Tirando o Máximo Proveito dos Intervalos

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1 Tirando o Máximo Proveito dos Intervalos Mais do que executar tarefas de entrada de dados, você provavelmente passa, de alguma forma, a maior parte do tempo no Excel trabalhando com intervalos. Seja copiando, movendo, formatando, nomeando ou preenchendo-os, os intervalos são uma grande parte das operações do dia a dia do Excel. E por que não? Afinal, trabalhar com um intervalo de células é muito mais fácil do que trabalhar com cada célula individualmente. Por exemplo, suponhamos que você queira saber a média de uma coluna de números que vai de B a B30. Você poderia digitar todas as 30 células como argumentos na função MÉDIA(AVERAGE), mas provavelmente você tem uma vida longe da tela do computador. Digitar =MÉDIA(B: B30) é, com certeza, a forma mais rápida e provavelmente mais precisa de fazer isso. Em outras palavras, intervalos economizam tempo e evitam o desgaste dos seus dedos. No entanto, há mais sobre intervalos que isso. Os intervalos são ferramentas poderosas que podem liberar o poder oculto do Excel. Assim, quanto mais você souber sobre os intervalos, mais aproveitará do seu investimento em Excel, principalmente quando se trata de criação de fórmulas. Esse capítulo vai além da rotina de intervalos e mostra algumas técnicas para o pleno aproveitamento das capacidades de intervalo do Excel. NESTE CAPÍTULO Técnicas Avançadas de Seleção de Intervalo 5 Entrada de Dados em um Intervalo 3 Preenchendo um Intervalo 4 Utilizando a Alça de Preenchimento 4 Criando uma Série 7 Cópia Avançada de Intervalo 8 Excluindo um Intervalo 22 Aplicando Formatação Condicional a um Intervalo 22 Técnicas Avançadas de Seleção de Intervalo À medida que trabalha com o Excel, você encontrará três situações em que precisará selecionar um intervalo de célula: Quando um campo de caixa de diálogo exige uma entrada de intervalo. Ao digitar um argumento de função. Antes de selecionar um comando que utiliza uma entrada de intervalo. Em um campo da caixa de diálogo ou argumento de função, a forma mais direta de selecionar um Book.indb 5 22/02/202 5:24:02

2 6 Capítulo Tirando o Máximo Proveito dos Intervalos intervalo é inserir as coordenadas do intervalo manualmente. Isso pode ser feito ao digitar o endereço da célula superior esquerda (chamada de célula âncora), seguido por um sinal de dois pontos e, então, o endereço da célula inferior direita. Para usar esse método, você precisa conseguir ver o intervalo que deseja selecionar ou saber com antecedência as coordenadas do intervalo que você quer. Como muitas vezes não é esse o caso, a maioria das pessoas não digita as coordenadas do intervalo diretamente; em vez disso, selecionam intervalos usando o mouse ou o teclado. Esse capítulo assume que você conhece as técnicas básicas e comuns de seleção de intervalo. Portanto, as próximas seções mostram algumas técnicas avançadas que podem facilitar e acelerar as tarefas de seleção. Truques de Seleção de Intervalo com o Mouse Tenha em mente estas técnicas úteis ao usar um mouse para selecionar um intervalo: Ao selecionar um intervalo retangular contíguo, se você selecionar o canto inferior direito errado, o seu intervalo será muito grande ou muito pequeno. Para corrigi-lo, mantenha pressionada a tecla Shift e clique na célula inferior direita correta. O intervalo se ajustará automaticamente. Depois de selecionar um intervalo grande, você não consegue mais ver a célula ativa porque pode ter descido a barra de rolagem e a fez sumir da tela. Se precisar ver a célula ativa antes de continuar, você pode usar as barras de rolagem para exibi-la ou pressionar Ctrl + Backspace. Você pode utilizar o modo Estender Seleção do Excel como um método alternativo ao uso do mouse para selecionar um intervalo retangular contíguo. Clique na célula superior esquerda do intervalo que deseja selecionar, pressione F8 para ativar o modo Estender Seleção (Extend Selection) (que é exibido na barra de status como Estender Seleção), e, em seguida, clique na célula inferior direita do intervalo. O Excel selecionará o intervalo inteiro. Pressione F8 novamente para desativar o modo Estender Seleção. Se as células com as quais você deseja trabalhar estiverem espalhadas por toda a planilha, você precisará combiná-las em um intervalo não contíguo. O segredo para a definição de um intervalo não contíguo é manter pressionada a tecla Ctrl ao selecionar as células. Ou seja, primeiro selecione a célula ou o intervalo que deseja incluir no intervalo não contíguo, clique e mantenha pressionada a tecla Ctrl e selecione as outras células ou intervalos retangulares que deseja incluir no intervalo não contíguo. ATENÇÃO Ao selecionar um intervalo não contíguo, sempre pressione e mantenha pressionada a tecla Ctrl depois de selecionar a sua primeira célula ou intervalo. Caso contrário, o Excel incluirá a célula ou intervalo selecionado como parte do intervalo não contíguo. Essa ação pode criar uma referência circular em uma função se você estiver definindo o intervalo como um dos argumentos da função. Se não tiver certeza do que é uma referência circular, consulte Corrigindo Referências Circulares, p. 6. Book.indb 6 22/02/202 5:24:03

3 Técnicas Avançadas de Seleção de Intervalo 7 Truques para Seleção de Intervalos com o Teclado O Excel vem com alguns truques para facilitar a seleção de intervalos por meio do teclado ou tornar esta tarefa muito mais eficiente: Se você quiser selecionar um intervalo contíguo que contém dados, há uma maneira mais fácil de selecionar o intervalo inteiro. Primeiro, clique na célula superior esquerda do intervalo e, em seguida, pressione Ctrl + Shift + End. Se o intervalo selecionado for tão grande que todas as células não caibam na tela, você pode percorrer as células selecionadas ativando a tecla Scroll Lock. Quando Scroll Lock está ativada, pressionar as teclas de seta (ou Page Up e Page Down) faz você passar pelas células, mantendo a seleção intacta. Trabalhando com Intervalos 3D Um intervalo 3D é um intervalo selecionado em várias planilhas. Esse é um conceito poderoso, pois significa que é possível selecionar um intervalo de duas ou mais planilhas e depois inserir os dados, aplicar a formatação ou dar um comando e a operação afetará todos os intervalos simultaneamente. Isso é útil quando você está trabalhando com um modelo de várias planilhas nas quais alguns ou todos os rótulos são os mesmos. Por exemplo, em uma pasta de cálculo de despesas, na qual cada planilha detalha as despesas a partir de uma divisão diferente ou departamento, você pode querer que o rótulo Despesas apareça na célula A em cada planilha. Para criar um intervalo 3D, você precisa primeiro agrupar as planilhas com as quais deseja trabalhar. Para selecionar várias planilhas, utilize qualquer uma das seguintes técnicas: Para selecionar planilhas adjacentes, clique na guia da primeira planilha, mantenha pressionada a tecla Shift e clique na guia da última planilha. Para selecionar as planilhas não adjacentes, mantenha pressionada a tecla Ctrl e clique na guia de cada planilha que deseja incluir no grupo. Para selecionar todas as planilhas em uma pasta de trabalho, clique com o botão direito do mouse em qualquer guia da planilha e clique no comando Selecionar Todas as Planilhas. Quando você tiver selecionado as suas planilhas, cada guia é realçada e [Grupo] aparece na barra de título da pasta de trabalho. Para desagrupar as planilhas, clique em uma guia que não está no grupo. Outra possibilidade para fazer isso é clicar com o botão direito em uma das guias do grupo e selecionar o comando Desagrupar Planilhas no menu de atalho. Com as planilhas agrupadas, você pode criar um intervalo 3D ativando qualquer uma das planilhas agrupadas e, em seguida, selecionando um intervalo. O Excel seleciona as mesmas células em todas as outras planilhas do grupo. Você também pode digitar em um intervalo 3D manualmente quando, digamos, estiver digitando uma fórmula. Esse é o formato geral de uma referência 3D: Primeira Planilha: Ultima Planilha! CantoSE:CantoID Book.indb 7 22/02/202 5:24:03

4 8 Capítulo Tirando o Máximo Proveito dos Intervalos Aqui, Primeira Planilha é o nome da primeira planilha no intervalo 3D, Ultima Planilha é o nome da última e CantoSE e CantoID definem o intervalo da célula com a qual você deseja trabalhar em cada planilha. Por exemplo, para especificar um intervalo A:E0 nas planilhas Plan, Plan2 e Plan3, use a seguinte referência: Plan: Plan3!A:E0 ATENÇÃO Depois que terminar o intervalo 3D, não se esqueça de desagrupar as planilhas para que você não sobrescreva os dados acidentalmente ou faça outras alterações inadvertidamente nas planilhas agrupadas. Normalmente, as referências 3D são utilizadas em funções de planilhas que as aceitam. Essas funções incluem MÉDIA(), CONT.NÚM(), CONT.VALORES(), MÁXIMO(), MÍN(), PRODUTO(), DESVPAD.A(), DESVPAD.P(), SOMA(), VAR.A() e VARP.P(). (Você aprenderá sobre todas essas funções e muitas outras na Parte 2, Tirando proveito do poder das funções.) Selecionando um Intervalo usando Ir Para Para intervalos muito grandes, o comando Ir Para do Excel é muito útil. Esse comando é geralmente utilizado para pular para uma célula específica ou um nome de intervalo. Os passos a seguir mostram como explorar esse poder de selecionar um intervalo:. Selecione a célula superior esquerda do intervalo. 2. Selecione Página Inicial, Localizar e Selecionar, Ir Para (ou pressione F5 ou Ctrl+G). A caixa de diálogo Ir Para aparece, como exibido na Figura.. Figura. Utilize a caixa de diálogo Ir Para a fim de selecionar um intervalo maior. 3. Utilize a caixa de texto Referência para digitar o endereço da célula do canto inferior direito do intervalo. Book.indb 8 22/02/202 5:24:03

5 Técnicas Avançadas de Seleção de Intervalo 9 DICA Você também pode selecionar um intervalo usando Ir Para digitando as coordenadas do intervalo na caixa de texto Referência. 4. Mantenha a tecla Shift pressionada e clique em OK. O Excel seleciona o intervalo. DICA Outra forma de selecionar intervalos muito grandes é escolher Exibição, Zoom e selecionar uma opção na caixa de diálogo Zoom, como 50% ou 25%. Outra forma é clicar e arrastar o controle deslizante de Zoom na barra de status, ou manter pressionada a tecla Ctrl e rolar a roda do mouse. Você pode, em seguida, utilizar esta visualização de imagem enorme para selecionar o intervalo. Utilizando a Caixa de Diálogo Ir Para Especial Normalmente, você seleciona as células de acordo com sua posição dentro de uma planilha. No entanto, o Excel inclui um recurso poderoso que permite que você selecione as células de acordo com o conteúdo ou outras propriedades especiais. Se você selecionar Página Inicial, Localizar e Selecionar, Ir para Especial (ou clicar no botão Especial na caixa de diálogo Ir Para), a caixa de diálogo Ir para Especial aparece, como exibido na Figura.2. Figura.2 Utilize a caixa de diálogo Ir Para Especial para selecionar células de acordo com o conteúdo de cada uma delas, relações de fórmulas, entre outros. Selecionando Células por Tipo A caixa de diálogo Ir Para Especial contém muitas opções, mas somente quatro delas possibilitam a seleção de células de acordo com o tipo de conteúdo nelas contido. A tabela. resume essas quatro opções. (As próximas seções discutem outras opções da caixa de diálogo Ir Para Especial.) Book.indb 9 22/02/202 5:24:04

6 0 Capítulo Tirando o Máximo Proveito dos Intervalos Tabela. Opções para selecionar uma célula por tipo Opção Descrição Comentários Seleciona todos as células que contêm um comentário. Você também pode selecionar Página Inicial, Localizar e Selecionar, Comentários. Constantes Seleciona todas as células que contêm constantes dos tipos especificados em uma ou mais das caixas de seleção listadas sob a opção Fórmulas. Você também pode selecionar Página Inicial, Localizar e Selecionar, Constantes. Fórmulas Seleciona todas as células que contêm fórmulas que produzem resultados dos tipos especificados em uma ou mais das quatro caixas de seleção. Você também pode selecionar Página Inicial, Localizar e Selecionar, Fórmulas. Números Seleciona todas as células que contêm números. Texto Seleciona todas as células que contêm texto. Lógicas Seleciona todas as células que contêm valores lógicos. Erros Seleciona todas as células que contêm erros. Em branco Seleciona todas as células em branco. Selecionando Células Adjacentes Se você precisar selecionar células adjacentes à célula ativa, a caixa de diálogo Ir Para Especial fornece duas opções. Clique na opção Região atual para selecionar um intervalo retangular que inclui células não vazias que tocam a célula ativa. Se a célula ativa for parte de uma matriz, clique na opção Matriz atual para selecionar todas as células na matriz. Para uma discussão mais aprofundada sobre matrizes do Excel, consulte Trabalhando com Matrizes, p. 85. Selecionando Células por Diferenças O Excel também possibilita a seleção de células por comparação entre linhas e colunas de dados, selecionando as células que são diferentes. Os passos a seguir mostram como fazer isso:. Selecione as linhas ou colunas que deseja comparar. (Certifique-se de que a célula ativa está na linha ou coluna com os valores comparados que você quer utilizar.) 2. Abra a caixa de diálogo Ir Para Especial e clique em uma das seguintes opções: Diferenças por linha Esta opção utiliza os dados nas colunas da célula ativa como os valores de comparação. O Excel seleciona as células das linhas correspondentes que são diferentes. Diferenças por coluna Esta opção utiliza os dados nas linhas da célula ativa como os valores de comparação. O Excel seleciona as células das colunas correspondentes que são diferentes. 3. Clique em OK. Book.indb 0 22/02/202 5:24:04

7 Técnicas Avançadas de Seleção de Intervalo Por exemplo, a Figura.3 mostra um intervalo selecionado de números. Os valores na coluna B são os números do orçamento atribuídos a todas as divisões da empresa; os valores na coluna C e D são os números atuais alcançados pela Divisão Leste e Divisão Oeste, respectivamente. Em outras palavras, você quer comparar os números nas colunas C e E com os números na coluna B e selecionar os números nas colunas C e D que são diferentes. Como você está comparando linhas de dados, selecione a opção Diferença por Linha na caixa de diálogo Ir Para Especial. A Figura.4 mostra os resultados. Figura.3 Antes de usar o recurso Ir Para Especial que compara linhas (ou colunas) de dados, selecione todo o intervalo de células envolvido na comparação. Figura.4 Depois de executar a opção Diferenças por Linha, o Excel mostra as linhas nas colunas C e D, que são diferentes dos valores na coluna B. Book.indb 22/02/202 5:24:04

8 2 Capítulo Tirando o Máximo Proveito dos Intervalos Selecionando Células por Referência Se uma célula contém uma fórmula, o Excel define os precedentes da célula como aquelas células a que a fórmula se refere. Por exemplo, se a célula A4 contém a fórmula = SOMA(A: A3), as células A, A2 e A3 serão os precedentes da célula A4. Um precedente direto é uma célula referenciada explicitamente na fórmula. No exemplo anterior, A, A2 e A3 são precedentes diretos de A4. Um precedente indireto é uma célula referenciada por um precedente. Por exemplo, se a célula A contiver a fórmula = B3*2, a célula B3 será um precedente indireto da célula A4. O Excel também define os dependentes de uma célula como as células com uma fórmula que se refere à célula. No exemplo anterior, a célula A4 seria um dependente da célula A. Como acontece com os precedentes, os dependentes podem ser diretos ou indiretos. NOTA Pense nos dependentes desta forma: o valor que aparece na célula A4 depende do valor que é inserido na célula A. A caixa de diálogo Ir Para Especial possibilita a seleção de precedentes e dependentes, conforme descrito abaixo:. Selecione o intervalo com o qual deseja trabalhar. 2. Abra a caixa de diálogo Ir Para Especial. 3. Clique na opção Precedentes ou Dependentes. 4. Clique na opção Somente diretos para selecionar somente os precedentes ou dependentes diretos. Se você precisar selecionar ambos, precedentes e dependentes diretos e indiretos, clique na opção Todos os níveis. 5. Clique em OK. Outras Opções do Ir Para Especial A caixa de diálogo Ir Para Especial inclui mais algumas opções para ajudar nas tarefas de seleção de intervalo: Opção Última célula Somente células visíveis Formatos condicionais Validação de dados Descrição Seleciona a última célula na planilha (isto é, o canto inferior direito) que contém dados ou formatação. Seleciona somente as células não ocultas. Seleciona somente as células que contêm formatação condicional. (Você também pode selecionar Página Inicial, Localizar e Selecionar, Formatação Condicional). Seleciona as células que contém regras de validação de dados. (Também é possível selecionar Página Inicial, Localizar e Selecionar, Validação de Dados). Se você clicar em Tudo, o Excel selecionará todas as células com regra de validação de dados. Se você clicar em Mesmos, o Excel selecionará todas as células que possuem a mesma regra de validação que a da célula atual. Book.indb 2 22/02/202 5:24:04

9 Entrada de Dados em um Intervalo 3 Para aprender mais sobre formatação condicional, consulte Aplicando Formatação Condicional a um Intervalo, p. 22. Para aprender sobre validação de dados, consulte Aplicando Regras de Validação de Dados a Células, p. 98. Teclas de Atalho para Seleção pelo Recurso Ir Para A tabela.2 lista as teclas de atalho que podem ser utilizadas para executar muitas das funções da caixa de diálogo Ir Para Especial. Tabela.2 Teclas de atalho para selecionar precedentes e dependentes Tecla de atalho Seleciona Ctrl+* Região atual Ctrl+/ Matriz atual Ctrl+\ Diferenças por linha Ctrl+ Diferenças por coluna Ctrl+[ Precedentes diretos Ctrl+] Dependentes diretos Ctrl+{ Todos os níveis de precedentes Ctrl+} Todos os níveis de dependentes Ctrl+End A última célula Alt+; Células visíveis Entrada de Dados em um Intervalo Se você já souber que intervalo utilizará para a entrada de dados, é sua chance de poupar algum tempo e digitação selecionando o intervalo antes de começar. À medida que você digitar os dados em cada célula, utilize as teclas listadas na tabela.3 para navegar pelo intervalo. Tabela.3 Teclas de Navegação para um Intervalo Selecionado Tecla Resultado Enter Shift+Enter Tab Shift+Tab Ctrl+. (ponto) Ctrl+Alt+Seta direta Ctrl+Alt+Seta esquerda Move uma linha para baixo Move uma linha para cima Move uma coluna para a direita Move uma coluna para a esquerda Move de um canto ao outro no intervalo Move para o próximo intervalo em uma seleção não contígua Move para o intervalo precedente em uma seleção não contígua Book.indb 3 22/02/202 5:24:04

10 4 Capítulo Tirando o Máximo Proveito dos Intervalos A vantagem desta técnica é que a célula ativa nunca sai do intervalo. Por exemplo, se você pressionar Enter depois de adicionar dados a uma célula na última linha do intervalo, a célula ativa volta para a primeira linha na primeira coluna. Preenchendo um Intervalo Se você precisar preencher um intervalo com um determinado valor ou fórmula, o Excel disponibiliza dois métodos para fazer isso: Selecione o intervalo que deseja preencher, digite o valor ou a fórmula e pressione Ctrl+Enter. O Excel preencherá todo o intervalo com qualquer dado que você tenha digitado na barra de fórmulas. Digite o valor ou fórmula inicial, selecione o intervalo que deseja preencher (incluindo a célula inicial), e selecione Página Inicial, Preencher. Em seguida, escolha o comando apropriado no submenu que aparece. Por exemplo, se estiver preenchendo um intervalo abaixo da célula inicial, selecione o comando Para Baixo. Se você selecionou várias planilhas, utilize Página Inicial, Preencher, Entre Planilhas para preencher o intervalo em cada planilha. DICA Pressione Ctrl+D para selecionar Página Inicial, Preencher, Para Baixo; pressione Ctrl+R para selecionar Página Inicial, Preencher, Para a Direita. Utilizando a Alça de Preenchimento A alça de preenchimento é o pequeno quadrado preto no canto inferior direito da célula ou intervalo ativos. Esta pequena e versátil ferramenta pode fazer muitas coisas úteis, incluindo criar uma série de valores de texto ou numéricos e preencher, limpar, inserir e excluir intervalos. As próximas seções mostram como usar a alça de preenchimento para realizar cada uma dessas operações. Utilizando o Autopreenchimento para Criar Séries Numéricas e de Texto As planilhas utilizam frequentemente a série de texto (como: janeiro, fevereiro, março ou domingo, segunda-feira, terça-feira) e séries numéricas (como:, 3, 5, ou 2009, 200, 20). Em vez de inserir essas séries manualmente, você pode usar a alça de preenchimento para criá-las automaticamente. Esta funcionalidade útil é chamada de Autopreenchimento. Os passos a seguir ilustram como ela funciona:. Para uma série de texto, selecione a primeira célula do intervalo que deseja utilizar e digite o valor inicial. Para uma série numérica, digite os dois primeiros valores e, em seguida, selecione ambas as células. 2. Posicione o ponteiro do mouse sobre a alça de preenchimento. O ponteiro muda para um sinal de adição (+). 3. Clique e arraste o ponteiro do mouse até a borda cinza compreender o intervalo que deseja preencher. Se você não tiver certeza de onde parar, fique de olho no valor da caixa que aparece ao lado do ponteiro do mouse e exibe o valor da série da última célula selecionada. 4. Solte o botão do mouse. O Excel preenche o intervalo com a série. Book.indb 4 22/02/202 5:24:04

11 Utilizando a Alça de Preenchimento 5 Ao soltar o botão do mouse depois de usar o Autopreenchimento, o Excel não só preenche a série, mas também exibe a marcação inteligente Opções de Autopreenchimento. Para ver as opções, mova o ponteiro do mouse sobre a marcação inteligente e clique na seta apontando para baixo para exibir a lista. As opções que você vê dependem do tipo de série criada. No entanto, normalmente serão apresentadas, pelo menos, as quatro opções a seguir: Copiar células Clique nesta opção para preencher o intervalo copiando a célula ou células originais. Preencher série Clique nesta opção para obter a série de preenchimento padrão. Preencher formatação somente Clique nesta opção para aplicar somente a formatação da célula original ao intervalo selecionado. Preencher sem formatação Clique nesta opção para preencher o intervalo com os dados da série, mas sem a formatação da célula original. Para mais detalhes sobre algumas das opções de Autopreenchimento que você pode encontrar, consulte a seção Criando uma Série, mais adiante nesse capítulo. A figura.5 mostra várias séries criadas com a alça de preenchimento. As células sombreadas são os valores de preenchimento iniciais. Em particular, observe que o Excel aumenta qualquer valor de texto que inclui um componente numérico, como Trimestre (ver coluna E) e Cliente 00 (ver coluna F). Figura.5 Algumas séries de exemplo criadas com a alça de preenchimento. As entradas sombreadas são os valores de preenchimento iniciais. Mantenha as seguintes informações em mente quando utilizar a alça de preenchimento para criar séries: Clicar e arrastar a alça para baixo ou para a direita aumenta os valores. Clicar e arrastar a alça para cima ou para a esquerda diminui os valores. A alça de preenchimento reconhece as abreviaturas padrão, tais como Jan (janeiro) e Dom (domingo). Book.indb 5 22/02/202 5:24:05

12 6 Capítulo Tirando o Máximo Proveito dos Intervalos Para variar o intervalo da série para uma série de texto, digite os dois primeiros valores da série e, em seguida, selecione-os antes de clicar e arrastar. Por exemplo, inserir º e 3º produz a série a, 3 a, 5 a, e assim por diante. Se você utilizar três ou mais números como os valores iniciais para a série da alça de preenchimento, o Excel cria uma linha mais adequada ou uma linha de tendência. Para aprender mais sobre como usar o Excel para análise de tendência, consulte Utilizando Regressão para Rastrear Tendências e Fazer Previsões, p Criando uma Lista de Autopreenchimento Personalizada Como visto nas seções anteriores, o Excel reconhece certos valores, como janeiro, domingo, º trimestre, como parte de uma lista maior. Ao arrastar a alça de preenchimento de uma célula que contém um desses valores, o Excel preenche as células com a série adequada. No entanto, você não está limitado a algumas listas que o Excel reconhece como adicionais. Em vez disso, está livre para definir suas próprias listas de autopreenchimento, como descrito nas etapas a seguir:. Selecione Arquivo, Opções para exibir a caixa de diálogo, Opções do Excel. 2. Clique em Avançado e, em seguida, em Editar Listas Personalizadas... para abrir a caixa de diálogo Listas Personalizadas. 3. Na caixa Listas Personalizadas, clique em NOVA LISTA. Um ponto de inserção aparece na caixa Entradas da lista. 4. Digite um item a partir da sua lista na caixa Entradas da lista e pressione Enter. Repita esse passo para cada item. (Certifique-se de que adicionou os itens na ordem na qual deseja que eles apareçam na série.) A figura.6 mostra um exemplo. Figura.6 Utilize a guia Listas Personalizadas para criar suas próprias listas que o Excel pode preencher de forma automática usando o recurso de Autopreenchimento. Book.indb 6 22/02/202 5:24:05

13 Criando uma Série 7 5. Clique em Adicionar para adicionar a lista à caixa Listas Personalizadas. 6. Clique em OK e, em seguida, em OK novamente para retornar à planilha. NOTA Se você precisar excluir uma lista personalizada, selecione-a na caixa Listas Personalizadas e, em seguida, clique em Excluir. DICA Se você já tem a lista em um intervalo da planilha, não perca tempo inserindo cada item manualmente. Em vez disso, ative a caixa Importar Listas das Células e digite uma referência para o intervalo. Você pode digitar a referência ou selecionar as células diretamente na planilha. Clique no botão Importar para adicionar a lista à caixa Listas Personalizadas. Preenchendo um Intervalo Você pode usar a alça de preenchimento para preencher um intervalo com um valor ou uma fórmula. Para fazer isso, digite as fórmulas ou valores iniciais, selecione os valores ou fórmulas e, depois, clique e arraste a alça de preenchimento sobre o intervalo de destino. (Estou supondo aqui que os dados que você está copiando não vão criar uma série.) Ao soltar o botão do mouse, o Excel preencherá o intervalo. Observe que, se a célula inicial contiver uma fórmula com referências relativas, o Excel ajusta as referências nesse sentido. Por exemplo, suponha que a célula inicial contenha a fórmula =A. Se você preencher abaixo, a próxima célula irá conter a fórmula =A2, a próxima irá conter =A3 e assim por diante. Para informações sobre referências relativas, consulte Entendendo o Formato de Referência Relativa, p. 60. Criando uma Série Em vez de usar a alça de preenchimento para criar uma série, você pode usar o comando Série do Excel para ter um pouco mais de controle sobre o processo por inteiro. Siga os passos abaixo:. Selecione a primeira célula que deseja utilizar para a série e insira o valor inicial. Se você desejar criar uma série a partir de um padrão particular (como, por exemplo, 2, 4, 6 e assim por diante), preencha as células suficientes para definir o padrão. 2. Selecione o intervalo inteiro que deseja preencher. 3. Selecione Página Inicial, Preencher, Série. O Excel exibe a caixa de diálogo Série, como exibido na figura Clique em Linhas para criar a série nas linhas iniciando da célula ativa ou clique em Colunas para criar a série nas colunas. Book.indb 7 22/02/202 5:24:05

14 8 Capítulo Tirando o Máximo Proveito dos Intervalos Figura.7 Utilize a caixa de diálogo Série para definir as séries que deseja criar. 5. Use o grupo Tipo para clicar no tipo de série que deseja. Há as seguintes opções: Linear Crescimento Data Autopreenchimento Esta opção encontra o próximo valor da série adicionando o valor do passo (ver passo 7) ao valor precedente na série. Esta opção encontra o próximo valor da série multiplicando o valor precedente pelo valor do passo. Esta opção cria uma série de datas com base na opção selecionada no grupo Unidade de data, tais como Dia, Dia da semana, Mês ou Ano. Esta opção trabalha de forma muito parecida com a da alça de preenchimento. Você pode usá-la para ampliar um padrão numérico ou uma série de texto, como, por exemplo, Trim., Trim.2, Trim.3. Se você deseja ampliar uma tendência de série, ative a caixa de diálogo Tendência. Você pode usar esta opção somente com os tipos de série Linear ou Crescimento. 6. Se escolher um tipo de série Linear, Crescimento ou Data, digite um número na caixa Incremento. Esse número é o que o Excel utiliza para aumentar cada valor na série. 7. Para estabelecer um limite para a série, insira um número apropriado na caixa Limite. 8. Clique em OK. O Excel preencherá a série e reexibirá a planilha. A Figura.8 mostra alguns exemplos de séries de coluna. Note que a série Crescimento termina na célula C2 (valor 28) porque o próximo termo na série (256) é maior do que o valor limite de 250. A série Dia preenche o intervalo com cada segunda data (porque o valor do incremento é 2). A série Dia da Semana é um pouco diferente: as datas são sequenciais, mas os fins de semana são excluídos. Cópia Avançada de Intervalo As técnicas padrão de cópia de intervalo do Excel (por exemplo, escolher Página Inicial, Copiar ou pressionar Ctrl+C e, em seguida, escolher Página Inicial, Colar ou pressionar Ctrl+V) normalmente copiam todo o conteúdo de cada célula em um intervalo: o valor ou fórmula, a formatação e quaisquer comentários anexados. Se preferir, você também pode pedir ao Excel para copiar somente alguns desses atributos ou transpor linhas e colunas. Além disso, também é possível combinar os intervalos de fonte e destino aritmeticamente. Book.indb 8 22/02/202 5:24:05

15 Cópia Avançada de Intervalo 9 Figura.8 Alguns exemplos de séries de colunas geradas com o comando Série. Tudo isso é possível com o comando Colar Especial do Excel. Essas técnicas são destacadas nas três próximas seções. Copiando Atributos das Células Selecionadas Ao reorganizar uma planilha, é possível economizar tempo combinando os atributos das células. Por exemplo, se precisar copiar várias fórmulas para um intervalo, mas não quer estragar a formatação existente, você poderá pedir ao Excel para copiar somente as fórmulas. Se desejar copiar somente os atributos da célula selecionada, siga estes passos:. Selecione e, então, copie o intervalo com o qual deseja trabalhar. 2. Selecione o intervalo de destino. 3. Escolha Página Inicial, exiba no menu Colar e, em seguida, selecione Colar Especial. O Excel exibe a caixa de diálogo Colar Especial, como exibido na Figura.9. Figura.9 Utilize a caixa de diálogo Colar Especial para selecionar os atributos das células que você deseja copiar. Book.indb 9 22/02/202 5:24:06

16 20 Capítulo Tirando o Máximo Proveito dos Intervalos DICA Você também pode exibir a caixa de diálogo Colar Especial, pressionando Ctrl+Alt+V ou clicando com o botão direito do mouse no intervalo de destino e selecionando Colar Especial no menu de atalho. 4. No grupo Colar, clique no atributo que deseja colar no intervalo de destino: Tudo Fórmulas Valores Formatos Comentários Validação Todos usando tema da origem Tudo, exceto bordas Largura da coluna Fórmulas e formatos de número Valores e formatos de número Todos os formatos condicionais de mesclagem Cola todos os atributos de célula do intervalo fonte. Cola somente as fórmulas de célula (você também pode selecionar Página Inicial, Colar, Fórmulas). Converte as fórmulas de célula em valores e cola somente os valores (você também pode selecionar Página Inicial, Colar, Colar Valores). Cola somente a formatação da célula. Cola somente os comentários da célula. Cola somente as regras de validação da célula. Cola todos os atributos da célula e, em seguida, formata o intervalo copiado usando o tema aplicado ao intervalo copiado. Cola todos os atributos da célula, exceto a formatação das bordas da célula (você também pode selecionar Página Inicial, Colar, Sem Bordas). Altera a largura das colunas de destino para coincidir com as larguras das colunas de origem. Nenhum dado é colado. Cola as fórmulas e formatação numérica da célula. Converte as fórmulas da célula em valores e cola somente os valores e os formatos numéricos. Cola todos os atributos da célula e mescla a formatação condicional a partir dos intervalos de destino e de origem. 5. Se você não quiser que o Excel cole quaisquer células em branco incluídas na seleção, selecione a caixa de seleção Ignorar em branco. 6. Se você quiser colar somente as fórmulas que configuram as células de destino para serem iguais aos valores das células de origem, clique em Colar Vínculo. (Por exemplo, se a célula de origem for A, o valor da célula de destino será definido para a fórmula =$A$.) Do contrário, clique em OK para colar o intervalo. Combinando Origem e Destino Aritmeticamente O Excel permite combinar dois intervalos aritmeticamente. Por exemplo, suponhamos que você tenha uma série de constantes que deseja duplicar. Em vez de criar fórmulas que multiplicam cada célula por 2 (ou, pior ainda, duplicando cada célula manualmente), você pode criar uma série de mesmo tamanho que não leva nem 2 segundos. Em seguida, você pode combinar esse intervalo novo com o antigo e pedir ao Excel para multiplicá-lo. Os passos a seguir mostram como fazer isso:. Selecione o intervalo de destino. (Certifique-se de que o intervalo de destino possui o mesmo formato que o intervalo de origem.) 2. Digite a constante que deseja utilizar e, em seguida, pressione Ctrl+Enter. O Excel preenche o intervalo de destino com o número que você inseriu. Book.indb 20 22/02/202 5:24:06

17 Cópia Avançada de Intervalo 2 3. Selecione e copie o intervalo de origem. 4. Selecione o intervalo de destino novamente. 5. Selecione Página Inicial, clique na metade inferior do botão Colar e, em seguida, escolha Colar Especial para exibir a caixa de diálogo Colar Especial. 6. Utilize as opções a seguir no grupo Operação para clicar no operador aritmético que deseja utilizar: Nenhuma Adição Subtração Multiplicação Divisão Não realiza nenhuma operação. Adiciona as células de destino às células de origem. Subtrai as células de origem das células de destino. Multiplica as células de origem pelas células de destino. Divide as células de destino pelas células de origem. 7. Se você não quiser que o Excel inclua quaisquer células em branco na operação, ative a caixa de seleção Ignorar em branco. 8. Clique em OK. O Excel cola os resultados da operação no intervalo de destino. Note que os resultados são valores finais, não fórmulas. Transpondo Linhas e Colunas Se houver dados na linha que você preferiria ver nas colunas, e vice-versa, é possível utilizar o comando Transpor para transpor os dados. Siga os passos abaixo:. Selecione e copie as células de origem. 2. Selecione o canto superior esquerdo do intervalo de destino. 3. Selecione Página Inicial, abra o menu Colar e selecione Transpor. Se você já estiver com a caixa de diálogo Colar Especial aberta, ative a caixa de seleção Transpor e, em seguida, clique em OK. O Excel transpõe o intervalo de origem, como exibido na Figura.0. Figura.0 Utilize o comando Transpor para transpor uma coluna de dados em uma linha e vice-versa. Book.indb 2 22/02/202 5:24:06

18 22 Capítulo Tirando o Máximo Proveito dos Intervalos Excluindo um Intervalo Excluir um intervalo na verdade remove as células da planilha. Entretanto, se você quiser que as células permaneçam, mas também deseja limpar o conteúdo ou formatos, você pode usar o comando Limpar do Excel, conforme descrito nos passos a seguir:. Selecione o intervalo que deseja limpar. 2. Selecione Página Inicial, Limpar. O Excel exibe um submenu de comandos Limpar. 3. Selecione Limpar Tudo, Limpar Formatos, Limpar Conteúdo, Limpar Comentários ou Limpar Hiperlinks, conforme sua necessidade. Para limpar os valores e as fórmulas em um intervalo com a alça de preenchimento, você pode utilizar qualquer uma das seguintes técnicas: Se você quiser limpar somente os valores e as fórmulas em um intervalo, selecione o intervalo e, em seguida, clique e arraste a alça de preenchimento para o intervalo e sobre as células que deseja limpar. O Excel muda a cor das células para cinza à medida que elas são selecionadas. Ao soltar o botão do mouse, o Excel limpa os valores e fórmulas das células. Se você quiser limpar tudo do intervalo, como valores, fórmulas, formatos e comentários, selecione o intervalo e, em seguida, mantenha pressionada a tecla Ctrl. Depois, clique e arraste a alça de preenchimento para o intervalo e sobre cada célula que deseja limpar. O Excel limpa as células quando você soltar o botão do mouse. Aplicando Formatação Condicional a um Intervalo Muitas planilhas de Excel contêm centenas de valores de dados. Os demais capítulos desse livro foram desenhados para ajudar você a entender os grandes conjuntos de dados por meio da criação de fórmulas, da aplicação de funções e da análise dos dados. No entanto, às vezes, você não quer analisar uma planilha. Em vez disso, o que realmente quer são respostas às perguntas simples, tais como, Que valores das células são menores que 0? ou Quais são os 0 principais valores? ou Que valores das células estão acima da média e quais estão abaixo da média? Estas perguntas simples não são fáceis de responder só olhando para a planilha e quanto maior for a quantidade de números com a qual você trabalhar, mais difícil isso vai ficar. Para ajudá-lo a examinar as suas planilhas e responder a estas e outras questões semelhantes, o Excel permite a aplicação de formatação condicional nas células. A formatação condicional é um formato especial que o Excel só aplica às células que satisfazem uma condição que o Excel chama de uma regra. Por exemplo, você pode mostrar todos os valores negativos em uma fonte vermelha. Criando Regras para Realçar Células Uma regra de realce de células é aquela que se aplica a uma formatação para as células que atendam a critérios especificados. Para criar uma regra de realce de células, comece selecionando Página Inicial, Formatação Condicional, Realçar Regras das Células. O Excel exibe as seguintes sete opções: Book.indb 22 22/02/202 5:24:06

19 Aplicando Formatação Condicional a um Intervalo 23 É Maior do que Escolha esse comando para aplicar a formatação às células com valores maiores que o valor especificado. Por exemplo, se quiser identificar os representantes de vendas que aumentaram suas vendas em mais de 0% no ano passado, você pode criar uma coluna que calcula a diferença percentual em vendas anuais (veja a coluna D na figura.) e aplicar a regra É Maior do que para que essa coluna procure por aumentos superiores a 0,. É Menor do que Escolha esse comando para aplicar a formatação às células com valores inferiores ao valor especificado. Por exemplo, se quiser reconhecer divisões, produtos ou representantes cujas vendas caíram em relação ao ano anterior, você pode usar esse comando para procurar pelas diferenças percentuais ou absolutas menores que 0. Está Entre Escolha esse comando para aplicar a formatação às células com valores entre os dois valores especificados. Por exemplo, se houver uma série de possibilidades de investimento de renda fixa em uma planilha e você só estiver interessado em investimentos de médio prazo, pode aplicar esta regra para destacar os investimentos onde o valor na coluna Prazo (em anos) estiver entre 5 e 0. É Igual a Escolha esse comando para aplicar a formatação às células com valores iguais ao valor especificado. Por exemplo, em uma tabela de estoque de produtos, na qual você estiver interessado em produtos que estão atualmente fora de estoque, você pode aplicar esta regra para destacar os produtos em que o valor da coluna Disponível é igual a 0. Texto que Contém Escolha esse comando para aplicar a formatação às células com valores de texto que contêm o valor de texto especificado (o que não distingue maiúscula/ minúscula). Por exemplo, em uma tabela de títulos, que inclui avaliações e na qual você estiver interessado apenas nos títulos que são de qualidade média-superior ou superior (A, AA ou AAA), você pode aplicar esta regra para destacar avaliações que incluam a letra A. NOTA Note que a opção Texto que Contém não funciona para determinados códigos de classificação que incluem A em classificações inferiores, tais como Baa e Ba. Uma Data que Ocorre Escolha esse comando para aplicar a formatação às células com valores de data que satisfazem a condição escolhida: ontem, hoje, amanhã, nos últimos 7 dias, na próxima semana e assim por diante. Por exemplo em uma tabela de dados de funcionários que inclui aniversários, você pode aplicar esse comando aos aniversários para que o Excel procure por aqueles que ocorrem na próxima semana; assim seria possível planejar comemorações de forma mais antecipada. Valores Duplicados Escolha esse comando para aplicar a formatação às células com os valores que aparecem mais de uma vez no intervalo. Por exemplo, se você tem uma tabela de números de conta, dois clientes não podem ter o mesmo número de conta, então você pode aplicar a regra de valores duplicados a esses números para ter certeza de que eles são únicos. Também é possível formatar células com valores exclusivos, valores que aparecem somente uma vez no intervalo. Em cada caso, será exibida uma caixa de diálogo que é utilizada para especificar a condição e a formatação que você pretende aplicar às células que combinam com a condição. Por exemplo, a Figura. mostra a caixa de diálogo É Menor do que. Nesse caso, você está procurando pelos valores das células menores que 0; a Figura.2 mostra a planilha com a formatação condicional aplicada. Book.indb 23 22/02/202 5:24:06

20 24 Capítulo Tirando o Máximo Proveito dos Intervalos Figura. No menu Realçar Regras das Células, escolha um comando para exibir a caixa de diálogo para você inserir sua condição, como, por exemplo, a caixa de diálogo É Menor do que exibida aqui. Figura.2 A regra de formatação condicional exibida na Figura. é aplicada às porcentagens na Coluna D desta figura. Criando Regras de Primeiros/Últimos Uma regra de primeiros/últimos é aquela que se aplica a um formato para as células classificadas nos primeiros ou últimos valores em um intervalo. Por exemplo, se você estiver trabalhando com itens numéricos, a regra primeiros/últimos pode classificar os itens tanto pelo maior quanto pelo menor. Você pode selecionar primeiro ou último como um valor absoluto (por exemplo, os 0 primeiros itens) ou como uma porcentagem (por exemplo, os últimos 25%) inferior. Você também pode aplicar formatação às células que estão acima ou abaixo da média. Para criar uma regra de primeiros/últimos, comece selecionando Página Inicial, Formatação Condicional, Regras de Primeiros/Últimos. O Excel exibe as seis opções a seguir: 0 Primeiros Itens Escolha esse comando para aplicar a formatação às células com valores que estão classificados nos primeiros X itens no intervalo, onde X é o número de itens que você quer visualizar o padrão é 0. Por exemplo, em uma tabela de vendas do produto, você poderia usar esta regra para ver os primeiros 50 produtos. Primeiros 0% Escolha esse comando para aplicar a formatação às células com valores que estão nos primeiros X por cento de itens no intervalo, onde X é a porcentagem que você quer visualizar o padrão é 0. Por exemplo, em uma tabela de vendas por representante de vendas, você pode reconhecer os seus vendedores de elite aplicando esta regra para visualizar os representantes que fazem parte dos primeiros 5%. Book.indb 24 22/02/202 5:24:06