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1 Ajuste Directo nº 44/2011 Aquisição de serviços de verificação e validação de despesa dos projectos ECOTECH- SUDOE, CarbonInspired e EnerBioAlgae com financiamento comunitário no âmbito do Programa de Cooperação Transnacional Sudoeste Europeu (SUDOE) para a Universidade de Aveiro Universidade de Aveiro CADERNO DE ENCARGOS 1

2 CADERNO DE ENCARGOS Cláusula 1.ª Objecto O presente caderno de encargos compreende as cláusulas a incluir no contrato a celebrar na sequência do procedimento que tem por objecto a aquisição de serviços de verificação e validação de despesas dos projectos ECOTECH-SUDOE, CarbonInspired e EnerBioAlgae, com financiamento comunitário no âmbito do Programa de Cooperação Transnacional Sudoeste Europeu (SUDOE) para a Universidade de Aveiro, conforme descrição constante do Anexo I, apenso a este caderno de encargos e dele considerado parte integrante. Cláusula 2.ª Contrato 1. No âmbito dos projectos será elaborado o correspondente contrato, composto pelo respectivo clausulado contratual e seus anexos. 2. O contrato a celebrar integra ainda os seguintes elementos: a) Os esclarecimentos e as rectificações relativos ao caderno de encargos; b) O presente caderno de encargos; c) A proposta adjudicada; d) Os esclarecimentos sobre a proposta adjudicada prestados pelo adjudicatário. 3. Nos termos do disposto no Artigo 25º do Regulamento Transitório para a Contratação de Bens Móveis, Serviços e Empreitadas da Universidade de Aveiro o contrato será reduzido a escrito. Cláusula 3.ª Fases da prestação de serviços 1. A prestação de serviços corporiza-se na verificação e validação das despesas apresentadas em pedidos de pagamento pela Universidade de Aveiro no âmbito dos projectos ECOTECH-SUDOE, CarbonInspired e EnerBioAlgae, do Programa de Cooperação Transnacional Sudoeste Europeu (SUDOE), sendo que cada verificação de pedido de pagamento será complementada pela respectiva certificação, através dos documentos considerados necessários para o efeito. 2. Caberá igualmente ao prestador de serviços colaborar com a Universidade de Aveiro, nomeadamente na aferição de critérios de imputação, do cálculo e da afectação dos recursos humanos e nos pertinentes esclarecimentos solicitados para uma adequada execução do projecto mencionado, estando as funções a desempenhar pelo controlador enquadradas no Manual Interno de Procedimentos: Cooperação Territorial Europeia, apresentado pelo Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional IP em Março 2011, em conformidade com o definido no Anexo I. Cláusula 4.ª Prazo da prestação de serviços 1. A prestação de serviços deve realizar-se de forma a cumprir com o cronograma previsto para a entrega dos pedidos de pagamento ao Beneficiário Principal, como consta do Anexo I. 2

3 2. Após o início da verificação do pedido de pagamento e restante documentação, a realizar nas instalações da Universidade de Aveiro, o controlador deverá no prazo máximo de 10 dias úteis a partir daquela data, comunicar o respectivo resultado mediante o envio dos documentos considerados necessários para o efeito. 3. O prazo referido anteriormente poderá ser suspenso no caso de serem suscitados eventuais pedidos de esclarecimentos por parte do controlador, devidamente fundamentados. 4. O contrato mantém-se em vigor até à conclusão da prestação de serviços, em conformidade com os respectivos termos do Anexo I e o disposto na lei, sem prejuízo das obrigações acessórias que devam perdurar para além da cessação do contrato. Cláusula 5.ª Obrigações principais do prestador de serviços 1. Sem prejuízo de outras obrigações previstas na legislação aplicável, no presente caderno ou nas cláusulas contratuais, da celebração do contrato decorrem para o prestador de serviços, em conformidade com a absoluta subordinação aos princípios da ética profissional, isenção, independência, zelo e competência, a obrigação de prestar os serviços identificados na sua proposta. 2. A título acessório, o prestador de serviços fica ainda obrigado, designadamente, a recorrer a todos os meios humanos, materiais e técnicos que sejam necessários e adequados ao bom resultado dos serviços, bem como ao estabelecimento do sistema de organização necessário à perfeita e completa execução das tarefas a seu cargo. Cláusula 6.ª Conformidade e operacionalidade dos serviços O prestador de serviços obriga-se a entregar à Universidade de Aveiro o resultado dos serviços objecto do contrato, nos termos do definido no Anexo I. Cláusula 7.ª Recepção dos elementos a produzir ao abrigo do contrato No decurso da prestação de serviços, a Universidade de Aveiro pode solicitar esclarecimentos atinentes à mesma, devendo os elementos entregues cumprirem os termos definidos no Anexo I. Cláusula 8.ª Transferência da propriedade Com a entrega do resultado da prestação de serviços, ocorre a transferência da posse e propriedade dos elementos a desenvolver, ao abrigo do contrato, para a Universidade de Aveiro. Cláusula 9.ª Conformidade e garantia técnica O prestador de serviços fica sujeito, com as devidas adaptações e no que se refere aos elementos entregues à Universidade de Aveiro em execução do contrato, às exigências legais, obrigações do prestador de serviços e prazos respectivos aplicáveis aos contratos, nos termos do Regulamento Transitório para a Contratação de Bens Móveis, Serviços e Empreitadas da Universidade de Aveiro e demais termos nele previstos. Cláusula 10.ª Dever de sigilo O prestador de serviços, por si e através do seu agente, designado na qualidade de controlador do projecto, obrigase a garantir rigoroso sigilo quanto a informações e documentação que venha a ter acesso, por força da prestação de serviços, relacionadas com a actividade da Universidade de Aveiro, inclusivé após a execução do contrato. 3

4 Cláusula 11.ª Prazo do dever de sigilo O dever de sigilo mantém-se em vigor até ao termo do prazo de 5 (cinco) anos a contar do cumprimento ou cessação, por qualquer causa, do contrato, sem prejuízo da sujeição subsequente a quaisquer deveres legais relativos, designadamente, à protecção de segredos comerciais ou da credibilidade, do prestígio ou da confiança devidos às pessoas colectivas. Cláusula 12.ª Preço contratual 1. Pela prestação dos serviços objecto do contrato, bem como pelo cumprimento das demais obrigações constantes do presente caderno de encargos, a Universidade de Aveiro deve pagar ao prestador de serviços o preço contratual (1) de ( euros), constante da proposta adjudicada, acrescido de IVA, à taxa legal em vigor, se este for legalmente devido. ((1) [a preencher no termo contratual com o valor que constar da proposta adjudicada e correspondente a um valor não superior a 9.000,00 (nove mil euros)]. 2. O preço referido no número anterior inclui todos os custos, encargos e despesas cuja responsabilidade não esteja expressamente atribuída à Universidade de Aveiro, nomeadamente os relativos a alojamento, deslocação de meios humanos, transporte e seguros. Cláusula 13.ª Condições de pagamento 1.A quantia devida nos termos da cláusula anterior deve ser paga no prazo de 60 (sessenta) dias após a recepção da respectiva factura, a qual só pode ser emitida após o vencimento da obrigação respectiva. 2. Em caso de discordância por parte da Universidade de Aveiro quanto aos valores indicados na factura, deve esta comunicar ao prestador de serviços, por escrito, os respectivos fundamentos, ficando este obrigado a prestar os esclarecimentos necessários ou proceder à emissão de nova factura corrigida. 3. Desde que devidamente emitida e observado o disposto no n.º 1, a factura será paga através de emissão de cheque ou transferência bancária. Cláusula 14.ª Penalidades contratuais 1. Pelo incumprimento de obrigações emergentes do contrato, a Universidade de Aveiro pode exigir do prestador de serviços o pagamento de uma pena pecuniária, de montante a fixar em função da gravidade do incumprimento do prazo da prestação de serviços objecto do contrato, até 0,5% do valor deste por cada dia de atraso. 2. Na determinação da gravidade do incumprimento, a Universidade de Aveiro tem em conta, nomeadamente, a duração da infracção, a sua eventual reiteração, o grau de culpa do prestador de serviços e as consequências do incumprimento. 3. A Universidade de Aveiro pode compensar os pagamentos devidos ao abrigo do contrato com as penas pecuniárias devidas nos termos da presente cláusula. 4. As penas pecuniárias previstas na presente cláusula não obstam a que a Universidade de Aveiro exija uma indemnização pelo dano excedente. 4

5 Cláusula 15.ª Força maior 1. Não podem ser impostas penalidades ao prestador de serviços, nem é havida como incumprimento, a não realização pontual das prestações contratuais a cargo de qualquer das partes que resulte de caso de força maior, entendendo-se como tal as circunstâncias que impossibilitem a respectiva realização, alheias à vontade da parte afectada, que ela não pudesse conhecer ou prever à data da celebração do contrato e cujos efeitos não lhe fosse razoavelmente exigível contornar ou evitar. 2. A ocorrência de circunstâncias que possam consubstanciar casos de força maior deve ser imediatamente comunicada à outra parte. 3. A força maior determina a prorrogação do prazo de cumprimento das obrigações contratuais afectadas pelo período de tempo comprovadamente correspondente ao impedimento resultante da força maior. Cláusula 16.ª Resolução por parte da Universidade de Aveiro 1. Sem prejuízo de outros fundamentos de resolução previstos na lei, a Universidade de Aveiro pode resolver o contrato, a título sancionatório, no caso do prestador de serviços violar de forma grave ou reiterada qualquer das obrigações que lhe incumbem, designadamente o atraso, total ou parcial, na prestação do serviço objecto do contrato superior a 5 (cinco) dias ou declaração escrita do prestador de serviços de que o atraso excederá esse prazo. 2. O incumprimento, por parte do prestador de serviços, confere, nos termos gerais de direito, à Universidade de Aveiro, além da faculdade de rescindir o contrato, o direito às correspondentes indemnizações legais. 3. O direito de resolução referido no número anterior exerce-se mediante declaração enviada ao prestador de serviços e não determina a repetição das prestações já realizadas, a menos que tal seja determinado pela Universidade de Aveiro. Cláusula 17.ª Resolução por parte do prestador de serviços 1. Sem prejuízo de outros fundamentos de resolução previstos na lei, o prestador de serviços pode resolver o contrato quando qualquer montante que lhe seja devido esteja em dívida há mais de 2 (dois) meses. 2. O direito de resolução pode ser exercido mediante declaração enviada à Universidade de Aveiro, que produz efeitos 30 (trinta) dias após a recepção dessa declaração, salvo se esta cumprir as obrigações em atraso nesse prazo, acrescidas dos juros de mora a que houver lugar. 3. A resolução do contrato não determina a repetição das prestações já realizadas pelo prestador de serviços, cessando, porém, todas as obrigações deste ao abrigo do contrato, com excepção daquelas a que se refere o artigo 444.º do Código dos Contratos Públicos. Cláusula 18.ª Caução 1. Nos termos do disposto no ponto i. da alínea d), do artigo 24º, do Regulamento Transitório para a Contratação de Bens Móveis, Serviços e Empreitadas da Universidade de Aveiro, não será exigida caução ao adjudicatário. 5

6 Cláusula 19.ª Arbitragem 1.Quaisquer litígios relativos, designadamente, à interpretação, execução, incumprimento, invalidade ou resolução do contrato devem ser dirimidos por tribunal arbitral, devendo, nesse caso, ser observadas as seguintes regras: a) Sem prejuízo do disposto nas alíneas b) a d), a arbitragem far-se-á de acordo com as regras processuais propostas pelos árbitros; b) O Tribunal Arbitral tem sede em Aveiro e é composto por três árbitros; c) O contraente público designa um árbitro, o prestador de serviços designa um outro árbitro e o terceiro, que preside, é cooptado pelos dois designados; d) No caso de alguma das partes não designar árbitro ou no caso dos árbitros designados pelas partes não acordarem na escolha do árbitro-presidente, deve este ser designado pelo Centro de Arbitragens Voluntárias do Conselho Nacional de Profissões Liberais. Presidente do Tribunal Central Administrativo territorialmente competente. 2. O tribunal arbitral decide segundo o direito constituído e da sua decisão não cabe recurso. Cláusula 20.ª Comunicações e notificações 1. Sem prejuízo de poderem ser acordadas outras regras quanto às notificações e comunicações entre as partes do contrato, estas devem ser dirigidas, nos termos do artigo 28º do Regulamento Transitório para a Contratação de Bens Móveis, Serviços e Empreitadas da Universidade de Aveiro. 2. Qualquer alteração das informações de contacto constantes do contrato deve ser comunicada à outra parte. Cláusula 21.ª Contagem dos prazos Os prazos previstos no contrato são contínuos, nos termos do disposto no artigo 2º do Regulamento Transitório para a Contratação de Bens Móveis, Serviços e Empreitadas da Universidade de Aveiro. Cláusula 22.ª Legislação aplicável O contrato é regulado pelo Regulamento Transitório para a Contratação de Bens Móveis, Serviços e Empreitadas da Universidade de Aveiro e demais termos nele previstos. 6

7 ANEXO I ESPECIFICAÇÔES TÉCNICAS INTRODUÇÃO Os serviços de verificação e validação de despesa dos projectos ECOTECH-SUDOE, CarbonInspired e EnerBioAlgae, com financiamento comunitário no âmbito do Programa de Cooperação Transnacional Sudoeste Europeu (SUDOE) para a Universidade de Aveiro, referido na cláusula 3ª do presente caderno de encargos, devem abordar as seguintes componentes essenciais: Os Programas de Cooperação Territorial Europeia, desenvolvem-se através de projectos executados por parceiros localizados em diversos países sob a coordenação de um deles, intitulado chefe de fila ou parceiro principal; As condições de execução do projecto são objecto de um contrato de financiamento celebrado entre o chefe de fila/beneficiário principal e a autoridade de gestão do Programa e, complementarmente um contrato de parceria celebrado entre os parceiros; As despesas são reportadas numa primeira fase aos correspondentes nacionais que as validam para posterior envio ao chefe de fila/beneficiário principal, responsável pela apresentação dos pedidos de pagamento relativos ao projecto à autoridade de gestão; No âmbito do sistema descentralizado da verificação das despesas adoptado por Portugal, estabeleceu-se que a respectiva verificação prévia das despesas, seja validada por um controlador devidamente autorizado pelo Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional, IP. (IFDR) e com orientações precisas sobre os procedimentos a adoptar e relatórios a produzir; No âmbito do protocolo celebrado entre o Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional, IP. e a Ordem dos Revisores Oficiais de Contas (OROC) para o acompanhamento e supervisão das tarefas dos controladores foi emitida a Directriz 950/2010; A prestação de serviços será feita em regime de completa independência funcional e hierárquica em relação ao beneficiário do FEDER, com observância dos estatutos deste, das demais normas constantes do Estatuto da Ordem do Revisores Oficiais de Contas, dos princípios da ética e deontologia profissional e das Normas Técnicas e Directrizes de Revisão /Auditoria aprovadas ou reconhecidas pela Ordem; 7

8 A verificação das despesas por parte do controlador deverá obedecer às orientações emitidas pelo Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional IP. sobre esta matéria e às demais orientações das Autoridades de gestão do Programa de Cooperação Transnacional SUDOE; A celebração de contrato ficará pendente da autorização do controlador pelo Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional IP, com base no Questionário para aprovação de controlador de despesas de projectos de CTE. OBJECTO E ÂMBITO 1) A Universidade de Aveiro pretende contratar um Revisor Oficial de Contas para verificação e validação das despesas apresentadas em pedidos de pagamento nos projectos ECOTECH-SUDOE, CarbonInspired e EnerBioAlgae do Programa de Cooperação Transnacional Sudoeste Europeu (SUDOE), cabendo igualmente ao Revisor Oficial de Contas colaborar com a Universidade de Aveiro, na aferição dos critérios de imputação, do cálculo e da afectação dos recursos humanos e nos pertinentes esclarecimentos, para a adequada execução do projecto acima mencionado. 2) As funções a serem desempenhadas pelo referido Revisor Oficial de Contas/Controlador têm o seu enquadramento no Manual Interno de Procedimentos: Cooperação Territorial Europeia, apresentado pelo Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional IP em Março ) Os trabalhos de verificação e validação por parte do Revisor Oficial de Contas/Controlador pressupõem a verificação exaustiva dos documentos comprovativos da despesa de cada um dos projectos, na óptica da legalidade e da elegibilidade, bem como: Apreciação prévia da normalidade constitutiva da pessoa colectiva que se configurou como parceiro e dos respectivos órgãos sociais, de processos de contratação e dos critérios de imputação de despesas; Apreciação do relatório de progresso com vista à verificação de coerência com as despesas reportadas e de realização das actividades de acordo com os termos da sua aprovação do projecto; Verificação do cumprimento dos normativos específicos em matéria de publicidade do apoio comunitário e, quando aplicável, de igualdade de oportunidades e protecção do ambiente; Comprovação do fornecimento efectivo do bem ou serviço; Confirmação contabilística das receitas geradas pelo projecto, quando aplicável; Outras avaliações de âmbito jurídico-financeiro que se configurarem oportunas. 8

9 A análise de cada pedido dará origem a uma proposta de validação, acompanhada dos formulários, declarações e documentos exigíveis. As reservas que possam ser suscitadas durante a análise das despesas serão esclarecidas antes da aceitação da inclusão das mesmas nos pedidos de validação. 4) A base de trabalho para a realização da tarefa é disponibilizada pela Universidade de Aveiro no local onde estão sedeados os documentos originais, sendo constituída, designadamente pelos seguintes documentos: Processo de candidatura, respectivas reprogramações; Decisão de aprovação do PO e respectivos anexos; Cópia do contrato de subvenção entre a autoridade de Gestão e o Beneficiário Principal; Acordo entre os parceiros do projecto; Processos de contratação; Fundamentação de critérios de imputação de despesas; Pedido de verificação de despesas em modelos instituídos, acompanhados dos respectivos comprovativos e relatórios de progresso. 5) A verificação das despesas por parte do Revisor Oficial de Contas/Controlador será efectuada nas instalações da Universidade de Aveiro. Este processo e consequente certificação decorrerão de forma a cumprir com o cronograma previsto para a data limite de entrega dos pedidos de pagamento ao Beneficiário Principal, nos termos seguintes: ECOTECH-SUDOE Durante Setembro Durante Março Durante Setembro Durante Março CarbonInspired Durante Setembro Durante Março Durante Fevereiro EnerBioAlgae Durante Setembro Durante Janeiro Durante Junho Durante Outubro Durante Março Orçamento UA Nº Certificações previstas ECOTECH-SUDOE ,53 4 CarbonInspired ,24 3 ENERBIOALGAE ,04 5 9

10 6) Após a verificação pelo Revisor Oficial de Contas/Controlador do pedido de pagamento e restante documentação, a realizar nas instalações da Universidade de Aveiro, este deverá no prazo de 10 dias úteis a partir daquela data, comunicar o respectivo resultado mediante o envio dos documentos considerados necessários para o efeito, sendo que o prazo referido anteriormente poderá ser suspenso no caso de eventuais pedidos de esclarecimentos por parte do controlador, devidamente fundamentados. 7) Os períodos acima apresentados no ponto 5) poderão sofrer alguns ajustamentos em termos de data de apresentação do pedido de pagamento ao Beneficiário Principal e/ou em termos do número de verificações a efectuar. 8) Para o cumprimento das suas tarefas, o controlador deverá ter como referência a seguinte regulamentação base: Regulamento (CE) Nº 1080/2006, do Parlamento Europeu e do Conselho e Aditamento 397/2009 FEDER Regulamento (CE) Nº 1083/2006, do Conselho e corrigendas e Aditamento 284/2009 Procedimentos gerais dos Fundos Estruturais Regulamento (CE) Nº 1828/2006, da Comissão Europeia, corrigenda e Aditamento 846/2009 normas de execução do Regulamento 1083 Regulamento Geral FEDER e FC Comissão Ministerial de Coordenação do QREN, de 18 de Setembro de 2009 Despacho Nº 10/2009 Ministro do Ambiente, do Ordenamento do Território e do Desenvolvimento Regional, de 24 de Setembro de 2009 Orientações e manuais do Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional, IP Legislação nacional relativa à contratação pública e a subsídios e abonos na Administração Pública Directriz 950/2010 da Ordem dos Revisores Oficiais de Contas para Auditorias em Programas da Cooperação Territorial Europeia Manuais e modelos de documentação do Programa de Cooperação Transnacional Sudoeste Europeu (SUDOE), como sejam o Guia de Gestão dos Projectos SUDOE, o Guia para a Certificação de Despesas, o modelo do Relatório de Execução, a Folha de Serviço e o Certificado de Afectação de Pessoal, disponíveis na página Decreto-lei nº 18/2008, de 29 de Janeiro, rectificado pela Declaração de Rectificação nº 18A/2008 aprovação do Código dos Contratos Públicos (CCP) transposição das Directivas nºs 2004/17/CE e 2004/18/C e do parlamento Europeu, alteradas pela 2005/51/CE, da Comissão e rectificadas pela 2005/75/CE, do Parlamento Europeu Directiva 2004/18/CE, de 31 de Março de 2004 coordenação de procedimentos de empreitadas e fornecimentos Directiva 2004/17/CE, de 31 de Março de coordenação de procedimentos sectores especiais (água, energia, transportes e serviços postais) Directivas 2005/51/CE, da Comissão e 2005/75/CE, do Parlamento Europeu, de 7 de Setembro e 16 de Novembro, respectivamente alterações e correcções às duas directivas anteriores Regulamento (CE) nº 1564/2005, de 7 de Setembro formulários standard para a publicação de anúncios de acordo com as Directivas 2004/18/CE e 2004/17/CE Regulamento (CE) nº 1422/2007, de 4 de Dezembro limites para aplicação a partir de 1 de Janeiro de 2008 Regulamento (CE) nº 800/2008, de 6 de Agosto, tipos da ajuda compatíveis com os artigos 87º e 88º do Tratado Regulamento Transitório para a Contratação de Bens Móveis, Serviços e Empreitadas da Universidade de Aveiro Comunicação interpretativa da COM (2006/C 179/02) JOUE sobre o Direito Comunitário aplicável à adjudicação de contratos não abrangidos ou apenas parcialmente abrangidos, pelas directivas comunitárias relativas a contratos públicas 10

11 REQUISITOS EXIGIDOS: A entidade adjudicatária deverá simultaneamente, cumprir e fazer demonstração documental de que os seus agentes propostos para exercerem as funções de Controladores dos vários projectos objecto do presente procedimento, reúnem os requisitos seguintes: Competências e conhecimentos na área de auditoria; Competências e conhecimentos na área dos projectos co-financiados por fundos comunitários, em especial no âmbito dos projectos FEDER; Conhecimentos suficientes de inglês para ler e compreender os documentos relevantes dos projectos em questão; Estar inscrito na Ordem dos Revisores Oficiais de Contas; Apresentação do curriculum vitae do Controlador proposto para execução dos trabalhos respeitantes ao projecto em avaliação. Os documentos de prova apresentados sobre os trabalhos a efectuar serão disponibilizados às entidades com responsabilidade de supervisão ou controlo do respectivo Programa quando solicitados, e, serão mantidos durante o período previsto nos regulamentos aplicáveis ao Programa. PREÇO BASE: 9.000,00 (nove mil euros). 11

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