TJ/SP. Tribunal de Justiça de São Paulo ESCREVENTE TÉCNICO JUDICIÁRIO. Informática. Office XP (Word e Excel)

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1 TJ/SP Tribunal de Justiça de São Paulo ESCREVENTE TÉCNICO JUDICIÁRIO Informática Office XP (Word e Excel) Data de fechamento deste complemento: 26/09/2012 O conteúdo deste complemento refere-se ao Office XP (Word e Excel) exigido no edital de 2012.

2 2012 Proibida a reprodução total ou parcial. Os infratores serão processados na forma da legislação vigente. Direitos exclusivos para a língua portuguesa cedidos à ACJ Editora LTDA. Rua da Glória, 195 sala 206 Liberdade CEP: São Paulo SP Brasil Tel.: (11)

3 Microsoft Word XP MICROSOFT WORD XP esse é o nosso objetivo: procurar cercar todas as opções de questões da banca examinadora. Para que tenhamos sucesso é preciso praticar o inusitado por meio de provas anteriores da organizadora do seu concursos. Você saberia dizer a partir de qual Menu inserimos um Cabeçalho ou Rodapé em um documento em edição? Vamos às opções: Inserir ou Exibir? Parece óbvio, mas não é o Menu Inserir e sim o Exibir na versão do MS-OFFICE XP e do MS-OFFICE Já nas versões MS-OFFICE 2007 e 2010 é a partir da Guia Inserir, Grupo Cabeçalho e Rodapé. Para os editais que cobram o MS-OFFICE XP é muito importante atentarmos aos MENUS e suas respectivas ferramentas das Barras de Ferramentas dos aplicativos. A banca examinadora vai nas questões aquilo que menos utilizamos em nosso cotidiano. Portanto, conhecer o aplicativo somente no modo operacional não será suficiente para acertarmos a maioria das questões. Não podemos subestimar nenhum dos aplicativos da Suíte Office, apesar da sua facilidade de uso, por ser uma ferramenta intuitiva, pois a conhecemos na prática ou por tentativa e erro. Muitas questões têm chamado a atenção por sua complexidade pela simples falta de hábito do usuário. Na prova sempre faremos aquela pergunta a nós mesmos: Qual foi mesmo o caminho que usei para o referido comando ou ação no Word? Portanto, Tela principal A seguir, o conteúdo do módulo do Microsoft Word XP: estrutura básica dos documentos, edição e formatação de textos, cabeçalhos, parágrafos, fontes, colunas, marcadores simbólicos e numéricos, e tabelas, impressão, ortografia e gramática, controle de quebras, numeração de páginas, legendas, índices, inserção de objetos, campos predefinidos, caixas de texto. Barra de menus: Arquivo Editar Exibir Inserir Formatar Ferramentas e Ajuda. Barra de status: Localiza-se abaixo da Barra de Ferramenta Desenho. Observe as opções sugeridas como número de página, seções, Idioma, entre outras. Barra de título: Nome do documento e aplicativo. Área de texto: Onde digitamos e editamos o texto do documento. Procurem acessar as opções a que não estão habituados, pois serão os principais itens que as organizadoras vão cobrar em nossos concursos. Esse material não substitui os tutoriais da Microsoft Corporation ou livros específicos dos aplicativos. 1

4 Informática Foi desenvolvido com foco em concursos públicos abordando os temas com maior incidência nas provas. Normalmente utilizamos os recursos quase que automaticamente, não prestando muita atenção na sequência usada para conseguir o resultado. Agora, com a ajuda do seu professor ou individualmente, vamos usar os aplicativos com mais atenção e cautela. Fiquem atentos aos caminhos para aplicar o recurso. É o que normalmente perguntam em provas mais exigentes. Divirtam-se e aproveitem bastante! Atenção: por exemplo, lembram-se da sequência que usava-se para configurar o recurso de hifenização, controle das linhas viúvas e órfãs, dicionário de sinônimos e criar sumário em seu trabalho escolar obedecendo às normas da ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas)? Já conseguimos todos esses recursos, pois tivemos que garimpar um pouco para achá-los, não é mesmo? Agora temos que assimilar a sequência dessas opções. Esse é o objetivo. Como já foi dito, vamos cercar todas as questões de aplicativos das organizadoras, principalmente dos recursos que menos utilizamos. Estrutura básica dos documentos, edição e formatação de textos Conhecendo as Barra de Ferramentas Barra de Título Barra de Menus Barra de ferramentas de Formatação Barra de ferramentas Padrão 2

5 Microsoft Word XP Régua Aqui encontram os recursos de Tabulação e Recuos como podem observar nas orientações desta barra. Barra de ferramentas DESENHO Abrindo um arquivo Janela de abertura de um arquivo. Pode-se utilizar as teclas de atalhos (CTRL+A) Exemplo: dê duplo clique na unidade e duplo clique no arquivo desejado. Criando um Cabeçalho e um Rodapé A partir do Menu EXIBIR > Cabeçalho e Rodapé 3

6 Informática 1-Inserir Auto texto 2-Inserir número de página 3-Inserir número de páginas insere o número total de páginas 4-Formatar número de páginas opção para escolher o formato do número da página 5-Inserir data 6-Inserir hora 7-Configurar página 8-Mostrar/ocultar texto do documento em edição 9-Mesmo que a seção anterior esta opção já está por default (padrão) habilitada. No aplicativo da Microsoft MS-WORD XP é possível formatarmos diferentes Cabeçalhos e Rodapés e numeração de páginas distintas no mesmo documento em edição. Faz-se necessário inserirmos quebra de seção a partir do Menu Inserir e, antes de alterarmos o futuro Cabeçalho ou Rodapé, devemos desabilitar a ferramenta Mesmo que a seção anterior. 10-Alternar entre Cabeçalho e Rodapé 11-Mostrar o anterior move o cursor para o cabeçalho ou rodapé anterior 12-Mostrar o próximo move o cursor para o cabeçalho ou rodapé posterior 13-Fechar Cabeçalho ou Rodapé 4

7 Microsoft Word XP Saltar para uma determinada página Ao pressionar a tecla F5, a caixa de diálogo Localizar e Substituir é apresentada com a guia Ir para selecionada. Na caixa Insira o nº de página, digite o numero da página que você deseja exibir e clique sobre o botão Ir para, a página desejada é, nesse momento, apresentada. Para encerrar, clique sobre o botão Fechar. Localizar e substituir texto O recurso de Localizar e Substituir nos ajudará na localização de algum texto dentro do documento e a substituí-lo por um outro. Dessa forma não iremos gastar tempo, por exemplo, na substituição de uma determinada palavra do texto, que aparece várias vezes, por um sinônimo. Esse mesmo recurso de Localizar e Substituir é encontrado na barra de rolagem vertical, clicando no botão Selecionar objeto da procura. Ele nos oferece opções de localizar diversos tipos de objetos, como: gráficos, tabelas, comentários e a opção de localizar texto. Janela a partir da opção do menu Exibir > Cabeçalho e Rodapé 5

8 Informática Números de páginas Atenção: para inserir número de páginas automaticamente no documento clique a partir do Menu Inserir > Número de Páginas O Word pode, automaticamente, inserir os números das páginas nos seus documentos e imprimir esses números na posição que você determinar. Caixa de diálogo Números de Páginas Salvando um arquivo com outro nome (F12) Menu Arquivo > Salvar Como... Podemos colocar senhas de Proteção (abertura) ou Gravação a partir da opção Ferramentas dentro desta janela. Configurar Página Menu Arquivo > Configurar Página 6 Nesta janela, você vai encontrar opções como: Configuração de Margens: Superior, Inferior, Esquerda e Direita e Medianiz (caso queira imprimir frente e verso). Orientação do papel: Retrato e Paisagem.

9 Microsoft Word XP Procure testar todas as opções A partir da guia Papel explore itens como Tamanho do Papel 7

10 Informática A partir da guia Layout da Página podemos configurar as opções de Cabeçalho e Rodapé, Seção e Alinhamento da Página. Configurando Layout da Página a partir do Menu Arquivo Visualizar impressão Menu Arquivo > Visualizar impressão ou clicar na ferramenta 8

11 Microsoft Word XP Imprimindo o documento Após verificar se o arquivo está pronto para a impressão, através do Visualizar impressão, você já poderá imprimir seu documento: Menu Arquivo > Imprimir ou (CTRL + P). Opções: Intervalo de páginas. Exemplo: quantas páginas teremos se imprimirmos pela seguinte descrição? 1;3;5-12;4. Isso mesmo, são 11 páginas. A página de número 5 inclusive. Tipos de Quebras Inserindo Quebras Ferramenta bastante útil caso queira personalizar com Cabeçalhos e Rodapés diferentes o mesmo documento. Menu Inserir > Quebra... As Quebras de páginas são automáticas no MS-WORD XP, mas podemos também inserir outros tipos de Quebra segundo a necessidade no documento em edição. Você também pode inserir quebras de página manualmente, sempre que quiser que uma página seja quebrada em determinado lugar. Para inserir uma quebra de página, posicione no local da quebra: Pressione as teclas (CTRL + ENTER). Para inserir uma quebra de linha pressione CTRL + SHIFT). É possível usar quebras de seção para alterar o layout ou a formatação de uma página ou de páginas do documento. Por exemplo, você pode definir o layout de uma página em coluna única ou com duas colunas. Você pode separar os capítulos no documento para que a numeração de página de cada capítulo comece com 1. Você também pode criar um cabeçalho ou rodapé diferente para cada seção do documento. 9

12 Informática Número de páginas a partir do Menu Inserir Inserindo Data e Hora Janela para escolher os formatos para a data e hora do seu sistema operacional A partir do Menu Formatar > Fonte Procure observar nesta janela o que você menos utiliza, pois a banca examinadora trabalha com os itens mais improváveis. Fonte Espaçamento de caracteres Efeitos de texto 10

13 Microsoft Word XP Cor da fonte Estilo de sublinhado Cor do sublinhado Efeitos e Visualização Formatação de parágrafo Menu Formatar > Parágrafo Nesta janela, vamos encontrar: Espaçamento, Recuos e Alinhamentos. 11

14 Informática Marcadores e numeração Para habilitar estas opções, acesse o Menu Formatar > Marcadores e Numeração Formato de numeração 12

15 Microsoft Word XP Existe a possibilidade de formatarmos em vários níveis: Bordas e Sombreamento Menu Formatar Bordas e Sombreamento. 13

16 Informática A formatação de Bordas pode ser feita inclusive na Página. Menu Formatar > Bordas e Sombreamento > Guia Borda da página Menu Formatar > Bordas e Sombreamento > Guia Sombreamento 14

17 Microsoft Word XP Formatando Colunas Outro recurso bastante interessante é a formatação de colunas no estilo jornal. Ortografia e Gramática (F7) Menu Ferramentas > Ortografia e Gramática Frase clássica: O rato roeu a roupra do rei de Roma e comeu sua bota e seu chapéu. Observe que a palavra roupra está escrita errada, portanto o MS-WORD XP vai serrilhar na cor VERMELHA, pois, para o aplicativo essa palavra não existe. Podemos observar também nos erros de concordância ou mais de um espaço entre palavras, o MS-WORD vai serrilhar na cor VERDE. Exemplo: Nós fomos na escola ou nós fomos à escola? Fico com a segunda frase. 15

18 Informática Dicionário de sinônimos Menu Ferramentas > Idioma > Dicionário de Sinônimos (CTRL + F7) Trata-se de um recurso muito útil para substituir palavras que estão repetidas no texto melhorando (ou piorando) a redação e a estrutura linguística. Selecione a palavra e pressione as teclas CTRL + F7. Escolha a palavra desejada. Você pode substituir esta palavra ou consultar seus sinônimos. Salvando o arquivo com senhas de Proteção e Gravação Menu Ferramentas > Opções >... Atenção: a senha de Proteção é para a abertura do arquivo e a senha de Gravação é para autorizar a edição e modificação do arquivo original, caso contrário, poderá abrir o arquivo como Somente Leitura. Confirme as senhas de proteção e gravação: Este recurso também pode ser acessado pelo Menu Arquivo > Salvar como... e clicando-se no botão Ferramentas... > Opções gerais... Exemplo de uma questão: você vai observar na questão que trata-se da versão 2007 do OFFICE, mas é a mesma opção para o MS-WORD XP. No Microsoft Office 2007, é possível usar senhas que ajudam a evitar que outras pessoas abram ou alterem documentos do Word, pastas de trabalho do Excel e apresentações do PowerPoint. Para definir uma senha para modificar uma apresentação do PowerPoint, é necessário clicar no Botão Microsoft Office, na opção Salvar como, em Ferramentas e na opção A) Opções de Salvamento. B) Opções Gerais. C) Criptografia e Segurança. D) Senhas. E) Senha de Gravação e Leitura. Resposta: B 16 Fechar um documento Menu Arquivo > Fechar ou pressione (CTRL + F4). Vai fechar somente o documento atual deixando o Word livre para iniciar um novo documento.

19 Microsoft Word XP Iniciar um novo documento Para iniciar um novo documento (CTRL + O). Novo documento Modelo Menu Arquivo > Novo... Abrir um documento Para abrir um documento: (CTRL + A). Escolha o documento clicando em Examinar, procure o documento entre as pastas. 17

20 Informática Formatando o texto Selecionar texto Um clique Duplo clique no texto Triplo clique no texto Posicionar o cursor Selecionar a palavra Selecionar o parágrafo Selecionando pela Área de Seleção (espaço na margem esquerda do documento) Um clique Duplo clique Triplo clique Selecionar a linha Selecionar o parágrafo Selecionar todo o texto Seleção pelo teclado com o CTRL, SHIFT e as Teclas de orientações. para Selecionar tudo Caractere à direita Caractere à esquerda Palavra à direita Palavra à esquerda pressione CTRL + T SHIFT + SHIFT + CTRL + SHIFT + CTRL + SHIFT + Selecionar até o início do parágrafo CTRL + SHIFT + Selecionar até o fim do parágrafo CTRL + SHIFT + Inserir objetos Menu Inserir > Figura Disposição do texto em relação a figura ou objeto Formatar > Figura 18

21 Microsoft Word XP Após inserir o objeto ou figura, clique com o botão direito do mouse e escolha Formatar > Figura. Escolha na janela a Disposição do texto como Quadrado para colocar a figura ao lado do texto como demonstrado em alguns pontos deste documento. Menu Formatar > Capitular Caixa de Texto Pode ser acessada a partir da Barra de ferramentas Desenho Barra de ferramentas Desenho Inserindo WordArt Opções de Formatação de Texto para maiúsculas e minúsculas Menu Formatar > MAIÚSCULAS e minúsculas Você pode adicionar um efeito especial ao texto usando o recurso WordArt. Menu Inserir > Figura > WordArt Selecione a forma como deseja que o texto seja apresentado e clique em OK, em seguida digite o texto e clique em OK. Atenção: selecione o texto desejado e clique as teclas de atalho SHIFT + F3 e veja a alternância das opções. Trabalhando com Tabelas Tabelas no MS-WORD é tão importante que temos um Menu específico Menu Tabela > Inserir Tabela... Criando letras capituladas nome capitular deriva de capítulo, pois era geralmente no início deles que as capitulares eram reproduzi- O das. Você já deve ter observado em alguns livros ou revistas o formato Capitular na primeira letra de um parágrafo. Em alguns documentos, costuma-se aplicar à letra inicial de um capítulo ou página um formato destacado. Para capitular letra, posicione o cursor ou selecione o parágrafo. 19

22 Informática Inserindo Tabela pela Barra de Ferramentas Barra de Formatação de uma Tabela Descrição completa da Barra de Ferramentas: Tabela Agora responda a questão a seguir sobre tabelas: Uma tabela é composta por linhas e colunas de células que podem ser preenchidas com textos e elementos gráficos. Considere uma tabela no Word com N linhas e M colunas, onde N e M são maiores que 2, e analise as seguintes afirmações relacionadas à navegação nesta tabela. I. Ao se teclar <Enter> com o cursor posicionado no início da primeira célula de uma tabela, o Word irá permitir a inserção de um texto antes da tabela, caso esta esteja no início do documento. 20 II. Ao se teclar <Tab> com o cursor posicionado no fim da última linha de uma tabela, o Word irá adicionar uma nova linha na parte inferior da tabela. III. Ao se teclar <Alt> + <End> em uma tabela, o Word irá mover o cursor para a última célula da coluna em que se encontra o cursor. IV. Ao se teclar <Shift> + <Tab> em uma tabela, o Word irá mover o cursor para a última célula na tabela. Indique a opção que contenha todas as afirmações verdadeiras. a) I e II b) II e III c) III e IV d) I e III e) II e IV

23 Microsoft Word XP Criando um Índice Tipos de Índices: Remissivo, Analítico, índice de figuras e índice de autoridades O mais utilizado é o analítico. Selecione individualmente cada título do seu documento e escolha Título 1 como observado na figura abaixo, caso tenha subtítulo, escolha Título 2 para subníveis. Após formatar todos os Títulos e Subtítulo clique a partir do Menu Inserir e escolha Índice Clique em Índice analítico e OK! Muito bem! Gerou seu Índice. Se vai cair em prova nós não podemos afirmar, mas com certeza vai precisar do recurso ou já precisou, lembra? Agora é com você. Siga os passos e incremente novas opções para criar novos Índices. Índice analítico: No exemplo vamos utilizar um documento com Estilo de Título 1 encontrado na Barra de Ferramentas de Formatação. Caso queira criar um subtítulo, selecione o texto de título e clique no Estilo Título 2 e se o seu texto exigir um próximo subnível, clique em Título 3 e assim por diante. Vamos criar um índice de dois níveis. Se estivesse utilizando o estilo Título 3 para os itens, dentro de cada lição, poderia criar um índice com três níveis. Para criar um índice analítico siga os seguintes passos: 1. Clique com o cursor no ponto onde você deseja inserir o índice. 2. Selecione o comando Inserir > Índices Será exibida a janela Índices. Clique na guia Índice analítico. 4. Nesta janela você tem as opções indicadas na figura a seguir: 21

24 Informática Mostrar números de páginas: marque esta opção para exibir os números de página para cada item do índice. Os números de página aparecem ao lado de cada item, exceto quando você seleciona a caixa de seleção Alinhar nº de página à direita. Alinhar nºs de página à direita: alinha os números de página com a margem direita. Clique em um padrão na caixa Preenchimento para adicionar pontilhado, linhas ou tracejados entre as entradas da tabela e os números de página. Lista Formatos: clique no formato interno que você deseja aplicar no índice analítico. Para criar seu próprio formato, clique em Do modelo e, em seguida, clique em Modificar. Mostrar níveis: clique no número de níveis de títulos que você deseja exibir no seu índice analítico. Para atribuir estilos a níveis de títulos, clique em Modificar. 5. Para o exemplo do nosso índice, selecione as opções indicadas na figura a seguir: Inserindo Objetos Menu Inserir > Objeto A partir deste recurso podemos inserir planilhas, gráficos, entre outros objetos. Podemos editar o objeto a qualquer momento a partir de um duplo clique. 22

25 Microsoft Word XP Adicionar legendas no Word Uma legenda é um rótulo numerado, como Figura 1, que pode ser adicionado a uma figura, uma tabela, uma equação ou outro objeto. Menu Inserir > Legenda Teclas de Atalhos Menu Arquivo CTRL+B Salva um documento. CTRL+O Cria um novo. CTRL+A Abre um documento. F12 Abre caixa de diálogo de Salvar como CTRL+P Janela de Impressão de um documento. CTRL+F4 ou CTRL+W Fecha somente o arquivo presente. ALT + F4 Fecha a janela. CTRL + F2 - Entra no modo visualizar impressão. Menu Editar CTRL + Z Desfazer. CTRL + R Refazer. CTRL + X Recortar. CTRL + C Copiar. CTRL + V Colar. CTRL + L Abre caixa de diálogo Localizar. CTRL + U Abre caixa de diálogo Substituir. CTRL + Y Abre caixa de diálogo Ir Para. CTRL + T Seleciona todo o texto do documento. Menu Formatar CTRL + D Abre caixa de diálogo de Formatar Fonte. CTRL + N Texto selecionado em negrito. CTRL + I Texto selecionado em itálico. CTRL + S - Texto selecionado sublinhado (inclusive espaços). CTRL + = Texto selecionado em Subscrtito. CTRL + SHIFT + + Texto selecionado em Sobrescrito. SHIFT + F3 Alternar entre maiúsculas e minúsculas: (abc > Abc > ABC). SHIFT + F1 Demonstra a formatação do texto selecionado. CTRL + ] Aumenta 1 ponto no tamanho do fonte do texto selecionado. CTRL + [ Diminui 1 ponto no tamanho do fonte do texto selecionado. CTRL + SHIFT + > Aumenta 1 ponto no tamanho da fonte. CTRL + SHIFT + < Diminui 1 ponto no tamanho da fonte do texto. Teclas de alinhamento de parágrafos CTRL + G Alinha o parágrafo à direita. CTRL + E Centraliza o parágrafo. CTRL + Q Remove a formatação do parágrafo. CTRL + J Justifica o parágrafo. 23

26 Informática Espaçamento entre linhas. CTRL + 1 Aplica espaço 1 entre linhas. CTRL + 2 Aplica espaço 2 entre linhas. CTRL + 5 Aplica espaço 1,5 entre linhas. 3. Baseando-se na figura, que mostra um documento sendo editado no Word XP, em sua configuração original, assinale a alternativa correta. Teclas de seleção F8 ( 1 Vezes ) Estende uma seleção. F8 ( 2 Vezes ) Seleciona a palavra. F8 ( 3 Vezes ) Seleciona até o próximo ponto final. F8 ( 4 Vezes ) Bloco de texto. 8 ( 5 Vezes ) Seleciona todo o documento. Exercícios 1. Analise as afirmativas sobre os comandos do menu arquivo do Word XP, em sua configuração original, e indique a alternativa que contém somente as afirmativas corretas. I. O comando Fechar fecha o documento e encerra o Word. II. Para salvar o documento, previamente salvo com outro nome, deve-se utilizar o comando Salvar. III. Na janela do comando Imprimir é possível selecionar para impressão somente as páginas desejadas do documento. a) I. b) II. c) III. d) I e II. e) II e III. 2. Assinale a alternativa que relaciona corretamente o menu do Word XP com uma de suas respectivas funções. a) O documento possui apenas 1 página. b) O modo de exibição é o Layout de impressão. c) O alinhamento utilizado é o Justificar. d) A linha tracejada indica uma quebra de seção contínua. e) O botão pressionado indica que a barra de ferramentas Figura está ativa. 4. Sabe-se que o menu Janela da barra de menus do programa Microsoft Word XP, em sua configuração padrão, permite controlar a exibição dos documentos que estão sendo editados. Assinale a alternativa que contém a correta afirmação referente às opções existentes no menu Janela. a) A opção Dividir divide a janela que está ativa em painéis, de modo que esses painéis possam exibir diferentes arquivos em edição. b) A opção Nova janela abre uma nova janela no programa, que possuirá exatamente o mesmo conteúdo da janela que está ativa. c) A opção Organizar tudo exibe todos os arquivos de texto gravados no disco rígido, de modo que as janelas não se sobreponham. d) A opção Padronizar permite que sejam configuradas as opções da janela ativa, incluindo cores, ícones, menus e funcionalidades. e) A opção Transportar permite que sejam transferidas informações entre os arquivos que estão sendo editados nas diferentes janelas. 5. Assinale a alternativa correta, baseando-se na figura, na qual é apresentado um texto digitado no Word XP, a partir da sua configuração padrão, e sabendo-se que o cursor está posicionado na palavra simbólicos. 24

27 Microsoft Word XP a) O texto foi formatado com alinhamento centralizado. b) O documento foi salvo (gravado) com nome Microsoft Word. c) O documento possui 2 páginas. d) O tipo de fonte utilizado para o texto é Normal. e) Está sendo aplicado um Zoom de 100% no documento. 6. Observe a figura que apresenta a barra de ferramentas Cabeçalho e rodapé do Word 2003, na sua configuração padrão. 7. Assinale a alternativa que contém o botão da barra de ferramentas do Word XP, em sua configuração original, que insere uma caixa de texto no documento. a) b) c) Os botões têm, respectivamente, as seguintes funções: a) Formatar número de página, Configurar página e Mostrar/ ocultar texto do documento. b) Formatar número de página, Mostrar/ocultar texto do documento e Mostrar próximo. c) Inserir número de páginas, Mostrar próximo e Alternar entre cabeçalho e rodapé. d) Inserir número de páginas, Configurar página e Alternar entre cabeçalho e rodapé. e) Inserir data, Vincular ao anterior e Configurar página. d) e) 8. Baseando-se na próxima figura, que mostra um documento sendo editado no Word 2000, na sua configuração padrão, responda às questões de números 08 e 09. A linha pontilhada existente entre os itens 4 e 5 do documento representa uma quebra a) automática de texto. b) de coluna. c) de página. d) de seção contínua. e) de seção (página par). 9. Indique a alternativa correta. a) O modo de exibição utilizado é o layout de impressão. b) O documento possui 2 páginas. c) O trecho II Bimestre está formatado com fonte Arial 12 e estilo Negrito Itálico. d) Não existem alterações a desfazer ou a refazer no texto. e) Foi aplicado o alinhamento justificado no texto apresentado. 10. Analise as seguintes afirmativas sobre o Microsoft Word XP, em sua configuração padrão, em português. I. É possível desfazer uma ação anterior, clicando no botão Desfazer da barra de ferramentas Padrão, ou utilizando as teclas de atalho CTRL+D. II. É possível imprimir um documento completo, apenas a página atual, apenas as páginas pares/ímpares ou determinar quais páginas se deseja imprimir, mas não é possível imprimir parte de uma página do documento. III. É possível que documentos sejam gravados com senha, oferecendo, assim, um importante recurso de segurança. Podem ser utilizadas duas senhas: uma para abertura do documento e outra para gravação do documento. Está correto o contido em: 25

28 Informática a) I, apenas. b) III, apenas. c) I e II, apenas. d) II e III, apenas. e) I, II e III. Gabarito 1. c 2. a 3. c 4. a 5. e 6. d 7. b 8. c 9. e 10. b Anotações 26

29 Microsoft Excel XP MICROSOFT EXCEL XP O Microsoft Excel possui uma interface que lembra, em O Microsoft Excel é um aplicativo de planilhas eletrônicas alguns aspectos, os demais aplicativos da suíte Microsoft que podemos utilizar para as mais diversas finalidades. Nessas Office, por exemplo, apresenta as barras de ferramentas e planilhas podemos elaborar tabelas simples, contendo apenas informações básicas como uma tabela de preços ou de de menus. No entanto, essa semelhança para por aí. Nele produtos ou ainda tabelas complexas, com várias fórmulas encontraremos itens exclusivos, como a barra de fórmulas, para cálculo de porcentagem, gráficos, formatações especiais as próprias planilhas e pasta de trabalho. conforme os valores de tabela e filtros de dados. Tela principal Barra de título Estrutura básica das planilhas Barra de ferramentas Descrição de cada ferramenta Botão Nome Finalidade Nova pasta de trabalho Abrir Salvar Imprimir Nova pasta de trabalho. Abrir uma pasta de trabalho existente. Salva a planilha da janela ativa. Imprimir a planilha ou gráfico da janela ativa. Visualizar impressão Verificar ortografia Recortar Visualização prévia de impressão da planilha ativa. Verificação ortográfica da planilha ativa. Indicar que o conteúdo selecionado será movido ao Clipboard (àrea de transferência). 27

30 Informática Copiar Colar Pincel Desfazer Refazer Inserir Hyperlink Barra de ferramentas WEB AutoSoma Colar função Classificação crescente Classificação decrescente Assistente de gráfico Copiar a área selecionada ao Clipboard (área de transferência). Inserir o conteúdo da área de transferência. Copiar o formato das células selecionadas. Um clique permite colar uma única vez o formato. Duplo clique permite colar inúmeras vezes esse formato. Desfaz as últimas formatações. Ctrl+Z. (CTRL+R) Refazer a última ação desfeita pelo Ctrl+Z. Efetua vínculos com endereço de internet ou documento. Contém ícones para abrir, pesquisar e procurar em qualquer documento, inclusive páginas na WEB. Aciona automaticamente a função =SOMA(). Se houver dados numéricos acima ou à esquerda, irá sugerir o intervalo de células a serem somadas. Abrir janela para inserir uma função. Ordenar uma lista selecionada do menor para o maior valor ou em ordem alfabética dependendo do conteúdo. Ordenar uma lista selecionada em ordem decrescente. Assistente à criação de um gráfico. 28 Barra de formatos Mapa Desenho Controle de zoom Assistente do office Criar um mapa com recursos geográficos e dados associados. Exibir a barra de ferramentas de desenho. Amplia ou reduz a visualização da planilha Ajuda do MS-EXCEL XP Botão Nome Finalidade Fonte Tamanho da fonte Negrito Itálico Sublinhado Alinhamento à esquerda Alinhamento centralizado Alinhamento à direita Centralizar colunas selecionadas Formato de moeda Formato de porcentagem Separador de milhares Exibe a lista de fontes disponíveis Exibe a lista de tamanhos de fontes. Formatar a seleção em negrito. Formatar a seleção em itálico. Sublinhar a seleção. Alinha à esquerda os caracteres da seleção. Centraliza os caracteres da seleção. Alinha à direita os caracteres da seleção. Ferramenta para mesclar as células selecionadas. Formata a seleção como R$ ###.###,## (Símbolo da moeda configurada no Painel de Controle com separadores de milhar e duas casas decimais). Formata a seleção como ## % (sem casas decimais). Formata a seleção como ###.###,## (com duas casas decimais sem o símbolo de moeda).

31 Microsoft Excel XP Barra de status Aumentar casas decimais Diminuir casas decimais Diminuir recuo Aumentar recuo Bordas Cor do preenchimento Cor da fonte Aumentar em uma unidade as casas decimais da seleção. Diminuir uma casa decimal na seleção Diminuir a distância entre o texto e a margem esquerda da planilha. Aumentar a distância entre o texto e a margem esquerda da planilha. Aplicar o tipo escolhido ao redor da área selecionada da planilha. Aplicar a cor escolhida ao fundo da seleção. Aplicar a cor escolhida ao conteúdo da seleção. Mostra uma variedade de informações dependendo do que está sendo feito na planilha. Do lado direito desta barra é mostrado o estado de algumas teclas: Uma linha Diversas linhas adjacentes Diversas linhas não adjacentes Uma coluna Diversas colunas adjacentes Diversas colunas não adjacentes Toda a planilha Pressione o botão do mouse com o ponteiro no cabeçalho à esquerda onde está o número da linha. Selecione uma linha, mantenha o botão do mouse pressionado e arraste-o nos cabeçalhos das linhas a serem selecionadas ou selecione a primeira linha e com a tecla SHIFT pressionada, clique na última. Selecione uma linha e com a tecla CTRL pressionada, clique no cabeçalho das demais linhas a serem selecionadas. Pressione o botão do mouse com o ponteiro no cabeçalho no topo onde está a letra da coluna. Selecione uma coluna, mantenha o botão do mouse pressionado e arraste-o nos cabeçalhos das colunas a serem selecionadas. Selecione uma coluna e com a tecla CTRL pressionada, clique no cabeçalho das demais colunas a serem selecionadas. Pressione o botão do mouse com o ponteiro no botão que está no canto superior esquerdo, à esquerda da coluna A NUM SE SCRL CAPS Tecla Num Lock ativada O modo Sobreescrever está ativado A tecla Scroll Lock está ativada A tela Caps Lock está ativada Menu de atalhos Selecionando células Para selecionar Qualquer célula Células adjacentes Células ou grupo de células não adjacentes Efetue o procedimento Pressione o botão do mouse com o ponteiro sobre a célula a ser selecionada. Selecione a primeira célula, mantenha o botão do mouse pressionado e arraste até a última a ser selecionada ou, clique na primeira, mantenha a tecla SHIFT pressionada e clique na última. Selecione uma célula ou um grupo de células e com a tecla CTRL pressionada selecione outras células ou grupo de células não adjacentes. 29 Há um menu de comandos que o Excel exibe para facilitar a escolha dos comandos mais comumente utilizados e que poderiam não estar presentes na barra de ferramentas. Clique o botão direito do mouse. O Excel abre um menu - menu de atalhos - que contém os comandos mais frequentemente utilizados para a seleção atual (células, linhas, colunas, etc.).

32 Informática Congelando títulos de colunas e linhas Congelando títulos 1. Clique na célula que faz margem com a célula do título das colunas e com a linha do título da linha. 2. Selecione o menu Janela> Congelar Painéis. 3. Para remover, selecione o menu Janela > Descongelar painéis. CTRL+F4 CTRL+F9 CTRL+SHIFT+F12 CTRL+SHIFT+F6 SHIFT+F1 SHIFT+F10 SHIFT+F11 SHIFT+F12 Fecha a janela Minimiza a pasta de trabalho Comando Imprimir (menu Arquivo) Janela anterior Ajuda direta Ativa o menu de atalho Insere uma nova planilha comando Salvar (menu Arquivo) Configurando Impressão Menu Arquivo > Imprimir Dividindo uma planilha 1. Para dividir uma planilha, tanto na vertical como na horizontal, posicione o cursor no local onde ocorrerá a divisão. 2. Selecione o menu Janela > Dividir. 3. Para remover a divisão, selecione o menu Janela > Remover divisão. Localizando dados 1. Clique na célula A1. 2. Selecione o menu Editar > Localizar. 3. Digite a palavra, o valor ou comentário a ser localizado. 4. No campo Pesquisar: defina se deseja pesquisar por linhas ou colunas. 5. E no campo Examinar: defina se deseja examinar por fórmulas, valores ou comentários. 6. Clique em Localizar próxima, até localizar a célula. Se desejar efetuar alguma substituição clique em Substituir. 7. Para retornar a planilha clique em Fechar. Localizando e substituindo dados 1. Clique na célula A1. 2. Selecione o menu Editar > Substituir. 3. Digite os dados no campo Localizar: para a busca, e depois digite no campo Substituir para efetuar a substituição. 4. Você pode optar entre: Substituir todas ==> para substituir a seleção em toda a planilha. Substituir ==> para ir substituindo somente o que desejar. Teclas de função F1 F2 F5 F7 ALT+F4 CTRL+F10 CTRL+F11 CTRL+F12 Ajuda Ativar a barra de fórmulas Comando Ir Para - menu Editar Verificador Ortográfico Fecha o Microsoft Excel Restaura e Maximiza a pasta de trabalho Insere uma nova folha de macro do Microsoft Excel 4.0 Comando Abrir (menu Arquivo) 1. Selecione o menu Arquivo > Imprimir. 2. Selecione as opções desejadas e clique OK. 3. Caso deseje visualizar o arquivo antes da impressão, clique no botão Visualizar. 4. Para retornar clique no botão Fechar. A planilha ativa será impressa de acordo com as definições especificadas na caixa de diálogo Configurar Página e na caixa de diálogo Imprimir. Atalhos de teclado Impressora Intervalo de impressão Tudo Página(s) Número de cópias CTRL+P Nome da impressora definida como padrão. Especifica quais páginas, nas planilhas selecionadas, devem ser impressas. Imprime todas as páginas nas planilhas selecionadas. Imprime o intervalo de páginas especificado nas caixas De e Até. Os números de páginas selecionados nas caixas De e Até determinarão quais as células serão impressas e não a númeração das páginas. Especificação do número de folhas a serem impressas da planilha selecionada. Configurando uma página 1. Selecione o menu Arquivo > Configurar Página. 2. Selecione a Orientação: Retrato ou Paisagem, Dimensionar: para ajustar a planilha na página; Tamanho do papel, Qualidade de impressão, Número da primeira página. 30

33 Microsoft Excel XP botão Visualizar impressão e se estiver tudo correto clique sobre o botão Imprimir. 1. Clique no nome da ficha Margens para determinar as margens: superior, inferior, esquerda, direita, cabeçalho e rodapé. 2. Defina a centralização na página: Vertical e/ou Horizontal. Modificando a largura de uma coluna 1. Clique em uma célula da coluna que será alterada. 2. Selecione o menu Formatar > Coluna > Largura. 3. Digite a nova medida no campo Largura da coluna 4. Clique OK. Ajustando automaticamente a largura de uma coluna 1. Clique em qualquer célula da coluna que deseja ajustar ou selecione o grupo de células da coluna que você deseja que o MS-Excel ajuste automaticamente. 2. Selecione o menu Formatar > Coluna >Autoajuste da seleção. 1. Clique no nome da ficha Cabeçalho/rodapé. 2. Defina um cabeçalho pré-definido pelo campo Cabeçalho: ou, clique no botão Personalizar cabeçalho. 3. Proceda da mesma forma com o rodapé. Modificando a altura de uma linha 1. Clique em uma célula da linha que será alterada. 2. Selecione o menu Formatar > Linha > Altura. 3. Digite a nova medida no campo Altura da linha 4. Clique Ok. Ocultando e reexibindo colunas e linhas Ocultando colunas 1. Clique na letra da coluna que você deseja ocultar. 2. Selecione o menu Formatar > Coluna > Ocultar. Reexibindo colunas 1. Selecione as letras das colunas que estão localizadas dos dois lados da coluna oculta. Por exemplo: para reexibir a coluna oculta C, selecione B e D. 2. Selecione o menu Formatar > Coluna > Reexibir. Ocultando linhas 1. Clique no número da linha que você deseja ocultar. 2. Selecione o menu Formatar > Linha> Ocultar. 1. Clique no nome da ficha Planilha. 2. Defina: Área de impressão, Imprimir título, e demais itens no campo. 3. Defina os itens que desejar no campo Imprimir. 4. Especifique a Ordem da página para impressão. 5. Ao terminar todas as especificações, clique sobre o Reexibindo linhas 1. Selecione os números das linhas que estão localizadas dos dois lados da linha oculta. Por exemplo: para reexibir a linha oculta 4, selecione 3 e Selecione o menu Formatar >Linha > Reexibir. Inserindo imagem do arquivo 1. Posicione o cursor no local que deseja inserir a imagem. 2. Selecione o menu Inserir > Imagem > Clip-art. 31

34 Informática Ou Do arquivo..., Do scanner ou câmera..., Novo desenho..., AutoFormas, WordArt, Organograma e Gráficos. WordArt pequenos trechos do texto com efeitos de cor e forma. Do scanner ou câmera figuras adquiridas por meio de uma câmera digital ou scanner. AutoFormas formas criadas sem nos preocuparmos com um formato ideal, já que o mesmo estará pronto e só o executaremos definindo um tamanho. 3. Na caixa de diálogo que aparecer escolha pasta, subpasta e arquivo da figura que deseja inserir. 4. Clique Inserir. 5. Clique com o botão direito sobre a figura e Formatar Imagem. Cores e linhas - escolha aqui a cor e estilo de linha que deseja para os contornos da caixa da figura. Tamanho - escolha aqui o tamanho, rotação e dimensão que deseja para figura. Layout - escolha aqui a posição que deverá ficar a figura em relação ao texto na página. Por exemplo: alinhado, quadrado, comprimido, atrás ou na frente. Inserindo objeto 1. Posicione o cursor no local que deseja inserir o objeto. 2. Selecione o menu Inserir > Objeto. 3. A caixa de diálogo Objeto será exibida. Clique na ficha Criar um novo. 4. Selecione um dos itens listados na opção Tipo de objeto: Documento do Microsoft Word Imagem de Bitmap Gráfico do Microsoft Excel, etc. 5. Clique Ok. Operadores aritméticos Operador Função Exemplo Resultado ^ (Acento Circunflexo) Exponenciação =2^3 8 * (Asterisco) Multiplicação =4*3 12 / (Barra) Divisão =36/4 8 + Adição Subtração = Ordem de precedência Exemplo: Qual o resultado da fórmula =27+3*2? a) 60 b) 33 c) 162 d) 32 e) 45 A resposta é 33. O EXCEL obedece a Regra Universal Matemática. Para obter o resultado 60 a fórmula deveria ser: =(27+3)*2, ou seja, obedecendo a ordem de precedência. Operadores relacionais Operador Definição > Maior > Menor >= Maior ou igual. <= Menor ou igual 32 = Igual <> Diferente Teste prático A partir da planilha a seguir, resolva a questão: Se digitarmos a função sugerida na célula D5 o resultado será? =SOMA(A:C)+SE(C3>A1+A2*2;MÉDIA(B1;C3);C1^2) Explicação: a) 55 b) 45 c) 51 d) 49 e)65 =SOMA(A:C) - Esta função vai somar todos os dados da planilha (45) e depois vai somar segundo o critério da função =SE( ). Sintaxe: =SE(CONDIÇÃO ; VERDADEIRO ; FALSO), Lembra-se? Se a CONDIÇÃO for verdadeira faça o que é VERDADEIRO. Se C3, que possui o valor 8, for maior que 1+3*2 (resultado=6), pois executamos primeiro a multiplicação e depois a soma. Faça a média (4+8 é igual a 12, dividido por 2 é igual a 6), SENÃO faça 7 elevado ao quadrado (49). O acento circunflexo representa a Exponenciação (Potência). C3 é maior que 6? Sim, então faça a média que é igual a 6 também... Portanto: = 51, alternativa C Uma das funções mais cobradas em concursos públicos Função condicional =SE() Sintaxe da função: quando em uma célula vazia começamos a digitar a função condicional ou outra função, o MS- -EXCEL já nos demonstra a sintaxe como podemos observar a seguir. =SE(teste_lógico;[valor_se_verdadeiro];[valor_se_falso]) De uma maneira mais simples podemos orientar como: =SE( CONDIÇÃO ; VERDADEIRA ; FALSA ) Exemplo usando mais de uma condição na função =SE() Sintaxe: =SE( CONDIÇÃO-1 ; VERDADEIRA ; SE(CONDIÇÃO-2; VER- DADEIRA ; FALSA ) Aplicação prática =SE(B2>=7; APROVADO ;SE(B2<5; REPROVADO ; EXAME ))

35 Microsoft Excel XP No caso dessa planilha se forem fixadas a linha e a coluna ($D$4) ou somente a linha (D$4), teremos o mesmo resultado, pois não estamos mudando de coluna. Faça o teste! Relembrando: Criando uma fórmula com função condicional. 1. Clique na célula que você quer criar a fórmula. 2. No menu Inserir, clique em Função. 3. Na lista Selecione uma Função escolha SE, e clique em OK. 4. Na caixa Teste_lógico, digite o teste a ser usado. Ao clicar na Alça de preenchimento e arrastar até a última célula desejada, obterá o resultado correspondente à planilha abaixo. 5. Na caixa Valor_se_verdadeiro, digite o valor a ser impresso se a resultado do teste lógico for verdadeiro. 6. Na caixa Valor_se_falso, digite o valor a ser impresso se o resultado do teste lógico for falso. Fixar endereços Tornar os valores absolutos Referência fixa Por exemplo: para convertermos valores que estão em EUROS para REAIS é necessário fixarmos o endereço do CÂMBIO. Veja o exercício a seguir. Como podem perguntar em prova? Em uma planilha do Microsoft Excel 2010, na sua configuração padrão, tem-se na célula C1 a fórmula=a1 + B$1. Ao ser copiada para o bloco C2:D2, a célula: (A) D2 ficará com a fórmula =B2 + B$1. (B) D2 ficará com a fórmula =A3 + D$1. (C) C2 ficará com a fórmula =A3 + B$2. (D) C2 ficará com a fórmula =A2 + B$2. (E) C2 ficará com a fórmula =A2 + B$1. Resposta: Letra E Soma entre planilhas =SOMA(Jan!A2;Fev!C6;Mar!C2) Previamente crie algumas planilhas (Shift+F11) e acrescente alguns valores. Posicione-se em uma célula vazia de uma planilha onde deseja realizar a SOMA. Clique na ferramenta AutoSoma: =SOMA() 33 Clique na planilha que possui o primeiro valor e digite ponto-e-vírgula após a seleção de cada valor.

36 Informática Após selecionar todos os valores desejados, pressione a tela <ENTER>. Obs.: Para renomear as planilhas, dê duplo clique em cada planilha e digite o novo nome. Gráficos no MS-EXCEL Menu Inserir > Gráficos Após selecionar a planilha de dados clique em inserir a partir da Barra de Menus e escolha Inserir Gráfico. Escolha o tipo de gráfico que mais se adequa à planilha e siga passo-a-passo os assistentes. O Excel oferece suporte para vários tipos de gráficos com a finalidade de ajudá-lo a exibir dados de maneira que sejam significativas para o seu público-alvo. Ao criar um gráfico ou modificar um gráfico existente, você pode escolher entre uma grande variedade de tipos de gráficos (como gráfico de colunas ou de pizza) e seus subtipos (como gráfico de colunas empilhadas ou gráfico de pizza em 3D). Também pode criar um gráfico de combinação usando mais de um tipo de gráfico. Gráficos são usados para exibir séries de dados numéricos em formato gráfico, com o objetivo de facilitar a compreensão de grandes quantidades de dados e do relacionamento entre diferentes séries de dados. Para criar um gráfico no Excel, comece inserindo os dados numéricos desse gráfico em uma planilha. Em seguida, faça a plotagem desses dados em um gráfico selecionando o tipo de gráfico que deseja utilizar na guia Inserir, no grupo Gráficos. 1-Dados da planilha 2-Gráfico criado a partir de dados da planilha Exemplo de gráfico de combinação que utiliza um tipo de gráfico de coluna e linha. Em gráficos de colunas, as categorias são geralmente organizadas ao longo do eixo horizontal, e os valores ao longo do eixo vertical. Conhecendo os elementos de um gráfico Um gráfico possui vários elementos. Alguns deles são exibidos por padrão, enquanto outros podem ser adicionados conforme necessário. É possível alterar a exibição dos elementos do gráfico movendo-os para outros locais no gráfico, redimensionando-os ou alterando seu formato. Também é possível remover os elementos que não se deseja exibir. 34

37 Microsoft Excel XP 1. A área do gráfico. 2. A área de plotagem do gráfico. 3. Os pontos de dados da série de dados que são plotados no gráfico. 4. O eixo horizontal (categoria) e o eixo vertical (valor) ao longo dos quais os dados são plotados no gráfico. 5. A legenda do gráfico. 6. Um título de gráfico e eixo que você pode utilizar no gráfico. 7. Um rótulo de dados que você pode usar para identificar os detalhes de um ponto de dados em uma série de dados. Gráficos de linhas Dados que estejam organizados em colunas ou linhas em uma planilha (planilha: o principal documento usado no Excel para armazenar e trabalhar com dados, também chamado planilha eletrônica. Uma planilha consiste em células organizadas em colunas e linhas; ela é sempre armazenada em uma pasta de trabalho) podem ser plotados em um gráfico de linhas. Gráficos de linhas podem exibir dados contínuos ao longo do tempo, definidos em relação a uma escala comum e são, portanto, ideais para mostrar tendências em dados a intervalos iguais. Em um gráfico de linha, dados de categorias são distribuídos uniformemente ao longo do eixo horizontal, e todos os dados de valores são distribuídos igualmente ao longo do eixo vertical. Nenhum dos valores que deseja plotar for negativo. Quase nenhum dos valores que deseja plotar for igual a zero. Você não tiver mais de sete categorias. As categorias representarem partes de toda a pizza. Dando Zoom em uma parte da página 1. Na barra de ferramentas clique no botão Visualizar impressão. 2. Clique no botão Zoom. Visualizando e modificando as quebras de página 1. Na barra de ferramentas clique no botão Visualizar impressão. 2. Clique no botão Visualizar quebra de página. 3. Mova a linha que representa a quebra de página para o local desejado caso queira fazer alguma modificação. 4. No menu Exibir clique em Normal. Formatando quebra de textos na célula. 1. Clique na célula deseja. 2. No menu Formatar clique em Células. 3. Clique na guia Alinhamento. Gráficos de pizza Dados que estejam organizados somente em uma coluna ou linha em uma planilha podem ser plotados em um gráfico de pizza. Os gráficos de pizza mostram o tamanho de itens em uma série de dados, proporcional à soma dos itens. Os pontos de dados em um gráfico de pizza são exibidos como uma porcentagem da pizza inteira. 4. Selecione Quebrar texto automaticamente. Controlando como o texto aparece na célula. 1. Clique na célula desejada. 2. No menu Formatar clique em Células. Considere a utilização de um gráfico de pizza quando: Você tiver apenas uma série de dados que deseja plotar. 35

38 Informática 3. Use os da caixa de diálogo Formatar Células para modificar a aparência do texto. Definição de macro Macros são ações pré-gravadas que facilitam as ações no Excel. Menu Ferramentas > Macro >Gravar Nova Macro Para sempre arredondar para baixo (na direção de zero), use a função ARREDONDAR.PARA.BAIXO. Para arredondar um número para um múltiplo específico (por exemplo, para o mais próximo de 0,5), use a função MARRED. A B C Fórmula Descrição Resultado 1 =ARRED(2,15; 1) 2 =ARRED(2,149; 1) 3 =ARRED(-1,475; 2) 4 =ARRED(21,5; -1) Arredonda 2,15 para uma casa decimal Arredonda 2,149 para uma casa decimal Arredonda -1,475 para duas casas decimais Arredonda 21,5 para uma casa à esquerda da vírgula decimal 2,2 2,1-1,48 20 Permitem ao usuário criar uma sequência de instruções, ou seja, são rotinas criadas pelo próprio usuário podendo posteriormente serem executadas a partir de teclas de atalhos criadas por ele mesmo ou inserindo essa sequência de instruções em um botão pré-definido em alguma barra de tarefas. Podemos também fazer uso de uma linguagem de programação de macros (VBA Visual Basic for Application). Exemplo: Esta é uma execução simples, porém auxilia no cadastro de entradas e saídas das pessoas de um determinado local, registro de monitoramento de processos, previsão e chegada de encomendas confrontando com a hora real de chegada, diminuindo a necessidade de digitação de datas e horas pelo operador da planilha, além de ser mais seguro desde que a data e hora do sistema estejam corretas. Funções do MS-EXCEL =ARRED(... ) =ARRED(número, núm_dígitos) Arredonda um número para um número especificado de dígitos. Por exemplo, se a célula A1 contiver 23,7825 e você quiser arredondar esse valor para duas casas decimais, poderá usar a seguinte fórmula: =ARRED(A1,2). O resultado dessa função é 23,78. Se núm_dígitos for maior do que 0 (zero), o número será arredondado para o número especificado de casas decimais. Se núm_dígitos for 0, o número será arredondado para o inteiro mais próximo. Se núm_dígitos for menor do que 0, o número será arredondado para a esquerda da vírgula decimal. Para sempre arredondar para cima (longe de zero), use a função ARREDONDAR.PARA.CIMA. 36 =MOD(... ) Retorna o resto depois da divisão de núm por divisor. O resultado possui o mesmo sinal que divisor. Núm Obrigatório. O número para o qual você deseja encontrar o resto. Divisor Obrigatório. O número pelo qual você deseja dividir o número. =MOD(21;2) Retorna o Resto de uma divisão, portanto o resultado desta função é 1. =PRODUTO(... ) Multiplica todos os números especificados como argumentos e retorna o produto. Por exemplo, se as células A1 e A2 contiverem números, você poderá usar a fórmula =PRODUTO(A1, A2) para multiplicar esses dois números juntos. A mesma operação também pode ser realizada usando o operador matemático de multiplicação (*); por exemplo, =A1 * A2. A função=produto(... ) Útil quando é preciso multiplicar várias células ao mesmo tempo. Por exemplo, a fórmula =PRODUTO(A1:A3, C1:C3) equivale a =A1 * A2 * A3 * C1 * C2 * C3. Função =Potência(... ) A 1 Fórmula B Descrição (Resultado) 2 =POTÊNCIA(5;2) 5 ao quadrado (25) 3 =POTÊNCIA (98,6;3,2) 4 =POTÊNCIA(4;5/4) 98,6 elevado à potência 3,2 ( ) 4 elevado à potência 5/4 (5,656854)

39 Função =SOMA(...) A função =SOMA(...) é uma das mais cobradas em concursos públicos, mas existem outras muito interessantes e práticas: =SOMAQUAD(...) Soma Quadrada: Faz a soma dos QUADRADOS dos argumentos. A 1 Fórmula Descrição (Resultado) 2 =SOMAQUAD(3; 4) Função =SOMASE(... ) B A soma dos quadrados de 3 e 4 (25) SOMASE para somar os valores em um intervalo que atendem aos critérios que você especificar. Por exemplo, suponha que em uma coluna que contém números, você deseja somar apenas os valores maiores que 5. É possível usar a seguinte fórmula: =SOMASE(B2:B25, >5 ) Nesse exemplo, os critérios são aplicados aos mesmos valores que estão sendo somados. Se desejar, você pode aplicar os critérios a um intervalo e somar os valores correspondentes em um intervalo correspondente. Por exemplo, a fórmula =SOMASE(B2:B5, OKAMURA, C2:C5) soma apenas os valores no intervalo C2:C5, em que as células correspondentes no intervalo B2:B5 equivalem a OKAMURA. Exemplo: A B C 1 Valor de propriedade Comissão Dados Fórmula Descrição Resultado =SOMASE (A2:A5; > ;B2:B5) =SOMASE (A2:A5, > ) =SOMASE (A2:A5,300000,B2:B5) Soma das comissões para valores de propriedade acima de Soma dos valores de propriedade acima de Soma das comissões para valores de propriedade iguais a =SOMASE (A2:A5, > & C2,B2:B5) Vale a pena mais um exemplo: Microsoft Excel XP Soma das comissões para valores de propriedade maiores do que o valor em C2. A B C Categoria Alimentos Vendas 2 Vegetais Tomates Vegetais Aipo Frutas Laranjas Manteiga Vegetais Cenouras Frutas Maçãs Fórmula Descrição Resultado =SOMASE (A2:A7, Frutas,C2:C7) =SOMASE (A2:A7, Vegetais,C2:C7) =SOMASE (B2:B7, *es,c2:c7) =SOMASE (A2:A7,,C2:C7) Soma das vendas de todos os alimentos na categoria Frutas. Soma das vendas de todos os alimentos na categoria Vegetais. Soma das vendas de todos os alimentos que terminam com es Soma das vendas de todos os alimentos que não têm uma categoria especificada Funções data e hora =AGORA() Retorna a data e a hora do sistema Retorna o número de série da data e da hora atual. Se o formato da célula era Geral antes de a função ter sido inserida, o Excel irá transformar o formato dessa célula no mesmo formato de data e hora especificado nas configurações regionais de data e hora do painel de controle. Você pode alterar o formato de data e hora da célula usando os comandos no grupo Número da guia Página Inicial, na faixa de opções. =HOJE( ) Retorna a data do sistema Retorna o número de série da data atual. O número de série é o código de data/hora usado pelo Excel para cálculos de data e hora. Se o formato da célula era Geral antes de a função ser inserida, o Excel irá transformar o formato da célula

40 Informática em Data. Se quiser exibir o número de série, será necessário alterar o formato das células para Geral ou Número. A função HOJE é útil quando você precisa ter a data atual exibida em uma planilha, independente de quando a pasta de trabalho for aberta. Ela também é útil para o cálculo de intervalos. Por exemplo, se você souber que alguém nasceu em 1963, poderá usar a seguinte fórmula para descobrir a idade dessa pessoa a partir do aniversário deste ano: =ANO(HOJE())-1963 Essa fórmula usa a função HOJE como argumento da função ANO de forma a obter o ano atual e, em seguida, subtrai 1963, retornando a idade da pessoa. Se a função HOJE não atualizar a data conforme esperado, talvez seja necessário alterar as configurações que controlam quando a pasta de trabalho ou a planilha é recalculada. Na guia Arquivo, clique em Opções e na categoria Fórmulas em Opções de cálculo, verifique se a opção Automático está selecionada. =ANO(... ) Exibe o número do ano do argumento correspondente. =ANO(HOJE()) Exibe o número do ANO do dia de HOJE. Atenção: as funções =DIA(... ) e =MÊS(... ) obedecem o mesmo critério. O Microsoft Excel armazena datas como números de série sequenciais para que eles possam ser usados em cálculos. Por padrão, 1 de janeiro de 1900 é o número de série 1 e 1 de janeiro de 2008 é o número de série porque está dias após 1 de janeiro de =DIA.DA.SEMANA(... ) Retorna o dia da semana correspondente a uma data. O dia é dado como um inteiro, variando de 1 (domingo) a 7 (sábado), por padrão. =DIA.DA.SEMANA(HOJE()) Exibe o número correspondente a data de HOJE. Atenção: a função DIAS360 retorna o número de dias entre duas datas com base em um ano de 360 dias (doze meses de 30 dias). Use essa função para ajudar no cálculo de pagamentos, se o seu sistema contábil estiver baseado em doze meses de 30 dias. =DIATRABALHO(... ) DIATRABALHO(data_inicial, dias, [feriados]) Retorna um número que representa uma data que é o número indicado de dias úteis antes ou após uma data (a data inicial). Os dias úteis excluem fins de semana e quaisquer datas identificadas como feriados. Use DIATRABALHO para excluir os fins de semana ou feriados ao calcular as datas de vencimento de fatura, horas de entrega esperadas ou o número de dias de trabalho executado. A 1 Data Descrição 2 01/10/08 Data inicial Dias para conclusão 4 26/11/08 Feriado B 5 04/12/08 Feriado 6 21/01/09 Feriado 7 Fórmula Descrição (resultado) 8 =DIATRABALHO(A2;A3) A data 151 dias úteis da data inicial (30/4/09) 9 =DIATRABALHO (A2;A3;A4:A6) A data 151 dias úteis da data inicial, excluindo-se os feriados (05/05/09) =DIATRABALHOTOTAL(data_inicial, data_final, [feriados]) Retorna o número de dias úteis inteiros entre data_inicial e data_final. Os dias úteis excluem os fins de semana e quaisquer datas identificadas em feriados. Use DIATRABA- LHOTOTAL para calcular os benefícios aos empregados que recebem com base no número de dias trabalhados durante um período específico. A Data B Descrição 01/10/08 A data de início do projeto 01/03/09 A data de término do projeto 26/11/08 Feriado 04/12/08 Feriado 21/01/09 Feriado Fórmula =DIATRABALHOTOTAL (A2;A3) =DIATRABALHOTOTAL (A2;A3;A4) =DIATRABALHOTOTAL (A2;A3;A4:A6) Descrição (resultado) O número de dias úteis entre as datas de início e término acima (108) O número de dias úteis entre as datas de início e término acima, excluindo o primeiro feriado (107) O número de dias úteis entre as datas de início e término acima, excluindo todos os feriados acima (105) Procura vertical Função =PROCV(... ) =PROCV(valor_procurado, matriz_tabela, núm_índice_coluna, [procurar_intervalo]) Podemos usar a função PROCV para pesquisar a primeira coluna de um INTERVALO de células e, em seguida, retornar um valor de qualquer célula na mesma linha do intervalo. Por exemplo, suponhamos que tenha uma lista de funcionários contida no intervalo A2:C10. Os números de identificação dos funcionários são armazenados na primeira coluna do intervalo, como mostrado na ilustração a seguir. Se souber o número de identificação do funcionário, você poderá usar a função PROCV para retornar o departa- 38

41 mento ou o nome desse funcionário. Para obter o nome do funcionário número 38, pode-se usar a fórmula =PROCV(38, A2:C10, 3, FALSO). Essa fórmula procura o valor 38 na primeira coluna do intervalo A2:C10 e, em seguida, retorna o valor contido na terceira coluna do intervalo e na mesma linha do valor procurado ( Nuno Farinha ). O V em PROCV significa Vertical. Use PROCV em vez de PROCH quando os valores da comparação estiverem posicionados em uma coluna à esquerda ou à direita dos dados que você deseja procurar. As funções mais cobradas em provas são as ESTATÍSTICAS: =MÉDIA(... ) Retorna a média (média aritmética) dos argumentos. Por exemplo, se o intervalo A1:A20 contiver números, a fórmula =MÉDIA(A1:A20) retornará a média desses números. Esta relação de funções são as mais fáceis, mas continuam caindo em provas. =MÍNIMO(... ) Retorna o menor número na lista de argumentos. =MÁXIMO(... ) Retorna o maior número na lista de argumentos. =SOMA(... ) Retorna a SOMA de um determinado intervalo. =SOMA(A1:A5) Com dois-pontos( : ) - Soma do intervalo de A1 AO A5 =SOMA(A1;A5) Com ponto-e-vírgula ( ; ) - Soma do endereço A1 E A5 =MAIOR(A1:B5;2) Retorna o SEGUNDO maior valor. O número dois na função representa a classificação ou posição do resultado que se deseja. No caso da função podemos indicar de 1 a 10, pois este intervalo possui 10 células (A1 ao B5). =MENOR(A1:B5;3) do intervalo. Função =E(... ) =E(lógico1, [lógico2],...) Retorna o TERCEIRO menor valor Retornará VERDADEIRO se todos os seus argumentos forem avaliados como VERDADEIRO e retornará FALSO se um ou mais argumentos forem avaliados como FALSO. Um uso comum para a função E é expandir a utilidade de outras funções que realizam testes lógicos. Por exemplo, a função SE realiza um teste lógico e, em seguida, retornará um valor se o teste for avaliado como VERDADEIRO e outro valor se o teste for avaliado como FALSO. Usando a função E como argumento teste_lógico da função SE, você pode testar várias condições diferentes em vez de apenas uma. A B C 1 Fórmula Descrição Resultado 2 =E(VERDADEIRO, VERDADEIRO) Todos os argumentos são VERDADEIRO VERDADEIRO 39 3 =E(VERDADEIRO, FALSO) 4 =E(2+2=4, 2+3=5) Um argumento é FALSO Todos os argumentos são avaliados como VERDADEIRO Microsoft Excel XP FALSO VERDADEIRO Função =OU(... ) =OU(lógico1;lógico2;...) Retorna VERDADEIRO se qualquer argumento for VERDA- DEIRO; retorna FALSO se todos os argumentos forem FALSOS. Logical1,logical2,...são de uma a 255 condições que você deseja testar e que podem resultar em VERDADEIRO ou FALSO. A 1 Fórmula Descrição (resultado) 2 =OU(VERDADEIRO) 3 =OU(1+1=1;2+2=5) 4 =OU(VERDADEIRO;FALSO; VERDADEIRO) B Um argumento é VERDADEIRO (VERDADEIRO) Todos os argumentos são avaliados como FALSO (FALSO) Pelo menos um argumento é VERDADEIRO (VERDADEIRO) Função =SUBTOTAL(... ) Retorna um subtotal em uma lista ou em um banco de dados. SUBTOTAL(núm_função, ref1, ref2,...) Núm_função é o número de 1 a 11 (incluindo valores ocultos) ou 101 a 111 (ignorando valores ocultos) que especifica qual função usar no cálculo de subtotais dentro de uma lista. Núm_função (incluindo valores ocultos) Núm_função (ignorando valores ocultos) Função MÉDIA CONTA CONT.VALORES MÁX MÍN MULT DESVPAD DESVPADP SOMA VAR VARP Ref1, ref2 são de 1 a 254 intervalos ou referências cujo subtotal você deseja. Comentários Se existirem outros subtotais dentro de ref1; ref2, (ou subtotais aninhados), esses subtotais aninhados serão ignorados para evitar dupla contagem.

42 Informática Para as constantes núm_função de 1 a 11, a função SUBTO- TAL inclui os valores de linhas ocultas pelo comando Ocultar Linhas no submenu Ocultar e Exibir do comando Formato no grupo Células, na guia Início). Use essas constantes para subtotalizar números ocultos e não-ocultos em uma lista. Para as constantes núm_função de 101 a 111, a função SUBTOTAL ignora valores de linhas ocultos pelo comando Ocultar Linhas. Use essas constantes para subtotalizar somente números não-ocultos em uma lista. A função SUBTOTAL ignora as linhas não incluídas no resultado de um filtro, independente de qual valor de núm_função seja utilizado. A função SUBTOTAL foi projetada para colunas de dados ou intervalos verticais. Ela não foi projetada para linhas de dados nem intervalos horizontais. Por exemplo, quando você subtotaliza um intervalo horizontal usando uma núm_função de 101 ou maior, como SUBTOTAL(109,B2:G2), ocultar uma coluna não afeta o subtotal. Porém, ocultar uma linha em um subtotal de um intervalo vertical afeta o subtotal. Se qualquer uma das referências for uma referência 3D, a função SUBTOTAL retornará o valor de erro #VALOR!. 1 A Dados Fórmula =SUBTOTAL(9;A2:A5) =SUBTOTAL(1;A2:A5) A função =CONT.VALORES(... ) =CONT.VALORES(valor1, [valor2],...) Descrição (Resultado) O subtotal da coluna acima usando a função SOMA (303) O subtotal da coluna acima usando a função MÉDIA (75,75) Conta o número de células que não estão vazias em um intervalo. A função CONT.NÚM conta o número de células que contêm números e conta os números na lista de argumentos. Por exemplo, você pode inserir a seguinte fórmula para contar os números no intervalo A1:A20: =CONT.NÚM(A1:A20) Neste exemplo, se cinco das células no intervalo contiverem números, o resultado será 5. Função =CONT.SE(... ) Conta o número de células dentro de um intervalo que atendem a um único critério. Por exemplo, é possível contar todas as células que começam com uma determinada letra ou todas as células que contêm um número maior do que ou menor do que um número que você especificar. Suponha uma planilha que contenha uma lista de tarefas na coluna A e o nome da pessoa atribuída a cada tarefa na coluna B. Você pode usar a função CONT.SE para contar 40 quantas vezes o nome de uma pessoa aparece na coluna B e, dessa maneira, determinar quantas tarefas são atribuídas a essa pessoa. =CONT.SE(B2:B25, Maria do Sacramento ) A B C Dados Dados maçãs 32 laranjas 54 pêssegos 75 maçãs 86 Fórmula Descrição Resultado =CONT.SE(A2:A5; maçãs ) =CONT.SE (A2:A5,A4) =CONT. SE(A2:A5,A3) +CONT. SE(A2:A5,A2) =CONT.SE (B2:B5; >55 ) =CONT.SE (B2:B5, <> &B4) =CONT. SE(B2:B5, >=32 )- CONT. SE(B2:B5, >85 ) Número de células com maçãs nas células de A2 a A5 Número de células com maçãs nas células A2 a A5. Número de células com laranjas e maçãs nas células de A2 a A5 Número de células com um valor maior do que 55 nas células de B2 a B5 Número de células com um valor não igual a 75 nas células de B2 a B5. Número de células com um valor maior do que ou igual a 32 e menor do que ou igual a 85 nas células de B2 a B5 Função =INT(núm) Arredonda um número para baixo até o número inteiro mais próximo. Núm é o número real que se deseja arredondar para baixo até um inteiro. A 1 Dados 2 19,5 Fórmula Descrição (Resultado) =INT(8,9) Arredonda 8,9 para baixo (8) =INT(-8,9) Arredonda -8,9 para baixo (-9) =A2-INT(A2) Retorna a parte decimal de um número real positivo na célula A2 (0,5) Função =CONCATENAR(... ) Agrupa duas ou mais cadeias de caracteres em uma única cadeia de caracteres. CONCATENAR (texto1;texto2;...) Texto1; texto2;...são de 2 a 255 itens de texto a serem agrupados em um único item de texto. Os itens de texto

43 Microsoft Excel XP podem ser de cadeia de caracteres, números ou referências a células únicas. Você também pode usar o operador de cálculo de E comercial, em vez da função CONCATENAR, para agrupar itens de texto. Por exemplo, =A1&B1 retornará o mesmo valor que =CONCATENAR(A1;B1). A 1 Dados 2 truta 3 espécies 4 32 Fórmula =CONCATENAR( A população do rio de ;A2; ;A3; é de ;A4; /m ) Descrição Concatena uma sentença a partir dos dados acima (A população do rio de espécies de truta é de 32/m) =PRI.MAIÚSCULA(texto) Texto é o texto entre aspas, uma fórmula que retorna o texto ou uma referência a uma célula que contenha o texto que você deseja colocar parcialmente em maiúscula Converte o texto em maiúsculas. =MAIÚSCULA(texto) Texto é o texto que se deseja converter para maiúsculas. Texto pode ser uma referência ou uma sequência de caracteres de texto. Procure resolver várias questões de provas da organizadora do seu concurso, inclusive de outros Estados. Em curto espaço de tempo você vai perceber que está cada vez melhor. Nunca fique satisfeito, pois é muito bom aprender. Exercícios 1. Considere as seguintes células de uma planilha do Excel XP, na sua configuração padrão, com seus respectivosconteúdos: Função =ESQUERDA(... ) Retorna o primeiro caractere ou caracteres em uma sequência de caracteres de texto baseado no número de caracteres especificado por você. =ESQUERDA(texto;núm_caract) A 1 Dados 2 Preço de venda 3 Suécia Fórmula =ESQUERDA(A2;4) Descrição (resultado) Quatro primeiros caracteres na primeira sequência de caracteres (Venda) Função =DIREITA(... ) Retorna o último caractere ou caracteres em uma sequência de caracteres de texto, com base no número de caracteres especificado. =DIREITA(texto;núm_caract) A 1 Dados 2 Preço de venda 3 Número de estoque Fórmula =DIREITA(A2;5) =DIREITA(A3) Descrição (resultado) Cinco últimos caracteres da primeira sequência de caracteres (venda) Último caractere da segunda sequência de caracteres (e) Assinale a alternativa que contém o resultado correto para a fórmula, quando esta for aplicada na célula A7: =SE(OU(A3>10;A5<20);MÉDIA(A2;A5);SOMA(A1;A4)) a) R$ 5,00. b) R$ 12,00. c) R$ 12,50. d) R$ 27,00. e) #ERRO. 2. Para que uma referência de célula se torne absoluta no Excel XP, na sua configuração padrão, deve-se utilizar o caractere b) #. c) %. d) &. e) $. 3. A planilha foi criada usando Excel XP, a partir da sua configuração padrão. =MINÚSCULA(texto) Converte todas as letras maiúsculas em uma sequência de caracteres de texto para minúsculas. Aplicando-se a fórmula: =(SOMA(A2;C2)+MÉDIA(A3:C3)+SE(A4>C4;$A1;$A2)) 41

44 Informática na célula A6, assinale a alternativa que contém o resultado correto da operação. a) 16. b) 17. c) 18. d) 20. e) Ao criar uma pasta de trabalho no Excel 2003, a partir da sua configuração padrão, aparecem 3 nomes de planilhas (Plan1,Plan2 e Plan3) na parte inferior da janela, conforme exibido na figura. a) 16. b) 17. c) 18. d) 19. e) A figura ilustra uma planilha que está sendo editada no Excel XP, a partir da sua configuração padrão. A coluna A contém onome da pessoa, a coluna B contém a idade da pessoa e a coluna C contém a informação se a idade da pessoa é Maior que 14 anos ou Menor que 14 anos. A fórmula a ser aplicada na célula C4 para verificar a situação do João Victor Oliveira é: A sequência de procedimentos para renomear uma planilha,por exemplo, a Plan1 previamente selecionada, é: clicar no menu a) Editar, opção Planilha e, em seguida, na opção Substituir. b) Editar, opção Planilha e, em seguida, na opção Renomear. c) Formatar, opção Planilha e, em seguida, na opção Alterar. d) Formatar, opção Planilha e, em seguida, na opção Substituir. e) Formatar, opção Planilha e, em seguida, na opção Renomear. 5. Considere a seguinte expressão, inserida na célula B12 deuma planilha do Microsoft Excel XP. = SOMA(B2:B4;B8:B10) A ação que essa expressão tem é a de somar o conteúdo das seguintes células dessa planilha: a) B2 a B10. b) B2, B4 a B8 e B10. c) B2 a B4 e B8 a B10. d) B2 a B10, exceto as células B3 e B9. e) B2 a B10, exceto as células B4 e B8. 6. No Microsoft Excel XP, para se atribuir uma cor de fundo às células de uma planilha, deve-se selecionar a opção de menu Formatar Células, seguida pela seleção da aba: a) Alinhamento. b) Borda. c) Número. d) Padrões. e) Proteção. 7. A figura ilustra uma planilha que está sendo editada no Excel XP, a partir da sua configuração padrão. a) =SE(B4 > 14; Maior ; Menor ) b) =SE(B4 > 14; Menor ; Maior ) c) =SE(B4 <> 14; Maior ; Menor ) d) =CONT>SE(B4 > 14; Maior ; Menor ) e) =CONT>SE(B4 > 14; Menor ; Maior ) 9. Observe a fórmula aplicada na célula A5 de uma planilha do Excel XP, em sua configuração original: =SE(A3<=500;A3/2;(SE(E(A3>550;A3<=1000);A3*20% ;A3*10%))) Indique a alternativa que traz o resultado que será exibido na célula A5 quando os seguintes valores forem inseridos na célula A3: I. 500 II. 550 III a) I. 200; II. 275; III b) I. 250; II. 55; III c) I. 500; II. 0; III d) I. 50; II. 110 ; III e) I. 1.5; II. #ERRO; III. #ERRO. 10. Em uma planilha do Microsoft Excel XP, na sua configuração padrão, tem-se na célula C1 a fórmula =A1 + B$1. Ao ser copiada para o bloco C2:D2, a célula a) D2 ficará com a fórmula =B2 + B$1. b) D2 ficará com a fórmula =A3 + D$1. c) C2 ficará com a fórmula =A3 + B$2. d) C2 ficará com a fórmula =A2 + B$2. e) C2 ficará com a fórmula =A2 + B$1. Gabarito 1. b 2. e 3. c 4. b 5. c 6. d 7. d 8. a 9. b 10. e Anotações O resultado da fórmula = SOMA(A2:C3) + B4*A3/(4-B$2) quando aplicada na célula B7 é 42