Manual de Treinamento

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1 1 SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO PÚBLICA SUBSISTEMA: CONTABILIDADE PÚBLICA Manual de Treinamento MOVIMENTO E FICHAS: Inclusões e Relatórios

2 2 1 - DESPESA ORÇAMENTÁRIA - movimentos Esta opção permite que o usuário tenha acesso à movimentação da despesa fixada, reduções e suplementações de dotações, empenho e pagamento da despesa, abertura de creditos especiais, e listagem de diversos relatórios relacionados com a despesa orçamentária. Veja quadro a seguir: 1.1 Descrevendo as opções de movimento do menu DESPESAS ORÇAMENTÁRIAS: DESPESA FIXADA: Nesta opção são regitrados os valores relativos à despesa ficada no orçamento LOA. CREDITO ESPECIAL: Opção utilizada para inclusão de Créditos não consignados no orçamento Créditos Adicionais, conforme arts. 40 a 46 da Lei nº 4.320/64 CREDITO EXTRAORDINÁRIO: Opção utilizada para a inclusão de Créditos também não consignados no orçamento, sendo diferenciado dos especiais, porque o mesmo é aberto para atender situações de calamidade pública (Arts. 40 a 46 da Lei nº 4.320/64) CRÉDITO SUPLEMENTAR: Utilizado para reforçar dotações orçamentárias com saldos insuficiente, conforme altorização da LOA. INDEXAÇÃO: Opção utilizada para atualizar os valores fixados no orçamento, em decorrência de desvalorização da moeda. Utiliza-se esta opção somente em períodos de inflação muito elevada para se atualizar as dotações orçamentárias. LIMITAÇÃO DE EMPENHO: esta opção permite que o usuário controle as

3 3 1.1 Descrevendo as opções de movimento do menu DESPESAS ORÇAMENTÁRIAS: cotas orçamentárias de acordo com o cronograma de desembolso mensal (art. 8º e 9º da LRF). REDUÇÕES: Serve de fonte de recursos para os casos de abertura de CREDITOS SUPLEMENTARES, ESPECIAIS e EXTRAORDINÁRIOS (art. 43 da Lei nº 4.320/64) EMPENHO: Esta é, talvez a opção mais utilizada do sistema, pois ela é que permite a execução propriamente dita do orçamento, através dos empenhos e pagamentos e demais movimentação orçamentária da despesa. 2 - DESPESA ORÇAMENTÁRIA - fichas Selecionando esta opção, o usuário terá acesso as fichas orçamentárias individualmente, podendo visualizar o movimento de cada uma, sem ser necessário a sua listagem. Veja tela abaixo: Nesta opção tem-se acesso a todas as fichas de despesas orçamentária.

4 4 Selecionando a opção <L>istagem, permite-se a emissão das fichas orçamentárias, saldos, relação de mutações patrimoniais, relação de restos a pagar para balanço, entre outros documentos Consultando uma ficha específica de despesa orçamentária obras e instalações e projeto construção de unidades escolares. Para se consultar uma ficha específica, basta que o usuário tecle <ENTER> a ficha desejada que aparecerá a movimentação desejada, conforme quadro baixo:

5 5 Nesta opção o usuário terá acesso a toda movimentação da ficha de despesa (projeto elemento econômico), podendo ser checada a despesa fixada, empenhada, anulada, suplementações, reduções e saldos. 3 - RECEITA ORÇAMENTÁRIA - movimento e fichas: Esta opção permite que sejam incluidos, excluidos ou alterados movimentos relativos a arrecadação orçamentária, abragendo ainda a arrecadação de desconto que é feita automaticamente na fonte quando no pagamento da despesa. Veja quadro abaixo: 4 - EXTRAORÇAMENTÁRIO - movimento e fichas Toda movimentação de Receita e Despesa Extraorçamentária (exceto Restos a Pagar), incluindo também a movimentação de caixa e bancos, é efetuada

6 6 nesta opção. Veja quadro abaixo detalhando os movimentos extraorçamentários: DESCREVENDO AS OPÇÕES DO MOVIMENTO DO MENU EXTRAORÇAMENTÁRIO SALDOS DE BALANÇO: Serve para indicar o saldo que passou do exercício anterior para o exercício atual, das contas de CAIXA, BANCOS, TELECEARÁ, INSS, SALÁRIO FAMÍLIA, enfim, todas as fichas extraorçamentárias que passarem com saldo, conforme balanço do exercício anterior. RECEITA: Serve para o lançamento de receita extraorçamentária. RECEITA DE DESCONTO: Neste caso o lançamento é feito automaticamente quando na execução do pagamento da despesa. ESTORNO DE RECEITA: Serve para corrigir receitas extraorçamentárias lançadas indevidamente, através do estorno desta receita. DESPESA: Serve para os lançamentos de pagamento das despesas extraorçamentárias. ESTORNO DA DESPESA: Serve para a correção de lançamentos indevidos de despesas extraorçamentárias. TRANSFERÊNCIAS DE SALDOS: Opção utilizada para os casos de transferências de valores entre bancos, saques e depósitos de valores numerários. 5 - OUTROS RELATÓRIOS

7 7 Nesta opção, o usuário terá acesso a seguinte tela, onde poderá emitir vários relatores complementares do Sistema de Cotabilidade Pública, conforme relação constante do quadro abaixo: 6 - TABELAS LOCAIS Elegendo esta opção o usuário terá acesso à tabelas de classificações locais e o cadastro de pessoas fisicas e juridias fornecedores do município, as Unidades Gestoras, as fichas extra-orçamentarias e a estrutura administrativa do município, dentre outras opções.

8 8 ESPECIFICAÇÃO DAS OPÕES DO MENU TABELAS LOCAIS : CLASSIFICAÇÃO ECONÔMICA DA DESPESA: Esta opção discrimina toda a classificação econômica da despesa conforme a Lei 4.320, de 17 de março de CLASSIFICAÇÃO ECONÔMICA DA RECEITA: Esta opção discrimina toda a classificação da receita conforme a Lei 4.320, de 17 de março de ESTRUTURA ORGANIZACIONAL: Esta opção apresenta a estrutura administrativa da Prefeitura indicando suas SECRETARIAS, DEPARTAMENTOS ou SETORES, conforme o caso. UNIDADES ADMINISTRATIVAS: Esta opção indica os níveis subordinados aos Órgão Administrativos. PROJETOS/ATIVIDADES: Esta opção indica a relação de todos os projetos e atividades constantes do orçamento do Município. FICHAS EXTRA-ORÇAMENTARIAS: Esta opção indica todas as contas bancárias pertencentes a administração municipal, como também as extraorçamentárias, ex. INSS. FMSS, ISS, IRRF, TELECEARA, PENSÃO ALIMENTICIA. UNIDADES GESTORAS: Esta opção é inovadora neste sistema, pois permitirá a emissão de relatórios contábeis individualizados por FUNDOS e consolidados com a Prefeitura. O usuário deverá cadastrar os Centros de Responsabilidade com as assinaturas dos responsáveis (administrador, contador,tesoureiro, empenhador). PESSOAS FÍSICAS/JURIDICAS: Opção que relaciona todos os contribuintes e credores do Município. OBRAS: Esta opção permite o cadastramento de todas as obras realizadas no município. OBS: NO CASO DE ABERTURA DE CRÉDITO ESPECIAL, É NECESSÁRIO A INCLUSÃO DO NOVO PROJETO OU ATIVIDADE, E DEPOIS A INCLUSÃO DA RESPECTIVA FICHA DE DESPESA ORÇAMENTÁRIA.

9 9 Veja o quadro abaixo indicando as opões de TABELA LOCAIS DO EXERCÍCIO: Veja o quadro abaixo indicando as opões de TABELA LOCAIS DE TODOS OS EXERCÍCIOS:

10 10 7 CONFIGURAÇÃO: Esta opção permite o cadastramento dos numeros do CNPJ. e do C.G.F. da Prefeitura, bem como o fechamento de intervalos de datas após o encerramento de cada mês, além de outras informações complementares, conforme quadro abaixo: Respondendo as perguntas do menu configurações: Funciona aos Sábados?: se a resposta for afirmativa, o sistema permitirá movimentos nos dias de sábado, caso contrário, o sistema emitirá o seguinte comentário: ESTA SENDO FEITO UM MOVIMENTO EM FIM DE SEMANA, CASO O MESMO ESTEJA CORRETO DESCONSIDERE ESTA INFORMAÇÃO. Permitir vários usuários simultaneamente? esta opção só deverá ser afirmativa no caso de a Prefeitura possuir o sistema instalado em rede, isto é, mais de um computador interligados entre sí.

11 11 Confirguração de datas: esta opção permite controlar digitação de eventos dentro do próprio mês da execução da despesa e receita. Como o sistema aceita movimento em vários períosdos simutaneamente, evita-se assim, que o usuário digite empenho no mês seguinte, p.ex., se ainda não fechado o mês em curso. Veja quadro abaixo: Outras configurações: Nesta opção, várias informações complementares são solicitadas. Veja quadro abaixo:

12 12 Esta opção serve para indicar dados inerentes à Lei Orçamentária Anua, tais com: nº da Lei e limites para abertura de créditos suplementares, dentre outros. Veja opções. 8 - FUNÇÕES ESPECIAIS Esta opção só é utilizada para transpor automaticamente os valores do orçamento e os saldos de restos à pagar para o exercício atual, sem ser necessário a digitação dos mesmos.

13 GERENCIAMENTO OPERACIONAL Esta opção é pouca utilizada pelos usuários do sistema, exceto quando se pretende fazer cópias de segurança do computador para o disquete ou restaurar cópias de segurança do disquete para o computador. A tela desta opção é a seguinte: RESTOS A PAGAR - movimentos e fichas Estas opções permitem que o usuário cadastre os valores inscritos como RES- TOS A PAGAR, individualizando-se por empenho e por credor, e depois efetue

14 14 pagamento, estorno de pagamento e cancelamento, caso o mesmo não deva ser mais pago. A tela desta opção e a seguinte. Nota: para inclusão dos saldos de restos a pagar é preferível que o usurário utilize a seguinte opção: 1 - Tabelas Locais 2 - Ficha de restos a pagar 3 - Escolher a opção (I)ncluir para efetuar a inclusão das fichas de restos a pagar.

15 15 CAPITULO II RELATÓRIOS DO SISTEMA A seguir apresentaremos os relatórios existentes dentro de cada tela do sistema. DESPESAS ORÇAMENTARIA - movimentos ESCOLHA AS SEGUINTES OPÇÕES: 1. Despesa Orçamentária - movimentos <ENTER> 2. Empenhos <ENTER> 3. <L>Listagem <ENTER> GENS: APARECERÁ A SEGUINTE TELA DE LISTA- FICHAS DE DESPESAS ORÇAMENTÁRIAS ESCOLHA AS SEGUINTES OPÇÕES: 1. Despesa orçamentária - Fichas <ENTER> 2. <L>istagens <ENTER> APARECERÁ A SEGUINTE TELA DE LISTAGENS

16 16 RECEITA ORÇAMENTÁRIA - movimentos ESCOLHA A SEGUINTE OPÇÃO: 1. Receita Orçamentária - movimento <ENTER> 2. Arrecadação <ENTER> 3. <L>istagens <ENTER> APARECERÁ A SEGUINTE TELA DE LISTAGENS: RECEITA ORÇAMENTÁRIA - fichas ESCOLHA AS SEGUINTES OPÇÕES:

17 17 1. Receita Orçamentária - fichas <ENTER> 2. <L>instagens <ENTER> APARECERÁ A SEGUINTE TELA DE LISTAGENS EXTRAORÇAMENTARIO - fichas ESCOLHENDO A SEGUINTE OPÇÃO: 1. Extraorçamentária - fichas <ENTER> 2. <L>istagens <ENTER> APARECERÁ A SEGUINTE TELA DE LISTAGENS RESTOS À PAGAR - fichas

18 18 ESCOLHENDO A SEGUINTE OPÇÃO: 1. Restos à Pagar - fichas <ENTER> 2. <L>istagens <ENTER> APARECERÁ A SEGUINTE TELA DE LISTAGENS CAPITULO III INCLUSÕES DE RECEITAS E DESPESAS ORÇAMEN- TÁRIAS A seguir descreveremos de maneira objetiva, a forma de inclusão de receita e empenhamento da despesa, bem como a descrição dos campos de cada movimento orçamentário. INCLUSÃO DO EMPENHO O usuário deve posicionar o cursor sobre a opção EMPENHO, e logo após teclar a letra <I>Inclusão, em seguida aparecerá uma tela com os seguintes campos, destinados à inclusão de empenhos Veja quadro abaixo:

19 19 DESCRIÇÃO DOS CAMPOS DE INCLUSÃO DE EMPE- NHOS DATA...: Informar a data do empenho PROJETO/ATIVIDADE...: Indicar o número do projeto ou atividade a ser empenhada CLASS.ECONOMICA...: Informe o elemento econômico da despesa MODALIDADE...: Informe <O> para empenho Ordinário Informe <G> para empenho Global Informe <E> para empenho Estimativa TIPO DE LICITAÇÃO...: Informe <D> para licitação dispensada Informe <V> para licitação tipo Convite Informe <T> para Tomada de Preço Informe <R> para Concorrência NÚMERO DO EMPENHO...: Esta numeração é feita automaticamente e diária pelo sistema, que deverá aparecer na tela tão logo se confirme o empenho VALOR...: Indique o valor a ser empenhado CREDOR...: Digite o número do C.G.C. (se pessoa

20 20 jurídica), CPF (se pessoa física) ou o código do credor, ou ainda selecione o mesmo utilizando a tecla <F4>, onde aparecerá a tela de todos os credores, selecionando-o pela tecla <P>rocura localiza-se o credor e teclando <ENTER> coloca-o na Nota de Empenho. HISTÓRICO...: Redija o histórico de empenho e depois tecle <F9>, e em seguida confirme ou não a inclusão do empenho. observação: Tão logo se confirme a inclusão da nota de empenho aparecerá na tela o seguinte dizer, este empenho possui discriminação de itens, se neste caso existir notas fiscais discriminando as mercadorias, materiais e ou serviços, deverá se confirmar e digitar todos os itens (produtos ou serviços) constantes neste documento. Ao se concluir a etapa dos itens, deverá aparecer na tela o seguinte dizer, incluir logo pagamento, neste caso se a despesa tiver sido liquidada, poderá ser feito logo o pagamento desta despesa. INCLUSÃO DE PAGAMENTO DE EMPENHO Estando o usuário na tela de empenho, deve-se escolher o empenho a ser pago utilizando a letra <P>Procura e digitando o número do empenho, logo após deverá aparecer o empenho indicado, tecle <ENTER>sobre o mesmo e deverá aparecer uma tela, deverá pois posicionar o cursor sobre a opção <pagamento> e depois digite <I>incluir pagamento. Veja figura abaixo: Da mesma forma, o usuário estando de posse do processo de despesa onde conste o número do empenho, deverá pois utilizar a letra <R>Rápida Inclusão de Pagamento, e digitar o pagamento da despesa. Sem que for confirmado o pagamento da despesa, o sistema emitirá na tela o número do documento de Caixa e do Subempenho (se for o caso).

21 21 DESCRIÇÃO DOS CAMPOS: DATA:...: Informar a data do pagamento DOC. DE CAIXA...: Neste caso a numeração é feita diária e automática, somente nos casos em que é feito vários pagamentos num mesmo processo de despesa, o digitador deverá repetir a partir do segundo pagamento o mesmo número de caixa adotado inicialmente. FONTE...: Indique se o pagamento for feito por BANCO/CAIXA Indique se no caso existir o tipo de desconto orçamentário ou extraorçamentario retido na fonte nos casos INSS,IRRF,ISS e etc. CÓDIGO FINANCEIRO.. Indique o número de banco cadastrado nas fichasextraorçamentarias utilizando-se da opção <F4>. Indique utilizando-se da opção <F4>, qual a classificação da receita retida na fonte nos casos de INSS,IRRF,ISS e etc, de acordo com seu Centro de Responsabilidade. NUMERO DO CHEQUE.: Indique o número do(s) cheque(s) utilizados no pagamento VALOR(ES)...: Indique o valor liquido do pagamento no caso o do cheque. Indique o valor do I.S.S., IRRF ou INSS e etc., retido na fonte. SUBEMPENHO...: Neste caso o número do subempenho é feito automaticamente e o sistema o emitira na tela junto com o Doc. De Caixa, tão logo se confirme o pagamento. INCLUSÃO DE DESPESA EXTRAORÇAMENTÁRIA Posicione o cursor sobre o menu EXTRA-ORÇAMENTARIA - movimentação, e tecle <ENTER>, logo após escolha a opção Despesa, em seguida digite <I>incluir. Veja quadro abaixo:

22 22 DATA:...: DESCRIÇÃO DOS CAMPOS: Informar a data do pagamento CÓD. DA DESPESA...: classificação da despesa. Indique utilizando-se da opção <F4>, qual a DOC. DE CAIXA...: Neste caso a numeração é feita diária e automática, somente nos casos em que é feito vários pagamentos num mesmo processo de despesa, o digitador deverá repetir a partir do segundo pagamento o mesmo número de caixa adotado inicialmente. CREDOR...: Digite o número do C.G.C. (se pessoa jurídica), CPF (se pessoa física) ou o código do contribuinte, ou ainda selecione o mesmo utilizando a tecla <F4>, onde aparecerá a tela de todos os contribuintes, selecionando-o pela tecla <P>rocura localiza-se o credor e teclando <ENTER> coloca-o no Talão de Receita. COD.FINANCEIRO...: Indique utilizando-se da opção <F4>, qual o tipo ou conta de banco/caixa utilizado para efetuar o pagamento. CHEQUE / AVISO...: pagamento VALOR(ES)...: do cheque. Indique o número do(s) cheque(s) utilizados no Indique o valor liquido do pagamento no caso o

23 23 INCLUSÃO DE ARRECADAÇÃO ORÇAMENTÁRIA: Posicione o cursor sobre o menu de Receita Orçamentária - movimento, e tecle <ENTER>, logo após escolha a opção ARRECADAÇÃO, e logo aparecerá a tela arrecadação, em seguida digite a letra <I>ncluir. Veja quadro abaixo: DESCRIÇÃO DOS CAMPOS: DATA...: Informar a data da receita CLASS.ECONÔMICA..: Informe a classificação da receita. Tecle <F4> para consulta. CENTRO DE RESP...: Informe aqui a qual centro de responsabilidade pertence a receita N.º DO TALÃO...: A numeração do talão é feita automaticamente pelo sistema CONTRIBUINTE...: Digite o número do C.G.C. (se pessoa jurídica), CPF (se pessoa física) ou o código do contribuinte, ou ainda selecione o mesmo utilizando a tecla <F4>, onde aparecerá a tela de todos os contribuintes, selecionando-o pela tecla <P>rocura localiza-se o credor e teclando <ENTER> coloca-o no Talão de Receita. COD. FINANCEIRO...: Informe o código do caixa ou dos bancos cadastrado na tabela de fichas extraorçamentárias e de acordo com seu Centro de Responsabilidade. AVISO /REF...: Colocar o número do aviso bancário ou do cheque em que foi efetuado o crédito.

24 24 DESCRIÇÃO DOS CAMPOS: VALOR...: Indicar o valor arrecadado HISTÓRICO...: Redija o histórico da arrecadação e depois tecle <F9> para confirmar a inclusão da arrecadação. INCLUSÃO DE RECEITA EXTRAORÇAMENTÁRIA Posicione o cursor sobre o menu Extra-orçamentaria - movimentação, e tecle <ENTER>, logo após escolha a opção Receita, em seguida digite a letra <I>ncluir. Veja figura abaixo: DESCRIÇÃO DOS CAMPOS DATA...: Informar a data da receita COD. DA RECEITA...: Informe o código da receita. Tecle <F4> para consulta. N.º DO TALÃO...: A numeração do talão é feita automaticamente pelo sistema CONTRIBUINTE...: Digite o número do C.G.C. (se pessoa jurídica), CPF. (se pessoa física) ou o código do contri - buinte, ou ainda selecione o mesmo utilizando a tecla <F4>, onde aparecerá a tela de todos os contribuintes, selecionando-o pela tecla <P>rocura localiza-se o credor e teclando <ENTER> coloca-o no Talão de Receita. COD. FINANCEIRO...: Informe o código do caixa ou dos bancos cadastrado na tabela de fichas extraorçamentárias e de acordo com seu Centro de

25 25 Responsabilidade. DESCRIÇÃO DOS CAMPOS AVISO /REF...: Colocar o número do aviso bancário ou do cheque em que foi efetuado o crédito. VALOR...: Indicar o valor arrecadado HISTÓRICO...: Redija o histórico da arrecadação e depois tecle <F9> para confirmar a inclusão da arrecadação.

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