ESCOLA SUPERIOR ABERTA DO BRASIL ESAB. Curso de MBA EXECUTIVO EM GESTÃO ADMINISTRATIVA E MARKETING MILENA CURTO RIBEIRO

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1 ESCOLA SUPERIOR ABERTA DO BRASIL ESAB Curso de MBA EXECUTIVO EM GESTÃO ADMINISTRATIVA E MARKETING MILENA CURTO RIBEIRO OS BENEFÍCIOS DA SOLUÇÃO DO GERENCIAMENTO ELETRONICO DE DOCUMENTOS PROJETO ALEXANDRIA IMPLANTADO NA EMPRESA MÓVEL CELULAR S.A. Vila Velha ES 2008

2 MILENA CURTO RIBEIRO OS BENEFÍCIOS DA SOLUÇÃO DO GERENCIAMENTO ELETRONICO DE DOCUMENTOS PROJETO ALEXANDRIA IMPLANTADO NA EMPRESA MÓVEL CELULAR S.A. Monografia apresentada à ESAB Escola Superior aberta do Brasil, sob orientação do(a) Prof.(a) Beatriz Christo Gobbi. Vila Velha ES 2008

3 MILENA CURTO RIBEIRO OS BENEFÍCIOS DA SOLUÇÃO DO GERENCIAMENTO ELETRONICO DE DOCUMENTOS PROJETO ALEXANDRIA IMPLANTADO NA EMPRESA MÓVEL CELULAR S.A. Aprovada em... de...de 2008 Vila Velha ES 2008

4 Ao Senhor Deus Pai... Maravilhoso, Conselheiro, Deus Forte, Pai da Eternidade, Príncipe da Paz. A ele toda a glória, honra e todo meu louvor. A Vinicius...companheiro, amigo e confidente. Pela compreensão, carinho, amor, paciência e generosidade. Muitas vezes, abrir mão e ceder em favor do outro é um imenso gesto de amor. Ao nosso futuro, ainda melhor que o presente. A minha família pelo apoio, carinho e pela educação. Ao meu Pai, minha mãe, pelo zelo, paciência e cuidado.

5 RESUMO A gestão das organizações está ganhando contornos cada vez mais sistêmicos e exige das empresas um maior grau de criatividade e uma multiplicidade de habilidades que serão necessárias para garantir a sobrevivência do seu negocio. O estudo teve como objetivo avaliar os benefícios que o Projeto Alexandria (GED) trouxe para a empresa MÓVEL celular S.a. Para tal, foi realizada pesquisa quanto aos fins, tipo exploratória para abordar assuntos relativos à gestão documental anterior; pesquisa descritiva para bordar os benefícios do atual sistema de gestão documental, utilizando o método de entrevistas com os principais gestores da empresa. Quanto aos meios a pesquisa foi tipo investigação documental, bibliográfica e estudo de caso. Foram obtidas informações que permitiram analisar um perfil perceptivo dos benefícios desse projeto para a empresa e confirmar esses benefícios trazidos pelo processo de gestão documental, propriamente, o GED. Conclui se este trabalho mostrando os reais ganhos e benefícios da empresa com esse novo projeto de gestão documental. Palavras Chaves: Gestão Documental Gerenciamento Eletrônico de Documentos Gestão de Documentos.

6 LISTA DE QUADROS Quadro 1 Vantagens e desvantagens dos meios de registros Quadro 2 Descrição básica de atividades dos Prestadores de Serviço Quadro 3 Taxa de crescimento Acesso à informação Quadro 4 Comparativo dos custos operacionais Quadro 5 Volume de recuperação de documentos... 67

7 LISTA DE FIGURAS Figura 1 Divisão do grupo documental Figura 2 Ciclo dos documentos eletrônicos Figura 3 Cenário nacional dos antigos fornecedores Figura 4 Fotos do arquivo da MÓVEL Figura 5 Logotipo do Projeto Alexandria Figura 6 Conceito do Projeto Alexandria Figura 7 Padronização de nomenclaturas Figura 8 Levantamento de dados DSI Figura 9 Levantamento de dados Fiscal... 70

8 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO APRESENTAÇÃO DO TEMA PROBLEMA DE PESQUISA JUSTIFICATIVA DO TEMA OBJETIVOS Objetivo geral Objetivos específicos DELIMITAÇÃO DO TRABALHO METODOLOGIA DE PESQUISA Tipo de pesquisa Coleta e tratamento de dados FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA DOCUMENTO Características dos documentos Organização dos documentos Ciclo de vida dos documentos Armazenagem e gerenciamento GESTÃO DE DOCUMENTO Conceitos Gerais e evolução Gestão de documentos e sua importância INFORMAÇÃO A importância da informação nas empresas Segurança da informação A informação nas empresas SISTEMAS DE INFORMAÇÕES Benefícios dos sistemas de informações Sistemas de informações gerenciais GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS Funcionamento Principais componentes do GED... 40

9 2.5.3 Tecnologias do GED Aspectos Legais do GED GED no Brasil GED como diferencial competitivo PARTE PRÁTICA A EMPRESA Formação Mercado de atuação Negócio Missão Visão de futuro Objetivos Produtos e serviços Concorrentes Clientes Órgão Regulamentador HISTÓRICO DA GESTÃO DOCUMENTAL Gestão dos documentos MÓVEL (1992 à 2004) Atividades que deveriam ser desenvolvidas Relação dos fornecedores e suas atividades exercidas Principais problemas Análise da Gestão de documentos até o final de Identificação da necessidade PROJETO ALEXANDRIA OBJETIVOS DO PROJETO CONCEITOS DO ALEXANDRIA COMPLEXIDADE DO PROJETO IMPLANTAÇÃO DO PROJETO EVOLUÇÃO DO PROJETO E RESULTADOS ALCANÇADOS Padronização de nomenclaturas Acesso à informação STATUS REPORT POR ÁREA DSI (Diretoria de Segurança da informação)... 68

10 4.6.2 Área Fiscal ANÁLISE GERAL CONCLUSÕES REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS... 74

11 10 1 INTRODUÇÃO Nas ultimas décadas a globalização aliada ao incrível avanço tecnológico tem se destacado cada vez mais, e a economia global vem se transformando radicalmente. Tudo isso trouxe grandes transformações para os países, estados e principalmente para as empresas. Em grande parte dessas empresas, as informações estão disponíveis em documentos textuais formais e informais. Grande parte desses documentos são somente guardados, muitas vezes, sem critérios definidos de localização. As informações contidas em documentos armazenados por esse método, somente, perdem de forma rápida e sensível o seu valor para as empresas além de dificultar uma rápida tomada de decisão por parte dos administradores. Em meados do século XX, a conservação e manuseio da informação alcançaram proporções jamais vistas anteriormente. Em decorrência desse crescimento desenfreado de volume de informações, surgiu a necessidade de conquistar, simultaneamente, a eficiência econômica. O desafio maior está em encontrar uma formula equilibrada de gerenciar as empresas, não apenas buscando a competitividade, como fator de baixo custo e elevado padrão de qualidade, mas também, a guarda e gerenciamento das informações. Atualmente, o foco das empresas não esta somente em gerar lucros, espera se que as organizações sejam capazes além de produzir seus produtos e/ou serviços, a satisfação dos seus clientes, e principalmente a gerir e controlar suas próprias informações, como um diferencial, pois no mundo competitivo de hoje o preço e a qualidade já são condições obrigatórias para a sobrevivência de qualquer empresa no mercado atual. Com todas as mudanças e revoluções tecnológicas, as empresas precisam de novas formas de integração e trabalho, isso leva ao uso de sistemas de gerenciamento de informações para apoiar nos processos e atividades das empresas, aumentando a disponibilidade de tempo dos profissionais.

12 11 Para se ter sucesso numa implantação de um processo de gerenciamento eletrônico de documentos, é preciso ocorrer uma grande mudança na rotina da empresa, com novos procedimentos na busca de documentos que antes pareciam inacessíveis. O gerenciamento eletrônico de documentos consiste em coordenar e controlar, dentro de uma empresa, o fluxo, a guarda e o acesso a seus documentos. Por isso, administrar todo esse processo significa planejar com acerto todo o trabalho a ser executado, confrontar os resultados com o planejamento e identificar qualquer oportunidade de melhorar o planejamento inicial. O sistema de gerenciamento eletrônico de documentos pode trazer inúmeros benefícios às organizações. Esses benefícios aparecem tanto do ponto de vista do cliente externo como também nos internos. Esses benefícios são notoriamente encontrados em função da existência de um único sistema de gerenciamento de documentos e nas evidencias onde a convergência parte de um só ponto. Existe também a gestão única do sistema nos processos de auditorias interna, na análise critica do sistema e na melhoria continua do sistema integrado de gestão da qualidade. Um dos mais fortes movimentos atuais da indústria de sistemas de informação é, sem dúvida, o acelerado crescimento da utilização de sistemas de gestão de documentos. Essa tecnologia vem, cada vez mais, deixando de ser vista como uma simples ferramenta para determinados tipos de mercados e empresas, e passando a ser vista como um importante aliado, e indispensável para o entendimento e desenvolvimento das empresas. No mercado competitivo atual, as empresas que terão sucesso, são aquelas que utilizarem os auxílios digitais para modernizar e inovar a maneira de trabalho. Isso irá agregar a essas empresas vantagens como: tomar decisões com rapidez, eficácia na atuação e atingir direta e positivamente os seus clientes. A gestão eletrônica de documentos se tornou nos dias atuais o ponto mais alto no que tange a sistemas de gerenciamento de documentos nas organizações.

13 APRESENTAÇÃO DO TEMA O tema proposto para este trabalho foi analisar os benefícios da solução de gerenciamento eletrônico de documentos da empresa MÓVEL CELULAR S.A com a implantação de um projeto batizado como Projeto Alexandria, visando uma análise sobre os benefícios deste sistema, que abrange tanto a Gestão dos documentos físicos como o seu gerenciamento de forma eletrônica. 1.2 PROBLEMA DE PESQUISA De acordo com Gil (1996, p.19), Pode se definir pesquisa como o procedimento racional e sistemático que tem como objetivo proporcionar respostas aos problemas que são propostos. (...) a pesquisa desenvolve se ao longo de um processo que envolve inúmeras fases, desde a adequada formulação do problema até a satisfatória apresentação dos resultados. As empresas estão ganhando contornos cada vez mais sistêmicos, e precisam ter maiores controles dos seus documentos. E as empresas que investem em novas tecnologias estão à frente do mercado em controle de suas informações. Por ser um processo inovador, verificou se a necessidade de avaliar os benefícios que o Projeto Alexandria trouxe para a MÓVEL e seus colaboradores e se realmente este está sendo eficaz a respeito de sua aplicação. Diante do exposto, pode se questionar: Quais os benefícios que o Projeto Alexandria trouxe para a MÓVEL e seus usuários com a unificação das informações e sistemas? 1.3 JUSTIFICATIVA DO TEMA

14 13 No mercado atual, as informações e tecnologias tornam se importantes para a sobrevivência das empresas. A informação nos dias atuais é um instrumento essencial para que as empresas possam estabelecer suas estratégias, definir seus objetivos e alcançar suas metas, porém os documentos que contêm os dados e que geram a informação valiosa, se não forem trabalhados da forma adequada, não agregam valor. A MÓVEL possuía grandes problemas na gestão de seus documentos. O prazo de retorno ou a não localização dos documentos geravam grandes transtornos, como atrasos, reclamações e perdas financeiras em virtude de ações reclamatórias de clientes, órgãos fiscalizadores, processos trabalhistas, enfim. Com o objetivo de gerenciar e controlar melhor a informação, ganhar agilidade e minimizar perdas financeiras a empresa percebeu a importância de um melhor gerenciamento de seus documentos. Para consolidar a importância do tema abordado, o Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação (CENADEM), destaca que, pesquisas realizadas nos Estados Unidos entre os anos de 2001 e 2003, funcionários perdem de 15% a 30% do seu tempo semanal tentando localizar informações, podendo afetar o resultado do trabalho dos mesmos. Sendo assim se fez necessário conhecer quais os benefícios desse sistema para a MÓVEL e seus usuários, verificando se seus objetivos estão sendo alcançados, e que sua realização se justificou devido à necessidade de proporcionar melhorias e desenvolvimento desse sistema prestado para a MÓVEL, podendo ser útil para estudos de implantação do sistema de GED em outras organizações. Para a realização desse trabalho foi necessário descrever e caracterizar sobre a MÓVEL, por ser a usuária em questão, além de detalhar o escopo do Projeto Alexandria, ambos na parte prática. 1.4 OBJETIVOS

15 14 A pesquisa, a partir do tema que limita a área de interesse, tem como orientadores de seu trabalho os seguintes objetivos: Objetivo Geral Avaliar os benefícios que o Projeto Alexandria (GED) trouxe para a MÓVEL e seus usuários com a unificação das informações e sistemas Objetivos Específicos Descrever todo o histórico do desenvolvimento do projeto; Descrever a forma de gestão das empresas prestadoras de serviços anteriores; Analisar quais os problemas, dificuldades e resistências encontradas; Identificar os benefícios que o Projeto trouxe para a MÓVEL; 1.5 DELIMITAÇÃO DO TRABALHO Para Vergara (2003, p. 61) todo método tem possibilidades de limitações. Realizou se neste trabalho uma pesquisa bibliográfica, documental e quantitativa com a finalidade de analisar os benefícios que o gerenciamento eletrônico de documentos, através do projeto Alexandria trouxe para a MÓVEL. A parte da pesquisa limita se ao período de 1992 à 2007 não sendo tratados dados da empresa anteriores a essa data, pois entende se que não faz parte do foco dos objetivos do trabalho proposto. Aborda também algumas áreas especificas da empresa MÓVEL ([Diretoria da Segurança da Informação DSI] e Fiscal) para enfatizar melhor os benefícios do Projeto. Optou se por uma pesquisa simples, de

16 15 caráter exploratório, com os usuários para efetuar o levantamento das questões relevantes. Também foi realizado entrevistas com Gestores da empresa. Também não se considerou neste trabalho, abordar o nome da empresa atual prestadora de serviço do Projeto Alexandria. Para uma melhor compreensão do tema, foram abordados, na revisão bibliográfica, os conceitos de Sistema da Informação, Gestão de Documentos, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, etc. 1.6 METODOLOGIA DE PESQUISA Com o intuito de atender aos objetivos propostos neste estudo, e com base na fundamentação teórica e objetivos propostos, apresenta se neste capítulo a metodologia utilizada na realização do presente trabalho. Foram definidos: os métodos de pesquisa, a população alvo, as técnicas e instrumentos de coleta de dados. Ao iniciar qualquer tipo de pesquisa acadêmica, torna se necessário buscar um maior conhecimento acerca das metodologias aplicadas ou indicadas, de acordo com o estudo a ser desenvolvido. Método é ordem que se segue na investigação da verdade, no estudo de uma ciência, ou para alcançar um fim determinado. Método é maneira, ou meio de se trabalhar. Pelo método se tem maior facilidade em todas as atividades que se está desenvolvendo. Existe o método para melhor apresentar, estudar e desenvolver os problemas da humanidade [...] (SOUSA, 2006, s/p) Tipo de pesquisa Para Vergara (2003, p. 46) há dois critérios básicas para pesquisa, quanto aos fins e quanto aos meios, quanto aos fins à pesquisa pode se: exploratória, descritiva, explicativa, metodológica, aplicada e intervencionista.

17 16 No caso específico dessa pesquisa pode classificá la como: Exploratória, quando se abordou o assunto sobre os sistemas anteriores da gestão documental da MÓVEL visando elencar subsídios para a análise dos problemas do passado uma vez que, não contém na literatura nacional dados sobre esse item; Descritiva, quando se abordou os benefícios do atual sistema de gestão documental, utilizando o método de entrevistas com os principais gestores da empresa. O tipo descritivo se encaixa ao expor as características de uma determinada população. Para Mattar (1997), a pesquisa exploratória visa prover o pesquisador de um maior conhecimento do problema da pesquisa em questão. Este modelo de pesquisa tem grande utilidade quando pesquisador conhece o assunto, para um fato, pode haver inúmeras explicações e alternativas, e, com isto, a sua utilização permite que o pesquisador tome conhecimento, não de todas as alternativas, mas de uma grande parte delas. Quanto aos meios de investigação a pesquisa pode ser: pesquisa de campo, pesquisa de laboratório, documental, bibliográfica, experimental, ex post facto, participante, pesquisa ação e estudo de caso. Nesse caso particular a pesquisa será: Investigação documental, pois foram pesquisados documentos, materiais e dados da empresa; Bibliográfica, pois os estudos serão desenvolvidos com base em material publicado em livros, revistas, jornais e redes eletrônicas; Estudo do caso, pois o tratará de uma situação de uma empresa especifica.

18 Coleta e tratamento de dados Para responder ao problema de pesquisa e aos objetivos propostos deste trabalho os dados serão obtidos por meio de coleta de informações, que teve como base: entrevistas com alguns gestores e colaboradores, observação e a pesquisa documental. Para Kotler (1998), as entrevistas pessoais são o método mais versátil, o entrevistador pode fazer mais perguntas e registrar observações adicionais sobre o entrevistado. A observação de acordo com Vergara (2003, p. 54) pode ser simples ou participante. Na simples o pesquisador mantém certo distanciamento do grupo ou situação que tenciona estudar; é um especulador não interativo. Na observação participante, o pesquisador já está engajando ou se engaja na vida do grupo ou na situação, e um ator ou um expectador interativo. A pesquisa documental possibilitou obter informações sobre os processos para possibilitar avaliações necessárias para o desenvolvimento deste trabalho. Entretanto, para esse objetivo, obteve se apoio da literatura já desenvolvida por alguns autores sobre o tema. O uso do caso referente à Gerenciamento eletrônico de Documentos serve de subsídios para confrontação com a teoria existente. Os resultados alcançados, através das entrevistas e pesquisa documental foram apresentados por meio de gráficos comparativos e quadros, seguidos da análise comparativa.

19 18 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 2.1 DOCUMENTO Segundo Indolfo et al (1995), documento é uma fonte de informação registrada em um suporte material que pode ser utilizado para consulta com fins de estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e até pensamentos do homem em uma determinada época ou lugar. Para Fantini (2001) o documento é um conjunto de informações (em meio eletrônico ou não) que agrega dados estruturados, semi estruturados e não estruturados e que representam o conhecimento produzido ao longo de um processo da organização. Ou seja, todo documento é uma fonte de informação, como: livro, revista, jornal, etc. A principal diferença entre os dados formatados é que os mesmos prestam se bem para as funções de registro, como armazenamento e recuperação de informações sobre o estado de um processo. Os documentos, por outro lado, servem para armazenar informações de caráter gerencial, e estrutura das atividades realizadas pela organização. De acordo com o conceito de Indolf et al (1995) existem documentos de arquivo que são todos produzidos ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, publica ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação. E existem também os documentos públicos, que são todos os documentos de qualquer suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por um órgão governamental na condução de suas atividades. Entende se que documentos são elementos de prova ou de informação, que através deles se permitem agir, decidir, provar, manter ou restabelecer direitos e deveres. Desta forma, a razão da existência do documento ou a função na qual é gerado é que determina a sua condição de documento Características dos documentos

20 19 Para Indolf et al (1995), de acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos, os documentos podem ser caracterizados segundo o gênero e a espécie e a natureza do assunto. No que se refere ao gênero, os documentos podem ser definidos quanto ao seu aspecto de representação em diferentes suportes. Documentos Textuais: São documentos manuscritos, datilografados, digitados ou impressos; Documentos Cartográficos: São documentos em formatos e dimensões variadas, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. EX: mapas, plantas e perfis; Documentos Iconográficos: São documentos em suporte sintéticos contendo imagens estáticas. EX: fotografias (contempla os negativos fotográficos), desenhos e gravuras. Documentos Filmográficos: São documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento. EX: filmes e fitas videomagnéticas. Documentos Sonoros: São documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. EX: discos e fitas audiomagnéticas. Documentos Micrográficos: São documentos em suporte fílmico resultante da micro reprodução de imagens, mediante utilização de técnicas especificas. EX: rolo, microficha, cartão janela. Documentos Informáticos: São documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. EX: disco flexível (disquete), disco rígido (winchester) e disco óptico.

21 20 Quanto à espécie, os documentos podem ser caracterizados quanto ao seu aspecto formal, ou seja, as espécies documentais são definidas em razão da natureza dos atos que lhes deram origem, ou em razão à forma de registro de fatos. Atos Normativos: São regras e normas expedidas por autoridades administrativas. Ex: medida provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, portaria, entre outros. Atos Enunciativos: São os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma solução. EX: parecer, relatório, voto. Atos de Assentamento: São configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrências. EX: apostila, ata, termo, auto de infração. Atos Comprobatórios: São os que comprovam assentamentos, decisões etc. EX: translado, certidão, atestado, cópia autenticada ou idêntica. Atos de Ajuste: São representados por acordos em que a administração publica (Federal, Estadual, do Distrito Federal ou Municipal) é parte. EX: tratado, convenio, contrato, etc. Atos de Correspondência: Objetivam a execução dos atos normativos em sentido amplo. EX: aviso, oficio, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, entre outros. Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. A classificação de ostensivo é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a instituição, podendo ser de domínio publico. Consideram se sigilosos os documentos que, pela natureza de seu conteúdo, devam ser de conhecimento restrito, e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

22 Organização dos documentos Para Chiavenato (1999) organização é o ato de organizar, estruturar e integrar recursos e estabelecer relações para que os mesmos possam alcançar seus objetivos. Para Roncaglio et al (2004), administrar ou gerenciar documentos garante às empresas publicas ou privadas obter maior controle sobre as informações que produzem e/ou recebem, racionalizar os espaços de guarda de documentos, desenvolver com mais eficiência e rapidez suas atividades, atender adequadamente clientes e cidadãos. Conforme Starbird & Vilhauer (1997) os documentos devem ser reunidos e organizados de forma que o modo de classificação atenda, pelo menos, a uma de suas características em comum, que podem ser relativas à sua função, processo ou assunto. A classificação deverá atender a três objetivos distintos: Desenvolver uma estratégia para o arquivamento eficiente e para a localização de documentos; Gerir os requisitos, oportunidades e a confiabilidade relacionada com os ambientes legais, estatutários e procedimentais da organização; Preservar a lucratividade da organização. Ainda segundo Starbird & Vilhauer (1997) uma organização deverá seguir uma ordem lógica, a partir de um grupo documental para outros subgrupos, por exemplo, documentos do setor de contabilidade, subgrupos de notas fiscais. Estas classificações determinam grupos ou setores documentais, por exemplo, contabilidade, fiscal, recursos humanos, marketing, e geram grupos documentais que podem ser classificados a partir do seu assunto ou função. A criação de grupos documentais por área funcional, assunto ou atividade deverá ser uma decisão arbitrária geralmente adotada em função da prática, cultura e história organizacional.

23 22 Figura 1 Divisão do grupo documental Fonte: Autora Ciclo de vida dos documentos Para Starbird & Vilhauer (1997, p.74) o ciclo de vital da documentação pode parecer uma seqüência linear desde a criação e gerenciamento dos documentos ao armazenamento e ocasional pesquisa, até uma eventual destruição. Ainda para Starbird & Vilhauer (1997) os documentos servem também para fornecer provas sobre decisões, ações, métodos ou processos, outros são úteis para manter uma cronologia ou história da organização. Segundo Roncaglio et al (2004) alguns fatores como: a não intencionalidade e as contingências na produção dos documentos, também como a ampla burocratização e o uso massivo de tecnologias de reprodução, assim como o crescente interesse na preservação da memória, levaram a uma definição arquivística dos ciclos de vida dos documentos e dos valores que lhe são relacionados em cada ciclo. A tabela de temporalidade é o registro esquemático do ciclo de vida dos documentos produzidos e recebidos pelas empresas, determinando prazos de guarda no arquivo corrente, intermediário ou permanente ou ainda, dependendo do tempo e tipo de documento para a sua eliminação (INDOLF et al, 1995). Para Lopes (2003/2004) a tabela de Temporalidade determinará os prazos que cada documento deve ser mantido em cada fase da sua vida documental, dependendo do momento em que o documento se encontra, será enviado para o:

24 23 Arquivo corrente é aquele em que os documentos são freqüentemente utilizados. Neste momento o arquivo responde muitas vezes pelo recebimento, registro, distribuição, expedição e arquivamento de documentos. Arquivo intermediário neste momento os documentos não estão mais em uso corrente, seu arquivamento é transitório e a função deste arquivo é principalmente assegurar a preservação guardando temporariamente e aguardando o cumprimento dos prazos estabelecidos pelas comissões de análise sendo eliminado ou guardado definitivamente, para fins de prova ou pesquisa. Arquivo permanente no momento em que os documentos perdem seu valor administrativo, aumenta a sua importância histórica, e não se podem separar estes arquivos em dois momentos: administrativo e histórico, pois os documentos que hoje são administrativos amanhã serão históricos, mas a qualquer momento poderão tornar se novamente administrativos por vários motivos. Sua função é a de reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta de documentos oficiais não correntes, tornando os acessíveis e úteis no momento em que solicitados seja para atividades administrativas ou históricas. Lopes (2003/2004) relata que de um modo geral, seja pôr necessidade cotidiana ou legal, os empresários estão sentindo a necessidade premente de possuírem sua documentação organizada e preparada pra eventuais fiscalizações internas e externas, como a classificação da série ISO Pode se inferir neste contexto que o ciclo de vida dos documentos durará enquanto houver necessidade de seu uso, possibilidade de pesquisa e relevância para os planos e objetivos da organização Armazenagem e gerenciamento

25 24 Gorbea et al (1998) destaca que arquivar significa conservar numa mesma ordem, devidamente classificados, toda correspondência e outros papéis relacionados a um indivíduo ou uma empresa, com divisão geográfica, ou sobre determinado assunto, e assim por diante, de tal forma que estejam protegidos contra deterioração, destruição ou perda e ao mesmo tempo facilite a localização e manuseio dos documentos. Para Medeiros (1999) afirma que os arquivos são depósitos de papéis velhos que não se utilizam mais, mas são arquivados por tradição, porque algum dia esse documento pode ser útil para dar informações desejadas. A maioria dos arquivos está mal organizado, mal administrado e tudo isso acaba dificultando na hora que precisa fazer uma localização imediata do documento. Medeiros (1999) aponta que ter um arquivo moderno, bem estruturado facilitará muito na hora de consultar um documento, mas para que isso aconteça é necessário que a empresa decida qual o melhor sistema de arquivamento. Existem alguns meios para registrar os documentos, Starbird & Vilhauer (1997, p.75) afirma que o papel, o microfilme e os discos ópticos (mídias eletrônicas) oferecem vantagens e obstáculos peculiares sobre os meios de registro documental. Cada um dos três meio de registro traz em si características que os favorecem e outras que não, pois trazem desvantagens, quando comparamos os meios entre si. Existe um comparativo das vantagens e desvantagens desses meios (quad 1). Papel Vantagens: Facilidade de leitura; não exige equipamento especial para uso e leitura; pode receber anotações facilmente; excelente meio de armazenamento quando freqüência de consultas e baixa, e não houver exigência de respostas rápidas. Desvantagens: Dificuldades de acesso aos documentos; dificuldades de manter sistemas de controle; dificuldade de armazenamento, distribuição e organização quando em grande quantidade, pois torna se volumoso; pode ter sua autenticidade facilmente adulterada; fácil de perder e arquivar de forma inadequada, tornando difícil a localização em acervos grandes; gerenciamento de arquivos exige muito

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