MBA em Secretariado e Assessoria Executiva

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1 Aula 1 MBA em Secretariado e Assessoria Executiva Gestão Executiva Breve histórico da profissão Os primeiros sujeitos considerados secretários foram os escribas, pois era o homem quem dominava, além de outros conteúdos intelectuais, a escrita. Dentre as atividades realizadas pelos escribas o marco principal era o ato de assessorar. E, sobretudo, assessorar na perspectiva de um profissional de confiança, cujo sigilo das informações era crucial para o sucesso do trabalho de seus líderes. (NONATO JÚNIOR, 2009). Em seguida, registros apontam os monges na função de secretários. Nesta época os profissionais desenvolviam principalmente as atividades de copistas e arquivistas. Com isso percebe-se, então que em sua origem a profissão era exclusivamente masculina. Após a Segunda Guerra Mundial, surgem as primeiras oportunidades para a mão de obra feminina começaram se justificar, inicialmente na Europa e nos Estados Unidos, para suprir a escassez de mão de obra masculina. O profissional teve que se adaptar conforme as exigências do mercado de trabalho. O desenvolvimento do profissional de Secretariado teve que se adaptar aos paradigmas empresariais no decorrer das décadas. Um importante acontecimento histórico que marcou o papel da mulher na profissão foi à organização de um concurso de datilografia em 1950, em homenagem ao centenário de nascimento da primeira datilógrafa Lílian Scholes. Como o concurso teve ampla presença feminina, o dia 30 de setembro foi escolhido por muitos países como Dia do Profissional de Secretariado. (NONATO JÚNIOR, 2009). 1

2 Nos anos 50, as principais técnicas exigidas do profissional eram: Datilografia; Taquigrafia; Organização de arquivos; Atendimentos telefônico. Nos anos 60 ter uma secretária passa a ser status para a área executiva. Um dos principais fatos históricos dos anos 60 no Brasil, foi a criação do primeiro curso Superior em Secretariado Executivo, em 1969, na Universidade Federal da Bahia. Em 1976, no Brasil, surge a ABES (Associação Brasileira de Entidades de Secretária). Um importante marco da ABES foi a criação da Lei 6556, em 5 de setembro de 1978, sendo este o primeiro documento oficial a reconhecer a profissão, nesta Lei o trabalho do secretário ainda era considerado como atividade. (NONATO JÚNIOR, 2009). Nos anos 80, acontece regulamentação da profissão aprovada em pela Lei de 30 de setembro de 1985 e a classe ganha força com a criação da FENASSEC Federação Nacional das Secretárias e Secretários em 1988, em Curitiba. Na década de 90, com o intenso aumento dos recursos tecnológicos nas empresas, novamente o profissional de Secretariado teve que se adaptar as mudanças organizacionais e se destaca pela sua multifuncionalidade, ganhando autonomia para execução de diversas atividades estratégicas nas empresas. As principais conquistas da profissão são: Lei de Regulamentação; Lei n.º 7.377/85; complementada pela Lei 9.261/96; Código de Ética da profissão publicado em diário oficial em 1989; Criação da Federação Nacional das Secretárias e Secretários FENASSEC criada em Continua a luta pela criação do Conselho Federal de Secretariado iniciado em 1997 O papel do Secretário mudou muito no decorrer das décadas e diversos autores nos apresentam as mudanças significativas do papel do secretário no decorrer das décadas Neiva e Silva (2009, p.36) fizeram uma retrospectiva histórica do papel do Secretário no decorrer das décadas. Veja a figura a seguir. 2

3 DÉCADA DE 70 A experiência é a ferramenta usada no comando; Acomodado; Dependente; Resiste as mudanças; Carreirista; Seu salário é determinado pela empresa; Seu conhecimento é fruto da experiência Profissional. DÉCADA DE 90 DÉCADA DE 80 O grau de escolaridade é sua ferramenta de comando; Confiante; Político; Ajusta-se às mudanças; Procura ser cooperador; Seu salário é negociado pela empresa; Seu conhecimento é baseado na teoria acadêmica. Sua performance é sua ferramenta de comando; Curioso; Independente; Gera mudanças; Facilitador; Seu salário é conquistado pela importância do seu trabalho; Seu conhecimento é fruto da aplicação prática da teoria. SÉCULO XXI O profissional e sua equipe são a ferramenta do sucesso dele e de outros; Estudioso; Tem visão global das coisas; Lidera mudanças; Criativo; Seu salário é conquistado pelo resultado de seu trabalho, bem como de sua equipe. 3

4 Definições da Assessoria Executiva NONATO (2009, p. 42) institui o que ele chama de ciências da Assessoria. Para o autor, as ciências da assessoria instauram-se a partir da complexidade dos conhecimentos produzidos e gerenciados pelos profissionais assessores. E o que é assessorar? Assessorar é apoiar, ajudar, fomentar. Assim, o assessor precisa agir estrategicamente para fornecer o apoio que o executivo precisa. E quando falamos em agir estrategicamente precisamos entender o que significa estratégia. A palavra estratégia é herdada dos gregos, que usavam para designar a arte do general. Estrategos eram os comandantes supremos escolhidos para planejar a guerra. No início do século XX, o conceito de estratégia começa ser utilizado nas empresas. Trazendo o conceito para o profissional de secretariado podemos dizer que pensar estrategicamente é fazer com que novas estratégias sejam estabelecidas para facilitar o trabalho do executivo. Pois desde os primórdios da profissão, o principal papel do Assessor é facilitar o trabalho dos superiores hierárquicos. E como facilitar o trabalho de seu superior agindo estrategicamente? O dia a dia do secretário não é nada fácil, são muitas atribuições que acontecem simultaneamente. É necessário então planejar e saber dimensionar a urgência das atividades. Neste caso os fundamentos propostos por Fayol na Teoria Clássica ainda são válidos: Planejar Comandar Organizar Controlar Coordenar 4

5 Posteriormente adaptados para: Planejamento Organização Direção Controle 1ª ETAPA: A primeira etapa é do planejar. Para Maximiano, o processo de planejamento é a ferramenta para administrar as relações com o futuro. (2010, p.55) É na etapa do planejamento que são criadas alternativas e são traçados planos para orientar os rumos da empresa. 2ª ETAPA: A segunda etapa é do organizar. Para que os planos sejam realizados é preciso organizar os recursos e ordenar processos para que tudo aconteça conforme o planejado. Para isso, é preciso ter a divisão do trabalho e das responsabilidades. 3ª ETAPA: A terceira etapa é da direção. Depois de organizado os planos e realizada a divisão das responsabilidades é preciso direcionar os esforços, inicia-se a fase de execução do planejamento. 4ª ETAPA: A quarta etapa é do controle depois das fases anteriores é preciso controle para avaliar o desempenho, as atividades realizadas e alterar ou corrigir possíveis falhas. Ao assessor cabe conhecer todas as fases anteriores, pois a assessoria executiva envolve seu comprometimento em todos os detalhes que envolvem o planejamento, organização, direção e controle administrativo. Afinal o assessor é hoje coparticipante do processo gerencial das organizações e neste papel é necessário conhecermos também algumas habilidades gerenciais fundamentais para o desenvolvimento das atividades do assessor executivo. 5

6 Habilidades Gerenciais Muitas são as habilidades que o Secretário precisa desenvolver para melhorar sua capacidade de atuação profissional. Há diversos estudos que contribuem significativamente no entendimento do papel gerencial. Uma grande contribuição foi realizada nos anos 70 pelo professor canadense Henry Mintzberg. Ele realizou um estudo com um grupo de executivos para avaliar o que eles faziam, como se comunicavam, com quem conversavam, quais eram suas atribuições, enfim o cotidiano empresarial dos executivos. A partir dos resultados alcançados Mintzberg propôs um conjunto de habilidades essenciais para o exercício do papel gerencial. São elas: Habilidade de Relacionamento É importante estabelecer e manter as relações formais e informais para alcançar os objetivos propostos. Habilidade de Liderança Essa habilidade envolve a necessidade de realização de trabalho em equipe, motivação, treinamento e posição hierárquica. Habilidade de Resolução de Conflitos Envolve o relacionamento interpessoal, saber tomar decisões e mediar conflitos. Habilidades de Tomar Decisões em Condições de Ambiguidade. Saber tomar decisões mesmo quando as situações não estão claras, alcançar resultados que satisfaçam a empresa e a equipe Habilidade de Empreendedor Buscar coisas novas, mudanças organizacionais e significativas. Habilidade de Processamento de Informações Envolve a habilidade de comunicação, expressão, saber transmitir as ideias com eficácia. Habilidades de Alocação de Recursos Avaliar quais são as prioridades e direcionar as escolhas para gerar os melhores resultados possíveis. Habilidade de Introspecção Envolve a capacidade de reflexão autocrítica e autoanálise. 6

7 Empreendedorismo Novas perspectivas envolvem a profissão do Secretário e sem dúvida os profissionais de Secretariado precisam empreender continuamente para se manter no mercado de trabalho. Para Hisrich, Peters e Shepherd, empreendedorismo é: o processo de criar algo novo, assumindo os riscos e as recompensas. O empreendedor é, por excelência, o agente detentor dos mecanismos de mudança, com capacidade de explorar novas oportunidades, pela combinação de distintos recursos ou diferentes combinações de um mesmo recurso (2009, p. 30). Para Drucker, São empreendedores aqueles que criam algo novo, algo diferente; eles mudam ou transformam valores. O espírito empreendedor é uma característica distinta, seja de um indivíduo, ou de uma instituição. Não é um traço de personalidade, mas sim um comportamento e suas bases são o conceito e a teoria, e não a intuição. Para Neiva e Silva (2009, p. 166), há 16 traços empreendedores que se aplicam ao perfil do Secretário: Motivação para realizar; Capacidade de análise; Definição de metas; Confiança em si mesmo; Otimismo, sem fugir da realidade; Flexibilidade, sempre que for preciso; Aceitação dos erros e análise deles para aprendizagem; Capacidade de recomeçar se necessário; Capacidade de postergar a satisfação de suas necessidades; Criatividade na solução de problemas; Prazer em realizar o trabalho; Qualidade pessoal e profissional; Autoestima, mesmo nos fracassos; Realização e manutenção de networking; Administração qualitativa do tempo; Capacidade de realização. 7

8 Liderança Secretarial Você sabe o que é Liderança Secretarial? Para isso apresentarei algumas definições, apesar da amplitude do tema e dos diversos conceitos existentes. Para Clegg, Kornberger e Pitsis Liderar ou exercer liderança é estar à frente de outros, fazê-los chegar onde necessitam estar e motivá-los a superarem qualquer temor ou ansiedade que possam ter durante um processo. (2011, p. 149) Podemos dizer que liderança é a capacidade de influenciar outros para que apoiem os objetivos do líder ou do grupo que representa. O líder tem o papel de servir como um orientador, motivar as pessoas e facilitar os processos. Quando o tema é liderança, muitas pessoas podem acreditar que o exercicício da liderança deve ser exigido apenas para os superiores hierárquicos, mas atualmente esse é uma exigência para todos os profissionais que trabalham com pessoas. O Secretário que é o intermediário entre os diferentes níveis hieráquicos precisa desenvolver a liderança como uma das novas competências essenciais para o exercício da profissão. Algumas características são essencias para a boa liderança secretarial: Tratar todos com respeito e cordialidade; Interagir com a equipe e reconhecer as competências de seus colaboradores; Aceitar as críticas como forma de melhorar sua liderança; Avaliar os erros e acertos; Avaliar e resolver os conflitos com justiça; Ser compreensivo e flexível; Valorizar seus colaboradores; Assumir a responsabilidade de seus atos; Ter estabilidade emocional; Ter coragem para assumir os desafios. 8

9 Inovação na área Secretarial Como percebemos, é preciso inovar continuamente para mudarmos as competências do profissional que atua na área secretarial. Mas o que significa inovação? Há diversas definições para o termo. Depende da perspectiva em que visualize a inovação. Ela pode ser em novos produtos ou serviços, em processos na gestão. Segundo o dicionário on-line, significa ação ou efeito de inovar, ou seja, promover alguma novidade, novas ideias, novos procedimentos. Na área secretarial falar sobre inovação é o mesmo que promover mudanças, sugerir novidades e melhorar os processos. É possível sugerir inovações radicais. A inovação pode apresentar vantagens competitivas tanto no âmbito pessoal quanto profissional ou organizacional. E por que inovar? Para se diferenciar no mercado e para conseguir que a empresa consiga bons resultados. O secretário pode inovar no local de trabalho para melhorar as condições de trabalho, reduzir os custos da empresa, reduzir o consumo de materiais e promover ações de sustentabilidade, melhorar o clima organizacional, melhorar os processos já existentes, promover mudanças comportamentais, enfim as possibilidades de inovação podem ser inúmeras. É preciso refletir e planejar estrategicamente as novas ideias para promover boas inovações. Recurso de aprendizagem Indico a leitura do livro: Manual da Secretária: Técnicas de trabalho. A obra é didática e está dividida em quatro partes, sendo que em todas elas são mencionadas as habilidades necessárias para o desenvolvimento na profissão. É uma obra recomendada para profissionais atuantes na área! Boa Leitura! 9

10 Competências do Profissional de Secretariado Os primeiros estudos relacionados ao tema foram realizados por David McClelland na década de Hoje, há diversos níveis para compreensão do que é competência. A discussão envolve o assunto em nível pessoal, organizacional e até das nações. Para o senso comum a palavra competência é utilizada para designar um indivíduo qualificado para realização de determinada atividade. O dicionário Aurélio enfatiza que significa a capacidade para resolver qualquer assunto, aptidão, idoneidade, capacidade legal para julgar pleito. Em 1989, McCauley apresentou (16) dezesseis competências referenciais que devem ser consideradas por qualquer tipo de profissional. São elas: Ser uma pessoa de muitos recursos; Fazer o que sabe; Aprender depressa Ter espírito de decisão Administrar equipes com eficácia Ter espírito de decisão; Administrar equipes com eficácia; Criar um clima propício ao desenvolvimento; Saber lidar com colaboradores quando apresentam problemas; Estar orientado para o trabalho em equipe; Formar uma equipe de talentos; Estabelecer boas relações na empresa; Ter sensibilidade; Enfrentar os desafios com tranquilidade; Manter o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal; Apresentar bom relacionamento; Atuar com flexibilidade. Inúmeras são as competências técnicas e humanas que os secretários precisam dominar para conseguir se destacar nas organizações. Podemos destacar algumas competências que são consideradas essenciais para a eficácia das tarefas cotidianas secretariais: 10

11 Tarefas Secretariais Atendimento ao cliente Controle da agenda do executivo Planejamento e organização de eventos Redação de documentos comerciais Gerenciamento da documentação e arquivos Falar outros idiomas Boa comunicação de forma verbal e escrita Saber delegar Aceitar os desafios Adaptar-se as novas exigências do mundo globalizado Ter visão estratégica Ter capacidade interpessoal Ser flexível Ter facilidade para inovar Ser empreendedor Saber decidir Saber coordenar equipes de trabalho Competências Humanas O conceito de competência humana no mundo empresarial está diretamente relacionado aos colaboradores das empresas. O profissional que domina determinadas competências pode fazer a diferença para a organização onde atua. Sabemos que muitas são as competências que o profissional de Secretariado precisa desenvolver. Ele deve ser capaz de assumir responsabilidades para tomada de decisões e conquistar a confiança do gestor e equipe para que possa tomar a iniciativa e solucionar os problemas. Na tentativa de esclarecer o assunto, indico três das principais competências humanas que considero importante para que o profissional de Secretariado possa se desenvolver e melhorar sua trajetória profissional: Saber Administrar as Emoções A vida do Secretário pode passar por diversos momentos de stress e fúria. Assim, saber administrar as emoções e manter o equilíbrio quando tudo parece fugir do controle é fundamental para conseguir resolver as situações de conflito. Motivação É muito importante para promover mudanças ou continuar em busca de um ideal, tanto para o secretário quanto para a equipe de trabalho. Empatia Ajudar a conquistar a equipe de trabalho, compreender e se colocar no lugar do outro, ajuda no exercício de liderança. 11

12 O Secretário Executivo Como Agente de Mudança Com as mudanças tecnológicas e sociais o Assessor precisa continuamente buscar a reciclagem dos conhecimentos, pois para que sua assessoria seja eficaz é necessário que ele procure conhecer holisticamente 1 o seu campo de atuação e o complexo organizacional em que atua. Para isso, é importante que busque aperfeiçoar seus conhecimentos técnico-científicos, compreender a origem e evolução da profissão, e quais são as competências exigidas pelo mundo empresarial. A profissão de Secretário passou por diversas mudanças no decorrer das décadas. O processo de adaptação e transformação das atribuições do secretário são inquestionáveis. Assim, o profissional da área tem um importante papel quando o assunto é mudança no ambiente organizacional. Vamos abordar primeiramente o secretário como o principal agente de mudanças, em seguida analisaremos como o Secretário pode auxiliar no processo de mudança estabelecido pela organização na qual ele atua. Como a profissão de Secretário passou por diversas transformações para acompanhar os avanços tecnológicos e sociais, ele precisa buscar mudanças no seu cotidiano empresarial para melhorar o fluxo dos processos administrativos aos quais ele é responsável. Neiva e Silva (2009, p.36) elaboraram um quadro para demonstrar o perfil do Secretário como era no passado e como é atualmente. COMO ERA: Digitação; Envio e recebimento de correspondência; Provisão para o departamento, de material necessário à realização da rotina administrativa; Organização de reuniões; Atendimento ao telefone; Manutenção de arquivos. 1 Holisticamente: que busca um entendimento integral dos fenômenos. Fonte: HOUAISS,

13 COMO É: Coordenação do sistema de informação com o uso de rotinas automatizadas (editores de texto, agendas, telefone e banco de dados). Coordenação do fluxo de papéis no departamento e triagem, bem como decisões sobre assuntos de rotina. Coordenação de compras, cotação de preços com fornecedores alternativos e administração de custos do departamento. Sistemas integrados (rede) fazem esse trabalho. O secretário programa os equipamentos, organiza a infraestrutura e participa de muitas delas. Atendimento global ao cliente, secretário como ombudsman 2, o que vai exigir maior conhecimento da empresa e de seus clientes. Organização do sistema de dados e informações em arquivos manuais e eletrônicos. Percebam que as autoras exemplificaram algumas das atividades que são de competência do Secretário e como as mudanças na forma de executar tais atividades geram aprofundamento dos processos e melhoram significativamente as atividades secretariais. O Secretário Executivo como disseminador das mudanças organizacionais Toda mudança nos processos, procedimentos, normas organizacionais gera um certo desconforto, já que os colaboradores tem que assumir uma nova maneira de trabalhar. Como o Secretário está no centro decisório das empresas é preciso que ele compreenda, analise e assuma os desafios da mudança. O profissional terá que atuar de forma determinante para conseguir a adesão dos demais colaboradores no processo de mudança, para isso é importante que ele domine os principais aspectos que ocasionaram as mudanças e apresente os benefícios ocorridos após essa mudança. Para que as mudanças aconteçam sem muita resistência é preciso criar um ambiente de confiança. Segundo Gaudêncio apud Neiva e Silva, 2009, p. 151, a mudança real e verdadeira só acontece quando atinge também o sentir. 2 Ombudsman: pessoa encarregada pelo Estado de defender os direitos dos cidadãos, recebendo e investigando queixas e denúncias de abuso de poder ou de mau serviço por parte de funcionários ou instituições públicas Fonte: HOUAISS,

14 A importância da comunicação na hora da mudança Para conseguir sucesso e aceitação no processo de mudança é preciso haver uma comunicação eficaz. Assim, é preciso que o Secretário seja o agente facilitador no momento de levar a informação. Para Neiva e Silva, 2009, p. 30, ao atuar como agente facilitador, o profissional Secretário vai revelando o seu desempenho na rede de relações interpessoais que administra. É nessa rede que imprimirá sua marca. Referências HISRICH, Robert D; PETERS, Michael P; SHEPHERD, Dean A. Empreendedorismo. 7.ed. Porto Alegre: Bookman, MAXIMIANO, Antônio César A. Teoria Geral da Administração. Ed. Compacta. Editora Atlas, MEDEIROS, João Bosco. B.; HERNANDES, Manual da secretária. 12. ed. São Paulo: Atlas, NEIVA, Edméa Garcia; SILVA D ELIA, Maria Elizabete. As novas competências do profissional de secretariado. 2. ed. São Paulo: IOB, NONATO JÚNIOR, Raimundo. Epistemologia e teoria do conhecimento em secretariado executivo: a função das ciências da assessoria. Fortaleza: Expressão Gráfica,