Governança Corporativa e a gestão dos processos

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Carolina Neves Bergmann
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1 Governança Corporativa e a gestão dos processos

2 Governança Corporativa É o sistema pelo qual as sociedades são dirigidas, monitoradas, e incentivadas, envolvendo os relacionamentos entre acionistas/associados/cotistas, conselho de administração, diretoria, auditoria independente e conselho fiscal, com a finalidade de otimizar o desempenho da empresa e acesso ao capital. IBGC (2013)

3 Princípios da Governança Corporativa: u Transparência (disclosure) divulgação para as partes interessadas, não se limitando apenas às publicações legais; u Equidade (fairness) Tratamento de forma justa para todos os stakeholders; u Prestação de contas (accountability) participação dos agentes da governança em que devem prestar contas das suas atividades; u Responsabilidade (compliance) os agentes devem zelar pela sustentabilidade, longevidade da organização inserindo operações e projetos de ordem social e ambiental; Guia das Melhores Práticas de Governança para as Fundações e Institutos Empresariais (2009)

4 Gerenciamento de Processos de Negócio - BPM u É a união da Tecnologia da Informação (TI) e das atividades de negócios dentro e fora da organização, com parceiros de negócios e fornecedores; u Significa envolver pessoas de todas as áreas da organização, desde responsáveis pelos processos até os diretores da organização.

5 O QUE FAZEMOS A CADA MOMENTO NAS ORGANIZAÇÕES? PROCESSOS PROCESSO ENTRADA TRANSFORMAÇÕES EM CADA POSTO DE TRABALHO SAÍDA MATERIAIS SERVIÇOS INFORMAÇÕES AGREGAÇÃO DE VALOR MATERIAIS SERVIÇOS INFORMAÇÕES

6 EXEMPLO: ESCOVAR OS DENTES PROCESSO ENTRADA MATÉRIA-PRIMA ESCOVAS PASTA DE DENTE ÁGUA PESSOA - AGENTE ESCOVAR OS DENTES AGREGAÇÃO DE VALOR SAÍDA PRODUTO DENTES HIGIENIZADOS (DENTES PROTEGIDOS CONTRA CÁRIE)

8 Benefícios do Gerenciamento de Processos de Negócio: u Maior retenção de clientes (avaliação do valor agregado); u Menor tempo de processo (simplificação); u Maior compatibilidade regulamentar (padronização); u Eficiências aprimoradas por toda a organização (eliminação da duplicidade); u Reutilização e criação de novos ativos de TI; u Maior produtividade e satisfação pessoal (eliminação da burocracia); u Risco reduzido; u Maior agilidade (automação).

9 Ciclo de gestão do processo (Ciclo do PDCA ou Ciclo de Deming) A C M P D R m e MODELOS DE GESTÃO? D C A Improvisação / Mata jacaré P? C A P D? A P D C? SIGNIFICADOS Perda de tempo / Ciclo do plan-plan Mesmice / Não há melhoria Estratégia do desperdício rotina P D C A Sistema completo / Gestão do processo PDCA foi criado na década de 30 por Walter Shewhart e difundido por Deming no Japão na década de 50

10 Estudo de Caso: Associação das Religiosas da Instrução Cristã - ARIC Ø Ø Associação civil, de natureza confessional, beneficente e filantrópica, sem fins lucrativos, de caráter educacional, cultural e de assistência social; Constituída sob a inspiração dos ensinamentos e do carisma de Madre AGATHE VERHELLE; Ø Estatuto Social registrado em 12 de maio de 1913 Ø Ø Abrangência: Regiões Norte, Nordeste, Centro-Oeste e SUL; Atuação: (1)Educação básica e ensino superior; (2) Assistência social; (3) Evangelização e catequese;

11 Religiosas ARIC Diretoria Controladoria Acadêmico B A S I C O Auditoria Externa Educação Infantil Ensino Fundamental Ensino Médio S U P E R I O R Graduação Pós Graduação (Mestrado) Extensão F I N A N C E I R O Financeiro R H T I M A N U T E N Ç A O Contabilidade O R Ç A M E N T O S O C I A L C O N T A B I L F I S C A L Estrutura Organizacional Assessoria Jurídica Assessoria Financeira GREDIC ACDMAV CSDJC INDEC

13 Componentes de um Sistema de Informação

16 Ferramentas para análise e melhoria de processos: Brainstorming Gráfico de Pareto Diagrama de Ishikawa Gráficos de Dispersão Análise de Forças Diagrama de afinidade Mapeamento de Processo Gráficos de Controle

17 Metodologia e Plano de Trabalho O mapeamento de processos é realizado com base na metodologia BPM (Business Process Management). É um conceito que une gestão de negócios e tecnologia da informação com foco na otimização dos resultados das organizações através da melhoria dos processos de negócio. Fase 1 Alinhamento estratégico Dá uma visão de como a empresa está organizada atualmente e determina o rumo que a modelagem de processos deve tomar, baseado na estratégia que a empresa adota. Fase 2 O negócio como é - Corresponde a um mapa de como os processos de negócio da empresa estão estruturados atualmente. Através dele é possível identificar as prováveis deficiências que precisam ser corrigidas na empresa. Fase 3 O negócio como será - Determina como ficarão os processos que serão remodelados e recriados. É a nova forma de como a empresa irá trabalhar com maior geração de eficiência, qualidade e padronização.

18 Metodologia e Plano de Trabalho Planejamento Mobilização da equipe para o ambiente de projeto; Elaboração do cronograma detalhado das atividades a serem realizadas e validar com a Administração; Realização de reuniões de planejamento com a equipe e apresentar o plano de trabalho; Identificação dos patrocinadores e participantes e detalhar os requerimentos e expectativas para o projeto. Mapeamento dos Processos Diagnóstico dos principais macroprocessos através de entrevistas com os principais colaboradores envolvidos; Formalização do entendimento dos macroprocessos por meio de fluxogramas documentando as entradas e saída de cada processo situação atual ; Validação da documentação do entendimento obtido em cada processo e proposição das melhorias. (processos, pessoas e tecnologia). Visão Futura dos Processos Documentação das atividades dos processos através do desenho de fluxogramas com a incorporação das melhorias validadas; Definição e padronização da forma de trabalho, considerando-se adoção de novos controles, automação de atividades, segregação de funções. Elaboração do Plano de Ação com as atividades a serem realizadas para alcance dos objetivos.

19 Técnicas de Mapeamento u u u u u u u Fluxogramas Mapofluxogramas IDEF0 Análise de Arvore de Falhas SIPOC Mapeamento do Fluxo de Valor Service Blueprint 19

20 Modelo de Fluxograma

21 Vantagens do Fluxograma 1. Facilita a organização do raciocínio, das atividades e das tarefas; 2. Possibilita identificar pendências, relacionamentos, pontos de estrangulamento e atividades que não agregam valor; 3. Possibilita localizar elos e elementos desconexos ou perdidos e o controle de processos; 4. Possibilita criar pontos de verificação, decisão, revisão, registro e arquivamento.

22 Análise a partir do Fluxograma ALGUMAS PERGUNTAS QUE PERMITEM ANALISAR O PROCESSO: u POR QUE esta fase é necessária? u O QUE é feito nesta fase? u PARA QUE serve esta fase? u ONDE esta fase deve ser feita? Uma mudança de/no local permitiria maior simplificação?

23 Modelo de Plano de Ação Associação das Religiosas da Instrução Cristã Colégio Damas Recife Plano de Ação Detalhado 1 Ingresso de Alunos Informações de Status do Plano de Ação Ref. Oportunidade de Melhoria Ação Data de Início Data Fim Responsável Status 1 Padronização do Formulario Cadastral de Novos Alunos Definir os campos obrigatorios no Formulário Cadastral de novos alunos Dados Cadastrais Dados de Escolaridade Responsavel Financeiro 01/09/ /09/2014 Coordenação Pedagógica Em andamento no Prazo 2 Em andamento Atrasado 3 Concluído 4 Não Iniciado

24 Avaliação parcial dos encontros: Pontos Nega+vos Len'dão acesso ao sistema; Ausência de profissionais de algumas filiais. Pontos Posi+vos Integração da equipe Acadêmico/Financeiro; Par'cipação a'va nos exercícios prá'cos; Construção/Validação do Fluxograma Acadêmico/Financeiro; Troca de experiência entre as filiais (Pontos posi'vos e dificuldades) e Leveza e harmonia entre os grupos.

25 Desafios associados ao BPM Infraestrutura existente Envolvimento das Pessoas Definição dos Processos Unificação e atualização do software Investimento no Data Center

26 Definição dos Marcos do Projeto: Ø 1 Marco: Abertura, Assinatura e Aceitação do Termo de Compromisso Ø 2 Marco: Definir Cronograma (Datas) e Ações do Projeto 5W2H Ø 3 Marco: Testes, Simulações, Virar a Chave para Produção - Termo de Encerramento

27 Premissas para o sucesso do projeto: Ø Apoio da direção e coordenações (Liderença); Ø A equipe motivada para o trabalho no projeto (RH); Ø Comunicação; Ø Clientes internos e externos ávidos por melhorias nas rotinas operacionais e de sistemas; Ø Planejamento do projeto (prazos, investimentos, pessoas).

28 Sempre podemos mais do que imaginamos. (Madre Agathe Verhelle) Fundadora das Religiosas da Instrução Cristã Obrigado!

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