PHC Documentos Electrónicos CS

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1 PHCDocumentos Electrónicos CS DESCRITIVO O módulo PHC Documentos Electrónicos permite substituir a típica correspondência em papel, agilizando os processos documentais e reduzindo os custos das empresas, quer através de emissão/ recepção electrónica de documentos ou troca de ficheiros via XML. PHC Documentos Electrónicos CS Diminua os custos da emissão e recepção de documentos electrónicos na sua empresa BENEFÍCIOS DE EMISSÃO ππ Redução de custos ππ Facilidade de recepção, envio e arquivo de documentação ππ Libertação de arquivo em papel ππ Optimização de tempo ππ Acesso e controlo simplificado ππ Maior segurança e transparência nas transacções ππ Comunicação síncrona ou assíncrona SOLUCÃO ππ Emissão de guias de remessa e facturação por Internet ππ Recepção automática de Dossiers Internos, por exemplo, encomendas e avisos de recepção, entre outros ππ Troca de ficheiros em formato EDI e XML Padrão No ecrã de Facturação, ao clicar no botão Doc. Electrónico é enviada de imediato a respectiva factura para o destinatário seleccionado. DESTINATÁRIOS ππ Empresas que tenham transacções de documentos com grandes centrais de compras ππ Empresas inovadoras e que pretendem reduzir custos com emissão de papel Para conhecer melhor esta solução PHC, clique aqui e veja um filme PHC TV. p. 01

2 ππ Processamento mais rápido da facturação; ππ Menos impressões, poupando impressoras, tonner e tempo; ππ Melhor, mais rápida e mais simples comunicação com os clientes; ππ Garantia de recepção das facturas electrónicas por parte dos destinatários, sem enganos ou extravios; ππ Maior Comodidade e Segurança; ππ Reduzir o volume de correspondência: Menos papel, envelopes, despesas de envio e tratamento; ππ Armazenar as facturas em formato electrónico mais facilmente; ππ Com Software PHC pode integrar o formato XML automaticamente. ππ Importação e exportação de documentos via EDI ou XML Padrão (p.e. Encomendas de clientes, Avisos de Recepção, Guias de Remessa, Facturas, entre outros). Porquê usar Documentos Electrónicos? ππ Para o Emissor ππ Porque elimina custos desnecessários; Não necessita imprimir e envelopar as facturas, poupando papel e reduzindo o volume de correspondência, eliminando os custos associados aos processos tradicionais de emissão e recepção. ππ Porque optimiza o tempo; Poupa tempo no tratamento e no processo de facturação, reduzindo as obrigações burocráticas, podendo transformar dias em segundos de trabalho. ππ Porque diminui erros e confirmação de recepção; Tem a garantia que as facturas são recepcionadas pelos destinatários, sem que haja enganos, devoluções ou extravios. ππ Porque facilita a prestação de um serviço mais rápido e eficiente; Envia toda a facturação, sem atrasos, sem hipóteses de extravio e sempre de forma cómoda. ππ Porque permite a troca de documentos electrónicos com as centrais de compras; ππ Porque dá à sua empresa a imagem de um serviço inovador; ππ Disponibiliza um serviço inovador através do envio de docu- mentos electrónicos, gerando maior satisfação ao receptor. ππ Para o Receptor ππ Porque facilita a recepção e o arquivo; Recepciona toda a documentação de uma forma simples, facilitando o arquivamento e pesquisa dos mesmos a qualquer momento. ππ Porque reduz as despesas com arquivo; Na recepção da facturação não é necessário arquivar fisicamente os documentos, ficando estes no seu servidor de documentos. ππ Porque tem controlo de acessos simplificado; A qualquer momento é possível aceder aos documentos a que cada pessoa tem acesso, basta introduzir no sistema o seu login. p. 02

3 PHCDocumentos Electrónicos CS DESCRITIVO Relação Central de Compras/Fornecedor Cada vez mais existem empresas, nomeadamente da grande distribuição, a criarem centrais de compras. Estas entidades ficam então encarregues de negociar as compras destas empresas. Um processo que permite ganhar economias de escala e maior poder negocial com os fornecedores. As centrais de compras apostam em transacções electrónicas de documentos comerciais e legais entre fornecedores e clientes de forma a obterem ganhos de eficiência e de redução de custos na gestão financeira e logística do negócio. Com o desenvolvimento deste módulo, o Software PHC interage com os sistemas das centrais de compras, assegurando a rastreabilidade de todo o processo. Este módulo foi desenhado com o objectivo de efectuar a importação, para o módulo PHC Gestão, de encomendas de clientes (Orders) e/ou avisos de recepção, e por outro lado exportar as facturas (Invoices). Assim, utiliza XML Padrão para permitir a integração de todos os campos necessários à sua interacção com os seus fornecedores e/ou clientes. Apesar de ser fornecido como um módulo independente que lhe permite realizar algumas tarefas de supervisão e automatização de processos, este possui ainda opções nos ecrãs do módulo PHC Gestão, permitindo assim a quem tiver esta aplicação instalada, efectuar a exportação e importação de documentos. RELAÇÃO CENTRAL DE COMPRAS/ FORNECEDOR CENTRAL DE COMPRAS FORNECEDOR - SOFTWARE PHC Encomenda TRANSFORMA EM GUIA DE REMESSA Guia de Remessa Aviso de Recepção Factura TRANSFORMA EM FACTURA Resumidamente a utilização deste software permite: ππ Importar as encomendas de clientes (Orders), em formato XML Padrão para integração nos Dossiers Internos do PHC Gestão CS; ππ Importar os avisos de recepção para integração nos Dossiers Internos do módulo PHC Gestão CS; ππ Exportar do PHC Gestão CS Invoices para o receptor. Importação/Exportação de documentos para o módulo PHC Gestão A importação e exportação de documentos para o módulo PHC Gestão pode ser feita através de 2 tecnologias diferentes, por EDI ou por XML Padrão. Basta para isso configurar o seu Software PHC para o efeito. Aqui deve configurar os dossiers internos relativos à importação de encomendas (orders) e/ou avisos de recepção. Neste ecrã pode definir o nome do documento de facturação de onde será exportada a informação relativa às facturas (invoices). p.03

4 A importação dos documentos em XML pode ser feita em cada ecrã, ou seja, se estiver no ecrã de encomendas, pode importar todos os ficheiros. ππ Entidade Certificadora Para assinar digitalmente um documento é necessário que uma terceira entidade de confiança a nível de certificação, a que se dá o nome de Entidade Certificadora, atribua certificados digitais. ππ Validação Cronológica (Time Stamp) Existe a necessidade de assegurar a validação cronológica das facturas electrónicas através de uma entidade independente, que garanta a informação horária, data e hora em que foi produzida a factura electrónica e que não seja passível de ser contestada. Modo de Funcionamento No ecrã de Facturação clique no botão Doc. Electrónico para enviar de imediato a respectiva factura para o destinatário seleccionado. Depois, no ecrã Documento Electrónico, apenas Execute a sua ordem. Nas opções dos ecrãs onde pode fazer a importação dos ficheiros XML. Facturação Electrónica Já as facturas implicam um tratamento diferenciado, uma vez que se tratam de documentos com valor legal. Assim, é necessário que as mesmas sejam assinadas digitalmente. O Decreto Lei 256/03 transpõe para a ordem jurídica portuguesa a Directiva 2001/115/CE, consagrando no código do IVA a possibilidade de transmissão, arquivamento e conservação de facturas por meios electrónicos. Isto sempre que se garanta a autenticidade da origem do documento emitido e a integridade do seu respectivo conteúdo, mediante uma assinatura electrónica avançada. Garantias de Segurança Através do uso da factura electrónica, com a assinatura digital assegura inúmeras garantias de segurança, extre-mamente pertinentes para o aumento de confiança durante as transacções electrónicas, garantindo: ππ Integridade: Protecção contra a alteração (acidental ou malicio- sa) não detectada dos dados ππ Autenticação: Protecção contra a dissimulação da identidade de um interlocutor ππ Não repúdio de origem: Protecção contra a negação da autoria dos dados ππ Não repúdio de recepção: Protecção contra a negação da recep- ção dos dados Desta forma, torna-se impossível falsificar um documento, já que o mesmo se encontra assinado pela entidade certificadora. Se algum dado for modificado, a assinatura não corresponderá aos dados que foram assinados, pelo que o software de validação dará uma mensagem de erro. Com a solução PHC, toda a complexidade da emissão de facturas fica à distância de um botão. Possibilidade de envio de vários documentos em simultâneo. Certificação necessária para usar facturas electrónicas ππ Assinatura Digital Para que as facturas electrónicas tenham a garantia de autenticidade da sua origem e integridade do seu conteúdo, necessitam de uma assinatura electrónica avançada ou digital. A Assinatura electrónica avançada ou digital corresponde a uma chave de codificação e é feita através de um certificado digital. ππ Certificado Digital Permite que entidades distintas (emissor e receptor) se identifiquem mutuamente, de uma forma virtual, e efectuem trocas de informação com confidencialidade. A identificação do titular obtém-se através do uso dos certificados digitais, emitidos por uma entidade certificadora. Deste modo, fica validada a integridade e a autenticidade do conteúdo das facturas. p. 04

5 Documentos Electrónicos e infra-estrutura Este novo produto é suportado pela infra-estrutura da Saphety unidade de negócios da Novis, especializada em comunicações seguras, e que recorrendo às tecnologias mais avançadas, possibilita às empresas utilizar este módulo da PHC, com todas as garantias de segurança e cumprimento dos requisitos legais. Caso opte por utilizar como entidade certificadora a Saphety, beneficia de toda a estrutura pré-intralada e configurada com a flexibilidade de mapear novos campos a qualquer momento. Neste momento, esta solução conjunta está já certificada para ser usada com as seguintes centrais de compras: IMCH, Auchan, El Corte Inglés, Makro, AKI e FNAC. Requisitos mínimos do PHC Documentos Electrónicos Para a utilização e envio de facturas electrónicas basta cumprir os seguintes requisitos: ππ Software PHC com versão 2010 ou seguintes O cliente deve ter o Software actualizado para as versões mais recentes e adquirir os módulos PHC Documentos Electrónicos e PHC Gestão. ππ Este módulo está disponível nas gamas PHC CS para Windows Nas gamas PHC Corporate CS, PHC Advanced CS e PHC Enterprise CS. ππ Adquirir o Certificado Digital Anual atribuído pela Saphety Para assinar digitalmente as facturas, o cliente deve possuir um certificado digital. ππ Adquirir os pacotes de facturas electrónicas (mínimo de 100 facturas) O cliente deve adquirir à Saphety os pacotes de facturas que necessitar enviar. ππ Possuir ligação à Internet Para o envio de facturas é necessário estar conectado à Internet, visto que a tecnologia usada entre o Software PHC e o servidor da Saphety é baseada num sistema em webservices. Limitações de utilização do PHC Documentos Electrónicos ππ Após esgotar o pacote de facturas adquiridas não pode enviar mais até carregar a sua conta, ou seja, adquirir mais pacotes. ππ Os pacotes de Facturas Electrónicas não têm um período de validade. ππ As facturas ficam disponíveis para download no servidor da Saphety durante 30 dias. ππ Após o download, a mesma factura fica disponível no servidor da Saphety durante 48 horas. p. 05

6 Veja o que alguns utilizadores pensam do Software PHC Segundo Paulo Vieira, Executivo da Assibeta, o Software PHC é extraordinariamente simples de utilizar, com um interface gráfico simples e agradável, o que simplificou significativamente o processo de adaptação ao mesmo. António Pereira, Director de Sistemas de Informação da CEPSA realçou que as soluções PHC: criaram uma maior autonomia operacional das filiais, permitindo obter uma informação mais objectiva e oportuna. De acordo com Dinis Pires, responsável do Convento do Espinheiro, com o Software PHC conseguiu-se automatizar todos os processos internos da organização, obtendo assim uma maior produtividade da parte dos utilizadores e consequentemente ganhos de eficiência de toda a estrutura, com vantagens acrescidas para os nossos clientes. aos computadores portáteis TOSHIBA, necessita de ferramentas que permitam uma grande facilidade de adaptação, quer a novos tipos de produtos, quer à frequente implementação de novos processos. Esta maleabilidade do Software PHC conjugada com o enorme potencial de consulta e análise de dados, permitiu um melhor e mais versátil controlo e adaptação à dinâmica do negócio. Dr. Luís Marvanejo, Responsável dos Armazéns Marvanejo, disse que Tendo sido possível integrar os diversos processos de negócio no PHC, que, pela sua capacidade de gestão de todas as vertentes do negócio, apoiada pela disponibilização de informação em tempo real, permite tomar decisões de gestão no momento certo, foi possível eliminar redundâncias administrativas e optimizar processos, aumentando a produtividade dos recursos humanos e a eficiência comercial da empresa. Aníbal Pereira, Administrador da Quinta Grande, revelou que A Quinta Grande, na qualidade de Assistência Técnica Autorizada Esteja sempre a par de todas as novidades, formacão, artigos de opinião e promocões PHC. Se deseja estar actualizado sobre as novidades PHC e receber periodicamente informação relacionada com o nosso software subscreva a idirecto no nosso site na Internet em p. 06

7 p. 07

8 O Software PHC é uma ferramenta imprescindível na gestão diária de uma empresa. Trata-se de um software cuidadosamente estudado por utilizadores reais e desenvolvido segundo os seus conselhos, conjuntamente com a nossa experiência acumulada desde Todo o seu modo de funcionamento está orientado para melhorar a actuação das Empresas, aumentando a produtividade dos colaboradores, minimizando os tempos improdutivos e facilitando assim as tarefas rotineiras. Se tem a preocupação com a redução de custos da sua empresa, com a análise de rendibilidade da mesma e com o aumento da eficácia das várias áreas, então deseja com certeza vir a ser um dos muitos utilizadores do Software PHC. Este documento tem como objectivo descrever as funcionalidades do software. Em virtude da sua constante evolução, é possível que as funcionalidades aqui descritas não se mantenham no mesmo formato. Se considerar vital alguma funcionalidade em particular, verifique na Demonstração do Software se a mesma corresponde ao que necessita. Para mais informação Para saber mais sobre este módulo pode consultar o portal PHC em Quem é a PHC A PHC é uma empresa 100% Nacional, nascida em 1989 e totalmente dedicada a aumentar a produtividade das empresas ambiciosas e inovadoras. Possuímos uma rede de 348 Parceiros certificados e 111 colaboradores em Lisboa, Porto, Madrid e Maputo. O Software PHC é utilizado em mais de organizações, por mais de utilizadores PHC Todos os direitos sobre este documento estão reservados. Este documento tem apenas objectivos de informação. A PHC não dá nenhuma garantia, explícita ou implícita, no conteúdo deste documento. A marca PHC é uma marca registada. p.08 design

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