecimento explícito ou codificável que pode ser transmitido por meio de livros, Internet, manuais, e o conhecimento implícito ou tácito que pode ser transmitido a partir do exemplo, da convivência. Acima de tudo, é fundamental ressaltar que a Gestão do Conhecimento ou GC, requer suporte de várias categorias de tecnologias. Business Intelligence ou BI, Colaboration, transferência do conhecimento, descoberta do conhecimento e mapas do conhecimento são algumas das principais ferramentas utilizadas na implementação de processos de gestão do conhecimento, identificadas como habilitadoras da GC. De forma moderna, a engenharia de software caminha em paralelo com os sistemas de informação. A construção de um sistema de informação não se resume em uma tarefa simples. Necessita-se de uma série de passos a serem seguidos, e, portanto, surge a Engenharia de Software, abordando todos os passos para o desenvolvimento de um sistema, desde o levantamento de requisitos e implementação, até os testes e manutenção. Proporciona, assim, melhorias de qualidade em soluções baseadas em sistemas computacionais. A era da informação proporciona a geração e acúmulo de milhares de informações, sejam elas úteis, fontes verídicas, dados concretos ou não. Diante dessas informações, encontram-se as que são extremamente importantes, possuindo um grande valor seja para pessoas ou organizações. Assegurar acesso a essas informações buscando esconder informações sigilosas, evitar problemas de violações alterando as mensagens antes de chegar ao destino, crimes eletrônicos envolvendo roubo de dados, entre outros problemas, tornou-se hoje uma grande preocupação como também um enorme desafio, atualmente a fraude em informática tornou-se um problema em escala mundial.

5 É preciso antes de tudo, cercar o ambiente de informações elaborando e adotando políticas de segurança no intuito de minimizar os riscos a segurança. É importante ressaltar que é impossível conseguir segurança absoluta e investir em segurança exige um alto custo. 3. METODOLOGIA A metodologia de uma pesquisa é uma técnica que permite a investigação do problema proposto e o alcance dos objetivos delineados. Neste sentido, a metodologia pode ser resumida como a explicação detalhada, rigorosa e exata de todos os procedimentos a serem adotados pelo pesquisador, a fim de explicar como a pesquisa será realizada, (MARCONE e LAKATOS, 1991). Devido aos objetivos principais deste trabalho, optou-se por utilizar a pesquisa quantitativa, e a pesquisa qualitativa aplicada, sendo exploratória fundamentada em estudo de caso, observando, registrando, analisando e correlacionando os fatos, tendo como um melhor embasamento, a pesquisa bibliográfica. A entrevista é um método flexível de obtenção de informações qualitativas, requer um bom planejamento prévio e habilidade do entrevistador para seguir um roteiro de questionário. É uma técnica utilizada sempre que os dados não são encontrados em registros e fontes documentais, podendo ser facilmente obtidos por meio de contatos pessoais. (CERVO, 1996). Segundo Yin (2001), estudo de caso é um delineamento mais adequado para a investigação de um fenômeno contemporâneo dentro de seu contexto real, onde os limites entre o fenômeno e o contexto não são claramente percebidos. Por ser realizado no próprio local em que ocorrem os processos, seus resultados costumam serem mais fiéis, pois é de

6 extrema importância que o pesquisador esteja imerso na realidade da empresa ou grupo a ser estudado, para que assim entenda as regras, costumes e convenções que regem o grupo estudado. O presente trabalho busca, contudo, explorar situações da realidade de uma empresa preservando o caráter de cada objeto que esta sendo estudado, descrevendo assim a situação do contexto em que está sendo feita determinada investigação e realizando também formulações de hipóteses no intuito de propor melhorias nos seus processos diante das inovações e avanços tecnológicos. 3.1 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS Para realização deste artigo, inicialmente escolheu-se a empresa a ser estudada. Posteriormente iniciou-se a elaboração de um roteiro semiestruturado para auxiliar na realização deste trabalho, envolvendo a parte de elaboração de questionários e formas de entrevistas, definição de aspectos a serem observados, atores a serem convidados a participar das entrevistas e também análise e discussão dos resultados. Portanto, objetivando obter um maior número de dados para uma análise mais precisa e correta das informações obtidas, foram realizadas entrevistas com aplicações de questionários fechados. Este estudo de caso, portanto, trabalha com descrições, comparações e interpretações, possibilitando ao pesquisador, um melhor diagnóstico dos dados de acordo com os objetivos propostos. Neste trabalho, a observação foi aplicada uma vez que o pesquisador estava diretamente inserido no ambiente, sendo este um funcionário da empresa.

7 As observações e entrevistas realizadas na empresa transcorreram com a participação efetiva de todos aqueles que foram solicitados a colaborar com informações sobre o trabalho relacionado às tecnologias empregadas na empresa. Na pesquisa avaliativa, foram focadas quatro dimensões: conhecimentos de informática; atitudes; gestão da informação; comprometimento. As observações e entrevistas, porém, procuraram coletar especificamente informações sobre os aspectos relacionados à forma de trabalhar com os sistemas de informações e demais tecnologias da empresa. Foram realizadas observações e entrevistas nas quais o avaliador seguiu os indicadores referentes a cada uma das dimensões previamente escolhidas. Para Gil (2002), alguns dos objetivos da realização do estudo de caso é a exploração de situações da vida real cujos limites não estão claramente definidos. No encerramento do estudo, foi feita a codificação e tabulação dos dados juntamente com a análise para a conclusão do resultado final. Através desses processos é possível descrever de maneira clara qual o nível de percepção que os colaboradores possuem em relação à administração de sistemas de informação e todo o ambiente dentro de uma empresa e quais os fatores interferem na adaptabilidade ao que é novo. 4. RESULTADOS E DISCUSSÃO A análise dos resultados busca aprofundar de acordo com os conceitos teóricos dos autores citados anteriormente e de acordo com os objetivos propostos, possibilitando obter uma melhor visão do ambiente estudado.

8 O conhecimento do ambiente empresarial é a base para se desenvolver e propor soluções. Este ambiente não é formado somente pelo uso de tecnologias, mas também recursos humanos buscando a organização e planejamento das atividades no dia-a-dia empresarial. Diante disso, é extremamente importante o levantamento dos problemas da empresa, para que assim se possa estudar e adotar estratégias viáveis e de bom custo/benefício para a organização, de modo a solucionar os problemas encontrados. Os gráficos apresentados a seguir demonstram alguns resultados obtidos no estudo de caso realizado em uma determinada empresa. Fundamentos de Informática Classifique o nível de importância dos recursos de TI na empresa no auxílio à gestão e tomada de decisões. 20% 0% 0% Muito importante Ajuda Pouco necessário n.d.a 80% Gráfico 4.1: Importância dos recursos de TI Fonte: Questionário aplicado aos funcionários em janeiro/2010. Observando o gráfico acima, pode-se observar que 80% dos colaboradores acham muito importante os recursos de TI na empresa, 20% acredita que esses recursos ajudam bastante. É possível constatar, que a maioria (80%) acha que os recursos de TI são muito importantes auxiliando na gestão e tomadas de decisões na empresa.

9 Os Sistemas de Informação da Organização Gráfico 4.2: Utilização de Sistemas de informação Fonte: Questionário aplicado aos funcionários em janeiro/2010. Conforme o gráfico acima, dos colaboradores que responderam o questionário, 50% utilizam de 1 a 3 sistemas, 30% trabalham com mais de 3 sistemas, 20% trabalha apenas com 1 sistema de informação na empresa. Os usuários estão treinados a usarem os sistemas de acordo com a sua função? 0% 30% 0% 70% Sim Não Nem todos n.d.a Gráfico 4. 3: Treinamento de usuários Fonte: Questionário aplicado aos funcionários em janeiro/2010. Conforme o gráfico acima, dos colaboradores que responderam o questionário, 70% afirmam que os usuários estão bem treinados, 30% acreditam que nem todos os usuários estão bem treinados a utilizarem os sistemas de acordo com a sua função.

10 Você trabalha com quantos sistemas de informação na empresa? 30% 0% 20% Apenas 1 De 1 a 3 Acima de 3 n.d.a 50% Gráfico 4.4: Sistemas na Empresa Fonte: Questionário aplicado aos funcionários em janeiro/2010. Diante das análises dos resultados obtidos e as observações realizadas, pode-se observar que várias empresas buscam acompanhar as tendências do mercado e vem se inovando na medida do possível dentro de seus orçamentos. Mesmo com toda essa preocupação em estar dentro das novas tendências em TI pode-se observar também que ainda há necessidade de um maior preparo dos colaboradores diante das novas tecnologias, nem todos estão totalmente aptos e ou até mesmo dispostos a se adaptarem às mudanças, as resistências existem e precisam ser tratadas e eliminadas. Os colaboradores por mais que estejam preparados, nem sempre tem paciência quando se deparam com alguma dificuldade nos sistemas de informação utilizados pela empresa, nem se quer buscam entender e ou analisar determinada situação e já encaminham o problema para o analista de TI da empresa. Muitas das vezes são coisas simples, problemas fáceis que podem ser resolvidos pelos próprios colaboradores. É importante frisar que os sistemas trabalham de acordo com as entradas, portanto, seria impossível o sistema gerar resultados certos se as entradas, as alimentações dos sistemas não foram inseridas corretamente.

11 Hoje as empresas tem total consciência de que a segurança é fundamental para as organizações, sejam seguranças físicas, administrativas ou lógicas. E consequentemente buscam possuir algumas regras a serem seguidas e respeitadas, regras como acesso restrito de funcionários em determinados locais e utilização de telefones através de senhas por exemplo. A utilização de câmeras e alarmes nas instalações das empresas buscam monitorar, controlar e garantir uma proteção adequada, no entanto não é possível chegar a um ambiente totalmente seguro. Pacotes de aplicativos licenciados como o Norton Antivírus 2010 são utilizados na empresa objeto de estudo, buscando realizar monitoramento, controle, possuindo ferramentas de controle de tráfego na rede, acesso não autorizado, firewall, ferramentas de desempenho de recursos de TI, logs de usuários, entre outros. A empresa trabalhar com política de usuários, estabelecendo acessos aos sistemas de acordo com o que realmente precisa trabalhar no sistema, mantendo sempre um histórico das atividades dos usuários logados no sistema auxiliando muito no controle do que cada funcionário realiza. Preocupação com o melhor uso da informação é uma das maiores preocupações das empresas atualmente e isso faz com elas restrinjam o acesso a determinadas áreas dos sistemas assim como seus bancos de dados, porém a existência dos usuários curiosos é um problema que praticamente quase toda organização convive, e é esse tipo de usuário que sempre tentam burlar as regras e tentar acessar funcionalidades que não tem nada haver com sua função na empresa. Através desse diagnostico as empresas são obrigadas a aplicar regras mais rígidas. 5. CONCLUSÃO

12 Para responder aos objetivos desse estudo, utilizou-se, além de referencial documental e bibliográfico, a metodologia estudo de caso com coleta de dados, análise e discussão fundamentada em entrevistas. Realizando nossas pesquisas em uma empresa que busca adotar a tecnologia como essencial para as melhorias dos seus processos e negócios, foi efetivamente possível detalhar e definir os conceitos alvo, além de discutir e relatar como os princípios teóricos estudados se manifestaram frente a depoimentos e fatos, respondendo a forma de administração de sistemas de informação na unidade caso. As máquinas cada vez mais desenvolvidas tecnologicamente fazem com que a sociedade busque se adaptar rapidamente ao novo mundo, o que exige da sociedade atitudes que fazem com que a busca pela inovação, eficiência e competência sejam itens primordiais para sobrevivência no mercado de trabalho. Por serem alvos fáceis, as empresas acabam sendo as mais prejudicadas pela falta de inovação. E usar Sistemas de informação é uma das melhores estratégias para uma excelente administração das empresas, além de garantir sua competitividade no mercado cada vez mais exigente e competitivo. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS COOPER, D.R. Métodos de pesquisa em administração. 7.ed. Porto Alegre: Bookman, GIL, A. C. Como elaborar projetos de pesquisa. 4.ed. São Paulo: Atlas, JESUS, J.C.S.; ZAMBALDE, A. L. Administração rural. Lavras: UFLA/FAEPE, Maña, A.V. Administração de Sistemas de Informação. São Paulo: Érica, 1999.

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