Plano de Actividades e Orçamentos

Transcrição

1 Plano de Actividades e Orçamentos Mandato 2014/2015

2 Índice Board Mensagem da Board Actividades Finanças Relações Públicas Relações Externas Actividades Orçamentos

3 Board Presidente & Local Responsible Miguel Sampaio Vice-Presidente das Finanças Tiago Cruz Vice-Presidente das Relações Públicas Miguel Sousa Vice-Presidente das Relações Externas Beatriz Mucambe Vice-Presidente das Actividades Rúben Marques 3

4 Mensagem da Board O ESTIEM Local Group Aveiro é um LG que é composto por uma história de excelência sendo visto como um Grupo Local em crescimento, imagem essa que a presente direcção pretende cimentar e evoluir para um grupo local de referência a um nível central e junto aos melhores LG s europeus, no que ao ranking de melhores LG s diz respeito. Esta direcção pretende pautar neste mandato o estreitamento das relações com a AEGIA elevando o trabalho em conjunto entre ambos, para assim potencializar ao máximo aqueles que são os benefícios do trabalho em conjunto de ambas as associações. É também um objectivo desta direcção estruturar processos de comunicação entre os membros e a Board com as mais diferentes finalidades, nomeadamente na construção de modelos de candidatura à organização e financiamento de eventos. Criação de parcerias anuais dando assim a possibilidade de ter financiamento constante, facilitando assim a candidatura a eventos e o apoio a todos os membros nas suas actividades sendo elas internas ou externas. Organização inovadora de actividades que têm como objectivo desenvolver softskills dos membros assim como fomentar a relação entre a Board e todos os membros do Local Group. É com optimismo que esta direcção encara este novo mandato e com esperança que seja possível alcançar as metas definidas, tendo como principal preocupação o desenvolvimento pessoal e profissional dos elementos do grupo local. 4

5 Actividades 5

6 Finanças O Vice-presidente das Finanças terá um papel de extrema importância ao longo deste mandato por ser a entidade responsável por toda a gestão financeira e contabilística do LG Aveiro. O objectivo principal será combater algumas das fragilidades que o Local Group possa ter no que diz respeito à vertente financeira. Uma das principais debilidades que se pretende combater é a falta de organização e rigor em termos dos registos das transacções efectuadas, procurando assim que estes processos se tornem mais transparentes e claros, estando a informação exposta de uma forma mais eficaz. É também prioritária a redução dos gastos, pelo que será essencial proceder a um uso mais eficiente dos recursos disponíveis, para assim obter resultados ainda mais positivos, fazendo crescer o LG Aveiro quer financeiramente quer em termos de posicionamento externo. Objectivos: Gestão financeira e de contabilidade da organização; Garantia da transparência e do fornecimento de informação a todos os ESTIEMers no que diz respeito ao nível financeiro da organização; Criação de um modelo de candidatura para os ESTIEMers, para obter financiamento por parte do LG, aquando da sua participação em eventos; Apresentação anual da situação económica da ESTIEM, através de Relatórios de Actividades e Contas. Exposição, sempre que conveniente, dos balanços de Contas de cada evento realizado; Criação de um modelo de registo de todas as transacções efectuadas durante o mandato, tendo por base a ferramenta Podio; Desenvolvimento do Grupo Local no sentido de este adquirir sustentabilidade e capacidade para abranger um conjunto de actividades benéficas para os ESTIEMers; 6

7 Relações Públicas O Gabinete de Relações Públicas tem como guia para este mandato a aproximação dos membros à ESTIEM Local Group Aveiro e integração dos mesmos nas actividades e processos de decisão da organização. Pretende-se assim que a ESTIEM LG Aveiro seja uma organização aberta aos membros, transparente em todos os seus processos, fazendo chegar conveniente e atempadamente as informações relevantes aos ESTIEMers. Não só será fortalecida a relação da ESTIEM LG Aveiro com os seus membros, mas também com toda a comunidade da ESTIEM. Visto tratar-se de uma organização de dimensão europeia, tornase fulcral a divulgação e consequente participação de ESTIEMers de outros Local Groups nacionais, como também de LG s estrangeiros. Divulgação de informações relevantes à comunidade ESTIEM Criação de uma página no Facebook da ESTIEM (página de perfil/gostos) Com o crescimento exponencial dos meios de comunicação sociais que utilizam a internet como plataforma, torna-se assim fulcral a divulgação de uma panóplia de informação nestas plataformas (desde eventos/open Calls a Assembleias Gerais) para assim ser abrangido o maior número possível de membros. Criação de um canal da ESTIEM no Youtube Sendo o maior website de divulgação de conteúdos em formato de vídeo, é de extrema importância aliarmo-nos a esta plataforma para assim fazermos chegar aos nossos membro vídeos sobre a ESTIEM, vídeos de recrutamento, vídeos que retractem as experiências vividas quer por ESTIEMers de outros LG que participem em actividades do LG de Aveiro, como também membros da ESTIEM em Aveiro que participem em actividades de outros LG s. Criação de uma Newsletter interactiva A informação tem que chegar aos membros de uma forma conveniente e atractiva. Por isso o Gabinete de Relações Públicas pretende criar uma Newsletter interactiva que capta a atenção dos membros e assim faz chegar as informações fulcrais aos membros. Divulgação da imagem da ESTIEM Criação de uma linha de merchandising Tendo em vista o crescimento do interesse por parte dos membros na existência de uma linha de merchandising alusiva à imagem da ESTIEM, achamos ser relevante a criação de produtos que divulguem a imagem da ESTIEM e distinga os nossos membros. Propomos incluir na linha de merchandising : Polos, Sweats Shirts, Blocos de Notas, Canetas, Isqueiros. Propomos também a criação de uma pulseira, semelhante à pulseira do Council Meeting Portugal (CM), dada a adesão gerada durante o CM. 7

8 Relações Externas Esta área destina-se à aproximação do Local Group junto das entidades exteriores (Universidade, Empresas, AEGIA, AIESEC, Aveiro Smart Businness, etc) e credibilizar a nossa organização junto dos estudantes. Relações com entidades exteriores e constituição de parcerias-chave: Universidade Departamento de Engenharia e Gestão Industrial de Aveiro Durante este mandato é fulcral regulamentar e legalizar o Local Group com a intenção de solidificar relações com o Departamento de Economia, Gestão e Engenharia Industrial, assim como ser reconhecido por parte da Universidade de Aveiro e funcionar como nossa parceira e motor de desenvolvimento de actividades destinadas a estudantes. Local Groups de Portugal A organização de eventos, como Exchange s dentro de Portugal, promove a partilha e desenvolvimento das actividades e operações com intuito de melhorar as fraquezas e ameaças sentidas dentro do Local Group. Procuraremos estabelecer parcerias a nível de formações e contactos a realizar exteriormente, sendo para nós este especialmente relevante para o desenvolvimento do nosso Local Group. Organizações e Associação de Engenharia e Gestão Industrial de Aveiro(AEGIA) O relacionamento com as associações/organizações (como BEST,ASB, AIESEC e AEGIA) sediadas na Universidade de Aveiro é relevante aquando à dinamização de actividades conjuntas, pois fomenta à fusão de ideias e fortalece o processo e a capacidade do trabalho em equipa. Sendo que para isso será necessário estudar o que podemos aprender e oferecer a essas. Este tipo de parcerias é vital para a criação de sinergias ao nível das diferenciadas competências que possam ser adquiridas em diversos âmbitos, associadas à natureza de cada associação/organização. 8

9 Associações de Empresas Pretendemos estreitar e facilitar a colaboração entre a Board e Associações de Empresas, como por exemplo a Associação Portuguesa de Gestão e Engenharia Industrial e Associação Industrial de Aveiro. A presença em eventos promovidos por ambos, a nível de estudantes e representação das entidades em questão, pretende criar valor nos participantes, enquanto ESTIEMers e estudantes de Engenharia e Gestão Industrial. Empresas Sendo que a área é de Relações Externas, a ponte comunicativa com as empresas é da responsabilidade desta. Com o tecido empresarial presente na região é essencial o contacto com essas, na aspiração de conseguir apoios para realização de actividades desenvolvidas ao longo do mandato. Agência de Viagens Também a formalização de uma parceria com Agências de Viagens será considerável, no sentido de facilitar a ida dos participantes às actividades. Base de Dados com todas as informações e histórico das empresas Pretendemos incorporar todas as informações relativas às empresas numa Base de Dados actualizada e intuitiva, para assim facilitar o processo de contacto com as empresas. Nesta Base de Dados irão figurar as seguintes informações: nome do responsável, contacto, material a pedir; histórico das conversações - como por exemplo como foi iniciado o contacto, quem o realizou e os vários passos que foram dados ao longo desse. Criação de Propostas de Valor para Empresas A Criação de Propostas de Valor para as Empresas consistirá na descrição da organização junto do tecido empresarial. Será apresentado o que podemos oferecer às empresas, desde publicidade, visibilidade junto do mundo universitário, acesso a ideias inovadoras (dada a participação em desafios de resolução de casos teóricos aplicados a contextos práticos), dinamização na comunidade estudantil com intuito de ser percepcionado como promotor da liderança jovem, acesso a talento jovem, contacto com estudantes universitários empreendedores e pró-activos, e o que pretendemos receber em troca das empresas, como por exemplo: financiamento para actividades, apoio logístico e formação. Criação do Modelo de Contacto com Empresas Este modelo será um dos processos que permitirá a esta direcção e próximas de conscientizar os membros de como se deve proceder ao contacto das empresas. Indicará passos a serem seguidos assim como directrizes de como o contacto pode ser bemsucedido.

10 Actividades As actividades deste ano lectivo serão planeadas com vista a promover a participação de todos os ESTIEMERS de maneira a amplificar a participação do maior número de membros possível. Serão realizadas com intento de criar valor no desenvolvimento dos participantes, cúmplices de uma criação e retenção de conhecimento para as presentes e futuras gerações de ESTIEMERS do LG AVEIRO. O número de membros activos alude a força de um LG, pelo que o recrutamento de novos membros se define como uma acção anual crucial, pelo que, para além do processo de recrutamento usual, existe o intuito de criar uma coligação com o programa de tutoria direccionado aos alunos de EGI para conseguir uma maior e melhor aproximação aos novos alunos. Qualificação Local do Times e outras Actividades A qualificação local do TIMES sempre albergou uma oportunidade única para os alunos de EGI contactarem, analisarem e resolverem casos reais do mundo empresarial, tendo sido denotado alguma falta de preparação dos mesmos na sua resolução. Da necessidade surge a oportunidade da criação de um workshop de análise de casos de estudo com vista a auxiliar os alunos que formaram equipas com vista à sua participação na sua competição e assim surgirem melhor preparados. Knowledge Committee & Feedback Commitee A criação de valor nos eventos é importante para os seus participantes, que para além da experiência proporcionada retêm o mesmo. Assim, a pensar nas gerações futuras, é proposta a criação de um knowledge committee, que permita recolher, analisar e arquivar todo conhecimento apto a criar valor para um estudante de EGI. No final de cada evento é crucial realizar o balanço dos pontos positivos e negativos. Este processo torna-se supérfluo se não tiver utilidade nos eventos porvindoiros. Concludentemente, propõe-se a criação de um feedback commitee. Este tem como propósito registar o feedback do evento de um participante, um organizador e de uma pessoa exterior à sua participação que permita uma análise isenta e cuidada dos aspectos fortes e negativos do evento. Aliada à informação porvindoira do knowledge committee, o feedback commitee permite a criação de uma ferramenta crucial na organização de futuros eventos, onde as acções positivas deverão ser repetidas e permitir uma prevenção/melhoramento das acções menos positivas e que necessitam de correcção. A organização de eventos que envolvam a interacção com LG s de outros países é uma meta para a presente board. O LG Aveiro tem vindo a ser reconhecido a nível central e pelos demais Local Groups devido à sua recente organização de actividades locais que permitem a recepção destes. Esta actividade terá a sua continuidade com a organização de um evento Business Booster The Final Competition que estará pendente do resultado da candidatura já efectuada. Caso o resultado seja negativo, irá ser procurado um novo evento que contenha na sua génese os mesmos parâmetros base que levou a nossa candidatura a um evento BBtfC, sendo estes: interacção com membros de outros LG s; criação de conhecimento; permitir criar uma equipa organizadora ampla. 10

11 Orçamentos 11

12 Relações Públicas Actividades Calendarização Gestão da página do Facebook 1º Semestre/2º Gestão do canal do Youtube Criação/Renovação da Newsletter Semestre 1º Semestre/2º Semestre 1º Semestre/2º Semestre Merchandising 1º Semestre/2º Semestre Despesas Receitas Designação Valor Designação Valor Divulgação - - Divulgação - - Divulgação - - Aquisição 381 Venda 482 Total 381 Total 482 Balanço final +101 Relações Externas Atividade Relações com entidades exteriores e constituição de parcerias-chave Bases de dados/ Modelo de Contacto com as Empresas Calendarização 1º e 2º Semestres Designação Despesas Valor Deslocações 20,00 Promoção 21,00 Receitas Designaçã Valor o Donativos 300,00 1º e 2º Semestres Criação 0,00 0,00 Total 41,00 Total 300,00 Balanço Final +259,00 12

13 Atividade Actividades Calendarização Despesas Receitas Designação Valor Designação Valor Recrutamento 23/09/2014 Divulgação 0 0 Workshop Times Times LQ 1º Semestre 1º Semestre Divulgação 5 Logistica 5 Divulgaçao 5 Logistica 5 Deslocaçoes 400 Convívio ESTIEM 2º Semestre Logística 5 Inscrições Criação do comité feedback Knowledge Chat local Group (c/ todos os membros) 1º e 2º Semestre 0 0 1º e 2º Semestre 0 0 Balanço Final Total 425 Total 65 Balanço Final -360 Pelouros Despesas Receitas Saldo Relações Públicas Relações Externas Atividades Total