ANÁLISE DO SISTEMA DE CONCESSÃO DE CRÉDITO E CONTROLE DAS CONTAS A RECEBER DA EMPRESA NET SHOP INFORMÁTICA LTDA.

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1 1 PREFEITURA MUNICIPAL DE GURUPI FUNDAÇÃO UNIRG FACULDADE UNIRG CURSO DE ADMINISTRAÇÃO PROJETO DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO II ANÁLISE DO SISTEMA DE CONCESSÃO DE CRÉDITO E CONTROLE DAS CONTAS A RECEBER DA EMPRESA NET SHOP INFORMÁTICA LTDA. Acadêmico: André Luis Silva Alves Prof. Orientadora: Donária Coelho Duarte, Dra. Gestão Financeira Gurupi, Novembro de 2007.

2 2 ANDRÉ LUIS SILVA ALVES ANÁLISE DO SISTEMA DE CONCESSÃO DE CRÉDITO E CONTROLE DAS CONTAS A RECEBER DA EMPRESA NET SHOP INFORMÁTICA LTDA. Projeto de Conclusão de Curso apresentado à Faculdade UNIRG. Prof. Orientadora: Donária Coelho Duarte, Dra. Gurupi, Novembro de 2007.

3 3 ANÁLISE DO SISTEMA DE CONCESSÃO DE CRÉDITO E CONTROLE DAS CONTAS A RECEBER DA EMPRESA NET SHOP INFORMÁTICA LTDA. ANDRÉ LUIS SILVA ALVES Este Projeto foi julgado adequado e aprovado para a continuidade do Trabalho de Conclusão do Curso junto ä Faculdade UNIRG.... Prof. Alexandre Ribeiro Dias, MsC Coordenador do Curso de Administração... Profª. Donária Coelho Duarte, Dra. Coordenadora de Estágio do Curso de Administração Apresentada ä Banca Examinadora, integrada pelos Professores:... Prof. Orientadora Donária Coelho Duarte, Dra.... Prof. Fabio Pegoraro. Esp. Banca Examinadora... Prof. Carolina Furlan. Esp Banca Examinadora

4 4 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO CONSIDERAÇÕES GERAIS SITUAÇÃO PROBLEMÁTICA OBJETIVOS Objetivo geral Objetivos específicos JUSTIFICATIVA REVISÃO DA LITERATURA SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL Tipos de Sistema de Informação Como implantar um sistema de informação GESTÃO FINANCEIRA Contas a receber Contas a pagar Fluxo de Caixa CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS DELINEAMENTO DA PESQUISA TÉCNICAS DE PESQUISA ANÁLISE DOS DADOS CRONOGRAMA DE ATIVIDADES ORÇAMENTO...34 REFERÊNCIAS...35 APÊNDICE A - QUESTIONARIO...37

5 5 1 INTRODUÇÃO Com o conhecimento das informações obtidas por meio do mercado atual, e a velocidade da comunicação globalizada influente, observa-se que a competitividade empresarial se torna cada vez mais forte. As empresas para se tornarem competitivas precisam ser mais eficientes nos controles financeiros. As ferramentas de gestão financeira apóiam os administradores nos controles financeiros das empresas, visando trazer para as organizações a maximização de seus lucros. Desta forma este projeto será desenvolvido na empresa Net Shop Informática Ltda e tem como objetivo analisar as ferramentas de controle de contas a receber e análise de concessão de crédito da mesma. Para compreender este projeto e para um melhor entendimento dos objetivos propostos, esta pesquisa está estruturada em sete capítulos. O capítulo 1 apresenta os elementos da parte introdutória, considerações gerais, situação problemática, objetivos gerais e específicos que levaram a desenvolver este projeto, justificativa e a estrutura do mesmo. O capítulo 2 compreende a revisão de literatura, onde serão apresentados os conteúdos teóricos relacionado ao tema proposto que auxiliarão no desenvolvimento do estudo. O capítulo 3 demonstra informações da estrutura e caracterização da empresa desde sua fundação até os dias atuais, mostrando como foi criada e como vem atuando no mercado. No capítulo 4 registram-se os procedimentos metodológicos utilizados para o desenvolvimento do projeto; No capítulo 5 será apresentado o cronograma das atividades, uma estrutura que representa a distribuição planejada das atividades que compõem o projeto em seu tempo necessário para a execução. No capítulo 6 será apresentado o orçamento, onde é demonstrado o recurso financeiro indispensável a pesquisa. No capítulo 7 serão informadas as referências bibliográficas que foram utilizadas para a parte teórica e coleta de dados do projeto.

6 6 1.1 CONSIDERAÇÕES GERAIS Observa-se que o mercado vem se desenvolvendo cada vez mais com as novas inovações e transformações, sejam elas tecnológicas ou culturais. Em razão disso os clientes estão sendo mais exigentes com a qualidade dos produtos, serviços prestados e concessão de crédito oferecidos pelas empresas. Para enfrentar as exigências dos clientes e as mudanças do mercado atual as empresas procuram ser mais inovadoras nas estratégias e tecnologias utilizadas a fim de disponibilizar um atendimento diferenciado aos seus clientes para a satisfação dos mesmos. Neste contexto a concessão de crédito apresenta-se como um fator estratégico para efetivar vendas uma vez que poucos clientes podem adquirir a vista o que necessitam, possibilitando a empresa alavanca suas vendas a fim de atingir os objetivos constituídos pela direção da empresa. Assaf Neto e Silva (1997, p.97) afirmam que crédito diz respeito à troca de bens presentes por bens futuros e para Silva (1997, p.63), num sentido restrito e específico, Crédito consiste na entrega de um valor presente mediante uma promessa de pagamento. O sucesso da organização resulta da eficácia do departamento financeiro da empresa que é considerado de grande importância pelas funções que o mesmo desenvolve como: o recebimento e pagamento de numerários, o controle do fluxo de caixa e o gerenciamento dos controles dos gastos e entrada de dinheiro na empresa. As informações gerenciais do departamento financeiro ajudam as organizações a atingir os seus objetivos, fornecendo aos administradores uma visão geral da situação financeira da organização, contribuindo para que as mesmas possam planejar, organizar e controlar de forma mais eficiente a concessão de crédito assegurando assim o recebimento das contas a receber. Neste contexto este estudo tem o objetivo de analisar o sistema de concessão de crédito e controle de contas a receber na empresa Net Shop Informática Ltda.

7 7 1.2 SITUAÇÃO PROBLEMÁTICA Com as turbulências e incertezas econômicas ocorridas no mundo atual, as organizações estão buscando se precaver das conseqüências que essas mutações podem trazer para a área financeira da empresa. A gestão financeira de uma empresa deve dispor de ferramentas para planejar e controlar os recursos de forma correta para que a empresa possa funcionar de forma adequada como um todo. Tendo em vista as alterações que ocorrem no ambiente interno e externo das organizações e o surgimento de novas tecnologias, observa-se à necessidade de utilização de ferramentas que contribuam para a gestão financeira das empresas. Desta forma, o controle financeiro deve ser desenvolvido através de acompanhamento da execução do planejamento financeiro global, empregando se as técnicas de análise e mediante a investigação das causas das variações orçamentárias. A forma deficiente de concessão de crédito e implantação do controle das contas a receber nas empresas gera a inadimplência dos clientes, a insatisfação e desassossego dos gestores ocasionado pela inexistência de um sistema de informações adequado sobre os tomadores de recursos, o que faz com que o ato de receber não seja uma tarefa simples e de retorno certo. Este estudo será desenvolvido em uma micro empresa comercial e de serviços de Gurupi- To, a Net Shop Informática Ltda. O objetivo deste projeto surgiu nas observações ocorridas no sistema de concessão de crédito e do controle de contas a receber da empresa onde foi possível constatar um alto índice de inadimplência dos clientes que vem impossibilitando o andamento adequado da mesma. Diante desta problemática detectada a questão de pesquisa deste projeto definiu-se em: O sistema de concessão de crédito e controle de contas a receber da Net Shop Informática Ltda. são adequados para garantir o recebimento dos clientes?

8 8 1.3 OBJETIVOS Objetivo geral Analisar o sistema de concessão de crédito e o controle de contas a receber da empresa Net Shop Informática Ltda Objetivos específicos Revisar os conceitos de gestão financeira, com ênfase ao controle de contas a receber e análise de risco na concessão de créditos. Realizar pesquisa com os clientes cadastrados da Net Shop Informática; Propor um sistema de concessão de crédito e de controle de contas a receber na empresa investigada. 1.4 JUSTIFICATIVA Administrar os recursos da empresa é uma tarefa que exige o conhecimento e habilidade técnicas dos administradores na utilização das ferramentas disponíveis para alcançar os objetivos organizacionais. O desempenho da administração de contas a receber é relevante para a diminuição e prevenção da inadimplência na empresa, pois a partir do conhecimento sobre esses conceitos é possível entender os fatores que estão afetando o aumento dos débitos dos clientes e possibilitar a criação de estratégias para amenizar as conseqüências negativas da inadimplência. A eficiência do controle das contas a receber é espelho da análise de concessão de crédito que pode ser conceituado como o risco de perda em que se comete quando há inadimplência de uma contraparte numa operação de crédito. Ao avaliar o risco a empresa deve analisar a multiplicidade, qualidade e origem das informações disponíveis para essa análise que deve ser baseada no processamento das informações do proponente do crédito para auxiliar na tomada de decisão. Este trabalho reveste-se de importância para a empresa Net Shop Informática Ltda no sentido de reavaliar, planejar e desenvolver procedimentos para amenizar a inadimplência dos

9 9 clientes através da análise do sistema de concessão de crédito e controle de contas a receber da empresa norteando o empresário para ação sistematizada que vise gerenciar o estabelecimento de forma eficaz perante esta abordagem. A sociedade de uma maneira geral terá uma organização empenhada com o bem estar dos clientes, procurando estrategicamente competir com os concorrentes em preço, prazos adequados e produtos de qualidade para satisfazer os clientes. Para o acadêmico o tema tratado no presente estudo tem ampla importância teórica no sentido de pesquisar variados conceitos abordados pelos diversos autores especializados no assunto e na prática em analisar a viabilidade da aplicação desses conceitos na empresa em estudo. O trabalho está direcionado ao departamento administrativo da empresa Net Shop Informática, a fim de contribuir com soluções para os problemas internos na área financeira, causados pela inadimplência, e com isso obtendo informações necessárias após estudos durante o período acadêmico, visando benefícios para gerenciar o relacionamento com seus clientes de maneira positiva em suas atividades.

10 10 2 REVISÃO DE LITERATURA A fundamentação teórica deste trabalho se faz necessária para a comprovação de que o autor do mesmo apresenta de forma escrita a pesquisa bibliográfica acerca do assunto em questão. Desta forma, inicia-se este capítulo com uma explanação sobre os conceitos que norteiam o objetivo geral deste projeto. 2.1 TIPOS DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO Conforme Turban, Rainer e Potter (2003), o sistema de informação gerencial estratégico dá suporte e configura estratégias competitivas da organização. O mesmo possui uma facilidade de modificar as formas de agenciar para o alcance das metas estratégicas da organização, ou para aumentar a performance da produtividade. Segundo TURBAN, RAINER e POTTER (2003, p. 32), ao estudar o sistema de informação é importante saber a diferença entre dados, informação e conhecimento. Dados são fatos puros ou descrições básicas de coisas, eventos, atividades e transações que são capturados, registrados, armazenados, e classificados, mas não organizados para transmitir qualquer significado. Exemplos de dados seriam médias de notas de graduação, saldos bancários ou o numero de horas trabalhadas por um funcionário em um período de pagamento. A importância do Sistema de informação gerencial, na precisão da qualidade vem por intermédio de programas de gerenciamento comercial que interfere nas analises como um todo do processo administrativo, mostrando com rapidez e precisão a situação que a empresa se encontra internamente, podendo assim em tempo ágil obter informações como contas a receber, contas a pagar, fluxo de caixa e outras informações disponíveis nos sistema, para ter melhor controle da administração na empresa. O sistema de informação gerencial do nível que gerencia uma organização fornece apoio às fundações de planejamento que têm a tomada de decisões através de relatórios resumidos de rotina, com o controle geral nas organizações, tendo uma administração tática, tendo um controle da produção da projeção de vendas, podendo organizar a reengenharia de processos industriais, fazendo assim a análise de custos.

11 11 O Sistema de Processamento, neste caso como as finanças e Contabilidade, a contabilidade de custos, livro razão, orçamentos, contas a pagar e contas a receber. Os sistemas computadorizados que fazem e registram as transações diárias indispensáveis á conduta do negocio, a manufatura e produção. Programação de compras, controle de qualidade, engenharia, planejamento de recursos matérias. Os Recursos Humanos, Cadastro de pessoas, plano de carreira, treinamento, benefícios e pagamento. As Vendas e Marketing, promoções, novos produtos, pesquisa de mercado, preços e pedidos. Conforme Matias (2007)O Sistema de Informação Gerencial Estratégico, a evolução nos sistemas de informação gerencial de técnico para gerencial, e de gerencial para estratégico, transformou o SIG no principal elemento de definição da estratégia organizacional. Segundo Oliveira (2002), o SIG ajuda a desenvolver novos negócios, reduz o ciclo de vida dos produtos em decorrência da evolução tecnológica, internacionaliza a concorrência, regulamentações governamentais, e alterações da política econômica e social, afastando as empresas e seus dirigentes e modificando a atuação destes. O mesmo provoca a mudança na forma de atuação das empresas e seus processos decisórios. O Sistema de Informação Gerencial estratégico é como aqueles que mudam os objetivos, produtos, serviços ou relações ambientais de uma empresa. Os Sistemas que têm este efeito sobre uma organização, literalmente mudam o modo pela qual esta empresa faz negócios. Observando neste nível, a tecnologia da informação tende a levar a organização a diferentes padrões de comportamento, ao invés de somente dar suporte e sustentação ao sistema existente, aos produtos existentes e aos procedimentos de negócios existentes. Sistemas de informações estratégicos fornecem vantagens de mercado significantes, embora temporárias, fundamentalmente pelo aumento do custo de entrada de novos competidores. Vendo que as vantagens de curto prazo podem, contudo, se repetir, de modo que uma firma ganhe uma vantagem competitiva por mais de cinco anos sendo assim por diante. Outra maneira de garantir vantagem com o sistema de informações é usar a competência destes sistemas de manterem ligados à empresa, clientes e fornecedores, pelos altos custos de substituir para outro competidor. Os sistemas de informação ainda podem modificar as bases de competição, outro modo de se obter uma vantagem competitiva. O sistema de informação em que qualquer parte da organização que altera seus objetivos, serviços, processos, ou relacionamentos ambientais para que a organização possa obter vantagens

12 12 competitivas. Leva as organizações a um novo sistema de comportamento, vindo a poder mudar os negócios das organizações, relacionamento próximo a clientes e fornecedores e gerentes e funcionários atualizados Sistema de informação gerencial Conforme Mañas (1994), Sistema de Informações Gerenciais, são sistemas que fornecem uma parte das necessidades gerenciais de informação para o processo de tomada de decisões, dando um particular método a decisão. Segundo TURBAN, RAINER e POTTER (2003, p. 32), ao estudar o sistema de informação é importante saber a diferença entre dados, informação e conhecimento. Dados são fatos puros ou descrições básicas de coisas, eventos, atividades e transações que são capturados, registrados, armazenados, e classificados, mas não organizados para transmitir qualquer significado. Exemplos de dados seriam médias de notas de graduação, saldos bancários ou o numero de horas trabalhadas por um funcionário em um período de pagamento. O tema Sistema de Informações Gerenciais é de fundamental importância, não só para a controladoria empresarial e institucional como disciplina, assim como também para a Administração de Empresas. Além de ser um tema tão vital para as organizações, envolve aspectos diversos, tanto de ordem interna como externa, relacionados a estas. Segundo Oliveira (2002), o sistema de informações gerenciais pode ser definido, sendo um processo de transformação de dados em informações que são empregadas na estrutura decisória da empresa, e proporcionam a sustentação administrativa observando a otimização dos resultados esperados. O dinamismo e a complexidade das empresas são fatores que praticamente as obrigam a se fazerem assessorar por um sistema de informação eficiente, que forneça, com segurança e agilidade, subsídios para a tomada de decisões. Outro aspecto muito importante para a utilização de um sistema de informações é a descentralização de funções, observando a necessidade de se acelerar a tomada de decisões. Quanto maior for à empresa também será maior o grau de descentralização, mais dependente será sua alta administração de com um eficiente sistema de informação. Conforme Turban, Rainer e Potter (2003), o sistema de informações gerenciais objetiva fornecerem condições para que os resultados reais das operações sejam apurados e comparados

13 13 com aqueles orçados. Isso é possível através da integração entre padrões e orçamentos que transmitem os resultados obtidos dentro de determinado nível de atividades. A integração entre padrões, visando o orçamento e contabilidade objetiva apoiar os gestores no processo da administração da entidade, bem como, operacionalizar a adequação conceitual entre os três sistemas de forma a considerá-los como um único banco de dados. Para Turban, Rainer e Potter (2003), o sistema de informações gerenciais pode garantir a execução com eficiência das tarefas das rotinas diárias de uma empresa, ele disponibiliza relatórios extraídos do banco de dados da empresa, e os processos de acordo com as necessidades da corporação. Os autores destacam que os dados coletados são de grande importância para as organizações, dentre esses fatores, são destacados os conceitos básicos dos sistemas de informações como: a) Gerenciamento - é importante para a definição de critérios e organizá-los de modo lógico; b) Infra-Estrutura - incide na acomodação física na organização do serviço e do gerenciamento onde permanecem os recursos computacionais existentes. Na infraestrutura são destacados cinco componentes como o hardware do computador, software de propósito geral, redes e as instalações de comunicações (incluindo a internet), banco de dados e o pessoal do gerenciamento da informação. Ela abrange os recursos e a sua conexão, operação, documentação, manutenção e gerenciamento, a mesma também serve para gerar informações sobre como os recursos computacionais exclusivo são organizados e administrados; c) A arquitetura é definida como sendo um mapa ou plano de elevado nível referente às necessidades de informação de uma organização e também a maneira onde essas necessidades estão sendo atendidas. É uma diretriz para as operações atuais e um projeto para futuras orientações. A arquitetura ajuda a assegurar que a TI da organização atenda as necessidades empresariais estratégicas. d) Sistema de apoio o sistema de apoio surgiu no final dos anos 60 do século passado, uma época em que iniciava o processo de acesso aos computadores e da comunicação em rede. Os sistemas de apoio serviam para os funcionários administrativos, em que os mesmos começaram a ter acesso às facilidades proporcionadas pelos computadores nos trabalhos diários na organização. (TURBAN, RAINER E POTTER, 2003).

14 14 Diante do exposto nota-se que o sistema de informações gerenciais é uma rede formado por diversos processos que se interligam para fornecer informações com base nos dados fornecidos Como implantar um sistema de informação O sistema de informação é hoje um elemento indispensável para dar apoio às operações e a tomada de decisão na empresa moderna. Conforme Mañas (1994), a rotina de um empresário, principalmente no Brasil, é enquadrado como pequeno e médio empresário, está muito ligado a atividades relacionadas com: contato com pessoas, encaminhamento de proposta, obtenção e aplicação de recursos, planejar e controlar a produção, as vendas e ainda ter que encontrar tempo para pensar no futuro e dedicação a família e ao lazer. Vejamos que de acordo com Mañas (1994), ele descreve alguns fatores importantes para a implantação de um sistema de informação, vejamos a estrutura de uma empresa pode ser desenhada de diversas maneiras, mas sempre representará duas grandes atividades que estão ligadas aos seus próprios objetivos. A atividade fim e a atividade meio. A estratégia de uma organização está associada a seus objetivos, que por sua vez estão associados à oportunidade sentidas no ambiente. O ambiente é na verdade tudo aquilo que de alguma maneira existe e pode modificar ou ser modificado por uma estratégia no sentido de ser atendido em suas necessidades. 2.2 GESTÃO FINANCEIRA Segundo Braga (1995.p. 25), O exercício financeiro é destacado como um conjunto de atividades pautadas junto à gestão dos fundos que são mobilizados através das áreas da empresa. A mesma é responsável pela alocação de recursos que são indispensáveis a empresa, e também pela formulação de estratégia para a otimização do uso desses fundos. Braga (1995) ressalta que a função financeira é entendida como um aglomerado de atividades com relação com a gestão do fundo de movimentos que são executados em todas as áreas da organização. A mesma é tem a função de arrumar recursos e estabelecer estratégias

15 15 voltadas ao uso desses recursos. A função financeira ajuda desenvolver as atividades operacionais e colabora para o sucesso da organização. Nesta linha Sanvicente (1987) ressalta que a finalidade da função financeira é de auxiliar a empresa de maneira geral, ajudando-a adquirir os recursos necessários para as atividades da organização. A gestão financeira é um conjunto de ações e procedimentos administrativos, elevando o planejamento, análise e controle das atividades financeiras da empresa, visando aumentar os resultados econômicos e financeiros decorrentes de suas atividades operacionais. A Gestão Financeira ocupa-se da gestão dos meios financeiros empresariais e procura cada vez mais a rentabilizarão destes meios, tendo em vista a satisfação de todo o conjunto. O caminho do lucro passa necessariamente por uma gestão financeira eficiente, os procedimentos e os controles têm o objetivo de mostrar as rotinas básicas de como controlar as finanças das empresas Contas a receber Valores que serão recebidos é a concretização do processo de vendas, originados por vendas de mercadorias, serviços ou outros ativos. Para Sanvicente (1997), na considerada economia moderna, o uso de crédito como processo de venda e pagamento sob a maneira de armar contra a concorrência entre as organizações é um método mais utilizado entre as empresas. A importância da administração empresarial na área financeira tem trazido uma série de desafios aos seus colaboradores, principalmente nos tempos atuais dentro da economia. O departamento de Contas a Receber e as atividades de cobrança tem se tornado mais complexo em função do aumentando a inadimplência de clientes, do crescimento da quantidade de clientes atendidos e da necessidade de completa integração dos sistemas empresariais com os sistemas dos bancos. O objetivo é a preparação de um modo funcional e tecnicamente para fortalecer a empresa para enfrentar estes desafios. Observam-se as funções complementares de integração com os sistemas automatizados, bem como relatórios e funções, controles de juros, atrasos, multas, baseado em sólidos critérios de aprovação de crédito, faz módulo de cobrança ágil para a empresa independente se a empresa esta com alto ou baixo volume de transações mensais. A

16 16 redução da inadimplência de clientes, controlando com detalhes e segurança os prazos de vencimento, calculando e cobrando multas e juros, estimulando o usuário de cobrança em suas atividades. Tendo em vista assim melhor a visibilidade da carteira de cobrança dentro da empresa, com informações sobre os clientes. Automatizar todo o processo de cobrança, para se integrar os sistemas dos bancos, para reduzir o tempo de operação da área. Se integrar com módulos de pedidos de venda e faturamento, bem como tesouraria, fluxo de caixa e contabilidade, eliminando a redigitação pelo Sistema de Informação Gerencial, garantir a integração total com módulos de faturamento, caixa e contabilidade da empresa. De acordo com BRAGA (1995, p. 126), Vender a prazo implica em conceder crédito aos clientes. Assim a empresa entrega mercadorias ou presta serviços em cada momento e o cliente assume assim o compromisso de pagar o valor no qual foi combinado em sua fatura. Elevando os riscos de atrasos e perdas por falta de pagamento, tendo em vista que as vendas a prazo provocam despesas adicionais com análise de credito e cobrança. Apesar desses riscos e custos, verificam-se parcelas significativas das transações comerciais é realizada a credito. Embora suas diversas modalidades, o credito ao consumidor é largamente utilizado pelo comercio varejista. Observa-se que um fator importante na liberação de crédito é que além dos riscos provocados pela inadimplência são as despesas que provocam tal situação, como se pode avaliar são as despesas com a análise de crédito, despesas bancárias sustação de cobranças, protesto de títulos entre outros, analisando por este lado pode ser observado que nem sempre seria interessante vendas a prazo uma vez que os custos das mesmas são sempre altos e o risco do não recebimento. Ter que conceder crédito para ampliar o nível de operações para obter ganhos, absolvendo custos fixos e assim aumentar a rentabilidade. Então foi entendido que conceder créditos a clientes significa assumir riscos que não se encontra em vender avista. De acordo com o SEBRAE (2007), existem vários métodos para diminuir a inadimplência, um deles que pode ajudar seria o desconto por antecipação de pagamento. Entre outros métodos o contas a receber se encarrega do controle de títulos a serem recebidos pela empresa e de suas respectivas baixas, possibilitando também o controle de recebimentos avulsos. Segue abaixo as principais funções: Recebimento por carteira, conta-corrente, débito automático, cartão de credito e outras formas de baixa de títulos; Alimentação de extratos financeiros;

17 17 Calculo automático de juros por atraso; Controle de baixas e de cheques pré-datados. Continuando a análise de crédito pode-se observar que quando se concede crédito um cliente tem também altos custos com o gerenciamento dos processos que cuida do setor, tendo as vezes que aumentar pessoal gerando assim mais despesas como contratações de funcionários, aumento na folha de pagamento e impostos, assim, devem ser analisadas ate onde ficam as vantagens de venda a prazo. A política de crédito de uma empresa estabelece e determina se deve dar ou não crédito ao seu cliente, e caso seja dado o crédito, este deve ser concedido em um limite de crédito, o método de concessão de limite a um cliente deve-se em primeiro lugar fazer uma análise dos demonstrativos financeiros do cliente, consultar as fontes de referência do cadastro e observar as instalações de onde o mesmo vem para tentar analisar as possíveis chances de atraso em seus pagamentos. Emissão de boletos de cobrança, duplicatas, recibos, etc. Alimentação automática de extratos financeiros e fluxo de caixa. Controle de negociações de devedores. Geração de arquivo de cobrança para as principais instituições financeira Contas a pagar Contas a pagar é tão importante tanto quanto os demais processos administrativos da Administração Financeira e Orçamentária, as maneiras de proceder em contas a pagar devem desenvolver estruturas e soluções para a finalidade de sua realidade e, ainda, proporcionando ao administrador financeiro subsídios e informações seguras para sua tomada de decisão. Assim, a segurança dos dados manipulados no sistema de contas a pagar é de suma importância para a manutenção e precisão das informações da organização, que dentre outras devem adotar os procedimentos simples, além daqueles proporcionados pela Tecnologia da Informação. Segundo PADOVEZE (2002, p. 241), pela natureza financeira das informações, é desejável que os dados desses sistemas estejam disponíveis por muitos anos. Assim, os movimentos mensais de 20 ou 30 anos atrás, se existirem, devem ser incorporados aos sistemas e mantidos.

18 18 Para um melhor controle de contas pagas por cheque deveremos fazer com que todos os cheques emitidos deveram ser acompanhado de cópia, aplicando-se idêntico comportamento a contratos, recibos etc., pois a empresa necessita de um completo arquivo das informações para consultas futuras. De acordo com PADOVEZE (2002, p. 241), deve haver flexibilidade para incorporação de períodos futuros, como os períodos já constantes das projeções e dos planos orçamentários. O subsistema deve permitir base para utilização desses períodos da forma de simulação. É fundamental certa coesão entre os dados procedentes de cada área da empresa, sendo assim a maioria deles indo desembocar na área financeira. De acordo com Davis, AQUILANO E CHASE (2001, p. 56.), esta necessidade é justificada, pois favorece a tomada de decisão através de uma integração, envolvendo as áreas necessárias para tomada de decisão e planejamento. De acordo com ROSS, WESRTIELD e JADE (1985, p. 28), o fluxo de caixa pago aos titulares de obrigações e ações da empresa deve ser maior que os fluxos de caixa colocado por esses investidores na empresa. Os controles financeiros e o fluxo de caixa irão enxergar eventos estritamente ligados aos aspectos financeiros de negócio (Contas a Pagar, Contas a Receber, saldos e conciliação bancária), mas não os econômicos (ativo imobilizado, estoques e patrimônio líquido), daí a importância de uma análise econômico-financeira, em que se examina a empresa como um todo, por meio do Balanço Gerencial. No estudo e na prática da Administração Financeira devem ser utilizados com freqüência os termos Regime de Caixa e Regime de Competência, causando, às vezes, algumas confusões. O sucesso ou o insucesso de uma empresa como um todo e de sua excelência é determinado pelo agrupamento de decisões importantes que são tomadas. O prazo entre o momento da tomada de decisão e a apresentação de relatórios dos resultados dessas decisões deve ser minimizado. No regulamento de Caixa, verifica-se a data de vencimento / pagamento, ou seja, desde que no momento do desembolso por parte do departamento de Contas a Pagar, durante o Regime de Competência, tendo o objeto de estudo é o momento do surgimento da conta, ou seja, o tempo em que foi vendida ou comprada a mercadoria.

19 19 De acordo com ROSS, WESRTIEL e JADE (1985, p. 46), o fluxo de caixa das operações reflete os pagamentos de impostos, mas não os fluxos de financiamentos, os investimentos, ou as variações do capital de giro liquido. Tais controles financeiros, que exerce funções o que da suporte para o fluxo, devem adicionar mais informações importantes baseado no tipo da conta, data de origem (regulamento de competência), data de vencimento (regime de caixa), e sua data de pagamento (ou desembolso) e juros ou descontos. Na montagem do fluxo de caixa é importante estabelecer um Plano de Contas, que é a descrição das contas a serem utilizadas para os novos lançamentos do caixa. Normalmente, o contador da empresa já organizou essa classificação, que devera perfeitamente sua utilização para fins de fluxo de caixa. Segundo SILVA (2001, p. 27), uma segunda dimensão, ligada as operações da empresa, compreende os demais itens do ativo circulante, como: Duplicatas a receber, Estoques e Contas a Pagar a fornecedores, que também decorrem do volume de compras e da expectativa de vendas da empresa. Pode-se, então, simular mais algumas estratégias financeiras excessivamente importantes no atual circunstancia, porque, ao calcular o estouro de caixa, é necessário gerar possíveis soluções de curto prazo, dentro da realidade empresarial. Um deles é o fluxo de bens e serviços dentro da empresa e o outro é o dinheiro. Ao analisar o orçamento de caixa tem sua finalidade de apresentar com antecedência a provável situação financeira antecipadamente, caso as transações devem ocorrer dentro das premissas e condições planejadas. A informação antecipada das necessidades e sobras de caixa no curto, médio e longo prazo possibilitam aos administradores financeiros tomar decisões que aperfeiçoem os resultados globais. O departamento de Contas a Pagar é responsável pelos processos envolvidos nos pagamentos realizados pela empresa, englobando entrada de títulos, autorização, tesouraria e contabilização. Conforme a Gestão Web (2007), o material estudado e analisado para este item nota as principais funções neste departamento, que uma vez organizada, para que tenha contas a pagar em dia o contas a receber devera estar muito bem organizado e bem administrado, ou seja, o departamento contas a pagar tem que estar totalmente integrado ao fluxo de caixa, segue abaixo os principais exemplos:

20 20 Cálculo automático de impostos e provisionamento; Contabilização automática; Facilidades para pagamentos respectivos, como conta de água, energia, telefones duplicatas, impostos, folha de pagamento, etc.; Controle de parcelas e adiantamento; Alimentação automática de extratos bancários, financeiros e fluxo de caixa; Emissão automática de pagamentos. Devemos que observar a grande importância de análise de relatórios analíticos por centro de custos ou por tipos de contas como: energia, água, aluguel etc. Um alerta automático e muito importante para contas a pagar em atraso ou vencendo no dia atual, para as pessoas corretas dentro da empresa. Possuir modelos avançados de permissões, evitando assim a manipulação de contas já quitadas Fluxo de caixa Em toda empresa, independente de sua atividade, o fluxo de caixa é necessário para orientar o administrador na tomada de decisão no dia a dia. Para Jordan, Ross e Westerfield (2002), o fluxo de caixa é importante para a tomada de decisão de investimento, o mesmo é fundamental para determinar o sucesso ou não de uma decisão econômica. O fluxo de caixa é elaborado através dos controles de contas a pagar, contas a receber, controle de despesas, vendas, contas corrente, enfim, de todas as informações que representem à movimentação de recursos financeiros. O fluxo de caixa pode ser elaborado manualmente, o que dá um pouco mais de trabalho, em uma agenda ou um caderno. Porém será uma atividade mais rápida e eficiente se puder ser obtido através da informática, seja uma planilha eletrônica ou um programa de gestão. O meio de elaboração do sistema de informação dependerá, sobretudo, da capacidade financeira de cada empresa. O importante é ter o fluxo de caixa ajustado a realidade da empresa, respeitando inclusive as características das informações geradas. Segundo Braga (1937), a estimativa dos fluxos de pagamentos e recebimentos, distribuídos durante a vida útil do projeto, constitui o ponto de partida do orçamento de capital.

21 21 Esses fluxos de caixa serão avaliados mediante a aplicação de técnicas simples (prazo de retorno) ou de métodos sofisticados que consideram o valor do dinheiro no tempo (valor atual liquido e taxa interna de retorno). Obviamente, as validades das conclusões que se obterá com a aplicação dessas técnicas dependerão do grau de exatidão das projeções dos fluxos de caixa. Estudar o fluxo de caixa é procurar compreender o processo de formação de liquidez na empresa. É identificar que atividades estão gerando um fluxo de caixa positivo ou negativo e que as atividades estão eventualmente impedindo o caixa gerado de tornar-se disponível. Neste sentido, pode-se afirmar que a geração de liquidez é se torna mais importante do que a geração de lucros já que o que quebra uma empresa não é a falta de lucro e sim a falta de liquidez. São inúmeros exemplos de empresa que se inviabilizaram financeiramente mesmo apresentando lucros contábeis. Curiosamente, o inverso também é verdadeiro. Incontáveis empresas sobrevivem e sobreviveram por vários períodos de prejuízos viabilizando liquidez. Analise do fluxo de caixa nos permite que os sintomas de fragilização da estrutura de capital de giro sejam detectados a tempo para que se possam tomar suas medidas necessárias em tempo cabíveis. Segundo Brasil e Brasil (2002), são importantes, após fazer a classificação funcional dos componentes do balanço patrimonial e da demonstração de resultados, que elaboremos uma ligação entre eles, de forma a termos um sistema integrado de análise financeira. Isso pode ser realizado através do fluxo de caixa. Esse fluxo é, por definição, a diferença entre as entradas e as saídas de dinheiro proveniente das vendas e consumidas nas operações. Ou seja, quando o Sistema de Informação Gerencial realiza funções com o departamento de contas a receber e contas a pagar isto garante maior flexibilidade nas tomadas de decisões, desde que seja bem desenvolvido. O sistema prevê desde o saldo do caixa, contas correntes bancárias o que se tem em contas a receber no dia atual para pagamentos atribuídos nos dias. Podendo o mesmo exibir lançamentos futuros, transferências entre contas-correntes, permite acertos financeiros. Alerta automática as transações e, estado de alerta, como contas vencidas ou vencendo no mesmo dia. Para FALCINI (1992, p. 38), Como entender a lógica de um administrador ou investidor que utiliza, no processo de decisão inicial sobre investimentos, técnicas sofisticadas de avaliação com base nos fluxos de caixa, considerando o valor do dinheiro no tempo, aplicando conceitos como valor atual líquido, taxa interna de retorno, índice de lucratividade e depois nas fases de operação e controle passa a medir o desempenho dos investimentos com base em lucros contábeis. Figurativamente, seria o mesmo que esse administrador ou

22 22 investidor estivesse comparando laranjas com maçãs e, pior, pesando as laranjas e contando as maçãs. O fluxo de caixa é a espinha dorsal da empresa sem ele não se saberá quando haverá recursos suficientes para sustentar as operações ou quando haverá necessidade de financiamentos bancários. Empresa que necessitem continuamente de empréstimos de última hora poderá se deparar com dificuldades de encontrar bancos que as financie. Para HENDRIKSEN (1982, p.109) A necessidade de se desenvolver demonstrativos de fluxo de caixa decorre do aumento da complexidade das atividades operacionais, o que provoca grandes disparidades entre o período nos quais os lançamentos de receitas e despesas são apresentados. Continuando HENDRIKSEN (1982, p.109) diz que O período em que os correspondentes fluxos de caixa realmente ocorrem, tal complexidade pode provocar uma maior oscilação no fluxo de caixa. Fatores externos, tais como a inflação ou mudanças no cenário econômico, afetam mais rapidamente os fluxos de caixa do que o lucro contábil. O fluxo de caixa não depende tão somente da empresa como um todo, mas também da economia do país, pois influencia na vida econômica dos consumidores que conseqüentemente gera a rentabilidade da empresa.

23 23 3 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA Conforme a especificação nacional a empresa possui permissões federais, nacionais, estaduais e municipais para revender artigos de informática assim como prestar serviços de caracterização voltada na área de informática em toda região do estado. Conforme abaixo descrito demonstrando sua caracterização: A Razão Social da empresa é Net Shop Comércio de Equipamentos de Informática Ltda. tendo o seu nome de fantasia como: Net Shop Informática, no qual é inscrita sob CNPJ: / , situada na Av. Maranhão nº 2049, no Centro de Gurupi, atendendo no ramo de atividade de vendas e prestação de serviço de informática em geral. A empresa Net Shop Comércio de equipamentos de Informática Ltda. atuante na área de informática foi criada no dia cinco de maio de 2005, mesmo com pouco tempo de existência a empresa já conta com uma historia de esforço, determinação e perseverança de duas pessoas que apaixonados pela tecnologia, via a necessidade de entrar no mercado a fim de oferecer a região equipamentos e serviços especializados na área. Disputas com grandes e já respeitadas empresas atuantes na área de informática, sistema na qual a revolução tecnológica vem avançando de forma acelerada a cada dia, decidiram então participar de tal concorrência, pois o ideal de cada um deles é lutar pela qualidade uma vez que se via a insuficiência nas empresas atuantes no mercado regional. Após sua criação a empresa começou com a administração do acadêmico do curso de Administração de Empresas e técnico em informática André Luis Silva Alves e seu filho Gustavo de Castro Alves, também acadêmico do curso de Administração de empresa e técnico em informática, ambos iniciaram suas atividades em uma pequena empresa situada na Rua Ministro Alfredo Nasser n. 967 entre a Avenida Mato Grosso e Avenida Amazonas, com um espaço interno de aproximadamente 48 metros quadrados, dando inicio a suas atividades somente com os dois sócios e em menos de um mês a empresa se viu na necessidade de iniciar suas primeiras contratações, após este período de iniciação, um dos sócios observando melhor o mercado optou por concorrer de frente com empresas atuantes no mercado, e fixou a idéia de antes de completar um ano, a empresa deveria mudar de sua localização atual, o que ocorreu, mudou-se para Av. Maranhão nº. 2049, entre as ruas 07 e 08, tendo agora seu espaço interno de aproximadamente 180metros quadrados.

24 24 No mesmo período a empresa já se encontrava com uma equipe de cinco funcionários técnicos especializados na área de informática, participantes de cursos da área, inclusive congresso de fabricantes de marcas líderes de mercado, na administração conta com a administração de um funcionários Bacharel e pós-graduado na área de contabilidade. Hoje, a empresa já possui mais de dois anos no mercado e se encontra com doze funcionários contratados, estando distribuídos em quatro áreas principais: Área Administrativa - que é regida por três pessoas sendo um dos sócios como Administrador, um Contador Pós Graduado, uma Estagiária assistente; Área Técnica de Informática que dispõe de cinco técnicos em informática estando os mesmos sempre atualizados com cursos profissionalizantes juntos aos fabricantes; Área Técnica de Cartuchos e Toners Possui um técnico de cartuchos, atendendo as necessidades apresentada; Área Técnica de Eletrônica com um técnico em eletrônica. E possui um Cobrador e uma Auxiliar de Serviços Gerais (ASG). Com o desenvolvimento da empresa, seus produtos e serviços são sempre voltados para buscas de inovações e vão aos poucos se ampliando, como por exemplo, a aquisição de equipamentos de última geração em recarga de toners e cartuchos, de marcas multinacionais como HP, LEXMARK, CANNON, XEROX entre outras. A empresa Net Shop Informática vem fazendo mudanças no que diz respeito a sua estrutura organizacional, conforme suas necessidades, atualizando e aprimorando-se, visando uma boa qualidade em serviços e a satisfação dos clientes e adaptando-se ao no novo cenário de mercado. O ambiente interno é dividido em subseções, o Administrativo, Operacional, Produção e o Eletrônico. O administrativo no departamento administrativo um dos sócios administra pessoalmente áreas de suma importância para empresa como: a) Setor de Recursos Humanos, contratação e demissão de funcionários que atua com critérios básicos na contratação, em que é analisado o currículo do candidato, após o analise é feito uma entrevista sendo assim após a analise a contratação ou não de candidatos, e folha de pagamento;

25 25 b) Análise de compras, observando as mercadorias de maior giro, lançamentos de mercadorias para aquisição imediata; c) Gerenciamento do estoque, manter o estoque sempre atualizado a fim de manter controle sobre compras e vendas de equipamentos, evitando assim falhas de percas e furtos; d) O Marketing visa buscar uma sustentabilidade ética de curto e longo prazo, administrando vendas e fazendo vendas; e) No departamento contábil, o funcionário responsável, administra a contabilidade da empresa, o departamento financeiro tais como o Caixa, Bancos, Contas a pagar, Vendas de equipamentos e serviços da empresa e a pós vendas. f) A estagiária, por sua vez fica com o departamento de contas a receber, atendimento ao publico, atendimento de telefone, tendo a mesma a competência para realizar vendas, administra as notas a serem recebidas passando ao cobrador as localizações onde serão feitas as cobranças, ficando assim também a organização da limpeza passando tarefas a serem executadas as pessoas competentes, na qual se responsabiliza de prestar serviços três vezes por semana. No departamento operacional o sócio administra todos os serviços os a serem executados, tais como: Administração do pessoal que trabalham no setor focando cada profissional a execução do serviço apresentado; Organização do espaço para execução dos serviços; Montagens das maquinas vendidas; Atendimentos em maquinas com defeitos; Controle dos serviços a serem executados; Administração de serviços em redes convencionais e wirelles; Administração de serviços em impressão. Neste departamento de produção de cartuchos um dos administradores é cooperado com dois funcionários especializado em recarga de cartuchos e toners, onde os mesmos recolhem os cartuchos usados, passando por um processo de descontaminação, após este processo o cartucho esta pronto pra ser recarregado, colocando o mesmo na linha de produção, preparado para a venda e a entrega ao cliente. O departamento de eletrônica, este departamento não tem um funcionário contratado. A empresa conta com um autônomo que presta serviços no período da tarde, indo de três a cinco

26 26 dias por semana conforme a necessidade da empresa, sendo que o mesmo é chamado com antecedência conforme a necessidade da empresa. Este profissional não está incluso no quadro de funcionários, mas obtêm todas as regalias de um funcionário contratado, com exceção de impostos, fundo de garantias entre outras. O ambiente externo é um conjunto integrado de partes interna, dinâmica e relacionadas, que desenvolve uma função e destina em atingir um só objetivo. A empresa visualiza como um sistema que é constituído de subsistemas. Subsistemas são partes dos sistemas que processam todas as atividades e constituem o sistema. Os subsistemas são ligados através de uma rede de comunicações. Um sistema aberto é aquele que troca matéria e energia com o seu meio externo. Logo a organização é um sistema aberto, isto é, um sistema sustentado em importação e exportação, construção e destruição de componentes materiais, em contraste com os sistemas fechados de física convencional, por não ter intercâmbio de matéria com o meio. Considerando a perspectiva de sistema aberto, pode afirmar que um sistema consiste em quatro elementos básicos: a) Objetivos: são partes ou elementos do conjunto. Desde que seja dependendo da natureza do sistema, seus objetivos podem ser físicos ou abstratos. b) Atributos: são qualidades ou propriedades do sistema e de seus objetos. c) Relações de interdependência: o sistema deve possuir relações internas com os objetos. Essa é uma qualidade que define a crucial dos sistemas. Uma relação entre objetos implica um efeito mútuo ou interdependência. d) Meio ambiente: os sistemas não existem no vácuo; são afetados pelo seu meio circundante. O ambiente é tudo que esta envolvendo a empresa e é tudo o que está além das fronteiras ou a delimitação da organização. O ambiente é caracterizado por intensa competição, dificuldades econômicas, mudanças tecnológicas, indecisões sobre políticas governamentais e outros fatores que ameaçam o seu futuro. Considera que o atendimento as demandas de mercado exigem, cada vez mais, uma harmônica combinação não apenas de elementos tecnológicos tradicionais (tendências), bem como a redução do ciclo de vida dos produtos, o monitoramento de concorrentes, do compor também to dos clientes e a identificação de novas oportunidades para investimento, foco das ações de inteligência competitiva.

27 27 Os concorrentes é um dos componentes dentro do ambiente competitivo, os concorrentes dentro de sua área devem lidar em primeiro lugar um com os outros. As empresas competem pelos mesmos consumidores e visam ganhar participação de mercado. As variáveis que orientaram esta pesquisa foram classificadas em: concorrência; clientes; fornecedores; reguladores; inovações do setor; fontes de informação; sistematização e difusão de informações e ainda, perfil da empresa. Os fornecedores são de grande importância no ambiente externo, pois as empresas devem adquirir recursos em seus ambientes e converter esses recursos, uma empresa fica em desvantagem se ela é excessivamente dependente de fornecedores com poderes excessivos de mercado. Estes são influentes e constroem custos de mudanças, os custos fixos com que as empresas arcarão se quiser mudar de fornecedores. As organizações que não tiverem uma visão clara de como se apresentar nitidamente diferentes e únicas, oferecendo algo diferente de suas rivais a um grupo diferente de clientes, serão devoradas pela concorrência intensiva. Os clientes são os que compram os produtos e serviços que as empresas oferecem. Sem os clientes uma empresa não sobrevive. Serviço aos clientes é oferecer aos consumidores o que eles querem ou necessitam. A propaganda é de grande impacto no atendimento aos clientes, não ficando de responsabilidade direta de um ou outro funcionário e sim de toda a equipe, uma vez que se tem contato direto com o cliente, os funcionários deverão fazer, sim, a propaganda da empresa. A empresa por outro atua fazendo quando necessário patrocínio e anúncios em panfletos, jornais, festas, radio e TV. Os bancos são de suma importância uma vez que tenha um bom relacionamento bancário saberá o grau de intensidade da desaceleração da economia principalmente no setor empresarial.