Comunicação e Informação

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1 Comunicação e Informação Trabalho realizado por: Joana Fernandes nª 9 11ª S Sara Gonçalves nº 11 11º S

2 Índice Introdução 3 Comunicação. 4 Comunicação Humana. 5 Processos de Comunicação.. 6 Tipos de Comunicação. 7 Informação. 8 As funções do departamento do correio 9 Expedição do correio 10 Recepção e registo da Informação 11 Normalização.. 12 Normas Portuguesas 13 Conclusão 14 Bibliografia

3 Introdução A área do trabalho foi a disciplina de Técnicas de Secretariado. Ao iniciarmos este projecto, que aborda a comunicação e a informação, necessitamos de conhecer também os processos de comunicação, a circulação da informação, os vários tipos de comunicação, entre outros. A investigação foi feita com os conteúdos pesquisados na internet e através de alguns livros fornecidos pela professora da disciplina. É necessário referir que foi extremamente importante a realização deste projecto, pois a partir dele é possível constatar o quanto a comunicação e a informação não nos é indiferente perante os vários níveis e situações. 3

4 Comunicação Comunicação é um campo de conhecimento académico que estuda os processos de comunicação humana. Também se entende a comunicação como o intercâmbio de informação entre sujeitos ou objectos. O estudo da Comunicação é amplo e sua aplicação é ainda maior. Para a Semiótica, o ato de comunicar é a materialização do pensamento/sentimento em signos conhecidos pelas partes envolvidas. Estes símbolos são então transmitidos e reinterpretados pelo receptor. Hoje, é interessante pensar também em novos processos de comunicação, que englobam as redes colaborativas e os sistemas híbridos, que combinam comunicação de massa e comunicação pessoal e comunicação horizontal. 4

5 Comunicação humana A comunicação humana é um processo que envolve a troca de informações, e utiliza os sistemas simbólicos como suporte para este fim. Estão envolvidos neste processo uma infinidade de maneiras de se comunicar: duas pessoas tendem uma conversa face-a-face, ou através de gestos com as mãos, mensagens enviadas utilizando a rede global de telecomunicações, a fala, a escrita que permitem interagir com as outras pessoas e efectuar algum tipo de troca informacional. 5

6 Processos de comunicação O processo de Comunicação ocorre quando o emissor (ou codificador) emite uma mensagem (ou sinal) ao receptor (ou descodificador), através de um canal (ou meio). O receptor interpretará a mensagem que pode ter chegado até ele com algum tipo de barreira (ruído, bloqueio, filtragem) e, a partir daí, dará o feedback ou resposta, completando o processo de comunicação. Elementos da Comunidade: - Codificar: transformar, num código conhecido, a intenção da comunicação ou elaborar um sistema de signos; - Descodificar: decifrar a mensagem, operação que depende do repertório (conjunto estruturado de informação) de cada pessoa; - Feedback: corresponde à informação que o emissor consegue obter e pela qual sabe se a sua mensagem foi captada pelo receptor. 6

7 Tipos de comunicação Linguagem verbal: as dificuldades de comunicação ocorrem quando as palavras têm graus distintos de abstracção e variedade de sentido. O significado das palavras não está nelas mesmas, m as nas pessoas (no repertório de cada um e que lhe permite decifrar e interpretar as palavras); Linguagem não-verbal: as pessoas não se comunicam apenas por palavras. Os movimentos faciais e corporais, os gestos, os olhares, a entoação é também importante: são os elementos não verbais da comunicação. 7

8 Informação Informação é o resultado do processamento, manipulação e organização de dados de tal forma que represente uma modificação (quantitativa ou qualitativa) no conhecimento do sistema (pessoa, animal ou máquina) que a recebe. Informação enquanto conceito, carrega uma diversidade de significados, do uso quotidiano ao técnico. Genericamente, o conceito de informação está intimamente ligado às noções de restrição, comunicação, controle, dados, forma, instrução, conhecimento, significado, estímulo, padrão, percepção e representação de conhecimento. 8

9 As funções do departamento do correio A carta: é o veículo de comunicação clássico mais utilizado, pelo qual todas as empresas são invadidas diariamente. Quando alguém recebe uma carta está, afinal, a receber uma imagem composta de formato, estilo, vocabulário, gramática, e obviamente, conteúdo, elementos que dão a possibilidade de conhecer quem escreve a mensagem e, mais ainda, a sua competência e a organização de um todo. Existem várias funções do departamento do correio, tais como: Recolha do correio; Verificação da correspondência; Selecção da correspondência pessoal; Abertura da correspondência; Datar a correspondência; Leitura e classificação; Registo de entrada da correspondência; Distribuição do correio; Leitura da correspondência fase 2º; Preparação da correspondência; Execução; Assinatura; Correcções; Registo de saída; Expedição do correio 9

10 Expedição do correio se: Antes da correspondência ser inserida no sobrescrito, deve verificar-se A carta esta datada e assinada; Contem o material referido em anexo; O endereço corresponde ao do sobrescrito. Depois das cartas assinadas e registadas (registo de saída) o profissional de secretariado dobra-as e mete-as dentro dos respectivos sobrescritos, verificando a concordância entre os anexos mencionados e enviados. Fecha então o sobrescrito, executa o trabalho de franquiar a correspondência por processos manuais ou mecânicos. Não pode esquecer que, sempre que se observem condições especiais, estas devem ser mencionadas no próprio sobrescrito. Exemplos: carta registada ; carta registada com aviso de recepção ; Expresso 10

11 Recepção e registo da informação Recolha do correio: o correio, que todas as empresas recebem e que compreende o conjunto de documentos administrativos, cartas, impressos, etc, é geralmente entregue na empresa por um dos funcionários dos C.T.T. Muitas vezes a empresa pode também possuir um apartado ou caixa postal devendo, então, o departamento do correio encarregar um funcionário de levantar diariamente, a uma hora estipulada, a correspondência, não necessitando neste caso a empresa de se cingir ao horário de distribuição dos correios. Registo de entrada das correspondências: o registo da entrada da correspondência é imprescindível, pois vai permitir exercer um certo controlo sobre os movimentos da correspondência, constituindo uma verdadeira contabilidade dos assuntos e documentos. Que obriga que sejam tiradas cópias dos originais recebidos, para um exemplar ficar no departamento anterior e/ou os outros seguirem para o respectivo destino. A tiragem das cópias só deve ser feita após a colocação do respectivo carimbo da entrada. Registo de saída das correspondências: o registo das saídas, em determinadas empresas, é feito em livro próprio. O riscado das folhas desse livro será semelhante ao das entradas de correspondência. As cópias devem ser separadas dos originais, de modo a sofrerem o encandeamento devido. 11

12 Normalização Normalização provem da palavra norma, onde as normas são regras que orientam e disciplinam a vida do Homem em sociedade. A existência, observância e o comprimento de normas contribui, de forma decisiva, para uma melhoria da vivencia em sociedade, facilitando a comunicação, orientando os comportamentos, evitando conflitos, impondo atitudes, entre outros. As normas classificam-se de acordo com as características que apresentam, atendendo essencialmente a dois aspectos: Controle da observância; Âmbito da aplicação. Contudo algumas dessas normas, para além das funções já referidas, também vão exigir um comportamento e á aceitação de determinações, cuja observância vai ser fiscalizada pelo poder judicial. O não comprimento deste tipo de normas dá origem a consequências penalizações. 12

13 Normas portuguesas Em Portugal, existe a Comissão Nacional de Normalização com a finalidade de definir orientações tendo em vista a uniformização de procedimentos e, sempre que possível, de acordo com as normas internacionais. Procurando objectivar o desenvolvimento do tema, vamos mencionar algumas Normas Portuguesas que os administrativos devem conhecer par actuarem com conhecimento das situações. NP-4 para normalização dos formatos de papel (serie A). NP-5 - para normalização dos formatos de cartas e ofícios formato A4 (1ª pagina). NP-6 - para normalização dos formatos de cartas e ofícios formato A4 (1º pagina de continuação). NP-7- para normalização dos formatos de sobrescritos. NP-8 - para normalização dos formatos de ofícios e cartas para comunicações curtas. NP-9 - para normalização de escrita de números. NP-17 formatos de papéis. NP-61 sinais de correcções dactilográficas ou tipográficas. NP-113 divisões de um documento escrito numeração progressiva. NP-738 pagina de titulo de publicações não periódicas. NP-950 escrita numérica das datas. 13

14 Conclusão A comunicação e a informação estão presentes no quotidiano de qualquer pessoa. Ao longo deste trabalho foram apresentados vários assuntos relativos a comunicação e á informação, tais como os tipos de comunicação, a importância comunicação, entre outros, o que ajuda bastante a perceber as vantagens e interesse pelo tema em questão. Foram apresentados vários aspectos importantes relativamente á comunicação e á informação, e á importância que tem no nosso dia-adia. Todo este trabalho foi realizado com um principal objectivo, isto é, fornecer as informações necessárias para que possamos compreender tudo o que esta relacionado com a comunicação e a informação. Assim, terminamos este projecto, ficando com noções e conhecimentos ate agora desconhecidos. 14

15 Motor de busca: Google Escola Secundária De Paços De Ferreira Bibliografia Livros: O trabalho administrativo na empresa de Jorge M. L. Dias dos Santos e de Maria Helena Vieira S. Lemos das Edições asa. Secretariado na empresa de Ana Meireles e Ana Sousa. 15